Saksframlegg. Saksgang: Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styret Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS SAK NR Budsjett 2017 Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner driftsbudsjettet for Pasientreiser ANS for Styret godkjenner et investeringsbudsjett med 18,1 MNOK kr for Skien 19. januar 2017 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Budsjettåret 2017 vil bli preget av implementering av prosjektene Mine pasientreiser og Samkjøring, noe som innebærer enkelte justeringer av selskapets tjenesteleveranser. Ut over dette er det lagt til grunn en videreføring av dagens oppgaveportefølje, aktivitet og tjenestenivå tilknyttet SLA. Selskapets innspill til økonomisk langtidsplan ble fremmet for styret 6. april 2016 og er behandlet av eier. Etter dette ble selskapet bedt om å budsjettere med et resultat i null og redusere kostnadene i budsjett I nytt innspill til eier i september er kostnadene, som følge av dette, redusert med 2 MNOK og overskuddet på 14 MNOK tatt ut. Dette gir en samlet inntektsreduksjon på 16 MNOK. Dette reduserer samtidig selskapets mulighet til å videreutvikle den nye nasjonale teknologien i Inntektsbevilgningen fra eier for 2017 er 186,6 MNOK, og korrigert for nøytral mva. er inntektsrammen i budsjettet på 165 MNOK. Det er flere forhold som øker driftskostnadene for 2017 og som er varslet gjennom økonomisk langtidsplan : Den nyutviklede teknologien for behandling av reiser med og uten rekvisisjon gir en betydelig økning i drifts- og vedlikeholdskostnader og avskrivninger. Selskapet er tilført nye store oppgaver for reiser uten rekvisisjon. Nytt og gammelt regelverk løper parallelt ut mars Det medfører ekstra kostnader til parallell drift av gammel og ny teknologi/arbeidsprosesser, og avviklingskostnader for gammel teknologi/prosess i Det er første hele driftsår for nye arbeidsprosesser, ny teknologi, ny organisering og nytt regelverk for reiser uten rekvisisjon i Erfaringsmessig vil 1. driftsår ha redusert effektivitet. NISSY vil måtte driftes parallelt en periode før utfasing av gammel modul. Prosjektene Mine pasientreiser og Ctrl ble avsluttet i Det medfører at kostnadene til drift av prosjekter reduseres betydelig sammenlignet med Den største usikkerheten i budsjettet vurderes å være knyttet til ressursbehovet i de nye arbeidsprosessene innen reiser uten rekvisisjon. 2. Innledende merknader Styret har hatt følgende behandling av budsjett 2017: Sak : Økonomisk langtidsplan (ØLP) inkl. budsjettinnspill 2017 Sak : Budsjettestimat 2017 Budsjettarbeidet i Pasientreiser ANS baseres på forutsetninger fra eier og styret gjennom strategiplan, oppdragsdokument og budsjettpremisser, samt direktørens føringer for hvordan selskapets utfordringer skal møtes. Budsjettmodellen som har vært fulgt til nå, har bidratt til forutsigbarhet og en langsiktig bærekraftig økonomisk utvikling som også har muliggjort viktige investeringer. Investeringene bidrar igjen til kostnadseffektivisering og gevinstrealisering i selskapet, men primært i helseforetakene. Gjennom budsjettprosessen og det budsjettet som vedtas, er det et mål å skape forutsigbarhet innenfor pasientreiseområdet. Den vedtatte omleggingen av selskapets finansieringsmodell fra 2017 gjør at budsjettforslaget denne gang utarbeides med noe endrede forutsetninger. I tillegg skal det fra 2017 tas ut effekter av implementerte prosjekt, primært Mine pasientreiser. Det vil være enkelte usikkerheter knyttet til når prosjektets estimerte gevinster vil kunne konkretiseres, inkludert de økonomiske virkningene. Dette påvirker budsjettforslagets beregninger. Side 2 av 8

3 2.1 Ambisjoner og utvikling av pasientreiseområdet Selskapet skal tilby pasienter og helseforetak tjenester av god kvalitet. Kjennetegn ved god kvalitet er at tjenestene er virkningsfulle, trygge og sikre, involverer brukerne, er samordnet og preget av kontinuitet, utnytter ressursene på en god måte og er tilgjengelige og rettferdig fordelt. Pasientreiser ANS har siden starten i 2009 levert gode resultater og budsjetter i balanse. Gjennom flere større prosjekt som er implementert eller under implementering, vil helseforetakene få grunnlag for kostnadseffektivisering og gevinstrealisering innenfor pasientreiseområdet. For å fortsette denne positive utviklingen, er det viktig for selskapet fortsatt å ha rom og rammer for investeringer for ytterligere effektivisering og kvalitetsheving via teknologisk utvikling. For å sikre optimalisering av effekter fra prosjektene som er implementert, eller er under implementering, er en forutsigbar finansieringsmodell av stor betydning for selskapet. Vedtatt omlegging av modellen skaper en viss usikkerhet omkring de ambisjoner som bl.a. vedtatt strategiplan og oppdragsdokument 2016 legger til grunn. Det heter f.eks i sistnevnte dokument at selskapet skal.. sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. Skal man fortsatt ha mulighet til dette, må finansieringsmodellen understøtte det videre arbeidet med kostnadseffektiviserende tiltak og prosjekt. 3. Inntektsramme og investeringsgrunnlag 2017 I økonomisk langtidsplan for ble det spilt inn et inntektsnivå på 199,5 MNOK og et overskudd på 14,3 MNOK. Dette ville gitt et handlingsrom for investeringer på 25 MNOK for Etter behandling i AD-møtet ble det gitt nye føringer mht. finansieringsmodell, det skulle ikke budsjetteres med overskudd for Dette reduserer kontantstrømmen til finansiering av investeringer. Selskapet er gjennom vedtak i AD-møtet, bevilget en inntektsramme 183,3 MNOK, en økning på 12 MNOK fra Etter lønns-/prisjustering på 1,8 % er inntektsrammen 186,6 MNOK før merverdiavgiftskompensasjon. Som følge av innføring av nøytral merverdiavgift for helseforetakene er inntektsrammen redusert med 21,6 MNOK til 165 MNOK. Foreslått driftsbudsjett og likviditet til investeringer overført fra 2016 gir et investeringsgrunnlag på 19,8 MNOK. I saken foreslås nye investeringstiltak med en ramme på 18,1 MNOK. 4. Sentrale aktiviteter med budsjettkonsekvenser i 2017 Selskapets tre store prosjekter avsluttes i løpet av 2016/2017, og et omfattende arbeid fra 2016 med å implementere nye arbeidsprosesser og teknologi på pasientreiseområdet, fortsetter. Året 2017 vil kreve mye av de ansatte i selskapet, da det må sikres en solid plattform slik at de forventede gevinstene for bruker/pasient og eiere kan realiseres i årene fremover. Reiser uten rekvisisjon/prosjekt Mine pasientreiser: Fokus på å realisere gevinster for pasient/bruker og eier Fokus på å stabilisere løsningene og sikre god ytelse første driftsår Arbeide med å optimalisere nye arbeidsprosesser første hele driftsår og løpende håndtere risiko/usikkerheter Lansere søknad med tillegg og inkludere flere brukergrupper på helsenorge.no Side 3 av 8

4 Avvikle gammel prosess i løpet av 2017 Forberede og gjennomføre aktiviteter knyttet til planlagt virksomhetsoverdragelse fra 2018 Reiser med rekvisisjon/prosjektene Samkjøring og Oppgjør: Gradvis utrulling av ny teknologi/prosesser for samkjøring i 2017 Fokus på å stabilisere løsningene og sikre god ytelse første driftsår Budsjettåret 2017 vil bli preget av implementering av prosjektene Mine pasientreiser og Samkjøring, med tilhørende justeringer i tjenesteleveransene. Det er i tillegg lagt til grunn en videreføring av dagens oppgaveportefølje og tjenestenivå tilknyttet foreliggende SLA-avtale med de regionale helseforetakene. 5. Reiser uten rekvisisjon - nasjonalt volum er første hele driftsår med nye prosesser for pasienter, ny saksbehandlingsprosess og endret organisering. Dette gjør det utfordrende å planlegge og budsjettere for året Det er knyttet større usikkerhet til volum, innsendingsmønster, bruk av digital innsending, kvalitet og avvik mm. i 2017 enn det vil være for plan/budsjett Det er høstet noen erfaringer med ny prosess i en hektisk oppstartsfase fra Q som inngår i vurderingene og forutsetningene. Volum F2015 F2016 B2017 Reiser saksbehandlet Antall reiser pr vedtak 6,5 6,0 4,9 Antall vedtak totalt Digitaliseringsgrad 33 % i Q4 46 % Det legges til grunn samme volum av reiser som skal saksbehandles i 2017 som i 2016, fordi erfaringer fra Q indikerer en svak reduksjon sett opp mot Det ble samlet fattet cirka vedtak i 2016 etter nytt/gammelt regelverk. Det estimeres at 4,5 millioner reiser tilsvarer en aktivitet på cirka vedtak samlet for reiser uten rekvisisjon. Økningen i antall vedtak sammenlignet med 2016 er knyttet til endret adferd ved bruk av elektronisk søknad. Det vises gjennom hyppigere innsending av søknader i stedet for at mange reiser samles i hver postsøknad. 5.1 Volum, aktivitet og bemanning i selskapets RUR-prosesser i 2017 I 2016 ble det behandlet cirka 22 tonn post for avdeling Reiser uten rekvisisjon. Det estimeres en reduksjon på cirka 45 prosent, til 12 tonn post i 2017, som følge av digitale søknader. Dette omfatter søknader etter både gammelt og nytt regelverk. For arbeidsprosessene knyttet til poståpning/skanning og digitalisering utgjør det følgende volum: Postmottak: konvolutter i postmottak er estimert til å utgjøre et volum på cirka postsøknader/12 tonn post Digitalisering: estimert antall reiser til digitalisering utgjør 2,35 mill fordelt på postsøknader Øvrige tjenesteleveranser er knyttet til kontroll, avviksbehandling, utbetaling, spesialsaker og tapt arbeidsfortjeneste Side 4 av 8

5 I digitaliseringssteget er lagt til grunn en produktivitetsforbedring på 13 prosent i På bakgrunn av disse volumforutsetninger og erfaringer med produksjon/nye oppgaver så langt, er det budsjettert med 72 årsverk i I de 72 årsverkene inngår ny oppgave knyttet til saksbehandling og lønnsinnberetning av tapt arbeidsfortjeneste med volum på søknader/2 årsverk. Dette var ikke en del av prosjekt Mine pasientreisers leveranse, men er et lovkrav som må ivaretas. Sammenlignet med prosjektets beregninger er estimatet for 2017 forsiktig vurdert. Det er gjort nye fremskrivninger av produktivitetsforbedring/digitaliseringsgrad som sannsynliggjør prosjektets bemanningsestimater i Midler til videreutvikling av ny teknisk løsning og en gjennomført virksomhetsoverdragelse er viktige drivere for måloppnåelse. 6. Totale årsverk Nye tilførte oppgaver i 2016 knyttet til Mine pasientreiser er hovedårsaken til en netto økning på årsverk i Engasjement- og vikarstillinger innen reiser uten rekvisisjon legger til rette for å håndtere sesongvariasjon i saksinngang og tilpasse kapasiteten for å sikre gevinstrealisering av prosessforbedringer. Område B2016 B2017 Endring Reiser uten rekvisisjon* fast ansatte Reiser uten rekvisisjon* engasjement og vikarer Samordnende og koordinerende tjenester faste ansatte Samordnende og koordinerende tjenester engasjement 4 3,5-0,5 Totale årsverk i budsjett ,5 37,5 *Transaksjonstunge oppgaver iht. SLA Antall faste årsverk reduseres med netto ett årsverk til 72, selv om selskapet er tilført flere nye oppgaver som følge av implementeringen av Mine Pasientreiser. Engasjementene som i hovedsak er knyttet til prosjektene, reduseres fra fire til tre og en halv ressurs. De gjenværende ressursene skal sikre en god overlevering av prosjektet Ctrl og Mine Pasientreiser til linjen, samt implementering av prosjekt Samkjøring. 7. Usikkerhet i budsjettet Under er sentrale usikkerheter i plan for 2017 beskrevet: Volum Det er knyttet større usikkerhet til prognosen for saksinngang og andel reiser enn et normalår, da 2017 vil være første driftsår med ny løsning. Selskapet må håndtere det volum som mottas. Ny prosess reiser uten rekvisisjon - bemanning Det foreligger nå en viss erfaring med nye arbeidsprosesser fra Q Erfaringene så langt er at det har vært behov for å investere mer i det å bygge kompetanse om ny prosess enn tidligere forutsatt. Ved inngangen til 2017 erfares det at produktiviteten og kvaliteten har en positiv utvikling. Det er imidlertid fortsatt en rekke usikkerhetsfaktorer til første hele driftsår, bla. volumsvingninger vs optimal ressursstyring, hvordan søknad med tillegg vil påvirke postinngangen, omfang av avvikling av gammel prosess, hvordan få realisert forbedringer i de nye prosessene i samarbeid med de fire regionale enhetene og unngå suboptimalisering, samt ressursbruk på nødvendig koordinering. Side 5 av 8

6 Ny teknologi Det gjenstår å lansere ny samkjøringsløsning. Ved lansering av ny teknologi er det høyere risiko for ustabilitet og ytelsesproblematikk og økte kostnader knyttet til feilretting. Pukkelkostnader I 2017 vil det være dobbel drift av gamle og nye løsninger i både Reiser uten rekvisisjon og Reiser med rekvisisjon, og budsjettet er basert på foreliggende planer om avvikling av parallell drift. Eventuelle avvik på plan kan påvirke kostnadene, f. eks. ved at gamle løsninger må holdes lenger i drift enn forutsatt. Pukkelkostnader i 2017 vil bli beregnet til neste styremøte. Endring og omstilling Året 2017 forventes å bli nok et år med høy aktivitet knyttet til endring og omstilling. Det vil være behov for å gjøre fortløpende organisasjonsmessige tilpasninger slik at det sikres realisering av gevinstmålene i de implementerte prosjektene. Det vil derfor være noe risiko knyttet til disse forholdene i det fremlagte estimatet. 8. Driftsbudsjett 2017 Basert på føringer fra eier og intern budsjettprosess legges følgende budsjett til grunn for Som følge av innføring av nøytral merverdiavgift for helseforetakene er inntekts- og kostnadsbudsjettet redusert med 21,6 MNOK. Endringer i budsjett, på de ulike hovedposter, er ikke sammenlignbare fra 2016 til Hovedårsaken er MVA-reform, tilførsel av nye oppgaver og helårsdrift av nye tekniske løsninger. Det er lagt til grunn at 55 prosent av mottatte søknader må behandles i postmottak og digitaliseres. Tabell: Tall i 1000 kroner. B2017 justert Driftsbudsjett 2017 Budsjett 2016 Estimat 2016 med MVAkompensasjon Inntekter fra eiere Periodisert inntekt Sum inntekter Produksjonskostnader Lønnskostnader (inkl. aga, pensjon, innleie) Avskrivninger Trykkeritjenester Drift og vedlikehold av systemer Andre driftsutgifter Sum driftskostnader Netto finans Resultat Enkelte av selskapets kostnader er styrt av pasientbehandlingen og bruk av rettigheten. Forutsetningen med rammefinansiering og kostnader selskapet ikke kan påvirke er en budsjettrisiko. Slike kostnader kan være økt bruk av rettigheten gjennom flere søknader som må behandles, større etterspørsel etter skjema, konvolutter og informasjonsmateriell fra behandlere, samt portokostnader ved utsendelse av forvaltningsbrev ved lang saksbehandlingstid. Side 6 av 8

7 Hovedtrekkene i budsjettet er i tråd med ØLP og budsjettestimat Implementeringen av prosjektene Mine pasientreiser, samkjøring og oppgjør gir vesentlig økte kostnader til avskrivninger og drift og forvaltning av systemene. I 2017 er det også parallell drift av gamle og nye løsninger. Nye oppgaver på reiser uten rekvisisjon knyttet til digitalisering og kontroll av søknader forklarer økningen i lønnskostnader. Digitale søknader som erstatter søknader pr post gir reduserte produksjonskostnader og lønnskostnader Den store reduksjonen i andre driftsutgifter er reduserte prosjektkostnader ved at prosjekt Mine pasientreiser og CTRL er avsluttet i Periodisert inntekt på MNOK er overført fra 2016 for å dekke prosjektkostnader som er blitt forskjøvet til Investeringer og finansiering Finansieringsgrunnlaget fra budsjettet utgjør 19,8 MNOK og det fremmes forslag om investeringstiltak på 18,1 MNOK. Det foreslås en buffer på 1,7 MNOK for å håndtere risiko i budsjettet Investeringer og finansiering Primo PRO Helsenorge Ctrl Radar,Geodata,Atlassian, interne investeringer -950 Sum investeringsutbetalinger Ledig likviditet fra Kontantstrøm fra drift Avdrag på lån Udisponert likviditet Tabell: Investeringer og finansieringsplan Tall i 1000 kroner. Løsningene som er satt i drift gjennom de store prosjektene siste året, vil kreve tilpasning, videreutvikling og vedlikehold. Dette er viktig for å gjøre nødvendige endringer i takt med erfaringer og ikke minst for å holde løsningene oppdatert og sikre stabil drift. Utover nye tilpasninger, er det vesentlig at løsningene videreutvikles og vedlikeholdes tilstrekkelig slik at det ikke akkumuleres teknisk gjeld i en tidlig fase. Primo: Primo er en viktig komponent i infrastrukturen knyttet til pasientreiseområdet. Denne benyttes av de nye løsningene utviklet i Mine pasientreiser og Ctrl. I tillegg er det en viktig komponent i forbindelse med prosjekt Samkjøring. Det vil således i 2017 være behov for en del utvikling av plattformen i forbindelse med videreutvikling av Mine pasientreiser spesielt, og noe knyttet til Ctrl. PRO2/ PRO3: Det er planlagt ukentlige releaser av PRO3 i 2017 hvor hovedfokus vil være driftsstabiliserende tiltak i tillegg til effektivisering av regelmotor, brukergrensesnitt og endringer i registerintegrasjoner. Det er også planlagt å tilpasse PRO3 til ny funksjonalitet introdusert på helsenorge.no gjennom fire releaser. PRO2 vil i perioden fases ut, og det vil etableres et digitalt saksarkiv med saker etter gammel forskrift. Side 7 av 8

8 Helsenorge.no: Det er planlagt fire releaser i 2017, og hovedprioriteringene vil være å lansere reise med tillegg, introdusere mulighet for elektronisk søknad for flere søkergrupper samt elektronisk klagefunksjonalitet. Det er i tillegg planlagt forbedring av eksisterende og ny funksjonalitet. Ctrl: I forbindelse med utvikling og utrulling av løsningen ble det spilt inn en del endrings- og forbedringsforslag. For å sikre at Ctrl blir en god løsning og holdes oppdatert, vil det være behov for å videreutvikle løsningen i Øvrige investeringer: Utover de store saksbehandlingssystemene er det en rekke støttesystemer som også krever videreutvikling for å sikre brukervennlighet og sikker drift. Radar er løsningen for visualisering og distribusjon av styringsinformasjon innen pasientreiseområdet. Geodata er karttjenestene som benyttes av saksbehandlingssystemene til å beregne bl.a. avstander. Atlassian er verktøyene som gjør det mulig for Pasientreiser ANS å arbeide smidig og effektivt med utvikling knyttet både til drift og prosjekter. Andre mindre investeringsbehov er knyttet til opplæringsportal, samhandlings- og nettløsninger. Konklusjon Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjett som stramt sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse og med de usikkerheter som er angitt i saken. Det fordrer en fortsatt tett og god økonomistyring og prioritering av ressursbruk i selskapet i Administrerende direktør er bekymret for at selskapet påføres økte kostnader det ikke kan påvirke. Dette gjelder økt bruk av rettigheten som medfører at flere søknader må behandles, større etterspørsel etter skjema, konvolutter og informasjonsmateriell fra behandlere, samt portokostnader ved utsendelse av forvaltningsbrev ved lang saksbehandlingstid. Side 8 av 8