REGIONALT SAMARBEID FELLES TEKNISK DRIFT AV KOMMUNALE BYGG FORSTUDIE

REGIONALT SAMARBEID FELLES TEKNISK DRIFT AV KOMMUNALE BYGG FORSTUDIE

1 MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn. 1.2 Prosjektmål Det overordnede målet er : Etablere felles teknisk drift av kommunale bygg i Gjøvikregionen Målet for forstudien: Gjøre nødvendige avklaringer slik at kommunene kan ta stilling til om de ønsker å gå videre i prosessen med forprosjekt/hovedprosjekt 1.3 Rammer Forstudien skal ferdigstilles inne 22.03.2013. Kommunene må bidra med nødvendig egeninnsats til deltagerne i prosjektet. Forstudien skal ikke omfatte aktiviteter som krever investeringer. 2 OMFANG/AVGRENSNINGER Etter avklaring i rådmannsgruppa ble det bestemt at forstudien skal omhandle en vurdering rundt fullt teknisk driftsansvar inkl. sentral driftsovervåking. Dvs: Teknisk overvåking Drift og vedlikeholdsansvar Internkontroll Prosjektdeltagelse Vakt/beredskap/utrykning Leverandørkontakt Brukerkontakt programmering Økonomiansvar Ordinær vaktmesterdrift og bygningsmessig vedlikehold skal ikke inngå. 3 ORGANISERING Prosjekteiere (PE): Rådmennene i Gjøvikregionen Prosjektansvarlig (PA): Jan Olav Grønland jan-olav.gronland@vestretoten.kommune.no Prosjektleder (PL): Roger Holmbakken, Gjøvik kommune Roger.Holmbakken@gjovik.kommune.no Prosjektgruppe (PG): Bjørn H. Eng, Østre Toten kommune bjorn.eng@ostretoten.kommune.no Rune Andersen, Vestre Toten kommune rune.andersen@vestretoten.kommune.no Erik Eng, Nordre Land kommune erik.eng@nordre-land.kommune.no Nils Terje Langseth, Søndre Land kommune nilsterje.langseth@sondre-land.kommune.no

Det forutsettes at hver enkelt kommune holder hovedtillitsvalgte orientert om framdriften i prosjektet og at hovedtillitsvalgte får anledning til å uttale seg til forstudien før den fremmes til politisk behandling. 4 BESLUTNINGSPUNKTER/MILEPÆLER Beslutningspunkter: Behandling i kommunestyrene mai 2013 Fremdrift: møter i prosjektgruppen 24 jan, 11 februar, 22 februar, 4 mars, 20 mars, 23 mars(ferdig rapport) 5 RISIKOANALYSE Kritiske suksessfaktorer:(i forstudien) -Den enkelte kommunes holdning til sentral driftstyring -Konstruktiv deltagelse i prosjektgruppen -Faglig kompetanse knyttet til teknisk eiendomsdrift 6 GJENNOMFØRING I h h til forutsetning gitt i godkjent prosjektplan skal forstudien gi svar på følgende spørsmål. 1 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi økonomiske besparelser for regionen og hva blir utslaget for hver enkelt kommune? 2 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi vesentlige effekter knyttet til kompetanse og/ eller redusert sårbarhet? 3 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi økt brukeropplevd kvalitet? 4 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi økt faglig kvalitet? 5 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi en god/tilfredsstillende administrativ styring? 6 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi en tilfredsstillende politisk styring? 7 Er det mulig å overføre tilstrekkelig med myndighet til regionalt nivå slik at tjenesten vil være operativ og handlingsdyktig? 8 Vil kostnads- og effektbildet være forutsigbart og oversiktlig over tid? 9 Er det kurant å fastsette konkrete og etterprøvbare mål? 10 Sikres kompetanse ved overføring av personale fra deltakende kommuner? 11 Er det tilstrekkelig at to eller flere kommuner ikke alle fem kommuner går sammen for å realisere felles driftsstyring? 12 Er det sannsynlig at felles teknisk drift ikke gir negative effekter for den enkelte kommunes virksomhet? 13 Hvor bør et felles driftsstyring lokaliseres?

6.1 Omfang/avgrensning Teknisk overvåkning. Sentral driftsovervåkning Programmering av tekniske anlegg / setpunkter Registrering av feil - feilsøking Energiregistrering/oppfølging Dokumentasjon for rapportering(egen / interkontroll) Dokumentasjon for oppfølging mot leverandører Valg av mest økonomiske energikilder, temperatur Oppfølging mot bruker(informasjon og kommunikasjon) Bassengkontroll Drift og vedlikehold. Oppfølging av serviceavtaler Oppfølging av eksterne leverandører/dokumentasjon Utbedring av feil og mangler Egenkontroll / internkontroll Bassengkontroll Internkontroll. Felles systemer, rutiner og dokumentasjon Ansvarsfordeling mellom bruker og eier Prosjekter. Delta under prosjektering Delta under gjennomføring Oppfølging v overlevering, prøveperiode, garantiperiode vakt/beredskap. Oppfølging via SD etter arbeidstid Utrykning og kontakt mot leverandør, politi, brann Avtale vedr. øk. kompensasjon Leverandørkontakt. Være profesjonell innkjøper, kontroller Utvikling i samarbeid med leverandører Oppfølging av feil og mangler Oppfølging av dokumentasjon Brukerkontakt. Programmering etter brukers behov Kontroll på inneklima og dokumentasjon Informasjon og kommunikasjon Økonomiansvar. Ansvar og myndighet Avklaring investering - drift

6.2 Svar på spørsmålene 1 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi økonomiske besparelser for regionen og hva blir utslaget for hver enkelt kommune? Et sterkt felles fagmiljø vil kunne medføre: - riktig vedlikeholdsplanlegging/gjennomføring forlenger levetid på anlegg - riktig drift reduserer driftskostnader - vakt/beredskap reduserer skader og dermed utgifter - prosjektoppfølging reduserer investering og senere unødvendige driftsutgifter - felles energistrategi kan redusere forbruk - felles innkjøp reduserer kostnader - redusert bemanning 2I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi vesentlige effekter knyttet til kompetanse og/ eller redusert sårbarhet? - forenkle rekruttering og beholde spisskompetanse. - styrke og utvikle fagmiljø - redusert såbarhet (sykdom,ferie,fri) 3 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi økt brukeropplevd kvalitet? - Et sterkt fagmiljø sikrer kvaliteten på drift, vedlikehold og oppfølging mot bruker - større fagmiljø gir større sikkerhet bl annet v/sykdom, ferie etc -vakt/beredskap enklere å gjennomføre i større miljøer ved at flere deler på oppgaven -enklere for bruker å nå riktig kompetanse til rett tid 4 I hvilken grad forventes felles driftsstyring å gi økt faglig kvalitet? - som nevnt under pkt 2. I tillegg vil etablering av felles systemer for intern/egenkontroll, energistyring, rapportering og dokumentasjon kunne gi positive effekter. 5 I hvilken grad forventes felles driftstyring å gi en god /tilfredsstillende administrativ styring -Gruppen mener dette ligger utenfor kompetanseområde

- Dette vil først kunne besvares når aktuelle organisasjons - og tilknytningsformer blir vurdert. Driftsavtaler kan regulere dette. 6 I hvilken grad forventes felles driftstyring å gi en tilfredsstillende politisk styring -Gruppen mener dette ligger utenfor kompetanseområde - se pkt 5 over. Kan skje via styringsdokument og budsjett/rammebetingelser 7 Er det mulig å overføre tilstrekkelig med myndighet til regionalt nivå slik at tjenesten vil være operativ og handlingsdyktig -Gruppen mener dette ligger utenfor kompetanseområde - se pkt 5 over. Kan defineres via rammebetingelse og driftsavtaler. 8. Vil kostnads - og effektbildet være forutsigbart og oversiktlig over tid Dersom vi forutsetter at den enkelte kommune oppgraderer sine tekniske anlegg slik at disse er kompatibel med toppsystemet og i h h til forskrift vil kostnader knyttet til drift i et felleskap være like forutsigbar som om dette driftes i egenregi. Oppgradering og utviklingskostnader vil tilkomme uavhengig av fellesskapet. 9 Er det kurant å fastsette konkrete og etterprøvbare mål? Dersom den enkelte kommune gjennomfører oppgradering som forutsatt så vil tilstand og kontroll av anleggene være kjent og styrbart. Det vil da være mulig å fastsette mål som kan etterprøves som f.eks energi. 10 Sikres kompetanse ved overføring av personale fra deltakende kommuner? Krav til spisskompetanse og egnethet bør være en klar strategi i oppbyggingen av en felles driftsenhet. Erfaring tilsier at dette er etterspurt kompetanse i markedet. Selv blant konsulenter og entreprenører oppleves i dag kompetansen som mangelfull. Det vil derfor ikke være en selvfølge at overføring av personale fra deltagerkommunene er den beste løsningen. Det må vurderes i forbindelse med oppbyggingen av tjenesten, hvilke roller som skal bekles og ikke minst hvilken kompetanse som finnes i den enkelte kommune. 11. Er det tilstrekkelig at to eller flere kommuner ikke alle fem kommuner går sammen for å realisere felles driftstyring? Her vil det klart være mulig å tenke seg alternative løsninger. Dersom enkelte velger å ikke delta vil ikke dette gi noen begrensninger knyttet til resten. Det bør også være mulig å vurdere alternativ tilknytning for enkelte kommuner, mens andre går for full tilknytning. Her kan for

eksempel fysiske avstander, ønske om å beholde teknisk kompetanse lokalt være momenter som kan vurderes. 12. Er det sannsynlig at felles teknisk drift ikke gir negative effekter for den enkelte kommunes virksomhet. Det forutsettes at tilknytningsform blir et viktig punkt i en eventuell videre utreding. Dette er viktig knyttet opp mot at den enkelte kommune ikke skal få følelsen av å miste styringen og kontrollen over egen bygningsmasse. Forutsetter vi at dette blir ivaretatt vil det nok være forskjellig oppfatning i hver enkelt kommune over hvilke negative konsekvenser dette kan gi. Bortfall av interessante oppgaver, beholde kunnskap/kompetanse lokalt, lange avstander/utrykningstid, klare/uklare grensesnitt, kommunikasjon mot bruker/eier, ansvarsfraskrivelse, flere ledd flere leder osv. er problemstillinger som må belyses/utredes i et forprosjekt. 13. Hvor bør et felles driftstyring lokaliseres? I utgangspunktet er ikke plassering av en felles driftsentral stedsavhengig. Det er utøvelsen av driftsansvaret som er viktig i forhold til plassering. En felles enhet med fullt driftsansvar bør plasseres sentralt i regionen. Dersom løsningen for enkelte kommuner blir en alternativ løsning med f.eks etablering av lokale utøvende tekniske grupper er ikke plassering avgjørende. Dette vil derfor bli avgjørende i forhold til lokalisering. 6.3 Sammendrag I vår vurdering rundt spørsmålene over er det forutsatt at den enkelte kommune som alternativ etablerer eget toppsystem og egen organisering for drift av tekniske anlegg. Vi har derfor kun besvart spørsmålene knyttet til det å løfte ansvaret fra en lokal organisering til en felles organisering. Å løfte den enkelte kommune fra dagens tekniske nivå opp til en felles plattform inngår ikke i denne utredningen. Det har gjennom prosessen blitt avdekket at det er store forskjeller mellom kommunen knyttet til organisering og ansvar. Skal en slik felles organisering være mulig å etablere forutsetter det at den enkelte kommune erkjenner viktigheten av de oppgaver som er definert og at det er vilje til å investere i egen bygningsmasse. Et annet viktig spørsmål som den enkelte kommune bør vurdere er knyttet til hvor stor sannsynlighet det er for at den enkelte kommune skal kunne nå en overordnet målsetning om en faglig sterk teknisk driftsorganisering uten å inngå i et felleskap og derved dra nytte av eksisterende erfaring og kunnskap. De aller fleste av oppgavene/ansvarsområdene som er nevnt over kan ivaretas fra en felles driftsenhet via en samordnet teknisk organisering.

Etablerte lokale SD nett kan via det allerede etablerte regionale nettet nå et sentralt toppsystem uavhengig av plassering. Det er en eventuell praktisk utøvelse og oppfølging av drift og vedlikeholdsansvaret av tekniske anlegg som kan bli utfordrende knyttet til lange avstander og geografisk beliggenhet. En måte å løse dette på kan være å etablere lokal kompetanse/grupper for gjennomføring av praktisk daglig oppfølging, men som er tilknyttet en felles driftsenhet. Bakgrunnen for en slik løsning er at da ligger hovedansvaret i fellesenheten. I tillegg vil det fremdeles være felles løsninger knyttet til gjennomføring, dokumentasjon og utvikling. En annen løsning er at det etableres egne lokale tekniske avdelinger med fullt ansvar og at fellesenheten kun overvåker og gir meldinger tilbake til ansvarlige i den enkelte kommune. Her vil det lett kunne oppstå skjæringspunkter som kan være utfordrende. Som eksempel kan nevnes kontakt mot bruker, programmering, energistyring etc som bør skje via toppsystemet. I tillegg vil sjansen være stor for at de lokale driftsenhetene og fellesenheten kan utvikle seg forskjellig. Her er det pekt på noen utfordringer som bør utredes videre i et eventuelt forprosjekt. Gruppa forutsetter at et eventuelt forprosjekt må gi svar på den enkelte kommunes vilje til å investere i teknisk infrastruktur i egen bygningsmasse samt kostnader for den enkelte kommune knyttet til drift og investeringer. I tillegg vil den enkeltes vilje til å inngå et slikt samarbeid samt valg av organisering ha stor betydning for effektiviteten til en slik fellesenhet. Viktig erfaring som bør inngå et forprosjekt er erfaring fra allerede etablerte samarbeidsområder.(innkjøp, IKT, GLT-avfall osv) Gruppa forutsetter at det blir engasjert ekstern bistand i forbindelse med en videreføring inn i et forprosjekt. Gjøvik 22.03.2013 For Prosjektgruppen Roger Holmbakken

Vedlegg: IT kommunikasjon via regionalt nett