Osloregionen SAKSFREMLEGG Styret i Osloregionen, 08.012.09 Sak nr. 47/09 Saksansvarlig: Theis Juell Theisen, Sekretariatet for Osloregionen OSLOREGIONEN: BUDSJETT 2010 INNLEDNING Osloregionens budsjett 2010 er basert på forslag til handlingsprogram for 2010. Handlingsprogrammet bygger på Osloregionens strategier for perioden 2009-2011, vedtatt av rådsmøtet 8.9.09. I tillegg er det tatt utgangspunkt i behovet for videreføring av tiltak og prosesser fra inneværende år. Det vises til egen sak til styret med forslag til Handlingsplan 2010. Vedtak i rådsmøtet 26.5.09, om at det fastsettes en kontingent for 2010 for medlemskap i samarbeidsalliansen Osloregionen på kr 1,50 pr innbygger, innebærer at samarbeidsalliansens faste inntektsgrunnlag har økt fra om lag 2,9 til ca 4,5 millioner pr år. Hensikten med kontingentøkningen var å utvide Osloregionens muligheter til å ta en tydeligere rolle i ressurskrevende prosjekter og tiltak, noe dette forslaget til budsjett gjenspeiler. BUDSJETTRAMMER 2009 Hovedtall Tabellen under angir hovedrammer for Osloregionens budsjett 2010 (i hele tusen kroner): Budsjett Regnskap Prognose Budsjett 2 009 31.10.09 2009 2010 Inntekter Kontingenter 2 950 2 952 2 952 4 510 Refusjon merverdiavgift 0 - - 0 Overført fra forrige år 2 122 0 2 122 1 600 Sum driftsinntekter 5 072 2 952 5 074 6 110 Utgifter Sekretariatet, lønnsutgifter 1 900 1 362 1 800 1 900 Sekretariatet, andre utgifter 400 325 375 500 Møteutgifter, styre og råd 200 14 110 200 Profilering og info (inkl nettside) 250 125 175 250 Prosjekter og tiltak 2 322 399 1 010 3 000 Utgift merverdiavgift 0 - - 0 Sum driftsutgifter 5 072 2 225 3 470 5 850 Resultat 0 727 1 604 260 1
Inntekter Kontingentinntekter Samarbeidsrådets vedtak 26.5.09 om medlemskontingent på kr.1,50 pr. innbygger, og SSBs befolkningstall pr. 1.1.2009 1, gir følgende beregning av kontingentinntekter for Osloregionen i 2010: Medlemmer Innbyggertall pr. 01.01.09 Kontingent 2010 Fylkeskommunene 796 209 1 194 308 Oslo kommune (dobbel kontingent) 575 475 1 726 425 Øvrige medlemskommuner (56) 1 062 610 1 593 915 Sum medlemsinntekter 4 514 648 Overføring fra 2009 Anslått overføring fra inneværende år til 2010 tar utgangspunkt i en resultatprognose for 2009 som tilsier et mindreforbruk på i størrelsesorden 1 600 000 kroner. Sekretariatet viser til at prognosen er basert på regnskapstall for oktober, og derfor inneholder usikkerhet. Midlene som overføres omfatter øremerkede eksterne finansieringsmidler på ca 350 000 kroner knyttet til prosjektet Den grenseløse regionen. Utgifter Det foreslåtte budsjett for driftspostene innebærer en videreføring av budsjett for 2009. Lønnsbudsjettet Prognosen for 2009 tilsier at en videreføring av rammen for inneværende år vil gi nødvendig rom for evt. økte kostnader til lønn og sosiale utgifter. Sekretariatet følger Oslo kommunes lønnsregulativ. Andre sekretariatsutgifter Sekretariatets generelle driftspost skal i tillegg til løpende drift og kontorhold romme interne utviklingstiltak og konferanser og lignende for alliansens administrative grupper. Etter foreløpig avklaring med Oslo kommune legges det til grunn at den sjablongmessige refusjonen for kontorlokaler og støttefunksjoner økes med 100 000,- til kr 300.000,- pr. år, og det foreslås derfor å øke årets budsjettramme på denne posten tilsvarende. Møteutgifter for styret og råd Videreføring av årets ramme på 250.000,-, vil ved en normal kostnadsdeling mellom samarbeidsalliansens driftsbudsjett og deltakernes egenbetaling kunne romme både en konferanse for samarbeidsrådet og studietur/seminar for styret i 2010. Profilering og informasjon Budsjettposten profilering og informasjon foreslås også videreført på 2009-nivå. Rammen skal gi rom for faste produksjonsoppdrag, en planlagt oppgradering, evt. utskifting, av Osloregionens hjemmeside, og generelt styrket innsats knyttet til utvikling av informasjonsrutiner og -materiell. Som tidligere forutsettes også at posten for informasjon og profilering sees i sammenheng med tiltak under prosjektbudsjettet. Prosjekter og tiltak 1 I henhold til Osloregionens vedtekter skal medlemsavgiftene baseres på antallet innbyggere i kommunene og fylkeskommunene pr. 1.1. i året før angjeldende budsjettår. Oslo kommune betaler dobbel kontingent. 2
Det er foreslått satt av 3 millioner kroner til ulike prosjekter og tiltak i 2010. Dette er en økning på nesten 0,7 millioner fra inneværende år. Fordelingen fremgår under. Resultat Budsjettet er gjort opp med et overskudd på kr. 310 000,-. Overskuddet representerer i praksis en reserve som gir samarbeidsalliansens styre en viss frihet til etter behov på senere tidspunkt å engasjere seg i ytterligere prosjekter eller tilleggsfinansiere etablerte prosjekter uten å måtte omprioritere fra andre tiltak. PROSJEKTER OG TILTAK Forslag til disponering av prosjektmidler tar utgangspunkt i handlingsplan for 2010. Handlingsplanen bygger på Osloregionens vedtatte strategier for perioden 2009-2011, samtidig som den legger opp til videreføring av enkelte prosjekter og tiltak det er arbeidet med i 2009, herunder samarbeid om oppfølging av hovedstadsprosjektet og utvikling av samarbeidsrelasjonene med Stockholm Mälardalsrådet. Den samlede foreslåtte ramme for prosjekter og tiltak er på 3 millioner kroner. Enkelte tiltak forutsettes fullfinansiert av Osloregionen. For flere av tiltakene vil det imidlertid dreie seg om delfinansiering i partnerskap med andre aktører i det regionale utviklingsarbeidet. Prioriteringer av prosjekter og tiltak 2010 Tabellen under angir forslag til fordeling av posten prosjekter og tiltak i hovedtabellen TILTAK/PROSJEKT: Budsjett 2009 Prognose 2009 Budsjett 2010 Samarbeidsstrukturen i Osloregionen og 100 0 100 samarbeidsalliansens rolle Felles strategi for FoU- og næringsutvikling i Osloregionen 350 0 700 Organisering av næringssamarbeid i Osloregionen 100 0 100 Internasjonal profilering: Omdømmeprosjekt 150 0 300 Internasjonal profilering: Organisering av samarbeid i 0 0 300 Osloregionen Felles strategi for godslogistikk 321 210 400 Fritt kommunalt tjenestevalg/ Den grenseløse regionen 901 450 450 1 Hovedstadsprosjektet, sterke næringsklynger 250 250 250 Samarbeidsavtale med Oslo Teknopol 100 100 0 Konferansen KOM (Kunnskap og Møteplass) 50 0 100 Avisbilag 0 0 200 Mälardalsrådet, samarbeid med Stockholmsregionen 0 0 100 SUM 2 322 1 010 3 000 Kort beskrivelse av prosjekter og tiltak som prioriteres i 2010 Samarbeidsstrukturen i Osloregionen og samarbeidsalliansens rolle: Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Overordnet hensikt med arbeidet er å utvikle og tydeliggjøre samarbeidsalliansens rolle i forhold til andre regionale arenaer, og derigjennom bidra til en forenkling av samarbeidsstrukturen i Osloregionen. 1 Omfatter ca 350 000,- i øremerkede midler (prosjektmidler fra fylkesmannen i Oslo/Akershus) 3
Første fase er å utarbeide et drøftingsnotat med gjennomgang av samarbeidsstrukturen i Osloregionen og de viktigste rollene for en strategisk samarbeidsallianse. Notatet skal være grunnlag for en prosess i Osloregionens styre. Arbeidet med notatet har pågått i 2009, og det legges opp til prosess i styret i løpet av vår 2010. Budsjettmidlene er beregnet til mindre utredningsarbeid og faglige vurderinger knyttet til prosjektet. Koordineringsgruppen fungerer som administrativ styringsgruppe. Forslag budsjett 2010 kr. 100.000,- Felles strategi for FoU- og næringsutvikling i Osloregionen: Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Overordnet hensikt med arbeidet er å legge grunnlag for felles strategiske satsinger innen Osloregionen på tilsvarende måte som det er gjort gjennom etableringen av en felles ATP-strategi. Strategien skal bidra til å øke den samlede verdiskapningen gjennom å legge til rette for innovasjonstiltak og FoUprosjekter i regionen. Det er nedsatt en prosjektgruppe, og arbeidet med et forprosjekt er startet opp våren 2009. Det foreslåtte budsjett tar utgangspunkt i rammene for prosjektet slik de ble omtalt i styresak 24/09, og er knyttet til utrednings/analysebehov og nødvendig forankringsprosess. Det budsjetterte beløp omfatter finansiering av både forprosjekt (100.000,-) og hovedprosjekt (600.000,-), og inkluderer overføring av ubrukt budsjettramme for 2009 på 350.000,- (forsinkelser i prosjektets framdrift medfører at man ikke vil pådra seg vesentlige kostnader i 2009). Forslag budsjett 2010: kr. 700.000,- Organisering av styrket næringssamarbeid i Osloregionen Utredning av eget gjennomføringsorgan ble vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Det programmerte arbeidet ble imidlertid ikke igangsatt da man har ønsket å avvente resultatet av Oslo og Akershus pågående arbeid med å evaluere sitt næringsamarbeid, herunder Oslo Teknopol IKS. Det er signalisert fra Oslo og Akershus at man gjennom et høringsbrev knyttet til evalueringen ønsker å invitere partene i Osloregionen inn i et felles næringssamarbeid med større bredde og dybde enn dagens. Det foreslåtte tiltaket innebærer at samarbeidsalliansen, som oppfølging av høringsbrevet fra Oslo og Akershus, gjennomfører en vurdering av mulige modeller for et styrket næringspolitisk samarbeid i Osloregionen, herunder felles gjennomføringsorgan. Innholdsog framdriftsmessig vil arbeidet bli samordnet med samarbeidsalliansens oppfølging av høringsbrevet fra Oslo og Akershus. Forslag budsjett 2010: kr. 100.000,- Internasjonal profilering prosjekt omdømmebygging Gjennom vedtak av Osloregionens strategier for 2009-2011 er ambisjonen om at samarbeidsalliansen skal ha en aktiv rolle som part i arbeidet med internasjonalprofilering av regionen slått fast. En felles regional strategi for internasjonal profilering, En kunnskapsprofil for Osloregionen ble utarbeidet som et samarbeidsprosjekt 2007, og som oppfølging av denne har partene i 2009 søkt å etablere et felles merkevare/ omdømmeprosjekt gjennom regionalt innovasjonsprogram for Oslo og Akershus. Dette arbeidet har imidlertid i løpet av året ikke utviklet seg i tråd med samarbeidsalliansens forutsetninger. Det legges nå opp til at samarbeidsalliansen skal ta en tydeligere rolle i det regionale samarbeidet gjennom selv å invitere til deltakelse i et felles omdømmeprosjekt. Et premiss for initiativet er at prosjektet ivaretar en klar involvering av samarbeidsalliansen organisasjon 4
samt en bredde i deltagelse fra lokalt næringsliv og aktører i Osloregionen. Det budsjetterte beløp inkluderer overføring av ikke forbrukte budsjettmidler for 2009 på 150.000,- Forslag budsjett 2010: kr. 300.000,- Internasjonal profilering utrede organisering av samarbeid i Osloregionen Vedtaket av Osloregionens strategier for 2009-2011 gjør utviklingen av det regionale partnerskapet om felles internasjonal profilering til en prioritert oppgave. Det er behov for å vurdere/utrede hvordan organisering av felles innsats for internasjonal profilering kan legges til rette for å utvikle et langsiktig samarbeid som favner hele Osloregionen. Et viktig utgangspunkt for en slik utredning vil være samarbeidsmodeller brukt i våre naboland, herunder Stockholm Business Alliance. Tiltaket, som vil få karakter av et forprosjekt, vil så vel innholds- og som framdriftsmessig bli samordnet med samarbeidsalliansen prosjekt om organisering av et bredere næringssamarbeid (beskrevet over). Forslag budsjett 2010: kr. 300.000,- Felles strategi for godslogistikk Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Godstransportarbeidet har de siste ti årene vokst vesentlig mer enn den økonomiske veksten, og prognosene tilsier at dette vil fortsette i årene fremover. Felles strategiske føringer skal legge til rette for effektive logistikkløsninger i Osloregionen, og samtidig fremme ønsket arealutvikling og begrense uønskede miljø- og klimakonsekvenser av transport og logistikkarbeidet. Arbeidet med felles strategi for godslogistikk er delt i to faser, hhv. etablering av faktagrunnlag og gjennomføring av strategiprosess. Fase en er gjennomført, og fase to skal etter planen starte opp vinter 2010, og gjennomføres basert på et samarbeid der også Oslo, Akershus og Østfold fylkeskommuner samt fylkesmannen i Oslo/Akershus og Østfold bidrar med finansiering. Forslag budsjett 2010: kr. 400.000,- Fritt kommunalt tjenestevalg, pilotprosjektet Den grenseløse regionen Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Pilotprosjektet vil gå første halvår 2010, med deltakelse fra kommunene i ØRU og Hole, Asker og Bærum i Vestregionen. Prosjektet er tildelt betydelig støtte fra fylkesmannen i Oslo og Akershus, og da gjennomføring har tatt lengre tid en opprinnelig anslått ligger det an til at ca 0.35 million kroner i øremerkede midler overføres fra 2009 til 2010. Det er lagt opp til at tidligere bevilgede midler fra Osloregionen, kr 100 000 i 2009, også overføres til 2010. Forslag budsjett 2010: kr. 450.000,- Hovedstadsprosjektet - sterke næringsklynger Osloregionens engasjement i hovedstadsprosjektets klyngesatsing inngår som en del av samarbeidet i regionalt innovasjonsprogram (RIP) for Oslo og Akershus. Midlene fra Osloregionen og de øvrige partnere i prosjektet fordeles som støtte til arbeidet med å styrke det etablerte klyngesamarbeidet innen de fem klyngene i Osloregionen som er vurdert å ha størst internasjonalt potensial; maritim, energi og miljø, IKT, life science, og kultur. Hovedstadsprosjektet skal etter planen evalueres i løpet året. Det foreslåtte beløpet, kr. 250.000,-, representerer en videreføring av nivået fra 2009. Forslag budsjett 2010: kr. 250.000,- Samarbeidsavtale med Oslo Teknopol 5
Osloregionen har i 2008 og 2009 hatt en generell samarbeidsavtale med Oslo Teknopol for å kunne ivareta et Osloregionsperspektiv i Oslo Teknopols aktiviteter der dette er hensiktsmessig. Det legges opp til at denne samarbeidsavtalen videreføres for 2010. Avtalen har form av en rammeavtale, slik at konkrete tiltak og prosjekter, herunder finansieringen av disse, avtales særskilt og legges fram for Osloregionens styre. Konferansen KOM 2010 (Kunnskap og Møteplass) KOM har vært en konferanse som fokuserer på Osloregionens muligheter og utfordringer innen næringsutvikling og FoU - internasjonalt, nasjonalt og regionalt. Arrangementet ble i 2007 og 2008 gjennomført iet samarbeid mellom NHO O/A (hovedansvarlig), LO O/A, Oslo Teknopol, Innovasjon Norge, UiO, Norges forskningsråd, Oslo kommune, Akershus og Østfold fylkeskommuner, samt samarbeidsalliansen Osloregionen, og det tas sikte på at den igjen avholdes høsten 2010, i tilknytning til arrangementet Oslo Innovation Week. Forslag budsjett 2010: kr. 100.000,- Avisbilag Hensikten med avisbilag er synliggjøring nasjonalt av Osloregionen og samarbeidsalliansens arbeid. Osloregionen med vind i seilene ble produsert og gitt ut som bilag til Dagens Næringsliv i mai 2008. Det legges opp til at det produseres et nytt avisbilag som kan komme ut høsten 2010. Gjennomføring ivaretas ved at produksjonen settes ut til ekstern oppdragstager. Forslag budsjett 2010: kr. 200.000,- Mälardalsrådet, utvikling av samarbeid Det er etablert et initiativ for å styrke samarbeidet mellom hovedstedene Stockholm og Oslo med basis i hhv Målardalsrådet og samarbeidsalliansen Osloregionen. Fra Osloregionens side er det forutsatt at samarbeidet skal bidra til å styrke alliansens arbeid innen prioriterte innsatsområder som infrastruktur, næringsutvikling og internasjonal profilering. Det vil i 2010 bli arbeidet med å videreføre prosessen med å forankre og formalisere samarbeidet, og finansieringsbehovet er knyttet til behovet for å kjøpe noe bistand til faglig oppfølging av de samarbeidsprosjektene som etableres. Forslag budsjett 2010: kr. 100.000,- FULLMAKTER - PRAKTISK GJENNOMFØRING Sekretariatet har i tidligere sak om delegasjon til sekretariatet 1 fått fullmakt fra styret til å ivareta den løpende økonomiforvaltningen i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten har sitt utgangspunkt i Oslo kommunes instruks for virksomhetsledere som er lagt til grunn for sekretariatslederens ansvar og myndighet. Det fremgår også av vedtaket i styresaken at Oslo kommunes regelverk og rutiner for innkjøp skal anvendes av sekretariatet, og at større saker klareres med styret. Styret har ikke satt en definert grense for hva som etter denne fullmakten anses å være en større sak. Praksis har vært at sekretariatet har anvendt skjønn, og relativt få saker fra sekretariatets eget driftsbudsjett har vært fremmet for styret. Saker som angår styrets virksomhet og tiltak/prosjekter som ikke har vært definert i prosjektbudsjettet har vært gjenstand for orientering til styret eller fremmet som egne saker. For større tiltak og prosjekter er det etablert en praksis med prosjektbeskrivelser som angir organisering, fremdrifts- og finansieringsplaner. 1 Sak 03/05 Delegasjon til sekretariatet daglig økonomiforvaltning mv 6
Ved behandlingen av prosjektbudsjettet for 2006 1, ga styret sekretariatet særskilte fullmakter for iverksettingen. Den godkjente fordelingen av budsjettet ble vedtatt som en forhåndsfullmakt for sekretariatet til å effektuere endelig tildeling uten ytterligere godkjenning. Videre fikk sekretariatet fullmakt til å utvise skjønn mht rammene for det enkelte tiltak, så lenge tildelingen ikke overskred samlet ramme. Sekretariatet foreslår at den praksis man nå har lagt seg på vedrørende driftsbudsjettet videreføres, og at tilsvarende fullmakter som gitt for 2006, fortsatt gjøres gjeldende for prosjektbudsjettet for 2009. Rapportering Etter budsjettfullmakten skal sekretariatet rapportere til styret hvert tertial. Det anses ikke å være behov for et eget rapporteringsopplegg for prosjektmidlene til styret utover en slik rutine, og den løpende prosjektrapporteringen som gjøres i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret godkjenner sekretariatets forslag til budsjett for 2010. 2. Styret godkjenner den foreslåtte fordelingen av budsjettposten for prosjekter og tiltak som ramme for gjennomføring av handlingsprogram for 2010. 3. Sekretariatet gis fullmakt til å gjennomføre tildelingen av midler til prosjekt- og tiltaksansvarlige i tråd med de premisser som fremgår av saken, herunder anledning til å utvise skjønn for det enkelte tiltak innenfor den samlede rammen. Sekretariatet har overordnet ansvar for inngåelse av avtaler og innkjøp på vegne av Osloregionen i hht Oslo kommunes innkjøpsreglement. 4. Rapportering for bruk av prosjektmidler skjer i forbindelse med budsjettrapporteringen til styret hver tertial. 1 Styresak 06-06: Prioritering av midler til prosjekter og tiltak 2006 7