Brukerveiledning. Hvordan bruke Skype for Business. Braathe Gruppen AS

Transkript

1 Brukerveiledning Hvordan bruke Skype for Business

2 Innhold Introduksjon... 2 Mange funksjoner... 2 Oppstart... 3 Bli kjent med programmet... 3 Direktemeldinger... 4 Direkte kontakt via Skype for Business fra Outlook... 4 Skype for Businessmøter... 5 Hvordan bli med i et Skype for Businessmøte?... 5 Å ringe inn til et Skype for Business-møte... 6 Hvordan angi hvem som skal være presentatør... 6 Hvem er presentatør?... 8 Tilstand og status... 9 Presentasjoner Snarveier Troubleshooting support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 1

3 Introduksjon Bra COM er en nettskytjeneste for enkel og effektiv kommunikasjon internt og eksternt, bygget rundt Microsoft Skype for Business-plattformen. Løsningen er tett integrert med Exchange, Sharepoint og Office pakken. Skype for Business har funksjonalitet for direktemeldinger, tilgjengelighetsinformasjon, IP-telefoni, en-til-en videokonferanser og en-til-mange webkonferanser. I tillegg til video kan skjermer, applikasjoner, presentasjoner og elektroniske tavler deles mellom møtedeltakerne. Mange funksjoner Med Bra COM får du én kommunikasjonsopplevelse, og én klient for samordnet kommunikasjon med direktemeldinger, møter og tale. Du kan kommunisere fra Office og SharePoint. Informasjon om tilstedeværelse vises i Microsoft Outlook, SharePoint og andre Office-programmer. Du får enkle, grunnleggende og pålitelige konferansefunksjoner. Skrivebord og programmer, PowerPointopplasting og tavlefunksjoner kan deles. Med ett enkelt klikk i Outlook eller i møtepåminnelsen kan du planlegge og delta på møter. support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 2

4 Oppstart Dersom programmet ikke startet automatisk ved pålogging til Bra DESKTOP eller lokalt på din PC, kan du starte det selv ved å søke etter Skype for Business i Startmenyen eller trykke på ikonet på oppgavelinjen. Bli kjent med programmet 1. Status - Del hva du driver med og trykk <Enter> for å endre (valgfritt). 2. Ditt navn - Bruker det samme som står i adresselisten. 3. Din tilgjengelighet Viser din tilgjengelighet, etter dine kalenderaktiviteter (kan overstyres). 4. Lokasjon - Fortell dine medarbeidere hvor du befinner deg (valgfritt). 5. Søk - Finn medarbeidere og kontakter, raskt og enkelt. 6. Sortering Legg til og sorter dine kontakter i grupper, etter status eller etter relasjon. «Ny» viser hvem som nylig har lagt deg til i sin kontaktliste. 7. Direktemeldinger - Dobbeltklikk på en kontakt for å sende direktemelding. support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 3

5 Direktemeldinger Vinduet ovenfor møter deg når du skal sende direktemeldinger til en kontakt. Øverst i bildet ser du bilde, navn og status til den du snakker med. Herfra kan du også ringe, ha en videosamtale, eller presentere ditt skrivebord. Du har også muligheter til å legge til flere deltakere i en samtale. Direkte kontakt via Skype for Business fra Outlook Ved å holde pekeren over navnet på en kontakt i Outlook vil du få opp kontaktkortet slik at du enkelt kan sende direktemelding, ringe eller på annen måte kommunisere med vedkommende. support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 4

6 Skype for Businessmøter Med Skype for Business har du også muligheten til å holde møter over Internett med to eller flere deltakere. Man oppretter et Skype for Businessmøte via Outlook, på samme måten som man sender ut ordinære møteinnkallelser. Forskjellen er at det automatisk produseres en lenke til møtet/konferansen. Via denne lenken som sendes til alle deltakere kan dere enkelt bli med i samtalen ved å trykke på den. Hvordan bli med i et Skype for Businessmøte? Til venstre ser du hvordan et planlagt Skype for Businessmøte ser ut i Outlook. Klikk på «Bli med» i et av de markerte områdene for å delta i møtet. Dersom dialogboksen for møtelyd vises, klikk «OK» så vil standardvalget (Skype for Business lyd- og bildeopplevelse) bli gjeldende. support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 5

7 Deretter vil samtalen kobles opp og du er med i møtet. Vinduet vil se ut som illustrert over. Å ringe inn til et Skype for Business-møte Hvis du ikke er ved en datamaskin eller foretrekker å bruke en telefon til lyd, kan du ringe inn til et Skype for Business-møte. Du trenger konferansenummeret og møte-id, som begge finnes i møteinvitasjonen. 1. Ring konferansenummeret som vises i møteinvitasjonen Ved bruk av Skype for Business fra Braathe Gruppen, vil dette nummeret alltid være Skriv inn møte-id på telefonen. 3. Du må muligens også angi en PIN-kode og et arbeidsnummer eller internnummer. Du skal bli tilkoblet automatisk. Dette avhenger av møteinnstillingene. Dersom du har glemt PIN-koden, klikker du på «Glemt innringings-pin-koden?» og følger instruksjonene for å tilbakestille koden. Det er verdt å merke seg spesielt at alle deltakere dempes automatisk i det de logger inn til et møte. Hvordan angi hvem som skal være presentatør Når du oppretter et Skype for Businessmøte gjennom Outlook, klikk på «Alternativer for møte»: support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 6

8 Angi hva du ønsker skal være standard for nye Skype for Business Møter, og klikk på «Husk innstillinger»: Dersom du benytter «Møt nå»-funksjonen i Skype for Business-klienten, se bort fra punktene ovenfor, og sørg heller for at følgende er satt korrekt: support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 7

9 Hvem er presentatør? Hvem er presentatør Hva skjer Anbefalt for Kun meg, møtearrangør Hvem som helst fra min organisasjon Hvem som helst (ubegrenset) De jeg velger Kun du, som møtearrangør, får presentatør-rettigheter. Hvem som helst fra din organisasjon kan være presentatør Alle som inviteres får presentatør-rettigheter. Du, og de du velger, får presentatør-rettigheter. Bruk når deltakerne ikke aktivt trenger å foreta seg noe med innhold som vises frem i møtet. Du kan angi flere presentatører mens møtet pågår dersom du ser behov for det. Passer godt til møter i team eller grupper i din organisasjon, der alle deltakere kan dele og endre på innhold. Bruk når du har eksterne deltakere som skal ha tilgang til presentere/dele/endre på innhold i møtet. Bruk denne varianten når du ønsker spesielt utvalgte presentatører. NB: Når du velger De jeg velger, klikk på Velg Presentatører og flytt deltakere fra Deltaker til Presentatørsiden. Eksternt inviterte og distribusjonslister kan ikke legges til som presentatører på denne måten, men du kan gi individuelle deltakere presentatør-rettigheter når dere er i møtet. support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 8

10 Tilstand og status Status Kontakten er Hvordan statusen blir satt Tilgjengelig Pålogget, tilgjengelig Automatisk eller valgt av bruker. Straks tilbake Borte fra maskinen er kort stund. Valgt av bruker. Borte Pålogget, men har vært borte fra maskinen en spesifisert periode. Automatisk satt basert på inaktivitet eller valgt av bruker. Tidsintervall kan justeres. Ikke på jobb Ikke på jobb, ikke tilgjengelig. Valgt av bruker. Opptatt I en samtale I et møte I en telefonkonferanse Ikke forstyrr Presenterer Opptatt og burde ikke forstyrres. I en Skype for Business-samtale (en til en), og burde ikke forstyrres. I et møte, basert på Skype for Business eller Outlook. I en Skype for Business telefonkonferanse, og burde ikke forstyrres. Skal ikke forstyrres, vil kun se direktemeldinger sendt av medlemmer i arbeidsgruppen. Holder en presentasjon og skal ikke forstyrres. Automatisk hvis brukeren er i en konferanse oppført i Outlook. Automatisk. Automatisk. Automatisk. Valgt av bruker. Automatisk når brukeren presenterer fra en Skype for Business-maskin. Alle direktemeldinger blokkeres. Frakoblet Ikke innlogget, ikke tilgjengelig. Automatisk. Tilstedeværelse ukjent Status kan ikke ses. Dette kan oppstå på kontakter som ikke bruker Skype for Business. support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 9

11 Presentasjoner I samtalevinduet vil brukere få muligheten til å dele blant annet skjermen sin, et program eller holde en presentasjon. Ved å klikke på rundingen med en skjerm inni vil du få opp alternativene du har til å dele materiell fra din maskin med mottakeren. Trykk på det du ønsker, og mottakeren vil få spørsmål om han godtar delingen. Snarveier Handling Akseptere en invitasjon/svare på anrop Avvise en invitasjon/telefonsamtale Få opp hovedvinduet til Skype for Business (fra andre programmer) Sette over en samtale Legge på en samtale Tastekombinasjon + A + ESC + Y CTRL + SHIFT + T CTRL + ENTER support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 10

12 Troubleshooting Generelt Har du aldri deltatt i videomøte før, ta et testmøte med en kollega. Bruk «Møt nå» og «Inviter flere personer». Dersom dette ikke fungerer: Sjekk innstillingene på Verktøyhjulet: (Verktøy -> Alternativer for lydenhet og Verktøy -> Alternativer for videoenhet) Her kan du teste om lyd og kamera fungerer. Er det noe som ikke fungerer, ta kontakt med Braathe Gruppen Support. Forutsetninger Hodesettet bør være Skype-godkjent: Sørg for at Skype ikke er startet opp på din lokale maskin, utenfor Bra DESKTOP Sjekk at korrekt hodesett er valgt som standard kommunikasjonsenhet på din maskin utenfor Bra DESKTOP o Dette kan du sjekke ved å høyreklikke over volum-ikonet nede ved klokken og velge «Avspillingsenheter/Innspillingsenheter». Sjekk at korrekt enhet står som standard. Standard kan velges ved å høyreklikke enheten og «Angi som standard kommunikasjonenhet». HDX For å optimalisere lyd og bilde i Citrix, så må Citrix HDX Engine være installert på lokal maskin. Statusikonet for HDX skal befinne seg til venstre for klokken inne i Bra DESKTOP, og ser slik ut: Dersom ikonet ikke ser slik ut, kontakt Braathe Gruppen Support. Du kan lese av status for HDX ved å føre musepekeren over ikonet. Eksempel på statusavlesning for HDX inne i Bra DESKTOP support@ NO_BRA COM BRUKERVEILEDNING.DOCX - Side 11