Digital styring Bruk av prosjektprioriteringsverktøy

Transkript

1 Digital styring Bruk av prosjektprioriteringsverktøy Samarbeid om digital kompetanse Drammen 25. mars 2018

2

3 Runde 0 Runde 1 Runde 2 Omstilling nov-des jan-feb-mars mars aug-sept sept-okt nov-des

4 Grunnleggende spørsmål Skal software i skyen være vår strategi eller skal vi strebe etter å drifte selv? Velger vi hyllevare eller spesialdesign? Har vi behov for å samarbeide med andre kommuner om digital utvikling? Skal vi satse på felleskomponenter fra KS (KomDigi/FIKS)? Bør digitaliseringsmidler brukes til hardware og software eller menneskelige ressurser? Hvilke forventninger har vi til prosess og dokumentasjon av IKT-systemer? Hvordan skal vi bygge kompetanse og kapasitet til videre digital utvikling?

5 Momenter til vurdering Hvilken kategori er tiltaket? Behov for forprosjekt Økonomi Anskaffelse Økonomi Årlig Drift (før/etter) Ressurser(mennesker) til innføring Kapasitet i tjenestene Ressurser til framtidig drift Gevinst Merverdi videre innovasjon/digital transformasjon Avhengigheter - rekkefølgehensyn

6 Sortert og prioritert Ao A1 102 Smått og stort A2 B1 B2 B3 A3 c

7 B1 B2 B3 Prioriteringsverktøy

8

9 Obligatorisk Prosjektet leverer en ny eller transformert tjeneste/løsning Prosjektet (tjenesten/løsningen) er i samsvar med virksomhetens strategi Prosjektet (tjenesten/løsningen) er i samsvar med virksomhetens digitale strategi og planer Prosjektet (tjenesten/løsningen) støtter opp under regjeringens ambisjoner for digitalt førstevalg Kostnader Hva er kostnadsnivået for å utvikle prosjektet/tjenesten*? Hva er kostnadsnivået for å vedlikeholde prosjektet/tjenesten*? Gevinster I hvilken grad møter tjenesten/løsningen kundens forventninger og behov? I hvilken grad forbedrer tjenesten/løsningen virksomhetens produktivitet? I hvilken grad reduserer tjenesten/løsningen virksomhetens kostnader? I hvilken grad er tjenesten/løsningen til støtte for virksomhetens ansatte (for eksempel en bedre arbeidshverdag, mer interessante oppgaver, et mer attraktiv arbeidsmiljø)? Gjennomføring I hvilken grad kreves redesign av prosesser (forretningsprosesser/virksomhetsprosesser/arbeidsprosesser)? I hvilken grad er prosjektet sikret nødvendige budsjetter og ressurser? I hvilken grad er det tilgjengelig riktig kompetanse for gjennomføring? I hvilken grad har virksomheten erfaring i endringsledelse for å sikre støtte blan de ansatte? I hvilken grad finnes IKT støttesystemer og infrastruktur tilgjengelig? I hvilken grad er virksomheten vant med å håndtere utvikling av komplekse IKT prosjekter? Risiko I hvilken grad vil prosjektet belaste virksomhetens daglige drift på en negativ måte? I hvilken grad er det usikkerhet rundt prosjektets konsekvenser, mulighet for å måle suksess? Hvilken grad er det sannsynlig at prosjektet feiler, er upopulært eller ikke møter virksomhetens mål? I hvilken grad er det vanskelig å beregne kostnader for utvikling av tjenesten/løsningen? I hvilken grad vil det være vanskelig å sikre god ledelse og styring av prosjektet?

10 Poengberegning

11 Prosjektrangering Total prosjekt score for hvert initiativ: Kostnader + fordeler + gjennomføring risiko

12 Prosjektrisiko - boblediagram

13 Oppsummering - vurdering

14 Vår prioritering Tiltak Kategori DIFI-verktøy DigiHelse B1 32 Verktøy for GDPR-arbeid B1 23 Profil Ruteoptimalisering B1 21,5 Digitalisering av Papirarkiv B1 20 Timebestillinger B1 14 Induct B1 9,5 Digitale Ressurser i Barnehage og Skole B1 5,5 Booking B1 5 Kartløsninger B1 0,5 Dataprogram for feietjenesten B1-6 Sykehjem medikamenthåndtering B2 18,5 Digitalt tilsyn i helse og omsorg - Responssenter B2 6,5 Oppgradering av IKT-kursrom B2 5,5 Partner Value Play B2-2,5 Bilde-bank B2-6,5 Ta i Bruk Office 365 B3 13,5 Oppgradere P360 B3 10 ipads til politikere B3 8 imeetings B3 4,5 Elektronisk Byggesak for P360 B3-19,5

15 Erfaringer Blir litt mye ide og ikke digitaliseringstiltak Score blir basert på synsing når tiltak ikke er koordinert som innspill via kommunalsjef, og denne vurderer score Vanskelig å tenke gevinst rundt en ide Vi ønsker oss Viktig å tenke litt framover, og gjøre ting i riktig rekkefølge slik at vi slipper å gjøre ting (integrasjoner) flere ganger Kanskje litt stor optimisme i forhold til gjennomføring med egne ansatte og flere prosjekt samtidig.

16 Hva ønsker vi? At tiltak og alternativer som er kostnadsestimert, er beskrevet bedre At tanker om gevinster er skissert (gjerne med eksempler/rapporter fra andre kommuner) At prosjektgjennomføring er grovt skissert (prosjektledelse)

17 Innspill fra dere? Noen som bruker DIFI sitt prosjektrangeringsverktøy? Andre verktøy dere bruker til porteføljestyring? Ideer og synspunkter, slik at vi kan bruke verktøyet bedre?