Bruk av mål i mål- og resultatstyringen Innovasjon Norge Direktør Marianne Andreassen 26.8.2011 11.10.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 1
Senter for statlig økonomistyring (SSØ) - etat under Finansdepartementet (2004) Virksomhetsidè: Som statens ekspertorgan skal SSØ, med utgangspunkt i regelverket for økonomistyring, legge til rette for god styring i staten. SSØs unike rolle er å ivareta statens behov for en helhetlig tilnærming på området Visjon: Effektiv ressursbruk i staten 370 ansatte på 8 kontorsteder Side 2
Styring i offentlig sektor - balansekunst Offentlig sektor i forhold til privat sektor: Samfunns- og velferdsmål, ikke klart definert bunnlinje Mange mål og målkonflikter Mange interessenter, ikke bare brukere/kunder Forvaltningsverdier; Lojalitet, likebehandling, faglig integritet og effektivitet Skattefinansierte tjenester, prisene fungerer ikke som informasjonsbærere av nytte og kostnader Kollektive goder Verdiskapning i det offentlige og det private er like viktig for samfunnets verdiskapning, men verdiene skapes under ulike rammebetingelser Side 3
Mål- og resultatstyring overordnet styringsprinsipp Mål- og resultatstyring (MRS) overordnet styringsprinsipp: å fastsette mål for virksomheten å måle resultater og sammenligne med målene og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten Delegasjon og frihetsgrader Side 4
Mål på ulike nivåer Virksomhetside Visjon Formål, oppdrag og arbeidsområder: hvorfor virksomheten er til Hvilken retning virksomheten skal bevege seg for å realisere sitt mål Overordnede mål: hovedmål/delmål Åpne mål som (ofte) uttrykker hva som skal produseres og oppnås overfor brukere/samfunnet på et eller flere områder, generelt (hovedmål) og mer spesifikt (delmål). Kan også omfatte mål ift. organisasjonen (utvikling, ressurser, osv) Resultatmål Konkret ambisjonsnivå på en styringsparameter (indikator), gjerne tidfestet Side 5
Mål- og resultatstyring bygger på bruk av målformuleringer Mål = hva Strategi = hvordan Et mål er en beskrivelse av en ønsket tilstand Det virksomheten skal gjøre, gjør den for å nå målet, Mål og virkemiddel er ikke det samme Resultater vurderes i forhold til målet, og vurderingen brukes til å forbedre strategien (virkemidlene) Side 6
Hvordan skal overordnet myndighet styre ved bruk av mål? Sikre rett styringsfokus på kort og lang sikt Styringsdialogen er en viktig arena for å fastsette mål og for å avklare forventninger til bruk av mål og målkonflikter Krav til måloppnåelse må diskuteres på bakgrunn av tilgjengelige ressurser Kilder til mål med et langsiktig styringsfokusfokus: Formålsparagrafer i lov (særlover) Instruks NOU, Stortingsmeldinger Evalueringer Kilder til mål med et årlig styringsfokus Statsbudsjettet (Prop. 1 S) Hovedmål i tildelingsbrev Side 7
Hvordan skal virksomheten benytte mål i sin styring? En virksomhet kan motta mange mål (og oppdrag) fra flere departementer ett department skal koordinere («samordne styringssignalene») Virksomheten må integrere målene i sitt eget styringssystem slik at målene påvirker tjenesteproduksjonen i ønsket retning og slik at det kan rapporteres på målene Mål- og resultatstyring skal gi virksomheten frihetsgrader i valg av virkemidler og gjennomføring - dette gjelder også innretning av det interne styringssystemet Mål- og resultatstyring - i praksis sammen med andre styringsformer som f.eks. oppdragsstyring og regelstyring Side 8
Hvordan skal det rapporteres på mål, mot overordnet myndighet og internt? Hva skal det rapporteres på eksternt Årsrapport til departementet/offentligheten Krav i tildelingsbrev: mål, resultat/ styringsparametere, regnskap Andre faste krav (SSB, registre) Evt. oppdrag/ bestillinger fra overordnet myndighet Hva skal det rapporteres på internt I henhold til virksomhetsstyringssystemet (strategi, mål, resultater, risiko, oppdrag, aktiviteter, prosjekter) De formelle kravene til ekstern rapportering er utformet for å sikre at politiske myndigheter kan vurdere måloppnåelse i forhold vedtatte mål og forutsetninger De formelle kravene til intern rapportering skal ivareta behovene for ekstern rapportering og intern styring. Disse behovene kan være forskjellige Side 9
Tre muligheter for å forbedre mål- og resultatstyringen 1. Bedre prosess for bruk av mål i styringen 2. Mer og bedre operasjonalisering av målformuleringer 3. Bedre og mer konkret resultatrapportering på mål Mål skal være til styring og ikke til pynt. Side 10
1: Bedre prosess for bruk av mål Bedre og mer samordning av mål fra overordnet myndighet Koordinering Styringsdialogen - ta ned målkonflikter Diskuter sammenheng mellom forventninger til måloppnåelse og ressurser Gjennomtenkt bruk av mål i virksomhetsstyringen Flerårig- og årlig perspektiv Skille mellom resultatmål, tilstandsmålinger og interne utviklingsmål Side 11
2: Mer og bedre operasjonalisering av målformuleringer Mål- og resultatstyring krever operasjonalisering av mål: Avklare hva målet innebærer for virksomheten når det gjelder ressursbruk, aktiviteter og tjenester og hvilke målbare effekter for brukere og samfunn som forventes Ressurser Aktiviteter Produkter/ tjenester Samfunnsog brukereffekter Ambisjoner og krav til måloppnåelse må settes på bakgrunn av ressurstilgang og tilgjengelige virkemidler Side 12
Å definere hvordan målene står i forhold til hverandre er viktig, men det er ikke en mal som passer alle Formål Visjon Mål 1 Formål Delmål 2 Mål 1 Mål 2 Mål 3 1 2 3 5 4 Delmål 1 Delmål 2 Delmål 3 1 2 3 To ulike målhierarkier, et grantre og et furutre Kilde: Åge Johnsen, 2007 Resultatstyring i offentlig sektor Side 13
3: Bedre rapportering på mål Tydelige rapporteringskrav basert på et prioritert og spisset målhierarki forenkler rapporteringen Erfaringer og analyser (inkl. resultatrapportering) fra virksomhetene bør benyttes til å endre delmål, resultatmål og ressurstildeling/virkemidler Det er ofte nødvendig å rapportere på annet enn mål, som oppdrag, budsjettildelinger, egne prosjekter mm. Denne rapporteringen bør inngå i en analyse av måloppnåelse, enten årlige eller i egne utredninger (evalueringer) Side 14
Mål er ikke håp og ønsker men styringsredskaper Overordnede mål må kunne måles Viktig, men krevende operasjonalisering og planlegging både hos overordnet myndighet og i virksomheten Å måle og rapportere er alltid kostbart og kan kreve investeringer i registre og IT systemer Bruk mål bare når du mener det! Det kan være lang vei til toppen i et målhierarki Side 15