Erfaring fra et digitaliseringsprosjekt

Transkript

1 1 Erfaring fra et digitaliseringsprosjekt Hvordan redusere risiko ved å bygge og produksjonssette ny systemløsning bit for bit? Anne Berit Namork

2 SOFUS-prosjektet Å produksjonssette en ny modernisert skatteberegningsmodul, ny digital tjeneste for endring av skattekort og ny saksbehandlingsløsning, på ny arkitektur og med ny teknologi, som et «big bang» er en risiko i seg selv. Et viktig risikoreduserende tiltak knyttet til produksjonssetting var derfor å bygge og produksjonssette løsningen bit for bit, med enkle skatteforhold først og så gradvis utvide med mer kompliserte skatteforhold.

3 Planen fra Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Prototype Bygge kjerne Skyggeproduksjon Produksjonssetting for iå 2017 Sanering og avslutning iå 2015 Skatteprosessen og skatteberegning iå 2015 «Big bang» iå 2016 iå 2017 Skatteprosessen og skatteberegning iå 2016 Fra 7 til 1 skatteberegningsmodul Skatteprosessen og skatteberegning iå 2017 iå 2018 Skatteprosessen og skatteberegning iå 2018

4 SOFUS omfang SOFUS Forskudd Skatteoppgjør Skatteberegning Skattepliktsvurdering Min Skatteside Endre skattekort/forskuddsskatt, frikort og skattekalkulator Saksbehandling Skatteplikt, forskudd, forhåndsfastsetting Produksjonsovervåking Overvåking og styring

5 Helhetlig skatteprosess SOFUS SIRIUS Moderniserte løsninger Ikke modernisert løsning A-meldinger Forskudd Egenfastsetting Grunnlagsdata Myndighetsfastsetting Skatteoppgjør Innkreving Utkast skattemelding -oppgjør Skatteberegning Skattepliktsvurdering Min Skatteside Endre skattekort/forskuddsskatt, frikort og skattekalkulator Egenfastsette skattegrunnlag Saksbehandling Skatteplikt, forskudd, forhåndsfastsetting Myndighetsfastsette og klage - SMIA Produksjonsovervåking Overvåking og styring

6 Minste levedyktige produkt Den versjonen av et nytt produkt som tillater oss mest mulig læring om brukerne til lavest mulig investering Vi ønsket å redusere risiko i forhold til produksjonssetting inntektsår 2017 på følgende områder: Kjernefunksjonalitet / skatteberegning Brukerflater Integrasjoner Infrastruktur I tillegg ønsket vi å få Reelle tilbakemeldinger på brukeropplevelse tidlig Reell saksbehandling Teste utplukkskriteriene for manuell behandling Analysere avvik mellom nytt og gammelt system (likhetstester) Erfaring fra reell produksjon, beredskap og avvikshåndtering Læring i å lage ny årsversjon Erfaring med å måle effekter tidlig FAIL FAST AND EARLY

7 C B A A

8 Smidig prosjektgjennomføring

9 SOFUS forenklet plan Prosjektet Linja Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Planlegging iå 2015 Arkitektur Bygge løsning og pilotproduksjon Bygge og produksjonssette (iå 2017) Avslutning Pilot internt Forskudd (P) iå 2016 Pilot eksternt Forskudd (P) iå 2017 iå 2018 Forhåndsfastsetting Produksjonssetting Forskudd (P) Skatteplikt Forskudd (UP) Skatteoppgjør Fordelingstall Produksjonssetting Manntall/Forskudd (P)

10 Antall brukere Piloter sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 1 kommune 5 66 kommuner 87 kommuner 4 saksbehandlingskontor 19 veiledningskontor Planlagt leveranse Ingen 1 saksbehandlingskontor 1 veiledningskontor Hele Skatteopplysningen 1 saksbehandlingskontor 15 veiledningskontor Alle Kommuner Saksbehandlere Veiledere Alle

11 Upålogget skattekalkulator

12 Erfaring og tilbakemeldinger

13 Eksempel status og erfaringer fra pilot 2016 (pilot 2 v1) per søknader er mottatt i SOFUS I underkant av 2000 unike skattyterne på Kongsvinger har logget inn fra skatteetaten.no Statistikken viser at SOFUS slipper inn ca 60% av skattyterne i Kongsvinger. Dette er færre enn forventet. Årsaken er bl.a. knyttet til nettleserinnstillinger Dette vil bli forbedret med de neste sprintene. Tiltak som er iverksatt: Monitorering over tid - identifisere årsaker og ytterligere tiltak Gi brukeren brukervennlige og informative feilmeldinger Evaluere hva som hensiktsmessig kan gjøres teknisk og funksjonelt Brukere som ikke slipper inn i ny løsning sendes automatisk til gammel løsning. Antall søknader ( )

14 Erfaringer Pilotene sammen med kontinuerlige produksjonssettinger gjorde at vi fikk smurt og tilpasses systemutviklingsprosessen og innføring tidlig og dermed redusert usikkerhet og risiko knyttet til gjennomføringsevne og leveranseevne Tidlig tilbakemelding fra brukere gir et bedre produktet Tidlig måling av nytte Piloten ga oss målinger som viste at henvendelser til SOL gikk ned med ny løsning Vi kunne verifisere gevinster tidligere og evt gjøre tiltak Leverer ikke noe vi ikke trenger, vi lærte underveis Fleksibilitet - leverte upålogget skattekalkulator for iå år før opprinnelig plan Smidig systemutvikling krever også smidig i innføring/opplæring Vi brukte tid på å finne riktig nivå for samhandling mellom systemutvikling, som fortløpende satte noe i produksjon og innføring/opplæring som løp etter for å finne ut hva som var endret/produksjonssatt Smidig opplæring organisasjonen trenger mye lenger tid til å endre seg enn systemutvikling Slutt på de store feiringen når ting produksjonssettes i kontinuerlig Det ble aldri noe BIG BANG i desember Vi leverte planlagte leveranser til riktig tid og kvalitet

15