Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/2011. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. oktober 2011 til etterretning.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/2011 SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. oktober 2011 til etterretning.. Skien 1.desember 2011 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Saksinngangen i oktober ble , dette er ca. 5 % under budsjett for oktober. Til og med oktober er saksinngangen ca 4 % under budsjett. Sammenlignet med faktisk saksinngang i 2010 er det i 2011 en økning på 1 %. Saksbehandlingskøen per 31.oktober var ca , dvs. at den totale restansen er økt med ca saker fra forrige virksomhetsrapportering Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid per var ca.10 dager. Per er det et akkumulert positivt kostnadsavvik på 10,8 mill., som er ca.12 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt.2.8. Det har vært opplevd nedetid for programvarene NISSY og PRO i oktober. Situasjonen beskrives under punkt Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid 10,4 14,6 Andel omgjorte klager 87,0 % 90,8 % God økonomistyring 5,1 % 12,0 % Opplevd nedetid NISSY Opplevd nedetid PRO Tilstedeværelse 96,6 % 94,9 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten.

3 2.2. Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011 vs Antall saker Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang 2010 Faktisk saksinngang 2011 Budsjettert saksinngang 2011 Saksinngangen i oktober ble saker, hvor er 5 % under budsjettert saksinngang. Saksinngangen per oktober er 4 % under akkumulert budsjett. Pr er saksinngangen mot i samme periode i fjor, tilsvarende en økning på ca 1 %. Pasientreiser ANS har levert iht. SLA-krav i 2011, og er à jour med skanning og oppgaveregistrering.

4 2.3. Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 10,4 14,6 Saksbehandlingstiden har fortsatt den positive utviklingen i oktober og på landsbasis er gjennomsnittlig saksbehandlingstid i oktober innenfor nasjonalt mål på14 dager. Det er likevel fortsatt noen pasientreisekontor som har lenger saksbehandlingstid en målet på 14 dager. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid pr. oktober 2011 Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt. Gjennomsnitt alle regioner 18, ,1 10,7 10,4 Helse Sør Øst RHF ,2 12,4 9,4 Helse Vest RHF 19,8 16,7 18,1 19, ,7 12,2 12,2 Helse Midt Norge RHF 20, , ,1 6,7 12,1 Helse Nord RHF 19,2 16,6 18,8 16, ,2 9, Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester pr Månedsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk månedsverk 2010 Faktisk månedsverk 2011 I oktober ble det levert 5 månedsverk til saksbehandlingstjenester til to pasientreisekontor. Det var pr. 31.oktober bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 2 månedsverk til 1 kontor for levering i november. Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester har vært lav i perioden mai oktober. Per oktober er saksbehandlingstiden på landsbasis innenfor nasjonalt krav på 14 dager. Saksbehandlingsenheten i Skien er operativ og bistand kan bestilles herfra ved behov. Det tas jevnlig kontakt med pasientreisekontor med lang saksbehandlingstid for å avklare eventuelt behov for bistand.

5 Tabell: Regnskap tilleggstjenester pr Tall i hele 1000 Tilleggstjenester Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Sept Okt Resultat hittil Driftsinntekter Inntekter tjenester Driftsutgifter Produksjonskostnader Innleie av personell Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Andre personalkostnader Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Regnskap for tilleggstjenester viser et positivt resultat på ca.kr per Dette resultatet skal bidra til å dekke overheadkostnadene som ikke er belastet regnskapet for tilleggstjenester Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 87,0 % 90,8 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene som omgjøres til gunst for pasienten av pasientreisekontorene uten at klagene oversendes Helsetilsynet. Graf: Andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til HT 100 % 90 % % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Antall omgjorte klager Mål 2011

6 Det eriverksatt tiltak for å bedre registreringskvaliteten. Dette har hatt en viss effekt ved at andel omgjorte klager til pasientens gunst er redusert.vi ser likevel en økning fra september til oktober. Det observeres fortsatt variasjon i registreringspraksisen på de ulike pasientreisekontorene. I tillegg ser man at det er noen flere saker som oversendes Helsetilsynet for videre behandling. Dette kan indikere at de vedtakene som er fattet i 1. instans er korrekte og at kvaliteten på vedtakene er bedret. Graf: Utvikling klager og reviderte saker 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Andel reviderte saker i % Andel klager i % (innvilget + HT) Tabellen viser en endring i registreringspraksis mellom klagesaker og revidert sak. Endringen er tydelig i september, dette er et resultat av iverksatte tiltak.

7 2.6. IKT rapportering PRO og NISSY Opplevd nedetid PRO i minutter Opplevd nedetid PRO Sammendrag Det er registrert 944 minutter nedetid i PRO for oktober måned Opplevd nedetid NISSY i minutter Opplevd nedetid NISSY Sammendrag Det er registrert 606 minutter nedetid i NISSY for oktober måned.

8 Årsak til nedetid/treghet måned har vært en periode med store driftsutfordringer. Utfordringene er hovedsakelig knyttet til ny PRO versjon, samt infrastrukturen som benyttes av NISSY og PRO. Tabellen under oppsummerer hendelsene i perioden og beskriver overordnet hvilke tiltak som er eller planlegges utført for å stabilisere driftssituasjonen: Dag Hendelse Berørt system 14. og Ny versjon av PRO (PRO 2.5) forårsaket store problemer. Feilsituasjonen er knyttet til en kombinasjon av: - Ny funksjonalitet i PRO - Stor og kompleks sak - Feilhåndtering av denne Pasientreiser ANS priorierte stablitet i NISSY og valgte å gjøre PRO utilgjengelig i de mest hektiske periodene for reisebestilling. NISSY og PRO Nedetid (t) NISSY: Ca. 2.5 t for region Øst, Midt og Nord. Ca. 3,5 t for region Vest. PRO: ca. 14 t. Tiltak Utførte tiltak: Mindre endringer i infrastuktur Ny funksjonalitet slått av Aktuell sak håndert utenfor PRO Informasjons- og beredskapsplan iverksatt Gjennomført tilbakeblikk på hele leveransen med leverandør hvor en rekke tiltak er identifisert. Planlagte tiltak(ny versjon våren 2012): Feilhåndtering Forbedringer i programvarens bruk av sentral infrastruktur 14. og Ustabil Folkeregisterløsning Problemer hos Telenor forårsaket problemer med SUTI utsendelse En nettverksendring på Ullevål gjorde NISSY utilgjengelig i øst og nord NISSY og PRO NISSY 0.5 NISSY og PRO NISSY: 2 Treghet i PRO. Dagens Folkeregisterløsning fases ut. PRO og NISSY skal koples opp mot ny og forbedret løsning i løpet av høsten. Ny region ( er under innfasing som vil være mindre sårbar for slike endringer En brannmurendring hos NHN førte til problemer for alle regioner. Nedetid skyldes en menneskelig feil. NISSY og PRO En tidligere gjennomført endring av NHN førte til NISSY 2 databaseproblemer og gjorde NISSY utilgjengelig. Nedetid forårsaket av komponent ment for overvåkning av tjenesten. (Ledd i tiltak for å stabilisere løsningene). 1 med påfølgende tregheter. Ny driftsavtale med Norsk Helsenett SF er under etablering. Svakhet knyttet til kommunikasjon mot NISSY databasen utbedret. Overvåkningen endret slik at samme feil ikke kan oppstå på nytt En sentral server hos NHN gikk ned og forårsaket utilgjengelighet i NISSY og PRO NISSY 1 Hardware og svakhet i redundansen skal utbedres. I mellomtiden vil det i dag tas kortsiktige grep som sørger for at den aktuelle serveren som gikk ned ikke skal kunne forårsake at hele systemet går ned. Hendelsene følges opp i ukentlig driftsmøter med leverandørene. Flere av tiltakene er tidligere identifisert og følges opp i handlingsplan for IKT- området. Pasientreiser ANS fortsetter arbeidet med gjennomgang og utbedring av systemenes arkitektur og infrastruktur. Arbeidet med inngåelse av ny driftsavtale er også igangsatt og vil i større grad gi Pasientreiser ANS handlingsrom i forhold til oversikt og kontroll over aktiviteter, logging og overvåkning. Annet Release av NISSY 4.1 Ny versjon av NISSY ble satt i produksjon 12. november. Releasen var den første funksjonelle oppgraderingen i NISSY på nesten ett år. Det var derfor en svært omfangsrik release med stort antall endringer. Arbeidet startet fredag ettermiddag og ble gjennomført uten store utfordringer. Systemene var tilgjengelig igjen lørdag ettermiddag. Oppgraderingen inneholdt nærmere 20 feilrettinger og i underkant av 50 funksjonelle endringer som i sum resulterte i ca 200 endringer på systemet. Enkelte mindre funksjonelle feil ble avdekket etter produksjonssetting, men disse ble håndtert fortløpende. Den nye versjonen medførte ingen nedetid eller ustabilitet i PRO ognissy.

9 2.7. Egenandelsrapportering nasjonalt Egenandelsinnrapportering, hyppighet 98,1 % 98,0 % Tabell: grenseverdier for indikator Grenseverdier Egenandelsinnrapportering, hyppighet > 98 % > 95 % < 95 % I henhold til syketransportregisterforskriften har Pasientreiser ANS en plikt til å innrapportere alle betalte egenandeler til Egenandelsregisteret slik at pasientene får godskrevet betalte egenandeler slik at frikort utstedes når dette er opptjent. Helsedirektoratet har stilt opp tre indikatorer for måling av rapporteringen definert som hyppighet, kvalitet og kompletthet. For å sikre fortsatt fokus på oppfyllelse av dette målkravet tas det nå inn en styringsindikator i rapporteringen knyttet til målet om hyppighet. Hyppighet I henhold til syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til målkravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres i løpet av 14 dager for å overholde kravet. Graf: Egenandelsrapportering hyppighet 100,0 % 99,0 % 98,0 % 97,0 % 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % 91,0 % 90,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Egenandelsinnrapportering, hyppighet Grønn

10 Grafen viser at man fra februar har vært innenfor målkravet på 14 dager for innrapportering av betalte egenandeler på reiser i både NISSY og PRO. Kvalitet i egenandelsrapportering viser til at egenandelene som rapporteres inn skal være gyldige og korrekte. Dette kravet har vært oppfylt siden januar Kompletthet i egenandelsrapportering viser til at alle gyldige egenandeler skal rapporteres. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar Økonomirapportering God økonomistyring 5,1 % 12,0 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr Tall i hele 1000 Regnskap Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Resultat hittil Driftsinntekter Inntekter tjenester % Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader % Driftsresultat Netto finansinntekter % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 6 % 6 % 12 % 20 % 9 % 17 % 17 % 13 % 16 % 5 % 12 % Budsjett hittil Avvik Avvik i % Regnskapet pr viser et positivt kostnadsavvik på ca.10,8 mill kroner. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Personalkostnad positivt avvik på : Dette positive avviket fordeles som følger: av disse skyldes økning i produktivitet/effektiviteten i driftsavdelingen som følge av arbeidet med kontinuerlig forbedring og at PRO oppleves mer stabilt og med bedre ytelse. Saksinngangen har også vært lavere enn budsjettert så langt i år. De resterende skyldes vakante stillinger som er besatt senere enn planlagt.

11 Andre personalkostnader positivt avvik 795 På grunn av prioritet og fokus på ulike arbeidsoppgaver i alle avdelinger, har kurs og seminarer blitt utsatt. I tillegg har det vært lavere kostnader knyttet til andre personalkostnader enn budsjettert. Kostnader NISSY/PRO/05515 positivt avvik : - Herav leiekostnader 155 Pasientreiser har prioritert å sikre stabilitet i systemene NISSY og PRO. Dette medfører utsettelse av planlagte utviklingsaktiviteter. Investeringene knyttet til utvikling vil derfor påløpe senere enn planlagt, noe som igjen vil føre til lavere leiekostnad enn budsjettert for Herav drift og vedlikeholdskostnader Avviket skyldes blant annet lavere vedlikeholdskostnader for PRO. I tillegg er det foreløpig mindre kjøp av konsulenttjenester vedrørende PRO og NISSY enn budsjettert, dette forventes å påløpe i Herav Lavere telefonkostnader enn budsjettert. -Andre driftskostnader positivet avvik : Avviket skyldes ulike periodiseringer innen vedlikehold/drift, konsulent tjenester, kontor- og øvrige driftskostnader.

12 2.9 Tilstedeværelse Tilstedeværelse 96,6 % 94,9 % Graf: Tilstedeværelse ,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Tilstedeværelse totalt Tilstedeværelse drift Mål tilstedeværelse 2011 Tilstedeværelse i Pasientreiser for oktober er 96,6 %, som er over målet på 95 %. Dette gir grønn styringsindikator. Totalt er fraværet fortsatt på kun 3,4 %, hvor 0,9 % skyldes langtidsfravær. Tabell: Tilstedeværelse 2011 Tilstedeværelse Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Tilstedeværelse totalt 92,1 % 91,4 % 90,5 % 94,6 % 98,4 % 96,4 % 94,6 % 96,9 % 97,4 % 96,6 % Tilstedeværelse drift 93,4 % 93,3 % 89,1 % 95,4 % 98,7 % 96,5 % 93,8 % 93,8 % 94,9 % 97,2 %

13 2.10 Likviditet Tabell: Likviditetsregnskap vs. Budsjett kr kr kr kr kr kr kr kr - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des IB Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Likviditetssituasjonen er god og skyldes i hovedsak at investeringsutbetalinger kommer senere enn forutsatt, samt lavere kostnader enn budsjettert.

14 Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak )