Minikurs i presentasjonsteknikk oktober 2012

Minikurs i presentasjonsteknikk oktober 2012 Ståle K. Eilifsen, seniorrådgiver VINN 1

Kommunikasjon Overføre informasjon samt forsikre oss om at budskapet mottas, forstås og virker etter sin hensikt. Enveis- og toveis kommunikasjon Måten ting blir sagt på er viktig! Betydningen av kroppsspråket 2

Mål Gi en rask teori-innføring i oppbygging av presentasjoner og presentasjonsteknikk Erfaringsdeling og diskusjon Bidra til at dere bedre kan bevisstgjøre dere hver gang dere skal presentere noe 3

Hvordan Råd for hvordan bygge opp en presentasjon med pitch 10 gode råd i forberedelsesfasen 10 gode råd for gjennomføringen 10 gode råd for bruk av PowerPoint presentasjoner 4

Pitch hva er budskapet på 30 sekunder? INNLEDNING PÅ PRESENTASJONEN Hva er det som er unikt med produktet og hva er konkurransefortrinnene? Hva er markedet, og hva er oppnådd så langt? Er forretningsmodellen mulig å utvikle videre, hva er marginene og er markedet voksende? Hvorfor skal nettopp du klare dette? og alt dette skal sies på 30 sekunder. Målet er å trekke ut essensen og gjøre tillytterne nysgjerrige 5

Pitchen. Pitchen bør være 1 slide med presise budskap, som forsterkes ved det som kommuniseres. Alle slidene etter dette skal forsterke og underbygge pitchen. En pitch må øves på gang på gang, og skal til slutt sitte i ryggmargen, slik at den kan brukes når som helst. 6

Bakgrunn og team Hvor kommer ideen fra og hvorfor har du interessert deg for dette? Hvem er med på teamet (for du må alltid ha et team!)? Skal du lykkes, er du nødt til å få med deg flinke mennesker som har erfaring og kompetanse som kompletterer din egen. En investorer og/eller finansiør kjøper ikke produkt, de kjøper bedrift og personer. Har de ledet frem en forretningssuksess tidligere. Utdanning, kompetanse, erfaring til å fra å lykkes? 7

Produktpresentasjon hva gjør produktet unikt og hvorfor skal kundene kjøpe produktet? Målet med denne/disse sliden(e) er å fortelle tydelig hva produktet er, og hvilke konkurransefortrinn produktet har. Hovedfokus må være på kvantifiserbare kundefordeler, og det må være tydelig hvorfor kundene skal velge akkurat denne løsningen. Hvis man ikke har svarene på dette klart og tydelig er budskapet svekket og utydelig. Denne sliden bør underbygge budskapet i pitchen. 8

Marked: Hvem er kundene og hvordan nå ut til disse? Her må alle relevante markedsfakta beskrives og spesielt å besvare spørsmålene: - Hvem er kundene? og - Hvorfor velger selskapet akkurat disse kundene? Veldig ofte er ikke potensialet realistisk pga. at man ikke har gjennomarbeidet hvem kundene er, og i hvilket marked disse kunden befinner seg i. Må utvise god markedsforståelse og dyp kundeinnsikt. Hvordan skal vi markedsføre oss? 9

Forretningsmodell hvordan skal selskapet tjene penger? Må være veldig tydelig, - det mest kritiske i hele presentasjonen. MÅ forklares i detalj, slik at målgruppen klart skjønner hvordan og hvorfor selskapet skal tjene penger, -hovedessensen i hvorfor investorene/finansiørene skal være interessert. Fokus er veldig viktig. Gründere har en tendens til å ville veldig mye. De skal ta alle markedene på en gang. Rådet er å fokusere på de kundene som man skaper størst nytte for, og dermed trolig kan ta ut høyeste marginer hos. 10

Budsjett - hva er vekstplanene, og hvor er selskapet om 5 år? Budsjett hovedtrekkene fra budsjettet må tas med, type omsetning og fortjeneste i de neste 2-3 årene. Detaljene i budsjettet tilhører neste fase, men de tallene man presenterer forplikter i stor grad. Det kan komme endringer, men grunnmodellen må være på plass, og tydelig henge sammen med resten av presentasjonen. Hvordan ser dere for dere hverdagen om 5 år? Hvor er dere kommet da? Hvilken rolle har dere?. 11

Risikofaktorer en liste over risiko og hva selskapet gjør for å minimere risikoen Hva er de sentrale risikoene for bedriften? Og når dette er tenkt igjennom, hva kan vi gjøre for å minske risikoene? Et naturlig risikoelement som må redegjøres for er konkurrenter. En bedrift har alltid konkurrenter, enten direkte eller indirekte. Det å ha en god forståelse for konkurrentsituasjonen er viktig. Ofte feiler gründere på at de ikke gjør kontinuerlige konkurrentanalyser. Man kan lære veldig mye av konkurrentene. 12

Finansiering hva er behovet? Hvorfor trenger bedriften penger? Og hva skal disse pengene brukes til? - Må være forankret i budsjett - Er det realisme i tallene? Hvilken plan har vi for å finansiere kapitalbehovet? 13

Oppsummering Kort oppsummering Spørsmål? Takk for oss 14

God forberedelse er halve jobben 15

10 gode råd i forberedelsesfasen 1. Start med målet i sikte 2. Kjenn ditt publikum 3. Innhold, innhold, innhold 4. Kjernebudskap 5. Gjør det enkelt 6. Ha en klar tydelig struktur den røde tråden 7. Og så? sett deg selv i tilhørerens stol 8. Fysiske omgivelser 9. Kroppsspråk, holdning, klær 10. Språk og tale 16

1. Start med målet i sikte Tenk før du griper pennen eller åpner PowerPoint Hva er hensikten / målet - med din presentasjon/ ditt innlegg? Hvorfor er det akkurat du som skal holde dette innlegget/presentasjonen? Hva forventer tilhørerne? Hva er det viktig for deg at tilhørerne sitter igjen med? Hva kan du gi, som de ikke kan lese seg til på deres hjemmesider, brosjyrer, o.l. Avklar spilleregler (spørsmål underveis ) 17

2. Kjenn ditt publikum Sett fokus på ditt publikum før du begynner med innholdet Hvem er målgruppen? Hva er deres bakgrunn? Hvor mye bakgrunnsinformasjon har de om det emne du skal snakke om? Hva er hensikten med presentasjonen? Er det for å inspirere? Er det for å selge? Er det for å gi praktisk informasjon og råd, eller er det mer konsept og teori? Hvorfor ble du spurt om å holde innlegg/presentasjon? Hva forventer de av deg? Når og hvor er det? Finn ut det du kan om lokalitetene og logistikk. Sørg for at du har nok tid til å forberede deg og vær gjerne aktiv i forhold til tidspunkt. 18

3. Innhold, innhold, innhold Uten et solid innhold, kan du ikke lykkes! Underbygg påstandene dine. Bruk egne erfaringer og tall, statistikk og henvisninger til andre kilder. MEN, selv om solid innhold er nødvendig, er det ikke tilstrekkelig! En vanlig felle er det amerikanerne kaller data dump ; - Gir tilhørerne mer informasjon enn de klarer å ta til seg - Fakta tidligere i informasjonen ikke bygger opp under informasjon lenger ute i presentasjonen - Du blir for opptatt av å vise alt du kan Du må ikke fortelle tilhørerne alt for at de skal forstå noe Ikke kritiser dine konkurrenter 19

4. Kjernebudskap Det viktigste er hva tilhørerne er opptatt av Omtal bare hovedpunktene (bakgrunnen, problemene, resultatene og konsekvensene) i foredraget ditt. Avslutt med løsninger og anbefalinger. Ta utfyllende detaljer i en oppfølgende spørsmålsrunde eller ha dem med skriftlig i noe du kan dele ut. Viktig å fremstå samlet i bedriften ha et felles budskap 20

5. Gjør det enkelt Å gjøre noe enkelt betyr ikke at du er dum Å gjøre det enkelt kan være vanskelig for den som presenterer - men vil bli verdsatt av tilhørerne Enkelhet krever mer tenking og planlegging for det betyr at du må tenke over hva som ikke må være med Hva er det som er essensen i det du vil få frem dette spørsmålet må du spørre deg selv om, igjen og igjen. Tenk deg at tilhørerne bare husker 3 ting fra din presentasjon hva vil du at det skal være? 21

6. Den røde tråden Kladdens betydning og det mentale tankearbeidet Logisk oppbygging og rekkefølge Ikke vær redd for å endre strukturen underveis Tilhørerne må forstå hvor du vil det er ikke nok bare å ha en agenda Vis innledningsvis hvordan du vil bygge opp presentasjonen din men det forplikter! Hvis du går utenfor den røde tråden er det en fare for at tilhørerne blir irriterte og mister fokus 22

7. Og så? Sett deg i tilhørerens stol Er poenget ditt relevant? Er det viktig? Hjelper det å få frem ditt budskap eller din historie? Er poenget med på å selge deg og ditt budskap eller sier du bare det mange andre sier? La tilhørerne forstå hvorfor ditt budskap, din løsning eller dine produkter er unike Kan du ikke svare ja på disse spørsmålene - bør du vurdere hensikten med å ta det med 23

8. Fysiske forutsetninger Tidspunkt - Har du nok tid til å forberede deg? - Når på dagen er det? og hvilken dag er det? - Rekkefølgen dersom det er flere som skal presentere seg/noe Lokaler - Hvordan er tilhørerne plassert? - Hvor mange er det som skal høre på presentasjonen din? - Hvordan er det med lys og akustikk? Teknisk utstyr - Hva trenger du? - Sikre back-up? Minnepenn, applikasjoner, hva hvis strømmen går? 24

9. Kroppsspråk og klær Verbal og nonverbal kommunikasjon - Måten vi oppfører oss på - Kroppsholdning måten vi står på - Blikket - ansiktsutrykket vårt - Smil - Nervøsitet - Berøring Kroppsspråk tolkes og er forskjellig på tvers av kulturer og sosiale grupper. Viktig at det er overensstemmelse mellom verbal og nonverbal kommunikasjon ellers mister du troverdighet Viktig å fremstå som om du er sikker på deg selv 25

26

27

10. Språk og tale Bruk enkle, aktive ord og korte setninger Vær forsiktig med fremmedord Ordene skal forsterke visuelle uttrykk Bilder fanger publikums oppmerksomhet mer enn ord Øv deg i forkant Jobb med presentasjonsteknikkens basiselementer avslapping, positur og pusteteknikk så kommer det naturlig når du trenger det Hold deg til den tilmålte tiden 28

Gjennomføringen Sjeldnest av alt er den evne å kunne forene fornuft med begeistring. Voltaire 29

10 gode råd for gjennomføringen 1. Vis ditt engasjement 2. Start på topp! 3. Kort er godt 4. Skap fysisk nærhet 5. Hold øyekontakt med tilhørerne 6. Vær oppmerksom på din fremtoning 7. Behold lyset på 8. Tilpass utstyrbruken 9. Skap dialog, vær høflig og takknemlig for spørsmål og innspill 10. Avslutning oppsummering og konklusjon 30

1. Vis ditt engasjement Vis at du virkelig er interessert i det du snakker om Entusiasme smitter! Det er dette som skiller gode presentasjoner fra fantastiske 31

2. Start på topp! Førsteinntrykket er mektig De første 2-3 minuttene er viktige Tilhørerne vil like deg - gjør dine tilhørere interessert ved å gjøre dem interessante Det er ikke din CV som er viktigst. Mange glemmer dette 32

3. Kort er godt Mennesker har begrenset evne til å konsentrere seg Størst er oppmerksomheten i begynnelsen og avslutningen, når du sier noe sånt som Konklusjonen er Ikke gå ut over den tiden du har fått til disposisjon stopp heller 5 minutter før tiden Det er bedre at tilhørerne ønsker seg mer, enn at de sitter med en følelse av å ha fått mer enn nok Det viser også at du har respekt for andres tid 33

4. Skap fysisk nærhet Gå ned fra talerstolen Gå nærmere tilhørerne Talerstoler og podier skaper avstand Å ta bort fysiske skiller mellom deg og tilhørerne vil hjelpe deg å skape kontakt Bruk fjernkontroll 34

5. Skap dialog Vær høflig og takknemlig for spørsmål og innspill Spør gjerne om deltakernes erfaringer Spørsmål skal være åpne Vit nok om tilhørerne til å komme med kjente ord og uttrykk for at de skal kjenne seg igjen Vær oppmerksom på at ikke all dialog trenger ord 35

6. Øyekontakt Prøv å se på enkeltmennesker heller en å la blikket gli over hele gruppa Ikke se på skjermen bak deg dersom du bruker en skjerm til presentasjonen En sikker måte å miste publikum er ved å snu ryggen til dem Smil! med mindre emnet du snakker om er av en sånn karakter at det ikke passer De fleste mennesker liker å bli sett 36

7. Fremtoning Stemmebruk Ikke les! Kleskode Mange og store smykker Skarpe farger og stormønstrete klær Flekk på antrekket Tyggegummi Fikling med penn, blyant, eller lignende Mobiltelefonen Neglebiting Gni seg i nakken Nervøs vandring frem og tilbake 37

Nervøsitet Bra med spenning for å skjerpe fokus Ikke bra hvis det hindrer deg å få fram budskapet Fokuser på hva du skal gi til andre, kontra fokus på deg selv Gled deg 38

8. Behold lyset på Ikke fall for fristelsen til å slå av lyset for at PowerPoint presentasjonen skal vise bedre men du kan gjerne dempe lyset noe Det er du som holder presentasjonen og du må være synlig Slår du av lyset flyttes alt fokus til selve presentasjonen Å slå av lyset kan dessuten føre til at folk sovner 39

9. Tilpass utstyrbruken I forhold til hensikten med presentasjonen og antall tilhørere I store forsamlinger: Foredrag, teoretiske presentasjoner Storskjerm I små grupper: Salgspresentasjoner, opplæring TV-skjerm eller PC Flip-over White-bord Husk at dersom du bruker mindre visningsflate kan det være nødvendig å øke tegnene. 40

10. Avslutning Uten oppsummering av det du har sagt, skaper du inntrykk av at argumentene dine ikke har noen logisk fremdrift. Baser deg på sikker informasjon når du drar informasjonen sammen Avslutningen skal vise til innledningen og til uttalte forventinger fra deltakerne Deltakerne skal være sikre på hva de har fått vite av deg i dag Omtrent like lang som innledningen 41

10 råd for en god PowerPoint presentasjon 1. Gjør det enkelt 2. Begrens tekst og poenger 3. Begrens bruk av overganger og animasjoner 4. Bruk grafikk og bilder av høy kvalitet 5. Skreddersy utformingen 6. Bruk relevante diagrammer 7. Bruk farger på en god måte 8. Velg rett skrifttype 9. Bruk tid på å sette sammen bildene i rett rekkefølge 10. Skap en helhet 42

Oppsummering God forberedelse, praktisk og mentalt Bevisstgjør ditt budskap hva vil du oppnå? Hjelpemidler for å bli forstått er: - Du som budbringer gjennom din kommunikasjon - Tekniske hjelpemidler som understøtter budskapet ditt Vær deg selv 43

Spørsmål? Takk for oppmerksomheten 44