Styret Pasientreiser HF 11/12/2017. Styret godkjenner fremlagte forslag til driftsbudsjett for Pasientreiser HF for Skien 4.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 11/12/2017 SAK NR Forslag til vedtak: Styret godkjenner fremlagte forslag til driftsbudsjett for Pasientreiser HF for. Skien 4. desember 2017 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon I perioden vil pasientreiseområdet være i en betydelig omstilling med ny teknologi, nye arbeidsprosesser, samt endret organisering og oppgavefordeling. Sentrale aktiviteter for Pasientreiser HF i vil være overtagelse av ansvaret for nye oppgaver og fire regionale enheter, ferdigstillelse av ny samkjøringsløsning og å starte implementering av løsningen til helseforetakene i henhold til plan. Foretaket har utarbeidet et forslag til driftsbudsjett for både eksisterende oppgaveportefølje og nye oppgaver fra, som legger opp til et årsresultat i balanse. Risikoen i driftsbudsjettet krever en god styring av ressurser for å oppnå målsetting om kvalitetsforbedring og effektivisering innenfor tildelte rammer. Prosjekt Samkjøring er i en fase med replanlegging etter varslet forsinkelse og behov for økte budsjettrammer. I budsjettforslaget er det ikke full dekning for videreføring av prosjektet, og det er på bakgrunn av dette fremmet søknad til eierne om en tilleggsfinansiering. Styringsmessige utfordringer i vil være realisering av forbedringstiltak innen kvalitet og kostnadseffektivisering, håndtering av nye oppgaver og prosjektstyring innenfor de tildelte økonomiske rammer. Samlet sett vurderes risikoen i budsjettet for som middels. De ulike risikoelementene vil bli fulgt tett opp gjennom budsjettåret. 2. Hva saken gjelder Styret har tidligere fått presentert foreløpige vurderinger vedrørende budsjett gjennom behandling av ØLP i styret 10. mars 2017 og en oppdatering i styremøte 13. september 2017, gjennom sak vedrørende status budsjett inkl. risikovurdering av forutsetninger. I henhold til «Årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper 2017» er prosess for inntektsramme og premisser følgende: 1. Selskapet oversender til eierne forslag til årsbudsjett innen 20. september 2. Selskapets forslag til budsjetter/inntektsrammer gjennomgås av økonomidirektørene innen 31. oktober 3. Foreløpig tilbakemelding på forslag til årsbudsjett/inntektsrammer oversendes selskapet 1. november 4. Endelig tilbakemelding årsbudsjett/inntektsrammer oversendes selskapet senest 15. desember 2.1 Økonomisk langtidsplan Denne saken bygger på sentrale forutsetninger i styregodkjent økonomisk langtidsplan den 10. mars Det er gjort en risikovurdering av sentrale forutsetninger under pkt Avgrensning Prosjekt Samkjøring forslaget omfatter kun finansiering til redusert parallell drift av NISSY og ny samkjøringsløsning. Tilleggsfinansiering av forlenget periode med full parallell drift av NISSY og Trapeze samt prosjektdrift for -19, fremmes som egen sak til AD-møtet i tråd med føringer fra eier. Etter mottatt tilbakemelding fra AD-møtet tas det sikte på å fremme et justert budsjett for styret.

3 2.3 Foreløpige inntektsrammer for Selskapet har fått tildelt en foreløpig inntektsramme for på 216,786 MNOK. Tildelingen av inntektsrammer er i stor grad i tråd med selskapets innspill for, men med følgende endringer på cirka 10 MNOK: a) Inntektsramme til nye oppgaver er redusert med 5 % i forhold til budsjettinnspill b) Prosjekt Samkjøring og tilbakemelding fra eier: budsjettinnspillet fra foretaket på til sammen 7,7 MNOK foreslås tatt ut av budsjettet. En tilleggsbevilgning til Prosjekt samkjøring må fremmes som egen sak til AD-møtet. Saken må, foruten økonomiske rammer, også inneholde en risikovurdering. Denne skal vurderes av de fire regionale helseforetakene før AD-møtet behandler saken. Rammefinansiering Eksisterende Nye oppgaver Prosjekt oppgaver fra samkjøring SUM innspill til eier Foreløpig tildeling fra eier =Differanse i tkr =Differanse i % 0 % -5 % -100 % Justert med deflator 2,2% Foreløpig inntektsramme Overordnede nøkkeltall I tråd med føringer fra eier har foretaket utarbeidet et driftsbudsjett for som viser årsresultat i balanse. Innenfor de likviditetsmessige rammer som eier har stillet til disposisjon i, er likviditet til nye investeringer beregnet til 13,8 MNOK, se pkt Årsverk og budsjett B2017 B Endring Årsverk eksisterende oppgaver 114,5 104,5-9 % Inntektsbudsjett eksisterende oppgaver i MNOK 167,9 170,8 1,8 % Årsverk nye oppgaver fra 0,0 68,4 Inntektsbudsjett nye oppgaver fra i MNOK 0,0 46,0 Volum og aktivitet reiser uten rekvisisjon Est.2017 B Endring Antall reiser i mottatte søknader Antall søknader mottatt totalt % Aktivitet postsøknader til digitalisering % Aktivitet manuelle vedtak ,6 %

4 2.5 Samlet budsjett Resultatbudsjett Eksisterende oppgaver Nye oppgaver fra Totalbudsjett Inntektstildeling fra eierne Sum driftsinntekter Produksjonskostnader Lønnskostnad Ordinære avskrivninger Trykkeritjenester D/F av nasjonal teknologi Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekt (+) 900 Finanskostnad (-) -500 Netto finansposter Resultat eksisterende oppgaver : Sentrale aktiviteter Sentrale aktiviteter for reiser med rekvisisjon: Ny samkjøringsløsning lanseres i og regional utrulling starter. Fokus på å stabilisere løsningen og sikre god ytelse første driftsår. Arbeidet med utrulling av ny oppgjørsløsning (CTRL) videreføres Sentrale aktiviteter for reiser uten rekvisisjon: Arbeidet med å øke andelen digitale søknader fortsetter for å bidra til en videre reduksjon av manuelle prosesser i forhold til 2017 Stabilisere saksbehandlingstid i henhold til målsatt krav Videreføre arbeidet med forenkling og forbedret brukeropplevelse Videreføre arbeidet med kvalitet-, prosess- og produktivitetsforbedring Tabell: Driftsbudsjett Driftsbudsjett eksisterende oppgaver (i tkr) 2017 Estimat 2017 Endring mot estimat Driftsinntekter ,8 % Produksjonskostnader % Lønn % Avskrivinger % Trykkeritjenester % Drift og vedlikehold av systemer % Andre driftskostnader % Sum kostnader % Driftsresultat Finansinntekter og -kostnader ,0 Resultat 0 0 0

5 Kommentar til de enkelte kostnader: a) ert reduksjon i varekost og lønn forutsetter lavere postinngang, ref. nøkkeltall b) ert økning i avskrivninger og drift og vedlikehold er i hovedsak knyttet til nye løsninger (CTRL og samkjøring) på reiser med rekvisisjon, samt NHN s flytting av serverdrift fra Tromsø til Oslo. Gevinstene av ny teknologi vil realiseres av HFene. c) ert reduksjon i andre driftskostnader fra 2017 skyldes i hovedsak at videreføring av prosjektdrift for Prosjekt samkjøring i ikke er budsjettert. d) Internrevisjon: ramme er økt fra 0,25 MNOK til 0,50 MNOK Det vil kreves god ressursstyring og kostnadskontroll for å sikre de forventede resultater. Stram prosjektstyring, produktivitetsforbedring og reduksjon i aktivitet gjennom færre postsøknader er viktige elementer for å nå målsettingene Risikovurdering av budsjett for for eksisterende oppgaver I tabellen under er det gjort en status av planforutsetninger(ref.sak om budsjett 2017 og ØLP -2021), risiko og konsekvenser for budsjett. Sentrale planforutsetninger i budsjett 2017 og budsjett (ØLP) (ØLP) (ØLP) (ØLP) (ØLP) REISER UTEN REKVISISJON REISER MED EKVISISISJON OVER- ORDNET Mål om at antall søkte reiser er på nivå med 2016 (ingen vekst i bruk av rettigheten) Mål om reduksjon i postinngang med 45 % i 2017 etter lansering av ny digital løsning Mål om reduksjon på 9 årsverk (13%) i (som følge av redusert postinngang og økt produktivitet) Gjennomføring av plan for utvikling Ny løsning fra Prosjekt samkjøring er fullt implementert nasjonalt og avsluttet i 2017 Mål om å levere et resultat i balanse og generere min. 16 MNOK i investeringsmidler fra driften i Hva var status og risikobilde per 1. mars 2017 for budsjett (ØLP)? Iht. planforutsetninger Økt aktivitet i 2017 pga % høyere postinngang enn budsjettert Høyere postinngang enn budsjettert i 2017øker risiko for høyere bemanning ved inngangen til Usikkerhet knyttet til virksomhetsoverdragelse, for øvrig iht. plan Prosjekt samkjøring rapporterte å fullføre utrulling i 2017 Måloppnåelse sannsynlig Konsekvens ved negativt avvik Høyere driftskostnader i 2017 og enn budsjettert Høyere driftskostnader i 2017 og enn budsjettert Høyere lønnskostnader i Lavere fremdrift på gevinstrealisering i forhold til forutsetninger i gevinstrealiseringsplan Høyere drifts-, prosjekt-, og pukkelkostnader i som ikke var budsjettert for -19 Redusert likviditet til å gjennomføre merverditiltak. Pågående risikoreduserende tiltak Etablert handlingsplan med tiltak med mål om å ha inngangsfart i tilsvarende forutsetninger i ØLP Se pkt over, og det er tiltak for å øke produktivitet Prosjektet er p.t betydelig forsinket i forhold til planforutsetninger i ØLP Egen styresak om nye premisser og sak til AD-møtet om finansiering. Disponible investeringsmidler er budsjettert til 13,8 MNOK Status og risikobilde pr desember 2017 for budsjett iht. innspill ØLP Antall reiser søkt refusjon om hittil er fortsatt iht. planforutsetninger Risiko er redusert. Det er økning i andel elektroniske søknader og mindre inngang av post Risiko er redusert. Det er økning i andel elektroniske søknader og mindre inngang av post Prosess for virksomhetsoverdragelse er fullført og rammene for drift er etablert. Nye drifts-, prosjekt- og pukkelkostnader på 10,2MNOK i -19 mangler finansiering. Er løftet til eier. Risiko i gult da en større del av investeringsmidler må allokeres til Prosjekt samkjøring enn forutsatt.

6 Den største usikkerheten er knyttet til om postinngangen reduseres og produktiviteten økes tilstrekkelig til at innarbeidet budsjettmål om blant annet reduksjon av 9 årsverk nås. Eiers beslutning om finansieringsløsning for økte kostnader for prosjekt Samkjøring vil ha stor påvirkning på det økonomiske handlingsrommet og i hvilken grad/hvor raskt det foreliggende budsjetterte gevinstuttaket kan realiseres. 2.7 nye oppgaver fra - reiser uten rekvisisjon Fra blir aktivitet knyttet til manuell behandling, attestasjon, klagesaksbehandling og brukerstøtte ved de nåværende fire regionale kontorer en del av den nasjonale oppgaveporteføljen til Pasientreiser HF. Etter virksomhetsoverdragelsen er det planlagt en strukturert tilnærming for å stabilisere leveranser, sikre standardisering på tvers av enheter og legge til rette for videreutvikling av prosessene. Arbeidet er derfor planlagt delt opp i faser med følgende fokusområder: 1. Stabilisere og erfare 2. Standardisere 3. Forbedre og videreutvikle Målet i er at de fire kontorene er så standardiserte som mulig ved utgangen av året mht. kvalitet og kostnadseffektivitet Nøkkeltall budsjett nye oppgaver for : Tabell viser nøkkeltall knyttet til aktivitet og budsjett for nye oppgaver: I MNOK (2017 ) P2017 B (i 2017 kr) Endring Totale kostnader i MNOK 53,9 45,0-8,9-16,5% Antall årsverk i snitt * 68,4 Antall manuelle vedtak ,6 % * data er ikke tilgjengelige Prognose 2017 på kostnader og aktivitet er estimater fra de 4 avgivende HF i tabellen er uten lønns- og prisstigning Tildelte inntektsramme fra eierne for ny oppgave er 16,5 % lavere enn prognose for kost Risikovurderinger av budsjett for nye oppgaver Gjennomføring av prosjektet Mine pasientreiser og videreføring av dette arbeidet, har forenklet oppgjørsordningen knyttet til innsending av reiseregninger innenfor området reiser uten rekvisisjon (RUR). Effektmålene for prosjektet var: 1) Enklere og lettere tilgjengelig løsning for brukerne 2) Størst mulig grad av likebehandling 3) Kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon.

7 De viktigste driverne for å realisere disse effektene er en høy digitaliseringsgrad og automatiseringsgrad. For å lykkes med dette kreves fokusert ledelse, målrettet arbeid, tilstrekkelig utviklingskapasitet og en driftskapasitet som gir mulighet for kontinuerlig forbedring. Den forestående virksomhetsoverdragelsen er ett viktig element for å kunne realisere videre gevinster i henhold til de definerte effektmålene fra prosjektet. Men de endringer og utviklingsbehov overdragelsen krever, gir også en økt risiko i en etableringsfase. Den første driftsperioden med ny ordning har bidratt til gevinstuttak for eier, samtidig som det måles høy pasienttilfredshet med ny løsning. Dette har gitt organisasjonen ro og mulighet til å fokusere på både stabil drift og kontinuerlig forbedring. Prosessen med å gjennomføre en vellykket virksomhetsoverdragelse er avhengig av riktige betingelser for å kunne opprettholde og videreutvikle en løsning som fortsetter å realisere gevinster. Erfaring med andre virksomhetsoverdragelser i offentlig sektor viser at det ofte er usikkert om mottakende virksomhet får tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å opprettholde stabil drift og videre utvikling. Dette kan skyldes at de mest erfarne ansatte ikke ønsker å være med i ny organisasjon, at det ikke avsettes tilstrekkelig ressurser til integrasjons- og utviklingsarbeid eller manglende ledelseskapasitet til å sikre drift og forbedring. forslaget er utformet for å ta hensyn til denne risikoen. forslaget er i stor grad basert på innspill fra de fire regionale enhetene. Dette gjelder spesielt kostnader knyttet til lønn samt volum- og effektivitetsvurderinger. Eventuelle avvik i estimater fra regionale enheter mot faktiske behov vil således representere en budsjettrisiko for Årsverksbehov, aktivitet og produktivitet Årsverksbehovet er basert på helseforetakenes vurderinger om produktivitet per regional enhet knyttet til manuell behandling inkludert attestasjon, brukerstøtte og klagebehandling. Helseforetakene har estimert et ressursbehov tilsvarende 68,4 årsverk for å håndtere forventet aktivitet i, og med følgende fordeling: Region Estimert årsverksbehov ved overdragelsestidspunkt* Helse Sør-Øst 19,5 Helse Nord 19,4 Helse Midt Norge 13,3 Helse Vest 16,2 Nasjonalt * Tall hentet fra regionale enheter, kartlegging september ,4

8 2.7.4 Forventet volum av saker til manuell behandling Av et totalvolum på saker har helseforetakene beregnet et volum til manuell behandling (inkludert klager og reviderte saker) på saker i, og med følgende fordeling: Region Forventet volum til manuell behandling * Helse Sør-Øst Helse Nord Helse Midt Norge Helse Vest Nasjonalt * Tall hentet fra regionale enheter, kartlegging september At saker av saker behandles helautomatisk eller med manuell kontroll tilsvarer 45 % automatiseringsgrad i, en økning på ca. 2%-poeng fra 43 % i Økningen er planlagt realisert ved en kombinasjon av optimalisering av regelverksmotor og registerforbedringer og aktivitet/årsverk Tildelingen fra eierne utgjør 46 MNOK basert på de respektive regionkontorers kostnadsnivå i Tilpasning av kapasitet til økonomiske rammer for planlagt gjennomført med bakgrunn i systemeffektivisering (kontrollstrategi og økt registerkvalitet) og produktivitetsforbedring (regelmotor og standardisering av prosess). Tabell: fordelt per region i kroner: Samlet BUDSJETT i tkr Moelv Mosjøen Ålesund Førde budsjett Antall årsverk 19,5 19,4 13,3 16,2 68,4 Regionale inntektsramme Lønnskostnader, inkl sosiale kostnader Bygg og IKT kostnader Andre driftskostnader Sum budsjetterte kostnader Andel 30 % 26 % 20 % 25 % 100 % et er justert for kjente endringer (antall årsverk, reisevirksomhet, nye IKT-løsninger, nye målsetninger, utvikling av den nye organisasjonen etc). Pasientreiser HF vil, spesielt i løpet av første driftsår, iverksette en rekke initiativer for å møte forventningene som er satt for foretakets nye ansvarsområde. ift. å sikre en stabil og god drift etter virksomhetsoverdragelsen, bygge en felles kultur, forberede nye omstillinger, driftsforbedringer mm. Det er lagt følgende budsjettforutsetninger for regionale enheter for reiser uten rekvisisjon: Lokaler inkludert nødvendig inventar: Det inngås avtaler med de regionale kontorene vedrørende leie av lokaler og utstyr for første driftsår. Husleieavtaler med respektive HF er i sluttfasen før signering. IKT arbeidsflater: Det er bestilt IKT arbeidsflater til Mosjøen, Førde og Ålesund. I Moelv skal eksisterende IKT arbeidsflater benyttes og her inngår leie av IKT arbeidsflater i leieavtalen for lokaler.

9 Routing og tilgang til SIKT levert av NHN og Sykehuspartner: Sykehusparter er leverandør av intern IKT til Pasientreiser HF, og ressurser ved regionale enheter for reiser uten rekvisisjon. NHN og Sykehuspartner skal etablere routing og tilgang til SIKT ved bruk av eksisterende linjer og infrastruktur. Spesifisering av budsjettpostene: Lønn inklusiv sosiale kostnader er basert på innrapportert årslønn til de ansatte. Kostnader til bygg og IKT er basert på drifts og vedlikeholdskostnader til IKT- og telefoniløsninger. Husleie og felleskostnader er budsjettert i henhold til husleieavtale. Andre driftskostnader inkluderer kurs- og møtekostnader, reisekostnader, kontorrekvisita, HR- tjenester hos Sykehuspartner og andre driftskostnader. 2.8 Investeringer og finansiering Finansieringsgrunnlaget i utgjør 13,8 MNOK etter fradrag for et estimert budsjettavvik på 2,2 MNOK i Det skyldes lavere avskrivninger enn budsjettert i Gjennom styresak er allerede 5,6 MNOK av likviditeten i disponert gjennom en godkjent økning av investeringsbudsjettet for prosjekt Samkjøring. Gjenstående likviditet utgjør dermed 8,2 MNOK. Tabell: Investeringer og finansieringsplan Estimat Tall i tkr Resultat Avskrivninger og nedskrivninger Avdragsbetaling Likviditet fra forrige år Investeringsevne Økt investering Samkjøring Investering IKT Total endring kontantstrøm I påvente av avklaring rundt finansieringsløsning for ny plan for prosjekt Samkjøring, vil forslag til disponering av likviditet til investeringer fremmes for styret i løpet av.

10 3. Konklusjon Foretaket har i tråd med føringer fra eier utarbeidet et driftsbudsjett for både eksisterende oppgaveportefølje og nye oppgaver fra som legger opp til et årsresultat i balanse. Valg av finansieringsløsning for økte kostnader for prosjekt Samkjøring i vil ha stor påvirkning på det økonomiske handlingsrommet og om det foreliggende budsjetterte gevinstuttaket kan realiseres i. Søknad om restfinansiering av prosjekt Samkjøring er sendt eier. Styret vil bli orientert om utfallet av denne prosessen inkl. budsjettmessige konsekvenser. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjett som stramt sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse og med de usikkerheter som er angitt i saken. Det fordrer en fortsatt tett og god økonomistyring og prioritering av ressursbruk i selskapet i.