Reviderte Retningslinjer for. Regionalt partnerskapsfond i Østfold

Transkript

1 Reviderte Retningslinjer for Regionalt partnerskapsfond i Østfold Regionalt partnerskapsfond ble opprettet av Østfold fylkeskommune etter vedtak i fylkestinget Midler til fondet kan bevilges årlig av fylkestinget ut fra den økonomiske situasjonen, i første rekke basert på fjorårets regnskapstall og utbytte fra Østfold Energi. 1. Formål med fondet Fondet skal delfinansiere prosjekter som skal bidra til nytteeffekter og positiv utvikling for hele Østfoldsamfunnet. Prosjektenes målsetninger skal ta utgangspunkt i prioriteringene i gjeldende fylkesplan og fokusområder beskrevet i de aktuelle regionenes/ kommunenes planstrategier. Fondet skal bidra til å styrke partnerskapet mellom fylkeskommunen, regionene og kommunene i arbeidet for å nå omforent ønsket samfunnsutvikling. Fondet erstatter ikke de fylkesovergripende sektorprogrammene som Østfoldhelsa, Østfold kompetanseoffensiv og Reiselivsprogrammet. Fondet kan også delfinansiere mindre prosjekter, dersom disse bygger opp under omforente mål og strategier. Mindre prosjekter er dermed å regne som delprosjekter innenfor et større overordnet innsatsområde. 2. Beslutningsmyndighet Retningslinjene for innretning på, og forvaltning av dette fondet er vedtatt av fylkestinget i Østfold fylkeskommune (sak PS 104/2012), og revidert.. Kun fylkestinget i Østfold fylkeskommune kan endre retningslinjene for dette fondet. Eventuelle endringer skal kun foretas i samråd med regionrådene i Østfold. Fondet forvaltes av en styringsgruppe bestående av: Fylkesordfører (leder av styringsgruppa), Østfold fylkeskommune 2 andre medlemmer av fylkesutvalget i Østfold fylkeskommune Ledere av regionrådene i Indre Østfold, Nedre Glomma, Mosseregionen og Halden Alle medlemmene skal ha en personlig vararepresentant utnevnt av henholdsvis fylkestinget i Østfold fylkeskommune eller det aktuelle regionråd, dog slik at Halden og Nedre Glomma har felles vararepresentant som skal være en av de to øvrige ordførere i Nedre Glomma. Øvrige vararepresentanter fra regionen skal være ordførere fra øvrige kommuner. Styrerepresentanter og vararepresentanter velges for en 4 års-periode. (Virkning f.o.m. valgperioden ) Kun fondets styringsgruppe kan vedta bevilgninger fra fondet. Alle bevilgninger vedtas ved simpelt flertall.

2 3. Sekretariat Fylkesrådmannen er sekretariat for fondet. Sekretariatet har ansvaret for å sikre oppfølging og rapportering av fondet og prosjektene finansiert under dette. Sekretariatet skal også avgi sin anbefaling til styringsgruppa om alle prosjekter det søkes midler til. 4. Søkere Regionrådene i Østfold, andre grupper av kommuner samt Østfold fylkeskommune kan fremme søknader til fondet. 5. Rutiner Søknader om tildeling av midler skal foreligge hos sekretariatet senest 4 uker før de behandles i styringsgruppa. Sekretariatet skal utarbeide sin innstilling til søknaden for styringsgruppa senest 1 uke før søknaden behandles der. Sekretariatet skal påse at alle omsøkte prosjekter er i tråd med forutsetningene for ordningen. Sekretariatet skal påse at vedtatte prosjekter gjennomføres i tråd med vedtak og at de avgir årsrapporter og/eller sluttrapporter i tråd med kravene til ordningen 6. Forutsetninger Det forutsettes at lokale aktører bidrar til prosjektet med finansiering av minst tilsvarende verdi som søknadsbeløpet. Bidraget kan være i form av bevilgning eller arbeidsinnsats fra en eller flere, offentlige eller private, aktører. Det bevilges normal bare midler for et år av gangen. Søker er pliktig til å informere om økonomisk støtte fra andre partnere både i hovedprosjekt og delprosjekt (også annen støtte fra fylkeskommunen). Dersom bare deler av midlene brukes, forutsettes det at alle partnere finansierer sin andel i henhold til opprinnelig finansieringsplan. Midlene skal kun benyttes til utviklingsoppgaver ikke driftsoppgaver Midlene kan ikke benyttes til lønn til regionrådssekretærene Alle omsøkte prosjekter skal beskrive bakgrunn, mål, organisering, framdrift finansiering, budsjett og rapportering i tråd med gjeldende mal (vedlegg 3). 7. Rapportering Det skal utarbeides rapport for det enkelte prosjekt som er finansiert gjennom fondet (vedlegg 4). Rapporten skal normalt være en årsrapport for bevilgningsåret. Det kan gjøres unntak for prosjekter som får vedtak om støtte sent på året, eller som avsluttes i løpet av første halvår i påfølgende år.

3 Rapporteringen skal inneholde måloppnåelse og resultater, samt regnskap attestert av offentlig godkjent revisor. Fylkeskommunen og fylkesrevisjonen har til enhver tid rett til innsyn i regnskap og bilag vedrørende bruk av tilskudd. Rapporten skal normalt være sekretariatet i hende senest 1. mars. Sekretariatet videreformidler prosjektrapportene til styringsgruppa. Sekretariatet skal utarbeide årsrapport for ordningen og der beskrive status for vedtatte prosjekter og oversikt over fondets økonomi. Årsrapport for fondet skal foreligge senest 1.april. Styringsgruppen rapporterer arbeidet med fondet til fylkesutvalget og regionrådene. Innhold og konkretisering Prosjekter som skal iverksettes skal innrettes mot prioriterte mål definert i gjeldende fylkesplan for de tre hovedtemaene: 1. Verdiskaping 2. Levekår og folkehelse 3. Miljø Prosjektene vil også vurderes ut fra de prioriterte oppfølgingsområdene: 1. Kompetanseutvikling 2. Fortetting, byutvikling og vern 3. Transport og fysisk aktivitet Det enkelte regionråd utarbeider en strategi for perioden, som skal være retningsgivende for hvilke søknader de sender til behandling i styringsgruppen For presisering av regionale strategier, se vedlegg 2. Sekretariatet kan i tillegg til å gi en vurdering av om søknaden bør få midler fra fondet, vurdere om det er andre fylkeskommunale, statlige eller internasjonale ordninger som er mer egnet til formålet. 50% av midlene bevilget fra fondet overføres til prosjektet ved oppstart, 25% overføres midtveis, og 25% i det revisorgodkjent regnskap er godkjent av styringsgruppen. Vedlegg: 1. Styringsgruppe 2. Regionale planstrategier 3. Mal for prosjektbeskrivelse 4. Mal for prosjektrapportering.

4 Vedlegg 1 Styringsgruppe Medlemmer Styringsgruppa består av: Fylkesordfører, Østfold fylkeskommune 2 andre medlemmer av fylkesutvalget i Østfold fylkeskommune Ledere av regionrådene i Indre Østfold, Nedre Glomma, Mosseregionen og Halden Fylkesordfører er leder. Alle medlemmene skal ha en personlig vararepresentant utnevnt av henholdsvis fylkesutvalget i Østfold fylkeskommune eller det aktuelle regionråd, dog slik at Halden og Nedre Glomma har felles vararepresentant som skal være en av de to øvrige ordførere i Nedre Glomma. Øvrige vararepresentanter fra regionen skal være ordførere fra øvrige kommuner. Styrerepresentanter og vararepresentanter velges for en 4 års-periode. (Virkning f.o.m. valgperioden ) Fylkesrådmann er ansvarlig for sekretariatsfunksjon. Oppgaver Styringsgruppa ivaretar det løpende arbeidet med Regionalt partnerskapsfond. Styringsgruppa har alene vedtaksmyndighet for søknader til fondet. Alle bevilgninger avgjøres ved simpelt flertall. Styringsgruppa rapporterer til sine respektive oppdragsgivere. Styringsgruppa har normalt 2 møter i året, møteplan for 2013 fastlegges i første møte. Deretter blir møteplan fastlagt for det neste året i det siste møtet på høsten. Møteinnkallinger og saksliste sendes ut med minst en ukes varsel.

5 Vedlegg 3 Mal for prosjektbeskrivelse Regionalt Partnerskapsfond: Navn på prosjektet: Forankring i regionråd eller ØFK: Søker/prosjekteier: Formål med prosjektet: Forankring i fylkesplanens hovedtemaer: verdiskaping, levekår og folkehelse, miljø Forankring prioriterte oppfølgingsområder: kompetanseutvikling, fortetting byutvikling og vern, transport og fysisk aktivitet Nedslagsfelt/geografisk virkeområde: Resultatmål: Framdrift: oppstartsdato: milepæler: sluttdato: Finansieringskilder (navn): beløp kronebeløp/ arbeidsinnsats Organisering vedlegg: prosjektleder: prosjektgruppe: (ikke påkrevd) styringsgruppe: referansegruppe: (ikke påkrevd) offentlig godkjent revisor: aktivitetsplan finansieringsplan kostnadsbudsjett

6 Vedlegg 4 Rapportmal til styringsgruppen for Regional partnerskapsfond Navn på prosjektet: Sammendrag Måloppnåelse: Aktiviteter/Framdrift: Økonomisk oversikt: inntekter: utgifter: vedlegg: Revisorgodkjent regnskap inkludert resultatregnskap og balanse