ÅRSBERETNING Styrets beretning for perioden 19.06.2011-16.06.2012. 1. Skjellumfjellet og Kirkefjellet vel Skjellumfjellet og Kirkefjellet ligger i det som tidligere het Onsøy kommune, men som nå er en kommunedel av storkommunen Fredrikstad. Onsøy er nest størst av kommunedelene, og har ca. 13000 fastboende og ca 3500 hytter og fritidsboliger. Foreningens formål er å ivareta de interesser som anses felles for alle som eier hytte på Skjellumfjellet og Kirkefjellet. Gjennom medlemskap i vellet er man sikret veirett langs hovedveinettet til hytter som har beliggenhet i vellets område. Vellet ivaretar oppgaver som er av felles interesse for hyttebeboerne. Fra 2010 er det avholdt årlige generalforsamling/årsmøter. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 10 medlemmer eksklusive styret møter. Vellet har til nå ikke vært registrert som organisasjon i Brønnøysundregistrene, men det er sendt søknad om slik registrering. Så snart dette er godkjent vil informasjon legges ut på nettsiden, og dette vil også være viktig i forbindelse med avtaler som inngås. 2. Styrets sammensetning m.v. I denne periode har styret bestått av følgende: Anne-Gry Rønning-Aaby Leder Sheila Mette Carlsen Kasserer Sture Vang Sekretær Terje Grefsli Styremedlem Tore Simonsen Styremedlem Grethe Jahr Kirsten Nordbech Hilde Fjenkin Revisor Valgkomite Valgkomite Det har vært avholdt 5 styremøter i perioden samt 1 befaring, og i tillegg vært kontakt mellom medlemmene på telefon og e-post. 3. Medlemsregister og representasjon På årsmøte/generalforsamling kan samtlige i husstanden møte, men hver hytte er stemmeberettiget med kun èn stemme. For medlemmer som ikke kan møte på årsmøtet/generalforsamling oppfordres det til å møte med fullmektig. Dette meddeles skriftlig til styret. Det er en utfordring for oversikten at medlemsregisteret er vanskelig å holde oppdatert. Det skjer endringer av eierforhold (salg/overføring ved arv el.l) uten at det gis beskjed. Medlemsregisteret er søkt kvalitetssikret både når det gjelder navn, hyttenummer (gnr/bnr), adresse, telefon og e- postadresser. Styret er derfor avhengig av at hytteeiere melder i fra om endringer, og påminnelse om dette er gitt i oppslag og på nettsiden. Styret følger opp medlemsregisteret løpende. 4. Regnskap og økonomi 1
Styret står for all administrasjon og regnskapsførsel, og det er ikke gjort avtaler om ekstern bistand til regnskapet. Kasserer utfører økonomifunksjonen med bistand fra sekretær gjennom utfakturering og innkreving av medlemskontingent, nøkkelavgift og betaling for tjenester for vellet. Ny bankforbindelse vurderes og vil bli fulgt opp så snart vi har fått organisasjonsnummer. Vellet utsteder medlemskontingent 1 gang pr år, og med forfall etter at generalforsamlingen/årsmøtet er avholdt, og kontingenten fastsatt. Medlemskontingenten er fastsatt til kr 650. Fastboende og grunneiere med hytte i vellets område betaler halv kontingent. Grunneiere uten hytte betaler ingen kontingent. Medlemskontingenten skal dekke utgifter til vedlikehold av veinettet og øvrige tjenester for vellet. Regnskapet godkjennes av styret, og gjennomgås av revisor før årsmøtet. 5. Vedlikehold og asfaltering av stamveinettet m.v. Det er ikke gjennomført større asfalteringsarbeid i 2011/2012 pga arbeidene i forbindelse med nytt vann- og kloakknett, og som flere steder berører veinettet. Det er forutsatt at entreprenør utbedrer veinettet med asfaltarbeider når anlegget er sluttført. Brev om dette er sendt til Bris A/S. Befaring langs veiene viser at tunge kjøretøy gjør stor skade på veiene. Dersom veien blir påført skade, må den ansvarlige sørge for at dette blir utbedret. Veien er slitt mange steder og det trengs en oppgradering på flere strekker etter hvert. Styret har gjennomført befaring på veinettet og har foretatt utbedringer i forhold til dette ved bestilling av sand/subbus til kanting. Ny befaring vil bli gjennomført etter at arbeidet tilknyttet nytt vann- og kloakkledninger på området er ferdig. Bekken langs Skjellumveien har laget seg nye veier og det danner seg store vanndammer enkelte steder, og dette skal følges nærmere opp for å vurdere eventuelle tiltak. Skade på veien ved Kirkefjellet er utbedret, men endelig løsning for bekken må vurderes. Møteplassene er oppgradert, asfaltert og merket med skilt. Veiskulder er utbedret der det er mulighet for å møtes utenom møteplassene. Det skal ikke parkeres på møteplassene. Det bestilt en ny fartshump i Skjellumveien ved Solveien, mens naturen har ordnet naturlige fartshumper andre steder. Fartshumper og uregelmessigheter i veien er merket etter dugnaden. Til orientering : Generalforsamlingen vedtok i 1991 at følgende veier skulle inngå i stamveinettet: - Skjellumveien fra hovedveien frem til parkeringsplassen på Skjellumtoppen. - Kirkefjellveien fram til øverste parkeringsplass - Parkeringsveien fram til parkeringsplassen - Halvorsrødsvei - Stockmanns vei, 200 m fra parkeringsplassen - Hele Westendveien For vedlikehold av de resterende veiene oppfordres hytteeierne å opprette egne veikomiteer som organiserer vedlikeholdet. Medlemmene er oppfordret til å melde fra til de som skal transportere byggematerialer og annet eller utføre grave-/sprengningsarbeid om å ikke kjøre større biler på veiene våre enn nødvendig. Vanligvis bestilles det snømåking før påske. I år kom våren tidlig, og det ble ingen behov for snømåking i 2012. For hytteeiere som benytter hytta store deler av året må man bestille/sørge for 2
snømåking eventuelt strøing selv. Det er også gjort i år. Det er kommet henvendelse til styret om sandkasser og sand til strøing, og dette vil bli fulgt opp. 6. Veibom til Skjellumfjellet og Kirkefjellet - nøkler Bommen på Skjellumfjellet skal være stengt i perioden 1. oktober og fram til påsken starter. Det er fortsatt slik at bommen står oppe deler av vinteren, og er det meldt om dette ved mange anledninger. Dette er blitt tatt opp med ansvarlige for nytt vann- og avløpsanlegg, og det er også satt påminnelse på hjemmesiden og oppslagstavlen. Det er ikke kjent at det har vært innbrudd i perioden, men det er meldt om at det er stjålet utstyr/pumpe utenfor flere hytter. Bommene er merket med refleksbånd, og vedlikehold gjort i forbindelse med dugnad 2012. Bommen ved Kirkefjell ble skadet i perioden, og er reparert høsten 2011. Det er stor pågang på bestilling av nye nøkler, og det oppfordres til at alle sørger for at nøkler som lånes ut til håndverkere eller andre blir levert tilbake. Jo flere nøkler som er i sirkulasjon, jo større risiko for at uvedkommende får tilgang. Skifting av lås innebærer kostnader for alle hytteeierne. Ny nøkkel koster kr 325 pr stk, og det er begrensninger pr hytte. Det skal vurderes et system for utlån av nøkler slik at færrest mulig nøkler blir på avveie. Dette følges opp videre. Det er svært viktig at alle respekterer periodene hvor bommen skal være låst slik at vi best mulig forebygger og hindrer tyveri og innbrudd. Åpningsperioder for bommen kommer klart fram på skilt ved bommen, og oppslag på informasjonstavlen. 7. Parkering Parkeringsforholdene har gradvis blitt endret ved at flere hytter bruker bil, og gjerne har flere biler. Vellet har ansvar for den store felles parkeringsplassen i Parkeringsveien, ved Kirkefjellet og på Skjellumtoppen, og har også hatt kontakt med grunneiere for å bedre forholdene særlig langs Skjellumveien. Øvrige parkeringsplasser/parkeringsmuligheter må medlemmene selv sørge for på egen tomt eller ordne ved avtale med eier av berørte tomter. 8. Skilt Ved inngangen til vellets område nederst i Skjellumveien er det et informasjonsskilt med oversikt over fastboende og hyttefelt, og samtlige veier er merket med veinavn. Skiltene på hele området er skiftet i løpet av høsten 2011, og det er mottatt positive tilbakemeldinger på dette. Skiltene er med hvit/lysgrå bunn, og med mørkeblå skrift. Tekst i store bokstaver og innrammet. Stolpe og skilt i Bryggeveien (enden av Westendveien) var blitt borte/fjernet. Det måtte derfor skaffes ny stolpe, og oppsetting av dette skiltet ble derfor først satt opp våren 2012. En av veiene mangler fortsatt navn, og styret følger opp dette videre. 9. Veinavn Det er tatt kontakt med Fredrikstad kommune om å få lagt inn veinettet i kommunens system, og slik at det kan brukes GPS/elektronisk kart for å finne frem. I dag er samtlige veier benevnt med Skjellumveien i kommunens system. 10. Planlagt nytt hyttefelt på Skjellumfjellet Bris AS er eier og entreprenør for planlagt nytt hyttefelt på Skjellumfjellet. Styret har hatt kontakt med ansvarlig for utbyggingen pr telefon og e-post, og har også gitt sine kommentarer til prosjektet, som vil følge til kommunens byggesaksbehandling. Hyttefeltet vil ligge innerst i Kirkefjellveien, og styret følger opp eventuelle forhold som berører vellet. 3
11. Vann- og kloakk på Skjellumfjellet På generalforsamlingen i 2009 ble det nedsatt en Vann- og avløpskomite som har hatt ansvar for det nye planlagte vann- og kloakknettet som dekker store områder av Skjellumfjellet og Kirkefjellet. Oppstart var høsten 2011, og med tilkobling fra påsken 2012. Vann- og avløpskomiteen har til nå bestått av: Grethe Jahr (leder), Georg Dyngeland, Egil Haug, Tom Muggerud, Tor Rustad og Ola A. Neegaard. Etter sluttføring av prosjektet skal det foretas organisering av nettet. Styret har hatt kontakt med komiteen, men har bare ansvar i forhold til deler som vil gå langs eksisterende veinett. Det er løpende lagt ut informasjon om status på vellets hjemmeside. 12. Buvika Buvika er en liten offentlig badestrand(vik) som brukes av hyttene. Styret vil følge opp området løpende. Det er derfor viktig at de som bruker områder gir beskjed dersom det er forhold man mener bør tas opp med kommunen eller andre. Styret har mottatt søknad om støtte til ny badebrygge som et spleiselag med hytteområdet på nedsiden av Vikaneveien. Styret har vedtatt slik støtte, men har fortsatt ikke mottatt kostnadsoverslag og har derfor ikke tatt endelig stilling til beløp. Det er foreløpig ikke tatt initiativ til egen dugnad på stranda. 13. Gang- og sykkelsti: Det er igjen tatt kontakt med kommunen i anledning ønske om gang- og sykkelsti fra Skjellumveien, til Mærrapanna og videre ned Rørvikbakken. Veistrekket er dessverre fortsatt ikke satt opp på de prioriterte listene for nye gang- og sykkelveier, og det er beklageligvis heller ikke gjort særlig utbedringer i forbindelse med at elektriske kabler er lagt i bakken. Styret vil fortsatt følge opp saken videre. 14. Nettside og informasjon til medlemmene Skjellum- og Kirkefjellet vel har egen hjemmeside. Styret retter en stor takk til Audun Gulbrandsen som sørger for at siden er oppdatert. Det er gitt tilbakemeldinger om at hjemmesiden brukes mer og mer, og at også andre finner siden interessant. Vi ønsker fortsatt gamle bilder eller annet fra området som kan legges ut. Gjennom hjemmesiden har medlemmene mulighet til å kontakte styret direkte, og den gir også gode muligheter til å få kontakt med andre av hytteeierne. Adressen er: www.skjellumfjellet.net Det er i tillegg en stor informasjonstavle i Skjellumveien. Her settes det løpende opp informasjon vellet og om styrets sammensetning, og annen viktig informasjon til medlemmene. Informasjonen blir løpende skiftet ut med oppdatert informasjon. Styret har fått positive tilbakemeldinger på at dette fungerer. 15. Felling av trær/hyttenaboforhold Vellet har i utgangspunktet ikke ansvar for forhold som gjelder hytteeiere i mellom. Dette gjelder spørsmål om felling av trær, etablering av nye parkeringsplasser/private veier eller andre forhold eller uenigheter mellom hyttenaboer. Det er privatrettslige forhold som hver enkelt selv må følge opp. Vellet har imidlertid ansvar for det som berører fellesskapet. Det oppfordres til å ha nær dialog med grunneiere/berørte hytteeiere om felling av trær. Det er viktig at det ikke blir store hugstområder og at alle tar ansvaret for å bevare Skjellumfjellet og Kirkefjellets karakter av et hyggelig hytteområde med furu, gran, eik og naturlige skogområder. Det er ikke tillatt å hugge/kutte trær på annens eiendom uten samtykke. Det må også tas opp med naboer som kan tenkes å bli berørt av trehugst. Ta eventuelt kontakt med medlemmene i styret 4
dersom du er i tvil om hvem som eier grunnen. Ved større arbeider bør det også tas kontakt med Fredrikstad kommune. 16. Søppelcontainere Søppelcontainere er satt ut av kommunen, en til papir og en til husholdningsavfall. Dette har fungert bra, men det er samtidig gitt tilbakemelding om at de i perioder er fulle. Det er tatt kontakt med Fredrikstad kommune om dette. Det er også undersøkt muligheten for ytterligere kildesortering. Det er viktig at alle påser at all søppel legges inn i containerne slik at området ser ryddig ut. Det er containere for sortering av søppel som glass, plast, klær ved nærbutikkene i området. Avfall som tepper, puter, malingsspann og annet, må kjøres til den kommunale fyllplassen på Øra. Annen søppel kan også kjøres på Øra. Det er fortsatt gratis å levere søppel fra privatbil. 17. Nestengstranda På vegne av Ingrid Ødegård vurderes det fortsatt muligheten for å anlegge båtbrygge og oppgradere stranda ved Nesteng. Grunneier har hatt flere møter med kommunen og berørte fastboende, men uten at det foreløpig er noen avklaring. Det er mer enn 20 interessenter fra Skjellum- og Kirkefjellet vel, og dette er meddelt videre til kommunen og grunneier. Styret vil følge opp saken videre, men er avhengig av at kommunen gir nødvendig samtykke til grunneier. Kontaktperson i styret er Anne-Gry Rønning-Aaby. 18. Dugnad. Det ble både i 2011 og 2012 avholdt en vellykket felles dugnad langs veinettet med oppmøte på parkeringsplassen i Parkeringsveien/Westendveien/Stockmanns vei. Det ble kuttet busker, kratt og trær langs veien, og veien ble rakt/kostet. I 2012 ble det også bestilt subbus/knust asfalt slik at veiene en del steder er kantet med grus og det er noe utbedret kant slik at biler kan møtes. Hele veien ble gått opp med kantklipper. Fartsdumper ble merket, bom malt og merket, veiskulder utbedret og oppslagstavle rensket for gamle oppslag. Det var god oppslutning, og god stemning blant alle som møtte. Dugnaden ble avsluttet med grilling av pølser og drikke. Det har vært vellykket med felles dugnad, og resultatet er godt synlig med mye bedre sikt langs veien. Dugnaden er et bra tiltak som skal gjentas årlig. Dette bidrar til at hytteeierne, ikke minst barna, blir bedre kjent. Det er i tillegg fast tradisjon med årlig dugnad for hyttene på Kirkefjellet, med godt oppmøte. Dette er også et veldig bra initiativ og noe som fungerer veldig tilfredsstillende. Styret benytter anledningen til å rose dette initiativet. Styret oppfordrer også andre til å ta initiativ til dugnader i sitt nærområde. Dette er viktig for samhold, men ikke minst for å ivareta vedlikehold av veier og stier. Vellet har en kantklipper som kan lånes ut til medlemmene. Kontaktperson for utlån av denne er Sture Vang. 19. Samarbeid med andre velforeninger i området Det er fortsatt ikke særlig samarbeid med andre velforeninger i området selv om en del av våre interesser er knyttet til områder som også andre velforeninger er opptatt av. Dette gjelder bl.a. kystlinjen fra Vestre Vikane og mot Slevik, bygging av gang/sykkelsti m.v. Vi har imidlertid kontakt med Vikane vel, og vellet er meldt inn i Fredrikstad hytteforening. 20. Valg. Styremedlemmene velges for 2 år, og to av styrets medlemmer er på valg. Styrets leder velges av årsmøtet for ett år av gangen. Revisor og valgkomite velges for 1 år. Valgkomiteens innstilling legges fram på årsmøtet. 5
**** Minner om at maks hastighet på veiene er 20 km/t. Ta hensyn til at noen av hyttene ligger tett opp mot veien, og at barn leker. Oslo, 26. mai 2012 Anne-Gry Rønning-Aaby Leder (sign) Sture Vang Sekretær (sign) Sheila Mette Carlsen Kasserer (sign) Tore Simonsen Styremedlem (sign) Terje Grefsli Styremedlem (sign) 6
GENERALFORSAMLING 2012 DELTAKELSE NAVN: HJEMADRESSE: Telefon/Mobil: E-postadresse: Jeg samtykker i at senere innkalling til Generalforsamling og annen skriftlig informasjon kan sendes til ovennevnte e-postadresse: JA/NEI (stryk det som ikke passer) HYTTENR: GNR:/BNR: HYTTEADRESSE: (Kirkefjell, Westendveien, Parkeringsveien, Solveien, Skjellumveien, Stockmannsvei etc...) FULLMAKT * * * * * * * * * Jeg kan ikke møte selv på Generalforsamlingen, men gir fullmakt til å representere meg på årsmøtet/generalforsamlingen. Dato Underskrift: 7