Brukeradopsjon i SharePoint: Erfaringer fra Norges forskningsråd Tormod Guldvog, Chief Business Analyst, Puzzlepart AS inmeta frokostseminar - Teknologihuset, 15.11.2016
Tormod Guldvog Leder for analyse og brukeradopsjon Puzzlepart AS tormod.guldvog@puzzlepart.com 2016 puzzlepart as 2
Noregs forskingsråd skal tilføre forskingssystemet meirverdi gjennom å realisere forsking som aktørane i forskingssystemet kvar for seg ikkje kan få fram. - Forskningsrådets samfunnsoppdrag 2016 puzzlepart as 3
Hovedmål (fra kundens anbudsforespørsel) Det nye intranettet skal være navet i organisasjonen, en samlende arena som skal bygge og styrke vår felles identitet, gi et levende inntrykk av hva som skjer i organisasjonen og styrke samhandling og kunnskapsdeling. Intranettet skal gå fra å være en ren informasjonskanal til å bli en møteplass der de ansatte kan bidra aktivt til fellesskapet. Identitet Samhandling Fellesskap Delmål: Bygge og styrke Forskningsrådets felles identitet Styrke samhandling og kunnskapsdeling Skape en møteplass der ansatte kan bidra aktivt til fellesskapet 2016 puzzlepart as 4
15 år 1999 2005 2011 2013 Mai 2014 Mai 2015 Ekko lansert Rapport 1 Rapport 2 Rapport 3 Nye Ekko (Innhold) Nye Ekko (Samhandling) 2016 puzzlepart as 5
2016 puzzlepart as 6
2016 puzzlepart as 7
cmp Systemer inkluderer dokumenter HVOR LAGRES DET DOKUMENTASJON I DAG? PC: C «MANUELL» I DISC «MANUELL» MS OUTLOOK / EXCHANGE DELVIS AUTOMATISK CONFLUENCE «MANUELL» WEBSAK (SAKSARKIV) JIRA «MANUELL» SHAREPOINT 2010 «MANUELL» esak AUTOMATISK CUMULUS (Bilde-DB)? 2016 puzzlepart as 8
2016 puzzlepart as 9
Nyheter og sosial informasjon Veiledninger, regelverk og org. info 2016 puzzlepart as 10
Om nyheter: Jeg leser overskriftene, og klikker meg inn hvis det er interessant. Det er jo ikke alt jeg synes er interessant. Jeg ser jo at det fungerer veldig bra til sosiale nyheter. Folk har litt sans for det som er mer mellommenneskelig i organisasjonen. Jeg tror folk følger mere med på Forskningsrådets eksterne sider når det gjelder det mer faglige. (fra kvalitativ undersøkelse) 2016 puzzlepart as 11
2016 puzzlepart as 12
Om enhetssidene: Organisasjonsinformasjonen ligger der. Den bruker jeg. Ikke hver dag, men jevnlig. Skal jeg ha møte med folk kan det være greit å ha sett ansiktet før, og har den lederen 10 eller 20 medarbeidere? Da får jeg et bilde av hvordan det ser ut. Det bruker jeg aktivt. (fra kvalitativ undersøkelse) 2016 puzzlepart as 13
2016 puzzlepart as 14
Enhetsrom Prosjektrom Teamrom Møterom 2016 puzzlepart as 15
2016 puzzlepart as 16
Om samhandling: Vi er så vant til å begynne med et dokument, skrive, og først når jeg er ferdig så tør jeg å vise det til de andre. Det er en del akademisk stolthet i denne organisasjonen. Så jeg tror det har ikke noe med Ekko eller dette systemet å gjøre, det har med kulturen vår å gjøre, hvordan vi jobber her i Forskningsrådet. - ansatt 2016 puzzlepart as 17
2016 puzzlepart as 18
Om ansattprofilene: Det var ingen av deltakerne som var spesielt positive til ansattprofilene. De oppfattes som frivillige og derfor upålitelige Det etterspørres tydelighet om hva de skal brukes til Uklart hvordan de skal fylles ut og når dette skal gjøres (fra Kvalitativ analyse) 2016 puzzlepart as 19
Om samhandlingsrommene: Grunnen til at jeg ikke [bruker] det er at det er ingen som har begynt å bruke det. - ansatt 2016 puzzlepart as 20
Om samhandling: Jeg tror vi kunne gjort jobben inne der [på samhandlingsområdet] dersom det hadde vært en forventning fra ledelsen om at man skulle gjøre det. At noen ble pekt ut til det. - ansatt Jeg har oppfordret alle til å bli med på dette og jobbe i samhandlingsrom, men det er litt gjør som jeg sier og ikke som jeg gjør. Jeg har ikke gjort det selv. - leder 2016 puzzlepart as 21
Om brukeradopsjon: Jeg mener jo på en måte at man la lista nesten for lavt. Den ble lagt så lavt at ikke alle fikk en erfaring med det. - ansatt 2016 puzzlepart as 22
Om samhandlingsrommene: Ja, vi bruker det jo til alle ledermøtene nå, til å legge ut alle dokumentene der. Det er en ting som jeg bruker aktivt der nå, og det er handlingsplanen vår for det enkelte år, der er jeg inne selv og gjør en del arbeid. Da er vi på samhandlingsrommet. - avdelingsdirektør 2016 puzzlepart as 23
o o Sterkere dashboard -fokus på forsiden enklere tilgang til egne arbeidsrom Skisse til ny prototype (kan ikke deles eksternt ennå) o o fortsatt opplæring og utrullingsarbeid vurdere skyen mange muligheter for enklere samhandling i Office 365, blant annet Groups mobilitet kan forsterke brukeradopsjon Halvparten av Ekko burde faktisk bestå av noen grafer, altså en dashboard-aktig sak, med KPIer, med grafer, hvordan er produksjonen vår, hvordan går den framover nå, uten at det er for mye tekst rundt dette her. Dette er faktisk det Forskningsrådet er opptatt av. 2016 puzzlepart as 24
KONKLUSJONER OG RÅD 2016 puzzlepart as 25
Løs de mest grunnleggende behovene først. Vær raskt ute med disse verktøyene. Eksempler: - personlige filer i OneDrive - Oppgradering av Office-klient - Office 365 Groups i skyen 2016 puzzlepart as 26
Selg det som en naturlig oppgradering. Hvis du gjør det til en Big Bang med svært mye nytt på en gang, vil brukerne få problemer med å forholde seg til løsningen på en god måte. 2016 puzzlepart as 27
Lær opp folk som jobber sammen, samtidig. Da kan de ta løsningen i bruk til samhandling med en gang. 2016 puzzlepart as 28
Steng andre muligheter for dokumentlagring. Vis brukerne hvor dokumentene deres er nå. 2016 puzzlepart as 29
Legg opp til tvang, ikke frivillighet. Alle må være med. Alle filene må flyttes. Begynn gjerne med personlige filområder. 2016 puzzlepart as 30
Ledelsen må delta i pilot og være tidlig ute med å bruke løsningen. Pass på å ikke skape et miljø der ledelsen virker positive, men ikke selv er aktive brukere. 2016 puzzlepart as 31
Planlegg for god brukerstøtte over lang tid. Kurs Veiledningsmateriell Yammer-kanaler Bygg et Velkomstsenter i SharePoint Hyr inn en adopsjonskonsulent som er tilstede til fast tid og sted 2016 puzzlepart as 32
Takk for meg! 2016 puzzlepart as 33