Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 21/10/ SAK NR 52- Virksomhetsrapportering per 31. august Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. august til etterretning. Skien, 13. oktober Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 12

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for august viser gode resultater på selskapets leveranser og det er fortsatt høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. august til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Saksinngangen i august ble 18,9 % lavere enn budsjett. Faktisk akkumulert saksinngang per august er 3,2 % lavere enn tilsvarende periode i Saksbehandlingstiden har hatt en marginal positiv utvikling fra juli til august. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for august er 19,5 dager. Dette gir gul styringsindikator. I august er det målt god stabilitet i systemene PRO, NISSY og Radar. For alle systemene er det grønn styringsindikator i august. Per august viser regnskapet et positivt resultatavvik på 4,8 millioner kroner. Det er estimert et positivt resultat på 7 millioner kroner utover resultatkravet for. Likviditet i selskapet er god, men kundefordringene følges tett for å sikre refusjonsreserven. Det forutsettes også at utlegg for Mine Pasientreiser lånefinansieres fra eier. Tilstedeværelsen i august er 93,8 %. er det gul styringsindikator. Se nærmere omtale under punkt Sammendrag styringsindikatorer Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 19,5 18,1 God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 14,5 % 11,7 % Oppetid NISSY 99,3 % 99,5 % 99,8 % Oppetid PRO 99,3 % 99,5 % 99,9 % Oppetid Radar 99,3 % 99,6 % 99,5 % Tilstedeværelse > 95 % 93,8 % 93,1 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 12

3 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang vs. budsjett Saksinngangen i august ble 18,9 % lavere enn budsjett. Faktisk akkumulert saksinngang per august er 3,2 % lavere enn tilsvarende periode i Med bakgrunn i saksinngangen så langt i estimeres det at saksinngangen for hele året vil bli saker, som er saker mindre enn budsjettert. 2.3 Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 19,5 18,1 Saksbehandlingstiden har hatt en marginal positiv utvikling fra juli til august. På landsbasis var saksbehandlingstiden i august 19,5 dager. Ved utgangen av august er det kun fire pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 4,7 til 42,5 dager. I august er det sendt ut 2626 forvaltningsbrev til pasienter tilhørende kontor med saksbehandlingstid over fire uker. Kostnadene relatert til dette er for Pasientreiser ANS i underkant av kr ,- inkl medgått arbeidstid. Side 3 av 12

4 Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Saksbehandlingstid Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Gjennomsnitt alle regioner 18,8 14,2 10,2 10,3 13,0 21,9 16,5 14,5 17,3 17,2 17,6 19,7 19,5 Helse Sør Øst RHF 13,6 13,2 8,5 8,8 10,4 18,3 12,2 10,3 14,7 14,5 14,0 16,3 12,9 Helse Vest RHF 23,1 17,3 10,4 8,7 11,1 18,9 16,6 14,2 15,2 16,2 16,2 16,1 17,1 Helse Midt Norge RHF 24,3 13,8 11,6 10,5 12,1 22,4 18,9 17,4 20,6 19,8 21,9 25,1 32,4 Helse Nord RHF 21,2 13,2 12,2 14,6 21,2 31,5 21,9 19,8 21,1 21,0 21,8 24,1 24,3 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i august 2014 august. 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester I august ble det levert saksbehandlingstjenester til fire pasientreisekontor tilsvarende 10,2 månedsverk. Graf: Leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For september er det bestilt 7 månedsverk fra tre pasientreisekontor. Alle disse pasientreisekontorene har en saksbehandlingstid på over 14 dager. Side 4 av 12

5 Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i august og bestilte tilleggstjenester i september. Regnskapet for tilleggstjenester per viser en omsetning på 4,6 millioner kroner og et positivt resultat på 0,4 millioner kroner. I tråd med retningslinjene for tilleggstjenester er det budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. Tilleggstjenester Resultat HIÅ Inntekter tjenester Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT 424 Tabell: Regnskap per Tall i hele Side 5 av 12

6 2.5 IKT rapportering PRO, NISSY og Radar Oppetid PRO Oppetid PRO 99,3 % 99,5 % 99,9 % I august er det målt oppetid på 99,5 % og grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid. Graf: Oppetid i PRO Oppetid NISSY Oppetid NISSY 99,3 % 99,5 % 99,8 % I august er det målt opptid i NISSY på 99,5 %. Dette gir grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid. Side 6 av 12

7 Graf: oppetid i NISSY Oppetid Radar I august er oppetiden i Radar 99,6 % som er innenfor målet om 99,3 % oppetid. Dette gir grønn styringsindikator. Graf: oppetid i Radar. Oppetid Radar 99,3 % 99,6 % 99,5 % Annet tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap NISSY og PRO var totalt nede i 110 minutter 20. august. Årsaken var at personregistertjenesten var utilgjengelig, det vil si at alle tjenestene som bruker personoppslag fra Norsk Helsenett sitt personregister var utilgjengelige. Tiltakene som ble gjort var å indeksere tabellen og forbedre overvåkingen av tjenesten. Det ble ikke meldt om spesielle utfordringer denne nedetiden ga for brukerne. Side 7 av 12

8 2.5.5 Utførte og planlagte tiltak Arbeidet med release av NISSY 4.8 pågår. NISSY 4.8 blir en release som har fokus på tekniske endringer som er relevante i forbindelse med de fremtidige prosjektene (samkjøring og oppgjørskontroll). Planlagt releasedato for NISSY 4.8 er siste helgen i oktober. 2.6 Økonomirapportering God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 14,5 % 11,7 % I henhold til styresak styres det mot et resultatkrav på 6 millioner kroner, tilsvarende 5,4 % av inntektsbevilgning på 116 millioner kroner. Regnskapet per august viser et overskudd på 8,3 millioner kroner. Dette er 4,8 millioner bedre enn resultatkravet. Prognosen samlet for viser et positivt avvik på 7 millioner kroner utover resultatkravet på 6 millioner kroner. Avviket er vedtatt disponert til finansiering av prosjektene Samkjøring og Oppgjørskontroll. AD-møte behandlet 18. september ytterligere investeringsbehov for prosjektene. AD-møtet ga sin tilslutning til at prosjektene gjennomføres som planlagt innenfor investeringsrammen for 2016 på 10,4 millioner kroner. I tillegg finansieres prosjektene av resterende investeringsramme for på 14,1 millioner kroner. Planlegging av gjennomføringsfasen er nå startet i samarbeid med valgte leverandører. Foreløpige anslag for gevinster i prosjektene samlet er beregnet til ca 70 mill kr Resultat nasjonale oppgaver Regnskap Resultat HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester % DRIFTSKOSTNADER Produksjonskostnader ,1 % Innleie av personell Lønnskostnader ,0 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad ,3 % Andre personalkostnader ,4 % Avskrivninger ,2 % Trykkeritjenester ,7 % Nissy, PRO og ,3 % Andre driftskostnader ,3 % Sum driftskostnader ,4 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER Tabell: Resultat per Tall i hele ,5 % 4,9 % Side 8 av 12

9 De mest sentrale avvikene per er relatert til disse momentene: Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 9,1 % / 299 : Lavere produksjonskostnader enn budsjettert skyldes i all hovedsak et lavere volum enn forventet. Avviket på 9,1 % forventes å vedvare ut året. Lønnskostnader og innleie med positivt avvik på 9,6 % / : Avviket skyldes allokering av ressurser fra ordinær drift til prosjekt. har det blitt aktivert 1,6 millioner kroner i lønnskostnader som gjelder utvikling av løsningen for prosjektet Mine Pasientreiser. Det negative avviket på arbeidsgiveravgift og pensjon er et kontoavvik, og er budsjettert under ordinære lønnskostnader. Andre personalkostander positivt avvik på 19,4 % / 256 : Avviket skyldes lavere kursvirksomhet enn budsjettert, samt noe periodiseringsavvik. Høy aktivitet i forbindelse med prosjektene forventes opprettholdt, noe som medfører lavere kursvirksomhet enn planlagt. Avviket forventes å vedvare ut året. Trykkeritjenester positivt avvik på 9,7 % / 92 : Avviket er et periodiseringsavvik. NISSY/PRO/05515 positivt avvik på 6,3 % / 766 : Avviket skyldes reduksjon i leveransene fra Norsk Helsenett, noe som medfører lavere kostnader. I tillegg har Acando levert færre timer på PRO enn planlagt. Andre driftskostnader negativt avvik på -1,3 % /-147 : Overforbruket skyldes kostnader til anskaffelsesbistand i pågående interne prosjekter. 2.7 Likviditet Ved oppstart ble selskapet tilført selskapskapital på 17,5 millioner kroner. I 2011 ble det også tilført en refusjonsreserve fra eierne på 111 millioner kroner. I tabellen under vises kontantstrømmen for perioden 2009-per august. Kontantstrømmen viser netto endring i likviditetsbeholdningen, utarbeidet etter indirekte metode. Kontantstrømmen vises ved inndeling i selskapets ordinære virksomhet, investeringsaktiviteter og finansieringsaktiviteter. Side 9 av 12

10 Tabell: Kontantstrøm per Refusjonsreserven på 111 millioner kroner sikrer utbetaling til pasient dagen etter at vedtaket er fattet, og bidrar til en rask og effektiv utbetaling til pasient. Utleggene har siden 2011 vært fakturert helseforetakene månedlig etterskuddsvis. For å sikre god likviditet i refusjonsreserven følges helseforetakene tett og purres ved forsinket innbetaling. Laveste likviditetspunkt på refusjonsreserven er så langt i på 14 millioner kroner. Graf: Månedlig likviditetsutvikling gjennom året for refusjonsområdet Mill kr / jan. 46,4 26,4 15/ jan. 44,7 29/ jan. 24,4 12/ feb ,2 26/ feb. 45,5 12/ mar ,8 26/ mar. 55,3 9/ apr. 39,2 23/ apr. Totalt har selskapet per august i en negativ kontantstrøm på 14,9 millioner kroner. Hovedårsaken er utlegg for prosjektet Mine Pasientreiser som samlet sett per august utgjør totalt 22,8 millioner kroner. Per 31. august er det disponibel likviditet på driftsområdet på 18,0 millioner kroner og 58,2 millioner kroner på refusjonsområdet. 65,8 Likviditeten i selskapet vurderes til å være god. Kundefordringene følges tett for å sikre innbetaling, samt at det forutsettes at utleggene for Mine Pasientreiser lånefinansieres 100 % fra eierne i løpet av høsten. Likviditetsanalysen viser at et behov for tilførsel av likviditet på 30 millioner kroner i. De ytterligere 33 millioner kronene som er lagt ut for utvikling av Mine Pasientreiser må tilføres som lån i ,1 7/ mai. 37,5 21/ mai. 55,4 4/ jun ,5 18/ jun. 49,1 2/ jul ,4 42,5 37,8 16/ jul. 30/ jul. 13/ aug. 16,7 58,2 27/ aug. Side 10 av 12

11 2.8 Tilstedeværelse Tilstedeværelsen har en positiv utvikling i august og øker til 93,8 %. Akkumulert er indikatoren for tilstedeværelse gul. Hovedgrunnen for økt tilstedeværelse er reduksjon av antall langtids sykedagsverk. Legemeldt sykefravær utgjør 5,6 %, mens det egenmeldte fraværet er på 1,3 %. Egenmeldt sykefravær har en svak økning fra siste rapportering. Dette antas å henge samen med økt smitte for virusinfeksjoner i forbindelse med oppstart av barnehage og skole. Graf: Tilstedeværelse Tilstedeværelse > 95 % 93,8 % 93,1 % Tallene for 2014 og inneholder ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom Side 11 av 12

12 Vedlegg: er og grenseverdier KPIer for Brukermedvirkning - Digitaliserte løsninger og selvbetjening for pasient - Sikre likebehandling Mål Grenseverdier Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier - Stabile og kostnadseffektive nasjonale løsninger og tjenester - Forvaltning og utvikling av IKT- løsninger - Samhandling Mål Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier - Kostnadseffektivisering gjennom digitaliserte løsninger og standardiserte Frekvens arbeidsprosesser Mål - Frigjøre tid til pasientbehandling God økonomistyring - overskudd 6 mill/5,4% > 5,4 % < 5,4 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Frekvens Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i Innhold virksomhets rapporteringen Tema Frekvens 25.mar 23.apr 10.jun 28.aug 21.okt 07.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid PRO Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid NISSY Mnd x x x x x x IKT-rapportering RADAR- Rapporteringsverktøy Mnd x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x Status plan investeringer/prosjekt Mot budsjett Ved behov x x x Kvalitet Finner bruker det den leter etter på Halvårlig x x Kvalitet Andel omgjorte klager av Fylkesmannen Halvårlig x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x Økonomirapportering Likviditet Årlig x Rapportering på gevinstrealisering Gevinstrealisering Tertial x Tilstedeværelse Tilstedeværlse medarbeidere Mnd x x x x x x Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x Kvalitet/Pasienttilfredshetsundersøkelse Egen sak, og gjøres for første gang til høsten kanskje (målet) Egen sak x Kartlegging av praksis Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kvalitet på vedtak, stikkprøver Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Styret ønsket egen sak Egen sak x SLA- driftsmøte SLA-rapportering Halvårlig x x Status avsjekk oppdragsdokument Status oppdragsdokument Årlig x Side 12 av 12