Utvidet virksomhetsrapportering per

Transkript

1 Utvidet virksomhetsrapportering per REISER UTEN REKVISISJON 1.1 Brukerperspektiv Andel innsendt elektronisk fra helsenorge.no Andelen elektronisk mottatte søknader er økende og er per september på 58,6 %. Det er 8,6 % - poeng over ambisjonslinjen for elektronisk innsendelsesandel for september. Hittil i 2017 er 49,6 % av alle søknader mottatt elektronisk. Hovedinnholdet i september-releasen på helsenorge.no var ny funksjonalitet knyttet til søknad med fullmakt. Lansering av funksjonalitet for å søke med fullmakt åpner for muligheten til å søke elektronisk på vegne av andre. Elektronisk løsning er med dette tilgjengelig for nær 100 % av brukerne. Tidligere igangsatte tiltak mot søkere som sender inn søknad på papir er videreført. Ny release av tjenesten "Mine pasientreiser" på helsenorge.no er planlagt i november. Hovedinnholdet i denne releasen er knyttet til flere versjoner av kartgrunnlaget og gjøres som en konsekvens av kommende kommunesammenslåinger. Releasen er således av teknisk karakter og vil ikke introdusere ny eller forbedret brukeropplevelse i elektronisk løsning. Alle regioner har økt digitaliseringsgraden, som vist i figuren under. Det registreres samtidig stor variasjon i bruk av den digitale løsningen mellom de ulike regionene. 1

2 1.1.2 Saksbehandlingstid Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for alle søknader var 16,7 dager nasjonalt i september 2017, en reduksjon på 7,5 dager fra august, men ikke i henhold til målsatt krav på under 14 dager i perioden. Figuren under viser utvikling i saksbehandlingstid per region fra oktober 2016 til og med september I september er 42,1 % av vedtakene på saksnivå behandlet maskinelt eller med kontroll i Skien. Disse sakene har en saksbehandlingstid under målsatt krav på 14 dager, med et gjennomsnitt på 7,8 dager i september. Det er fortsatt lang behandlingstid for brukere med søknader som må til manuell saksbehandling. Saksbehandlingstiden i manuell saksbehandling varierer mellom 14,3 og 52,3 dager i september. Figuren under viser variasjonen i saksbehandlingstid mellom de ulike regionene, samt saksbehandlingstid for Pasientreiser HF i arbeidssteget automatisk saksbehandling og kontroll. For regionene vises saksbehandlingstid i arbeidssteget manuell saksbehandling. 2

3 Pasientreiser HF har regelmessig kontakt med regionale saksbehandlingsenheter for reiser uten rekvisisjon og har tilbudt saksbehandlingsbistand gjennom tilleggstjenester. Se kapittel Ved en saksbehandlingstid på over 28 dager er det et krav i Forvaltningsloven 11a at søker skal få et foreløpig svar på status i saksbehandlingen. Det er i henhold til dette sendt ut melding om forlenget saksbehandlingstid til pasienter som opplever saksbehandlingstid over fire uker. I september er det sendt ut 3205 meldinger om forlenget saksbehandlingstid. Hittil i år er det sendt ut forvaltingsmeldinger, tilsvarende en direkte utsendelseskostnad på cirka kroner, som det ikke er budsjettert for i Riktig vedtak første gang Som et ledd i det løpende forbedringsarbeidet gjennomgår Pasientreiser HF ukentlig et visst antall vedtak for å sjekke kvaliteten i vedtakene. Gjennomgangen omfatter vedtak som er fattet automatisk, vedtak som er fattet etter manuell kontroll og vedtak som er manuelt saksbehandlet. Dette er i tråd med ny saksbehandlingsprosess og sikrer at feilkildene identifiseres og at riktige tiltak igangsettes. Gjennomgangen for september at det samlet er feil i 4 % av de 800 vedtakene som er gjennomgått. Kvaliteten har økt fra 94,5 % i 2.tertial til 96 % i september. Målet er 97 % riktige vedtak ved utgangen av Generelt sett er kvaliteten på de vedtakene som fattes etter at pasienten har sendt søknaden elektronisk på helsenorge.no, bedre enn de vedtakene som fattes etter at pasienten har sendt søknaden per post. Tabellen under viser kvalitet i vedtak per september. Automatisk vedtak Manuell kontroll Manuell behandling Totalt alle vedtak Elektronisk 99,5 % 92,9 % 96,7 % 98,0 % Post 92,4 % 100,0 % 93,0 % 93,5 % Total 97,4 % 97,9 % 94,8 % 96,0 % 3

4 Feilene i vedtakene som er fattet etter manuell saksbehandling er registreringsfeil eller saksbehandlingsfeil. Det sendes rapporter om feil til lederne ved de fire regionale kontorene hver 14. dag for oppfølging av saksbehandlingen. I tillegg er rapporterte feil tema på erfaringsmøter og i juridisk nettverk, samt at det legges ut temasaker om regelverket på intranett. 1.2 Andre viktige målinger Grad av automatisert saksbehandling Automatiseringsgrad for vedtak på saksnivå fattet i september viser at 42,1% av alle reiser i perioden er behandlet automatisk eller med kontroll. Det er potensialer til å øke andel saker som behandles helautomatisk ved økt kvalitet og tilgang til grunndata (HTK, NPR og KUHR) og endringer i terskler i regler i regelmotor. Eventuelle terskeljusteringer i regelmotor er basert på prosess for vedtatt kontrollstrategi. 2 REISER MED REKVISISJON 2.1 Prosjekt Samkjøring og Ctrl Prosjekt Samkjøring Det vises til egen styresak vedrørende Prosjekt Samkjøring Ctrl Syv kontor har tatt i bruk løsningen: Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag, Helgeland, Innlandet, Stavanger, Østfold og Nordland. Per nå ser det ut til at Nord-Trøndelag kommer til å være første kontor som produksjonssetter alle sine avtaler i Ctrl. Nord-Trøndelag har med dagens transportøravtaler to systemleverandører. Kontoret har produksjonssatt noen få avtaler mot en systemleverandør og har lagt en plan for utrulling av gjenstående avtaler i løpet av oktober. For den andre systemleverandøren har test påbegynt i QA-miljø. Flere av de andre pasientreisekontorene som har tatt i bruk løsningen, jobber med en plan for å få produksjonssatt flere avtaler så fort som mulig. Pasientreisekontorene Fonna og Vestre Viken har påbegynt test i QA-miljø, og flere andre pasientreisekontor har tatt kontakt med sine transportører for å avklare tidspunkt for oppstart av test. Fire av syv systemleverandører er klar for nasjonal utrulling av Ctrl. 3 DRIFT 3.1 Aktivitet og produktivitet reiser uten rekvisisjon Aktivitet For 2017 er det budsjettert med: Mottak av 12 tonn post i postmottaket, mot 22 tonn i 2016 (-45 %) Totalt saker som må håndteres i digitaliseringssteget. 4

5 Nivå på postinngang i første driftsår etter implementering av nytt regelverk og prosess representerer en større usikkerhet enn et normalår. I 2017 per september er det mottatt 12 % mer post i postmottaket mot budsjett og dermed flere saker til digitaliseringssteget enn budsjettert. Samtidig bidrar økningen i andel digitale søknader etter sommeren til at det negative avviket mellom budsjett og faktisk inngang av post reduseres. I september var postreduksjonen på 48 % sammenlignet med september Det er tett opp mot målet om en budsjettert reduksjon på 50 %. Produksjonen i både postmottak og digitalisering er tilpasset inngang av saker og restanser i postmottak og digitaliseringssteg. Aktiviteten er skalert med bakgrunn i krav til ledetid i SLA. Figuren under viser sammenhengen mellom faktisk postinngang (i antall kilo) i 2016 mot faktisk postinngang (i antall kilo) i 2017, samt budsjett for Faktisk postinngang per september 2017 er 36 % lavere enn samme periode i 2016, mot en budsjettert reduksjon på 43 % per september. Produksjonen i digitaliseringssteget var 6 % lavere enn budsjettert i september som følge av at ressurser ble allokert til tilleggstjenester. Per september er produksjonen 8,3 % høyere enn budsjettert. Figuren under viser antall saker digitalisert til og med september

6 3.1.2 Tilleggstjenester Pasientreiser HF leverer saksbehandlingstjenester til pasientreisekontor som har behov for bistand til blant annet manuell saksbehandling. For å sikre nødvendig forutsigbarhet i post-, og digitaliseringssteget er tilbudet om tilleggstjenester begrenset til 15 månedsverk nasjonalt. I september er det levert tilleggstjenester tilsvarende 9,7 månedsverk, inklusivt telefonitjenester til Sykehuset Telemark HF. Etterspørselen etter tilleggstjenester er uendret fra august. Figuren under viser fordeling av leveransene i tilleggstjenester. For oktober er det bestillinger tilsvarende ca. 10 månedsverk, og det er dermed ledig kapasitet tilsvarende cirka 5 månedsverk i september. Regnskapet for tilleggstjenester per september viser en omsetning på 5,2 millioner kroner og et positivt resultat på 0,3 millioner som tilsvarer 5 %. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser HF SLA-krav til digitalisering I henhold til justert SLA er det et krav om at Pasientreiser HF skal digitalisere all post innen seks virkedager. Gjennomsnittlig ledetid i digitaliseringssteget har vært 2,45 dager i september. Figuren under viser snitt ledetid per uke for digitaliseringssteget. 6

7 3.2 Økonomirapportering Regnskap Resultat hiå Budsjett hiå Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester % Driftskostnader Produksjonskostnader % Lønnskostnader inkl.innleie % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Drift-og vedlikehold av systemer % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader % Driftsresultat Netto finansinntekter Resultat etter finans * Tall i hele tusen Regnskapet per september viser et underskudd på 0,7 MNOK. Oppdatert prognose for 2017 viser et samlet resultat per 31. desember 2017 i balanse inkludert positivt resultat fra tilleggstjenester. Produksjonskostnader, negativt avvik på 66 % /-1352 : Avviket skyldes blant annet høyere postinngang enn budsjettert og utsending av forvaltningsbrev på grunn av lang behandlingstid. Bankgebyrer har også økt betydelig etter overgang til ny nasjonal bankavtale fra 1.juni Det er iverksatt ny anbudskonkurranse for banktjenester med sikte på å få lavere kostnader. Lønnskostnader og innleie, negativt avvik på 4 % / : Som følge av høyere postinngang, er det flere innleide ressurser enn budsjettert. Andre personalkostnader, negativt avvik på 25 % / -192 : Avviket skyldes noe høyere kantinekostnad som følge av flere innleide ressurser enn budsjettert. Trykkeritjenester, negativt avvik på 58 % /-521 : Det negative avviket skyldes høyere etterspørsel etter informasjonsmateriell som følge av lansering av nytt regelverk og løsningen Mine pasientreiser. 7

8 Drift og vedlikehold av systemer, positivt avvik på 9 % /3069 : Det positive avviket skyldes blant annet utsatt kostnad fra Norsk Helsenett vedrørende produksjonsmiljøet knyttet til Samkjøringsprosjektet, og noe lavere kostnad til Norsk Helsenett for drift- og vedlikehold av PRO Andre driftskostnader, negativt avvik på 8 % /-985 : Avviket skyldes noe høyere uttak av konsulenttjenester enn budsjettert samt en økning i kostnader relatert til drift og vedlikehold av IKT-utstyr. 3.3 Investeringsportefølje Investeringsporteføljen består i hovedsak av investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Likviditeten til investeringene finansieres gjennom inntektsbevilgning fra eierne fra 2016 og Investeringsporteføljen er på 51,045 MNOK etter at budsjettrammen for prosjekt Samkjøring ble godkjent økt med 5,6 MNOK i sak Det vises til egen sak om status i prosjektet. Regnskapet per 30. september viser et forbruk på 29,9 millioner kroner, som tilsvarer 59 % av porteføljens budsjett på 51,045 millioner kroner. Overført investeringsportefølje fra Investeringer styresak Investeringsportefølje Økt investeringsportefølje styresak Investeringsportefølje Akkumulert forbruk pr Forbruk i % Status Investeringsportefølje Prosjekt Samkjøring % Under utvikling Nissy % Under utvikling Ctrl - tilpasning til Trapeze % Under utvikling Ctrl - videreutvikling % Under utvikling PRIMO % Under utvikling PRO % Under utvikling Helsenorge % Under utvikling OeBS % Under utvikling Radar,Geodata,Atlassian, interne investeringer % Under utvikling Sum investeringer % NISSY 5.0: Det gjøres nødvendig tilpasning og nedskalering av NISSY i forbindelse med innføring av ny samkjøringsløsning fra Trapeze. Som følge av endret fremdriftsplan for Samkjøringsprosjektet har det oppstått behov for flere endringer enn planlagt i NISSY. Dette har ført til høyere kostnader enn budsjettert. Utviklingen er ikke avsluttet, slik at overforbruket forventes å øke noe. Overforbruket er tenkt dekket opp av mindreforbruk på Ctrl. Ctrl tilpasning til Trapeze og viderutvikling: Det er gjort en del endringer og tilpasninger etter hvert som kontorene har tatt løsningen i bruk. Nødvendige tilpasninger knyttet til samkjøringsløsningen Trapeze er i henhold til plan, slik at Ctrl også ivaretar oppgjørskontroll for turer som planlegges etter overgang. I en periode må Ctrl håndtere NISSY og Trapeze parallelt. Samlet investering for NISSY 5.0 og Ctrl er i henhold til budsjett ved utgangen av PRIMO: Utviklingsbehovet for integrasjonsplattformen PRIMO er i all hovedsak styrt av endringer og justeringer i omkringliggende tjenester og systemer. I perioden januar til og med mars har det vært behov for tilpasninger av tjenester tilknyttet PRIMO som en følge av endringer på helsenorge.no, i PRO3, Ctrl og prosjekt Samkjøring. Faktiske investeringer er i tråd med estimater per september, og prognosen viser at planlagte investeringer ved utgangen av 2017 vil ha et mindreforbruk på ca 1 MNOK. 8

9 PRO3: For PRO3 er investeringsbehovet relatert ivaretakelse av funksjonalitet og implementering av ny funksjonalitet. Investeringsbehovet i PRO3 er i henhold til forventing og budsjett per september Prognosen viser at planlagte investeringer er i henhold til budsjett ved utgangen av Helsenorge.no: Etter lansering av funksjonalitet for søknad med fullmakt i september kan nær 100% av brukerne søke elektronisk. Faktiske investeringer knyttet til utvikling av funksjonalitet for at nær 100% av brukerne kan søke elektronisk har vært større enn estimert, Pasientreiser HF har redusert ressurspådrag fra Direktoratet for e-helse for videreutvikling av «Mine pasientreiser» på helsenorge.no i Prognosen viser at planlagte investeringer er i henhold til budsjett ved utgangen av OeBS: Utbetalingstjenesten for reiser uten rekvisisjon er utdatert, og må oppgraderes til en nyere versjon. Tjenesten benytter programvaren Oracle E-business suite og driftes av Sykehuspartner og en 3. parts leverandør. Som følge av at systemet må oppgraderes, er Sykehuspartner forespurt om tilbud på nyinstallasjon av tjenesten. Det er estimert en investering på ca 1,7 MNOK. Pasientreiser HF har mottatt tilbud fra Sykehuspartner, og har oversendt ønsker om enkelte endringer i dette. Pasientreiser HF har foreløpig ikke mottatt revidert tilbud. Interne investeringer: Per er det brukt 0,1 MNOK til oppgradering av Radar og kjøp av PC er. Det er planlagt en oppgradering av Public 360 og ytterligere en oppgradering av Radar i løpet av høsten Prognosen viser at planlagte investeringer ved utgangen av året vil ha et mindreforbruk på ca 1,2 MNOK. 3.4 Tilstedeværelse Sykefraværet i september øker noe i forhold til august, og er 2-3 prosentpoeng høyere enn september 2015 og Det er flere personer i kortvarige legemeldt sykefravær (under 8 uker) og økt egenmeldt fravær i perioden. Egenmeldt sykefravær hadde tilsvarende økning også i Det er antagelig oppstart av barnehage- og skolesesong som er årsaken til økningen. Figuren under viser fjorårets tilstedeværelse, målkrav for 2017 og tilstedeværelse for september. 9

10 3.5 Gevinstrealisering Status gevinstrealisering etter innføring av Mine pasientreiser : Den første driftsperioden med ny ordning har bidratt til gevinstuttak for eier, samtidig som det måles høy pasienttilfredshet med ny løsning. Nærmere 6 av 10 søknader er elektroniske i september. I nasjonal brukerundersøkelse i september sier nærmere 80 % at de er svært godt eller godt fornøyd med den elektroniske løsningen. Budsjettinnspillet for drift i 2018 fra Pasientreiser HF og prognose for pasienters reisekostnader i 2018 er 153,2 MNOK lavere enn innrapporterte kostnader i 2015 (gammel baseline). Dette gir et godt bilde av hvilke økonomiske besparelser som allerede er realisert i perioden oktober 2016 til desember Disse er langt høyere enn planlagt, og investeringen for de regionale helseforetakene på 92,5 MNOK er derigjennom tilbakebetalt allerede første driftsår. Tabellen under viser økonomiske besparelser: Budsjettinnspill 2018 mot faktisk 2015 (i 2017 prisnivå). I MNOK F2015 B2018 Endring 2015 vs Lønn/adm. 190,4 153,2-37,2-20% Reisekostnad pas. 465,8 350,0-116,0-25% Total kost 656,3 503,2-153,2-23% Antall årsverk 191, ,5-33% Antall vedtak totalt % Tall 2015 er hentet fra rapportering til AD-møtet Det er fortsatt effekter som skal hentes ut av prosjektets leveranser, og det systematiske arbeidet med å realisere ytterligere gevinster for pasient og eier fortsetter. 10

11 Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier 2017 KPIer for Brukermedvirkning Andel innsendt elektronisk fra helsenorge.no Saksbehandlingstid i dager Riktige vedtak første gang Finner brukerne det de søkte etter på pasientreiser.no Inngående post i prosess for reiser uten rekvisisjon Utgående post i prosess for reiser uten rekvisisjon KPIer for Kundeperspektivet Oppetid NISSY iht SLA-krav Oppetid PRO 3.0 iht SLA-krav Oppetid PRIMO KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) God økonomistyring Tilstedeværelse medarbeidere Grenseverdier 2017 Resultat 2016 Mål 2017 Frekvens NY 46 % > 0 % < -3 % > -3 % Mnd 16,2 < 14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd NY > 97 % > 97 % < 97 % < 93 % Mnd 76,1 % > 80 % > 80 % < 80 % < 70 % Halvårlig NY -45 % > 0 % < 8 % > 8 % Tertial NY -49 % > 0 % < 8 % > 8 % Tertial Grenseverdier 2017 Resultat 2016 Mål 2017 Frekvens 99,9 % > 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd 100 % > 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd NY > 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Grenseverdier 2017 Resultat 2016 Mål 2017 Frekvens Endret 0 % 0 % - < 0 % Mnd 94,7 > 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i