Prosjektmandat Vurdere ny alarmløsning samt fremtidig organisering og drift av utløste alarmer i Bergen kommune Styringsgruppen Kommunaldirektør Nina Mevold Nina Solberg Nygaard, seksjonssjef for helse og omsorg Bernt Tungodden, seksjonssjef for økonomi og budsjett Hilde Heggelien, Etat for Hjemmesykepleie Jostein Storsæter, Sykepleierforbundet Egil Hope, Kommunalt råd for funksjonshemmede Willy Gustafson, Bergen Eldreråd Prosjekteier og Byrådsavdeling for helse og omsorg v. seksjonssjef Nina Solberg Nygaard oppdragsgiver Prosjektleder Elisabeth Solberg Prosjektgruppe Elisabeth Solberg prosjektleder (Byrådsavdeling Helse og omsorg) og roller Inger Helene Larsen prosjektdeltaker (Rådgiver BHO- fagseksjon) Øystein Halland prosjektdeltaker (Rådgiver BHO-økonomiseksjon) Bjørn Eivind Berge prosjektdeltaker (IT-koordinator BHO-stab) Per Waardal prosjektdeltaker (Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester) Magny Aalen prosjektdeltaker (Hjemmesykepleien) Rannveig Gjerde prosjektdeltaker (Bergen Legevakt) Arve Bang - prosjektdeltaker (Etat for helsetjenester) Eksterne SINTEF, IKT Konsern, HIB konsulenter Referansegruppe Fagressurser kontaktes ved behov
Distribusjons-liste Organisasjon Navn Funksjon Styringsgruppe Kommunaldirektør Nina Mevold Beslutter Nina Solberg Nygaard, Bernt Tungodden Hilde Heggelien Jostein Storsæter, Egil Hope Willy Gustafson Prosjektgruppe Elisabeth Solberg Inger Helene Larsen Øystein Halland Bjørn Eivind Berge Per Waardal Magny Aalen Rannveig Gjerde Arve Bang Gjennomfører/ forbereder Referansegruppe Fagressurser som rådspørres ved behov Versjon Dato Endret av Berørte deler Kort beskrivelse av endring Kvalitetskontroll Versjon Dato Kvalitetssikret av Kommentert
Innholdsfortegnelse Distribusjons-liste... 2 Prosjektets bakgrunn og formål... 4 Mål for prosjektet... 4 Avgrensinger og forutsetninger:... 4 Styrende dokumenter... 5 Relaterte prosjekter... 5 Prosjektbeskrivelse... 5 Leveranser... 5 Prosjektorganisasjon... 7 Prosjekteiers ansvar... 7 Styringsgruppens ansvar... 8 Prosjektleders ansvar... 8 Prosjektdeltakernes ansvar... 8 Rapportering... 8 Endringshåndtering... 8 Kvalitetssikring... 9 Informasjons- og kommunikasjonsplan... 9 Kritiske suksessfaktorer... 9 Usikkerhet/RISK spørsmål til drøfting:... 9 Økonomi... 10 Gevinstrealisering... 10 Evaluering... 10
Prosjektets bakgrunn og formål BKSAKNR. 201200466- Flere nasjonale rapporter og utredninger peker på betydningen av å sette velferdsteknologiske løsninger på dagsorden, for å sikre at flere kan bo hjemme lenger i tryggere omgivelser. Det er behov for at kommunen kartlegger behov, teknologiske løsninger og erfaringer, samt muligheter for implementering. Videre er byrådsavdeling for helse og omsorg kjent med at det er utfordringer knyttet til dagens alarmanlegg for trygghetsalarmer for hjemmeboende. Det er særlig utfordringer i forhold til gammel teknologi, både når det gjelder alarmer, programvare og mottakssentral. Videre rapporteres det om et økende antall tekniske feilmeldinger, ustabil database, økende grad av manuell betjening av alarmanlegget, samt økende uro blant våre brukere på grunn av hyppig test og sjekk av alarmene. Mottaket av alarmer ligger i dag på Bergen legevakt og bruker det analoge telefonnettet. Det analoge telefonnettet er under utfasing og fra 2017 vil man ikke får serviceavtaler på den analoge infrastrukturen (Telenor). Videre er dagens systemløsning, Trigger, knyttet til trygghetsalarmene i et eget system, adskilt fra pasientjournalsystemet, noe som krever manuelle og tidkrevende registreringer. Byrådsavdeling har på bakgrunn av den skisserte situasjonen funnet det nødvendig å sette i gang et arbeid som skal vurdere ny alarmløsning, programvare, samt fremtidig organisering av mottak og betjening av utløste alarmer. Det skal utredes alternativer for alarmløsninger som skal sikre brukere av tjenesten en høyere grad av trygghet, både i og utenfor bolig og ivareta kommunens fremtidige behov for alarmløsninger innenfor pleie- og omsorgssektoren. I henhold til Bergen kommune sin strategi for bruk av velferdsteknologi vil byrådet satse på flere typer velferdsteknologiske løsninger i pleie- og omsorgstjenestene. I første omgang er det dagens trygghetsalarm som skal skiftes ut med en ny alarmløsning. Mål for prosjektet Formålet med prosjektet er å utrede alternativer for ny alarmløsning (funksjonalitet, mottak, betjening og organisering) samt å avklare /definere hvilke funksjoner Bergen kommune skal ta i bruk i sine tjenester. Arbeidet skal lede frem til ferdigstillelse av kravspesifikasjon for anskaffelse av ny alarmløsning og utskiftning av gammelt anlegg i 2014. i tillegg skal det beskrives hvordan fremtidig mottak og betjening av utløste alarmer skal organiseres i kommunen, samt behov for finansiering. Levert tjenester skal sikre brukere en høyere grad av trygghet både i og utenfor egen bolig, og ivareta kommunens fremtidige behov for alarmløsninger innenfor pleie- og omsorgssektoren. Avgrensinger og forutsetninger: Prosjektets målgruppe er hjemmeboende personer.
Styrende dokumenter Strategi for bruk av velferdsteknologi Byrådssak 109/13 Relaterte prosjekter TEK-prosjektet Prosjektmandat: etablere en samordnet hendelses- og alarmkommunikasjonsløsning for Bergen kommune Smarthus OMSORG+ EPJ systemet Alarmsystemer Pilotprosjekt GPS Prosjektbeskrivelse Hoved milepæl Beskrivelse Dato start Dato slutt Forarbeid Kartlegging, status 08.08.13 20.12.13 på dagens løsning og oppsummering Planlegging Ny løsningsstudie og 01.12.13 30.04.14 prosjektgruppens anbefaling Beslutning Styringsgruppe- å 12.05.14 16.05.14 beslutte prosjektgruppens anbefaling Anskaffelse Utlyse og 16.05.14 30.08.14 gjennomføre anskaffelse Implementering Implementering starter når kontrakt er undertegnet 30.10.14 01.08.15 Leveranser Prosjektet deles inn i 4 faser Fase 1: Forarbeid og igangsetting Definere brukerbehov Jfr. brukere, forskning, sentrale føringer, kommunens planverk, etc. Kort oppsummering av leverandørmarkedet. Hvilke funksjonalitet er tilgjengelig, etc. Vurdere å gjennomføre leverandørkonferanse. Status for bruk og erfaring av teknologiløsninger i andre kommuner/land. Inklusive organisering av mottaksapparat
Fase 2: Planlegging og gjennomføring Gjøre rede for kommunens mulighet for organisering av tjenesten. Konkrete forslag/alternativer Ruting av alarmene. Konkrete forslag/alternativer Betjening av utløst alarm og trygghetssensorer. Inklusive bruk av sporingsteknologi. Inklusive samarbeid med pårørende. Ansvar for utrykning og respons. Konkrete forslag/alternativer Vedlikehold av utstyr og feilretting Beslutning Utarbeide plan for avvikling av gammelt alarmsystem Utarbeide plan for implementering av ny teknologisk løsning inklusive mottak Utarbeide plan for tilhørende ressursbehov Fase 3: Anskaffelse Utarbeide konkurransegrunnlag Utlysning Evaluering/Tildeling Søke samarbeid med andre kommuner? Fase 4: Implementering Oppstart implementering
Prosjektorganisasjon Styringsgruppe Kommunaldirektør Nina Mevold Nina Solberg Nygaard, seksjonssjef for helse og omsorg Bernt Tungodden, seksjonssjef for økonomi og budsjett Hilde Heggelien, Etat for Hjemmesykepleie Jostein Storsæter, Sykepleierforbundet. Egil Hope, Kommunalt råd for funksjonshemmede Willy Gustafson, Bergen Eldreråd Prosjektgruppe Elisabeth Solberg Prosjektleder Inger Helene Larsen Prosjektdeltaker Øystein Halland Prosjektdeltaker Bjørn Eivind Berge Prosjektdeltaker Per Waardal Prosjektdeltaker Magny Aalen prosjektdeltaker Rannveig Gjerde prosjektdeltaker Arve Bang - prosjektdeltaker Referansegruppe Fagressurser rådspørres ved behov SINTEF IKT Konsern Høyskolen i Bergen Anskaffelsesgruppen Seksjon for økonomi Seksjon for helse og omsorg Enkelte av medlemmene kan delta i varierende grad i forhold til dagsorden. Det kan også være aktuelt å trekke inn andre personer med særlig kunnskap og erfaring på feltet underveis i prosjektet. Prosjekteiers ansvar Ta eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Behandling og godkjenning av endringer i prosjektets økonomiske omfang Forankre prosjektets arbeid blant interessentene Kommunisere strategisk
Verifisere og godkjenne leveranser Ta nødvendige beslutninger Styringsgruppens ansvar Styringsgruppen har det overordnete ansvaret for prosjektet og prioriteringen i prosjektet Styringsgruppen skal løse eventuelle prioriteringskonflikter som måtte oppstå Det er gruppens rolle å ta nødvendige beslutninger som ligger utenfor prosjektleders mandat og være støttespiller for prosjektleder Styringsgruppen skal ta beslutning om tiltak i forhold til risikovurdering Styringsgruppen skal bidra til at prosjektplanen gjennomføres ved å avgi rette ressurser til prosjektet Styringsgruppemedlemmer skal representere sin egen enhet i prosjektet informere om og forankre prosjektet i egen enhet. Prosjektleders ansvar Organisere prosjektet Utarbeide prosjektplan Rapportering til styringsgruppen Styre ressursene i prosjektgruppen Informere om prosjektet Innkalle styringsgruppen ved behov Prosjektdeltakernes ansvar Være medansvarlig for prosjektets framdrift og resultat Inngår i prosjektgruppen som fagpersoner. Bidra til at prosjektgruppen fungerer som et team Ta ansvar og arbeide for et godt samarbeidsklima i prosjektgruppen Rapportering Prosjektaktiviteter gjennomføres i henhold til prosjektplan. Prosjektleder rapporterer månedlig til styringsgruppen. Endringshåndtering Endringer i mandat og overordnet plan skal godkjennes av styringsgruppen. Endringer håndteres fortløpende i prosjektgruppen og skal referatføres (BKSAK). Endringer i milepælsplan skal godkjennes av styringsgruppen. Det skal utarbeides en risikomatrise.
Kvalitetssikring Det opprettes en QA, Liv Bruland fra prosjektkontoret, for å følge opp prosjektleder. QA skal sikre: Etablert prosjektmetode blir benyttet. At kvalitet blir planlagt inn i prosjektarbeidet. At kvalitetsaktiviteter blir utført. At status blir rapportert til oppdragsgiver. Det er opprettet eget BKSAK nummer for prosjektet, hvor alle styrende dokumenter lagres, samt referat fra prosjektgruppe og styringsgruppe. Informasjons- og kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplanen har som mål å sørge for at alle parter som er involvert direkte eller indirekte i prosjektet, får tilgang til informasjon om prosjektarbeidet i forhold til sine behov. Kritiske suksessfaktorer Gjennomføring av prosjektet skal bidra til at implementering av ny alarmløsning startes opp innen utgangen av 2014. Tilgang til ressurser/kompetanse God planlegging og rapportering ved avvik Usikkerhet/RISK spørsmål til drøfting: Prosjektplan og organisering: Er planen realistisk når det gjelder ressursinnsats, ressurstilgang og kalendertid? Er det interessenter som skal ha informasjon om dokumentet? Er vi innenfor gjeldende krav/lover/regler? Beslutning: Hvilke beslutninger er mest kritiske i prosjektet? Ressurser: Er vi sårbare i forhold til noen kompetanseområder? Milepælsplan: Hva kan hindre prosjektet i nå våre mål? Hvordan skal vi håndtere det? Det lages en risikomatrise som oppdateres underveis i prosjektet. Milepæl Usikkerhetsmoment Sannsynlighet Konsekvens Tiltak Ansvarlig
Økonomi I økonomiplan 2013-2016 er det satt av 8,4 mill. til utskifting av trygghetsalarmer. Prosjektleder er ansvarlig for å planlegge optimal bruk av ressurser til prosjektet. Prosjektdeltaker, rådgiver BHO-Økonomiseksjonen har rapporteringsansvar på økonomi. Gevinstrealisering Bergen kommune kan levere en sikker, fleksibel og stabil alarmløsning.. Brukervennlige system på brukernivå og systemnivå. Kvalitetssikre tjenesteyting. Evaluering Det skal utarbeides en sluttrapport som beskriver eventuelle videre tiltak. Overlevering av prosjekt til drift vil være en viktig prosess i prosjektet. Utarbeide en sjekkliste for overlevering fra prosjekt til forvaltning.