Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/06/ SAK NR 32- Virksomhetsrapportering per 30. april Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 30. april til etterretning. Skien, 3. juni Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 12

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for april viser gode resultater på selskapets leveranser og det er fortsatt høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 30. april til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Saksinngangen øker noe, men er i april likevel 2,2 % under budsjett. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2014 er det en nedgang på 8,3 %. Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for mars er 17,3 dager hvukjet gir gul styringsindikator. Det er for perioden målt god stabilitet i systemene PRO, NISSY og Radar. For alle systemene er det grønn styringsindikator i april. Per april viser regnskapet et positivt resultatavvik på 1,7 millioner kroner. Avviket er i hovedsak knyttet til aktivering av timer for prosjektet Mine Pasientreiser, lavere saksinngang, samt noen periodiseringsavvik. Det er estimert at det positive avviket vil vare ut året. I april er det gjennomført halvårlig medarbeiderundersøkelse med gode resultater. Tilstedeværelsen i april er 94,2 %. Dette er en positiv utvikling fra siste rapportering og gir gul styringsindikator. Se nærmere omtale under punkt 2.8. Pasientreiser ANS gjennomfører halvårlig brukerundersøkelser for å kartlegge brukervennligheten på Siste undersøkelse, gjennomført i april, viser at 77,2 % fant ønsket informasjon på Dette gir gul styringsindikator. Det er gjennomført halvårlig kundetilfredshetsundersøkelse knyttet til avtale om tjenesteleveranse (SLA) hos lederne av pasientreisekontorene. Det samlede resultatet fra undersøkelsen viser at kundene i stor grad er fornøyd med leveransene. Pasientreiser ANS har siden 2009 jobbet kontinuerlig med optimalisering av prosesser internt og eksternt for å bidra til gevinstrealisering. Det rapporteres nå på gevinstrealisering i forbindelse med implementering av teknologiske tiltak. Se nærmere omtale under punkt Sammendrag styringsindikatorer MÅL Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 17,3 19,6 God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 10,1 % 9,9 % Oppetid NISSY 99,3 % 99,9 % 99,7 % Oppetid PRO 99,3 % 99,9 % 100,0 % Oppetid Radar 99,3 % 100,0 % 99,7 % Medarbeidertilfredshetsundersøkelse > 4,5 5,0 4,8 Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no > 80 % 77,2 % 78,9 % Tilstedeværelse > 95 % 94,2 % 92,5 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 12

3 Antall saker 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang vs. budsjett Faktisk saksinngang vs. budsjett Saksinngang Saksinngang 2014 Budsjett Saksinngangen i april ble saker, dette tilsvarer 2,2 % lavere saksinngang enn budsjettert. Det har vært en gradvis nedgang i saksinngangen siden april Hovedårsaken vurderes å være at 300- kronersregelen ikke lenger praktiseres i saksbehandlingen. Med bakgrunn i saksinngangen så langt i estimeres det for hele året saker, som er saker mindre enn budsjettert. Faktisk akkumulert saksinngang per april er 8,3 % lavere enn tilsvarende periode i Saksbehandlingstid MÅL Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 17,3 19,6 Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utvikling fra mars til april. På landsbasis var saksbehandlingstiden i april 17,3 dager. Ved utgangen av april er det åtte pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 9,9 til 36,8 dager. Det er i april sendt ut forvaltningsbrev til pasienter tilhørende kontor med saksbehandlingstid over fire uker. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Side 3 av 12

4 Antall dager Bestilte månedsverk Anatll dager Saksbehandlingstid Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Gjennomsnitt alle regioner 16,2 16,6 17,4 18,5 18,8 14,2 10,2 10,3 13,0 21,9 16,5 14,5 17,3 Helse Sør Øst RHF 13,2 14,7 15,5 15,8 13,6 13,2 8,5 8,8 10,4 18,3 12,2 10,3 14,7 Helse Vest RHF 16,4 15,4 16,5 21,5 23,1 17,3 10,4 8,7 11,1 18,9 16,6 14,2 15,2 Helse Midt Norge RHF 19,1 20,8 17,6 20,1 24,3 13,8 11,6 10,5 12,1 22,4 18,9 17,4 20,6 Helse Nord RHF 18,4 17,6 21,7 19,6 21,2 13,2 12,2 14,6 21,2 31,5 21,9 19,8 21,1 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Det ble i april levert saksbehandlingstjenester til tre forskjellige pasientreisekontor tilsvarende seks månedsverk. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. 25 Tilleggstjenester Tilleggstjenester (bestilt) Tilleggstjenester (levert) Tilleggstjenester levert 2014 For mai er det bestilt sju månedsverk fra tre pasientreisekontor. Alle disse pasientreisekontorene har saksbehandlingstid på over 14 dager. Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i april og bestilte tilleggstjenester i mai. Saksbehandling og bestilte tilleggstjenester 45 20, ,0 10, ,0 5 2,0 2,0 3,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Faktisk Grønn grenseverdi Rød grenseverdi Bestilt tilleggstj. Mai15 Kilde: Nasjonal Staus Side 4 av 12

5 Oppetid av totaltid [%] Regnskapet for tilleggstjenester per viser en omsetning på 1,8 millioner kroner og et positivt resultat på 0,3 millioner kroner. Faktureringsgrad har i perioden vært høy med en grad på 86 %. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. Tilleggstjenester Januar Februar Mars April Resultat HIÅ Inntekter tjenester Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT Resultatgrad 18,7 % 16,4 % 19,3 % 5,3 % 16,1 % Tabell: Regnskap per Tall i hele IKT rapportering PRO, NISSY og Radar Oppetid PRO MÅL Oppetid PRO 99,3 % 99,9 % 100,0 % I april er det målt 99,9 % oppetid i PRO, og dermed grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid. Graf: oppetid i PRO ,0 % 100,0 % 100,0 % 100 % 99,9 % Oppetid PRO 99 % 98 % 97 % 96 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2014 Grønn grenseverdi Kilde: Norsk Helsenett Side 5 av 12

6 Oppetid av totaltid [%] Oppetid av totaltid [%] Oppetid NISSY MÅL Oppetid NISSY 99,3 % 99,9 % 99,7 % I april er det målt opptid i NISSY på 99,9 % som gir grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid. Graf: oppetid i NISSY ,0 % 100 % 99,9 % 99,9 % Oppetid NISSY 99 % 98,9 % 98 % 97 % 96 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2014 Grønn grenseverdi Kilde:Norsk Helsenett Oppetid Radar MÅL Oppetid Radar 99,3 % 100,0 % 99,7 % I april er oppetiden i Radar 100 % som er innenfor målet om 99,3 % oppetid. Graf: oppetid i Radar. 100,0 % 100 % 100,0 % 100,0 % Oppetid Datavarehus ( tilknyttet Radar) 99 % 98,9 % 98 % 97 % 96 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Grønn grenseverdi Kilde:Norsk Helsenett Side 6 av 12

7 2.5.4 Utførte og planlagte tiltak I april ble det utført en planlagt feilretting i Sonic. I løpet av mai vil det skje en oppdatering av innhold rundt frikorttekst i brevmaler i PRO. Releasen av NISSY 4.7 ble produksjonssatt helgen mai som planlagt. Det ble ikke funnet noen alvorlige feil i akseptansetestfasen. 2.6 Økonomirapportering MÅL God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 10,1 % 9,9 % Resultat nasjonale oppgaver DRIFTSINNTEKTER Regnskap Resultat HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Avvik % Inntekter tjenester % DRIFTSKOSTNADER Produksjonskostnader ,8 % Innleie av personell Lønnskostnader ,5 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad ,2 % Andre personalkostnader ,8 % Avskrivninger ,8 % Trykkeritjenester ,5 % Nissy, PRO og ,7 % Andre driftskostnader ,6 % Sum driftskostnader ,3 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER ,1 % 5,5 % Tabell: Resultat per Tall i hele I henhold til styresak styres det mot et resultatkrav på 6 millioner kroner, tilsvarende 5,4 % av inntektsbevilgning på 116 millioner kroner. Regnskapet per april viser et overskudd på 3,7 millioner, dette er 1,7 millioner bedre enn resultatkravet. Prognosen samlet for viser et positivt avvik utover resultatkravet på 6 millioner kroner. Sammenlignet med styresak Budsjett skyldes avviket lavere lønnsoppgjør, lavere volum og lavere aktivitet innen opplæring og informasjon grunnet senere oppstart av prosjektet Mine pasientreiser. Videre kan avviket relateres til relevante usikkerhetsmomenter knyttet til driftsbudsjettet jfr styresak Budsjett. De mest sentrale avvikene per er relatert til disse momentene. Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 11,8 % /200 : Lavere kostnader skyldes i hovedsak lavere saksinngang enn budsjettert. Lønnskostnader og innleie, positivt avvik på 4,6 % /836 : Side 7 av 12

8 Avviket skyldes allokering av ressurser fra ordinær drift til prosjekt. har det blitt aktivert 0,9 millioner kroner i prosjektet Mine Pasientreiser. Det negative avviket på arbeidsgiveravgift og pensjon er et kontoavvik, og er budsjettert under ordinære lønnskostnader. Andre personalkostander positivt avvik på 14,8 % /102 : Avviket skyldes lavere kursvirksomhet enn planlagt, samt noe periodiseringsavvik. Høy aktivitet i forbindelse med prosjektene forventes opprettholdt, noe som medfører lavere kursvirksomhet. NISSY/PRO/05515, positivt avvik på 5,7 % / 337 : Avviket skyldes en midlertidig reduksjon i driftsavtalen med Norsk Helsenett og noe lavere forbruk av estimerte timer hos Norsk Helsenett enn budsjettert. Andre driftskostnader positivt avvik på 2,6% /146 : Mindre forbruk skyldes mindre reisevirksomhet enn planlagt, samt noe periodiseringsavvik. 2.7 Medarbeiderundersøkelsen MÅL Medarbeidertilfredshetsundersøkelse > 4,5 5,0 4,8 Det gjennomføres medarbeiderundersøkelse for alle ansatte to ganger i året for å kartlegge hvordan medarbeiderne opplever sin hverdag. Medarbeiderundersøkelsen fokuserer på faktorer som forskning viser påvirker medarbeideres prestasjoner. Spørsmålene er knyttet til følgende kategorier: Motivasjon og trivsel, påvirkning og arbeidsinnsats, verdiene våre, kolleger, ledelse, utvikling og fremtidsutsikter. Ved forrige undersøkelse i oktober 2014 var svarprosenten 93 og gjennomsnittskåren 4,7. I april svarte 63 av 71, noe som tilsvarer en svarprosent på 89. Gjennomsnittsskåren på undersøkelsen er 5,0 på en skala hvor 6 er best. Ser vi på de ulike spørsmålskategoriene, kommer ledelse best ut med et snitt på 5,2, mens spørsmål knyttet til motivasjon og trivsel, påvirkning og arbeidsinnsats og kollegaer har et snitt på 5,0. Bakgrunnen for de gode resultatene og den positive utviklingen er sammensatt, men følgende faktorer synes å ha betydning: Det har vært et økt fokus på lederutvikling i selskapet. Vi ser at medarbeidere responderer positivt knyttet til tydelighet, tilbakemeldinger, involvering og støtte. Undersøkelsen er i tillegg fulgt godt opp i hver avdeling i forhold til bevisstgjøring av de gode resultatene og bakgrunnen for disse, samt områder hvor det er ønskelig å gjøre forbedringer. Sammen med leder ansvarliggjøres medarbeidere i forhold til tiltak og plan for gjennomføring. 2.8 Tilstedeværelse MÅL Tilstedeværelse > 95 % 94,2 % 92,5 % Tilstedeværelsen har en positiv utvikling. Langtidsfraværet er redusert ytterligere i april, mens det egenmeldte fraværet fremdeles er stabilt. Side 8 av 12

9 Prosent av mulige dagsverk [%] Graf: Tilstedeværelse Tilstedeværelse totalt 98 % 96 % 94,2 % 94 % 93,0 % 92,8 % 92 % 90 % 89,8 % 88 % 86 % 84 % Tilstedeværelse Tilstedeværelse 2014 Mål Rød grenseverdi Tallene for 2014 og inneholder nå ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom Kilde: Personalportalen 2.9 Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no MÅL Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no > 80 % 77,2 % 78,9 % Pasientreiser ANS gjennomfører halvårlige brukerundersøkelser for å kartlegge brukervennligheten på Siste undersøkelse, gjennomført i april, viser at 77,2 % fant ønsket informasjon på Dette er en nedgang på 2,2 % fra forrige måling. Undersøkelsen viser en oppgang i antall nye besøkende og i antall besøkende innen kategori pasienter/pårørende/ledsagere. Det antas at dette har påvirkning på nedgangen i resultatene på funn av ønsket informasjon. Selskapet vil ha fokus på å tilrettelegge for kontaktinformasjon og informasjon om rettigheter knyttet til ordningen, da undersøkelsen viser at dette er informasjon som er ønsket av brukerne Kundetilfredshetsundersøkelse november 2014 april Det er gjennomført halvårlig kundetilfredshetsundersøkelse knyttet til avtale om tjenesteleveranse (SLA) hos lederne av pasientreisekontorene med en svarprosent på 94,4. Det samlede resultatet fra undersøkelsen viser at kundene i stor grad er fornøyd med leveransene og at det for de fleste områdene er forbedret resultat fra forrige måling. Side 9 av 12

10 Graf: Resultater kundetilfredshetsundersøkelse høst vår Totalt Opplæring - samlet tilbud 4,4 4,6 4,6 Skanning,oppgavereg. 3,5 4,2 4,3 Opplæring regelverk Intranett som informasjonskanal 4,1 4,1 4,0 3,9 4,5 4,5 Informasjon på Pasientreiser.no 4,1 4,4 4,3 Vår Juridisk bistand 3,9 4,2 4,4 Høst 2014 Høst 2013 NISSY Stabilitet 3,6 3,9 3,8 PRO Stabilitet 3,7 3,9 4,1 PRO Varsling 3,8 4,4 4,5 NISSY Varsling 4,0 4,3 4,2 2,0 3,0 4,0 5,0 Regelverksfortolkning og opplæring: Tilbudet om bistand og veiledning vedrørende regelverksfortolkning, samt opplæring innen regelverket oppleves som svært godt. Lederne er svært fornøyd med det samlede tilbudet om opplæring. NISSY og PRO: Lederne vurderer at stabiliteten i perioden har hatt en positiv utvikling. De er svært fornøyd med varsling i forkant av nye versjoner og releaser i både PRO og NISSY. Informasjon og oppdatering på oppleves som svært godt. Områder med lavere score: Undersøkelsen viser at stabiliteten (oppetiden) i NISSY oppleves som bedre, men kan fortsatt være et forbedringsområde. Årsaken til lavere skår vil bli fulgt opp i dialog med pasientreisekontorene. Side 10 av 12

11 Vedlegg: er og grenseverdier KPIer for Brukermedvirkning - Digitaliserte løsninger og selvbetjening for pasient - Sikre likebehandling Mål Grenseverdier Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier - Stabile og kostnadseffektive nasjonale løsninger og tjenester - Forvaltning og utvikling av IKT- løsninger - Samhandling Mål Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier - Kostnadseffektivisering gjennom digitaliserte løsninger og standardiserte Frekvens arbeidsprosesser Mål - Frigjøre tid til pasientbehandling God økonomistyring - overskudd 6 mill/5,4% > 5,4 % < 5,4 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Frekvens Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i Innhold virksomhets rapporteringen Tema Frekvens 25.mar 23.apr 10.jun 17.sep 21.okt 07.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid PRO Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid NISSY Mnd x x x x x x IKT-rapportering RADAR- Rapporteringsverktøy Mnd x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x Status plan investeringer/prosjekt Mot budsjett Ved behov x x x Kvalitet Finner bruker det den leter etter på Halvårlig x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x Rapportering på gevinstrealisering Gevinstrealisering Kvartalsvis x x Tilstedeværelse Tilstedeværlse medarbeidere Mnd x x x x x x Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x Kvalitet/Pasienttilfredshetsundersøkelse Egen sak, og gjøres for første gang til høsten kanskje (målet) Egen sak x Kompetansekartleging Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kvalitet på vedtak Stikkprøver Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x SLA- driftsmøte SLA-rapportering Halvårlig x x Status avsjekk oppdragsdokument Status oppdragsdokument Årlig x Side 11 av 12