MØTEINNKALLING Valgstyret Dato: 25.04.2013 kl 1200 Sted: Gran rådhus, møterom Granavollen Arkivsak: 13/00014 Arkivkode: 033 Eventuelt forfall skal godkjennes av ordfører Knut Lehre, og meldes via epost knut.lehre@gran.kommune.no eller tlf. 61 33 84 18. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Habilitetsspørsmål sendes også til ordføreren i forkant av møtet. Tema/orienteringer Valglokaler universell utforming v/ kommunalsjef Gaute Øvrebotten SAKSLISTE Godkjenning av møtebok fra møtet 07.03.13. 5/13 13/00147 1 Stortingsvalget og sametingsvalget 2013 Utlegging av manntall 6/13 11/03560 3 Valg av stemmestyrer for valgperioden 2013 2015 7/13 11/03560 4 Valg av valgfunksjonærer for valgperioden 2013 2015 8/13 13/00148 1 Stortingsvalget og sametingsvalget 2013 forhåndsstemmegivning Ordfører og rådmannssekretariatet, Jaren, 17. april 2013 for ordfører Eli Stigen Ordfører og rådmannssekretariatet 1
5/13 Stortingsvalget og sametingsvalget 2013 Utlegging av manntall Arkivsak dok. 13/00147 1 Arkivkode. 011 Saksbehandler Eli Stigen Saksgang Møtedato Saknr Valgstyret 25.04.2013 5/13 Rådmannens innstilling: Manntallet for Stortingsvalget 2013 legges ut til offentlig ettersyn fra 20.07.13 til og med 09.09.13 på følgende steder: Gran rådhus, Kommunetorget Biblioteket i Brandbu Biblioteket i Gran Bjoneroa Handel Nærmat Vedlegg Valgloven av 28.06.02 Valgforskriften av 02.01.03 Valghåndboka 2011 Vedlagt Oppsummering Valgstyret skal legge valgmanntallet ut til offentlig ettersyn, og beslutte hvordan det skal gjøres tilgjengelig. Saksutredning Bakgrunn for saken Valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre, i henhold til valgloven. Skjæringstidspunktet for manntallet er 30.06.13, deretter vil manntallet bli ferdigstilt og gjort tilgjengelig for kommunene. Det er ikke fastsatt noen lovbestemt dato for utleggingen, men forutsatt at dette skal skje så snart det er praktisk mulig. Det antas at dette ikke er før 20.07.13. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for utleggingen av manntallet, samt opplyse om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet. Manntallet skal ikke legges ut på internett, jf. folkeregisterloven Konsekvenser Lover og forskrifter Valgloven 2 6 om utlegging av manntallet, tidsrommet og om fremgangsmåten for å kreve feil rettet. 2
Folkeregisterloven 13 Eksisterende planer Ingen Gjeldende vedtak Ingen Økonomi Ingen Bemanning Ingen Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Vurdering/alternative løsninger Rådmannen foreslår at manntallet for Stortingsvalget 2013 legges ut til offentlig ettersyn fra 20.07.13 til og med 09.09.13 på Kommunetorget på Gran rådhus, i bibliotekene i Brandbu og Gran, og på Bjoneroa Handel. 3
6/13 Valg av stemmestyrer for valgperioden 2013 2015 Arkivsak dok. 11/03560 3 Arkivkode. 011 Saksbehandler Eli Stigen Saksgang Møtedato Saknr Valgstyret 07.03.2013 3/13 Valgstyret 25.04.2013 6/13 Valgstyret har behandlet saken i møte 07.03.2013 sak 3/13 Møtebehandling Ordfører la fram følgende forslag: «Saken utsettes.» Votering Ved votering ble forslaget til utsettelse enstemmig vedtatt. Vedtak Saken utsettes. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Valgstyret velger følgende til stemmestyrer til hver av de ti stemmekretsene Solheim, Trintom, Sanne, Grymyr, Fredheim, Fagertun, Moen, Bjørklund, Solvang og Bjoneroa: Leder stemmestyre Nestleder stemmestyre Medlem stemmestyre Varamedlemmer stemmestyre 2. Etter 01.09.13, eller dersom det ikke er tid til å sammenkalle valgstyret, gis valgstyrets leder fullmakt til å supplere medlemmer til stemmestyrene. 3. Stemmestyrets leder godtgjøres med en enkeltsum på kr 1000 for oppdraget. De andre medlemmene av stemmestyret godtgjøres med en enkeltsum på kr 500 for oppdraget. 4. Stemmestyrene velges for Stortings og sametingsvalget 2013 og Kommunestyre og fylkestingsvalget 2015. Saksdokumenter Valgloven av 28.06.2002 Valgforskriften av 02.01.2003 Valghåndboka 2011 Vedlagt 4
Oppsummering Valgstyret skal oppnevne stemmestyrer for de ulike stemmekretsene i Gran kommune. Stemmestyrene består av leder, nestleder og medlem, og i tillegg skal det velges tre varamedlemmer. Valg av valgfunksjonærer til stemmekretsene blir fremlagt som egen sak. Saksutredning Bakgrunn for saken I henhold til valgloven skal det oppnevnes et stemmestyre med minst tre medlemmer som skal administrere stemmegivningen på hvert sted, når stemmegivningen foregår flere steder i kommunen. Stemmestyrene skal bestå av leder, nestleder og medlem, samt tre varamedlemmer til stemmekretsene Solheim, Trintom, Sanne, Grymyr, Fredheim, Fagertun, Moen, Bjørklund, Solvang og Bjoneroa. I Gran kommune har det vært skilt mellom to roller ved administreringen av stemmegivningen. Stemmestyret med varamedlemmer, og de ordinære valgfunksjonærene. Begge typer funksjoner utnevnes av valgstyret. Valgmannskapet innehar tillitsverv på vegne av kommunen som politisk fellesskap. Ved oppnevningen bør det legges vekt på balansert fordeling mellom menn og kvinner jf. kommunelovens regler om valg av utvalg og Valghåndboka 2011. Det må være god aldersspredning for å sikre god kontinuitet. De som foreslås må være personlig egnet, og kan gjerne ha erfaring fra tidligere valggjennomføring. Dersom det foreslås kandidater med politisk tilknytning, er det viktig å se til at det er balanse i partirepresentasjonen. Konsekvenser Lover og forskrifter Valgloven 4 2 om oppnevning av stemmestyre og varamedlemmer Kommuneloven 36, 37 og 38 a om valg av utvalg Valghåndboka 2011 pkt 3.1.2. Eksisterende planer Ingen. Gjeldende vedtak Kommunestyret har delegert oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. Som forberedelse til valget i 2009 oppnevnte valgstyret stemmestyrer og varamedlemmer for valgene i 2009 og 2011. Økonomi Stemmestyrene har krav på dekning av tapt arbeidsfortjeneste og reisegodtgjørelse i samsvar med godtgjøringsreglementet. Belastes budsjett for valgavvikling. For å signalisere den viktige jobben stemmestyret gjør i forbindelse med valget ble det i 2005 besluttet å gi en godtgjørelse for det arbeidet medlemmene utfører, slik det følger av innstillingen. Tilsvarende ble vedtatt ved valget i 2007, og i 2009 for valgene i 2009 og 2011. 5
Bemanning Ingen konsekvenser. Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Vurdering/alternative løsninger Rådmannen foreslår å opprettholde skillet mellom stemmestyremedlemmer og valgfunksjonærer ved oppnevningene til Stortingsvalget 2013 og kommunestyre og fylkestingsvalget 2015. Det anbefales å velge stemmestyrene først, slik at en kan involvere disse i prosessen med å oppnevne et tilstrekkelig antall valgfunksjonærer til stemmekretsene. Det er ikke et lovkrav, men en praktisk fordel at de som oppnevnes bor i kretsen, dvs. står oppført i manntallet. Dette har vært praksis i Gran kommune, og anbefales fulgt fullt ut, jf. Valghåndboka. Ordningen med godtgjørelse til stemmestyrets foreslås videreført for valgene i 2013 og 2015. Kommunikasjons og informasjonstiltak De valgte blir orientert om vedtaket, i brev. Dato:13 March 2013 Godkjent av rådmannen 6
7/13 Valg av valgfunksjonærer for valgperioden 2013 2015 Arkivsak dok. 11/03560 4 Arkivkode. 011 Saksbehandler Eli Stigen Saksgang Møtedato Saknr Valgstyret 25.04.2013 7/13 Rådmannens innstilling: 5. Valgstyret oppnevner følgende som valgfunksjonærer til hver av de ti stemmekretsene Solheim, Trintom, Sanne, Grymyr, Fredheim, Fagertun, Moen, Bjørklund, Solvang og Bjoneroa: 6. Etter 01.09.13, eller dersom det ikke er tid til å sammenkalle valgstyret, gis stemmestyrets leder fullmakt til å supplere valgfunksjonærer ved behov. 7. Valgfunksjonærene oppnevnes for valgperioden 2013 2015, Stortings og sametingsvalget 2013 og Kommunestyre og fylkestingsvalget 2015. Saksdokumenter Valgloven av 28.06.2002 Valgforskriften av 02.01.2003 Valghåndboka 2011 Vedlagt Oppsummering I tillegg til stemmestyrer, må valgstyret oppnevne et nødvendig antall ordinære valgfunksjonærer til hver at de ti stemmekretsene. Saksutredning Bakgrunn for saken I Gran kommune har det vært skilt mellom to roller ved administreringen av stemmegivningen. Stemmestyret med varamedlemmer, og de ordinære valgfunksjonærene. Begge typer funksjoner utnevnes av valgstyret. Valgmannskapet innehar tillitsverv på vegne av kommunen som politisk fellesskap. Ved oppnevningen bør det legges vekt på balansert fordeling mellom menn og kvinner jf. kommunelovens regler om valg av utvalg og Valghåndboka. Det må være god aldersspredning for å sikre viktig kontinuitet. De som foreslås må være personlig egnet, og kan gjerne ha erfaring fra tidligere valggjennomføring. Dersom det foreslås kandidater med politisk tilknytning, er det viktig å se til at det er balanse i partirepresentasjonen. Konsekvenser 7
Lover og forskrifter Valgloven 4 2 om oppnevning av stemmestyre og varamedlemmer Kommuneloven 36, 37 og 38 a om valg av utvalg Valghåndboka 2011 pkt 3.1.2. Eksisterende planer Ingen. Gjeldende vedtak Som forberedelse til valget i 2009 oppnevnte valgstyret valgfunksjonærer til de ulike stemmekretsene, for valgene i 2009 og 2011. Økonomi Valgfunksjonærene har krav på refusjon av tapt arbeidsfortjeneste, samt reisegodtgjørelse etter gjeldende regelverk i Gran kommune. Bemanning Ved valget i 2009 ble det oppnevnt stemmestyrer og varamedlemmer for valgene i 2009 og 2011. Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Vurdering/alternative løsninger For å signalisere den viktige jobben stemmestyret gjør i forbindelse med valget, ble det i 2005 besluttet å gi en godtgjørelse for det arbeidet medlemmene utfører. Tilsvarende ble vedtatt ved valget i 2007, og i 2009 for valgene i 2009 og 2011. Valgfunksjonærene har ikke mottatt godtgjørelse for utføringen av vervet. Ordningen foreslås videreført for valgene i 2013 og 2015. Det er ikke et lovkrav, men en praktisk fordel at de som oppnevnes bor i kretsen, dvs. står oppført i manntallet. Dette har vært praksis i Gran kommune, og anbefales fulgt full ut, jf. Valghåndboka. Kommunikasjons og informasjonstiltak De valgte blir orientert om vedtaket, i brev. Dato:13 March 2013 Godkjent av rådmannen 8
8/13 Stortingsvalget og sametingsvalget 2013 forhåndsstemmegivning Arkivsak dok. 13/00148 1 Arkivkode. 011 Saksbehandler Eli Stigen Saksgang Møtedato Saknr Valgstyret 25.04.2013 8/13 Rådmannens innstilling: Valgstyret vedtar følgende forhåndsstemmegivning for stortingsvalget og sametingsvalget 2013: 1. Tidligstemmegivning holdes på kommunetorget i Gran rådhus, mandag til fredag kl 0800 1500 fra 01.07.13 og fram til 10.08.13 2. Det holdes åpent for forhåndsstemming fra fredag 10.08.13 til fredag 06.09.13, mandag til fredag kl 0800 1500 på kommunetorget i Gran rådhus. Kommunetorget har i tillegg langåpent til kl 1900 mandag, tirsdag, onsdag og torsdag i perioden 26.08. til 05.09.13. 3. Det holdes åpent for mottak av forhåndsstemmer to lørdager: 24.08.13 på Gran bibliotek i tidsrommet kl 1000 1400. 31.08.13 på Brandbu kino i tidsrommet kl 1000 1400. 4. Det holdes forhåndsstemming i følgende institusjoner: Marka helse og omsorgssenter Skjervum helse og omsorgssenter Fagertun Sykehjem Granhøi alderspensjonat Forhåndsstemming i institusjoner foregår fra mandag 02.09.13 til torsdag 05.09.13. Konkret tidspunkt (dag/tid) fastsettes i samråd med de enkelte institusjonene. 5. Frist for søknad om ambulerende stemmegivning settes til onsdag 04.09.13 kl 1200. Vedlegg Valgloven av 28.06.02 Valgforskriften av 02.01.03 Valghåndboka 2011 Vedlagt Oppsummering Valgstyret skal fastsette hvor og når det skal mottas forhåndsstemmer. Saksutredning Bakgrunn for saken 9
Valgstyret bestemmer tidspunkter og steder for forhåndsstemmegivningen. Det er et lovfestet krav at det skal holdes forhåndsstemmegivning på helse og sosialinstitusjoner. Velgere som ønsker det kan avgi forhåndsstemme fra 10. august i valgåret. I henhold til valgloven må forhåndsstemmegivningen ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen. Fra og med valget i 2009 ble kommunene pålagt å motta tidligstemmer i perioden fra 01.07. og frem til forhåndsstemmegivningen starter den 10. august. Tidligstemmegivning foregår ved henvendelse til kommunen, og i Gran blir disse stemmene mottatt på kommunetorget. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme på ordinært stemmested kan søke valgstyret om å avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Valgstyret fastsetter søknadsfristen. I Gran kommune har det ved tidligere valg vært holdt forhåndsstemmegivning ved Marka helse og omsorgssenter, Gran helse og omsorgssenter, Anna Ly sykepensjonat, Fagertun sykehjem og Granhøi alderspensjonat. Anna Ly er nedlagt og utgår; Haugsbakken er ikke institusjon og beboere kan forhåndsstemme på rådhuset om de ønsker det. Ved valget i 2007 ble det holdt stemmemottak ved Hadeland videregående skole, mens i 2009 og 2011 ble det avgjort at det ikke skulle holdes stemmemottak ved de videregående skolene. Bakgrunnen var at HVGS ikke hadde avdeling på Jevnaker og at i Lunner var det naturlig at de elevene som ønsket å forhåndsstemme, gikk over veien for å avgi stemme på rådhuset. Konsekvenser Lover og forskrifter Valgloven 8 3 annet ledd bokstav a), om forhåndsstemmegivning i helse og sosialinstitusjoner Valgloven 8 1, om periode for forhåndsstemmegivning Valgloven 8 1, om periode for tidligstemmegivning Valgloven 8 3 (6) om ambulerende stemmegivning Valgloven 8 2 nr 1 a, om oppnevning av stemmemottakere for forhåndsstemmegivning Eksisterende planer Ingen. Gjeldende vedtak Oppnevning av stemmemottakere er delegert til rådmannen; se valgstyresak 1/11. Økonomi Gjennomføres forhåndsstemmegivning som foreslått i innstillingen, vil den direkte økonomiske konsekvensen være kostnader til stemmemottakere utenfor normal arbeidsdag (ettermiddag/lørdag), ca 30 000 kroner. Dekkes av budsjettmidler til valgavvikling. Bemanning Forhåndsstemmegivningen foregår i all hovedsak på kommunetorget i Gran rådhus innenfor rådhusets åpningstid. Bemanning av stemmemottak i rådhusets åpningstid medfører redusert kapasitet/produktivitet i de enheter som avgir stemmemottakere, det gjelder stemmemottakere både ved stemmemottak i kommunetorget og eksternt (institusjoner/ambulerende). 10
Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Ja Ja Vurdering/alternative løsninger Rådmannen anbefaler at det holdes forhåndsstemmegivning ved de ovennevnte institusjonene ved Stortings og sametingsvalget 2013, og at tidspunktene avtales med den enkelte institusjon. Det anbefales at forhåndsstemmegivning på kommunetorget videreføres med kveldsåpent fram til 1900 mandag til torsdag, de to siste ukene før valgdagen (uke 34 35). En slik åpningstid legger til rette for at pendlere som kommer med toget fra Oslo får grei tilgang til forhåndsstemming. Videre anbefales det at biblioteket ved Hadeland videregående skole i Gran og Brandbu kino har åpent henholdsvis lørdag 24.8. og lørdag 31.8.13 for mottak av forhåndsstemmer i tidsrommet 10 14. Biblioteket på Hadeland videregående skole framstår i utgangspunktet som et naturlig sted for å etablere mottak av forhåndsstemmer. Men arealene vurderes som mindre egnet for forhåndsstemmemottak over flere dager. Biblioteket er innredet slik at det ikke uten videre er godt rom for et stemmeavlukke med tilhørende skjermet «trafikkareal» og plass for stemmemottak. Skolen/biblioteket har noen møterom inne i biblioteket som er besiktiget. Dersom det skulle være mulig å legge beslag på et møterom i flere dager, så har det ikke låsbare dører og biblioteket mangler dessuten trygg oppbevaringsmulighet for valgutstyr over natta/helga. (Avlåsing er nødvendig siden det ikke er mulig å holde stemmemottaket åpent i hele bibliotekets åpningstid.) Dette medfører en lite ønskelig transport av bl.a. stemmeurne fram og tilbake eller forseglet pakking av stemmeurnens innhold og transport til oppbevaring på rådhuset etter hver åpningsdag. Det vil være også nødvendig å bemanne opp med stemmemottakere (fra rådhuset) siden oppgaven ikke kan løses av bibliotekets ansatte (alene). Det skal alltid være to stemmemottakere og biblioteket har ikke bemanningsplan som gjør dette mulig, særlig fordi forhåndsstemmegivning faller sammen med omfattende skolebibliotekarbeid i forbindelse med læremidler ved skolestart. Rådmannen anbefaler derfor at en ikke benytter biblioteket til ordinært forhåndsstemmemottak over flere dager ved dette valget, men åpner for å komme tilbake til dette ved 2015 valget. Ved valgene i 2005 og 2007 ble det holdt stemmemottak ved de tre skolestedene ved Hadeland videregående skole. Mens i 2009 og 2011 ble det avgjort at det ikke skulle holdes stemmemottak ved de videregående skolene, bl.a. fordi frammøtet var lavt. Videre spilte det inn at Hadeland vgs ikke hadde avdeling på Jevnaker og at det i Lunner var naturlig at de elevene som ønsket å forhåndsstemme, gikk over veien for å avgi stemme på rådhuset. Det er mulig å legge til rette for forhåndsstemmegivning for elever og ansatte på Hadeland videregående skole en dag, innenfor skoletiden. Da kan møterom ved biblioteket benyttes. Dette krever som øvrige forhåndsstemmemottak utenfor rådhuset, innsats fra to stemmemottakere og transport av valgutstyr fram og tilbake. Rådmannens vurdering er at det allerede tas ut relativt mange ansatte fra daglig drift for å bemanne eksisterende forhåndsstemmemottak, det krever erfaringsmessig 3 4 timer til transport, rigg og rydding i tillegg til tid for forhåndsstemmegivning, 11
derfor foreslås det ikke. Dersom valgstyret ønsker at det skal opprettes forhåndsstemmemottak for elevene ved Hadeland vgs, høver det best i uke 34. Et vedtak kan formuleres slik: «Det holdes forhåndsstemmegivning for Hadeland videregående skole på biblioteket en dag i uke 34. Tidspunktet fastsettes i samråd med biblioteket og skolen». Kommunikasjons og informasjonstiltak Forhåndsstemmegivningen annonseres i lokalavisen og på kommunens hjemmeside. Det vil også bli satt opp oppslag ved det enkelte stemmelokale, også ved rådhuset. Forhåndsstemmegivning i helseog omsorgsinstitusjonene kunngjøres både med oppslag og informasjonsinnsats fra institusjonens ledelse. Dato:13 February 2013 Godkjent av rådmannen 12