Grane kommune Side 1 av 24 Møtebok Møte i Formannskapet Møtedato: 01.12.2015 Møtetid: 09:00 Møtested: Formannskapssalen Møteleder Ordfører Bjørn Ivar Lamo Møteinnkalling (kunngjøring) 24.11.15 Fraværende representanter Einar Jakobsen Møtende vararepresentanter Ida Cathrin Olsen Til stede Andre som møtte Rådmann Tone Larsen Saksnummer 067/15-071/15 Merknader til protokollen Innkalling og saksliste godkjent Underskrifter
Side 2 av 24 Møtebok Sak nr. Sakstittel 067/15 Delegasjonssaker 068/15 Ny kommunestruktur, valg vedr kommunesammenslåing og utredningsarbeid videre. 069/15 Vurdering av avspasering og fleksitidsordning for de med lederavtale 070/15 Møteplaner 2016 - Formannskap - Fondsstyre - Administrasjonsutvalget og Kommunestyret 071/15 Grane kommunes budsjett 2016 - økonomiplan 2016-2019. ORIENTERINGER: Ordfører Bjørn Ivar Lamo: 12/11: Arbeidsmøte Regional plan Vefsna. 12-13/11: Representantskapsmøte SHMIL. Mosjøen 13/11: Politiråds møte. 17/11: Fylkesårsmøte KS Bodø. 19/11: Folkemøte kommunereform på Grane samfunnshus. 26-27/11: Kurs og møter i Oslo, ordførere fra Nordland, Troms og Finnmark. 30/11: Styremøte i Børgefjell nasjonalpark. Britt Aune Olsen: Folkemøte på samfunnsmøte, det var ikke ryddet. Styremøte i Lomsdal Visten nasjonalpark, siste møte i sittende styre. Det er ønsket med lys utenfor kapellet i Fiplingdal. BAO tar det selv opp med menighetsrådet/fellesrådet. Tor Stabbforsmo: Etterlyser resultatet av forhandlingsmøte med Helge Havdal. Stilte spm ved hvem som skal være med i forhandling som dette. Har vi kontakter som kan bidra med en framtid for Sameskolen i Hattfjelldal? Rådmann Tone Larsen: Flyktningebosetting Tomt sykehjem Tingrettmøte 3.des. skal vi være representert? Formannskapets møte sist, ordlyd i vedtak vedr landbrukskontoret. Ellen Schjølberg, Daglig leder GNU as Vefsn laksmøte
Side 3 av 24 Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato DATO- 15/326 15/3665 Inger Lise Fløtnes 24.11.2015 Saksnummer Utvalg Møtedato 067/15 Formannskapet 01.12.2015 Delegasjonssaker DFS. 021/15: Søknad om skjenkebevilling for en bestemt anledning Vedtak: Svenningdal Bygdelag innvilges ambulerende skjenkebevilling, og det gis anledning til skjenking i følgende alkoholgrupper: - Alkoholgruppe 1 øl - Alkoholgruppe 2 vin Arrangement: Julebord med Pub Sted: Folkets hus, Svenningdal Dato/Tid: 7. november 2015, kl. 20.00 02.00 Skjenkeansvarlig: Jim Roger Mikalsen, Trofors Stedsfortreder: May Kristin Saugestad, Trofors Det påligger skjenkeansvarlig å sette seg inn i de regler som gjelder for skjenking av alkoholholdig drikk, bl.a. forbud mot skjenking til mindreårige og til åpenbart berusede personer. Vedtaket er fattet med hjemmel i alkohollovens 1-6 en bestemt anledning DFS. 022/15: Tilskudd til trossamfunn 2015 Vedtak: Trossamfunn med tilknytning til Grane kommune tildeles tilskudd for 2015 på til sammen kr. 52.416,- etter ovennevnte beregning. Tilskuddet fordeles som anført på egen liste. Rådmannens innstilling: Delegerte saker tas til etterretning. 01.12.2015 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-067/15 Vedtak: Delegerte saker tas til etterretning.
Side 4 av 24 Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE- 14/235 15/3451 Tone Larsen 12.11.2015 Saksnummer Utvalg Møtedato Kommunestyret 068/15 Formannskapet 01.12.2015 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10. Ny kommunestruktur, valg vedr kommunesammenslåing og utredningsarbeid videre. Trykte vedlegg: (sendt ut uke 47) Utredning om sammenslåing av Grane, Hattfjelldal, Hemnes og Vefsn kommuner, datert 12.10.2015 Brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet 28.10.15 Kommunesammenslåing og personalpolitikk Nytt vedlegg : Kommunereformen Fellesfase 2 Sammendrag: Under det pågående kommunereformarbeidet, initiert at regjeringen, har kommunene Vefsn, Hemnes, Hattfjelldal og Grane sammen utredet mulig sammenslåing til en storkommune. Det totale innbyggertallet kan bli ca 20.000 innbyggere. Dette er etter ekspertutvalgets mening en kommunestørrelse som er robust til å møte fremtidens oppgaveløsning. Ekspertutvalget har satt minimum 10 000 innbyggere som minste anbefalt nivå utfra et definert kriteriesett. Ekspertutvalget har bestått av erfarne forskere og praktikere, som til sammen representerer en allsidig og god kompetanse på hele kommunesektoren. Kommunene har oppfylt sin utredningsplikt jfr Kommuneproposisjon. Og Grane kommune har oppfylt Inndelingslovens krav til medvirkning i prosessen når tiltakene som er bestemt i egen kommunikasjonsplan med innbyggerne er gjennomført. (F-skapsak 59/15). Vi er nå i en fase i prosessen hvor kommunestyrene i samarbeidskommunene skal vurdere om det skal utarbeides en intensjonsavtale om sammenslåing, eller om man skal stanse videre administrativ utredning. Intensjonsavtalen er ment å inneholde minimum følgende tema a) kommunenavn b) kommunesenter c) lokaldemokratisk modell d) hovedskisse på hva som skal bestå i distriktene Hemnes kommune har allerede behandlet dette spørsmålet. De skal ikke arbeide med intensjonsavtale. De andre kommunene behandler saken i sine desembermøter.
Side 5 av 24 Rådmannen foreslår at Grane kommune utarbeider intensjonsavtale sammen med de av kommunene som er positiv til dette. Det for å få et konkret grunnlag å se hvordan følgende vil kunne bli ivaretatt i en storkommune: - tjenestene i dagens Grane kommune - lokaldemokratiet i Grane Forslag til intensjonsavtalen, samt det foreliggende utredningsdokumentet vil da danne faktagrunnlaget til kommunestyrets behandling våren 2016. Utredningen som foreligger sier at; uansett hvor omfattende og balansert en slik utredning er, så vil likevel konklusjonene være beheftet med usikkerhet fordi viktige spørsmål ikke kan besvares i dag. Det gjelder bl.a. det framtidige skatte- og inntektssystemet der Regjeringen har varslet endringer - og ikke minst hvordan flertallet i en ny, sammenslått kommune vil opptre ovenfor mindretallet Sistnevnte vil kunne avdekkes gjennom en intensjonsavtale, i intensjonsavtalens gyldighetsperiode. Utrednings kap 10 viser økonomiske oversikter i samarbeidskommunene. Det gjelder både eiendomskatt, kommunale gebyrer, kraftinntekter, lånegjeld. Det kan være stordriftsfordeler på områder som anskaffelser og kjøp. Selv etter en kommunesammenslåing vil mye av infrastrukturen trolig forbli uendret (skoler, sykehjem, veier, vann og avløpsanlegg). Dette begrenser mulighetene til å oppnå effektiviseringsgevinster på tjenestesiden. Som selvstendig kommuner har politikere og innbyggerne større lokal innflytelse på prioriteringer og ressursbruk. På den annen side kan det bli vanskelig å skape tilfredsstillende tilbud til unge høyt utdannede mennesker slik at kommunen kan rekruttere nødvendig kompetanse i framtiden. Samarbeid og spesialisering over kommunegrensene bør derfor utvikles som et alternativ til evt. sammenslåing. Det er foretatt nasjonale undersøkelser hvor fornøyd innbyggerne er med de ulike kommunale tjenestene. Gjennomgående scorer de minste kommunene, med under 5000 innbyggere, høyest på basistjenestene som skole, barnehage, SFO, barnevern, plan og bygg, helse og omsorg oppleves bedre. Folkebibliotek, kollektivtransport og brannvesen oppleves bedre i større kommuner. Bakgrunn Regjeringens tempoplan: Det er flere milepeler i valg av samarbeidskommuner. Kommuner som ønsker å slå seg sammen må gjøre 2 vedtak innen mai 2016.
Side 6 av 24 Fasene i arbeidet: 1. Initiativ/vedtak om utredning (er gjort) 2. Utredningsfasen (ferdig i kommunestyret 1/12-15 eller går inn i ny fase med Intensjonsavtale) 3. Vedtak om sammenslåing (innen juni 2016) 4. Gjennomføringsfasen ( høst 2016 2020) 5. Vi har en ny kommune (2020) Formannskapet er styringsgruppe for utredningsarbeidet og de har vedtatt følgende: FS-063/14 Vedtak: Grane kommune deltar i en prosess som har som formål å avklare eventuell etablering av en ny regionkommune med Mosjøen som regionsenter. En legger til grunn at aktuelle kommuner Vefsn, Grane og Hattfjelldal blir omforent om prosessplan, og den videre organisering av prosessen. Grane kommune legger til grunn at sak om framtidig kommunestruktur fremlegges kommunestyret i løpet av forsommeren 2016 Det er arbeidet med utredningen som skal legges fram for de 4 samarbeidskommunene nå i desember 2015. Behandling i Vedtakets ordlyd kommunestyret Vefsn Hattfjelldal 16.12.15 Hemnes 03.11.15 Kommunestyret vedtar at utredningsarbeidene under ledelse av rådmennene i de involverte kommunene er et godt nok grunnlag for å fatte vedtak i saken. Grane 16.12.15 Økonomi I brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet datert 28.10.15, står følgende: Inndelingstilskuddet er en gunstig og langsiktig ordning som gjør at kommunene får god tid til å tilpasse seg nye rammebetingelser. Inndelingstilskuddet sikrer at den nye kommunen får beholde alle tilskudd i inntektssystemet, også regionale tilskudd som for eksempel småkommunetillegget, som om den fortsatt var to (eller flere) kommuner. Tilskuddet utbetales i 15 år etter sammenslåingen, før det trappes ned over 5 år. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil i løpet av året sende ut et høringsforslag om nytt inntektssystem for kommunene. I dette arbeidet vil regjeringen legge vekt på at kommunene skal kunne videreutvikle velferdstilbudet i tråd med befolkningsendringene. Et nytt inntektssystem må fortsatt ta hensyn til at Norge har spredt bosetting. Regjeringen vil imidlertid vurdere endringer som innebærer at inntektssystemet ikke i samme grad som i dag kompenserer for at små kommuner frivillig velger å stå alene. Nytt inntektssystem vil tre i kraft fra 2017. Vi er opptatt av å gi kommune forutsigbarhet i kommunereformen. Derfor beregnes inndelingstilskuddet ut fra inntektssystemet i 2016 for alle kommuner som blir slått sammen i reformperioden. Endringer i inntektssystemet i perioden 2017-2019 vil med andre ord ikke påvirke størrelsen på inndelingstilskuddet for disse kommunene. Beskrivelse av ulike tildelinger i kommunereformen fremkommer av vedlagt utredningsrapport.
Side 7 av 24 Kommunene er bedt om å vurdere kriteriene i tabellen nedenfor. Kriteriene er vurdert i spørreundersøkelser til kommunen. Svarene fremkommer av vedlegg Kommunereformen Fellesfase 2. Vurdering: I Grane kommune har de politiske partiene uttalt at de ønsker å opprettholde Grane kommune som egen kommune. Rådmannen tar dette som en tillitserklæring ovenfor den bestående organisasjon og at samtlige partier er tilfreds med kommuneorganisasjonens kompetanse og kapasitet. I nevnte brev av 28.10.15, skriver ministeren følgende:
Side 8 av 24 Utredningsrapporten som foreligger gir ikke fullgode svar på om kriteriene i tabellen ovenfor er oppfylt. Vedlegget som heter Kommunereformen Felles fase 2 viser hvordan kommunene har svart på en del av kriteriene. Besvarelsene utgjør grunnlaget for konklusjonen som i utredningsrapporten er slik: Grane og Hattfjelldal har en svært høg sårbarhetsindikator fordi næringslivet der er preget av få hjørnesteinsbedrifter som bærer en betydelig del av sysselsettingen lokalt Kommunene forventer som et resultat av den demografiske utvikling å få størst utfordringer med både relevant kompetanse og tilstrekkelig kapasitet innenfor pleie og omsorg. Dette er en utfordring som neppe kan løses gjennom kommunesammenslåing alene da dette er resultatet av en nasjonal utvikling. Men trenden vil, ut fra utviklingen vi allerede ser, ramme de små distriktskommunene sterkest der «forgubbingen» har kommet lengst. Selv om tilbakemeldingen fra kommunene om at rekruttering av fagfolk foreløpig går bra innenfor de fleste fagfelt, vil den demografiske utviklingen alene skape en stadig større konkurranse om arbeidskraft med rett kompetanse. Fortsetter utviklingen i samme retning, kan det til slutt bli umulig - spesielt for de små kommunene - å klare å gi et godt nok tilbud til sine innbyggere. Da kan det bli avgjørende for rekrutteringen å kunne tilby et større og bredere fagmiljø i en større organisasjon. Disse framtidsutsiktene bør kanskje være den viktigste faktoren i vurderingen av en eventuell kommunesammenslåing sammen med risikoen for en merkbar omlegging av inntektssystemet for kommunene. Dette fremtidsbildet vil høyst sannsynligvis også føre til at spørsmålet om kommunesammenslåinger stadig vil komme opp på nytt med visse mellomrom. Ut fra dagens betingelser har alle 4 kommunene økonomiske rammer som kan gi et godt tilbud til innbyggerne sine. Spesielt Hemnes har et ekstra stort handlingsrom med sine betydelige kraftinntekter i forhold til folketallet. De økonomiske rammevilkårene er imidlertid usikre framover Rådmann vurderer det slik at pr i dag er det sterke signal fra Kommunal og moderniseringsdepartementet som tilsier at kommende statsbudsjett vil dreie tildelingene til kommunene mot områder med vekst i folketall og større befolkningskonsentrasjoner. Dersom småtilskuddet utgår, vil Grane kommune miste en overføring på ca kr 5,5 mil. Med de ønskede og nødvendige investeringer vi står ovenfor vil det gi store driftskonsekvenser som kan tilsi at tjenester på en rekke fagfelt må løses på andre måter. Det er ikke sikkert at kommunesammenslåing er svaret på disse utfordringene, og det kan hende at prisen å betale er tap av identitet og ikke bærekraftig lokalsamfunn. Rådmann ser at utredningskapasiteten i Grane kommune er lav og at enhver utredning vil prege evnen til å løse andre oppgaver. Kommunesammenslåing er et alvorlig skritt å ta og derfor vurderer Rådmann det slik at i denne saken må andre oppgaver vike til fordel for grundig gjennomgang av konsekvensene. Pr i dag kan vi ikke legge fram korrekte økonomiske konsekvenser. Regjeringens tempoplan tilsier at vi ikke kan avvente arbeidet med intensjonsavtale inntil økonomikonsekvenser foreligger, dersom det var en mulighet, ville rådmannen foreslått å utsette behandlingen av saken inntil de økonomiske konsekvensene forelå.
Side 9 av 24 Rådmannens innstilling: Innstilling alternativ a: Grane kommunestyre vedtar at Grane kommune skal bestå som egen kommune, uavhengig av de fremtidige økonomiske tildelinger fra staten. Grane kommune skal ikke arbeide med videre utredning av kommunesammenslåing fram mot år 2020. Grane kommune deltar ikke i arbeidet med utforming av Intensjonsavtale med kommunene Vefsn, Grane, Hemnes og Hattfjelldal. Innstilling alternativ b: Grane kommune deltar videre med utforming av Intensjonsavtale for å forberede ny kommunestruktur sammen med en eller flere kommuner i det pågående arbeidet med 4- kommunerssamarbeidet. Grane kommunes videre arbeid er avhengi at det fattes vedtak om utarbeidelse av intensjonsavtale i Vefsn kommune. Grane kommune er ikke avhengi av at det fattes vedtak om utarbeidelse av intensjonsavtale i kommunene Hattfjelldal og Hemnes. 01.12.2015 Formannskapet Behandling: Forslag fra AP v/ordfører: Med bakgrunn i det som fremkommer i den fellesutredningen som er gjennomført for kommunene Hemnes, Vefsn, Hattfjelldal og Grane kommuner, konkluderer Grane kommunestyre med at Grane kommune skal bestå som egen kommune. Utredningsrapporten viser til at en følge av en kommunesammenslåing enten med alle fire eller Vefsn og Hattfjelldal vil innebære en kraftig sentralisering og marginalisering av kommunene rundt det nye kommunesentret. Økonomisk vil en slik organisering være meget ugunstig, særlig over tid. De utfordringer som Regjeringen beskriver for demokratiet i små kommuner synes ikke å stemme i følge de tall som fremkommer vedrørende oppslutning i valg og representativitet i en stor kommune. Rapporten synliggjør at momentet som er mye brukt fra Regjeringen, utfordringen med å rekruttere fagfolk ikke løses med ny kommunestruktur. Grane kommunestyre vil gi honnør til det grundige arbeid som er gjort i utredningsarbeidet under ledelse av Håkon Økland. Dette arbeidet bør kunne brukes aktivt til å utvikle et nærmere interkommunalt samarbeide der det er naturlig. Kommunestyrets vedtak i sak 063/14 og de tilbakemeldninger som folkemøte 19/11 gav, betyr at Grane kommunestyre ber rådmann legge til rette for at det avholdes folkeavstemning vedrørende kommunesammenslåing eller ikke våren 2016. Det som kan snu om på hele prosessen er de trusler som ligger i et bebudet nytt inntekt system som ikke tar hensyn til avstander og de utfordringer som en spredt bosetning med mer innebærer. Endelig vedtak fattes av kommunestyret i juni 2016, etter at rådgivende folkeavstemming er avholdt. Enstemmig vedtatt.
Side 10 av 24 FS-068/15 Vedtak: Med bakgrunn i det som fremkommer i den fellesutredningen som er gjennomført for kommunene Hemnes, Vefsn, Hattfjelldal og Grane kommuner, konkluderer Grane kommunestyre med at Grane kommune skal bestå som egen kommune. Utredningsrapporten viser til at en følge av en kommunesammenslåing enten med alle fire eller Vefsn og Hattfjelldal vil innebære en kraftig sentralisering og marginalisering av kommunene rundt det nye kommunesentret. Økonomisk vil en slik organisering være meget ugunstig, særlig over tid. De utfordringer som Regjeringen beskriver for demokratiet i små kommuner synes ikke å stemme i følge de tall som fremkommer vedrørende oppslutning i valg og representativitet i en stor kommune. Rapporten synliggjør at momentet som er mye brukt fra Regjeringen, utfordringen med å rekruttere fagfolk ikke løses med ny kommunestruktur. Grane kommunestyre vil gi honnør til det grundige arbeid som er gjort i utredningsarbeidet under ledelse av Håkon Økland. Dette arbeidet bør kunne brukes aktivt til å utvikle et nærmere interkommunalt samarbeide der det er naturlig. Kommunestyrets vedtak i sak 063/14 og de tilbakemeldninger som folkemøte 19/11 gav, betyr at Grane kommunestyre ber rådmann legge til rette for at det avholdes folkeavstemning vedrørende kommunesammenslåing eller ikke våren 2016. Det som kan snu om på hele prosessen er de trusler som ligger i et bebudet nytt inntekt system som ikke tar hensyn til avstander og de utfordringer som en spredt bosetning med mer innebærer. Endelig vedtak fattes av kommunestyret i juni 2016, etter at rådgivende folkeavstemming er avholdt.
Side 11 av 24 Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE-480 13/87 15/3627 Tone Larsen 22.11.2015 Saksnummer Utvalg Møtedato 069/15 Formannskapet 01.12.2015 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10. Vurdering av avspasering og fleksitidsordning for de med lederavtale Sammendrag: Ordfører har bedt om/bestilt fra rådmann om at fleksitidsordningen opphører for kommunens øverste ledere. Her tenkes nok på at fleksitid ikke skal opparbeides og avspaseres. Siden dette er en endring i ansattes arbeidstid, må saken få en partsammensatt behandling (AMU og administrasjonsutvalget). Rådmann har sendt høringsbrev ut til de berørte og til tillitsvalgte. Det er kommet tilbakemelding vedr HVORFOR saken kommer opp og hva som er bakenforliggende årsak. Rådmann er avhengi av slik begrunnelse for å komme videre med saken. Formannskapet, som utgjør majoriteten i administrasjonsutvalget, bes derfor om å begrunne sin bestilling av saken, før rådmann går videre med prosessen som tenkes avsluttet mars 2016. Saken unntas offentlighet da dette er en sak hvor formannskapet skal kunne drøfte sine argument, uten å svekke sin forhandlingskraft når saken går inn i andre faser av prosessen. Lovgrunnlaget Arbeidsmiljøloven sier at en av oppgavene til AMU / Arbeidsmiljøutvalget er å behandle saker som vedgår bl.a. helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger. Mens Kommuneloven sier at administrasjonsutvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte Rådmann tar derfor sikte på at denne saken blir behandlet i begge disse utvalgene før saken tas opp i kommunestyret. I høringsbrevet skisserer rådmann slik prosess: 1. Organisasjonene vurderer dette notatet og gir rask tilbakemelding om hvorvidt foreslåtte prosess i 5 pkt er en grei måte å arbeide med denne saken på. Tidsfrist for tilbakemelding 17. november 2015. 2. Organisasjonene vurderer dette notatet sammen eller hver for seg og / eller sammen med den berørte ansatte gir en uttalelse til innholdet i saken; Endring i fleksitidsordningen for lederne (som er Ordførers budskap) Rådmann påregner at dere vurderer fleksitidsordningen opp mot kompensasjonsordningen i hovedtariffavtalen.
Side 12 av 24 Dere må gjerne ta med andre forhold også i betraktningene; - mulighet for hjemmekontor - tilrettelegging for overnatting for de lederne som pendler - Om lønn-fleksitid-kompensasjonsdager-hjemmekontor-overnattingsmulighet evt annet skal samlet utgjøre forhandlingsforholdet i lønnsforhandlingene 2016, eller om vi skal holde lønn og de andre tema adskilt. Tidsfrist for tilbakemelding 20. desember 2015 3. Merknadene behandles i AMU før de går videre til administrasjonsutvalget innen 1. mars 2016 4. Administrasjonsutvalget behandler AMUs forslag 5. Administrasjonsutvalgets behandling sendes organisasjonene/fagforeningene 6. Administrasjonsutvalget behandler høringsmerknadene og innstiller til kommunestyret ny arbeidstidsbestemmelse for ledere. Evt nye bestemmelser gjøres gjeldene fra og med 1.1.2017. Til ovenstående er det kommet inn merknader fra tillitsvalgte og berørte, bl.a. slik Vi ønsker en konkretisering fra politikere på hvorfor dette er en endring de ønsker seg. Håper dette er mulig å få til før svarfrist, og egentlig også før møter i de ulike fora som skal uttale seg i saken. Kan rådmann gi oss mer info om hva som er ordførerens argument for å fjerne fleksistidsordningen for lederne? Vurdering: Rådmann ser at vi har et klassisk tilfelle av at selve problemstillingen ikke er godt nok beskrevet i høringsbrevet til tillitsvalgte, derimot er fasene fram til resultat og ønsket resultat beskrevet godt. Bestillingen av saken er en direktehenvendelse fra ordfører. Derfor arbeidstiden for lederne skal endres, må kommunestyret stille seg bak en ny ønsket løsning. Saken skal fremmes for både AMU og administrasjonsutvalget. Rådmann ser at prosessen for å få fram en sak til administrasjonsutvalget og kommunestyret, krever ikke bare administrasjonens fokus i prosessen, men også engasjement fra arbeidsgiver selv. Dvs formannskapet må ha en tydelig bestilling dersom de vil ha denne saken vedtatt. Rådmann har ikke til hensikt å formulerer problemstillingene og motivet for at saken blir tatt opp. Rådmann har blitt informert om at tilstedeværelse i ordinær kontortid oppfattes som så at det derfor ikke er ønskelig at lederne i rådmannens ledergruppe yter ekstra arbeidsinnsats visse perioder mot å avspasere på andre tidspunkt. Avspaseringen i seg selv bidrar til mindre tilstedeværelse i kontortiden. Formannskapet selv bes formulere sin begrunnelse for bestillingen til rådmann. Rådmannens innstilling: Alternativ 1 Punktene nedenfor er bakgrunn for at arbeidsgiver representert med formannskapet, som også er en del av partsammensatt utvalg, administrasjonsutvalget, ønsker at rådmannen utarbeider sak vedr fleksitidsordning for følgende ledere: Økonomisjef, personalsjef, oppvekst- og kultursjef, teknisk- og næringssjef, helse og omsorgssjef og rådmann:
Side 13 av 24 1 2.. 3 Osv.. Med bakgrunn i denne begrunnelsen ønsker formannskapet å gå videre med saken som skissert i rådmannens notat til de direkte berørte og tillitsvalgte av 27.10.2015 01.12.2015 Formannskapet Behandling: FS-069/15 Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig vedtatt
Side 14 av 24 Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE- 15/305 15/3611 Inger Lise Fløtnes 20.11.2015 Saksnummer Utvalg Møtedato Kommunestyret 070/15 Formannskapet 01.12.2015 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 Møteplaner 2016 - Formannskap - Fondsstyre - Administrasjonsutvalget og Kommunestyret Sammendrag: Forslag til møteplan: Formannskapet Fondsstyret (Vefsna) Administrasjonsutvalget Kommunestyret 03.02.16 03.02.16 03.02.16 17.02.16 02.03.16 13.04.16 27.04.16 12.05.16 12.05.16 14.06.16 14.06.16 22.06.16 *) 17.08.16 14.09.16 14.09.16 28.09.16 13.10.16 09.11.16 09.11.16 23.11.16 23.11.16 30.11.16 14.12.16 *) Møtestart kl. 09.00 Møtestart kl. 09.00 Møtestart kl. 09.00 Møtestart kl. 18.00 *) = Dagmøte Rådmannens innstilling: Møteplaner 2016 for Formannskapet, Fondsstyret, Administrasjonsutvalget og Kommunestyret vedtas.
Side 15 av 24 01.12.2015 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-070/15 Innstilling: Møteplaner 2016 for Formannskapet, Fondsstyret, Administrasjonsutvalget og Kommunestyret vedtas. Formannskapet Fondsstyret (Vefsna) Administrasjonsutvalget Kommunestyret 03.02.16 03.02.16 03.02.16 17.02.16 02.03.16 13.04.16 27.04.16 12.05.16 12.05.16 14.06.16 14.06.16 22.06.16 *) 17.08.16 14.09.16 14.09.16 28.09.16 13.10.16 09.11.16 09.11.16 23.11.16 23.11.16 30.11.16 14.12.16 *) Møtestart kl. 09.00 Møtestart kl. 09.00 Møtestart kl. 09.00 Møtestart kl. 18.00 *) = Dagmøte
Side 16 av 24 Grane kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE- 15/266 15/3576 Tone Larsen 23.11.2015 Saksnummer Utvalg Møtedato Kommunestyret 002/15 Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2015 071/15 Formannskapet 01.12.2015 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10. Kommuneloven kap 8. Grane kommunes budsjett 2016 - økonomiplan 2016-2019. Trykte vedlegg; Budsjetthefte: ØKONOMIPLAN 2016-2019 MED HANDLINGSPROGRAM, BUDSJETT 2016 Sammendrag: Administrasjonen legger fram et budsjett i balanse. Det er svakt netto driftsresultat på 1,31 %. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene blir brukt som et mål på kommunenes økonomiske handlingsfrihet. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) har tidligere anbefalt at denne størrelsen over tid burde ligge på rundt 3 prosent. Som konsekvens av den regnskapstekniske endringen er det anbefalte nivået for kommunal sektor nå nedjustert til om lag 1,75 prosent. Gjennomsnittet i kommune- Norge 2014 er ca 1,1 %. (2013: 2,3 %) Grane kommunes budsjett 2016 er anstrengt. Grane kommune har avsetninger på fond som gjør at vi likevel har økonomiske buffere i akutte situasjoner. Derfor aksepterer rådmann et budsjettert svakt netto driftsresultat i 2016. Dette kan dog ikke fortsette kommende år. Det ble ved forrige regnskapsavslutning avsatt kr 3.mill til fond for bruk i budsjettår med lavere rammevekst. Det er fortsatt avsatt på fond og gjør oss mer robuste til de kommende år. Stor andel av budsjettet er bundet opp i lønnsutgifter, noe som viser at Grane kommune prioriterer humankapitalen fremfor vedlikehold og materielle kostnader. De 2 store sektorene oppvekst og helse og omsorg er personellkrevende avdelinger 89,6 % av utgiftene innen Oppvekst og kultur går til lønn. På helse og omsorg er mer enn 100 % av totalrammen lønnsutgifter, pga brukerbetalinger/inntekter er totalutgiften lavere enn lønnsutgiften. Alle avdelinger har gjennomgått sine budsjett og legger fram beskjeden økning for 2016. Befolkningsutviklingen viser at vi blir færre unge og flere eldre. Dette skulle kunne tilsi reduksjon i budsjettet til Oppvekst- og kultur, samt økning i budsjettrammen til Helse- og omsorg. Det er ingen indikasjon på at man 1. halvår 2016 kan redusere driften på Oppvekst- og kultur, derimot er det lagt inn reduksjoner i driften fra og med skolestart / barnehageåret i 2. halvår 2016.
Side 17 av 24 For Helse og omsorg er det lagt inn en styrket bemanning(lønnsmidler) for å få (lovpålagt) turnus inkl. natturnus med sykepleier operativt. Fordeling pr avdeling: Budsjett 2016 basert på følgende forutsetninger : låneopptak belaster driftsbudsjettet med samme rente og avdragsnivå som i 2015, låneopptak begrenses til kr 6.100.000 renta på utlån med 2,5%. inntektskatten er satt opp i samsvar med den anbefalingen kommunen har fått via Kommunenes Sentralforbund, KS eiendomskatt er som tidligere år budsjett for flyktningene skal verken gå i overskudd eller underskudd Inntektsgrunnlaget: R 2013 R 2014 B 2015 B 2016 B 2017 B 2018 B 2019 Inntektsskatt 28 322 28 166 28 752 29 407 29 407 29 407 29 407 Eiendomsskatt Verker/ bruk 4 788 4 787 4 780 4 812 4 812 4 812 4 812 Eiendomsskatt Hytter og hus 2 140 2 177 2 170 2 185 2 185 2 185 2 185 Rammetilskudd 66 736 69 901 72 176 73 980 73 980 73 980 73 980 Sum 101 986 105 031 107 878 110 384 110 384 110 384 110 384 Økonomplan Investering. Under arbeidet med investeringsbudsjettet, kom det fram et investeringsbehov på kr ca 11.000.000 i 2016. Formannskapet har i budsjettprosessen definert at investeringene skal holdes lavt og formannskapet er kjent med at i framlagte driftsbudsjett er det satt opp samme rente og avdragsbelastningen i 2016 som i 2015. Det innebærer at finansiering via lån i 2016 ikke kan overstige kr 6.000.000. Formannskapet har bedt om innarbeidelse av kostnaden ved å bygge nytt klubbhus som er kostnadsberegnet til kr 5.500.000. Rådmannen legger fram en investeringsplan for låneopptak på kr 6.100.000.
Side 18 av 24 Tiltakene som prioriteres er nødvendige tiltak for Daglig drift i Grane kommune Tiltak som ivaretar lovkrav, HMS (helse, miljø og sikkerhet) og beredskap for egen bemanning og våre kunder/innbyggere. Investeringer og lånekostnader: UB R 2013 R 2014 B 2015 B 2016 B 2017 B 2018 B 2019 Langsiktig lånegjeld (eks. pensjonsforpl.) 61 149 63 191 63 389 79 493 79 397 73 201** 67 411** Driftsinntekter* 135 661 139 637 131 438 140 581 143 600* 146 400* 149 300* % av driftsinntekter 45,1 45,3 48,2 56,5 55,3 50,0 45,2 Selvkostberegning for vann og avløpsgebyrer. Ved grovberegning av selvkost for områdene vann (vannanlegg og distribusjonsnett) og avløp (renseanlegg og røranlegg) viser driftsbudsjettet at vi ligger mellom kr 1,3 mill 1,4 mill i manglende gebyrinntekter på vann. Mens avløpsregnskapet viser at vi får ca kr 500.000 i overskudd når gebyrinntekten holdes på dagens nivå. Dette er slik tidligere politiske vedtak har kompensert det ene området mot det andre for å ikke vedta høyere vannavgift enn det som har vært oppfattet som akseptabelt. Dersom kostnaden på ca kr 1,3 mill, som mangler i selvkostfinansiering på drift for vannforsyning, må de 447 abonnenter som mottar vannavgiftsgiro betale ca kr 3000 mer enn i dag, mens de 380 som mottar giro for kloakkavgift, skal få ca kr 1300 tilbakebetalt. Vi har i tillegg et lånebeløp på ca kr 16 mill til vannanlegg og ca kr 5 mill til avløp som vil gjøre utslag på selvkostregnskapet. Dette er ikke regnet med i vårt grovanslag. Dersom kommunestyret vil vedta at det skal innføres selvkost på vann og avløp i Grane kommune, må dette forberedes som egen sak i løpet av 2016. Rådmannens innstilling innehar alternative pkt 9 om dette. Vurdering: Grane kommune har ubalansert vekst i forholdet mellom inntekter og utgifter. Lønnsutgiftene er høye og budsjett til å fornye bygningsmasse og maskinelt utstyr er svært begrenset. Etterslep på bygningsvedlikehold er bekymringsfult Rådmann innser at det vil være urealistisk å tro at budsjett 2016 kan påvirkes vesentlig, derimot må 2016 brukes til å finne nye kostnadsreduserende løsninger. Prognosene vil kreve endringsprosesser i kommunal drift og rådmann vil i 2016 ha særskilt fokus på oppvekstsektoren og handlingsrommet for endring her. Det kan nevnes at selv med synkende elevtall, har Grane kommune flere elever pr. lærer enn både kommunegruppen og Nordland fylke totalt. Også innen helse- og omsorg må det arbeides på nye måter. Vi kan forvente økte utgifter her og må avsette tid for personale til å utvikle seg innen velferdsteknologi m.m. Med bakgrunn i de prosesser som er ført mellom administrasjon og formannskap, anbefaling av lavt låneopptak og en drift tilnærmet lik 2015 med unntak av reduksjon i Grane kommunale barnehage, anbefaler rådmann at budsjettet vedtas slik det nå foreligger.
Side 19 av 24 Kulturmidler Formannskapet har diskutert hvorvidt budsjetterte kulturmidler skal kunne benyttes som garantibeløp for arrangement som er viktige for Grane kommune, men ikke er økonomisk bærekraftige. Rådmann anbefaler at Oppvekst og kulturkomiteen i 2016 utarbeider retningslinjer for slikt fordeling av kulturmidlene. Forholdet til Spillemiddelplan For å fremme søknad om Spillemidler, må egenfinansiering være vedtatt. Rådmann ser ikke å kunne prioritere denne type anlegg 2016, Derfor tas heller ikke Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelse inkl spillemiddelplan opp i kommunestyrets desembermøte. Dersom kommunestyret selv endrer investeringsbudsjettet, kan kommunedelplanen/spillemiddelplanen fremmes i februar 2016. Budsjettprosess neste år Under kommunestyrets behandling av budsjett 2014, ble det lagt vekt på selve budsjettprosessen. I 2015 har formannskapet gitt uttrykk for at det er avsatt for liten tid til investeringsbudsjettet og selve økonomiplanen. For 2017 anbefaler rådmann at investeringsbudsjettet behandles i september 2016 og at driftsbudsjettet utarbeides umiddelbart etter at statsbudsjettet er kjent i oktober. Høring av budsjettet / økonomiplanen Lovpålagt høring er 2 uker. Det er 2 uker fra formannskapets møte til kommunestyrets møte. Høringsperioden for budsjettet er 2. desember til 15. desember 2015. Arbeidsmiljøutvalgets, Eldrerådets og andre innkomne uttalelser legges fram for kommunestyret i kommunestyrets møte. Rådmannens innstilling: 1. Framlagte ØKONOMIPLAN 2016-2019 MED HANDLINGSPROGRAM, BUDSJETT 2016 vedtas. 2. Den kommunale inntektsskatteøren for 2016 for personlige skattytere og dødsbo skal være den av Stortingets høyeste fastsatte sats. Den kommunale inntektsskatteøren for 2016 for elektrisitetsverk som lignes etter skattelovens 19 e, skal være i samsvar med høyeste lovlige sats. Den alminnelige eiendomsskattesatsen for skatteåret 2016 er 7 promille, jfr eiendomsskattelovens 11 første ledd. Eiendomsskattesatser 2016: Hytter og hus 4 promille Verker og bruk 7 promille Forretningseiendommer 7 promille 3. Driftsbudsjett 2016 vedtas med følgende netto ramme: Område Budsjett 2016 1 Sentraladministrasjon 12 315 674 2 Oppvekst- Kultur 34 021 256 4 Teknisk 17 894 391 5 Helse- omsorg 35 889 038 6 Nav 2 008 735 7 Politiske styringsorganer 6 363 150
Side 20 av 24. 4. Grane kommune vedtar framlagte investeringsbudsjett for 2016 Budsjett 2016 Investeringer i anleggsmidler 6 100 Utlån og forskutteringer 0 Kjøp av aksjer og andeler 400 Avdrag på lån 425 Dekning av tidligere års udekket 0 Avsetninger 0 Årets finansieringsbehov 6 925 Finansiert slik: Bruk av lånemidler 6 100 Inntekter fra salg av anleggsmidler 0 Tilskudd til investeringer 0 Kompensasjon for mva Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 425 Andre inntekter 0 Sum ekstern finansiering 6 525 Overført fra driftsbudsjettet 0 Bruk av tidligere års udisponert 0 Bruk av avsetninger 400 Sum finansiering 6 925 Udekket/udisponert 0 5. Vedtatte investeringer fra tidligere år, som ikke er fullført, vedtas videreført 2016 med tidligere vedtatt finansiering. 6. 50 % av budsjetterte kulturmidler kan fordeles til arrangement som garanti for underskuddsdekking. Dette kan ikke skje før Kommunestyret har vedtatt retningslinjer for tildeling. Komite for Oppvekst og kultur får mandat til utarbeidelse av retningslinjer. 7. Kommunestyret skal ha forelagt investeringsbudsjett 2017 i september 2016 for neste økonomiplanperiode. 8. Grane kommune vedtar gebyrregulativ som presentert i foreliggende ØKONOMIPLAN 2016-2019 MED HANDLINGSPROGRAM, BUDSJETT 2016 9. Det vedtas ikke innføring av selvkost for vann og avløpsområdet. Eller pkt 9 slik: Administrasjonen bes legge fram sak om selvkost for vann og avløpsområdet i forbindelse med investeringsbudsjettet september 2016.
Side 21 av 24 01.12.2015 Formannskapet Behandling: Forslag fra AP: Nytt pkt 4a: Det settes av kr 300.000 til tilrettelegging av bygningsmassen på 1-4 skolen for skolefrokost fra høsten 2016. Dette finansieres med tilsvarende reduksjon av kostnad for forebygging og ny vei langs Svenningdalselva. Forslag fra SP: Nytt pkt 4b: Investeringer til lekeplasser økes fra kr 500 000 til kr 700 000, Dette finansieres med tilsvarende reduksjon av kostnad for forebygging og ny vei langs Svenningdalselva. Forslag fra SP: Nytt pkt. 6: Det avsettes et arrangementfond av ubenyttet kulturmidler fra årsregnskapet 2015. Komite for oppvekst og kultur får mandat til å fastsette retningslinjer for bruken av disse midlene. Forslag for AP: Nytt pkt. 7: Kommunestyret skal bli forelagt økonomiplan / investering 2017-2020 i september 2016. Pkt. 9 Alternativ 1. Forslag til pkt. 10: Vedlikehold av gulv i kommunestyresalen har falt ut av tabell over ikke realiserbare tiltak 2016. Dette ønskes oppført. Enstemmig vedtatt FS-071/15 Innstilling: 1. Framlagte Økonomiplan 2016-2019 med Handlingsprogram, Budsjett 2016 vedtas. 2. Den kommunale inntektsskatteøren for 2016 for personlige skattytere og dødsbo skal være den av Stortingets høyeste fastsatte sats. Den kommunale inntektsskatteøren for 2016 for elektrisitetsverk som lignes etter skattelovens 19 e, skal være i samsvar med høyeste lovlige sats. Den alminnelige eiendomsskattesatsen for skatteåret 2016 er 7 promille, jfr eiendomsskattelovens 11 første ledd. Eiendomsskattesatser 2016: Hytter og hus 4 promille Verker og bruk 7 promille Forretningseiendommer 7 promille
Side 22 av 24 3. Driftsbudsjett 2016 vedtas med følgende netto ramme: Område Budsjett 2016 1 Sentraladministrasjon 12 315 674 2 Oppvekst- Kultur 34 021 256 4 Teknisk 17 894 391 5 Helse- omsorg 35 889 038 6 Nav 2 008 735 7 Politiske styringsorganer 6 363 150 4. Grane kommune vedtar framlagte investeringsbudsjett for 2016 Budsjett 2016 Investeringer i anleggsmidler 6 100 Utlån og forskutteringer 0 Kjøp av aksjer og andeler 400 Avdrag på lån 425 Dekning av tidligere års udekket 0 Avsetninger 0 Årets finansieringsbehov 6 925 Finansiert slik: Bruk av lånemidler 6 100 Inntekter fra salg av anleggsmidler 0 Tilskudd til investeringer 0 Kompensasjon for mva Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 425 Andre inntekter 0 Sum ekstern finansiering 6 525 Overført fra driftsbudsjettet 0 Bruk av tidligere års udisponert 0 Bruk av avsetninger 400 Sum finansiering 6 925 Udekket/udisponert 0 4 a) Det settes av kr 300.000 til tilrettelegging av bygningsmassen på 1-4 skolen for skolefrokost fra høsten 2016. Dette finansieres med tilsvarende reduksjon av kostnad for forebygging og ny vei langs Svenningdalselva. 4 b) Investeringer til lekeplasser økes fra kr 500 000 til kr 700 000, Dette finansieres med tilsvarende reduksjon av kostnad for forebygging og ny vei langs Svenningdalselva. 5. Vedtatte investeringer fra tidligere år, som ikke er fullført, vedtas videreført 2016 med tidligere vedtatt finansiering.
Side 23 av 24 6. Det avsettes et arrangementfond av ubenyttet kulturmidler fra årsregnskapet 2015. Komite for oppvekst og kultur får mandat til å fastsette retningslinjer for bruken av disse midlene. 7. Kommunestyret skal bli forelagt økonomiplan / investering 2017-2020 i september 2016. 8. Grane kommune vedtar gebyrregulativ som presentert i foreliggende økonomiplan 2016-2019 med Handlingsprogram, Budsjett 2016. 9. Det vedtas ikke innføring av selvkost for vann og avløpsområdet. 10. Vedlikehold av gulv i kommunestyresalen har falt ut av tabell over ikke realiserbare tiltak 2016. Dette ønskes oppført.
Side 24 av 24