Mål- og resultatstyring og risikostyring i staten (det offentlige) Sjøfartsdirektoratet Haugesund 26. mars 2007 Marianne Andreassen Direktør i Senter for statlig økonomistyring
Senter for statlig økonomistyring - SSØ Visjon: Effektiv ressursbruk i staten Tromsø Vadsø Verdier: Serviceinnstilling, troverdighet, initiativ Hensikt: SSØ skal tilrettelegge for god økonomistyring i staten og levere økonomitjenester til statlige virksomheter. Roller: Myndighetsutøvelse og forvaltning Konsernsystemer Frivillige økonomitjenester (70 % av statlige virksomheter er kunder) Oslo (sentralenheten) Drammen Stavanger Kristiansand Hamar Trondheim Om lag 300 ansatte Side 2
God virksomhetsstyring i staten Statlig virksomhetsstyring Samfunnsøkonomisk analyse Mål- og resultatstyring Budsjett/ regnskap Risikostyring Resultatmåling Evaluering Eksterne forhold Systemer Mennesker Prosesser Side 3
Utviklingstrekk innenfor statlig økonomistyring Større frihetsgrader i innretningen av styring og kontroll i statlige virksomheter (økonomiregelverket), men; Krav til risikostyring Krav til langsiktig planlegging Krav til gjennomføring av samfunnsøkonomiske analyser og evalueringer Ny styringsinformasjon under utprøving i staten (periodiseringsprinsipp) Utvikling av metoder for resultatmålinger Økt bruk av elektroniske arbeidsprosesser Nytt innhold i mål- og resultatstyringen som skal understøtte mer effektiv ressursbruk i staten Side 4
Hva er tilstanden innenfor statlig økonomistyring God på budsjettering og regnskapsrapportering selv om budsjettene ikke alltid overholdes (budsjettstyringen) Svakheter innenfor helhetlig mål- og resultatstyring Målhierarkier, resultatmålinger og kobling mellom resultater og økonomi Risikostyring Og svakheter innenfor: Gevinstrealisering av investeringer IKT-sikkerhet Fortsatt mange brudd på det offentlige anskaffelsesregelverket Store svakheter i tilskuddsforvaltningen Side 5
Bedre måloppnåelse med mindre administrative ressurser Fra Til Ressursforbruk, styring, administrasjon Mål- og resultatstyring Budsjettering og rapportering Håndtere transaksjoner, registrere og kontrollere Mål- og resultatstyring, risikostyring Analyse, budsjettering rapportering Håndtere transaksjoner, registrere og kontrollere Side 6
Mål- og resultatstyring
Mål- og resultatstyring: Grunnleggende styringsprinsipp i staten 4 Økonomiregelverket Alle virksomheter skal: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv. Side 8
Hva er egentlig mål- og resultatstyring (MRS)? Definisjon: Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å måle resultater og sammenligne dem med målene og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Styringsinformasjon må tilpasses styringsbehovet Beslutningsfokus! skal påvirke ressursanvendelse og budsjettdisponering Side 9
Et styringssystem - delegasjon og frihetsgrader Prosess Overordnede mål og strategi Styringsparametere Læring og forbedring Lederforankring og dialog Resultatmåling og vurdering Side 10
Særtrekk ved staten (det offentlige) Særtrekk ved statsforvaltningen i forhold til private virksomheter: Staten har andre mål enn private foretak velferds- og samfunnsmål (ikke overskuddsmål og eieravkastning) Opptjeningen av inntekter er grunnleggende forskjellig i staten og i privat sektor. Statens aktivitet er i hovedsak skattefinansiert, mens private foretak utnytter markedets betalingsvillighet for sine produkter Statlige virksomheter kan ikke gå konkurs For mange typer statlig aktivitet eksisterer det ikke noe ordinært marked for sluttproduktene Statsforvaltningen har ikke en klart definert bunnlinje. Mangler de incentiver og pressmekanismer for effektiv ressursbruk som gjelder i et konkurranseutsatt marked prisene mangler som informasjonsbærere av nytte og kostnader Side 11
Overordnet mål for sjøfartsforvaltningen i Norge Høy sikkerhet for liv, helse, fartøy og miljø. Skip kan seile, samtidig med at hensynet til sikkerhet og miljø ivaretas på en betryggende måte. Sjøfartsdirektoratet er Regjeringens virkemiddel for ånåmålet Side 12
Sjøfartsdirektoratets mål (2007) Sjøfartsdirektoratet skal påse og medvirke til at sjøfolk på norske skip har gode kvalifikasjoner, arbeids- og levevilkår ved å: sikre kvalifisert personell i norsk maritim virksomhet sikre et service og velferdstilbud som gir sosial trygghet sikre gode arbeids- og levevilkår medvirke til å trygge liv, helse og fartøy ved å: sikre teknisk og operasjonelle forhold som trygger liv og hindrer skader på personer og fartøy bidra til et arbeidsmiljø og tjenesteforhold som verner mot helsefare, og bidrar til forsvarlig teknisk og operative standarder for fartøy være pådriver i det strategiske arbeidet og effektivt ivareta kontroll og tilsyn ved å: bidra til en forbedring av rederienes systemer, slik at de fremmer en sikkerhetskultur gjennom overordnet kontroll av rederiene og klasseselskapene arbeide for en omlegging av kontrolloppgavene til overordnet og behovsstyrt kontroll Side 13
Risikostyring
Metode for risikostyring i staten 4 i Økonomiregelverket:. Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet Metode som er i samsvar med det statlige økonomiregelverket, og basert på internasjonalt rammeverk Kan benyttes av alle statlige virksomheter Side 15
Risikostyring i staten? Side 16
Systematisk risikostyring i staten skal gi Bedre (kvalitet) Mer fokusert (hva er viktigst) mål- og resultatstyring Enklere (unngå for mange detaljer) Øke sannsynligheten for at målene nås med effektiv ressursbruk Beslutningsfokus! Side 17
Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Mål- og resultatstyring Fokus på muligheter - fastsette mål og måling av resultater Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Fokusert og enklere mål- og resultatstyring Side 18
Risikostyring i staten? Side 19
Risikostyring i staten? Side 20
God risikostyring i staten! 1. Identifiser målene 2. Identifiser hva som er viktigst for å lykkes med målene (kritiske suksessfaktorer) 3. Identifiser risikoene 4. Vurder og prioriter risikoene (med hensyn til sannsynlighet og konsekvens) 5. Tiltak og kontrollaktiviteter som følge av vurderingene 6. Oppfølging av risikoene Side 21
Hva er risikostyring? Risikostyring og intern kontroll er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som er utformet for å kunne identifisere vurdere håndtere følge opp risiko, slik at den kommer innenfor akseptert nivå for å gi rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens måloppnåelse Side 22
Identifisere mål Risiko relateres alltid til mål. Gjennomgå de mål som virksomheten styres mot for å se om de er konkrete og tilstrekkelig klart formulerte Tilpasse målene for alle nivåer i organisasjonen Det er nødvendig å ta utgangspunkt i klart definerte i mål for å kunne vurdere risikoen for ikke å nå disse målene Deretter definere hva som er viktigst for å nå målene: FOKUSERING (kritiske suksessfaktorer) som ofte vil være det samme som risikoen, men med motsatt fortegn. Side 23
Bruk av risikokart for vurdering og prioritering av risikoer Svært stor Sannsynlighet Stor Moderat Liten Meget liten Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Svært alvorlig Side 24
Risikotoleranse Risikotoleranse: Et akseptert nivå på risiko for ikke å nå den enkelte målsetting Når ledelsen vurderer en risiko å være utenfor risikotoleransen, vil det være behov for aktive handlinger for å redusere risikoen til et akseptabelt nivå tiltak Tiltak skal vurderes i et kost/nytte-perspektiv Side 25
Vi har vurdert vår risiko og driver vår virksomhet innenfor vår risikotoleranse Side 26
Risikostyring - utfordringer i statlige virksomheter Hvordan integrere? Risikostyring forholder seg til at det er fastsatt gode mål og målhierarkier. Stortingets vedtak og forutsetninger, mål i tildelingsbrev, operasjonalisering i underliggende virksomheter Kultur i staten for aktiv risikohåndtering? Ta stilling til sine risikoer og sin risikotoleranse Vurdering av tiltak nytte/kostnader Risikovurderinger i etatsdialogen (og mellom ulike nivåer internt i virksomheten) Hvordan få dette til i praksis slik at det for begge oppleves effektivt Side 27
Resultatmåling
Veileder i resultatmåling i staten Økonomiregelverket Bestemmelsene 1.5.1:. Rapportering av resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester, samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde Side 29
Måleutfordringer i staten Det er måleutfordringer i staten (ikke en klart definert bunnlinje, måling av kvalitet) - målingene kan bli bedre Store samfunns- og velferdsmål må operasjonaliseres Virksomhetenes bidrag til bruker- og samfunnseffekter Resultatmåling skal rette seg mot det som er viktigst Måle kvantitativt og/eller kvalitativt Ofte lettere å analysere kvantitative målinger Løpende resultatmålinger kan være viktige bidrag i evalueringer Aktiviteter Produkter/ tjenester Innsatsfaktorer Brukereffekter Samfunnseffekter Mer systematisk resultatmåling langs resultatkjeden! Side 30
Styringsparametere i Sjøfartsdirektoratet Mål (1): Sjøfartsdirektoratet skal påse og medvirke til at sjøfolk på norske skip har gode kvalifikasjoner, arbeids- og levevilkår ved å: sikre kvalifisert personell i norsk maritim virksomhet.. Styringsparameter (aktivitet): Eks. Gjennomføre revisjoner av innenlandske utdanningsinstitusjoner Ambisjonsnivå (resultatmål): Eks. 8-10 revisjoner Effekter på målet? Side 31
Valg av styringsparametere Bedre å måle viktige forhold på en måte som ikke er ideell, enn ikke å måle Bedre å ha få styringsparametere som fanger opp det vesentligste enn mange som måler alt, men gir tap av oversikt og styringsevne Bedre å ha balanserte styringsparametere enn (mange) på et område Løpende resultatmålinger er et av flere metoder/elementer innenfor helhetlig mål- og resultatstyring. Suppleres med vurderinger og evalueringer. Side 32
Kultur for læring og utvikling Gi honnør ved gode resultater Gi dårlige resultater oppmerksomhet Kommunisere og dele kunnskap i hele organisasjonen Side 33
En rett linje til målet? Side 34
Mål og styring skal være tilpasset virksomhetens egenart Side 35
Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen og gode resultatmålinger skal vise retning og være en inspirasjonskilde for ledelsen og ansatte Side 36