BRUKERDOKUMENTASJON ENDURICO OFFICE

Transkript

1 BRUKERDOKUMENTASJON ENDURICO OFFICE Dokumentasjonen er utarbeidet av Endurico Media AS Endurico Media AS Side 1

2 Innledning Brukerdokumentasjonen inneholder beskrivelse av de forskjellige modulene systemet inneholder. Inn logging, brukere må ha både brukernavn og passord. Systemet levers med en bruker, Sysadm, som har Brukernavn: SA og Passord: SA Kunde og kontakt-modul som er den mest omfattende. Via denne får man tilgang til Tilbud, Ordre og faktura. Samt kontaktpersoner, dokumenter, aktiviteter og kategoriseringer. Rapporter. Her har man tilgang til rapporter rundt det som er registrert under kunder og kontakter. I tillegg en avansert utvalgs-modul som kan brukes i DM/TM sammenheng. Produkt / vareregister. Her registreres produkter som benyttes i ordrer. Økonomi. Her er all funksjonalitet rundt fakturering, purring og innbetaling. Oppdateringer og rapporter. Oppsett. System oppsett, her registreres, firmaopplysninger, brukere, oppretting av kategorier. Import av kontakter. I tillegg noen generelle funksjoner som sikkerhetskopiering. Logg inn Dersom alt er greit mht lisens og installasjon, kommer man inn i bildet under ved oppstart av systemet. Brukernavn: SA og Passord: SA Endurico Media AS Side 2

3 Kunder og kontakt modul Ved oppstart av systemet vil man komme rett inn i denne modulen, på siste kontakt man var inne på. Søk frem kontakter Øverst i bildet søker man frem kontakter. Velger man feltet helt til venstre, søker man i alle relevante felt for kontaktene. Skriver man inn OSLO, vil alle kontakter med poststed Oslo, eller Oslo i navn eller adresse bli valgt ut. Er det flere enn en kontakt i resultatet, får man opp en liste over disse. Man velger da kontakt fra denne listen. Man kan da bla i siste søk, se helt til høyre. Vil man søke på spesielle felt, velger man feltet i listen i midten. Her kan man velge mellom: Kundenr. Navn Postnr Sted Endurico Media AS Side 3

4 Telefon E-post Orgnr. Ansv. medarbeider Ordrenr. Fakturanr. Kont. person Kont. person E-post I venstre del av bildet har vi adresse informasjon om kunden/kontakten. Dette krever nok ikke nærmere forklaring. Det er lagt inn link til proff.no. Ved ny kontakt, kan man søke frem kontakten i Brønnøysundregistrene, dersom den er registrert der. Høyre del av bildet er spesifikk kunde-informasjon, følgende felt: Betalingsbetingelser, angis dersom kunden har andre betingelser enn standard Fast rabatt / provisjon, dersom kunden har en avtale om dette. Blir automatisk tatt hensyn til ved registrering av ny ordre. Skal ikke purres. Kommer ikke med på purrelister i tilfelle denne er avmerket. Ikke MVA-pliktig. Dersom kunden er fritatt for MVA, eks. Utlendinger. Reservert mot kontakt (DM/TM). Dersom denne er avmerket vil den bli utelatt fra Utvalg. Se rapport-modul Faktura sendes med post. Kunden vil ha papir-faktura. Faktura sendes til e-post adresse, i tilfelle kunden har en egen adresse hvor fakturaer skal sendes. Send også kopi til fakturaens kontaktperson. Sender kopi til kontaktperson. OK / Stoppet. Dersom kunden merkes Stoppet, bør man skrive i notat-feltet hvorfor. Notat, her kan man skrive inn ubegrenset med fritekst. Ansvarlig medarbeider, dersom man har en kundeansvarlig, kan dette angis her. Under vil vi beskrive under-modulene til kunde/kontakter. Kartotek-kort med informasjon har fet skrift. Endurico Media AS Side 4

5 Tilbud, Ordre og Faktura Velger man dette kartotek-kortet får man opp en liste over alle registrerte ordrer, med ordrestatus. Ordretstaus kan være følgende: Registrert Tilbud, normalt er tilbud sendt til kunden ved denne status Ordrebekreftelse, ordrebekreftelse er sendt kunde Klar til fakturering, ordren er ferdigbehandlet og ligger klar til samlet fakturering Fakturert. Ordren er fakturert. Annulert. Denne status brukes gjerne dersom tilbud ikke er akseptert. I tillegg vises informasjon om ordre-verdi, selger, bestiller og eventuelt prosjekt-tilknytning.kartotek-kort for faktura inneholder informasjon om sendte fakturaer. Man kan se på ordre- og faktura-detaljer ved å dobbel-klikke på valgt linje eller ved å trykke ENTER samme plass. Ny ordre registreres ved å velge Ny ordre og faktura... Da kommer man inn i bildet under: Endurico Media AS Side 5

6 Ved registrering av ordre bør følgende gjøres. Angi bestillers kontaktperson, dersom vedkommende har Legg inn kundens referanse, dersom de har oppgitt det Betalingsbetingelser hentes fra kunde dersom det er angitt der, ellers fra standard betalingsbetingelser som blir angitt under modul -> Økonomi. Kan overstyres. Solgt av, det er denne medarbeideren som kommer frem på faktura. Riktig selger bør angis her, også mht. Rapportering. Prosjekt, dersom ordren tilhører et prosjekt som man kan definere under Modul -> Oppsett Da kan man legge til ordrelinjer fra produktregisteret. Produkter / varer blir definert under Modul -> Produkt / Vareregister. Velg Nye ordrelinjer Fra produkt registeret Du får opp en liste over alle produkter som er aktive. Kryss av for de produktene ordren skal inneholde. Dette kan gjøres flere ganger. Produktene blir kopiert til Ordrelinjer, hvor du kan overstyre alt unttatt Produkt ID og sum linje. NB! Dersom du har registrert en abo-artikkel, sjekk at perioden er riktig, og at den er krysset av for abo, slik at den blir fornyet ved periodens utløp. Fjern krysset for abo, dersom den ikke skal fornyes. Hvordan abo-produkt blir definert, se Modul -> Produkt / vareregister. Når ordren er registrert, har du følgende valg. Tilbud: Endre ordretstatus til Tilbud; Da får man opp standard utskrifts-valg, Forhåndsvisning, Skriver, Modifiser eller PDF vedlegg til E-post. Dersom man velger det siste, vil en PDF-fil bli generert og man kommer inn i dokument-bildet for sending av e-post. Tilbudet er et vedlegg til e-posten. Da er det bare å sende og tilbudet er arkivert under dokumenter. Ordrebekreftelse: Tilsvarende som Tilbud, bortsett fra at her vil det stå Ordrebekreftelse. Klar til fakturering For å sende faktura på ordren, må man velge denne statusen. Da blir fakturagrunnlag laget: Endurico Media AS Side 6

7 Man kan her endre faktura-mottaker til en annen kunde registrert i systemet. Også annen kontaktperson enn bestiller. Man kan enten skrive ut fakturaen med en gang eller la den ligge klar til fakturering og bli tatt med under samlet fakturering. Se modul -> Økonomi. Dersom man har laget en pdf-fil av fakturaen vil denne bli arkivert og du kan se på den senere. I tillegg kan man tapsføre fordringer her og registrere betaling. Normalt vil man bruke Modul -> Økonomi til dette. MERK: Dersom det er valgt en eller flere ordrelinjer som er merket Abo, vil ordretype endres til Abonnementsordre og et avkryssningsboks kommer opp: Forny ordrelinjer merket Abo ved periodens utløp. Ved å fjerne dette krysset, blir ikke ordrelinjer merket Abo fornyet. For administrasjon av dette se Modul -> Økonomi. Fakturert Denne statusen blir satt av programmet etter at man har valgt å oppdatere at faktura er skrevet ut vellykket. Da kan ikke ordren endres. Merk at brukere med Sys.adm. rettigheter kan endre Selger og prosjekt. Annulert Status som for eksempel kan settes på tilbud som ikke blir akseptert. Dette for å kunne rapportere rundt dette. Krediter Lager kredittordre av ordren. Forutsetter at den er fakturert. Endurico Media AS Side 7

8 Kontaktpersoner Velger man dette kartotekkortet, får man opp en liste over alle kontaktpersoner på kunden som er aktive. Man kan velge å ta med inaktive. For å endre detaljer eller legge til ny kommer man inn i bildet under: Endurico Media AS Side 8

9 Dokumenter Listen over dokumenter viser en oversikt over sendte, mottatte og annet sortert etter nyeste dato. Her kan man importere dokumenter og man kan sende e-post. Alle typer dokumenter kan importeres, word, excel, e-post osv. Dersom man vil lagre en e-post her, kan man velge å lagre e-posten som fil fra E- post klienten. Lagr den på en plass hvor det er enkelt å finne den igjen, så som skrivebord / desktop. Søk frem avsender, velg importer, angi fil og dokumentet er lagret i systemet. For endring eller nye dokumenter kommer man inn i bildet under. Endurico Media AS Side 9

10 Aktiviteter Man kan registrere oppgaver eller avtaler på hver kontakt. Denne under-modulen er integrert med Microsoft Outlook. Man kan overføre Avtaler og Oppgaver dit. Listen viser alle aktiviteter mot kontakt sortert etter nyeste dato. Endurico Media AS Side 10

11 Kategorier Her kategoriserer man kontaktene. Spesielt nyttig dersom man driver med direkte markedsføring. Opprettelse av nye hoved- og under-kategorier gjøres under Modul -> Oppsett Endurico Media AS Side 11

12 Rapporter Rapport-modul er delt inn i følgende deler: Salgsrapporter Solgte produkt Omsetning per kunde Aktiviteter Andre rapporter Utvalg Rapportene er bygd opp på samme måte og når man går inn i denne modulen kommer man inn i bildet under: Salgsrapporter I bildet over viser salgsrapporter. Denne er interaktiv og når man har fått fram resultatet man er på utkikk etter kan man skrive den ut eller sende den til Excel. Endurico Media AS Side 12

13 Salg produkter Tilsvarende som salgsrapport, bortsett fra at den er fokusert på solgte produkter i stedet for kunder. Man kan filtrere på Ordrestatus, Ordretype, Prosjekt, Selger og Ordre- eller fakturadato. Omsetning Her kan man ta ut omsetning på fordelt på kunder i en periode, man får ut omsetningen og andel av totalomsetning for perioden som er valgt per kunde. Aktiviteter Rapport på aktiviteter i perioden som er valgt. Resultatet viser alle aktiviteter som er gjort i perioden som er valgt eventuelt filtrert på medarbeider: Antall dokumenter, sendt, mottatt og annet Antall oppgaver Antall møter Total antall aktiviteter Andre rapporter Foreløpig er dette: Liste over kunder merket stopp Liste over inaktive kontaktpersoner Endurico Media AS Side 13

14 Utvalg m.m Her kan man velge kontakter fra alt som er registrert og bearbeide utvalget videre. Man får opp bildet under: Utvalgskriterier er delt inn i 3-nivå: Velg fra kontakt/kunder, hvor man kan angi kategori man er på jakt etter, ansvarlig medarbeider osv. Velg fra ordrer/faktura, hvem som har kjøpt hva eller for eksempel fått tilbud i en periode. Velg fra aktivitet / dokument, velge fra aktiviteter som er registrert Disse valgene kan kombineres. Etter at man har fått det utvalget man ønsker, kan man gjøre følgende: Eksportere utvalget til Excel Sende e-post til alle, man lager en standard e-post, enten i ren tekst eller HTML (forutsetter bruk av Outlook). Man kan også ha vedlegg til e-posten. Endurico Media AS Side 14

15 Oppdatere aktiviteter, angi på kontakten at vedkommende ble kontaktet, slik at det kan brukes i senere utvalg. Såkalt dialog markedsføring. Lag ordrer. Man kan lage en likelydende ordre til alle deltakerne. For eksempel; har man 100 kunder som ikke ligger i systemet som skal ha en likelydende faktura, importere man disse først inn under Modul -> Oppsett -> Annet -> Import. Angir en kategori som er unik for disse (denne opprettes også under Oppsett, dersom man ikke allerede har en). Lager en referanse ordre på en kunde, ordrestatus på referansordre kan være hva som helst. Noterer seg ordrenr på denne og angir deretter ordrenr i bildet for Lag ordrer. Da får alle i utvalget en likelydende ordre som står Klar til fakturering. Fakturaene kjøres da ut fra Modul -> Økonomi. Endurico Media AS Side 15

16 Produkt / Vareregister Her defineres alle produktene som skal benyttes under ordre. Man kommer inn i bildet under. Øverst i bildet har vi en liste over alle produkter. Dersom man trykker på en av kolonne med fet-skrift, sorteres listen etter denne. Man kan også velge å ta med utgåtte artikler. Listen kan også eksporteres til Excel, slik den fremstår i øyeblikket. Produktgrupper Man har mulighet til å dele inn produktregisteret i grupper. Disse opprettes ved å velge Vedlikehold produktgrupper. Produkt Følgende felter: Produktgruppe, velges fra liste Produkt nr, må være unikt Endurico Media AS Side 16

17 Produkt, beskrivelse av produkt Enhet, om det er snakk Stk, timer, brukere osv Leverandør ID, underleverandør sitt produktnr Kost pris Enhetspris MVA-sats, må angis pr produkt siden den kan være 7,14 eller 25 %. Abonnementsprodukt; I tilfelle denne er krysset av må man angi varighet i måneder. Dersom det er et tilbudsprodukt som skal fornyes med vanlig, angis det vanlige produkt sitt produkt nr i Fornyes med produktnr. Man kan også angi at perioden skal starte den første i påfølgende måned. MERK! Ved fornyelse av abo. produkt vil enhetspris hentes fra produktregister, untatt når produktet som er registrert har enhetspris 0, da kopieres pris angitt på ordrelinje. Endurico Media AS Side 17

18 Økonomi Her er alle rutiner rundt økonomi samlet. Man kommer inn i bildet under: Som man kan se i bildet over, er det lister over følgende: Åpne kundereksontroer, ved å klikke på en kunde kommer man inn i et detaljbilde med åpne poster. Forfalls lister fordelt på perioder. Ved å klikke på en periode kommer man inn i en liste over fakturaer for denne periode. Totalt gir en liste over alle utestående fordringer. Omsetning, fordelt på måned. Ved å klikke på en måned får man opp en liste over alle fakturaer sendt den aktuelle måned. Ved å klikke på sum årstall kommer alle for dette året. Klar til fakturering, tilsvarende her, klikk på teksten og en liste kommer opp. Alle listene kan eskporteres til Excel. Endurico Media AS Side 18

19 Fornyelse av ab. ordrer Den siste listen: Oversikt over ab.produkts uløps-måned gir oversikt over utløpsmåned for aktive abonnementsorder, antall ordrer og sum fakturert siste periode (altså ikke fornyelses verdi dersom prisene er endret). Ved å dobbel-klikke på en måned, får man opp et nytt bilde med en liste over ordrene for aktuell måned. Se under: Ved fornyelse benyttes dette bildet. Man kan fjerne enkeltvis, dersom ikke alle skal fornyes Man kan angi solgt av som skal være på ordrene, default er innlogget bruker. Eksportere listen til Excel Ved valg av forny valgte ordrer, blir de fornyet etter reglene angitt under Modul->Produkt. Ordren får Ordretstatus Klar til fakturering og faktura dato vil være dagens dato. Samlet fakturering Her kjører man ut fakturaer som ligger klar til fakturering. Enten på papir eller som PDF-vedlegg til E- post. Kunder som er merket med, skal ha papir faktura må kjøres ut på papir. Endurico Media AS Side 19

20 Purringer Her velger man ut de som skal purres ut fra dato forfall, sist purret og antall tidligere purringer. Purringene kan sendes som PDF-vedlegg til e-post eller på papir. Man kan redigere purrelisten og plukke ut de man ikke vil ha med. Registrere innbetalinger Dette kan enten gjøre manuelt eller ved innlesning av OCR-filer. For oppsett av kid, se under. Rapporter Under økonomi har vi følgende rapporter: Faktura; Fakturert i periode, Tapsførte fordringer i periode, Forfalt totalt, Forfalt-periodevis Purring; For periode og tidligere mottatt purringer Innbetalt; Periode, manuelt registrerte, OCR-registrerte eller begge deler Kundereskontro; Alle som ikke går i null, Alle med bevegelse i perioden, Reskontro poster Alle rapporter kan enten skrives ut på papir eller til Excel. Oppsett fakturering Her setter man opp følgende: Kundenr-serie som man vil benytte Fakturanr-serie som man bil benytte Ordrenr-serie Standard betalingsbetingelser Kontonr for fakturaer Om man vil benytte OCR-fakturering, KID må settes opp her. Det beregnes i Modulus 10. MERK: Dersom dere vil ha deres egen logo på fakturaene, bytt ut filen logo.jpg som ligger i underkatalogen REPORTS med deres egen logo-fil. Den må ha samme navn. Endurico Media AS Side 20

21 Oppsett Dette er delt inn i følgende: Firma informasjon Bør være selvforklarende Brukere Her legger man inn ny brukere. Spesielt her. Dersom man brukere Endurico s innebygde SMTP-klient og vil sende personlige e-poster fra den. Må man legge e-post passord her. Man kan angi om en bruker ikke har tilgang til å fakturere, ikke tilgang til Økonomi-Modul eller Systemoppsett. Marker en medarbeider som Inaktiv når vedkommende slutter. Kategorisering Her legger man inn nye kategorier og kategorityper. Annet Oppsett av SMTP-klient. Redigere e-post tekster som bl annet benyttes ved fakturering. Import av kunder/kontakter og kontaktpersoner. Endurico Media AS Side 21

22 Generelt Her har vi følgende: Installasjon Sikkerhetskopi Data-område Andre ting Installasjon Installasjon følger standard windows setup. Her må man være oppmerksom på at området man installerer systemet på har skriverettigheter. Gjelder spesielt Windows 7. Sikkerhetskopi Sikkerhetskopiering av database finner man i menylinjen under Fil. Dataområde Alle data blir lagret i under-katalogen data. DB- Database filer DOCS- Dokumenter, lagres under hver enkelt kontakts ID INVOICES- Fakturaer, lagres i kataloger med årstall Andre ting Produkt nøkkel sendes på e-post og registreres under menyen Hjelp. Endurico Media AS Side 22