Dagsorden: Årsmøte Stokke Idrettslag 06. mars 2013 Kl. 19:00 (enkel bevertning) Sak 1 Åpning/konstituering Sak 2 Godkjenne a) Antall stemmebrettigede b) Innkalling c) Dagsorden Sak 3 Velge: a) Valg av dirigent b) Valg av referent c) Valg 2 representanter for underskrift av protokoll Sak 4 Årsberetninger (Vedlegg 1-6) Sak 5 Regnskap for 2012 (Vedlegg 7-15) Sak 6 Innkomne saker og forslag: Ingen innkomne saker Sak 7 Endring i lovnorm for Stokke Idrettslag Sak 8 Fastsette medlemskontingent Sak 9 Budsjett for 2013 (Vedlegg 16-21) Sak 10 Behandle Idrettslagets organisasjonsplan Sak 11 Engasjere registrert revisor til å revidere regnskapet Sak 12 Valg Sak 13 Valg av valgkomité for 2013 Sak 14 Informasjonssak - Årsmøtedatoer for 2013 Sak 15 Priser og utmerkelser Sak 16 Avslutning Vedlegg: Årsberetninger Regnskap og budsjett Saksfremstillinger Side 1 av 10
Sak 5 Regnskap Noter til regnskapet hovedstyret: Konto 3400: kommunale tilskudd 120 000,00 Konto 3442: Løypevedlikehold + strøm Tilskudd løyper + særtilskudd: 125 893,90 Tilskudd strøm lysløype Storås 35 296,00 Konto 3401: Lam midler 194 040,00 Konto 3449: Momskompensasjon 154 520,00 Fordeling til gruppene: Gruppe Lam Momkomp. Konto:7461 Fotballgruppa: 69 900,44 39 200,17 Konto:7462 Håndballgruppa: 60 469,06 22 284,30 Konto:7463 orienteringsgruppa: 11 507,96 3 691,41 Konto:7464 skigruppa: 26 083,78 34 559 86 Konto:7465 Turngruppa: 26 078,77 17 914,99 Rettelser regnskap grupper: Det er foretatt en korreksjon i regnskapene til noen av gruppene, etter å ha mottatt revisjonsrapport fra revisor. Det betyr at resultatet ikke er det samme som ble presentert på årsmøtene til gruppene. Turngruppa hadde glemt å føre opp gjeld til HL på kr 2355,-. IB på avanserentefond er korrigert til markedsverdi. Håndballgruppa hadde glemt å føre opp gjeld til HL på kr 7491,- Forslag til innstilling: Regnskapet godkjennes. Overskuddet på kr 249.548,93 foreslås å fordeles som følger: kr 200.000,- fordeles tilbake til gruppene i forhold til medlemstall pr 31.12.12 resten ca kr 49.548,93 settes av til investeringer i forhold til klubbhus. Fordeling til gruppene: Fotball: 62.433,05 Håndball: 34.429,99 Orientering: 7.498,10 Ski: 27.390,97 Side 2 av 10
Turn: 68.247,90 Side 3 av 10
Sak 7 Endringer i lovnorm for Stokke Idrettslag Det er kommet en ny lovnorm for idrettslag fra Norges idrettsforbund. Stokke idrettslags lovnorm har fulgt malen fra NIF frem til nå. Styret ser ingen grunn til å gjøre endringer i denne praksis og foreslår å legge den nye malen fra NIF til grunn for ny lovnorm. Forslag til ny lovnorm for Stokke idrettslag ligger ved sakspapirene til årsmøtet.dette forslaget er forhåndsgodkjent av Vestfold idrettskrets. Forslag til innstilling: Vedta ny lovnorm for Stokke idrettslag slik den foreligger for årsmøtet. Side 4 av 10
Sak 8 Fastsette kontingent for 2013 Det er årsmøtets oppgave å fastsette kontingent for medlemskap i idrettslaget. Styret har i budsjettet lagt til grunn at kontingenten holdes på samme nivå som for 2012. Forslag til innstilling: Kontingenten holdes på 150,- kroner pr år Side 5 av 10
Sak 10 Stokke Idrettslags organisasjonsplan Det er ikke kommet noen forslag på endring av organisasjonsplan for idrettslaget. Hovedstyret Leder Nestleder Kasserer Leder fotball Sekretær Leder håndball Anleggsleder Leder orientering Sportsligleder Leder turn Markedsleder Leder ski Styremedlem 1 Styremedlem 2 Side 6 av 10
Grupper og utvalg Hovedstyret Arbeidsutvalget Sportslig utvalg Markedsutvalg Anleggsutvalg Fotball Håndball Orientering Turn Ski Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Diverse utvalg Innstilling fra styret: Beholde gjeldende organisasjonsplan Side 7 av 10
Sak 11 Engasjere revisor Revisor Cirkelen AS har revidert regnskapene for Stokke IL og grupper for 2012. Styret er fornøyd med leveranser og kommunikasjon slik det har vært i 2012. Revisor Cirkelen AS har varslet at for neste år må det beregnes en noe høyere pris 25.000,- eks mva. Innstilling fra styret: Styret foreslår å fortsette med Revisor Cirkelen AS. Sak 12 og 13 Valg Fullstendig oversikt foreligger på årsmøtet, nedenfor valgkomiteen foreløpige forslag. Hovedstyret/AU Verv Varighet På valg? Forslag fra valgkomiteen Leder 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Nestleder 2 år Ja Kasserer 2 år Ja Inger Johanne Ihle Rasmussen Sekretær 2 år Nei Elin Olsrød Hansen Styremedlem 2 år Ja Øystein Gjennestad Styremedlem 2 år Nei Janne Laksekjønn Sportsligkoordinator 2 år Ja Markedskoordinator 2 år Nei Erik Marheim Anleggsleder 2 år Nei Hans Petter Korsane Valgt på gruppeårsmøte Leder Fotball 1 år Ja Roar Flaatnes Valgt på gruppeårsmøte Leder Håndball 1 år Ja Svein Fure Larsen Valgt på gruppeårsmøte Leder O-gruppa 1 år Ja Arne Kristensen Valgt på gruppeårsmøte Leder Ski 1 år Ja Edvard Gundersen Valgt på gruppeårsmøte Leder Turn 1 år Ja Astrid Langeby Kolbekk Varamedlem 1 år Ja Eidi Paulsen Varamedlem 1 år Ja Paul Laws Webansvarlig Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Webansvarlig 2 år Nei Thomas Revetal Kolbekk Side 8 av 10
Kontrollutvalg Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Medlem 1 år Ja Frode Stendahl Medlem 1 år Ja Ruth Klaveness Revisor Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Revisor 1 1 år Ja Egen sak Revisor 2 2 år Ja Egen sak Delegater til Idrettsrådet Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Delegat 1 år Ja Hans Martin Bærefjell Delegat 1 år Ja Elin O. Hansen Delegat 1 år Ja Nestleder? Delegater til Idrettskretsens ting Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Delegat 1 år Ja Ikke ting i 2013 Delegat 1 år Ja Ikke ting i 2013 Delegat 1 år Ja Ikke ting i 2013 Hedersmerke komite Verv Varighet På valg Forslag fra valgkomiteen Medlem 1 år Kari Alsterberg Medlem 1 år Hans Gundersen Valgkomite 2013 Verv Varighet På valg Forslag fra styret Medlem 1 år Ja Marit Flaatnes (fotball) Medlem 1 år Ja Kjell Granerød (ski) Medlem 1 år Ja Jon Jørgensen Johansen (turn) Medlem 1 år Ja Ingfrid Bjørnstad Grøv (håndball) Medlem 1 år Ja Runar Kittilsen(o-gruppa) Side 9 av 10
Sak 14 informasjonssak årsmøtedatoer for 2013 For å få tid til å gjøre det som trengs mellom årsmøtene i gruppene og årsmøtet i hovedlaget, er det nødvendig å styre tidspunktene. Derfor har styret vedtatt følgende møteplan for årsmøter: Årsmøte i Stokke IL: onsdag 12. mars 2014 Innkomne saker frist: onsdag 24. februar 2014 Orientering fredag 7. februar 2014 Turn tirsdag 11. februar 2014 Håndball onsdag 12. februar 2014 Fotball torsdag 13. februar 2014 Ski torsdag 24. februar 2014 Planen begynner å bli innarbeidet og fungerer tilfredsstillende. Side 10 av 10