Møteinnkalling Tverlandet lokalutvalg Utvalg: Møtested: Tverlandet samfunnshus Dato: 18.11.2009 Tidspunkt: Kl. 19:00 Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt sekretær for Tverlandet lokalutvalg, Torill Kristiansen telefon 75 55 50 13, e-post: torill.kristiansen@bodo.kommune.no Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll. Tematime Kl. 19:00 Tverlandet asylmottak, leder Tone Hilde Birkelund stiller Kl. 19:30 Tverlandet skolekorps, leder stiller
Saksliste Saksnr PS 09/34 Innhold Innspill til kontaktmøte med politisk administrativ ledelse PS 09/35 Markering av kommunens nærdemokrati, lokalutvalgene i 2010. PS 09/36 Rådmannens forslag til årsbudsjett 2010 og økonomiplan 2010-2013 PS 09/37 PS 09/38 RS 09/16 Eventuelt Referatsaker Tilskudd frivillige lag og foreninger 2009. Forslag til rutiner for tildeling og rapportering. Bodø, 12. november 2009 Evy Jeremiassen leder Torill Kristiansen sekretær
Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 06.11.2009 62345/2009 2005/8365 033 Saksnummer Utvalg Møtedato 09/39 Saltstraumen lokalutvalg 16.11.2009 09/34 Tverlandet lokalutvalg 18.11.2009 Innspill til kontaktmøte med politisk administrativ ledelse Sammendrag Det er satt av tid til kontaktmøte den 1.12.09 fra kl. 12.00 14.00. Saksopplysninger Det er reist spørsmål om lokalutvalgene ønsker dette kontaktmøtet hvert år eller om det i stedet kan finne sted annet hvert år. Dette fordi lokalutvalgene, som en følge av demokratiutvalgets konklusjon, har fått muligheten til å presentere seg en gang hvert år i bystyret. Det er et krav at det til kontaktmøtene må fremmes prinsipielle saker. Lokalutvalget bes komme med forslag til aktuelle saker som skal fremmes den 1.12.09 og avklare hvem som møter. Forslag til vedtak Odd Willy Hansen leder Saksbehandler: Synnøve Blix
Politisk sekretariat Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 06.11.2009 62365/2009 2009/7128 033 Saksnummer Utvalg Møtedato 09/38 Saltstraumen lokalutvalg 16.11.2009 09/35 Tverlandet lokalutvalg 18.11.2009 Markering av kommunens nærdemokrati, lokalutvalgene i 2010. Sammendrag Kjerringøy og Saltstraumen kan feire at det er 30 år siden tiltaksrådene ble stiftet. Kjerringøy lokalutvalg har tatt initiativ til et seminar som markering av jubileet. Saksopplysninger Det er avholdt et første planleggingsmøte for et felles arrangement/seminar for alle 5 lokalutvalgene i Bodø kommune. Sted: Kjerringøy Dato: 6. mars 2010 Hvert lokalutvalg får delta med 10 personer. Det er lagt opp til administrativ og politisk deltakelse. Flere eksterne er foreslått invitert. Seminarets innhold vil være tilbakeblikk på historien, nærdemokratiet og framtiden. Forslag til vedtak / uttalelse Odd Willy Hansen leder Saksbehandler: Synnøve Blix
Økonomikontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 05.12.2008 69026/2008 2008/8113 Saksnummer Utvalg Møtedato 09/115 Formannskapet 26.08.2009 09/112 Bystyret 10.09.2009 09/6 Kjerringøy Lokalutvalg 20.10.2009 09/22 Saltstraumen lokalutvalg 16.11.2009 09/16 Tverlandet lokalutvalg 18.11.2009 Tilskudd frivillige lag og foreninger 2009. Forslag til rutiner for tildeling og rapportering. Sammendrag I denne saken foreslås nye og helhetlige rutiner vedr tildeling av midler til ulike lag og foreninger. Saken omfatter både tildeling innenfor kultur og sosiale formål, og foreslår dermed å samle budsjettmidler som pr i dag er fordelt til hhv kulturkontoret, formannskapets disposisjonskonto vedr arrangementer og ulike lokalutvalg. I dag foregår saksbehandling på ulike administrative områder, samt at noen søknader får særskilt behandling politisk. Det foreslås i saken felles prosedyrer for utlysning og behandling av driftstilskudd og prosjekt/arrangementstilskudd samt tilhørende rapportering til politisk nivå. Det foreslås utarbeidet en felles søknadsprosedyre med en søknadsfrist 1.5 hvert år, som annonseres og behandles etter gjeldende reglement og hvor inntil 50 % av årlig samlet bevilgning tildeles. Øvrige tilskuddsmidler kan tildeles i løpet av året for å ivareta behovet for fleksibilitet, spesielt er dette viktig i forhold til arrangementer. Av hensyn til at det allerede i år er gitt tilsagn til ulike formål, foreslås at endringene innføres fra budsjettåret 2010. Saksopplysninger Kulturformål Situasjonen i dag (budsjett 2009) er slik at det innenfor kulturområdet fins avsatte midler til både drifts- og aktivitetstilskudd til lag og foreninger med til sammen kr 2 467 500. Område faste avtaler drift /arrangement sum Musikk 4 629 500 667 200 5 065 500 kunst/dans/teater 968 400 337 000 1 305 700 Kulturvern 2 250 000 113 000 2 363 000 øvrige kulturformål 265 000 191 700 456 700 barn og unge 250 000 960 000 1 210 000 Eldre 198 600 198 600 sum kulturkontoret 8 728 900 2 467 500 10 599 500 Faste avtaler er gjennomgått i forbindelse med budsjettarbeidet for 2008, og det foreslås derfor ikke endringer her. Det vil eventuelt fremmes forslag til opphør/endringer av faste avtaler i forbindelse med kommende budsjett.
Formannskapets disposisjonsmidler Formannskapet har i dag en fri disposisjonskonto på 1 mill kr, hvorav 0,5 mill kr er øremerket arrangementer. Det er i dag ikke noen klare regler for hvilke søknader som behandles eller innstilles administrativt, og hvilke som får eller ikke får særskilt politisk behandling. Sosiale formål Innenfor øvrige sosiale formål er det i dag ikke avsatte egne frie budsjettmidler innenfor helse og sosial avdelingen til dette. I dag er det derfor slik at noen søknader behandles som egne saker i formannskapet, mens andre avslås administrativt med begrunnelse i manglende budsjett til formålet. Det finnes ca kr 300 000 avsatt til formål psykiatri som tildeles ulike brukerorganisasjoner. Dette er midler som er underlagt særskilt rapportering og dermed ikke kan eller bør inkluderes i en felles tilskuddsordning. Lokalutvalgene og eldrerådet Lokalutvalgene i Skjerstad, Saltstraumen, Innstranden, Tverlandet og Kjerringøy har i dag midler til drift av lokalutvalgene, men ikke egne midler til frie tilskudd. Vi ser likevel at enkelte av lokalutvalgene vedtar tilskudd til ulike lokale formål. Eldrerådet har i sitt budsjett kr 18 200,- avsatt til frie tilskudd til andre. I denne saken foreslås tilgjengelige budsjettmidler samlet, og at det utarbeides rutiner for tildeling av driftstilskudd og aktivitetstilskudd som bedre sikrer en rettferdig og forutsigbar fordeling av midlene. Samlet oversikt over budsjetterte frie tilskudd er i 2009 på ca 3,5 mill kr. Vurderinger Tilskudd til frivillige lag og foreninger har som formål å stimulere til økt aktivitet og/eller kulturproduksjon. Det foreslås at de samlede budsjettmidler slås sammen, og fordeles på hhv driftstilskudd og arrangementstøtte. Vedrørende midler avsatt under formannskapets disposisjon foreslås det at kr 200 000,- videreføres som formannskapets disposisjonsmidler, men at dette ikke benyttes til tilskudd til lag/foreninger. Videre foreslås at det avsettes kr 100 000,- til samfunnskontakt (representasjon, gaver, bevertning mv) som ordfører disponerer. En slik ordning var det tidligere. Resterende beløp, pr 2009 på kr 700 000 foreslås inkludert i en felles tilskuddspott som fordeles etter foreslåtte kriterier. I tillegg foreslås at eldrerådets tilskuddsmidler på kr 18 200 inkluderes i denne pott. Dette gir en samlet tilskuddspott på 3,5 mill kr som kan fordeles etter vedtatte kriterier som foreslås i denne saken. Vi foreslår konkret at det innføres følgende kriterier og rutiner vedr tildeling av tilskudd: Tilskudd til sosiale formål, lag og foreninger Lag og foreninger kan søke om driftstilskudd årlig, med frist 1.5. Det søkes om konkret beløp, vedlagt foreningens formål, dokumentert medlemsliste og budsjett for inneværende år. Regnskapet for foregående år forutsettes vedlagt. I kommunens årlige budsjett settes det av et konkret beløp til slikt tilskudd. Administrasjonen annonserer vedrørende tilskuddsordningen, med informasjon om kriterier og søknadsfrist.
Det stilles følgende krav til hvilke lag/foreninger som kan søke: a. Lag/forening må ha et kulturelt eller sosialt formål som er åpent for allmennheten. Lag/foreninger hvor målgruppe er barn/unge skal prioriteres. b. Lag/forening må ha lokal forankring i kommunen og ha aktiviteter som kommer innbyggere i Bodø kommune til gode. c. Driftsstøtte kan gis med opp til kr 50.000,- årlig. d. Administrativ behandling av søknadene gjøres i samarbeid mellom kulturkontoret og helseog sosialavdelingen. e. Tildeling etter utlyst frist skjer innen 1.6 hvert år, og administrativ tildeling rapporteres til formannskap og fagkomiteer som referatsak. f. Av årlig tilskuddsbeløp kan inntil 50% tildeles etter søknader pr 1.5. Det foreslås at av resterende beløp innenfor avsatte budsjettpost gis administrasjonen fullmakt til å bevilge inntil 50 000,- til et enkelt arrangement. Søknader utover dette beløp skal framlegges formannskapet med administrativ innstilling vedr finansiering. På den måten vil man kunne opprettholde fleksibilitet i forhold til løpende saksbehandling. Alle lag og foreninger skal opplyses om at klageadgang er formannskapet. Konklusjon og anbefaling Frie tilskuddsposter til sosiale formål og kulturaktivitet foreslås samlet med et beløp på 3,5 mill kr ihht budsjett 2009. Administrasjonen gis fullmakt til å behandle innkomne søknader etter de føringer som foreslås i denne sak. Tildelinger og avslag rapporteres til formannskapet som referatsaker, eller som politiske saker med administrativ innstilling dersom beløpet er over grensen på kr 50 000,-. Formannskapet settes som klageutvalg i forbindelse med søknader/avslag mv. Lokalutvalg og eldreråd fratas muligheten for å tildele tilskudd. Formannskapet disposisjonskonto settes til 200 000,- under forutsetning av at dette ikke benyttes som tilskuddsmidler til lag og foreninger. Ordfører foreslås å få til disposisjon et beløp på kr 100 000 til samfunnskontakt, representasjon mv. Forslag til innstilling 1. Budsjettmidler på til sammen 3,5 mill kr (2009) inndras og samles i en felles tilskuddspost til sosiale formål og kulturaktivitet. 2. Lokalutvalg og eldreråd har ikke anledning til å innvilge tilskudd. 3. Årlig tilskuddsbeløp utlyses i presse, med søknadsfrist og kriterier for søknad og vurderinger som framkommer av denne sak. Administrasjonen gis fullmakt om å tildele inntil kr 50 000 i drifts/arrangementtilskudd. Beløp utover dette skal godkjennes politisk. 4. Administrasjonen gis fullmakt til å utarbeide konkrete søknadsprosedyrer og elektronisk søknadsskjema. 5. Ordningen gjøres gjeldende fra 1.1.2010. Formannskapets behandling i møte den 26.08.2009: Forslag Forslag fra Kirsten Hasvoll (SV): Ordningen evalueres etter 2 år.
Votering Innstillingen tiltrådt mot 2 stemmer (1V, 1H). Forslaget enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling 6. Budsjettmidler på til sammen 3,5 mill kr (2009) inndras og samles i en felles tilskuddspost til sosiale formål og kulturaktivitet. 7. Lokalutvalg og eldreråd har ikke anledning til å innvilge tilskudd. 8. Årlig tilskuddsbeløp utlyses i presse, med søknadsfrist og kriterier for søknad og vurderinger som framkommer av denne sak. Administrasjonen gis fullmakt om å tildele inntil kr 50 000 i drifts/arrangementtilskudd. Beløp utover dette skal godkjennes politisk. 9. Administrasjonen gis fullmakt til å utarbeide konkrete søknadsprosedyrer og elektronisk søknadsskjema. 10. Ordningen gjøres gjeldende fra 1.1.2010. 11. Ordningen evalueres etter 2 år. Bystyrets behandling i møte den 10.09.2009: Forslag Forslag fra Svein Olsen (R): Pkt. 2, tillegg til innstillingen: Forslag fra Kirsten Hasvoll (SV): Tillegg til pkt. 6 Da skal også midler som tildeles idrettens organisasjoner, andre tilskudd til organisasjoner og praksis i lokalutvalgene også vurderes. Forslag fra Tom Cato Karlsen (FPR): Pkt. 3 dministrasjonen gis Votering Innstillingens pkt. 1 enstemmig vedtatt. Innstillingens pkt. 2 enstemmig vedtatt. Forslag fra Olsen (R) fikk 4 stemmer (2R, 1SV, 1V) og falt. Innstillingens pkt. 3 ble vedtatt mot alternativ votering mot forslag fra Karlsen (FRP) som fikk 18 stemmer (10FRP, 5H, 2R, 1V). Innstillingens pkt. 4 og 5 ble enstemmig vedtatt. Innstillingens pkt. 6 med tillegg i forslag fra Hasvoll (SV) ble enstemmig vedtatt. Vedtak 12. Budsjettmidler på til sammen 3,5 mill kr (2009) inndras og samles i en felles tilskuddspost til sosiale formål og kulturaktivitet. 13. Lokalutvalg og eldreråd har ikke anledning til å innvilge tilskudd. 14. Årlig tilskuddsbeløp utlyses i presse, med søknadsfrist og kriterier for søknad og vurderinger som framkommer av denne sak. Administrasjonen gis fullmakt om å tildele inntil kr 50 000 i drifts/arrangementtilskudd. Beløp utover dette skal godkjennes politisk.
15. Administrasjonen gis fullmakt til å utarbeide konkrete søknadsprosedyrer og elektronisk søknadsskjema. 16. Ordningen gjøres gjeldende fra 1.1.2010. 17. Ordningen evalueres etter 2 år. Da skal også midler som tildeles idrettens organisasjoner, andre tilskudd til organisasjoner og praksis i lokalutvalgene også vurderes. Kjerringøy Lokalutvalgs behandling i møte den 20.10.2009: Forslag Brev med informasjon om kommunens vedtak sendes til lag/forening på Kjerringøy og på Kjerringoy.info. Svein Blix rådmann Saksbehandlere: Tove Veiåker, Linda Storjord og Karin Bjune Sveen Karin Bjune Sveen økonomisjef