Mamut Business Software Introduksjon Kunde-, salgsoppfølging og netthandel
Introduksjon til Mamut Business Software Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Versjon: 11.2. Partnr.: MBS.MAN.CRM.112.NO I
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Tlf. Mamut Lønn: 815 22 045 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Velkommen til Mamut Introduksjonsbøkene som følger programmet gir en kort innføring i de muligheter programmet gir deg. Alle kunder mottar boken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. I tillegg vil du også motta én eller begge introduksjonsbøkene: Kunde-, salgsoppfølging og netthandel og Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Beskrivelsene i denne boken kan omfatte funksjonalitet som kun er inkludert i en større programversjon av Mamut Business Software enn du innehar. Ønsker du mer informasjon om større versjoner, ta kontakt med Mamut på telefon 23 20 35 50 eller via e-post: info@mamut.no. Det er viktig at du leser gjennom både bruker- og serviceavtalen før du installerer. Der vil du få en oversikt over de kontraktsmessige vilkår som gjelder mellom deg som kunde, og oss som leverandør. I bøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige operasjonene. Vi vil også minne om vår nettside www.mamut.no/support. Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at din virksomhet vil få stor nytte av ditt mottatte program. Lykke til med Mamut Business Software! III
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Innhold 1 KONTAKTOPPFØLGING 1 Kontaktregisteret... 2 Standard dokument... 5 Brukerinnstillinger: Kontakt... 5 Om organisering og vedlikehold av kontakter... 7 Endre verdi på et utvalg kontakter... 10 Oppdatere kontaktinformasjon... 13 Hovedkontor/Underkontor... 15 Fanekortene i kontaktregisteret... 17 Kontaktperson... 28 Brukerinnstillinger: Kontaktperson... 29 Hvordan duplisere en kontaktperson?... 31 E-post... 32 Kom i gang med e-post... 33 E-postfunksjoner i programmet... 34 E-posteditoren... 34 E-postmaler... 34 Sende et dokument på e-post... 35 Skrive ut som e-postvedlegg... 36 Integrasjon med Outlook... 37 Brukerinnstillinger for Outlook... 39 Menylinjen i Outlook... 41 Aktiviteter... 42 Aktivitetsliste... 43 Opprette en ny aktivitet... 45 Fanekortene i aktivitetsregisteret... 47 Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser... 48 Duplisere en aktivitet... 49 Endre verdi på et utvalg aktiviteter... 50 Opprette gruppeaktiviteter... 52 Fordele aktiviteter... 55 Opprettelse av oppfølgingsaktiviteter... 56 Innstillinger for aktivitetstyper... 57 Aktivitetsinnstillinger... 59 Aktivitetsmaler... 60 Analyse av aktiviteter... 62 Systemopprettede aktiviteter... 63 Brukerinnstillinger: Aktivitet... 63 Kalender... 65 Felleskalender... 66 Kalender til annen ansatt/ressurs... 67 Dokumenter... 69 Dokumentliste... 69 Opprette et nytt dokument... 70 Dokumentmaler... 72 Opprette ny dokumentmal... 73 Redigere dokumentmal... 74 Dokumenttyper... 75 IV
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes kontakter... 76 Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes ansatte... 78 Import av dokumenter... 79 Opprette en kopi i PDF-format... 80 Brukerinnstillinger: Dokument... 81 Om integrasjon med Skype... 83 Hva er Skype?... 83 Kom i gang med Skype... 84 Hvordan ringer du med Skype?... 85 Aktiviteter fra Skype... 86 Prosjektmodulen... 87 Prosjektregisteret... 87 Brukerinnstillinger: Prosjekt... 89 Fanekortene i prosjektregisteret... 91 Prosjektfakturering... 96 2 PRODUKT 101 Produktmodulen... 102 Produktregisteret... 104 Produktliste... 106 Fanekortene i produktregisteret... 107 Brukerinnstillinger for produkt... 118 Om organisering og vedlikehold av produkter... 119 Endring av et utvalg produkter... 122 Duplisere et produkt... 123 Endre produktnummer... 124 Sette et produkt inaktivt... 124 Språk på produkter... 125 Opprette produktnavn på flere språk... 125 Skrive ut faktura på et annet språk... 126 Pris.... 127 Hvordan endre/redigere prisen på ett produkt... 128 Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering... 129 Prisliste ekstern tilpasning av prisliste... 130 Produktvarianter... 132 Kom i gang med variantene... 132 Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt... 134 Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt... 134 Variantinnstillinger... 137 3 TILBUD/ORDRE/FAKTURA 139 Tilbud... 140 Fanekortene i Tilbud... 142 Brukerinnstillinger: Tilbud... 145 Effektuere et tilbud/ opprette ordre... 147 Skrive ut et tilbud... 147 Regenerere ordrelinjer... 149 Opprette et repeterende tilbud... 149 Opprette en tilbudsmal... 151 Opprette et gruppetilbud... 151 Opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud... 153 V
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Ordre og Faktura... 154 Skjermbildene i Ordre/Faktura... 156 Fanekortene i Ordre/Fakturabildet... 157 Brukerinnstillinger i Ordre/Faktura... 162 Fakturering av ordre... 166 Bruk av valuta... 172 Innkjøp til ordre... 174 Kredittgrense og kredittsperre... 177 Avtalefakturering... 178 Avtaleregister... 179 Fanekortene i Avtale... 180 Hvordan opprette en ny avtale?... 181 Kundeavtaler... 182 Hvordan opprette en ny kundeavtale?... 183 Fakturering av avtaler... 184 Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeavtaler... 184 Fakturering av ordrer generert på grunnlag av avtaler... 185 efaktura... 187 Innstillinger for efaktura... 188 Lese inn filer fra BBS... 191 Behandling av kundeavtaler... 195 Avmeldinger og avviste avtaler... 196 Aktiviserte avtaler... 197 Gå til fil/gå til BBS... 198 Fakturere med efaktura... 198 Eksportere efaktura til BBS... 199 Salgsbudsjett... 200 Betalingsoversikt, fakturaer... 202 Registrering av betaling... 203 Videre betalingsoppfølging... 204 Betalingspåminnelse... 205 Factoring... 207 Inkassovarsel... 207 Inkasso... 208 4 NETTHANDEL 209 Om Netthandel... 210 Hvordan opprette et nettsted - oversikt... 212 Redigere hjemmeside... 213 Verktøy for innhold på nettstedet... 214 Rediger hjemmeside - Virksomheten... 218 Rediger hjemmeside - Innhold... 219 Rediger hjemmeside - Nettbutikk... 225 Rediger hjemmeside - Designmal... 230 Oppdatere hjemmeside... 235 Hent nettsteddata... 236 Nettstedinnstillinger... 240 Aktivt nettsted... 240 Innstillinger Web... 242 Innstillinger Nettbutikk... 243 Betalingstjenester... 245 VI
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Admin... 246 Passordinnstillinger... 246 Kontaktinnstillinger for Netthandel... 248 Vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken... 249 Om Kundestatusfiler/eKunder... 251 Sending av kundestatusfiler... 252 Administrasjon av flere nettsteder... 253 Kopling til andre nettsteder... 255 5 POCKET PC 257 Installasjon på Pocket PC-en... 258 Synkronisering... 259 Synkroniseringsinnstillinger... 260 Innstillinger for VIP Kontakter... 260 Innstillinger for vanlige Kontakter... 261 Innstillinger for Aktiviteter... 262 Innstillinger for Dokumentinformasjon... 263 Innstillinger for Produkter... 264 6 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 265 Koble fra sentral database... 266 Synkronisering av data... 268 Koble til sentral database... 269 Synkroniseringsinnstillinger... 270 OPPSUMMERING 271 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag... 273 Videre læring... 274 Indeks... 275 VII
KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL VIII
1 Kontaktoppfølging Kontaktoppfølging er den delen av programmet hvor du vedlikeholder all informasjon som har med kontaktene dine å gjøre: Kontaktpersoner, Aktiviteter, Prosjekter og Dokumenter. Det utveksles automatisk informasjon mellom kontaktregisteret og andre moduler, så vær nøye med det du registrerer her. Legg merke til mulighetene for kategorisering av kontaktene, noe som senere hjelper deg med å hente ut ønsket utvalg ved utskrift av for eksempel rapporter, tilbud og adresseetiketter. Innhold Kontaktregisteret 2 Standard dokument... 5 Brukerinnstillinger: Kontakt... 5 Om organisering og vedlikehold av kontakter... 7 Endre verdi på et utvalg kontakter... 10 Oppdatere kontaktinformasjon... 13 Hovedkontor/Underkontor... 15 Fanekortene i kontaktregisteret... 17 Kontaktperson... 28 Brukerinnstillinger: Kontaktperson... 29 Hvordan duplisere en kontaktperson?... 31 E-post 32 Kom i gang med e-post... 33 E-postfunksjoner i programmet... 34 E-posteditoren... 34 E-postmaler... 34 Sende et dokument på e-post... 35 Skrive ut som e-postvedlegg... 36 Integrasjon med Outlook... 37 Brukerinnstillinger for Outlook... 39 Menylinjen i Outlook... 41 Aktiviteter 42 Aktivitetsliste... 43 Opprette en ny aktivitet... 45 Fanekortene i aktivitetsregisteret... 47 Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser... 48 Duplisere en aktivitet... 49 Endre verdi på et utvalg aktiviteter... 50 Opprette gruppeaktiviteter... 52 Fordele aktiviteter... 55 Opprettelse av oppfølgingsaktiviteter... 56 Innstillinger for aktivitetstyper... 57 Aktivitetsinnstillinger... 59 Aktivitetsmaler... 60 Analyse av aktiviteter... 62 Systemopprettede aktiviteter... 63 Brukerinnstillinger: Aktivitet... 63 Kalender 65 Felleskalender... 66 Kalender til annen ansatt/ressurs... 67 Dokumenter 69 Dokumentliste... 69 Opprette et nytt dokument... 70 Dokumentmaler... 72 Opprette ny dokumentmal... 73 Redigere dokumentmal... 74 Dokumenttyper... 75 Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes kontakter... 76 Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes ansatte... 78 Import av dokument... 79 Opprette en kopi i PDF-format... 80 Brukerinnstillinger: Dokument... 81 Om integrasjon med Skype 83 Hva er Skype?... 83 Kom i gang med Skype... 84 Hvordan ringer du med Skype?... 85 Aktiviteter fra Skype... 86 Prosjektmodulen 87 Prosjektregisteret... 87 Brukerinnstillinger: Prosjekt... 89 Fanekortene i prosjektregisteret... 91 Prosjektfakturering... 96 1
KONTAKTOPPFØLGING KONTAKTREGISTERET I modulen Kontaktoppfølging vedlikeholder du informasjon om kontaktene dine. Legg merke til at kontaktoppfølging består av både kunder, leverandører og eventuelt også partnere og privatkontakter. En kontakt kan opptre både som en kunde og som en leverandør. Merk av på kontaktkortet i avmerkingsboksene for dette. Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel skriver du inn generell informasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Ved hjelp av kategoriene kan du skille kontaktene fra hverandre, for eksempel når du skal sende skreddersydd materiale til de senere. Den nedre delen av kontaktkortet består av ulike fanekort hvor du registrerer annen relevant informasjon om kontakten, f.eks. kontaktpersoner, aktiviteter, dokumenter, ordre og fakturering, tilbud, reskontro, innkjøp, timer, produkt og prosjekt. Det finnes flere måter du kan finne frem til en ønsket kontakt i kontaktregisteret. Du kan bla deg frem og tilbake ved hjelp av pil-knappene i verktøylinjen øverst i kontaktkortet. Alternativt kan du bruke søkefunksjonen eller utvalgsfunksjonen. Ved hjelp av knappen Sortering kan du sortere kontaktene dine på mange forskjellige måter, etter Kontaktnavn, Kontaktnr., Leverandør eller Telefonnr.. Velg ønsket sorteringskriterie ved hjelp av pil-knappen rett til høyre for sorteringsknappen. Kontaktlistevinduet Du kan velge om du vil at listen over kontakter skal vises automatisk eller ikke når du åpner kontaktmodulen. Dette er en nyttig funksjon hvis du ofte leter etter ulike kontakter. Registrerer du vanligvis nye kontakter kan det være aktuelt å slå den av. 2
KONTAKTREGISTERET På knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen, fanekortet Kontaktkort under Annet velger du om kontaktlisten automatisk skal åpnes ved åpning av kontaktkortet. Knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan f.eks. være nyttig når du snakker i telefonen. TAPI-knappen: (Tilleggsprodukt) Når du klikker på TAPI-knappen vil programmet automatisk ringe telefonnummeret i det tilhørende feltet. Merk! Denne knappen kommer bare til syne hvis du har det nødvendige utstyret installert. Det kreves at driverne støtter TAPI 3.0 eller høyere, samt at en telefon er koblet til den aktuelle PC en via en seriell port. Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakt- eller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Du kan også få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart fra nedtrekkslisten ved ikonet Oppdatere kontaktinformasjon. Du kan også vise reiserute til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. I kontakt- og kontaktpersonkortet er det mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke etter, og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter/kontaktpersoner. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Ved å klikke på pil-knappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Slik registrerer du en ny kontakt 1. Klikk Ny. 2. Skriv inn kontaktens navn i det øverste feltet. 3. Registrer kontaktens adresse i adressefeltet. -eller- Klikk på knappen Adresse og skriv inn de ulike delene av adressen i vinduet som åpnes. Hvis du vil registrere mer enn én adresse på samme kontakt, kan du gjøre det ved å klikke på pil-knappen. Fra vinduet som da åpnes kan du både opprette nye adresser, redigere/slette eksisterende og velge ønsket alternativ. 3
KONTAKTOPPFØLGING 4. Skriv inn kontaktens Telefon- og Telefaksnumre. Bruk pil-knappen hvis du vil registrere flere enn ett nummer. 5. Registrer E-postadresse. 6. Velg en ansatt fra ditt firma under Vår ref. Denne personen vil være ansvarlig for oppfølging av denne kontakten. For å få opp en ansatt i nedtrekkslisten, må du først registrere denne personen i Personalregisteret 7. Merk av for riktig kontakttype; Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Programmet vil tildele kontakten et kundenummer (også selv om det ikke er en kunde). Hvis kontakten også er leverandør, vil kontakten i tillegg tildeles et leverandørnummer. Valgfritt: 8. Klassifiser kontakten din ved å velge relevant Status, Bransje og Kategori. Hvorfor registrere kunde- og leverandørnummer? Under registreringen av en ny kontakt merker du av for hvilken type kontakt dette er. På denne måten kan en kontakt være både kunde og leverandør uten at du behøver å registrere den to ganger. For å få oversikt over bare kunder eller leverandører, kan du benytte filteret til å skille mellom kunder og leverandører. Da kan du f.eks. skrive ut Kontaktliste fra Rapportmodulen som gir deg en oversikt over henholdsvis kunder eller leverandører (eller begge deler) avhengig av kriteriene i filteret. Notat Notatfeltet er først og fremst et frifelt Dato, klokkeslett og bruker vil fylles ut automatisk, mens du selv registrerer eventuell informasjon du mener det kan være nyttig å bli minnet om i forbindelse med den aktuelle kontakten. Et eksempel kan være: Husk å gi ham tilbakemelding på rapporten neste gang vi møtes! 1. Skriv dine notater direkte inn i notatfeltet. -eller- Klikk på ikonet over/under notatfeltet for å utvide feltet. Skriv deretter inn notatene dine på denne kontakten. 2. Krymp feltet tilbake til normal størrelse ved å klikke på ikonet en gang til. Den øvre delen av det aktuelle kontaktkortet inneholder nå all viktig informasjon om kontakten. 4
KONTAKTREGISTERET Notatfeltet er også søkbart. Det vil si at du ved hjelp av søk kan søke frem kontakter som har spesielle ord eller setninger i notatfeltet. Standard dokument Knappen Standard Dokument finner du i verktøylinjen øverst i kontaktkortet. Ved hjelp av denne knappen kan du velge en mal for standard dokument på den valgte kontakten. Når dette er gjort, kan du straks skrive ut et standardisert dokument hvor kontaktinformasjonen er automatisk utfylt. Slik legger du opp et Standard dokument for kontakten 1. Klikk på knappen Standard Dokument. 2. Velg ønsket dokumentmal fra listen. 3. Velg en Kontaktperson fra nedtrekkslisten hvis du ønsker det. 4. Velg Skriver i nedtrekkslisten Send til hvis du vil skrive ut til skriver. All kontaktinformasjon vil fylles ut automatisk. Merk! Ved bruk av standarddokumenter vil det bli opprettet dokumentkort og dokumentene vil være tilgjengelig både i dokumentmodulen og via fanekortet Dokument i kontaktkortet. Se mer om dokumenter i kapittelet Dokumenter. Brukerinnstillinger: Kontakt På knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du muligheter til å tilpasse vinduet kontaktoppfølging etter egne behov. Du kan også velge Vis Innstillinger Bruker Innstillinger per modul, og klikke Kontakt. Her kan du se hvilke kolonner og fanekort du kan velge når du arbeider med kontaktoppfølging. Du kan også sette opp standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdier er tilgjengelig for feltene Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Videre kan du velge om en ny kontakt automatisk skal opprettes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Et eksempel på 5
KONTAKTOPPFØLGING en annen innstilling er at du kan bestemme om programmet automatisk skal kopiere en ny postadresse til tomme adressetyper. Vinduet består av tre fanekort; Standardoppsett, Kontaktkort og Fanekort. Standardoppsett Du kan velge mellom tre forhåndstilpassede innstillinger. Enkel: Forenkler skjermbildene så mye som mulig og viser bare noen få av feltene. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser de fleste tilgjengelige feltene og gjør all funksjonalitet tilgjengelig. Klikk på aktuell knapp for å velge ett alternativ. Ønsker du å skreddersy vinduet selv, kan du gjøre det under Fanekort. Kontaktkort Her kan du angi retningslinjer og standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdi: Dette er verdier som vil bli automatisk utfylt når du oppretter nye kontakter. Du kan spare mye tid dersom nye kontakter kan få standardverdier. Dette kan overstyres på hver enkelt kontakt, så du er ikke bundet av standardverdiene. Du kan velge om kontakten skal settes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Du kan også sette standardverdien for Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Merk! Ved å høyreklikke i nedtrekkslisten ut for Status, Bransje eller Kategori kan du redigere verdiene i Standardregisteret. Annet: Her har du mulighet for å velge om du vil at: Inaktive kontakter skal vises i kontaktlisten. 6
KONTAKTREGISTERET Kontaktlisten skal åpnes automatisk når kontaktkortet åpnes. Informasjon om bruker og tidspunkt skal registreres når Notat legges inn. Et detaljert vindu automatisk skal vises ved adresseregistrering. Velg hvordan programmet skal agere når en ny postadresse legges inn på kontakten. De tre alternativene er: Automatisk kopiering til tomme adressetyper, å velge selv hvilke adressetyper som skal oppdateres med adressen, eller aldri kopiere til andre adressetyper. Du har de samme tre valgene ved endring av postadresse. Fanekort Her kan du skreddersy hvilke fanekort som skal vises i kontaktoppfølgingsvinduet ved å markere i avmerkingsboksene for de ulike fanekortene. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for de du ikke benytter for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du bestemme at summene på Tilbud, Ordre/Faktura, Produkt og Innkjøp skal vises Inklusiv mva. Om organisering og vedlikehold av kontakter Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde. Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport, søk og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Du kan dele kontaktene dine inn i grupper som du selv har definert. For å opprette nye grupper i nedtrekkslisten, går du til Innstillinger Firma Standardregister hvor du velger Egendefinerte felt. Vedlikehold av registeret Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etter hvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter er 7
KONTAKTOPPFØLGING ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregisteret. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke etter, og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Ved hjelp av Integrasjon med Outlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktes e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier". Inaktiv Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info. Ingen utsendelser Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser. Dette sørger for at kontakten blir utelatt fra denne type henvendelser. Grupper Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. 1. Klikk på ikonet til venstre for ordet Gruppe for å legge til kontakten i en gruppe. -eller- Klikk på de tre prikkene nederst til høyre under feltet. 2. Du finner en oversikt over alle Disponible grupper til venstre i vinduet Gruppe. Klikk på ønsket gruppe og overfør den til feltet Valgte ved hjelp av den enkle pil-knappen mellom de to feltene. 8
KONTAKTREGISTERET Tips! Nye grupper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Egendefinerte felt Gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske 1. Klikk på knappen til venstre for Egendefinerte felt -eller- Klikk på knappen med tre prikker nederst til høyre under feltet. 2. Velg hvilken Felttype du ønsker fra nedtrekkslisten og skriv inn denne typens Verdi i feltet under. Felttype kan f.eks. være 'Distrikt' med verdien 'Nord', eller 'Ant. ansatte' med verdien '15'. 3. Klikk OK. Tips! Nye Egendefinerte felt opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Her kan du også tilpasse alternativene i nedtrekkslisten Type verdi. 9
KONTAKTOPPFØLGING Endre verdi på et utvalg kontakter Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Veiviseren kan spare deg for mye tid ved slike endringer, da du slipper å gå inn på hvert enkelt kontaktkort og endre verdiene. Du kan også sette opp og lagre faste utvalg som du kjører regelmessig. Siste steg i veiviseren lar deg dessuten velge mellom flere rutiner for bruk av utvalget; opprettelse av dokument, sending av e-post m.m. Start veiviseren fra menyen Vis Kontakt Endre verdier på et utvalg kontakter. Steg 1 - Enkelt eller avansert utvalg Først velger du om du vil gjøre et enkelt eller avansert utvalg: Enkelt utvalg tar deg rett til et utvalgsvindu der du setter et filter Avansert utvalg gir deg muligheten til å justere et utvalg, åpne et tidligere utvalg du har lagret, og å lagre et utvalg for bruk senere. Du kan lese mer om Utvalg i eget kapittel i Introduksjonsboken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Steg 2 - Kun for avansert utvalg: Statisk eller dynamisk utvalg Du kan velge mellom to typer utvalg: dynamisk, som henter alle kontakter som oppfyller utvalgskriteriene, og statisk der resultatet av utvalget kan lagres og benyttes senere. Dynamisk henter ut alle kontakter/kontaktpersoner som oppfyller kriteriene for utvalget, 10
KONTAKTREGISTERET Statisk utvalg gir deg muligheten til å justere listen over treff, ved å fjerne eller legge til kontakter/kontaktpersoner. Dette gjøres i veiviserens steg 4, som bare er tilgjengelig ved statisk utvalg. Åpne lagret utvalg: I veiviserens steg 5 kan du lagre utvalgene dine. Disse utvalgene kan velges fra listen nedenfor, og kjøres på nytt. Legg merke til at du likevel vil gå gjennom veiviseren som om du opprettet et nytt, og justere de ferdigutfylte feltene. Når du velger et utvalg får du oversikt over: Antall treff sist gang utvalget ble brukt: Ved å markere utvalgene fra listen vises det hvor mange kontakter som inngikk i utvalget. Dynamisk/Statisk: Du får også informasjon om det valgte utvalget er dynamisk eller statisk. Klikk Neste Steg 3 - Utvalgskriterier På fanekortet Standard kan du i nedtrekkslisten Utvalgsformular velge mellom flere sett av kriterier. Du kan gjerne sette kriterier i flere utvalgsformular. Alle kriterier du setter vil bli tatt med. Avhengig av hvilket utvalgsformular du velger kan du også styre utvalget i forhold til kontaktpersoner: Du kan angi hvor mange Kontaktpersoner fra hver kontakt som skal tas med. Dersom du velger flere kontaktpersoner på hver kontakt, vil utvalget lage to instanser av kontakten det gjelder. Setter du utvalgskriterier for Kontaktpersoner, kan du velge at utvalget skal Kun ta med kontakter som har kontaktpersoner som er med i utvalgskriteriene. Kontakter uten kontaktpersoner som oppfyller disse kriteriene vil bli ekskludert fra utvalget, selv om kontakten oppfyller alle andre kriterier. Sett kriteriene for utvalget du skal jobbe med på vanlig måte. Du kan lese mer om Utvalg i eget kapittel i Introduksjonsboken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Tips! For å unngå at kunder som er merket med "ingen utsendelser" blir med i utvalget, bruk avansert utvalg til å holde "ingen utsendelser" kontakter borte fra utvalget. Avansert utvalg setter du her under fanekortet Avansert. Klikk Neste. Steg 4 Sette utvalg på kontakter/kontaktpersoner Dette steget vises bare ved kjøring av Statiske utvalg, og viser en liste over alle kontakter og kontaktpersoner som inngår i utvalget. Listen kan justeres på følgende måter: 11
KONTAKTOPPFØLGING Legg til kontakt: Klikk denne knappen og velg en ny kontakt fra listen. Legg merke til at kontaktpersoner ikke blir inkludert i utvalget, selv om du har valgt dette i steg 2. Ønsker du kontaktpersoner for hver kontakt må du velge Legg til kontaktperson. Legg til kontaktperson: Klikk denne knappen og velg en ny kontaktperson fra listen. Kontaktpersonen med tilhørende kontakt vil nå inkluderes i utvalget. Fjern fra utvalget: Merk avmerkingsboksen til høyre for kontaktene du ønsker å slette og klikk Slett. Klikk Neste. Steg 5 - Lagre utvalg Dette steget vises bare ved Avansert utvalg i Steg 1. Skal du kjøre dette utvalget regelmessig lønner det seg å lagre utvalget. Om du har justert et tidligere lagret utvalg, men fremdeles ønsker å kjøre det gamle utvalget, kan du Lagre som ny. Velg Lagre eller Lagre som ny om du har justert et tidligere lagret utvalg. Gi utvalget et Navn og en Beskrivelse som hjelper deg å finne utvalget om du skal kjøre det senere fra steg 1. Utvalget skal kun brukes av meg er relevant dersom dere er flere brukere av programmet. Det lagrede utvalget vil da ikke være tilgjengelig i listen for andre brukere enn deg selv. Klikk Neste. Steg 6 - Hva vil du gjøre med utvalget Gjør et valg og klikk Fullfør for å gjennomføre handlingen. Du kan endre statusfelt/annen kontaktinformasjon, legge til eller ta bort gruppefelt eller egendefinerte felt. Endre statusfelter/annen kontaktinformasjon: Her kan du endre på fellesverdier eller innstillinger for ditt utvalg av kunder og leverandører. 12
KONTAKTREGISTERET Under fanekortet Felles verdier kan du endre vår referanse, status, bransje, kategori, avdeling, sette kontakten inaktiv eller velge at kontakten ikke lenger skal få utsendelser (merker av for Ingen utsendelser på fanekortet Annet på kontaktkortet). I Innstillinger for kunde kan du endre forretningsvilkårene for kunde, som eksempelvis betalingsvilkår, leveringsvilkår, leveringsform, påminnelser, kredittsperre mm. Innstillingene endres på kontaktkortet under fanekortet Innstillinger. Tilsvarende kan du i Innstillinger for leverandør endre forretningsvilkårene for leverandør. Innstillingene endres på kontaktkortet under fanekortet Innstillinger. Legg til/fjerne gruppefelter Du får her opp et vindu der du kan se alle tilgjengelige grupper. Du legger til eller tar bort gruppefelter ved å markere aktuell gruppe i ruten Disponible og klikke på pil-knappen. Da flyttes gruppen over til ruten Valgte. Legg til/endre eller fjerne egendefinerte felt: Velg først om du vil legge til/endre, eller fjerne. For å vedlikeholde egendefinerte felt velger du felttype i nedtrekkslisten som kommer opp, og deretter hvilken verdi du vil endre/legge til. Du kan kun vedlikeholde ett egendefinert felt av gangen ved hjelp av denne veiviseren. Vil du fjerne et egendefinert felt helt velger du aktuelt felt fra felttype i nedtrekkslisten. Klikk Neste. Obs! Klikker du Avbryt her vil ikke utvalget bli lagret selv om du har valgt dette under steg 5. Steg 7 - Skriv ut rapport Skriv eventuelt ut en rapport over kontaktene med nye verdier. Rapporten gir en oversikt over hva som er endret, og for hvilke kontakter. Rapporten kan tas ut til skjerm eller skriver. Klikk Neste for å få ut rapporten. Klikk Fullfør for å gjennomføre endringene. Oppdatere kontaktinformasjon Vis på kartet hvor kontakten holder til Du kan vise på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart fra nedtrekkslisten ved knappen Oppdatere kontaktinformasjon. Legg merke til at funksjonen viser til adressen som er synlig. Vis reiserute fra din adresse og til kontakten Du kan vise reiserute til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Reiseruten vises i nettleseren, og kan for eksempel skrives ut slik at du kan ta den med deg i bilen. Du må registrere leveringsadresse i Vis - Innstillinger - Firma. Det er denne adressen det vil bli beregnet avreise fra. Leveringsadressen benyttes da det er mange som bruker postboks som postadresse. Det automatiske oppslaget kan kun vise reiseruten fra din adresse. 13
KONTAKTOPPFØLGING Reiserute kan åpnes via piltasten til høyre for knappen Oppdatere kontaktinformasjon. Hente og vedlikeholde kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Online MERK: Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke etter, og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Du kan også gjøre søk på nye kontakter. Får du en ny kunde på telefonen kan du raskt opprette vedkommende som en kontakt, hente inn kontaktinformasjonen, og fylle inn detaljene mens du fremdeles har vedkommende på tråden. Dermed kan du konsentrere deg om samtalen i stedet for å spørre ut kunden om adressedetaljer, telefon og faksnumre, men likevel ha et korrekt og oppdatert kontaktkort på vedkommende. Du kan åpne et kart som viser deg hvor kontakten holder til, og du kan se reiseruten fra din egen adresse og til kontakten. Slik henter du inn kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Online 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging eller Kontaktperson. 2. Slå opp på kontakten du ønsker å oppdatere eller 14
KONTAKTREGISTERET Opprett en ny kontakt og skriv inn én eller flere opplysninger du kjenner om kontakten, for eksempel navn. 3. Klikk på Oppdatere kontaktinformasjon. Søket foretas. 4. Marker riktig kontakt i listen. 5. Velg hvilke felter du ønsker skal oppdatere kontaktkortet. 6. Klikk Oppdater. Feltene du har valgt oppdaterer kontaktkortet med opplysninger fra databasen. Eventuelle opplysninger som fantes fra før blir overskrevet. Du kan angre før du lagrer. Klikk på Angre-knappen i verktøyraden, eller på Ctrl+Z. Tips! Du kan bytte Søkekriterie i feltet for dette i vinduet som kommer opp. Dette kan være til god hjelp når du har flere opplysninger på kontakten, men søkeresultatet gir mange treff. Bytt søkekriterie i nedtrekkslisten og klikk på Søk. Felter som omfattes av søket Navn, Adresse, Telefon, Telefaks, Mobiltelefon (kun for kontaktperson). Organisasjonsnummer (kun for kontakt). E-post, WWW (kun for kontakt), Bransje (kun for kontakt), Tittel (kun for kontaktperson) Enkelte av feltene er ikke relevante for søk fra Kontaktperson. Søket foregår i rekkefølge i henhold til listen over. Dersom du ikke bruker leveringsadresse vil funksjonen Vis reiserute ikke fungere. Dog vil den også søke på ditt organisasjonsnummer og koble dette mot din adresse, dersom disse opplysningene er tilgjengelige i databasen det søkes i. Hovedkontor/Underkontor I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Slik oppretter du et hovedkontor 1. Velg Vis, pek til Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden som skal være hovedkontor. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk Kunde. 5. Velg Ja i nedtrekkslisten for Hovedkontor. 15
KONTAKTOPPFØLGING Slik tilknytter du en kunde til et hovedkontor 1. Velg Vis, pek til Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden du ønsker å knytte til et hovedkontor. 3. Klikk søk og marker hovedkontoret du ønsker å knytte deg til og klikk OK. 4. Svar Ja hvis du ønsker at hovedkontaktens betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, leveringsform og ordrerabatt i prosent skal gjelde for denne kontakten. Svar Nei hvis du ønsker at underkontoret skal ha egne betingelser. For kunder som er definert som hovedkontor eller underkontor vil du få opp en oversikt over kjedetilknytningen når du klikker på ikonet for hhv. underkontor eller hovedkontor i kontaktkortet. I oversikten Hoved-/Underkontor kan du markere et hoved- eller underkontor og klikke Gå til for å gå direkte til kontakten du ønsker mer informasjon om. Innstillinger for Underkontor I fanekortet Innstillinger under knappen Kunde kan du bestemme om underkontoret skal faktureres til kontaktens fakturaadresse eller hovedkontorets fakturaadresse. Reskontropostering vil føres mot kontakten eller hovedkontoret, avhengig av hvem du velger skal faktureres. Det er mulig å overstyre fakturaadresse manuelt ved opprettelse av en ordre, men vær oppmerksom på at reskontroposteringer fortsatt vil føres mot hovedkontoret dersom du har valgt dette i innstillinger. Levering av varer kan settes til kontaktens leveringsadresse eller hovedkontorets leveringsadresse. Merk! Det skal kun merkes av for hovedkontor på kontakten som er hovedkontor, ikke underkontorer som er knyttet til et hovedkontor. 16
KONTAKTREGISTERET Fanekortene i kontaktregisteret Ulike måter å bruke fanekort og moduler på Du kan selv velge hvordan du vil bruke fanekortene i Kontaktoppfølging. Det finnes ikke én riktig måte å bruke dem på, du gjør som det passer deg best. Her beskrives to forskjellige varianter: Registrere ny informasjon fra fanekortene i Kontaktoppfølging: Ny-knappen på de ulike fanekortene kan fungere som snarveier til de ulike modulene. Klikker du for eksempel Ny på fanekortet Ordre/Faktura, vil Ordre/Fakturamodulen åpnes automatisk og kontaktinformasjon registrert på ordren tas direkte fra kontaktregisteret. På denne måten kan du altså opprette nye ordre fra Kontaktoppfølging via fanekortet Ordre/Faktura. Registrere ny informasjon fra andre moduler: Du kan også gå direkte til de ulike modulene og registrere informasjonen derfra. Hvis du velger denne metoden, registrerer du nye ordre ved å velge Vis Tilbud/Ordre/Faktura Ordreregistrering. Dette kan være å foretrekke hvis du hovedsaklig registrerer ordre og ikke jobber ut fra spesifikke kontakter. Da kan du heller bruke kontaktregisteret til å få oversikt over aktiviteter, dokumenter og ordre knyttet til hver enkelt kontakt. Unntaket for denne arbeidsmetoden vil være fanekortene Kontaktperson, Annen info og Innstillinger, siden disse er direkte relatert til kontaktmodulen og ikke kan nås fra andre moduler. Kontaktpersoner På fanekortet Kontaktpersoner registrerer du informasjon om personer du har vært i kontakt med, eller som du kjenner til i den aktuelle bedriften. Dette vil gi deg en oversikt som gjør det lettere å finne fram til de du skal snakke med eller referere til i ulike sammenhenger. Personen du markerer som Standard vil vises med fet skrift øverst på listen over kontaktpersoner. De du evt. markerer som Inaktive vil vises i grått nederst i listen. De som verken er standard eller inaktive vil listes opp i den rekkefølgen de ble registrert. Ved å klikke Ny kan du legge til nye kontaktpersoner og ved å klikke Rediger kan du endre på eksisterende. Du har også mulighet til å sende e-post til kontaktpersonen ved å klikke Send e-post. Se mer om kontaktpersoner i eget avsnitt. 17
KONTAKTOPPFØLGING Aktiviteter I fanekortet Aktiviteter registreres aktiviteter som er knyttet til den aktuelle kontakten. Her registrerer du all informasjon som har med aktiviteten å gjøre, f.eks. kontaktperson, prosjekt, varighet/type, ansvarlig person i ditt selskap etc. Aktivitetene som registreres kan eksempelvis være møter, demonstrasjoner, telefonsamtaler, e-post, leveringsbekreftelser og pristilbud. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. Hvis det etter hvert er mange aktiviteter registrert på kontakten, kan du filtrere ut et utvalg av disse i nedtrekkslisten Type. Se mer om aktiviteter i eget avsnitt. Dokumenter Fanekortet Dokumenter gir deg oversikt over alle dokumenter knyttet til kontakten. Disse dokumentene kan være brev, møtereferater, kontrakter, fakser med mer. Alle dokumenter du oppretter i dette fanekortet vil også være tilgjengelig i dokumentmodulen. Via fanekortet kan du også opprette nye og redigere eksisterende dokumenter. Ved hjelp av knappen Tilknytt kan du tilknytte dokumenter til kontakten. Ved å høyreklikke på et dokument i listen vil du kunne åpne dokumentet, skrive ut, sende dokumentet på e-post eller telefaks eller importere et dokument. Se mer om dokumenter i eget avsnitt. Tips! Hvis du oppretter et flettedokument og prøver å slette det på en av kontaktene knyttet til flettedokumentet, vil du få opp en advarsel som sier at du da vil slette dokumentet for alle kontaktene som er knyttet til det. Dermed har du mulighet til å avbryte handlingen hvis du ikke ønsker et slikt resultat. Slik oppretter du et nytt dokument fra fanekortet dokumenter 1. Klikk Ny. 2. Skriv inn Overskrift og Forfatter av dokumentet. Datoen kommer automatisk. 3. Velg også Kontaktperson og Prosjekt dokumentet er knyttet til. 4. Kontakten fylles ut automatisk når du oppretter et dokument fra fanekortet Dokument. Hvis du vil opprette et dokument knyttet til mer enn én kontakt, må du i stedet opprette dokumentet fra modulen Dokument (Vis Dokument). Her vil nemlig knappen Opprette/flette være aktiv (så sant du har registrert en kontakt i programmet). Via denne knappen lager du et utvalg av kontakter som knyttes til dokumentet. 5. Velg et alternativ i nedtrekkslisten Type i forhold til hva slags dokument du registrerer. 6. Velg en Dokumentmal fra nedtrekkslisten. Du kan også opprette din egen mal ved å gå til Vis Dokument Dokumentmaler. 7. Dokumentet får automatisk tildelt et navn, men du kan endre dette i feltet Dokumentnavn. Kontroller at riktig Program er markert. Du kan opprette dokumentet i Microsoft Word, Excel, PowerPoint eller Project. 18
KONTAKTREGISTERET 8. Feltet Katalog viser hvor dokumentet lagres. Ønsker du å endre dette, klikker du på søkeknappen og blar deg fram til ønsket plassering. 9. Når du har registrert all informasjon, klikker du på Opprette/flette. Import av dokumenter Du kan importere dokumenter ved hjelp av knappen for dette. Les mer om import av dokument i eget avsnitt. Ordre/faktura Fanekortet for Ordre/faktura i kontaktkortet er kun tilgjengelig for de kontakter som er markert som kunder. Fanekortet viser en oversikt over ordrer og fakturaer som er registrert på kontakten. Det er mulig å opprette nye ordre ved å klikke Ny eller redigere ved å klikke Rediger. Du kan bruke Ny-knappen som en snarvei til Ordre/faktura-modulen: ved å klikke på Ny åpnes automatisk Ordre /faktura-modulen med kontaktinformasjonen registrert på ordren. Du kan med andre ord opprette nye ordre fra fanekortet Ordre/faktura i kontaktmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status på fanekortet Ordre/faktura fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Faktura, vil fanekortet kun vise fakturaer registrert på kontakten, ikke andre salgstransaksjoner som ubehandlet ordre og kreditnota. Tilbud Fanekortet Tilbud er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. På fanekortet vil du få en oversikt over tilbud som er registrert på kunden. Via fanekortet Tilbud er det mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Det gjøres ved å klikke på piltasten til høyre for knappen Ny og velge ønsket type tilbud i listen. Status! Nedtrekkslisten Status på fanekortet Tilbud fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Tilbud repeterende, vil fanekortet kun vise tilbud som har denne statusen. Tips! Tilbudslisten er som standard organisert etter dato, de nyeste øverst og de eldste nederst. Du kan sortere listen selv ved å klikke på kolonneoverskriftene. Se mer om tilbud i eget avsnitt. Reskontro Fanekortet Reskontro viser alle regnskapsposteringer mot kontakten fra hovedboken. Dersom kontakten er kunde vises alle dens fordringer og for leverandører vises din gjeld. Er kontakten både kunde og leverandør kan du velge hvilke av listene du vil vise. 19
KONTAKTOPPFØLGING Fanekortet kan benyttes som en slags mini-reskontro der du har oversikt over alle reskontroposter, samt summen av Totalt utestående, Ikke forfalt og Forfalt. Du kan registrere betalinger, kreditnotaer og du kan matche åpne poster mot lukkede. Du kan også regnskapsføre nye fakturaer fra fanekortet. Legg merke til at alle handlinger du utfører i dette fanekortet blir registrert direkte i hovedboken. Tips! For oversikt over alle utestående beløp anbefaler vi at du benytter Reskontro, hvor alle kunder og leverandører er samlet i den samme listen. Fra denne modulen kan du i tillegg generere purringer, inkassokrav og renteberegning. Registrering av betaling via fanekortet reskontro i kontaktregisteret 1. Velg posten som er betalt fra listen. 2. Klikk Inn-/Utbetaling. 3. Sjekk at Dato stemmer med datoen du mottok/foretok betalingen. 4. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto som skal debiteres. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 5. Juster Innbetalt eller Utbetalt beløp dersom det avviker fra det fakturerte. 6. Før eventuelt Påminnelsesgebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 20
KONTAKTREGISTERET 7. Klikk OK Bilaget overføres til hovedboken. Innkjøp Fanekortet Innkjøp er aktivt for kontakter som er leverandører, og hjelper deg å se hvilke innkjøp som er gjort fra disse. Det viser en oversikt over de innkjøp som er registrert på kontakten. Du kan se bestillingsnummer, leverandørens referanse, sum, valuta, status, leveringsdato, bestillingsdato samt Vår referanse. Du kan også filtrere innkjøpene på ulik status. Du kan raskt og enkelt få en oversikt over alle innkjøp som er gjort fra denne leverandøren. Du kan også opprette nye innkjøp fra fanekortet ved å klikke Ny. Da åpnes innkjøpsmodulen og med et nytt innkjøp som automatisk har fått utfylt kontaktopplysningene fra leverandørens kontaktkort. Du kan også redigere en allerede opprettet innkjøpsordre ved å markere den og klikke Rediger. Da åpnes den aktuelle innkjøpsordren og du kan gjøre nødvendige endringer. Status! Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Det du velger avgjør hva som vises i vinduet. Velger du eksempelvis Mottatt vises kun de ordrene som har denne statusen. Innkjøpsmodulen er omtalt i kapittelet Logistikk i introduksjonsboken Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Timeregistrering Fanekortet Timeregistrering er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. I fanekortet vil du få en oversikt over timelinjer som er knyttet til kontakten. Det er mulig å redigere timelinjer via fanekortet, mens nye timelinjer må opprettes i timeregistreringsmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Timeregistrering er omtalt i avsnittet Timeregistrering i introduksjonsboken Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Produkt Fanekortet Produkt er aktivt for de kontakter som er registrert som leverandører. Her får du en oversikt over hvilke produkter som leverandøren leverer. Du kan enkelt kontrollere blant annet pris og tilgjengelighet på eget lager, og du kan legge til, redigere eller ta bort produkter. I kolonnene kan du se ditt produktnummer og produktnavn, leverandørens produktnummer og navn, innkjøpspris, valuta og disponible på eget lager. Du kan også filtrere ut produktgrupper. 21
KONTAKTOPPFØLGING Ny. Denne åpner produktlisten slik at du kan tilknytte et produkt til leverandøren. Når du har valgt et produkt og klikker OK vises et vindu der du kan legge inn mer detaljert informasjon om produktet, som leverandørens produktnummer og innkjøpspris. Rediger. Ved å markere et produkt og klikke Rediger vises vinduet med detaljert informasjon der du kan endre eksempelvis leverandørens produktnummer og innkjøpspris. Slett. Klikk her for å ta bort leverandørtilknytningen for produktet som er markert. Gå til produktkortet. Om du markerer et produkt og klikker her åpnes produktkortet for det markerte produktet. Produktgruppe: Du kan velge å vise en produktgruppe av gangen, eller alle produktgrupper samtidig. Nedtrekkslisten fungerer som et filter så du enklere kan finne det produktet du er ute etter. Se mer om produkt i eget kapittel. Prosjekt I fanekortet Prosjekt vises alle prosjektene kontakten deltar i. Hvis du f.eks. skal sende ut informasjonsbrev i forbindelse med et prosjekt kan du opprette et flettebrev og sette utvalg på alle kontakter som er tilknyttet det aktuelle prosjektet. Merk! Du har kun adgang til aktive prosjekter fra dette fanekortet. Et prosjekt er i utgangspunktet aktivt, men kan markeres som Inaktivt i nedtrekkslisten Inaktiv på prosjektkortet. Tips! Hvis en kontakt er knyttet til flere prosjekter, kan du velge et standardprosjekt i nedtrekkslisten Standard prosjekt på selve fanekortet Prosjekt. Dette prosjektet vil da foreslås for alle aktiviteter og dokumenter som er registrert på kontakten. Se mer om prosjekt i eget kapittel. Annen info I fanekortet Annen info kan du fastsette hvilken avdeling og hvilke av dine ansatte (referanser) som har mest med kontakten å gjøre. Du kan velge opptil fire referanser i prioritert rekkefølge. 22