Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 17/01/2011

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 17/01/2011 SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.desember 2010 til etterretning. 2. Styret konstaterer at tilbudet om bistand til saksbehandling blir benyttet av de flestepasientreisekontorene. Styret ber om at adm. direktør i samarbeid med RHF-ene fortsatt følger opp kontorer med for høy saksbehandlingstid og iverksetter tiltak som gjør at saksbehandlingstiden holdes innenfor nasjonale krav.. Skien 12. januar 2011 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon I desember ble det en saksinngang på ca saker som var hele 58 % høyere enn budsjettert og aktivitetsnivået i driftsavdelingen har vært høyt. Saksinngangen var likevel iht. prognose for desember og pr er skanningen iht. SLA. For hele 2010 har det blitt produsert 27 % flere saker sammenlignet med budsjett. I november og desember har saksbehandlingstiden vært svakt økende. Saksinngangen i uke 51 ble på hele saker. Det medførte en kraftig økning i saksbehandlingskøen og pr var det ca saker i kø mot ca saker ved utgangen av november. Ved Pasientreiser ANS videreføres kveldsskift i januar for å bidra til en redusert saksbehandlingstid og i uke 1 i januar 2011 ble køen redusert med ca 4000 saker. Den positive utviklingen i kostnadseffektiviteten i driftsavdelingen har fortsatt i årets to siste måneder. Samtidig har det vært et mindreforbruk på øvrige avdelinger som gjør at det foreløpige regnskapet etter finansposter viser et positivt avvik mot budsjett på 0,3 mill. Tilstedeværelsen i desember var på 91,3 % og gjennomsnitt 2010 på 95,9 %. Det er en økning i sykefraværet mot desember, men fraværet er i stor grad langtidssykemeldinger grunnet forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Oppetiden for programvaren PRO og NISSY er for desember i rød sone, det vil si en oppetid på 99,8 % eller mindre. Det er for begge programvarene iverksatt tiltak for å bedre oppetiden. Selskapets likviditetssituasjon er tilfredsstillende. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Sammendrag Styringsindikatorer Styringsindikatorer Desember HiÅ 1. Gj. Snitt saksbeh.tid 20d 29d 2. Avvik mellom faktiske og budsjetterte kostnader -10 % -2 % 3. Kostnadseffektivitet drift 29 % 7 % 4. Tilstedeværelse 91,3 % 95,9 % 5. Oppetid IKT - PRO 99,2 % 99,6 % 6. Oppetid IKT - NISSY 99,4 % 98,6 %

3 2.2. Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Saksinngangen i 2010 ble saker og det er ca. 22 % over budsjettert saksinngang ( saker). Saksinngangen i desember ble 58 % høyere enn budsjett. Graf: Faktisk saksinngang vs budsjettert saksinngang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang Budsjettert saksinngang Prognose saksinngang Faktisk produksjon Totalproduksjonen i 2010 inkl. backlogg fra 2009 ble på saker, dvs. hele 27 % over budsjett. Pr er driftsavdelingen à jour og iht. SLA. Graf: Faktisk produksjon driftsavdeling utover budsjettert produksjon ,0 % 60,0 % 58 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 31 % 23 % 29 % 23 % 31 % 25 % 27 % 36 % 20,0 % 10,0 % 11 % 12 % 11 % 0,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Produksjon utover budsjett

4 2.3. Saksbehandlingstid Styringsindikatorer Desember HiÅ 1. Gj. Snitt saksbeh.tid 20d 29d Tabell: Øyeblikksbilde av saksbehandlingstid Gj.snitt back Gj.vedtak pr Saksbehandlingstid Kalender- Måned log saker uke i uker dager Januar ,4 66 Februar ,4 59 Mars ,8 41 April ,2 36 Mai ,6 32 Juni ,4 24 Juli ,8 20 August ,7 12 September ,8 13 Oktober ,1 15 November ,4 17 Desember ,9 20 Snitt i år ,2 29 Pr var det nasjonalt ca saker i saksbehandlingskø. I uke 51 ble det fattet ca vedtak samtidig som det var en ekstrem saksinngang på hele saker. Dette medførte en økning i saksbehandlingskøen på ca saker. Graf: Saksinngang vs fattede vedtak pr uke pr Antall saker Saker inn i forhold til vedtak fattet Totalt for alle regionene per uke Vedtak fattet Post inn

5 2.4. Økonomirapportering Det har vært et mål å levere et budsjettavvik mindre enn -2% og det foreløpige regnskapet viser at målet er nådd. Styret gjøres oppmerksom på at regnskapstallene er foreløpige, dvs. at det vil kunne komme tilleggsposteringer i forbindelse med årsoppgjøret. Styringsindikatorer Desember HiÅ 2. Avvik mellom faktiske og budsjetterte kostnader -10 % -2 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Foreløpig resultat akkumulert pr 31.desember i tusen kroner Regnskap Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester % Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostna % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader % Driftsresultat % Netto finanskostnader % Resultat etter finans Avviket pr kan dekomponeres i kostnadsavvik i driftsavdeling og øvrige avdelinger. Det er et negativt kostnadsavvik i driftsavdelingen på ca -4,9 mill grunnet et produksjonsavvik på + ca. 27 % knyttet til backlogg fra 2009 og saksinngang utover budsjett, Foreløpig Regnskap Totale driftskostnader Herav driftsavdeling Øvrige avdelinger Avvik -1,3-4,9 3,6 Kommentar til sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader variable: positivt avvik på Dette er kostnader knyttet til inngående post (straffeporto), kostnader knyttet til forsendelse av vedtaksbrev og bankgebyrer. Utsendelse av forvaltningsbrev ble iverksatt fra februar og det er utsendt ca vedtaksbrev tilsvarende en kost på ca 1,1 mill kr som ikke var budsjettert og gir et negativt avvik. Avviket er totalt sett positivt da % -andel av straffeporto på inngående post og andel blanketter ved utbetaling har ligget lavere enn budsjettert som følge av igangsatte tiltak.

6 Direkte personalkostnader: negativt avvik på Totalt Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Innleie av personell % Lønnskostnader % Sum ansatte og innleie % Avviket skyldes i hovedsak at produksjonen totalt i driftsavdelingen har ligget ca 27 % over budsjett. Trykkeritjenester: positivt avvik på Dette er kostnader knyttet til trykking av reiseregningsskjema, konvolutter, rekvisisjonsblokker, informasjonsmateriell, distribusjonskostnader og håndteringskostnader. Omfanget har blitt vesentlig lavere enn budsjettert Estimat for året: Estimatet for året i driftsavdelingen er ytterligere forbedret med 0,6 mill siden forrige rapportering. Dette er iht. forventning om at tiltakene, som ble iverksatt i september, ville gi en bedret produktivitet i siste kvartal, se også pkt 2.5 vedr. kosteffektivitet. Estimatet for kostnader på øvrige avdelinger har blitt lavere enn tidligere estimat. Foreløpig resultat Totale driftskostnader Herav driftsavdeling Øvrige avdelinger Estimat driftkostnader 68,4 30,6 37,8 Budsjetterte driftskostnader 67,1 25,7 41,4 Avvik -1,3-4,9 3,6 Oppsummering: Avvik driftskostnader -1,3 Avvik finansinntekter 0,7 Bidrag fra tilleggstjenester 0,9 = Estimat avvik mot årsbudsj 0,3 Korrigert for finansinntekter og bidrag fra tilleggstjenester (ref pkt 2.4.3) er foreløpig resultat for året et positivt avvik på 0,3 mill.

7 Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester og telefoni Basert på prognosen for november og desember ble det gjennomført regionsvise telefonmøter hvor formålet var å planlegge bemanning og kontorenes behov for saksbehandlingsbistand fra Pasientreiser ANS. Pasientreisekontorene har i økende grad henvendt seg til Pasientreiser ANS for ekstra bistand for å møte saksinngangen. Dette har resultert i økt aktivitet hos Pasientreiser ANS og det har i 4.kvartal vært etablert kveldsskift. I november og desember leverte Pasientreiser ANS saksbehandlingsbistand på henholdsvis 30 og 48,5 månedsverk fordelt på 8 pasientreisekontor. Tabell: Produserte timer omregnet til månedsverk 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk månedsverk Tabell: Resultat januar-desember i tusen kroner Regnskap Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Det positive driftsresultatet skal bidra til å dekke overheadkostnader, da disse ikke er belastet regnskapet for tilleggstjenester. Resultat hittil Driftsinntekter Inntekter tjenester Driftsutgifter Innleie av personell Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Andre personalkostnader Avskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat

8 Pasientreiser ANS` saksbehandlingsressurser har vært benyttet av ti pasientreisekontorer i ulik grad i Under vises grafisk fordelingen av ressursene pr. helseregion og pr. pasientreisekontor. Graf: saksbehandlingsbistand pr. region 70 % 60 % 50 % 61 % 40 % 30 % 20 % 10 % 10 % 18 % 10 % 0 % Helse Sør Øst Helse Midt Helse Nord Helse Vest Andel kjøp saksbehandlingsbistand Graf: saksbehandlingsbistand pr. pasientreisekontor 70 % 61 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 1 % 9 % 14 % 1 % 2 % 1 % 4 % 2 % 4 % Andel kjøp saksbehandlingskapasitet

9 Pasientreiser ANS har i 2010 saksbehandlet ca saker, dvs. ca 21 % av totalt behandlede saker på landsbasis. Andre halvår 2010 er andelen på 28 %. Det er bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 56 månedsverk fordelt på 8 kontorer i januar 2011 og kveldskift vil bli opprettholdt Kosteffektivitet drift Styringsindikatorer Desember HiÅ 3. Kostnadseffektivitet drift 29 % 7 % Indikatoren viser sammenhengen mellom endring i produksjonsvolum og hvordan det slår ut på personellkostnadene i driftsavdelingen. Det er, som forventet, økt produktivitet siste kvartal 2010, dvs. at rød søyle ligger høyere enn blå søyle. Det har vært et mål å oppnå en 5 % økning i produktiviteten for Kosteffektiviteten har fra september hatt en positiv utvikling og målet er nådd for Tabell: Endring driftskostnader vs endring produksjonsvolum 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % -10 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Totalt kostnadsavvik fra budsjett Produksjonsavvik fra budsjett

10 2.6. Tilstedeværelse Styringsindikatorer Desember HiÅ 4. Tilstedeværelse 91,3 % 95,9 % Pasientreiser ANS har som målsetting å ha stort fokus på at alle ansatte skal oppleve trivsel, ivaretakelse og verdsettelse i sitt daglige arbeid. Tabell: Tilstedeværelse 100,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tilstedeværelse totalt Tilstedeværelse driftsavdeling Mål 2010 Den totale tilstedeværelsen i 2010 er på 95,9 %, mot 97 % som var målet for Tallene for desember er foreløpige tall. Av sykefraværet på 8,7 % i desember gjelder 6,4 % av dette langtidssykemeldte grunnet forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Det foreligger nå en godkjent fremdriftsplan på ulike trivselstiltak som skal igangsettes i 2011.

11 2.7 Oppetid IKT PRO Styringsindikatorer Desember HiÅ 5. Oppetid IKT - PRO 99,2 % 99,6 % Oppetid programvaren PRO og opplevd oppetid, målt i tidsrommet kl For november skyldes 54 av totalt 204 minutter nedetid på selve programvaren PRO. For desember er den totale nedetiden 417 minutter. Av disse er 138 minutter relatert til feil i programvaren. Fordelingen mellom programvaren og øvrige feilkilder for desember er per ikke avklart mellom NHN og Acando. Tallene er basert på det Acando mener er korrekt andel. 102,00 100,00 98,00 96,00 94,00 92,00 90,00 88,00 jan.10 feb.10 mar.10 apr.10 mai.10 jun.10 jul.10 aug.10 sep.10 okt.10 nov.10 des.10 Oppetid programvaren PRO Opplevd oppetid

12 Årsaker og tiltak til nedetid i november og desember Som det fremgår av tabellen over er en stor andel av nedetidstilfellene relatert til utfordringer i mellomvaren Glassfish. (Glassfish er underliggende programvare/mellomvare for å formidle serverbaserte dataprogrammer til brukere). Tiltak: Igangsatte og planlagte tiltak presentert i tidligere virksomhetsrapporter følges opp videre. Styret i Pasientreiser ANS har bedt Pasientreiser ANS om å utarbeide en handlingsplan innenfor IKT-området for blant annet å iverksette tiltak for å bedre oppetidssituasjonen for PRO. Handlingsplanen vil bli lagt frem for styret februar Systemeier PRO og NHN har bedt Acando om å iverksette tiltak for å løse ustabilitet forbundet med Glassfish. Systemeier NISSY og PRO har utarbeidet nytt skjema for rapportering og videre oppfølging av nedetidssituasjoner. Ved hvert tilfelle utpekes ansvarlig og frist for utbedring. Det er ønskelig at NHN vil være ansvarlig for å rapportere nedetid etter følgende kategorier: o Helsenettet o NHN Infrastruktur o Programvare PRO/NISSY o Sonic ESB Systemeier vil følge opp Acando og NHN for å sikre gjennomføring og forpliktelse i henhold til plan.

13 2.8 Oppetid IKT NISSY Styringsindikatorer Desember HiÅ 6. Oppetid IKT - NISSY 99,4 % 98,6 % Desember har vært en måned med få feilsituasjoner i oppetidsvinduet. Det er viktig å bemerke at denne oppetidsrapporten også inneholder 90 minutter nedetid hvor årsaken var nettverksproblematikk hos Telenor. Det har tidligere blitt rapportert om store ytelsesproblemer i øst. Det ble iverksatt tiltak ved at 1 applikasjonsserver ble satt inn på Ullevål. Dette ser ut til å ha løst ytelsesproblemene på kort sikt. NHN har ansvaret for et arbeid med å flytte applikasjonsserverne til Tromsø. Dette er planlagt gjennomført i februar og siste status er at dette foregår i henhold til plan. Det ble foretatt 1 release på NISSY i desember. Denne ble produksjonssatt uten etterfølgende problemer. Det informeres også allerede nå om at første uken i januar har vært problematisk. Det har vært registrert feilsituasjoner hver eneste driftsdag. Torsdag 6.januar ble alle systemer og infrastruktur stanset og startet på nytt kl.11 for å løse en ukjent feilsituasjon. Dette løste problemet, men det vil bli satt i gang et arbeid sammen med NHN for å gjennomgå rutiner ved lignende feil. IKT vil i tillegg se på informasjonsflyten i forbindelse med feilsituasjoner som fører til full stans. Total NISSY, Målt i tidsrommet Måned Oppetid Gj. Snitt Minutter nede Totalt minutter timer/dag dager/mnd mai.10 96,06 96, jun.10 98,05 97, jul.10 98,78 97, aug.10 99,56 98, sept.10 98,25 98, okt.10 98,94 98, nov.10 99,41 98, des.10 99,36 98, Graf: Oppetid pr måned for perioden mai 2010 til desember 2010

14 2.9 Egenandelsprosjektet Pasientreiser ANS har i 2010 hatt midlertidige oppgaver med manuell registrering av egenandeler for reiser med rekvisisjon for å sikre komplett registrering av egenandeler. Prosjektet ble avsluttet iht. plan og oppgavene er overført Pasientreiser ANS som fast oppgave. Tabell: Kostnader vs budsjett pr Totalt 2010 Budsjett Resultat Avvik Det er totalt et mindreforbruk på ca 0,6 mill pr Det skyldes et vesentlig lavere antall reiser til registrering. Samtidig har avvikssaker krevd mer ressurser enn forutsatt Prosjekt Prosessoptimalisering I styremøte ble det besluttet i sak å gjennomføre forprosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring høsten 2010 innenfor en kostnadsramme på 2,2 mill ekskl. interne lønnskostnader. Fase 1 er nå avsluttet, og den er gjennomført innenfor den økonomiske rammen som ble satt. Tabell: resultat vs. budsjett Forprosjekt Prosessoptimalisering Resultat Budsjett Avvik Konsulenttjenester Andre kostnader Sum kostnader I styremøte ble det besluttet i sak at fase 2 og 3 i prosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring gjennomføres i perioden desember 2010-april 2011 innenfor en ramme på 2,2 mill kr (ekskl. mva).

15 2.11 Likviditet Likviditetssituasjonen er god og det skyldes i hovedsak at investeringsutbetalinger kommer senere enn forutsatt eller har uteblitt. I tillegg er det leverandørgjeld som forfaller senere enn budsjettert og lavere utbetalinger knyttet til merverdiavgiftsoppgjør. Tabell: Likviditetsregnskap vs budsjett Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des IB Likviditetsbudsjett Likviditetsregnskap Trykt vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier iht. vedtak i sak

16 Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier iht. vedtak i sak Grenseverdier Styringsindikatorer Intervall 1. Gj. Snitt saksbeh.tid (scanning-utbetaling) 1-14 dager dager > 29 dager Mnd 2. Avvik mellom faktiske og budsjetterte kostnader < - 2% > -2% og < -4% > -4% Mnd 3. Kostnadseffektivitet drift > 5% 0-5% < 0% Mnd 4. Tilstedeværelse % 97-95% 95-0% Mnd 5. Oppetid IKT >99,9% 99,9-99,8% <99,8% Tertial 6. Antall klager på vedtak Tertial