STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Valgstyret Dato: 29.09.2016 Tidspunkt: 13:00 Formannskapssalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til hanne.elin.ovesen@stjordal.kommune.no eller på SMS til 452 62 440. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; https://www.stjordal.kommune.no/saksdokumenter/sider/default.aspx Stjørdal, 13.09.2016 Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær -1-
-2-
Saksliste for Valgstyret i møte 29.09.2016 Innhold Saker til behandling U.off. PS 1/16 Stortings- og sametingsvalget 2017, fastsetting av valgdag. 2016/7313 PS 2/16 Vurdering av stemmekretsinndelingen i Stjørdal kommune 2016/7313 PS 3/16 PS 4/16 Overgang til elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen Godkjenning av protokoll 2016/7313 Utvalgssaksnr Arkivsaksnr -3-
Sakertilbehandling -4-
Sakertilbehandling -5-
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/7313-1 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 1/16 29.09.2016 Kommunestyret Stortings- og sametingsvalget 2017, fastsetting av valgdag. Rådmannens forslag til innstilling: Stjørdal kommune avholder stortings- og sametingsvalg 2017 på mandag 14. september 2017. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger Kommunal- og regionaldepartementet har gitt underretning om at valgdagen for sametings- og stortingsvalget 2017 til mandag 14. september 2017. Valgloven 9-1 fastsetter at fylkestings og kommunestyrevalg skal holdes i alle kommuner på en og samme dag i september måned hvert fjerde år. Kommunestyret kan selv vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Vurdering Stjørdal kommunestyre vedtok i møte 18.09.2014 til sak 87/2014 å avholde fylkestings- og kommunestyrevalget 2015 som en-dags valg. Tidligere har det vært to-dagers valg i Stjørdal. Todagersvalg krever en del ekstra ressurser, både personalmessig, organisatorisk og også økonomisk, jf. valglovens krav om at vedtaket om valgting over to dager må være gjort samtidig med budsjettbehandlingen for kommende år. Søndagsvalg ble i Stjørdal avholdt i de største stemmekretsene i kommunen og med reduserte åpningstider i forhold til mandagen. Todagersvalg begrunnes normalt ut fra ønsket om økt tilgjengelighet. Noen vil også mene at stemmegivning søndag kan føre til økt valgdeltagelse. Statistikken viser at det er få som stemmer -6-
søndagen. Dette kan ha flere årsaker. Alle kommuner har ikke like mange valglokaler søndag som mandag. De som er åpne har ofte redusert åpningstid. Tilgjengeligheten er med andre ord ikke den samme. Velgerne ser ut til i større grad å velge forhåndsstemmegivning eller stemme på valgdagen. Det er en betydelig økning i antall forhåndsstemmegivinger, i Stjørdal var andel forhåndsstemmer hhv 24 % og 23 % ved valgene i 2013 og 2015. I evalueringssaken av valgavviklingen 2015 som kommunestyret behandlet desember 2015 ga rådmannen flg vurdering: Overgangen fra 2 til 1 dags valg: Valget 2015 ble for første gang avviklet over en dag. Dette gikk meget bra ut fra tilbakemeldingene fra stemmestyrene, valgadministrasjonen og valgansvarlig sin vurdering. Det oppsto noe kø i valglokalene på ettermiddagen for noen stemmekretser, andre stemmesteder opplevde ikke dette. Erfaringer fra andre kommuner (inntrykk fra Valgforums evalueringskonferanse) sammenfaller med vårt inntrykk om at velgerne brukte lengre tid i valgavlukkene enn tidligere (antall stemmetillegg og slengere styrker denne opplevelsen). Mange fremmedstemmer (101 flere enn ved siste kommunevalg i 2011) økte trykket i stemmelokalene, spesielt gjelder dette Halsen stemmekrets, men også i en viss grad Forradal og Fosslia. Antall stemmeavlukker bør økes til neste valg, ved overgang til elektronisk manntallsavkryssing vil kapasiteten gjennom dette øke og ønske om flere avkryssingsbord må vurderes ut fra dette. Det er stilt spørsmål om lengre åpningstider ved noen stemmelokaler, dette begrunnes med kapasitetshensyn men også av hensyn til velgerne. Kapasitetsspørsmålet kan løses med flere valgavlukker og antall avkryssingsbord/elektronisk manntallmanntall og andre organisatoriske tiltak. Hensynet til velgerne må også vurderes her, valgdeltagelsen tilsier ikke at overgangen til 1 dags valg har redusert denne. I de fleste stemmekretsene med unntak for Halsen, Fosslia og Hegramo er valglokalene i skolelokaler, en utvidelse av åpningstida er på ingen måte uproblematisk i forhold til trafikksikkerhet, sambruk av lokaler og at skoledagen skal gå som normalt. Valget i 2017 er stortings- og sametingsvalg, muligheten for slengere og stemmetillegg er ikke de samme og tid i stemmeavlukker vil trolig være mindre enn ved kommunestyre og fylkestingsvalg. Stortinget har i juni i år vedtatt endringer i valgloven hvor en av endringene er at elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen nå innføres som et permanent, frivillig tilbud til alle kommuner. Rådmannen vil sterkt anbefale at Stjørdal kommune tar i bruk denne muligheten ved neste valg, egen sak om dette vil bli fremmet for valgstyret. Erfaringer fra forsøkskommunene som har benyttet dette ved et eller flere valg er gode, det vil gi økt sikkerhet, gi tidligere resultater og fjerne arbeidet med fremmedstemmer valgkvelden/natten. Samtidig er det behov for mere utstyr og administrativ bemanning i forberedelsene og i valglokalene under valgavviklingen. Merkostnadene med to-dagers valg vil øke betraktelig i forhold til hva beregningene tidligere valg viste med elektronisk avkryssing. Vurdering: Erfaringene fra siste valg med overgang til en dags valg var gode, kostnadene vil bli betydelig større med todagers valg også av på grunn av overgang til elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen, utviklingen går klart i retning av at flere stemmer på forhånd og med bakgrunn i dette tilrår rådmannen at valget 2017 avvikles over 1 dag, -7-
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/7313-3 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2/16 29.09.2016 Kommunestyret Vurdering av stemmekretsinndelingen i Stjørdal kommune Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar flg. endringer i stemmekretsgrensene i kommunen: Hegramo, Forradal, Flormo og Skjelstadmark slås sammen til ny Hegra stemmekrets Elvran blir en del av Lånke stemmekrets. Haraldreina blir en del av Halsen stemmekrets Kvislabakkken blir en del av Fosslia stemmekrets Kommunestyret ber rådmannen/valgstyret også vurdere endringer av stemmelokaler. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Sammendrag: Saksopplysninger I evalueringssaken etter valget i 2015 pekte rådmannen på at det vil være naturlig å se på kretsinndelingen før neste valg, kommunestyret ba om at det dette ble vurdert og fremmet som egne saker, denne saken fremmes med bakgrunn i dette. -8-
Antall stemmesteder i Stjørdal har vært uendret siden Fosslia ble skilt ut fra Halsen krets i 1999. Vi har nå 11 valgkretser med gjennomsnittlig størrelse på 1600 stemmeberettigede og stor variasjon i kretstørrelsene, fra Forradal med 138 til Halsen med 5047 stemmeberettigede ved valget i 2015. I valglovens 9-3 (1) er det slik bestemmelse om antall stemmekretser: «Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Sentral matrikkelmyndighet skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret.» Stemmesteders størrelse, antall stemmeberettigede ved siste valg: Krets Antall stemmeberettigede Skatval 1838 933 Kvislabakken 1289 628 Halsen 5047 2082 Haraldreina 1131 557 Lånke 2159 956 Elvran 349 204 Hegramo 1251 629 Skjelstadmark 686 369 Forradal 138 198 Flormo 183 104 Fosslia 3453 1569 Uoppgitt 73 Avgitte ord. stemmer ved kommunevalget på valgtinget * Sum Stjørdal kommune 17597 8129 Fremmedstemmer som ikke telles opp kretsvis kommer i tillegg. En god del kommuner har de senere årene vurdert og foretatt en reduksjon i antall stemmekretser. Gjennom valgresultat.no har rådmannen sett på hvor mange opptellingskretser andre sammenlignbare kommuner har, gjennomsnitt antall stemmeberettigede pr. stemmekrets og størrelsen på minste og største stemmekrets : Kommune Gjennomsnitt stemmeberettigede pr. krets Stemmeberettigede minste krets Stemmeberettigede største stemmekrets Stjørdal 11 1600 138 5047 Orkdal 5 1813 1222 2860 Melhus 8 1508 405 2536 Malvik 5 2020 242 3065 Levanger 12 1247 293 2536 Verdal 4 2872 1454 6061 Steinkjer 16 1062 206 4614 Namsos 5 1985 419 6536 Trondheim 39 3708 412 6813 Antall stemmekretser -9-
Gjennomsnittlig antall stemmeberettigede pr. stemmekrets for kommunene ovenfor utenom Trondheim er 1763, Stjørdal ligger under dette, våre to minste stemmekretser er også de minste i sammenligningskommunene ovenfor. I vurdering av antall og størrelse på stemmekretsene vil det være naturlig å vurdere flere forhold: Geografiske hensyn, avstand og kommunikasjoner til alternativt stemmested. Tidsmessige kretsgrenser? Er grensene naturlige og opplagte for befolkningen slik at velgerne ikke er i tvil om hvilken stemmekrets de tilhører? Kretsinndeling er basert på grunnkretsinndelingen som har stått uendret i mange år og boligbygging i grenseområder skaper ofte utfordringer. Kan en stemmekrets bli for liten eller for stor? Geografiske hensyn og kommunestørrelse vil ha stor betydning her. En stemmekrets bør ikke være for liten, andre kommuner peker på at det kan bli for gjennomsiktig hvem som stemmer hva med små valgkretser, det er relativt få stemmer pr valgmedarbeidertime og det kan lett bli en blanding av sosial møteplass og valg. Oversikten ovenfor viser at flere kommuner har kretser med mer enn 6000 stemmeberettigede, andre kommuner har stemmekretser med 10.000 stemmeberettigede. Store stemmekretser vil ha utfordringer til areal, parkering mv. Hensiktsmessige lokaliteter. I vurderingene om antall stemmekretser må egnetheten til både eksisterende og nye valglokaler måtte vurderes. Alle valglokalene er ikke like godt egnet, et problem som gjelder for flere valglokaler som ligger i skolebygg er samtidighet med undervisning, det er nødvendig å rigge lokalene, transportere inn utstyr og materiell delvis gjennom skolegården med elever tilstede og flere steder er det svært begrenset parkeringskapasitet. Det er meldt fra rektorhold om trafikk og elevsikkerhetsmessige utfordringer på valgdagen. Tilgjengeligheten for velgerne med til dels lang gangveg fra parkering til valglokalene er også et forbedringspunkt. Noe kan løses med bedre organisering av parkeringen slik det er gjort på Skatval, andre steder som Haraldreina er kapasiteten i området for liten for både velgerne, ansatte og valgmedarbeidere samtidig som selve valglokalet er for lite. Samtidig avvikling av kirkevalget i de samme lokalene krever også mer areal. Bemanning. Overgang til færre stemmekretser og innføring av elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen vil gi besparelser bemanningsmessig. De største kretsene har delt inn avkryssingsmanntallet alfabetisk i opptil 4 deler som hver krever 2 valgmedarbeidere, i tillegg kommer fremmedstemmer som har hatt eget avkryssingsbord. Med elektronisk avkryssing slipper man å dele opp, erfaringene fra forsøkskommunene viser at en kan betjene betydelig større antall velgere pr. valgmedarbeidere enn med manuell kryssing. Velgerne vil oppleve en raskere betjening og en vil trolig få mindre køproblemer. Kostnader. Dette gjelder både kostnader til personalet, utstyr- og drift. Tradisjoner, vane, opplevelse, identitet. Å foreta endringer i velgernes tilbud slik det har vært i mange år vil for mange oppleves vanskelig og vil naturlig møte motstand. Selv med god informasjon i forkant av siste endringer i stemmested, Halsen og Hegramo, viste det seg at ikke alle velgere hadde fått med seg endringene. En eventuell endring i kretsinndeling og stemmelokaler må stå noen år, jfr. ovenstående. Utviklingstrekk de siste valgene: Det er en økende andel av velgerne som ikke avgir sin stemme i egen stemmekrets på valgdagen, det er en stor økning i antall forhåndsstemmer og antall fremmedstemmer. Ved siste valg opplevde i køproblemer også utenom Halsen og Fosslia, dette skyldes at mange velgere brukte lengre tid enn normalt i valgavlukket, overgang til endags valg og at stadig flere stemmer på mandags ettermiddag. Valgdeltagelsen er fortsatt god i Stjørdal. -10-
Hva kan en oppnå med færre stemmekretser og elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen: Enklere og tydeligere kretsgrenser med i hovedsak gamle kommunegrenser. Vi vil slippe bl.a problemet med kretsgrensene i Forradal mot Hegra og det betydelige antall fremmedstemmer og arbeid med disse. Behov for færre valgmedarbeidere Sikrere valgavvikling spesielt i forhold til fremmedstemmene. Tidligere valgresultat Redusert behov for valgutstyr Enklere å administrere Overgang til større og bedre tilpassa valglokaler. Et minst like godt tilbud til velgerne. Rådmannen har i samarbeid med valgansvarlige vurdert følgende forslag til endringer: Inkludere Forradal, Flormo og Skjelstadmark i Hegra stemmekrets Inkludere Elvran i Lånke stemmekrets. inkludere Haraldreina i Halsen stemmekrets inkludere Kvislabakkken i Fosslia stemmekrets Denne løsningen vil gi samme kretsinndeling for alle de 4 kommunedelene/tidligere kommunene med unntak for kommunesentret som på grunn av sin størrelse må deles i minimum 2 kretser. Forslaget begrunnes ellers i: 2 av stemmekretsene i Hegra er svært små, det er beskjedne avstander med 10 minutters kjøring til Hegra sentrum og det er god veistandard. Begge lokalene mangler noe valgutstyr og en vil unngå fremmedstemmer mellom Hegramo og disse kretsene. Skjelstadmark er noe større, avstanden til Hegra enda mindre, lokalene er ikke optimale heller ikke trafikksikkerhetsforholdene. Hegra har kapasitet til også dekke de 3 øvrige kretsene forutsatt noe tilpassing av bemanning og utstyr. Elvran er også en liten krets med kort avstand til Lånke. Haraldreina og Kvislabakken stemmekretser er større men begge har utfordringer mht tilkomst og at valglokalet ligger inne i skolebygningene. Både Fosslia og Halsen kan lett med noe tilpasninger mht utstyr og bemanning, også dekke Kvislabakken og Haraldreina. Ut fra antall stemmeberettigede ved siste valg vil kretsene få slik størrelse: Stemmekrets Stemmeberettigede Skatval 1838 Uendret Lånke 2508 Inkl Elvran Hegra 2258 Inkl Skjelstadmark, Flormo og Forradal Halsen 6178 Inkl Haraldreina Fosslia 4742 Inkl Kvislabakken Sum inkl uoppgitt 17597 Gjennomsnittlig antall stemmeberettigede pr. stemmekrets er her 3519-11-
Økonomi: Det er foretatt en beregning av økonomiske konsekvenser av 1) overgang til elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen og 2) reduksjon av antall stemmekretser. Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 hadde en kostnad på kr. 1.031.000, i vedtatt økonomiplan er det avsatt 900.000 kr til avvikling av valg 2017. Beregningene viser at valget 2017 trolig kan avvikes innafor en budsjettramme på kr 1.020.000 med 11 stemmekretser og innafor kr 900.000 med 5 stemmekretser. Det er her regnet med lønns og godtgjøringer på 2015 nivå, slik at endringer i nivået fra 2015 til 2017 vil komme i tillegg. Utgifter valg 2017, anslag utgifter. Usikkerhet +-20 % 2015 2017 2017 Alt 1, el avkrysalt 2, el avkrysmerknader 11 st.kretser 5 stemmekretser Lønn, godtgjøringer regnskap anslag +-20 % anslag +-20 % Godtgj. stemmest. inkl tapt arbeidsfo 249000 250000 220000 17 færre lønn ekstern forhåndsstemmegiving 37000 30000 30000 lønnsutg valgapparatet 147000 130000 120000 red fremmed sosiale kostnader 68000 66500 58000 Varit bistand dagtid 25000 15000 550 kr/t Sum lønn, godtgj. 501500 443000 Driftsutgifter Kontorutgifter, rekvisita 36000 36000 30000 færre enhete Bevertning 41000 45000 41000 antall annonser 67000 67000 67000 trykkeutgifter 77000 Opplæring, inkl reiseutgifter 46000 30000 30000 skyssgodtgjøring 6000 6000 5000 leid transport 14000 20000 16000 Utstyr 103000 100000 90000 Valgutstyr Pcer, stemmesteder inkl klargjøring 102000 70000 30 vs 22 IT-utstyr opptellingsrommet inkl inst. 152000 108000 108000 opptellingsro Sum driftsutgifter 518000 457000 salg av stemmesedler -12000 Sum utgifter 1031000 1019500 900000 Vurdering Rådmannen legger her fram forslag på betydelige endringer i stemmekretsinndelinga og mener tida nå er inne for endringer når en samtidig går over til mer IT-bruk i valglokalene. Det vil være greiere å ta denne endringen ved et stortingsvalg, rådmannen har vurdert om det er mer riktig å ta det etappevis, ved å ta endringene i Hegra og Lånke først og så de i sentrum, men foreslår at endringene skjer samtidig. -12-
Økonomi er en viktig årsak til forslaget, i trangere økonomiske tider bør en også vurdere ressursbruken på valgavvikling, rådmannens forslag gir betydelig lavere kostnader. Det er i økonomiplanen avsatt mindre ressurser til valg enn hva som ble brukt i 2015. Et annet viktig moment er utviklingen vi ser, mer bruk av IT-løsninger, stadig flere forhåndsstemmer og flere velger å stemme på vei fra arbeid til hjemmet på mandag. I brev datert 01.09.2016 fra Valgdirektoratet vises det også til de sikkerhetsmessige aspekter ved endringen ved at antall feilavkryssinger i manntallet reduseres. Beregningene ovenfor viser en besparelse med ca kr 120.000 med sammenslåing av stemmekretser, trolig vil forskjellen være noe større. Overgang til elektronisk manntallsavkryssing vil også gi noen besparelser på andre budsjettområder som kopiering av manntall mv, dette er ikke beregnet og tatt inn i oversikten. Rådmannen anbefaler med bakgrunn i ovenstående at antall stemmekretser reduseres i tråd med forslag til innstilling. -13-
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 011 Arkivsaksnr: 2016/7313-2 Saksbehandler: Leif Roar Skogmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 3/16 29.09.2016 Overgang til elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen Rådmannens forslag til vedtak: Stjørdal kommune innfører elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen fra og med stortings- og sametingsvalget 2017. Vedlegg: Orientering om endringer i valgloven, brev datert 17.06.2016 fra KMD Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen, brev datert 01.09.2016 fra Valgdirektoratet. Saksopplysninger Stortinget vedtok 13. juni 2016 flere endringer i valgloven som vil få innvirkning for gjennomføringen av stortingsvalget 2017, jfr. vedlagte brev datert 17.06.2016 fra KMD. En av endringene er at elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innføres nå som et permanent, frivillig tilbud til alle kommuner. Alle kommuner som ønsker det kan benytte ordningen ved framtidige valg. Det har vært utprøving av denne ordningen i flere kommuner ved de siste valgene, erfaringene fra disse har vært presentert ved valgkonferanser og det er udelt positive erfaringer og ingen ønsker å gå tilbake til manuell avkryssing og manuelt fremmedstemmeoppgjør på opptellingskvelden. Erfaringer fra andre kommuner: Skedsmo utdrag fra presentasjon på Valgforums konferanse: Lokaler o Rigge lokalene litt annerledes (flytte stemmestyrets bord) o Flere datapunkter i noen lokaler Valgmedarbeidere o Redusere bemanning noe på dagtid i enkelte lokaler o Økt opplæringsbehov IT-bemanning o IT setter ut Pc ene i valglokalene valgdagen -14-
o Øke bemanning på rigging av IT-utstyr på forhånd o Øke bemanningen på valgdagen med IT-personell som kan rykke ut ved behov Forberedelser siste helgen o Besparelser mht jobb i helgen kun registrere de siste forhåndsstemmene Konklusjon: It personell må tidlig inn i prosessen Bruker like mye ressurser som før, men arbeidsoppgavene blir nye Må starte tidlig på prosessen for å sikre at alle detaljer er på plass til valgdagen Vi ønsker fortsatt elektronisk manntall Stavanger utdrag fra presentasjon på Valgforums konferanse: Gjennomføring: o Forventingene om forenkling og effektivisering ble i det vesentlige innfridd o Problem med kødannelser i stemmeavlukkene o Noe merutgifter til tross for innsparingstiltak o Sparte tid og ressurser ved å slippe manuell opptelling av kryss Evaluering, tilbakemeldinger fra stemmestyrene o For få stemmeavlukker o Veldig bra med elektronisk avkryssing o Noen småting fra støttetjenestene o Enkelte problemer overfor kirkevalget o Elektronisk avkryssing var effektivt, ingen kø o Systemet var enkelt å bruke. Skanneren gjorde jobben mye enklere o Stor fordel å slippe særskilt prosedyre ved fremmedstemmer o Stor fordel med elektronisk telling av antall kryss o De fleste velgerne hadde med seg valgkort, førte til betydelig raskere stemmegivning Mulige forbedringsområder o Avklare og kommunisere akseptabel kø, ha en oppfatning av hva som er akseptabel kø, avklare dette med valgstyret og kommunisere dette til velgerne før og under valget. o Anskaffe flere valgavlukker o Vurdere «fasttrack» ved neste lokalvalg o Vurdere stemmekretsinndelingen Innføring av IT i selve valglokalene vil uansett bli en realitet i løpet av kort tid avkryssing i manntallet i valglokalene gir mange fordeler. I annen sak vil valgstyret bli invitert til å ta stilling til antall stemmestyrer mv, kostnadene med innføring av elektronisk manntallsavkryssing vil avhenge mye hvilken modell man her velger. Merutgiftene vil være etablering av nettforbindelse i de lokalene der det ikke er tilgjengelig og reserveløsning, minimum 2 pc-er pr. valglokale, flere i de største, håndscannere og skrivere. Pc-er som er innkjøpt i forbindelse med valg overføres til ordinær kommunal virksomhet etter valget, valget belastes en mindre del av kjøpesummen. Vi vil få økt behov for IT-bistand i forberedelser, under valget og i etterkant, vi kan redusere kostnadene til lønn valgfunksjonærer valgkvelden med fremmedstemmegruppa som sist var på 7 ansatte, videre vil behovet for bemanning i helga før valget bli redusert. Vurdering Inntrykk fra orienteringer og samtaler med øvrige forsøkskommuner som har benyttet elektronisk avkryssing på valgdagen er det samme, positivt, det er ikke registrert noen som ønsker å gå tilbake til avkryssing i papirmanntallet. Når saken fremmes så vidt tidlig som nå, et år før valget, begrunnes dette med at dette er viktig å få avklart i forhold til øvrige saker som fremmes, budsjett for valget 2017, stemmekretsinndeling og stemmelokaler. -15-
Rådmannen anbefaler at en går over til elektronisk manntallsavkryssing fra 2017 av, det vil også være enklere å ta denne overgangen ved et stortingsvalg enn ved kommunestyre og fylkestingsvalget. Saken vurderes å være innenfor rådmannens myndighet til å organisere valget, men det vurderes som viktig at endringen er kjent og akseptert av valgstyret. -16-
-17-
-18-
Valgstyrene Deres ref.: Vår ref.: 2016/126 Dato: 01.09.2016 Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Valgdirektoratet viser til brev fra Kommunal - og moderniseringsdepartementet av 17.06.2016 angåend endringer i valgloven. Blant endringene ble det tilføyd en ny bestemmelse i 9-5 a om elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Med dette brevet ønsker direktoratet å gi valgstyrene i kommunene no e ut fyllende informasjon om hva en overgang til elektronisk avkryssing vil innebære. Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk ved de tre siste valgene. Evalueringene har vist at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Hensikten m ed å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som en permanent frivillig ordning, er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antallet feilavkrysninger i manntallet, da valgfunksjonæren gjerne benytter strekkoden på valgkortet for å slå opp velgeren i manntallet. Bruk av elektronisk avkryssing i manntallet vil videre føre til en mer ensartet valghandling for velgeren, uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. Dette fordi man vil fjerne bruken av konvolutter for velgere som stemmer i en annen krets enn vedkommend er manntallsført. Dette vil også i større grad sikre prinsippet om hemme lig e valg. Dersom kommunen velger å benytte seg av denne ordningen, er det enkelte hensyn som må tas i planleggingen av valggjennomføringen. Valgdirektoratet ønsker å skissere disse, slik at kommunen i best mulig grad kan forberede seg til neste års valg. Utstyr/nettilgang Dersom kommunen ønsker å innføre elektronisk avkrysning i manntallet på valgdagen, er det Postadresse Postboks 2080 NO - 3101 Tønsberg post@valg.no Kontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg Telefon 33 41 29 40 Org no. 916 132 727-19- Saksbehandler Lise Merkesdal Tlf. 92 69 46 29
en forutsetning at dette innføres i samtlige av kommunens kretser. Kommunen må forsikre seg om at det er stabil nettilgang i alle valglokalene på valgdagen. Direktoratet vurderer at det kan være hensiktsmessig å undersøke dette i forkant av valgdagen. Valgdirektoratet vil anbefale en kablet nettløsning, da dette er den sikreste måten å sørge for stabil nettilgang. Videre er det viktig å sørge for gode back-up løsninger på nettilgangen, i tilfelle tilgangen er ustabil. Mulige back-up løsninger vil kunne være trådløst nett, eller kjøpte rutere med 4Gnettilgang. Det kan være fordelaktig å få bistand fra eventuelle IT-ansvarlige i kommunen til dette arbeidet. Merk at det ikke er anledning til å benytte papirmanntall som en back-up løsning. Dersom kommunen velger å benytte seg av elektronisk avkryssing i manntallet, er dette det eneste manntallet som skal benyttes for avkryssinger. Ved en innføring av elektronisk avkrysning i manntallet, vil kommunen måtte benytte PC-er i alle valglokalene. Kommunen må derfor sørge for at det finnes tilstrekkelig antall PC-er til å håndtere velgermassen i valglokalene. Dersom kommunen må kjøpe inn nye PC er til dette formålet, er det viktig at det settes av midler i valgbudsjettet til dette. Betydning for rutiner Fremmede stemmer Elektronisk avkryssing i manntallet vil bety en rutineendring for kommunene. For kommuner med flere kretser, vil man ikke lenger motta fremmede stemmer. Dette skyldes at et elektronisk manntall vil gi tilgang til manntallet for hele kommunen. Velgeren kan da gå til hvilken som helst valglokale i kommunen, avgi stemmen rett i urnen og bli krysset av i manntallet. Denne rutineendringen innebærer dermed at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter at valglokalene er stengt. Kommunene må imidlertid forholde seg til en ny stemmetype, kalt beredskapsstemmer. Beredskap Dersom kommunen opplever å miste tilgang til nettet i løpet av valgdagen, og ikke greier å få koblet til back-up løsningen, må kommunen benytte en beredskapsrutine. Ved en eventuell beredskapssituasjon, må stemmegivninger avlegges i konvolutt. Det vil foreligge spesifikke oransje beredskapskonvolutter som skal benyttes i dette tilfellet. Beredskapsstemmene må behandles sentralt i kommunen etter at valglokalene er stengt. Det er ikke anledning for kommunen å benytte beredskapsrutinen i stedet for elektronisk avkryssing. Dersom kommunen velger å benytte elektronisk manntall, skal dette være tilgjengelig i alle kommunens valglokaler. Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med en forskrift for en beredskapsprosedyre. Denne vil være mye tilsvarende den som allerede benyttes under 2-20-
forhåndsstemmeperioden. Kretsvise resultater Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Velgeren kan imidlertid stemme hvor som helst i kommunen. Når velgeren slipper stemmeseddelen rett i urnen, vil det ikke være mulig å spore denne tilbake til vedkommende. Stemmeseddelen må derfor telles opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme. Dette innebærer at kretsvise resultater og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fra tidligere år. Det er viktig å merke at resultater og oppmøteprosent ikke blir feil, men de vil gjelde for faktisk oppmøte og resultat i den aktuelle kretsen. Videre så vil det ikke bli noe forskjell i resultater og oppmøteprosent totalt for hele kommunen. Mer informasjon om elektronisk avkryssing i manntallet vil komme på Valgmedarbeiderportalen. Det vil også bli gitt innføring i bruken av elektronisk avkryssing under opplæringen for valgmedarbeiderne våren 2017. Ved eventuelle spørsmål, kan dette rettes til post@valg.no Med hilsen Elin Olderlund avdelingsleder Lise Merkesdal rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: fylkesvalgstyrene 3-21-
PS4/16Godkjenningavprotokoll -22-