Konkurransegrunnlag for kjøp av Ekstern bistand til utvikling av strategier og planer for opplæring og informasjon for ny vergemålsforvaltning For levering til Justis- og beredskapsdepartementet, Vergemålsprosjektet 6. januar 2012 1
Innhold 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan for konkurransen... 5 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 5 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 6 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 6 3.1.1 Generelt om leveransen... 6 3.1.2 Opsjon... 7 3.2 Forutsetninger... 7 3.3 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 7 3.4 Kontrakt... 7 3.5 Tildelingskriterier... 8 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 8 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 8 4.2 Forenklet kunngjøring... 8 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 9 4.4 Tilbudsfrist... 9 4.5 Vedståelsesfrist... 9 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 9 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Justis- og beredskapsdepartementet v/vergemålsprosjektet inviterer kompetansemiljøer til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Ekstern bistand til utvikling av strategier og planer for informasjon og opplæring for ny vergemålsforvaltning. Invitasjonen skjer med forbehold om at det i anskaffelsesperioden ikke skjer endringer i forutsetningene for invitasjonen. I så fall kan konkurransen avlyses uten nærmere begrunnelse. 1.1 Om Oppdragsgiver Vergemålsprosjektet i Justis- og beredskapsdepartementet forbereder gjennomføring av Vergemålsreformen som tar sikte på ikrafttredelse av ny vergemålslov fra 1.7.2013. Vergemålsreformen omfatter bla.: Ny vergemålslov Endring i Utlendingsloven representantordning for enslige mindreårige asylsøkere Avvikling av overformynderiene i kommunene Lokal vergemålsmyndighet legges til Fylkesmennene Etablering av sentral vergemålsmyndighet Nasjonale ordning og vilkår for forvaltning av finansielle midler som er underlagt vergemålsmyndighetens forvaltning 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Prosjektleder Oddbjørn Vassli E-postadresse : oddbjorn.vassli@jd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Vergemålsreformen er nå inne i gjennomføringsfasen etter at Stortinget bevilget midler til reformen i statsbudsjettet for 2012 med sikte på at den nye loven kan tre i kraft fra 1.7.2013. I 2011 har reformen vært gjennom en forprosjektfase. Sluttrapporten fra forprosjektfasen er godkjent av departementet med tilhørende gjennomføringsplan. Alle vesentlige dokumenter og informasjon om loven og reformen er lagt ut på www.regjeringen.no/jd/vergemaal Opplæring Vergemålsreformen utløser et betydelig opplæringsbehov ved at En ny lov med tilhørende forskrift skal iverksettes Lokal vergemålsmyndighet skal flyttes fra kommunene til fylkesmennene med et betydelig antall nye medarbeidere En ny sentral vergemålsmyndighet skal etableres 3
Den nye vergemålsforvaltningen har ambisjoner om en helelektronisk forvaltning med digitalt førstevalg. Opplæringsstrategien/-planen skal inkludere brukeropplæringen i den nye vergemålsapplikasjonen Den utøvende vergemålsfunksjonen mot de personer som har vergemål i det enkelte lokalsamfunn utøves av nærmere 50.000 verger som også skal ha opplæring i nytt regelverk og nye arbeidsmåter I tillegg til det opplæringsbehovet selve reformen utløser, tas det sikte på en kontinuerlig opplæringsaktivitet i den nye vergemålsforvaltningen for å sikre at reformens målsetting om rettssikkerhet, rettslikhet og effektivitet skal nås. Den nye vergemålsforvaltning har digitalt førstevalg som en viktig strategi, og det er derfor naturlig å tenke elæringsverktøy i tillegg til mer ordinære opplæringsformer. Det antas at basis informasjonsinnhold i stor grad vil være overlappende mellom opplæringsfunksjonen og informasjonsfunksjonen. Derfor utlyses konkurransen felles for både opplæring og informasjon med anledning til å gi samlet tilbud på begge oppgavene eller bare en av oppgavene. Informasjon Vergemålsreformen og ny vergemålslov utløser også et betydelig informasjons- og kommunikasjonsbehov: Informasjonsbehov i forhold til ansatte i nåværende og ny vergemålsforvaltning Informasjon til de 50.000 talls vergene hvor en er helt avhengig av at storparten motiveres til å bli med over i ny ordning Informasjon til de 50.000 talls personer med vergemål (selve kunden eller brukeren av ordningen) for å unngå usikkerhet hos disse knyttet til reformen Informasjon til noen hundretusentalls pårørende til personer med vergemål Informasjon til ulike samarbeidspartnere og interessenter til vergemålsordningen Generell innbygger- og publikumsinformasjon Den nye vergemålsforvaltning har digitalt førstevalg som en viktig strategi, og det blir derfor viktig å tenke digitale verktøy og kanaler i forbindelse med utvikling og formidling av informasjon. Det antas at basis informasjonsinnhold i stor grad vil være overlappende mellom opplæringsfunksjonen og informasjonsfunksjonen. Derfor utlyses konkurransen felles for både opplæring og informasjon med anledning til å gi samlet tilbud på begge oppgavene eller bare en av oppgavene. Med denne invitasjonen søker Justisdepartementet ekstern bistand til utvikling av strategier, konsepter og operative planer for hvordan opplærings- og informasjonsfunksjonen skal løses i den nye vergemålsforvaltningen. Med bakgrunn i valgte strategier og konsepter samt planverk, vil den nye vergemålsforvaltningen selv utarbeide det faglige opplærings- og informasjonsinnholdet samt stå for iverksettingen. 4
1.4 Tidsplan for konkurransen Planlagt Aktivitet 6. januar Konkurranse kunngjort på Doffin 26. januar Tilbudsfrist 3. februar Tilbudsevaluering og valg av tilbyder gjennomført 13. februar Kontraktsinngåelse 20. februar Oppstart av kontrakt 2 Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen 2. Tilfredsstillende HMS-system Undertegnet HMS-egenerklæring 3. Leveringsdyktighet dvs evne til å tilby etterspurt kompetanse og kapasitet i perioden fra 20. februar til 27. april inkludert håndtering av sårbarhet Bekreftelse på leveringsdyktighet i tilbudsbrevet undertegnet av ansvarlig leder hos tilbyder 5
3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Innleid rådgiver(e) skal lede og gjennomføre arbeidet med utvikling av strategiene og planverket. Rådgiver(ne) kan søke informasjon fra ulike kilder, kompetansemiljøer og myndigheter underveis. Rådgiver(ne) rapporter til prosjektleder for Vergemålsprosjektet som også kan bidra som sparringspartner underveis. Strategiene skal utvikles innenfor rammene av relevant lov- og regelverk, relevante statlige veiledere/retningslinjer samt utredninger fra forarbeid og forprosjekt. Opplæringsstrategien skal spesielt besvare: a. Identifisere og kvantifisere målgruppene for opplæringen b. Gi en grov oversikt over det tematiske opplæringsbehovet hos målgruppene knyttet både til a) reformen og b) permanent drift/videreutvikling c. Foreslå strukturering av opplæringen i form av programmer, nasjonale konferanser, regionale seminarer, lokale kurs, selvstudier eller lignende d. Foreslå organisering og bemanning, roller og ansvar i utvikling og gjennomføring av opplæringen i forbindelse med a) reformen og b) permanent drift/videreutvikling e. Foreslå anvendelse av digitale verktøy og elæringsverktøy i utvikling og gjennomføring av opplæringen f. Vurdere og identifisere synergier mellom opplæringsfunksjonen og informasjonsfunksjonen g. Utarbeide plan for opplæring i den nye vergemålsapplikasjonen og hvordan denne opplæringen kan integreres i den mer faglig orienterte opplæringen h. Vurdere og gi anbefaling om bruk av sertifisering for nøkkelfunksjoner for å sikre tilstrekkelig kompetanse i forhold til oppgaveløsningen i. Vurdere og fremme forslag til strategiske og operative mål for kompetanse og opplæring i den nye vergemålsforvaltning og hvordan måloppnåelsen skal dokumenteres j. Andre relevante problemstillinger som rådgiver finner relevant for å sikre god kompetanse hos den nye vergemålsmyndigheten og en attraktiv arbeidsplass for framtidens kompetansearbeidere Informasjonsstrategien skal spesielt besvare: a. Identifisere og kvantifisere målgruppene for vergemålsforvaltningens informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet b. Gi en grov oversikt over det tematiske informasjonsbehovet hos målgruppene knyttet både til a) reformen og b) permanent drift/videreutvikling c. Foreslå strukturering, organisering og bemanning av informasjonsfunksjonen særlig mellom sentral vergemålsmyndighet og den lokale vergemålsmyndigheten i det enkelte fylke (fylkesmann) d. Foreslå anvendelse av digitale verktøy inkludert vergemålsportalen i utvikling og gjennomføring av informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten 6
e. Vurdere og identifisere synergier mellom opplæringsfunksjonen og informasjonsfunksjonen f. Vurdere og fremme forslag til strategiske og operative mål for informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten i den nye vergemålsforvaltningen og hvordan måloppnåelsen skal dokumenteres g. Andre relevante problemstillinger som rådgiver finner relevant for å sikre en riktig informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet i den nye vergemålsmyndigheten som understøtter den nye vergemålsordningens målbilde 3.1.2 Opsjon Det inngår i konkurransen behov for mulig oppfølgende bistand i 2012 i prosessen med gjennomføring av opplærings- og informasjonsstrategiene. 3.2 Forutsetninger 1. I samarbeid med Vergemålsprosjektet vil konsulenten få stilt til disposisjon et mindre antall ressurspersoner fra dagens overformynderier, vergemålsprosjektet, fylkesmennene og Statens sivilrettsforvaltning som kan benyttes som informanter og sparringspartnere i løsningen av mandatet 2. Strategiene med planverk skal være så konkrete at de kan legges direkte til grunn for operasjonalisering og gjennomføring av opplærings- og informasjonsarbeidet 3. Utreder må legge til grunn at utredningene vil være offentlig 4. Hver strategi skal leveres som 2 innbundne rapporter samt word- og pdf-fil. 5. Det gjentas at det er anledning til å levere samlet tilbud på gjennomføring av begge strategiene eller bare for ett av strategiområdene. Tilbyder som leverer på bare et av områdene bør i så fall redegjøre for hvordan synergien mot det andre området kan tas ut 3.3 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Arbeidet med forprosjektet starter straks kontrakt er inngått (antatt 20. februar) og sluttrapport(er) skal leveres prosjektleder for Vergemålsprosjektet senest fredag 27. april. 3.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for kjøp av konsulenttjenester Bistandsavtalen jfr. http://www.difi.no/artikkel/2009/11/avtale-om-konsulentbistand-ssa-b 7
3.5 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekting Pris Timepris for tilbudte rådgivere sammen med estimat over medgått timeforbruk Prismatrise som viser antatt totalkostnad for bistanden basert på timepris og timeforbruk 30 % Oppdragsforståelse dvs. konkretisering av hva som etter tilbyderes mening inngår i oppdraget med anvisning av relevant arbeidsmetodikk Relevant kompetanse for tilbudt rådgiver(e). Det vil spesielt vektlegges kjennskap til og erfaring fra både opplæringsog informasjonssiden samt hvordan digitale verktøy kan anvendes Personlig egnethet for tilbudt rådgiver(e) Milepæl-/ aktivitetsplan for gjennomføringen Arbeidsmetodikk Beskrivelse av sluttleveranser CV for tilbudte rådgivere med relevant referanser Intervju vil bli gjennomført for de mest aktuelle tilbyderne etter at pris, oppdragsforståelse og relevant kompetanse er vurdert. Mest aktuelle møtedato er fredag 3. februar Justisdepartementet tar forbehold om å forkaste alle innkomne tilbud hvis overstående tildelingskriterier ikke tilfredsstilles i tilstrekkelig grad. 30 % 30 % 10 % 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsens anslåtte verdi antas å ligge under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 8
4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres i ett fysisk eksemplar på norsk i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud opplæring og informasjon. Tilbudet skal også legges inn på en minnepenn som ligger ved. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet tas Bekreftelse på leveringsdyktighet jfr. kvalifikasjonskrav 3 Tilbudet skal sendes til Prosjektleder Oddbjørn Vassli Justis- og beredskapsdepartementet Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo eller leveres til: Justis- og beredskapsdepartementet Gullhaug Torg 4A Nydalen, Oslo Det er ikke anledning til å ta imot tilbud pr e-post. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til torsdag 26. januar kl. 15.00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 28.02.2012 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 9