1 Hvordan jobber vi for å sikre høy verdi av styringsinformasjon i Helse Vest? eller drift- forvaltning og utvikling av heilskapleg styringsinformasjon Samling for føretakstillitsvalde og føretakshovudverneombod og vernetenesta nivå 2 den 10. september 2013 Hege Fjell Urdahl, Leder analyse og styringsinformasjon Helse Vest RHF
1. Hva er «Datavarehuset»? 2. Hva er DFU? Hvem deltar? 3. Hvordan prioriterer vi styringsinformasjon? 4. Hvordan jobber vi daglig for å levere? 5. Hva er retning på arbeidet?
Styringsinformasjonsportalen i Helse Vest («Datavarehuset»)
4 Fire «kuber» utgjør kjernen i styringsportalen
Mange spørsmål om status for driften av sykehusene på Vestlandet kan besvares i Styringsinformasjonsportalen Hvor lenge venter pasientene på behandling i Helse Vest? Hvor mange døgnopphold har vi hatt i Helse Vest i år? Hva er utviklingen i netto månedsverk for leger i Helse Vest? Til sammen har portalen om lag 350 unike rapporter, som alle kan justeres til å besvare de aktuelle spørsmålene man har til driften av sykehusene. Portalen har over 20 000 «hit» i måneden, de mest populære rapportene er økonomi, trendrapport HRindikatorer, og oversikt over ventetidsutvikling
Hvem har tilgang til hva? Tilganger er gitt til personer som har bruk for informasjonen til å utføre oppgaver innenfor ledelse, administrasjon og rapportering og er begrenset til den ansattes ansvarsområde (og HF). Det er to primære årsaker til at ikke all informasjon er tilgjengelig for alle: 1. Styringsportalen og kubene inneholder personsensitiv informasjon 2. Helse Vest har kun 2000 lisenser fra Microsoft Det er behov for at tillitsvalgte har relevante tilganger. Per i dag er det besluttet at Konserntillitsvalgte og Konsernhovedverneombud skal ha tilgang til hele datavarehuset.
Har vi en visjon for styringsinformasjon i Helse Vest? Felles presentasjon av virksomheten skal lede til gode beslutninger Gode beslutninger har høy verdi Kvalitet i tjenestene gir god pasientbehandling Riktige inntekter ikke for høye, ikke for lave Riktig kostnadsnivå lønn/varekost i forhold til aktivitet disponering av begrensede faglige- og økonomiske ressurser Parallelt med at utvikling og tilgjengeliggjøring av Helse Vest sitt datavarehus ble et stort underskudd snudd til overskudd i helseregionen, samtidig som flere pasienter behandles. Rollen til styringsinformasjon har vært, og fortsetter å være, avgjørende.
8 Hvordan oppnår vi at den styringsinformasjonen med høyest verdi for virksomhetene utvikles? Våre fem fora for Drift Forvaltning og Utvikling (DFU), med medlemmer fra alle de fem HF ene, skal styre utviklingen av datavarehuset. Datavarehusteamet i HVIKT, som leverer løsningene, er helt avgjørende for at målene for styringsinformasjon i Helse Vest leveres.
9 Historikk: Felles styringsinformasjon i Helse Vest 2013 VI HAR Portal med 350 rapporter som brukes over 20 000 ganger i måneden av 2000 personer Arbeidsprosesser som sikrer god drift og utvikling av portalen og rolleavklaring mellom aktørene med månedlige drifts- og utviklingsmøter Stadig forbedret plattformen, rutiner, metodikk; Rolle- og ansvarsmatrise utviklet Teknologi som legger til rette for fellesskap mellom «self service» analyse og datavarehus 2012 DFU ene ble etablert med mandat Oppstart systemansvarlig for datavarehusløsningen og leder styringsinformasjon Første «Budsjettprosess» for utviklingsprosjekter, systemeiermøte og vedtak i AD-møte 2011 Strategi for styringsinformasjon ble utarbeidet, med forslag til beslutningsprosess for videreutvikling av løsningen AD-møtet i Helse Vest gikk for «full satsing» og oppbemanning v/ HVIKT og HV 2004-2011: Prosjekt/program «Heilskapleg Styringsinformasjon» Etablering av datavarehusmiljø i HVIKT og valg av plattform for løsningen Utvikling av styringsportal med rapporter på felles styringsinformasjon; «ryggrad»
DFU strukturen ble justert i august 2013 Endringen skal bl.a legge til rette for: 1. Bruk av kvalitetsindikatorer i kvalitetsforbedring og for pasientsikkerhetskampanjen 2. Å se helhetlig på rapportering innenfor fag- økonomi og HR-områdene 3. Videreutvikling av styringsinformasjon innenfor Innkjøpsområdet og understøtte arbeidsprosessen «bestilling til betaling» Gammel organisering (juli13) Koordinerende DFU Ny organisering (aug13) Koordinerende DFU DFU HR, HMS og Ressurs DFU Helse Medisin Kvalitet DFU Økonomi og innkjøp DFU Foretak- og styrerapportering DFU Verktøy og Arkitektur DFU HR, HMS og Ressurs DFU Kvalitet DFU Regnskap og Innkjøp DFU Virksomhets rapportering, aktivitet og økonomi DFU Verktøy og Arkitektur Ressurskube Aktivitetsrapportering Regnskapsrapporter «Dashboard» Konsolidering av verktøy Ressurskube Regnskapsrapporter «Dashboard» Konsolidering av verktøy 20-dager Kreft Reprogram. postering Deltidskartlegging 20-dager Kreft Deltidskartlegging Aktivitetsrapportering Tilganger tillitsvalgte Trombolyseprosent Innkjøps-KPI er Tilganger tillitsvalgte Trombolyseprosent Innkjøps-KPI er Statistikk Sykehusapotek Sammenstilte, brutte fravær Epikrisetid Statistikk Sykehusapotek Sammenstilte, brutte fravær Epikrisetid Bierverv Bierverv Reprogram. postering
Medlemmer i DFUene pr september 2013 DFU HR, HMS og Ressurs Helse Stavanger Helse Fonna Solgunn Marie Haddeland DFU Innkjøp og regnskap?? Finn Arve Åsbu DFU Virksomhetsrapportering, økonomi og aktivitet Per Dahle Olav Lystad DFU Arkitektur og verktøy Brad Folsom Terje Medby DFU Kvalitet Øyvind Aas, Irene Mathisen Tomas Jonsson Helse Bergen Helse Førde Helse Vest IKT Apotekene Helse Vest RHF Systemansvarlig Lene Fog Høien, Lars Cathrine Espelid, Heidi Nygård, Bente Marie Berit Jan Løland Kulild, Terje Lyslo, Andersen Berntsen, (leder), Finn Mariella Laila Vilnes Rovik, Oddny Cathrine Olav Mjærum, Verdult Helgheim Sønnesyn Fredhøi Gina Holsen Øivind Solvang Bjørn Tony Myrmellom? Kristin Pundsnes, Oddny Hauge Kleppe, Kåre Mentz Lysne Morten Smaadal, Pål Ove Vadset, Knut Ivar (Audun Lange) Osvoll Pål Ove Vadset, Håkon Ersland Gudny Bukve Lars Espelid, Sedef Sicakkan Ola Rye Sedef Sicakkan, Lars Espelid Harald Løbersli, Mounir Haizoune Lisa Eriksen, Mounir Haizoune Ola Rye x x Zartash Waen (leder), Tove Trovatn Anne May Sønstabø (leder), Jan-Erik Lorentzen, Erik Sverrbo, Terje Beck Nilsen Øivind Solvang (leder) Anne Kvalvik (leder), Charlotta Schaefer (lederstøtte), Erik Sverrbo, Terje Beck Nilsen Øivind Solvang Øivind Solvang Øivind Solvang Koordinerende DFU Hege Fjell Urdahl (leder), John-Kåre Knudsen (IKT), Øivind Solvang og ledere for de øvrige DFUene
DFU enes hovedoppgaver er å 1. Definere løsningsforslag og utarbeide prosjektbeskrivelser for nye utviklingsoppgaver 2. Foreslå prioritert portefølje av utviklingsprosjekter innenfor fagområdet 3. Lage prosesser og rutiner for kvalitetssikring av grunnlagsdata 4. Gjøre løsningene kjent og sørge for utbredelse av løsningene i eget HF 5. Følge opp at løsningene innen respektive fagområder driftes og forvaltes med god kvalitet
«Aktørene» i DFU-arbeidet 13 DFU ene møter ved behov, minimum en gang per kvartal Koordinerende DFU møter månedlig. Tema ved møtene er i hovedsak 1) status på utviklingsprosjekter, 2) ressurssituasjon, 3) implementeringsarbeid, og 4) videreutvikling av teknologiske løsninger Fag-, HR-, og økonomidirektørmøtene konsulteres av hvert enkelt DFU-leder ved behov, for å sikre forankring av utviklingen Systemeierne møtes en gang i halvåret for å ta stilling til 1) status oppgaver i henhold til prosjekt og 2) eventuelle justeringer i prioritert liste i henhold til fremdrift og nye behov. Koordinerende DFU utarbeider forvaltningsrapport på bakgrunn av samlet status fra DFU ene og HVIKT Direktørmøtet vedtar endelig prioritert utviklingsløp som ledd i budsjettprosessen
Hvordan prioriteres utviklingsoppgaver for DFUene? 14
Utviklingsprosjekter i 2013 DFU Nr Tittel utviklingsprosjekt Est IKT-timer Est HF-timer HR, HMS og ressursinformasjon 1 Ressurskube 600 440 2 Deltidskartlegging 300 130 3 Tilgang for tillitsvalgte og verneombud 200 110 4 Sammenstilte, brutte fravær 150 80 5 Bierverv 100 130 Sum HR, HMS og ressursinformasjon 1350 890 Økonomi og innkjøp 6 Regnskapsrapporter 100 100 7 Reprogrammering av posteringsrapport 200 100 8 Innkjøps-KPI er 300 100 9 Statistikkrapportering fra sykehusapotekene 300 100 Sum økonomi og innkjøp 900 400 Helse, medisin og kvalitet 10 Aktivitetsrapportering 650 820 11 Kreftforløp 400 790 12 Trombolyseprosent 250 330 13 Epikrisetid 100 330 Sum helse, medisin og kvalitet 1400 2270 Verktøy og 14 Konsolidering av verktøy 200 Arkitektur Styre og 15 Felles virksomhetsrapport 200 150 Rapportering Sum 4050 3710 15 NB! Merk at disse ligger ihht «gammel» organisering
Gjennomføringsplan 2013 16 DFU Nr Tittel utviklingsprosjekt Est IKTtimer 1 Ressurskube 600 2 Deltidskartlegging 300 HR, HMS og 3 Tilgang for tillitsvalgte og verneombud 200 ressursinformasjon 4 Sammenstilte, brutte fravær 150 5 Bierverv 100 6 Regnskapsrapporter 100 Økonomi og 7 Reprogrammering av posteringsrapport 200 innkjøp 8 Innkjøps-KPI er 300 9 Statistikkrapportering fra sykehusapotekene 300 10 Aktivitetsrapportering 650 Helse, medisin og 11 Kreftforløp 400 kvalitet 12 Trombolyseprosent 250 13 Epikrisetid 100 Verktøy/Arkitektur 14 Konsolidering av verktøy 200 Styre/Rapporterin g 15 Felles virksomhetsrapport 200 Sum 4050 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Vi lærer kontinuerlig hvordan vi best bør kjøre utviklingsprosjekter og estimere ressursbehovet hos HVIKT, hos helseforetakene og på RHF et Koordinerende DFU skal sikre at læringen resulterer i stadig forbedring i planleggingen og gjennomføringen
DFU prosessen balanserer behovet for prioritering av begrensede ressurser med rask utviklingstid ved behov Eksempel: «Alle møter»-prosjektet startet opp våren 2013. I løpet av august og september har Analyse- og Datavarehusteamene jobbet for å bygge en kube for «Ikke-møtt» i datavarehuset. Denne vil gi mulighet for å trekke ut ukentlige oversikter over ikke-møtt ved ulike poliklinikker, og viser alder, kjønn på pasient, tidspunkt for planlagt oppmøte og avslutningskode brukt for den planlagte kontakten.
Tema fremover i DFUene 18 1 Levere på de prioriterte prosjektene ut året Har vi framdrift i prosjektene? Hvorfor / hvorfor ikke? 2 Prioritere utviklingsoppgaver for 2014 Gode prosesser i foretakene bak prioriteringene som vedtas i høst God praksis rundt «bestillinger» til datavarehusteamet i hverdagen 3 Konsolidere Slette rapporter som ikke brukes? 4 Understøtte arbeidet med god og konsistent datakvalitet Sikre kompletthet i dataene; Stadig utvikling av felles registreringspraksis Lik registreringspraksis i kildesystemene GAT, DIPS, etc.
Hvordan jobber vi daglig for å levere? Hvilken teknologi og hvilke rutiner skal sikre god drift, forvaltning og utvikling av BI* og styringsinformasjon i Helse Vest? *BI= Business Intelligence
Sharepoint Web-/ presentasjonslaget Applikasjonslaget Power Pivot Power View Excel Services Fysiske kuber (Aktivitet, Venteliste, HR, Finans) Stjerneskjema (precube) Databaselaget Staging DIPS OF/SIM Agresso GAT Etc. Kilder
Årshjul DFU i 2013 og 2014 21 Koordinerende DFU 04/12 DFU-møter Drifts- og Utviklingsmøter Koordinerende DFU 27/02 AD møtet 04/11 Okt Nov Des Jan Feb Mar Signaler fra eierne om antatte fokusområder neste år. Systemeiere 18/09 Sep Apr Systemeiere 25/04 Aug Mai Koordinerende DFU 04/09 Jul Jun Gjennomgang av nominerte kandidater Koordinerende DFU 05/06 Liste over kandidater som fagansvarlige jobber aktivt med (spesifikasjon) i sommerperioden.
Årshjul Drift og forvaltning Fysisk møte Drifts- og forvaltningsmøte Årsplan for: Utvikling: Prioriterte tiltak Overheng Drift og forvaltning Oppgradering plattform Oppgradering av kildesystem Årsrapport fra fjoråret Des Jan Nov Feb Okt Sep Månedlige driftsmøter (Lync) Mar Apr Fysisk møte Drifts- og forvaltningsmøte Estimat på nominerte kandidater Revisjon av gjenstående aktiviteter inneværende år Antatt overheng til 2014 Aug Jul Jun Mai Fysisk møte Drifts- og forvaltningsmøte Revisjon av gjenstående aktiviteter Hva er levert? Hva er igjen på gjenstående aktiviteter? Justerte estimater på gjenstående - Eventuelle omprioriterte tiltak Sommerens aktiviteter Ferieplan Estimering av nominerte kandidater
Månedshjul for Drift og Forvaltning Driftsrapport Datavarehusteam Status utviklingsoppgaver Timeføring (Dag -2) Driftsmøtet avholdes første uken i ny måned Referat (Dag 7) Driftsmøte (Dag 0)
Drift og Forvaltning Sikre at rapporter fungerer Sikre at portalen fungerer Sikre at integrasjoner fungerer Oppgradering av kildesystemer og kontroll av at view/tabeller stemmer Funksjonell Teknisk Rapportering Sikre oppetid/stabil drift Gode rutiner for nedetid/ driftsavvik Informasjonsplan ved nedetid/driftsavvik Gode rutiner for innmelding i Assyst Sikre at løsningene kommer raskest mulig opp. Håndtere enkle oppdateringer/patchinger på applikasjonene. Sikre god kommunikasjon med enheter i IKT som foretar patching/sikkerhetsoppdateringer på infrastruktur. Rapportering på nedetid/driftsavvik Rapportering på antall åpne saker Bruke tid på de som er gamle på driftsmøtet Forventes at dette er forberedt i forkant av møtet iht. kritikalitet, eskalering og evt. innleie. Rapportering på antall løste saker Fordelt per type saker og per HF Rapport fra overvåking av tjenestene. Rapport og plan for planlagte oppgraderinger av kildesystemer Rapport og plan for oppgradering av komponenter i datavarehusplattformen
Stegene i en Utviklingsoppgave Spesifikasjon Oppstartsmøte for spesifikasjonsarbeidet Agenda: Hva skal leveres? Hvilke medlemmer som skal delta? Hvem som skal drive arbeidet fremover? Ansvar for fremdrift og plan kan f.eks. være DFU-leder for L/M tiltak og prosjektleder for M/H. Benytte standard maler for spesifikasjon av løsning og testcase. Utvikling Utarbeide teknisk løsningsbeskrivelse (med utgpkt i den funksjonelle) Avklaring av spørsmål ifm. teknisk løsning gjøres med systemansvarlig og leder av aktuelt DFU. Detaljering av utviklingsplan og endelig timeestimat. Smidig metode: avklaring underveis, oppdeling i mindre oppgaver/sprinter (DFU leder, fagansvarlig, utvikler og evt. systemansvarlig) Enhetstest iht. testkriterier Utarbeide teknisk dokumentasjon (utvikler) Utarbeide brukerdokumentasjon (fagansvarlig evt. sammen med DFU leder) Test Testplanlegging: detaljering av testfasen med aktiviteter Utarbeidelse av testcase (DFU leder) Avklare tilganger for testressurser til løsning og testsystem (ALM) Gjennomføre test Gjennomgang av avvik i testsystem Iterasjon: feilretting og retesting Ende til ende test (akseptansetest) Utarbeide sluttrapport på test Innføring Utarbeide endringsdokumentasjon (Fagansvarlig) Melde til endringsråd (IKT) (Fagansvarlig) Gjennomføre produksjonssetting (utvikler) Grovtesting etter produksjonssetting (utvalgte brukere) Melde ifra at produksjonssetting er gjennomført (fagansvarlig melder fra til leder DFU, leder koordinerende DFU og systemansvarlig)
Vi er nå midt i planarbeidet for nye Utviklingsoppgaver for 2014 Innmelding av kandidater (-> 23. august) Prioritering av kandidater (DFU) (23. august) Innsendelse av prioritert lister (til Koordinerende DFU) (23. august) Spesifikasjon av kandidater (Ferdigstilles 3. september) Sammenstilling av kandidater og prioritering (4. september) NÅ Fremleggelse for systemeiere (18. september) Vedtak i Direktørmøte (4. november) Ytterligere spesifikasjon og planlegging av aktiviteter 2014 (nov/des)
«Budsjettprosess» 2014 for Utviklingsoppgaver = DFUene involvert
Grovestimat IKT og HF-ressurser Utviklingsoppgaver Det er ulik belastning i de ulike fasene: Spesifikasjon HF ressurs Utvikling HF ressurs Test HF ressurs Innføring HF ressurs IKT ressurs IKT ressurs IKT ressurs IKT ressurs
Hva er retningen på arbeidet? Se data fra ulike kilder i sammenheng Økt fokus på kvalitetsmåling- og forbedring Koble nye kildesystemer på kubene
Verdien av felles styringsinformasjon for Helse Vest vises i utviklingen av felles Virksomhetsrapport Felles virksomhetsrapport publiseres innen jul 2013 Denne viser et felles sett indikatorer i rapporten på HF- og RHF nivå Et sett «HF-spesifikke» indikatorer kan velges ut, i tillegg til de felles indikatorene Denne rapporten ble brukt i et «case» for Helse Vest i juni 2013 for å vise hvordan ny Microsoft-teknologi vil ytterligere forbedre visningen av styringsinformasjon for ledere i virksomheten
Verdien av rapporten: Reduserer rapporteringstid Sikrer felles fokus på de viktigste indikatorene i hele foretaksgruppen Rapporten skal være tilgjengelig på alle ledernivå og gir grunnlag for Ressurs- og kostnadsstyring Aktivitetsstyring Kvalitetsøkning
En kvalitetsportal skal være kjernen i styringsinformasjon knyttet til kvalitetsforbedring i Helse Vest Data på kvalitetsindikatorer skal finnes ett sted for alle som er involvert i kvalitetsforbedring i Helse Vest. Vi arbeider for å sette informasjon fra Kunnskapssenteret og Helsedirektoratet inn i sin kliniske sammenheng.
Spørsmål? Kommentarer?