1 Prosjektplan Delprosjekt 2: Roller og ansvar Hensikt: Hvorfor gjør vi dette? Målet med dette delprosjektet er å beskrive rolle- og ansvarsdeling i utdanningssektoren. Dette delprosjektet er i første omgang avgrenset til skole og fagopplæring. Aktører opplever rolle- og ansvarsfordeling i sektoren som uklar. Delprosjektet tar sikte på å utarbeide tydelige og felles beskrivelser av hva slags roller og ansvar som de ulike aktørene i sektoren har. Delprosjektet må klargjøre rollene og ansvarsfordelingen mellom de ulike aktørene i sektoren og hvordan sektoren styres i dag. Delprosjektet skal også beskrive hvilke tiltak som sikrer at rolle- og ansvarsfordelingen er forstått og blir etterlevd av aktørene. Slik skal prosjektet synes i Utdannings-Norge Det skal være en tydeligere ansvars- og rolledeling i sektoren. Rolle- og ansvarsfordeling skal være godt kjent i sektoren. Det etableres samarbeidsformer som forebygger at uklarheter oppstår. Det skal bli mindre behov for at nye tolkninger og veiledninger må utarbeides. Staten fremstår som samordnet, helhetlig, tilgjengelig og dermed attraktiv som ressurs for de øvrige aktører. Det skal lages «Brukerhistorier» som illustrerer hvordan prosjektet har effekt i utdannings-norge. Bakgrunn Kunnskapsdepartementet har det overordnede sektoransvaret. Departementet har også en veiledningsrolle. Mye av departementets myndighet etter lov og forskrift er delegert til Utdanningsdirektoratet. Departementet foreslår også nytt regelverk. Utdanningsdirektoratet har en sentral rolle gjennom veiledning og kontrollansvar overfor sektor. Disse oppgavene er i stor grad delegert til Fylkesmannen. Ansvaret for styring av Fylkesmannen på opplæringsområdet ligger hos Utdanningsdirektoratet. Utdanningsdirektoratet foreslår også nytt regelverk.
2 Fylkesmannen er statens myndighet på regionalt nivå. Dette betyr at Fylkesmannen er sentrale myndigheters kontaktpunkt ut mot skoleeiere og skoler. Fylkesmannens oppgaveportefølje er tredelt; informasjon/veiledning, klagesaksbehandling og tilsyn. Skoleeier er ansvarlig for å forstå og etterleve regelverket. Dette innebærer blant annet et ansvar for å informere skolene om regelverket og sikre at regelverket etterleves. Skoleleder har noen oppgaver fastsatt i regelverket, og får ellers delegert en rekke oppgaver fra skoleeier. Dette krever kompetanse på regelverksområdet. Aktørene beskrevet ovenfor utgjør hovedstammen og hovedaktørene i styring og utøvelse av regelverket i utdanningssektoren. En klargjøring av ansvarsforhold og arbeidsfordeling i denne linjen er derfor hovedprioritet i dette delprosjektet. Andre aktører har roller og påvirker sektoren på ulike måter. Neste steg i prosjektet vil derfor være å se på et bredere aktørbilde. Mange i utdanningssektoren oppfatter rolle- og ansvarsdelingen som uklar, og det er sprik mellom hvordan systemet ideelt sett skal fungere ut fra intensjoner og formell arbeidsdeling, og hvordan rolle- og ansvarsdelingen fungerer i praksis. Delprosjektet må ta hensyn til eventuelle endringer i rolle- og ansvarsfordelingen i tilknytning til kommuner, fylkeskommuner, fylkesmenn og staten, se Politisk plattform fra regjeringen. Faser i prosjektet Sektoren består av en gruppe ulike aktører som må fungere sammen for at opplæringslovens formål skal nås. Del 1: Kartlegging av aktører. Det gjennomføres for tiden et stort arbeid med kartlegging av aktører som arbeider på samme eller tilgrensende arbeidsområde som Utdanningsdirektoratet. Resultatet av dette arbeidet vil bli benyttet som input til dette delprosjektet. Del 2: Fast styringslinje. Beskrive ansvar og roller for Kunnskapsdepartementet, Utdanningsdirektoratet, fylkesmennene, skoleeier og skoleledere slik at man får et tydelig bilde av roller og ansvar til hver enkelt aktør. Roller og ansvar skal bli beskrevet på en måte som gjør det enkelt å forstå for de ulike aktørene og enkelt å forholde seg til i den praktiske hverdag. Del 3: Variabelt aktørbilde. Del 3 skal fokusere på aktører som er mest relevante for de inntil 5 utvalgte prioriterte områdene fra Delprosjekt 1, aktører som kommer i tillegg til den faste styringslinjen. Beskrive rollene/ansvarsdelingen til andre sentrale samarbeidspartnere og aktører, eksempelvis fag- og interesseorganisasjoner, forskningsaktører, eller andre myndighetsorganer. Avgrensing til andre prosjekter og annet utredningsarbeid Delprosjektet henger sammen med og vil spille inn til flere av de øvrige delprosjektene, særlig Kompetanse, Klart språk og bedre formidling, Forsøk med dialog og nettverk og Forsterke og utvikle ekspertrollen. Prosjektet må koordineres godt med prosjekt ledet av Avdeling for styring, «Aktørbildet», som også jobber med å beskrive rolle- og ansvarsdeling. De to prosjektenes ulike tilnærming og målsetting må klargjøres. «Aktørbildet» skal innen 01.06.14 ferdigstille en kartlegging av alle aktører i utdanningssektoren, både i og utenfor styringslinja.
3 Kartleggingen tilsvarer «Del 1» nevnt ovenfor, og vil fungere som et grunnlag for analyse og vurdering i dette delprosjektet, altså Del 2 og 3. For å unngå unødige parallelle prosesser, avventes derfor oppstart av Del 2 og 3 til «Aktørbildet» har ferdigstilt sitt kartleggingsarbeid. «Aktørbildet» skal etter avsluttet kartlegging også videreføres i form av analyse og vurdering, så avstemming mot Regelverk i praksis blir viktig også videre i 2014. Dette forsøkes ivaretatt ved at prosjektleder tar del i enkelte arbeidsgruppemøter i «Aktørbildet», og har fortløpende kontakt med Avdeling for styring. Dette prosjektets hensikt er å ha en praktisk tilnærming til rolle- og ansvarsdelingen slik at alle aktører på ulike nivåer opplever ansvarsdelingen grei å forholde seg til i sin hverdag. Det må skapes trygget for rolle- og ansvarsdelingen slik at alle er komfortable med å utnytte ansvaret og handlingsrommet de faktisk har. Prosjektet skal foreslå endringer i det formelle systemet dersom det viser seg å være viktig for at sektoren skal være velfungerende. Nærmere om innholdet i prosjektarbeidet Delprosjektet skal: beskrive idealmodellen, slik sektorens rolle- og ansvarsdeling formelt sett er ment å fungere beskrive hvordan systemet rent faktisk og praktisk fungerer i virkeligheten beskrive gapet mellom virkeligheten og idealet foreslå og beskrive en rolle- og ansvarsdeling som vil fungere i den praktiske hverdag for aktører på ulike nivå i sektoren beskrive hva som skal til for at aktørene skal forstå og etterleve regelverkets rolle- og ansvarsfordeling beskrive hva som skal til for at de statlige aktørene utøver myndighetsrollen med en tydelig rolle- og ansvarsfordeling komme med forslag til praktiske tiltak for å sette aktørene i stand til å fremstå som tydelige foreslå systematiske tiltak slik at oppgavefordelingen gjøres kjent for aktørene og at tiltakene over tid sikrer god regelverksetterlevelse Delprosjektet skal sikre at sektor fremstår helhetlig og samordnet. Fylkesmannen skal fremstå som en tydelig og sentral funksjon i et velfungerende helhetlig system. Delprosjektet må synliggjøre Fylkesmannens handlingsrom slik at andre aktører i sektoren gjøres kjent med hvilket handlingsrom Fylkesmannen har og ikke har. Tilsvarende må øvrige aktørers handlingsrom synliggjøres, slik at aktørene har trygghet til å operere innenfor sitt handlingsrom. Noen av tiltakene delprosjektet skal foreslå kan være å komme med innspill til øvrige delprosjekter for å; styrke Utdanningsdirektoratets og fylkesmennenes kompetanse, se delprosjekt «Kompetanse» styrke Utdanningsdirektoratets og Fylkesmannens ekspertrolle overfor øvrige aktører i sektoren, se delprosjekt «Forsterke og utvikle ekspertrollen» avklare ulike aktørers informasjon, se delprosjekt «Formidling» bruke sosiale medier aktivt, se delprosjekt «Forsterke og utvikle ekspertrollen» etablere fora for erfaringsutvekslinger, se delprosjekt «Forsøk med dialog og nettverk»
4 Organisering Styringsgruppe: Hovedprosjektets styringsgruppe Prosjektleder: Lasse Arntsen Prosjektlederstøtte: Jan Hårvik, rådgiver Trondheim kommune Prosjektdeltakere: Elisabeth Strengen Gundersen, leder av Foreldreutvalget for grunnopplæringen (FUG) Vara: Kontorsjef Gro Hexeberg Dahl Helga Tharaldsen, kommunalsjef Røyken kommune Karl Einar Schrøder-Nielsen, utdanningsdirektør Fylkesmannen i Buskerud Ingrid Stark Husby, rådgiver Utdanningsdirektoratet Juridisk avdeling 1 Per Tronsmo, seniorrådgiver Utdanningsdirektoratet Avdeling for skoleutvikling Yngvild Fløgstad, seniorrådgiver Utdanningsdirektoratet Tilsynsavdelingen Desiree Jakobsen, seniorrådgiver Utdanningsdirektoratet Avdeling for styring Aktivitets- og tidsplan Del 1 og 2 Mai 2014 Juni 2014 August 2014 Sept 2014 Okt 2014 Okt 2014 Oppnevnelse av prosjektgruppe Møte i prosjektgruppen. Gjennomgang av prosjektplan. Rapport og løypemelding fra prosjekt «Aktørbildet». Drøfting av rolle- og ansvarsdelingen i systemet slik det formelt sett er ment å fungere: Hva er først og fremst er utfordringen mht rolle- og ansvarsdelingen slik den fungerer i praksis? Møte i prosjektgruppen. Med utgangspunkt i materiale fra prosjekt «Aktørbildet»: Drøfte hovedelementene i en skisse til beskrivelse av systemet slik det er ment å fungere. Bli enige om hva som først og fremst er problemet og hvordan systemet faktisk fungerer. Starte på arbeidet med å beskrive gapet mellom virkeligheten og idealmodellen. Møte i prosjektgruppen. Sluttføre arbeidet med «Hva er problemet, hvor trykker skoen mest?» Sluttføre arbeidet med å beskrive gapet mellom idealmodellen og virkeligheten. 2 møter i prosjektgruppen: Drøfte et konkret forslag til rolle- og ansvarsdeling mellom KD, Udir, fylkesmenn, skoleeiere og skoleledere. Møte i prosjektgruppen: Forberede stormøtet. 22-23. okt Prosjektet drøftes i stormøte for utdanningsdirektørene. Okt 2014 Møte i prosjektgruppen: Drøfte innspill fra stormøtet som bør innarbeides i prosjektet.
5 Nov 2014 Des 2014 Møte i prosjektgruppen: Arbeid med prosjektrapport, inkl kommunikasjons- og implementeringsplan. Prosjektrapport framlegges for styringsgruppen. Det vurderes om 1-2 prosjektgruppemøter skal legges til skoler, der vi starter møtet med å drøfte problemstillingene med skoleeier/skoleledere. Aktivitets- og tidsplan Del 3 Del 3 gjennomføres delvis parallelt med Del 1 og 2. Konkretisering beskrives senere, når prosjektgruppen har gjennomført sine første møter. Hvordan vet vi om vi lykkes? Mars 2015 Juni 2015 Jan 2016 Møte med ressursgruppen (jf Hovedprosjektplan): Er innholdet i prosjektet formidlet på en måte som gjør det forstått og greit å etterleve i den praktiske hverdag? Forslag til forbedringer. Tilbakemeldinger fra utdanningsdirektørene i stormøte: Hvordan fungerer rolle- og ansvarsdelingen i praksis, forslag til forbedringer. En kvalitativ undersøkelse om det faste systemet: Har prosjektet resultert i en klarere rolle- og ansvarsdeling? Hva er endret? Forslag til forbedringer. Kommunikasjonsplan Denne vil bli utviklet når prosjektgruppen har igangsatt arbeidet sitt. Aktuelle stikkord: - Fylkesmannsembetene vil få en viktig rolle i formidlingen av innholdet i prosjektrapporten til sektor, og deretter tilbakemelding ut fra det som er beskrevet under «Slik skal prosjektet synes i Utdannings-Norge» - Samtidig bruke udir.no som et oppslagsverk for aktøroversikt - Hvis møter legges til skoler, er det viktig å knytte oppmerksomhet til disse (media) Vurdering av risikofaktorer, med avbøtende tiltak Risiko - Ansvars- og rolledelingen blir for teoretisk beskrevet, vanskelig å forstå for berørte aktører og for liten hjelp i den praktiske hverdag - Resultatene fra prosjektet blir for dårlig formidlet til aktørene, slik at de ikke får innsikt i hva konklusjonene fra prosjektet faktisk innebærer - Aktørene fortsetter som før uten å ta hensyn til resultatet av prosjektet Avbøtende tiltak: - Tett dialog med aktører på ulike nivåer for å sikre en tilnærming i arbeidet og et innhold i prosjektet som er tilpasset den praktiske hverdag
6 - God forankring hos Utdanningsdirektørene - Gjennomarbeidet kommunikasjonsplan som sikrer at prosjektets konklusjoner når ut og blir forstått Økonomi Prosjektets kostnader knytter seg først og fremst til reise og oppholdsutgifter for prosjektdeltakere, samt noe ekstern bistand (ekstern bistand er innarbeidet i fellesbudsjettet for hovedprosjektet). Anslag utover det som er innarbeidet i hovedprosjektbudsjettet: kr 100.000,-