Dosent Ingun Sletnes Offentlige anskaffelser 4 Frister. Krav til ytelsen. Leverandørkrav, dokumentasjon og utvelgelseskriterier Administrasjon og ledelse og organisasjon og forvaltning
Frister Hjemmel foa 7-6, 8-14 og 8-15 i del II og kapittel 20 i del III Forskjellige fristregler etter del II og del III (EØS) Flere og mer omfattende regler enn i del II Frister telles som hovedregel i kalenderdager To hovedtyper av frister frister for å være med i konkurransen og vedståelsesfrister Tilbudsfrister kan som hovedregel ikke fravikes (kravet til forutberegnelighet og konkurranse i loa 5) Tilbudsfrister kan eller skal noen ganger forlenges/forkortes med hjemmel i foa Alle frister skal beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen (utgangspunktet for fristene), jf. foa 7-6 Ikke veldig store endringer i foa av 2016 sammenholdt med anskaffelsesforskriften av 2006, men minimumsfristene i del III er noe kortere, noe som henger sammen med at nå blir hovedregelen elektronisk kommunikasjon målsettingen er å øke oppdragsgiveres fleksibilitet
Frister for deltagelse i konkurranser etter del II Etter del II skal fristen skal fastsettes ut fra hensynet til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandører å utarbeid forespørsler og tilbud, jf. foa 8-14 Ingen «eksakt» minimumsfrist I anskaffelsesforskriften av 2006 var fristen i del II formulert som at leverandørene skulle få tilstrekkelig tid til å melde seg på i en konkurranse/levere tilbud Neppe noen innholdsmessig realitetsendring, men forholdsmessighetsvurderingen som skal foretas er nå angitt i teksten Se momenter i veilederen s. 155
Frister for deltagelse i konkurranser etter del III Over EØS-terskelverdiene gir foa kapittel 20 regler om frister Utgangspunktet i foa 20-1 (1) er det samme som i foa 8-14. Opp til oppdragsgivers skjønn ut fra hensynet til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandører å utarbeid forespørsler og tilbud Minimumsfrister se foa 20-2 til 20-5 Minimumsfristene er avhengig av type konkurranse Fristene forkortes hvis det foreligger veiledende kunngjøring Tilbudsfristen skal være forholdsmessig lengre enn minimumsfristen dersom det er nødvendig med befaring, jf. foa 20-1 (2) Særlige regler plikt til å om forlenge frister i (3)
Oversikt minimumsfrister EØS-reglene Konkurranseform Vanlig tidsfrist (dager) Åpen anbudskonkurranse Frist for mottak av tilbud etter kunngjøring 30 Begrenset anbudskonkurranse Ikke krav til elektronisk innlevering 35 Ved veiledende kunngjøring og hastetilfeller 15 Frist for mottak av forespørsel om deltakelse etter kunngjøring 30 Hastetilfeller 15 Frist for mottak av tilbud (etter utsending av skriftlig invitasjon) 25 Ikke krav til elektronisk innlevering 30 Hastetilfeller og ved veiledende kunngjøring 10 Ikke-statlige oppdragsgivere kan fastsette kortere frist for mottak av tilbud i samarbeid med leverandørene. Blir de ikke enige 10 Konkurranse med forhandlinger Konkurransepreget dialog Innovasjonspartnerskap Frist for mottak av forespørsel om deltakelse etter kunngjøring 30 Frist for mottak av første tilbud Frister som i begrensede anbudskonkurranser Frist for mottak av forespørsel om deltakelse etter kunngjøring 30 25
Vedståelsesfrister for leverandørene Hjemmel - etter del II foa 8-15 - etter del III foa 20-6 Reglene er like i del II og III og er i liten utstrekning endret sammenholdt med anskaffelsesforskriften av 2006 Hva menes med vedståelsesfrist? Hvorfor slike regler? Hovedregel: fristen skal ikke være lenger enn det som er nødvendig (i anskaffelsesforskriften av 2006 sto det «bør» ikke være lenger enn nødvendig for å behandle tilbudene) Er ikke frist fastsatt: 30 dager fra utløpet av tilbudsfristen Kan forlenges etter regler i tredje ledd i begge bestemmelser
Kravspesifikasjoner Reguleres i foa 8-5 og i kapittel 15 i del III Mer detaljerte krav i del III (EØS) Oppdragsgiver skal angi kravene som stilles til egenskapene til det som skal anskaffes, jf. foa 8-5 (1) og foa 15-1 (1) Kravene skal ha tilknytning til leveransen og være forholdsmessige, jf. foa 8-5 (2) og 15-1 (2) Kravene kan omfatte alle faser av et produkts livssyklus selv om slike faktorer ikke påvirker produktets egenskaper jf. 8-5 (2) og 15-1 (2), dette er nytt Oppdragsgiver kan som hovedregel ikke vise til bestemte fabrikater, varemerker, etc., jf. foa 8-5 (3) og 15-1 (4) Det er gitt regler om merkeordninger i foa 8-6 og 15-3, foa 15-3 er mer detaljert Presentasjonens tittel 22.09.2016
Nærmere om kravspesifikasjoner for anskaffelser etter del III Kravene skal som hovedregel beskrives som et ytelseskrav (behovskrav) eller et funksjonskrav, inkludert miljøegenskaper (en åpen spesifikasjon), eller som tekniske spesifikasjoner i form av standarder, eller som en kombinasjon av disse, se foa 15-1 (4) Se eksempler i Difis veileder på ytelses- og funksjonsspesifikasjoner s. 7-9. Minstekrav i form av ytelses- eller funksjonskrav kombineres gjerne med tildelingskrav Plikt til å ta hensyn til universell utforming etter foa 15-2 Leverandøren vil normalt kunne dokumentere at de tekniske kravspesifikasjonene oppfylles på annen måte enn angitt av oppdragsgiver, jf. uttrykket «eller tilsvarende» i foa Merkeordninger Presentasjonens tittel 22.09.2016
Leverandørkrav (kvalifikasjonskrav) Leverandørkvalifikasjoner vil si krav til leverandørens egnethet, er minstekrav Formålet med leverandørkravene er å sikre at leverandøren kan gjennomføre kontrakten Må i utgangspunktet og prinsipielt skilles fra tildelingskriteriene som gjelder kravene til selve tilbudet To vurderingstemaer Kvalifikasjonsspørsmålet Overlapp? Tildelings spørsmålet
Kvalifikasjonskrav Hjemmel foa 8-7 (del II) og kapittel 16 i del III Formålet med kvalifikasjonskrav Ikke plikt til å stille kvalifikasjonskrav, jf. foa 8-7 (1) og 16-1 (1) Må i realiteten stille kvalifikasjonskrav ved begrenset tilbudskonkurranse etter del II og ved begrenset anbudskonkurranse, forhandlet konkurranse, konkurranse preget dialog og konkurranse om innovasjonspartnerskap etter del III Kvalifikasjonskravene skal angis i anskaffelsesdokumentene etter del II, jf. foa 8-7, se definisjon av anskaffelsesdokumentene i foa 4-2 b) Kvalifikasjonskravene skal som hovedregel angis i kunngjøringen etter del III, jf. foa 16-1 (3) Kvalifikasjonskravene kan utdypes i konkurransegrunnlaget Kravene som stilles er bindende for oppdragsgiver Leverandøren har rett til å støtte seg på andre virksomheters kapasitet hvis konkurransen går etter del III, jf. foa 16-10 (1) Det er gitt nærmere regler om denne retten i foa 16-10 og 16-11
Hvilke kvalifikasjonskrav kan stilles? 1 Hjemmel foa 8-7 (del II) og foa 16-1, 16-2, 16-3, 16-5 og 16-8, se også særregelen i foa 16-9 (del III) Hovedregelen er gitt i foa 8-7 (del II) og foa 16-1(del III) Merk at reglene nå er utformet ganske forskjellig i del II og del III, etter anskaffelsesforskriften av 2006 var reglene mye likere Etter del III kan det nå bare stilles krav til registrering, autorisasjoner, økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner Etter del II ikke så strengt Krav til registrering Krav til finansiell og økonomisk stilling; - krav til egenkapital, sikkerhetsstillelse, forsikringer. årlig omsetning, krav til at virksomhetens forpliktelser ikke overstiger et visst nivå etc. - Det er nytt etter del III at det er satt et tak på hvilke krav oppdragsgiver kan stille til størrelse på omsetning, normalt ikke over to ganger kontraktens verdi, se foa 16-3 (1) a) - ikke noe slikt tak regulert i del II Krav til faglig kvalifikasjoner; kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet
Hvilke kvalifikasjonskrav kan stilles? 2 Kvalifikasjonskrav skal - ha tilknytning til kontrakten, altså være egnet til å bedømme om en leverandør kan oppfylle kontrakten - i foa 8-7 i del II er det i tillegg sagt at kravene skal være relevante - være forholdsmessige - ikke være diskriminerende på grunnlag av lokal eller nasjonal tilhørighet dette framgår ikke lenger eksplisitt av foa, men av likebehandlingsprinsippet i loa 5 - være objektive og ikke i strid med grunnleggende krav Det stilles også et krav til klarhet Skjønnsrommet for oppdragsgiver er stort innenfor rammene
Dokumentasjon av leverandørkravene ved anskaffelser som går etter del II Oppdragsgiver skal angi dokumentasjonskravene i anskaffelsesdokumentene ved anskaffelser som reguleres i del II, jf. foa 8-7 (3) Kravene til dokumentasjon av leverandørkrav etter del II må være forholdsmessige Oppdragsgiver kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring som foreløpig dokumentasjon i stedet for å kreve full dokumentasjon jf. foa 8-10 (1) i så fall er hovedregelen at oppdragsgiver må kreve at den valgte leverandøren leverer full dokumentasjon av leverandørkravene før kontrakt tildeles Oppdragsgiver kan nøye seg med egenerklæring i stedet for å kreve dokumentasjon jf. foa 8-10 (3)
Dokumentasjon av leverandørkravene ved anskaffelser som går etter del III Regler om dokumentasjon av leverandørenes finansielle og økonomiske kapasitet er gitt i foa 16-3 - foa 16-3 er ikke uttømmende Regler om dokumentasjon av leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner er gitt i foa 16-6 - foa 16-6 er uttømmende - merk at det er til dels forskjellige regler avhengig av om det anskaffes varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid Andre dokumentasjonsregler
Egenerklæring etter del III På bakgrunn av nytt EU-direktiv er det innført regler om at oppdragsgiver alltid skal fylle ut et europeisk egenerklæringsskjema, en ESPD-erklæring Leverandørene skal alltid skal levere egenerklæring som bevis på at de oppfyller kvalifikasjonskrav som skal dokumenteres, jf. foa 17-1 (2). Oppdragsgiver kan på et hvert trinn etter de nye reglene be om dokumentasjon hvis det er nødvendig, jf. foa 17-1 (3) Oppdragsgiver skal som hovedregel be om slik dokumentasjon fra den leverandøren oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt, jf. foa 17-1 (5) - se omtale i høringsnotat 2 s.14-15 Offisielle lister over godkjente leverandører - sertifisering De nye dokumentasjonsreglene knyttet til bruk av egenerklæringer mv. er gitt for å spare ressurser
Skatteattest Det er gitt regler om skatteattest i foa 7-2 (fellesbestemmelse som gjelder anskaffelser både etter del I, del II og del III) Oppdragsgiver skal stille krav om skatteattest for anskaffelser med en kontraktsverdi over kr. 500 000 ekskl. mva Skal bare kreves fra norske leverandører og kun fra den valgte leverandøren Dokumentasjonskravene gjelder både mva og skatt Kan ikke være eldre enn 6 mnd. Særlig regel for bygge- og anleggskontrakter
Evaluering av leverandører Evaluering av leverandørene skal skje ved alle konkurranseformer Leverandører som ikke tilfredsstiller minstekrav satt til leverandøren skal avvises, jf. foa 9-5 (1) a) og 24-2(1) a) Kan ikke blande inn tilbudet i vurderingen av leverandørkravene I en åpen tilbudskonkurranse (del II) og i en åpen anbudskonkurranse (del III) kan alle levere tilbud I en åpen anbudskonkurranse skal alle som tilfredsstiller leverandørkravene være med videre. Ved bruk av åpen tilbudskonkurranse vil en se på tilbudene til de leverandørene som tilfredsstiller minstekravene I det ny EU-direktivet ble det åpnet for at oppdragsgiver ved en åpen anbudskonkurranse først kan vurdere tilbudene for deretter å se om leverandøren som har levert dette tilfredsstiller minstekravene satt til deltakelse i konkurransen. Departementet foreslo å innføre denne ordningen, se høringsnotat 2 s. 22, begrunnelse ressursbesparende. Slik ordning er innført se foa 23-1 (2) Evalueringen skal være saklig Kan kun bygge på dokumentasjon som er etterspurt Må kunne dokumentere hvordan evalueringen har skjedd Kvalifiseringsverktøy
Utvelgelse av leverandører der konkurransen skal begrenses I en begrenset tilbudskonkurranse etter del II og ved begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandlinger mv. etter del III kan det fastsettes en nedre, eventuelt en øvre grense, for antall leverandører som inviteres til å gi tilbud, jf. foa 8-9 (1) og 16-12 (1) Den nedre grensen er 3 etter del II, jf. foa 8-9 (3) Den nedre grensen er 5 ved begrensede anbudskonkurranser etter del III, 3 ved de øvrige konkurranseformer, jf. foa 16-12 (3) Hvorfor nedre grense og eventuell øvre grense? Utvelgelseskriteriene skal være objektive og ikke diskriminerende, jf. foa 8-9 (2) og 16-12 (2) og skal normalt fremgå av kunngjøringen etter del III Må benytte de kriteriene som er angitt Må dokumentere hvordan utvelgelse skjer
Utvelgelseskriterier Hvem tilfredsstiller kvalifikasjonskriteriene best (veileder) Hva gir best konkurransedynamikk (veileder) Loddtrekning (veileder) begrenset adgang til å benytte dette kriteriet