Styret finner vedlagte rammeverk for et helhetlig kvalitetssystem som interessant.

Transkript

1 BERGEN OG OMLAND HAVNEVESEN Dato: 9. april 2010 BGHAS /10 Bergen og Omland havnestyre Helhetlig kvalitetssystem i BOH KBOL HAV Bakgrunn I de senere årene har risikostyring og intern kontroll blitt gjenstand for økt interesse og fokus både i privat og offentlig sektor. Flere virksomheter har innført helhetlige kvalitetssystem for å ivareta risikostyring og intern kontrollen i sine virksomheter. I forbindelse med granskningsrapporten til PwC fremkommer det en klar anbefaling til BOH om å etablere et helhetlig risikostyrings- og intern kontroll system for å sikre en bedre styring og kontroll i havnen. Utarbeidelse av et helhetlig kvalitetssystem Administrasjonen anbefaler at det innføres et helhetlig kvalitetssystem i BOH. Basert på erfaringer fra andre som har innført tilsvarende er dette noe som både vil kreve tid og ressurser med riktig kompetanse for å gjennomføre. En arbeidsgruppe har startet arbeidet med å skissere rammene for hva et slikt kvalitetssystem bør inneholde. En beskrivelse av et rammeverk for et kvalitetssystem ligger vedlagt. Administrasjonen ønsker innspill fra styret på rammeverket. Dersom styret er enig i at dette er en riktig tilnærmingsmåte, vil administrasjonen komme tilbake med en prosjektplan for hvordan arbeidet kan organiseres og en milepælsplan for hvordan arbeidet kan gjennomføres. Forslag til vedtak: Styret finner vedlagte rammeverk for et helhetlig kvalitetssystem som interessant. Styret ber om å få fremlagt en nærmere beskrivelse av hvordan dette kan innføres i BOH, med forslag til organisering av arbeidet og en milepælsplan. Eli Glambek Kst. havnedirektør

2 Saksutredning: Helhetlig kvalitetssystem i BOH Versjon april

3 Innhold 1. HENSIKTEN MED HELHETLIG RISIKOSTYRING MÅLOPPNÅELSE KOMPONENTER I HELHETLIG RISIKOSTYRING FORHOLDET MELLOM MÅLSETTINGER OG KOMPONENTER INTERNT MILJØ ETABLERING AV MÅLSETTINGER IDENTIFISERING AV HENDELSER RISIKOVURDERING RISIKOHÅNDTERING KONTROLLAKTIVITETER Overtid INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON OPPFØLGING ANSVAR FOR RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL Havnestyret Havnedirektør Øvrig ledelse og ansatte

4 SAMMENHENGEN MED STRATEGIPLAN I strategiplan er Virksomhetsstyring ett av hovedområdene innenfor Hovedstrategi 3 Forbedre virksomhetsstyring, interne prosesser og systemer. Målbilde Strategi I figuren til høyre vises modellen for virksomhetsstyring som er tatt inn i strategiplanen. Ett av de viktige elementene i denne modellen er å sikre god styring og kontroll vist med de gule delene i figuren. Styring og kontroll skal være en integrert del av hele virksomhetsstyrings-pyramiden og skal være med å sikre at målbildet blir nådd. Oppf ølgi ng Styringsprinsipper Organisering Rapportering Styring Måling Kontroll Mål- og resultatkrav Styrende dokumenter Systemer Mennesker Prosesser Planlegging Et helhetlig kvalitetssystem vil bidra til en god risikostyring og intern kontroll i virksomheten. Gjennomføring Modell for virksomhetsstyring HENSIKTEN MED HELHETLIG RISIKOSTYRING Alle virksomheter står overfor usikkerhet, og utfordringen for Bergen og Omland havnevesen (BOH) er å avgjøre hvor mye usikkerhet som skal aksepteres. Usikkerhet innebærer både risikoer og muligheter for å forringe eller øke verdier. Helhetlig risikostyring gjør BOH i stand til å håndtere usikkerhet på en effektiv måte, og derved øke mulighetene for verdiskapning. En helhetlig risikostyring skal bl.a. bidra til å: Hindre at hendelser påvirker måloppnåelsen negativt Tydeliggjør sammenheng mellom mål, risikoer og tiltak Bidra til bedre prioritering og ressursstyring Bidra til mer proaktiv styring Spisse styring og intern kontroll mot vesentlige områder Bedre kommunikasjon om risikoer som hindrer måloppnåelse Risikostyring skal bidra til bedre virksomhetsstyring. Risikostyring innebærer bl.a. en systematisk og strukturert gjennomgang av de mål virksomheten styres etter. Risikostyring er et hjelpemiddel i arbeidet med å løse de styringsmessige utfordringene ledelsen står overfor. Den skal bidra til mer målrettet styring, og derfor også enklere styring, ved at ressursene blir prioritert til de viktigste forholdene. Rammeverket for helhetlig risikostyring og intern kontroll som benyttes i BOH tar utgangspunkt i det internasjonalt anerkjente rammeverket til COSO (The Committee of Sponsoring Organzations of the Treadway Commission). MÅLOPPNÅELSE BOH har i strategiplan etablert en visjon, en misjon og et sett av hovedmålsettinger som skal nås i strategiplanperioden. For å nå målsettingene er det beskrevet strategier og tiltak som skal iverksettes. 4

5 Rammeverket for helhetlig risikostyring har fokus på oppnåelse av virksomhetens målsettinger som kan deles inn i fire kategorier: Strategiske mål på overordnet nivå, som er i samsvar med og støtter havnens visjon og misjon Driftsrelaterte målrettet og kostnadseffektiv bruk av havnens ressurser Rapporteringsrelaterte pålitelig rapportering Etterlevelsesrelaterte etterlevelse av gjeldende lover og regler Ved å dele inn havnens målsettinger i kategorier er det mulig å fokusere på ulike aspekter ved helhetlig risikostyring. Oppnåelse av strategiske og driftsrelaterte målsettinger vil være påvirket av eksterne hendelser som ikke havnen alltid kan kontrollere. Her vil helhetlig risikostyring bidra til at ledelsen blir oppmerksom på om virksomheten beveger seg i riktig retning i forhold til måloppnåelse. Fordi målsettinger relatert til rapportering og etterlevelse av lover og regler er innenfor havnens kontroll, kan helhetlig risikostyring forventes å gi rimelig grad av sikkerhet for at disse målsettingene oppnås. KOMPONENTER I HELHETLIG RISIKOSTYRING Helhetlig risikostyring består av åtte komponenter som henger innbyrdes sammen. Disse tar utgangspunkt i måten ledelsen driver virksomheten på og er integrert i ledelsesprosessen. Disse komponentene er: Internt miljø Det interne miljøet er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko. Det omfatter også holdninger til risikostyring og risikovillighet, integritet og etiske verdier Etablering av målsettinger Målsettinger må finnes før ledelsen kan identifisere mulige hendelser som kan påvirke oppnåelsen av disse. Helhetlig risikostyring sikrer at ledelsen har en prosess for å etablere målsettinger som støtter opp under havnen visjon og misjon. Identifisering av hendelser Interne og eksterne hendelser (risikoer og muligheter) som påvirker havnens måloppnåelse må identifiseres. Risikovurdering Risikoer blir analysert og det vurderes sannsynlighet og konsekvens for at en hendelse inntreffer. Risikohåndtering Ledelsen velger former for risikohåndtering å unngå, akseptere, redusere eller dele risiko og utvikler en handlingsplan for å bringe risikoen i samsvar med virksomhetens risikotoleranse. Kontrollaktiviteter Retningslinjer og rutiner blir etablert og implementert for å sikre at risikohåndteringen blir utført på en effektiv måte. Informasjon og kommunikasjon Relevant informasjon blir kommunisert til de ansatte slik at de kan ivareta sitt ansvar. 5

6 Oppfølging Den helhetlige risikostyringsprosessen blir fulgt opp og endret etter behov. Oppfølging utføres gjennom løpende ledelsesaktiviteter, frittstående evalueringer eller begge deler. FORHOLDET MELLOM MÅLSETTINGER OG KOMPONENTER Det er en direkte sammenheng mellom målsettingene som BOH søker å oppnå, og komponentene i helhetlig risikostyring. Sammenhengen kan illustreres i form av en kube som vist på figuren. De fire målsettingene strategiske, driftsrelaterte, rapporteringsrelaterte og etterlevelsesrelaterte er representert ved hver sin loddrette kolonne og de åtte komponentene ved hver sin vannrette rad. Den tredje dimensjonen beskriver ulike enheter i en virksomhet. Det kuben illustrerer er at det er mulig å fokusere på risikostyring for hele virksomheten ved å håndtere alle delene i kuben. Det er også mulig å bare fokusere på for eksempel én målsettingskategori, eller én komponent eller én organisasjonsenhet. I de følgende kapitlene beskrives hver av de åtte komponentene for BOH. Hver komponent vil beskrive hvilke målsettinger de omfatter. INTERNT MILJØ Til vurdering hvordan risikostyring og intern kontroll skal innarbeides i kulturen. ETABLERING AV MÅLSETTINGER Strategiske Det er gjennom strategiplanen for vedtatt en visjon, misjon, mål og strategier for BOH som det her vises til. Driftsrelaterte Målsettingene for driften, utover det som er beskrevet i strategiplanen bør konkretiseres Rapporteringsrelaterte Målsettingene for det rapporteringsrelaterte bør konkretiseres. Etterlevelsesrelaterte Det bør beskrives hvilke regelverk BOH må forholde seg til, og at målsettingen er å overholde kravene i disse regelverkene. 6

7 IDENTIFISERING AV HENDELSER Det er til vurdering hvordan risikoene for BOH skal identifiseres. Det tenkes gjennomført risiko workshops med ansatte og ledelse for å identifisere risikoer innenfor hver av de fire målsettingene strategiske, driftsrelaterte, rapporteringsrelaterte og etterlevelsesrelaterte RISIKOVURDERING Det er til vurdering hvordan risikoene for BOH skal vurderes. Arbeidet her vil bli gjort i sammenheng med pkt. 9 RISIKOHÅNDTERING Det er til vurdering hvordan risikoene for BOH skal håndteresarbeidet her vil bli gjort i sammenheng med pkt. 9 KONTROLLAKTIVITETER Det er her tenkt at det blir laget et kapittel pr. prosess i BOH med utgangspunkt i utkastet til verdikjede som er utarbeidet. Risikovurderingen vil danne utgangspunkt for hvilke prosesser det er behov for å prioritere. I beskrivelsen nedenfor starter kapittelet med en oversikt over målsetting og risiko for den enkelte prosess, samt en angivelse av ulike kontrollaktiviteter som skal bidra til å redusere risikoen for å klare måloppnåelsen. I eksempelet nedenfor følger målsettingene for overtid de 4 kategoriene - strategiske, driftsrelaterte, rapporteringsrelaterte og etterlevelsesrelaterte. 7

8 Overtid Målsetting og risiko Målsetting Risiko Kontrollaktivitet BOH skal ha god styring med overtidsbruken i havnen Bruken av overtid er utenfor styring, og benyttes ikke på en hensiktsmessig måte K1, K2, K3, K4 Den enkelte ansatte skal ha en akseptabel arbeidsbelastning Overtidskostnadene skal holdes på et akseptabelt lavt nivå. Reglene i AML for overtid skal overholdes for havnen Stor arbeidsbelastning på enkelte ansatte kan få negative konsekvenser for den ansatte Overtidskostnadene for BOH er høyere enn nødvendig Brudd på regelverket K1 K1, K3 K2, K4 Gjeldende regelverk Arbeidsmiljølovens 10-6 (link) beskriver reglene for overtid. Arbeid ut over arbeidsmiljølovens grenser for alminnelig arbeidstid er overtidsarbeid. Dersom det blir arbeidet ut over avtalt arbeidstid, men innenfor lovens grenser for alminnelig arbeidstid, vil dette være såkalt merarbeid. Overtid i lovens forstand blir det først når det arbeides ut over dette. Begrepet samlet arbeidstid omfatter både alminnelig arbeidstid, merarbeid og overtidsarbeid. Overtid og merarbeid er kun tillatt dersom det er et særlig og tidsavgrenset behov for det. Med andre ord kan ikke overtid eller merarbeid brukes som en fast ordning. Dersom vilkårene for å arbeide overtid er oppfylt, kan arbeidsgiver pålegge overtidsarbeid i inntil: 10 timer i løpet av 7 dager. 25 timer i løpet av 4 sammenhengende uker. 200 timer i løpet av 52 uker. Samlet arbeidstid må ikke overstige13 timer i løpet av 24 timer. Grensen på 48 timer kan gjennomsnittsberegnes over en periode på 8 uker. Dette innebærer at det i enkeltuker kan arbeides mer enn 48 timer, mot tilsvarende kortere arbeidsuke i en annen uke. I Bergen og Omland havnevesen kan arbeidsgiver og de tillitsvalgte inngå skriftlig avtale om utvidet overtidsarbeid. Det kan avtales overtid på inntil: 15 timer i løpet av 7 dager. 40 timer i løpet av 4 sammenhengende uker. 300 timer i løpet av 52 uker. Overtidsarbeid innenfor disse grensene kan bare pålegges arbeidstakere som er villige til det. Arbeidstilsynet kan etter søknad fra Bergen og Omland havnevesen tillate utvidet overtidsarbeid i særlige tilfeller på: inntil 20 timer i løpet av 7 dager. inntil 200 timer i løpet av en periode på 26 uker. 8

9 Overtidsarbeid innenfor de ovennevnte grenser kan bare pålegges arbeidstaker som er villig til det. Maks grense innenfor 52 uker skal aldri overstige 400 timer. Medarbeider Mellomleder Avdelingsleder Personal Merkantil System K1 1. Melde overtidsbehov 1. Melde overtidsbehov 2. Vurdere K1 behovet 3.Pålegge overtid, signere skjema 4. Utføre overtid 5. Fylle ut overtidsskjema og signere 10. Kvalitetssikre overtids- K3 skjemaene 11. Kvalitets- K4 sikre overtidssoversikt 12. Levere skjeamene til Merk. hver mnd Godkjenningsskjema Overtidsskjema 6. Levere skjema til godkjenning hver uke 7. Godkjenne overtidsskjema K2 8. Fylle ut overtidsoversikt 9. Levere overtidsskjema til personal 13. Registrere overtid NLP Prosesskart 9

10 Rutinebeskrivelse Nr Aktivitet / Rutine Ansvar Verktøy 1 Melde overtidsbehov Medarb/ Dersom det oppstår behov for å utføre arbeid utover Melloml. arbeidstiden skal dette meldes skriftlig til avdelingsleder. 2 Vurdere behovet Avd. Avdelingsleder skal i hvert tilfelle vurdere om det er behov leder for å pålegge overtid. Følgende skal inngå i denne vurderingen Kan personen utføre overtid iht arbeidsmiljølovens regler? Er det budsjettdekning for overtidskostnaden? Har personen tilrettelagt arbeid, og skal skjermes for overtid? Kan arbeidet vente, og i stede utføres i ordinær arbeidstid? 3 Pålegge overtid, signere skjema Avd. Dersom det foreligger et klart og beskrevet behov for leder overtidsarbeid skal overtiden pålegges skriftlig med begrunnelse for hvorfor det er behov for overtid 4 Utføre overtid Medarb Overtiden gjennomføres som avtalt med avdelingsleder. 5 Fylle ut overtidsskjema og signere Medarb Overtidsskjema Etter endt overtidsarbeid fylles overtidsskjemaet ut. 6 Lever skjema til godkjenning hver uke Medarb Overtidsskjema Hver mandag, senest kl 12:00, leveres overtidsskjemaet til godkjenning hos avdelingsleder. 7 Godkjenne overtidsskjema Avd. Overtidsskjema Avdelingsleder kontrollerer at pålagt overtid stemmer med leder gjennomført overtidsarbeid og godkjenner utført overtid ved å signere på overtidsskjemaet 8 Fylle ut overtidsoversikt Avd. Excel For løpende å holde kontroll med at overtiden ikke leder overskrider Aml. regler skal overtiden hver uke registreres i et overtidsskjema. 9 Levere overtidsskjema til personal Avd. Overtidsskjema Avdelingsleder leverer skjema godkjenning av overtid leder sammen med overtidsskjemaet til personalrådgiver i stab hver mandag senest kl 15: Kvalitetssikre overtidsskjemaene Personal Overtidsskjema Personalrådgiver kontrollerer at overtidsskjemaene er riktig utfylt og at arbeidsmiljølovens bestemmelser og BOH sine retningslinjer overholdes. 11 Kvalitetssikre overtidsoversikt Personal Excel Personalrådgiver kvalitetssikrer overtidsoversikten. 12 Oversende overtidsskjmaene til merkantil hver måned Personal Overtidsskjema Personalrådgiver oversender overtidsskjemaene til merkantil avdeling hver måned for registrering og utbetaling. 13 Registrere overtid Merk.av NLP Overtidsbruken registreres i NLP og sendes videre for d utbetaling. 10 Godkjenning s-skjema Godkjenning s-skjema

11 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Det er til vurdering hvordan helhetlig risikostyring og intern kontroll skal implementeres i organisasjonen for å sikre at alle ansatte får den nødvendige informasjonen for å kunne etterleve retningslinjer og rutiner OPPFØLGING Det er til vurdering hvordan det skal følges opp at risikostyring og intern kontroll blir en naturlig del av ledelsens oppfølgingsaktiviteter. ANSVAR FOR RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL Havnestyret Havnestyret skal påse at havnen har etablert en forsvarlig risikostyring og intern kontroll. Havnedirektør Havnedirektøren skal sørge for at havnen har etablert en forsvarlig risikostyring og intern kontroll, og påse at den fungerer på en tilfredsstillende måte. Havnedirektøren skal med utgangspunkt i havnens målsettinger og risikoer på ulike nivåer sørge for å etablere en forsvarlig risikostyring og intern kontroll i henhold til dette dokumentet. Øvrig ledelse og ansatte Øvrige ledere skal med utgangspunkt i havnens målsettinger sørge for en forsvarlig risikostyring og intern kontroll innenfor sine ansvarsområder. Alle ansatte i havnen har dessuten et selvstendig ansvar for å sørge for at det daglige arbeidet gjennomføres med den nødvendige kvalitet, på en mest mulig hensiktsmessig måte og i samsvar med gjeldende regler og rutiner. 11