Ledelse og utfordringer i sektor helse og omsorg i Lillehammer kommune v/sektorsjef Audun Amdahl
- Økonomi - Ledelse - Utfordringer - Endring - Politikk Året som gikk
Bakgrunn
I løpet av 5 år: Hyppige lederskifter: 10 ulike tjenesteområdeledere på Lillehammer helsehus og i Hjemmetjenesten 4 ulike sektorsjefer Hva gjør hyppige lederskifter med en organisasjon?
Konsekvenser lederskifte: Framdrift prosjekter Vanskeligere å «bygge laget» Forutsigbarhet Helhetlig tenkning Forholdet administrasjon/politikk Helt konkret i forhold til budsjett 2016: Dårlig tid til involvering før vedtak
Økonomi: Lillehammer kommune har brukt 100 mill. over 5 år av frie fond. I 2015 var fondene brukt opp. Sektor helse og omsorg mer enn 20 mill. i minus 2015. Hjemmetjenesten og LHH stod for 14 av disse. Kostra-tall basert på KS-modell viser at Lillehammer kommune bruker mer penger per innbygger på helse enn andre, sammenlignbare kommuner.
Enkelte driftsindikatorer Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass Korrigerte brutto driftsutg pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) Netto driftsutgifter til grunnskole (202), per innbygger, konsern Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleieog omsorgtjenesten Lillehammer KG13 2013 2014 2015 2013 2014 2015 952 262 1 106 669 1 144 272 1 001 219 1 049 146 1 038 636 236 516 263 566 247 776 225 511 237 173 235 888 9 064 9 074 8 949 9 311 9 470 9 632 16 622 18 707 18 628 14 336 15 028 14 982 Kilde: Kostra
Oppdraget fra kommunestyret: Få ned utgiftene Rigge for framtida
Desember
Tiltak budsjett 2016: Nedbemanne 27,7 årsverk i Hjemmetjenesten og 13 årsverk på Lillehammer helsehus Øke prise praktisk bistand Samordning Tildeling og Hjemmetjenesten Samordning nattjenester Justere tilbud innen HDO Nedleggelse bokollektiv Bedre samordning Lillehammer helsehus Slå sammen lag Hjemmetjenester Omgjøring av bo- og servicesenter til omsorgsboliger Etablering av Aktiv Omsorg Lillehammer Overføring kafédrift fra sektor til Lillehammer læringssenter
Januar
Tidsramme: Budsjett vedtas 10. desember 2015 De første tiltakene iverksettes 1. januar 2016 ROS-analyser i forkant av foreslåtte tiltak Nedbemanning: Må avklares før ny turnus skal godkjennes før påske Bygningsmessige endringer må på plass før ny turnus iverksettes (sammenslåing hjemmetjenestelag). Ukene går, og tid er penger
Konsekvenser stram tidslinje: Involvering? Informasjon? Modningstid? Tilstrekkelige ROS-analyser? Tilstrekkelig oppfølging av ROS-analyser? Mulighet til å drive god ledelse?
Avdelingssykepleieren - et liv i skvis? (februar)
Mellom barken og veden Fag vs økonomi. Lar det seg kombinere?? Hva er styrende? Når blir det faglig uforsvarlig? Hvem eier sannheten og har fasit på begrepet «faglig forsvarlighet»? Lojalitet opp - og ned. Hvilke utfordringer gir det for god ledelse på avdelingsledernivå?
Forberedelser til storm (mars)
Tildelingskriterier langtidsplass institusjonsplass Viktig å få dette på plass før nedleggelse av institusjonsplasser i Hjemmetjenesten Ansvarliggjøre politikerne Forberedelser til å «stå i det» når stormen kommer. Vedtatt i kommunestyret i mars
Ventetid ute intenst arbeid inne I perioden januar mars: Ansatte venter på avklaringer på personalkabal og forbereder seg på hvordan den nye arbeidshverdagen kan bli. Informerer om prosess, men få klare svar å gi. Forholdsvis rolig i mediene Alle venter på «den nye hverdagen» med ny turnus. Det jobbes intenst i kulissene med personalprosess og strukturelle endringer.
Det store spørsmålet.: Hva er riktig bemanning? (april)
Trondheimsmodellen Basert på faktisk tidsbruk for 1000+ pasienter ved sykehjem i Trondheim i 2005. Ca ¾ av ressursene beregnes på systemnivå og er ikke avhengig av pasientenes funksjonsnivå. Ca ¼ av ressursene beregnes på individnivå, avhengig av pasientenes funksjonsnivå. Beregner deler av bemanning ut fra pasientenes funskjonsnivå (ADL-score) og type pasienter. Objektiv tildeling av pleieressurser per avdeling.
Trinnvis tildeling av tid basert på ADL-score 14 12 t 10 n a sie 8 /p k e r/u e T im 6 4 2 0 3,0 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 4,7 4,8 4,9 5,0 ADL-score Trondheimsmodellen
Trondheimsmodellen med våre tilpasninger For å synliggjøre at endringer i pasientenes funksjonsnivå også gir endringer i bistandsbehov, velger vi å tilpasse Trondheimsmodellen til vårt behov. Fra en trinnvis tildeling av bistand endrer vi til en lineær/glidende tildeling av bistand. Dette synliggjør på en bedre måte endringer i bistandsbehov.
Trinnvis vs gradvis tildeling av tid basert på ADL-score 14 12 t 10 n a sie 8 /p k e r/u e T im 6 4 2 0 3,0 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 4,7 4,8 4,9 5,0 ADL-score Trondheimsmodellen Revidert modell
Nye beregninger for dagens situasjon Vi ønsket å finne ut hvordan planlagt drift fra 1/5 samsvarer med beregningsmodellen. Ny beregning viser at planlagt drift er i tråd med beregninger i Trondheimsmodellen. Avviket er på ca 0,5 årsverk totalt. Planlagt fra 1/5-2016, inkl leder Beregning jfr modell Avvik modell vs planlagt drift Avdeling 1 18,55 18,63 0,08 Avdeling 2 16,21 16,07-0,14 Avdeling 3 16,81 16,82 0,01 Avdeling 4 14,30 13,42-0,88 Avdeling 5 25,05 23,24-1,81 Avdeling 6 17,03 19,26 2,23 Avdeling 7 14,97 15,03 0,06 SUM 122,92 122,48-0,44
Hva er riktig bemanning i Hjemmetjenesten? Hvor mye arbeid (vedtak) skal utføres?? 75 timer Arbeidstid = 7,5 timer. Svar 10 ansatte Forutsetter at 100% av tiden er hos brukere (går ikke) Hvis 50% av tiden er hos brukere er svaret 20 ansatte Hvis man er 45% av tiden hos bruker, hvor mange ansatte trenger en da?? 22 ansatte 55% av tiden hos bruker krever 18 ansatte
Økt produktivitet = økt bemanning? Bemanning er ikke kun avhengig av antall ansatte, men hvor produktiv (ansikt til ansikt) tjenesten er! Når Hjemmetjenesten skal øke produktivitet, må den indirekte (ikke hos bruker)- tiden reduseres. Hva er indirekte tid? Rapporter, møter, kurs, kjøring, medisiner, apotek, telefoner osv. osv. Eks: 1 ekstra tur inn til base reduserer ATA-tid med 10%. Reduserer man rapport med 15 min er i eksempel ca. 2% effektivitet.
Mål: 55% ansikt til ansikt
Kaos-perioden begynner (mai)
Alt skjer på en gang: Nye turnuser etter nedbemanning Flytting av personell Sammenslåing hjemmetjenestelag Bygningsmessige endringer ikke ferdige Snekkerbod legges ned, brukere må flytte Faste miljøarbeidere fjernes fra BSS og Helsehuset, organiseres i felles Aktiv Omsorg Lillehammer Kafèdrift ved to BSS overføres til Læringssenteret TO-leder Helsehuset sier opp
Dårlig planlegging Hva gjorde vi feil? Uklare beslutningslinjer Manglende rolleavklaring (fht avd-leder-toleder, TO-leder sektor-leder/ HR-linja) Hovedutfordring: Rekkefølge og tidsramme
Toget går vi løper etter (juni)
Nye tildelingskriterier for hjemmetjenester Forventningsavklaring og tydeliggjøring: Hva er kriteriene for å få tildelt ulike tjenester? Sektorens visjon er «Mestring hele livet». De nye kriteriene skulle gjenspeile dette: Kommunestyresak i juni
Hva var nytt? Mestringsperspektivet. Hverdagsrehabilitering. Tydeligere skille mellom hva som er kommunens ansvar og hva som er innbyggernes eget ansvar. Tydeligere skille mellom praktisk bistand og helsehjelp i hjemmet. I større grad en før vil kommunen gi tidsbegrensede vedtak. Tydelig forventning om at brukerne selv tar ansvar for å tilrettelegge egen bolig og tar i bruk hensiktsmessig teknologi.
«Les avisa på ipad. La robotstøvsugeren dure. Karr deg til fastlegen, uansett. Be naboen om hjelp til livet ditt. Slik vil sektorsjef Audun Amdahl at hjemmetjenesten i Lillehammer skal være. For å spare enda mer tid og penger. Mellom fødsel og død skal ikke mennesker ha noe liv i følge deg, om man ikke kan yte, skatte og bidra nok. Liv skal leves. Også etter at man har jobbet og betalt skatt i 50 år. Også for dem som ikke klarer å bidra til fellesskapet. Mennesker trenger mennesker. Jeg blir uvel av deg, Amdahl!» Anne J. Backsæther Leserinnlegg GD 11. juni 2016
Hvorfor ble akkurat denne saken så stor? Etterlatt inntrykk: Eldreomsorgen i Lillehammer raseres. Konsekvens: Utrygge innbyggere. Utrygge ansatte. Utrygge politikere. Selvforsterkende spiral selv de som var fornøyd, begynte å stille spørsmål ved kvaliteten på tjenesten. Men hvor store er endringene egentlig?
Trykket øker (juli)
GDs leder 20. juli 2016
«Hvis det er slik at politikere følger nøye med og vurderer hvordan arbeidet med omstillingen gjennomføres på, hvorfor har de ikke da seriøst lyttet til ansatte, pasienter, pårørende og oss som kjenner til mye av driften ute på de forskjellige stedene? Vi savner en ydmykhet og forståelse for at gjennomføringen ikke er gjort på en riktig måte ovenfor ansatte, brukere og pårørende.» Cecilie Andersen og Kine Wangen Fagforbundet GD 5. august
«Tiden er inne for å innse at ikke alt har fungert som forutsatt, og nå er det behov for en pause i omorgansieringen i Lillehammer. Gjennom sommeren har det pågått en debatt i GD om den kritiske situasjonen i omsorgssektoren i Lillehammer.» Det er så kritisk i tjenesten nå at vi må sette bremsene på». Mizanur Rahaman SV GD 10. august
Hvem definerer sannheten? Inntrykket av krise, faglig uforsvarlighet, fortvilte ansatte, dårlig planlegging og liten tro på økonomisk effekt setter seg via oppslagene i media. Det påvirker inntrykket av prosessen. Det påvirker de ansatte. Og det påvirker politikerne. Stor spenning knyttet til første formannskapsmøte etter sommerferien. Hva viser tallene?
Tallenes tale (august)
Fast og variabel lønn LHH og Hjemmetjenesten mot budsjett per august. Sum avvik: - 2 mill. kroner
Hvis vi ikke hadde gjort noe
Sykefravær Hjemmetjenesten og LHH siste tre år:
Registrerte hendelser 2016 vs 2015, Lillehammer helsehus og Lillehammer hjemmetjeneste. Totalt per 18 august
Del 2 av oppdraget: Rigge for framtida (september)
Fokus: - forskjell på gjennomført og implementert Prosedyrer Rutiner Styring Kultur Kommunikasjon
Demografisk utvikling Andel yrkesaktive i forhold til andel eldre. 2015: 3,63 2020: 3,38 2030: 2,75 2040: 2,34
Ikke bare mørkt 2016 snart over på tide å se framover Bygge motivasjon, faglighet, kompetanse Skal fortsatt være trygt og godt å bli gammel i Lillehammer Ikke bare kutte, men også satse Ny teknologi gir muligheter Ny tenkning gir muligheter Hva skal vi gjøre mer av? Hva skal vi gjøre mindre av? Hva vil vi utvikle?
Mot budsjett 2017 (oktober)
Budsjett 2017 Mestring Rehabilitering Forebygging - Kompetanse Styrke innsatsteam (Mestring) Fortsette/ øke hverdagsrehabilitering (Rehabilitering) Helsestasjon for eldre (Forebygging) Innføre fagdager i turnus (Kompetanse)
SPØRSMÅL??