Rutiner for purring og innfordring i Xakt

Rutiner for purring og innfordring i Xakt

Purring og innfordring i Xakt Innhold Blankettekster (For de som ikke benytter inkassobyrå)... 3 Innstillinger for innfordring... 4 Inkassoprofiler... 6 Forarbeider før innfordring... 7 SMS/e-postpåminning.... 7 Generere forslag til oppfølging:... 9 Foreslå betalingsvarsler... 9 Foreslå inkassovarsler... 10 Foreslå inkassosaker til 3.part (Inkassoselskap)... 11 Generere saksfil til inkassoselskap... 11 Direktebetalingsfil... 13 Innlesing av remitteringsfil (Betalinger gjort til inkassoselskapet)... 14 Filoversikt... 15 Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 2

Blankettekster (For de som ikke benytter inkassobyrå) Hvis det ikke allerede er innlagt er det en grei plass å begynne med å legge inn de purretekstene vi ønsker å bruke. Er dette allerede gjort hopper dere naturligvis over dette punktet. Hvis dere ikke sender purringer selv men oversender forfalte krav direkte til inkassoselskap trenger du ikke legge inn purretekster. Grunninnstillinger > Firma > Blankett-tekster Her kan vi legge inn faste tekster f.eks til bruk ved innkrevingsrutiner. Her kan du lage og lagre så mange tekster du vil, for så å velge hvilke du vil bruke på de forskjellige purrenivåene. * Se neste side for valg av de tekster vi vil bruke i purre/inkassosammenheng. Forklaring til felter Navn: Navn er hva som vises i listen over blankettekster og i nedtrekksmenyer for blankettekster andre steder i programmet Form heading: Dette er overskriften på varselblankettene, typisk Inkassovarsel eller Varsel 2 Aktiv: bestemmer om aktuelle blankettekst vises i nedtrekksmenyer for blankettekster andre steder i programmet. Har vi en gammel tekst som ikke lenger er i bruk kan vi ta bort Aktiv-haken og deretter lagre. Selve blanketteksten i editoren er hva som kommer som tekst på varslene. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 3

Innstillinger for innfordring Grunninnstillinger > Firma > Firmainnstillinger > Fane: Faktura og ordrer> Innfordring Innstillinger. Velg fanen Blankett tekster Forklaring til felter Første påminning: Valg av blankettekst på blanketter for betalingsvarsel 1 Andre påminning: Valg av blankettekst på blanketter for betalingsvarsel 2 Tekst på inkassovarsel: Valg av blankettekst på blanketter for inkassovarsel Trykk [ Lagre ] når du har valgt tekstene du vil bruke. Byrå: Valg av inkassotilbyderen du bruker. Klientnummer: Ditt firmas klientnummer hos inkassoselskapet. E-mail adresse hvor inkasso sendes: Hvilken adresse skal saksfiler og direkteinnbetalingsfiler sendes til. Dette er bare for å forhåndsfylle Til-feltet i e-postskjemaet. Kan overstyres før sending. De fleste opplysningene her vil fremgå av den avtalen dere har med inkassoleverandøren. De kan i alle fall være behjelpelig med de korrekte data som skal legges inn i dette skjemaet. Hvis du bytter Inkassoselskap så kan du fylle ut samme info om det andre byrået under Tidligere/fremtidig byrå. Da blir det lett å bytte mellom de to i overgangsperioden hvor du kanskje får remitteringsfiler fra dem begge. (Fortsettes neste side) Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 4

Mange har en egen katalog på PCen som de benytter for å lagre remitteringsfiler (betalingsfiler) de mottar fra inkassoselskapet. Det kan f.eks være C:\Inkasso Hvis du bruker Xakt på en terminalserverløsning fra oss skal du i så fall skrive inn V:\Inkasso IKKE C:\Inkasso Beløpsgrense er det minste som blir sendt til oppfølging: 50 eller 100 er nokså vanlig. De angitte hovedbokskonti følger Norsk standard, og trenger normalt ikke endres. Inkluder delbetalte vil følge opp resten om f.eks bare halve fakturaen er betalt. Fra Xakt kan du sende ut en påminning til de som har forfalte fakturaer, Dette regnes ikke som formell purring, bare som en vennlig påminning. Her vil den nødvendige betalingsinformasjonen inngå, men du kan selv tilpasse teksten før/etter hovedmeldinga. Når du er ferdig trykker du OK, og eventuelle endringer du har gjort blir lagret. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 5

Inkassoprofiler Grunninnstillinger -> Kunde- > Innfordringsprofiler Det er her vi forteller Xakt hvordan vi håndterer trege betalere. Her lager vi et oppsett som vi bruker som standard på kundene. Det er kanskje ønskelig at noen spesielle kunder aldri skal få krav fra inkassoselskap, men bare motta betalingsvarsler fra firmaet ditt. Andre kunder skal kanskje ha Påminning, 2. varsel, inkassovarsel og senere sendes til inkasso. Derfor kan vi lage flere inkassoprofiler som vi kan «tildele» enkeltkunder. Forklaring til felter: Inkasso benyttes: Bruker vi inkasso i det hele tatt? Hvor hurtig startes innkreving? Sender vi krav direkte til Inkassoselskap, (3. part) eller kjører vi selv påminninger og inkassovarsler? Disse feltene viser om innfordringsprofilen er standard og om den er aktiv I tilfelle vi sender alle varsler selv må vi gjøre noen valg her: Antall betalingsvarsler: Angir hvor mange betalings-varsler kunden skal motta før evt. Inkassovarsel. max 2 varsler) Ant. Dager fra forfall til første varsel: Angir at det skal gå eks 10 dager etter fakturaens forfallsdato før betalingsvarsel 1 blir utsendt. Hvis det er satt antall betalingsvarsler til 0 går det angitt antall dager til inkassovarsel sendes Gebyr første varsel: Gebyr på betalingsvarsel 1 Gebyr andre varsel: Gebyr på betalingsvarsel 2 Dager mellom betalingsvarsler: Angir hvor mange dager det skal gå fra betalingsvarsel 1 er utsendt til betalingsvarsel 2 kan sendes ut. Gebyr på inkassovarsel Hvis det brukes SMS-påminning angis dager over forfall når det skal sendes SMS-påminning Husk å trykke Lagre etter endringer. OBS Hvilken inkassoprofil de enkelte kundene skal ha kan endres på den enkelte kunden i kunderegisteret. Det er jo ikke sikkert at svigerfar eller styreformannen skal ha samme behandling som de andre. Kunderegisteret, Fane: Generelt -> Fane: Fakturering > Inkassoprofil. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 6

Forarbeider før innfordring Hent og skriv ut vår sjekkliste, Kjøreplan ved Innfordring fra vårt nettsted www.nortrim.no Kundestøtte, Brukerveiledninger, Kjøreplan for innfordring. Før vi starter med purre- og inkassorutiner må vi sikre oss at alle innbetalinger er registrert slik at Xakt ikke feilaktig lager purring på fakturaer som allerede er betalt. Gå inn på portalen til Nets/nettbanken din og hent og les inn eventuelle nye innbetalinger. Manuell registrering av betalinger. De innbetalinger som ikke kommer gjennom OCR og Avtalegiro må vi registrere manuelt. Det kan være medlemmer som har betalt kontant, eller som ikke har benyttet seg av KID-nummeret. Avstem også kontoutskrift fra banken mot bankkonto i Xakt for å være sikker på at alle betalinger er registrert. Gå på Forespørsel, Kontoforespørsel, Velg bankkonto (oftest konto 1920) Velg år og måned og klikk på knappen [ Kontoutskrift ] Skriv ut forhåndsvisingen og sammenlign med kontoutskrift fra banken for å sikre at Xakt har registrert alle innbetalinger. SMS/e-postpåminning. Før vi starter prosessen med purring og/eller oppfølging så kan Xakt sende ut høflig påminning via e- post eller SMS. Det kan gjøres på følgene vis. Fra menyen gå på: Rutiner, Innfordring, innfordringsrutiner, eller rett på knappen Merk av Foreslå påminnelser SMS/epost, og klikk knappen [Generer forslag ] Klikk fanen Påminnelser SMS/epost, og du får nå se listen over ubetalte fakturaer som du kan sende påminning til. Du får også se hvem som har registrert mobilnummer og e-postadresse. Vil du ta bort en påminning fra lista så klikker du på + foran navnet. Da får du se info om den/de fakturaer dette gjelder. Ved å klikke på faktura og på Fjern-knappene så blir fakturaen tatt bort fra påminningen. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 7

Når lista er rettet og kontrollert starter utsendingen med å bruke knappen Send påminnelse Deretter velge som SMS Etter kort tid får du bekreftelse på antall sendte SMS. Det går ut en SMS pr faktura. Etter å ha svart OK får du mer info om de som ikke er varslet pr. SMS Generer påminningslista på nytt. Gå inn på Inkassobehandling (om du ikke fortsatter der) Merk av Foreslå påminnelser SMS/epost, og klikk knappen [Generer forslag ] Klikk fanen Påminnelser SMS/epost, og du får nå se listen over ubetalte fakturaer som du kan sende påminning til. De som nettopp har fått påminning via SMS er tatt bort fra lista. Klikk på nytt på Knappen [ Send påminnelser ] og velg nå «Som e-post» Etter et lite øyeblikk får du bekreftelse: Etter å ha svart OK får du mer info om de som ikke er varslet pr. e-post Hvis du genererer påminningslista på nytt får du nå se alle som ikke er blitt varslet hverken pr. e-post eller SMS. For ordens skyld nevnes igjen at disse meldingene som nå er utsendt formelt ikke er purringer, men bare en vennlig påminning. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 8

Generere forslag til oppfølging: NB Dette er bare aktuelt for de firmaer som skriver og sender purringer ut selv. Etter at alle betalinger er registrert kan vi starte innfordringsrutinene: Fra menylinjen går du inn på Rutiner, Innfordring, Innfordringsrutiner (Eller klikker knappen [Innfordring] om du har denne verktøylinjen oppe) Du får nå opp en skjerm hvor du kan velge hva du vil gjøre. Xakt foreslår dagens dato som beregningsdato. Den kan endres om ønskelig. Du har 4 valg. Du kan foreslå SMS/e-post påminninger (se foregående sider), Betalingsvarsel, foreslå Inkassovarsel eller foreslå inkassosaker. Betalingsvarsel er en papirutskrift som sendes kunden med en forhåndsdefinert fakturatekst. Varselet inneholder ikke KID så senteret må registrere innbetalinger manuelt ut fra kontoutskrift eller bilag. Samme gjelder inkassovarsel. Foreslå betalingsvarsler NB Dette er bare aktuelt for de som lager sine betalingsvarsler og sender dem ut selv. Klikk Foreslå betalingsvarsler. Klikk Generer forslag. Fra listen kan du nå ved å klikke på [+] til venstre for navnet se hva purringen gjelder. Du kan nå klikke på bilagsnummeret, og deretter kan du klikke på Fjern fra forslag om du velger ikke å purre denne gangen. Du kan også velge å stoppe purring på en faktura for alltid. Slike endringer blir fargemerket på lista. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 9

Når du har gått gjennom hele lista klikker du på knappen [ Skriv ut betalingsvarsler ] Du får nå opp forhåndsvising av purringene, og disse skriver du nå ut og sender til kundene. Hvis du vil kan du som alltid i forhåndsvisinger sende dokumentene til din egen e-postadresse hvis du ønsker å skrive ut fra din lokale PC. Husk å merke av for utskrift OK og svar Ja på spørsmålet om du vil oppdatere. Foreslå inkassovarsler NB Dette er bare aktuelt for de firmaer som lager sine inkassovarsler og sender dem ut selv. Klikk Foreslå inkassovarsler Klikk Generer forslag. Fra listen kan du nå ved å klikke på [+] til venstre for navnet se hva purringen gjelder. Du kan nå klikke på bilagsnummeret, og deretter kan du klikke på Fjern fra forslag om du velger ikke å varsle inkasso denne gangen. Du kan også velge å stoppe inkasso på en faktura for alltid. Slike endringer blir fargemerket på lista. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 10

Når du har gjennomgått hele lista klikker du på knappen [ Skriv ut inkassovarsler ] Du får nå opp forhåndsvising av varslene, og disse skriver du nå ut og sender til kundene. Hvis du vil kan du som alltid i forhåndsvisinger sende dokumentene til din egen e-postadresse hvis du ønsker å skrive ut fra din lokale PC. Husk å merke av for utskrift OK og deretter Ja på spørsmålet om du vil oppdatere Foreslå inkassosaker til 3.part (Inkassoselskap) Generere saksfil til inkassoselskap 1. Velg dato - vanlig er her dagens dato 2. Sett en hake i Foreslå inkassosaker, trykk [Generer forslag] 3. Velg arkfanen Inkassosaker og bildet ditt vil da se slik ut Listen kommer opp med de som da kan sendes til inkasso. [Skriv ut forslag], eller gå igjennom listen på skjermen og fjerne de som eventuelt ikke skal til inkasso. De som er under 18 år blir merket med alder i rødt, for de bør vi ikke sende til inkasso siden de ikke er myndige. For å kunne ta bort krav fra lista må du velge + tegnet foran navnet, klikk på aktuelle faktura og velg [Fjern fra forslag] NB - De blir med igjen neste gang du lager lista. Hvis kravet aldri skal tas med, så må du velge [Fjern forslag for alltid] Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 11

Når du har fått en liste som stemmer, videre gjør du følgende. Trykk på [Eksporter saksfil], En ny boks kommer på skjermen. Velg [Eksporter fil] I dette bildet kan du sende filen på e-post eller til en FTP-server. Filnavnet er forhåndsdefinert, men dette kan du endre. Skriv om du vil, men det er ikke nødvendigen liten melding til inkassoselskapet og trykk på send. Noen inkassoselskap KAN motta filer via en såkalt FTP-server, men vi tar ikke opp dette alternativet her. Du kan også lagre filen på disk hvis du vil sende den senere. Når du får bekreftelse på at filen er sendt kan du lukke dette vinduet. Du kommer nå tilbake til forrige bilde. her skal du nå velge [Oppdater og avslutt]. Da vil ikke disse komme med på noe forslag igjen. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 12

Direktebetalingsfil OBS det er viktig at vi kjører denne rutinen hver gang vi har lest inn betalinger fra BBS eller har mottatt fakturabetalinger i kassen eller fått meldinger fra banken om innbetalinger. Hvis vi ikke sender direkteinnbetalingsfiler vil kunden stadig få påtrykk om betaling fra inkassoselskapet. Dette vil medføre ubehag for kunden og ekstra kostnader for oss. Hvis kunden skal ettergis en faktura som er sendt til inkasso, så skal du først lage kreditnota på fakturaen, og deretter straks sende direkteinnbetalingsfil til inkssoselskapet. Det hender ofte at medlemmer som har utestående fordringer som er sendt til inkasso vil betale faktura direkte på senteret, eller de har betalt via nettbank etter faktura er sendt til inkasso. Dette må inkassoselskapet få beskjed om slik at de kan avslutte kravet. Da har vi en rutine som heter Eksporter direktebetalingsfil. Gå inn via: Rutiner, Innfordring, Innfordringsrutiner. Klikk på knappen [ Eksporter direkteinnbetalingsfil ] Her kommer det ingen liste du kan gå igjennom. Men du velger Eksport og du kan sende den på e-post eller til inkassoselskapets FTP-server. Filnavnet starter nå på DirInnb_XXXX.txt. Trykk send og når du får bekreftelse på at sendingen var vellykket kan du lukke dette vinduet. Klikk nå på Oppdater i bildet som står igjen. Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 13

Innlesing av remitteringsfil (Betalinger gjort til inkassoselskapet) Når medlemmet har betalt til inkassoselskapet genereres det en fil der som vi enten kan hente på en egen portal eller den sendes på e-post fra inkassoselskapet til senteret. Denne filen vi får eller henter lagrer du på din PC gjerne i C:\inkasso eller i C:\BBSfilser som noen velger å gjøre det. Denne filen må leses inn for å fortelle Xakt hvem som har betalt. Gå inn via: Rutiner, Innfordring, Innfordringsrutiner Klikk på knappen [ Importer remitteringsfiler] - eller knappen Bla deg fram til mappen der filen fra inkassoselskapet er lagret. Marker filen(e) og velg Åpne. Filer som ikke er lest inn blir markert med rødt. Marker den aktuelle filen og velg Prosesser remitteringsfil. På neste bildet velger du først bankkonto (noen firmaer har flere kontoer) og deretter på knappen Oppdater og innbetalingen blir oppdatert. For å se detaljene kan du når som helst klikke på en av de importerte filene og deretter på knappen [ Skriv journal ] Da får du se hvem som har betalt hvor mye og hvordan beløpene er postert. Der vises det også hvilket beløp du vil finne igjen på bankutskriften når du skal avstemme den. --------------------------------------- Lykke Til ----------------------------------------------- Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 14

Filoversikt Vi minner igjen på at alle sendte og innleste filer i forbindelse med innfordring kan gjenfinnes under fanen Importerte/Eksporterte filer i innfordringsrutinen. Gå inn via: Rutiner, Innfordring, Innfordringsrutiner. Klikk på knappen [ Importerte/Eksporterte filer] Velg deretter hvilken filtype du ønsker å se på. Ved så å trykke på Knappen [ Skriv ut journal ] kan du ta ut alle de opplysninger du trenger. ---------- Lykke til ---------- Versjon 2010.1 Revidert 26.10.12 Side 15