offentlige anskaffelser - Investeringssiden Trondheim kommunerevisjon
Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet offentlige anskaffelser investeringssiden. Arbeidet med prosjektet har foregått i perioden august 2006 til januar 2007. Rådmannen i Trondheim kommune har hatt rapporten til høring i perioden 15.12.2006 til 24.01.2007. Arbeidet er utført av Aase Nerland og Thomas Furunes (prosjektleder). Trondheim 25.01.2007 Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Thomas Furunes Revisor Aase Nerland Revisor offentlige anskaffelser 1
Innholdsfortegnelse Forord 1 Innholdsfortegnelse 2 Sammendrag 3 1. Innledning 6 1.1. Trondheim eiendom 6 2. Problemstilling og kriterier 7 3. Metode 8 4. Resultater 9 4.1. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 9 4.2. Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 10 4.3. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser 10 4.4. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 12 4.5. Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige interne fullmakter? 13 4.6. Er protokollføring i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 14 4.7. Kjøpet av Kystad sykehjem 15 5. Konklusjon 17 6. Rådmannens svar 18 7. Revisjonens kommentar til rådmannens svar 19 8. Vedlegg 20 Litteraturliste 31 offentlige anskaffelser 2
Sammendrag Problemstillingen for revisjonens undersøkselse har vært om Trondheim eiendom følger reglene om offentlige anskaffelser når man gjennomfører investeringsprosjekter. For å undersøke dette har revisjonen på bakgrunn av lister over anskaffelser fra Trondheim eiendom, plukket ut 15 anskaffelser som vi har undersøkt. Ved utvelgelsen har vi lagt vekt på at å undersøke forskjellige områder innen kommunens tjenesteyting (skoler, barnehager, sykehjem osv), anskaffelser gjennomført av forskjellige prosjektutviklere hos anskaffelser av varierende størrelse (i størrelsesorden 1,4 millioner kroner til 567 millioner kroner). Totalt har revisjonen plukket ut 15 anskaffelser for gjennomgang. Revisjonen har basert sin undersøkelse på tilgjengelig dokumentasjon fra Trondheim eiendom. I den utstrekning det har vært behov, har vi supplert med informasjon innhentet via intervju. Nedenfor følger en kort gjennomgang av de revisjonskriterier som revisjonen har brukt og de observasjoner som vi har gjort. En av de gjennomgåtte anskaffelsene, kjøpet av Kystad sykehjem i 2002, har ikke vært ut på anbud og vil derfor bli behandlet særskilt. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? I alle anskaffelsene som revisjonen har undersøkt er det benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? I alle anskaffelser som revisjonen har undersøkt er konkurransen kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? I reglene om offentlige anskaffelser skilles det mellom absolutte krav (skatteattester og HMSattester) som oppdragsgiver skal stille til leverandørene og krav som oppdragsgiver kan stille, blant annet i forhold til organisering, finansiell og økonomisk stilling med mer. For sistnevnte type krav er det oppdragsgiver selv som avgjør hvor strenge krav som skal stilles og hvilke bevis som skal kreves for at leverandørene tilfredsstiller de fastsatte krav. Etter revisjonens vurdering er bruken av kvalifikasjonskrav fulgt for hovedtyngden av de gjennomgåtte prosjekter. Enkelte avvik er imidlertid avdekket i forhold til kravene i forskriften og interne retningslinjer når det gjelder dokumentasjon. I tre av anskaffelsene som er gjennomgått har leverandøren ikke sendt inn all den etterspurte dokumentasjon, uten at det foreligger noen skriftlig vurdering på hvilken innvirkning dette skal ha. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Revisjonens undersøkelse viser at reglene om tildelingskriterier er fulgt i ni av fjorten av de undersøkte anskaffelser. For fire anskaffelser foreligger det etter revisjonens mening brudd på regelverket om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer i forhold til dokumentasjonen av offentlige anskaffelser 3
vurderingen av anskaffelseskriteriene. For en anskaffelse er det ikke angitt noen tildelingskriterier. Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige interne fullmakter? En del av de avtaler som er inngått er undertegnet av den ansvarlige prosjektutvikler, noe som er i strid med fullmaktsforholdene som er nedfelt i interne retningslinjer ved Trondheim eiendom. Avtaler skal undertegnes av direktøren eller dennes stedfortreder eller prosjektsjefen. For to av prosjektene ble det ikke fremskaffet undertegnede avtaler på revisjonstidspunktet. Etter revisjonens mening er det nødvendig at det sørges for at alle avtaler undertegnes av bemyndighet person og oppbevares hos Trondheim eiendom. Videre bør avtalene foreligge i underskrevet stand før byggestart. Er protokollføring i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Revisjonen merker seg at det i syv prosjekter ikke forelå noen anskaffelsesprotokoll på revisjonstidspunktet. For fem prosjekter har revisjonen i ettertid fått ferdigstilt anskaffelsesprotokoll. Revisjonen mener at den manglende utfylling av anskaffelsesprotokoll utgjør et brudd på regelverket om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer. Kjøpet av Kystad sykehjem Problemstillingen gjelder kjøpet av Kystad sykehjem, som ble behandlet i bystyrets møte 20.06.2002. Her ble det vedtatt at man skulle inngå en avtale med Godhavn AS, om at Godhavn AS skulle bygge sykehjemmet som en totalentreprise og at Trondheim kommune skulle kjøpe sykehjemmet med tilhørende tomt når det sto ferdig. Reglene om offentlige anskaffelser gjelder ikke for kjøp av eksisterende bygg og eiendom. Revisjonen er av den oppfatning at kjøpet av sykehjemmet slik det ble gjennomført har et hovedpreg av å være en bygge- og anleggsanskaffelse. Dette tilsier at kommunen skulle ha kjøpt eller ekspropriert den aktuelle tomten for seg og satt byggingen av sykehjemmet ut på anbud. For en nærmere redegjørelse om kjøpet av Kystad sykehjem, vises til rapportens punkt 4.7. Konklusjon Revisjonen er tilfreds med at anskaffelsesprosedyre og kunngjøring er i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser og at man derfor har en god start ved gjennomføringen. I den videre gjennomføringen har vi registrert enkelte avvik i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer ved Trondheim eiendom. Disse er knyttet til: - manglende dokumentasjon på de vurderinger som gjøres dersom en leverandør ikke sender inn all den dokumentasjon som etterspørres i forhold til kvalifikasjonskravene - manglende dokumentasjon på de vurderinger som er gjort i forbindelse med tildelingskriteriene. I et tilfelle er det ikke angitt noen tildelingskriterier - eksempler på avtaler undertegnet av den ansvarlige prosjektutvikler, noe som er i strid med fullmaktsforholdene ved Trondheim eiendom - manglende fremleggelse av signerte avtaler på revisjonstidspunktet - manglende signerte anskaffelsesprotokoller på revisjonstidspunktet offentlige anskaffelser 4
Etter revisjonens mening er det flest mangler i forhold til dokumentasjonen vedrørende anskaffelsesprosessen. Trondheim eiendom bør sikre at man i tilstrekkelig grad dokumenterer den valgte fremgangsmåte og de vurderinger som gjøres i forbindelse med de gjennomførte anskaffelser. Dette for å sikre nødvendig ettersporbarhet. I arbeidet med undersøkelsen har revisjonen fått en del dokumentasjon i forbindelse med selve revisjonen og en del dokumentasjon har også kommet inn under kvalitetssikringen av revisjonsrapporten. Deler av dokumentasjonen har tatt lang tid å fremskaffe og for oss fremstår den som vanskelig tilgjengelig. Etter revisjonens mening er det viktig at den nødvendige informasjon tilvirkes og oppbevares lett tilgjenglig som en naturlig del av anskaffelsesprosessen. Videre er det viktig å sørge for at tilfredsstillende prosedyrer for underskriving og oppbevaring av avtaler er på plass og fungerer slik som forutsatt. Revisjonen mener at signerte avtaler bør foreligge før man setter i gang bygging av prosjektet. offentlige anskaffelser 5
1. Innledning Det har i den senere tid vært stor fokus på offentlige instansers gjennomføring av anskaffelser, blant annet relatert til etikk og korrupsjon. I flere kommuner og kommunale selskaper er det avslørt brudd på reglene om offentlige anskaffelser. Dette har medført at KRD 1 har satt i gang et prosjekt for å tilrettelegge for høy etisk standard i kommunesektoren. Dette prosjektet kalles for Forum for etikk i kommunesektoren. Som et ledd i dette arbeidet har KRD satt ned en arbeidsgruppe som skal foreta en kartlegging av regelverk av betydning for etiske forhold i kommunene. Et av de regelverk som arbeidsgruppen skal se på er regelverket om offentlige anskaffelser. Norges Kommunerevisorforbund fremhever i et brev datert 3. november 2006 til Kommunal- og regionaldepartementet i forbindelse med arbeidet med forum for etikk følgende om kommunale anskaffelser: Etter vår oppfatning vil anskaffelser i samsvar med bestemmelsene i stor grad redusere risikoen for korrupsjon og andre misligheter. Dette er svært viktig og har en verdi i seg selv. Som en følge av det fokuset som er satt på temaet om offentlige anskaffelser, bestilte Kontrollkomiteen i Trondheim kommune i møte 1. juni 2006 et forvaltningsrevisjonsprosjekt med dette som tema. Undersøkelsen er delt i to deler. Denne delen av undersøkelsen omhandler Trondheim eiendoms gjennomføring av bygge- og anleggsanskaffelser, mens den andre delen av undersøkelsen retter seg mot kjøp av tjenester, derunder bruken av rammeavtaler ved kjøp av tjenester. 1.1. Trondheim eiendom 2 Trondheim byggservice ble 01.01.2006 slått sammen til en enhet. Enheten omfatter cirka 535 ansatte. Trondheim eiendom er eier, forvalter og drifter av alle kommunale bygg. I dette ligger også at Trondheim eiendom utøver kommunens byggherrerolle. Det investeres årlig mellom 500 og 700 millioner kroner i nybygg, rehabilitering og ombygginger. Byggherrerollen utføres i nær samarbeid med rådmannen/kommunaldirektøren for de ulike tjenesteområdene. Målet er på best mulig måte å imøtekomme behovet for funksjonelle og brukereffektive areal i forhold til brukernes behov. I tillegg kommer vedlikehold av bygningsmassen i Trondheim kommune. Totalt antall kvm for egne bygg er 782 000 kvm. I tillegg forvalter Trondheim eiendom 189 000 kvm. 1 Kommunal- og regionaldepartementet 2 Informasjonen om Trondheim eiendom er hentet fra økonomiplan 2006-2009 og 2007-2010. offentlige anskaffelser 6
Nybygging for Trondheim kommune gjennomføres i samsvar med en bestiller utførermodell hvor roller og ansvar også er relatert til optimal bruk av kompetanse og ressurser i de ulike fasene i byggeprosessene. I Trondheim kommune er det kommunaldirektørene som innehar rollen som bestiller, mens Trondheim eiendom er utfører. 2. Problemstilling og kriterier Revisjonen har følgende problemstilling for sin undersøkelse: Følger Trondheim eiendom reglene om offentlige anskaffelser når man gjennomfører investeringsprosjekter? For å kunne svare på problemstillingen, har revisjon valgt følgende vurderingskriterier på bakgrunn av reglene om offentlige anskaffelser: 1. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 2. Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket? 3. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? 4. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket 5. Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige fullmakter? 6. Er protokollføring i henhold til regelverket? Lov om offentlige anskaffelser ble vedtatt 16 juli 1999 og sist endret 25 juli 2003. Formålet med loven er i følge dens 1 å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. 1.1.2007 vil det tre i kraft endringer i loven. Loven gjelder anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som foretas av kommuner i Norge. 3 Med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser er det gitt en forskrift av 15 juni 2001 om offentlige anskaffelser 4. Næring- og handelsdepartementet har i tillegg laget en veileder til forskriften om offentlige anskaffelser. 1.1.2007 vil en ny forskrift om offentlige anskaffelser tre i kraft. Trondheim eiendom har utviklet et eget kvalitetssystem for sin virksomhet. I følge dette kvalitetssystem skal anskaffelser gjennomføres i samsvar med Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune og gjeldende offentlige forskrifter. I veilederen gjengis de krav som stilles i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. I resultatkapitelet er det kort redegjort for de regler som gjelder i forhold til det enkelte revisjonskriterie. 3 Se lov om offentlige anskaffelser 3. 4 En ny forskrift om offentlige anskaffelser vil tre i kraft 1.1.2007. offentlige anskaffelser 7
3. Metode Revisjonen har primært baserert sin undersøkelse på tilgjengelig dokumentasjon fra Trondheim eiendom. I den utstrekning det har vært behov, har informasjonen blitt suplert med infromasjon innhentet via intervju. Vi har fått oversendt prosjektoversikter over løpende prosjekter fra Trondheim eiendom. På bakgrunn av disse prosjektoversiktene har revisjonen valgt ut femten bygge- og anleggsanskaffelser gjennomført i perioden 2002 til 2006 som revisjonen har undersøkt. Ved utvalget av anskaffelser har vi lagt vekt på at man skal undersøke forskjellige områder innen kommunens tjenesteyting (skoler, barnehager, sykehjem osv), at man skal undersøke anskaffelser fra forskjellige prosjektutviklere hos at det skal være prosjekter av varierende størrelse (i størrelsesorden 1,4 millioner kroner til 567 millioner kroner). Områder hos Trondheim eiendom Prosjekter under bygging Prosjekter i garantifasen Antall prosjekter som revisjonen har undersøkt Sykehjem 10 18 3 Omsorgsboliger 1 8 1 Skoler 9 19 3 Utleieboliger 3 13 2 Barnehager 27 26 4 Idrettsanlegg 0 2 1 Administrasjons-, kultur- og næringsbygg 3 0 1 Tilfluktsrom 0 2 0 Sum 53 88 15 Den valgte formen for entreprise 5 varierer mellom de forskjellige anskaffelsene. For noen er det benyttet totalentrepriser, mens for andre er anskaffelsen delt opp i delentrepriser. Undersøkelsen omfatter ingen vurdering av det faglige skjønnet som er utøvd ved vurderingen av det enkelte tilbud. Det er administrasjonens ansvar å sørge for at det utøves et forsvarlig skjønn innen de rammer som loven setter. Ved gjennomføringen av undersøkelsen har revisjonen etterspurt og fått en del dokumentasjon vedrørende de utvalgte prosjekter. På bakgrunn av denne dokumentasjon, skrev revisjonen et utkast til rapport som ble oversendt til rådmannen for kvalitetssikring. Under kvalitetssikringen fikk revisjonen oversendt supplerende dokumentasjon som ikke ble fremlagt ved revisjonens opprinnelige gjennomgang. Der hvor dette er tilfelle er det redegjort for dette under gjennomgangen av revisjonens observasjoner. 5 I følge www.caplex.no defineres entreprise som følger: oppdrag om oppføring av bygg el. anlegg på fast eiendom etter byggherrens planer og prosjektering, med entreprenøren (som skal stå for oppføringen) og byggherren (på hvis eiendom og i hvis interesse byggingen skal skje) som parter. offentlige anskaffelser 8
4. Resultater Revisjonen har valgt ut femten anskaffelser som vi har gjennomgått i denne forvaltningsrevisjonen. Fjorten av disse anskaffelsene har vært ute på anbud, mens en av anskaffelsene ikke har vært på anbud. Dette gjelder kjøpet av Kystad sykehjem i 2002. Denne anskaffelsen blir derfor behandlet særskilt i kapitel 4.7. I kapittlene 4.1 til 4.6 redegjør revisjonen for de resterende anskaffelsene som vi har sett på. 4.1. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Regelverket om offentlige anskaffelser skiller mellom anskaffelser over EU-terskelverdiene og anskaffelser under EU-terskelverdiene 6. Dersom anskaffelsen er over EU-terskelverdiene, kan man benytte åpen 7 eller begrenset 8 anbudskonkurranse. For 2006 er EU-terskelverdiene for bygge- og anleggsanskaffelser satt til 41.250.000,- kroner. Den nasjonale terskelverdien er for 2006 500.000,- kroner. Tidligere var den nasjonale terskelverdien på 200.000,- kroner. Er anskaffelsen under EU-terskelverdiene kan man i tillegg benytte konkurranse med forhandling 9. Dersom anskaffelsen er under den nasjonale terskelverdien på 500.000,- kroner, kan man gå til direkte anskaffelse. Tabellmessig oversikt over beløpsgrenser og mulige anskaffelsesmåter Beløpsgrense 2006 Mulige anskaffelsesformer 41.250.000,- og over Åpen eller begrenset anbudskonkurranse 41.250.000,- til 500.000,- Åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Under 500.000,- kroner Direkte anskaffelse Observasjoner I de anskaffelsene som revisjonen har gjennomgått, benyttes åpen anbudskonkurranse i elleve tilfeller, begrenset anbudskonkurranse i to tilfeller og konkurranse med forhandlinger i et tilfelle. Anskaffelsen som er gjennomført som konkurranse med forhandling, ligger under terskelverdiene i forskriften. Vurderinger Revisjonen anser at benyttet anskaffelsesprosedyre er i tråd med regelverket i alle anskaffelser som revisjonen har undersøkt. 6 Se forskrift om offentlige anskaffelser 4-1 til 4-3 og 11-1 til 11-2. 7 Anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 8 Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 9 Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører. offentlige anskaffelser 9
4.2. Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Forskriften om offentlige anskaffelser krever at alle anskaffelser både over og under terskelverdiene skal kunngjøres 10, med mindre det gjøres en direkte anskaffelse. For anskaffelser over terskelverdiene er det krav om kunngjøring i EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp, TED-databasen/Official Journal of the European Communities. For anskaffelser under terskelverdiene er det krav om nasjonal kunngjøring i DOFFIN-databasen. Observasjoner Samtlige anskaffelser som kommunerevisjonen har gjennomgått, har vært kunngjort i DOFFINdatabasen i henhold til regelverket. I tillegg har de tre anskaffelsene som er over terskelverdiene, vært kunngjort i TED-databasen. Vurderinger Revisjonen er tilfreds med at kunngjøringen er i tråd med regelverket for alle anskaffelser som revisjonen har undersøkt. 4.3. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser Regelverket om offentlige anskaffelser skiller mellom krav som kan settes for at leverandørene skal kunne delta i konkurransen (kvalifikasjonskrav) og hvilke kriterier man skal legge vekt når man skal bestemme hvem som vinner konkurransen (tildelingskriteriene). Krav for å delta i konkurransen skal sikre at leverandørene har de nødvendige forutsetningene for å kunne oppfylle kontrakten. I følge regelverket skal oppdragsgiver alltid stille krav om skatteattest og HMS-erklæring 11. Dersom dette ikke dokumenteres, skal tilbudet avvises. Regelverket åpner for at oppdragsgiver kan stille krav blant annet til leverandørenes: organisering finansielle og økonomiske stilling tekniske kvalifikasjoner vandel Hvor strenge krav som skal settes er det oppdragsgiver selv som avgjør, så lenge kravene ikke er nasjonalt diskriminerende eller til hinder for grenseoverskridende handel. 10 Se forskrift om offentlige anskaffelser 6-2 og 13-1. 11 Se forskrift om offentlige anskaffelser 5-15, 5-16, 12-9 og 12-10. offentlige anskaffelser 10
Oppdragsgiver avgjør om det skal kreves bevis for at leverandørene tilfredsstiller kravene. Hovedtrekkene vedrørende krav til leverandørenes kvalifikasjoner og krav som stilles om dokumentasjon av at kravene er oppfylt, skal angis i kunngjøringen 12. Dersom leverandøren ikke sender inn den dokumentasjon som det stilles krav om i kunngjøringen, kan oppdragsgiver avvise leverandøren 13. Utgangspunktet er at det ligger under oppdragsgivers skjønn å avgjøre om en leverandør skal avvises etter disse reglene. Oppdragsgivers skjønn må imidlertid ikke være usaklig, vilkårlig eller i strid med de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven 5 og anskaffelsesforskriften 3-1. I følge lov om offentlige anskaffelser 5 om grunnleggende krav til anskaffelsesprosessen, skal oppdragsgiver sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktlighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Observasjoner Revisjonens gjennomgang viser at det i tolv av de gjennomgåtte prosjekter er sendt inn skatteattest og HMS-erklæring. For to av prosjektene har revisjonen på revisjonstidspunktet ikke fått noen dokumentasjon på at det er sendt inn skatteattest og HMS-erklæring. For et av prosjektene skyldes dette at arkiveringstiden for dokumentasjonen har utløpt, slik at dokumentasjonen har blitt makulert. Makulering skjer etter tre år. For det andre prosjektet har revisjonen under kvalitetssikringen fått oversendt skatteattester og HMS-erklæring for det firma som har vunnet anbudskonkurransen. I fire anskaffelser er det ikke stilt krav til leverandørene ut over skatteattest og HMS-attest. I de anskaffelser hvor det er stilt krav til leverandør ut over skatteattest og HMS-erklæring, har revisjonen fått dokumentasjon på leverandør har sendt inn den forespurte dokumentasjon i 5 tilfeller. For tre anskaffelser har ikke kommunerevisjonen mottatt noen dokumentasjon i forhold til de krav som er stilt til dokumentasjon i kunngjøringen av anskaffelsen. For et av disse prosjektene skyldes dette at arkiveringstiden for dokumentasjonen har utløpt, slik at den er blitt makulert. For det andre prosjektet har det ikke vært mulig å finne den aktuelle dokumentasjon i arkivene. I ettertid har revisjonen fått oversendt brev som er gått fra Trondheim kommune til de aktuelle tilbydere i begge prosjektene med beskjed om at de ansees som kvalifiserte for å delta i konkurransen. I tre anskaffelser har leverandør ikke sendt inn all den dokumentasjon som er etterspurt i kunngjøringen av anskaffelsene. Det er ikke foretatt noen dokumentert vurdering av hvilken betydning den manglende dokumentasjon skulle få i forhold til den enkelte leverandør. Vurderinger Etter revisjonens vurdering er bruken av kvalifikasjonskrav fulgt for hovedtyngden av de gjennomgåtte prosjekter. Enkelte avvik er imidlertid avdekket i forhold til kravene i forskriften og interne retningslinjer når det gjelder dokumentasjon. I tre av anskaffelsene som revisjonen har 12 Se forskrift om offentlige anskaffelser 5-5, 5-6, 12-5 og 12-6. 13 Forskrift om offentlige anskaffelser 8-12 (2) bokstav g offentlige anskaffelser 11
gjennomgått foreligger det ikke noen skriftlig vurdering av hvilke følger manglende innsendt dokumentasjon skal ha. Dersom en leverandør ikke sender inn den dokumentasjon som det er satt krav om i kunngjøringen, har Trondheim eiendom mulighet til å avvise leverandøren. Når en slik situasjon oppstår, er det etter revisjonens mening viktig at man dokumenterer skriftlig de vurderinger som gjøres i forhold til om en leverandør skal avvises eller ikke. Når det gjelder manglende gjenfinning av materiale i arkivene, er dette etter revisjonens mening uheldig. Man bør sørge for å ha et arkivsystem som sikrer gjenfinning av arkivert materiale ved behov. 4.4. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Tildeling av en anskaffelse skal gjøres på grunnlag av kriterier fastlagt i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Tildelingen av anskaffelsen skal baseres på laveste pris eller hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig 14. Hvilket alternativ som gjelder for anskaffelsen skal tilkjennegis i konkurransegrunnlaget eller i utlysningen. Dersom kommunen velger å tildele kontrakten etter en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, må alle kriterier som skal inngå i en slik samlet vurdering være opplistet i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Kriteriene kan ikke endres senere i prosessen. Kriteriene må kunne relateres til hva som er økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver. Det er viktig at kunngjøringen og konkurransegrunnlaget samlet inneholder alle relevante kriterier for utvelgelse av leverandør og tildeling av kontrakt. Dette ivaretar kravene til gjennomsiktighet og forutsigbarhet i anskaffelsesprosessen. I tillegg kommer likebehandlingsprinsippet, som sier at alle tilbud skal behandles likt i forhold til de valgte tildelingskriteriene. Observasjoner I åtte av de anskaffelsene som revisjonen har undersøkt, er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket. I tillegg kommer en anskaffelse hvor det kun var en leverandør som hadde sendt inn tilbud, slik at en nærmere vurdering av tildelingskriteriene ikke var aktuelt. For en anskaffelse mangler det dokumentasjon på vurderingen av tildelingskriteriene. For en annen anskaffelse var det to tilbydere, der den ene hadde så mye lavere pris at man i følge Trondheim eiendom valgte det laveste tilbudet direkte. Dette ble avklart under forhandlingene med tilbyderne men ble ikke dokumentert. For et prosjekt gjelder at man i utlysningsteksten har krysset av for det økonomisk mest fordelaktige tilbud i henhold til kriterier angitt i konkurransegrunnlaget. I konkurransegrunnlaget er det ikke nærmere angitt hvilke kriterier som skal være avgjørende. I dette tilfellet var det kun en leverandør som leverte inn tilbud. 14 Se forskrift om offentlige anskaffelser 10-2 og 17-2. offentlige anskaffelser 12
For to anskaffelser ble i følge Trondheim eiendom tilbyderne ansett som likeverdige i forhold til alle vurderingskriterier unntatt pris. De vurderinger som ble gjort for de øvrige tildelingskriterier ble ikke dokumentert, kun vurdering av prisen på de innkomne tilbud. Vurderinger Revisjonens undersøkelse viser at reglene om tildelingskriterier er fulgt i ni av fjorten av de undersøkte anskaffelser. For fire anskaffelser foreligger det etter revisjonens mening brudd på regelverket om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer i forhold til dokumentasjon av vurderingen av tildelingskriteriene. Etter revisjonens mening er det av hensyn til tilliten til anskaffelsesprosessen viktig at man sørger for tilstrekkelig dokumentasjon på de vurderinger som gjøres i en anskaffelsesprosess. Det er også viktig at man sikrer seg nødvendig ettersporbarhet. Utarbeidelsen av dokumentasjonen vil i seg selv kunne utgjøre et korrektiv i forhold til de vurderinger som gjøres. Når det gjelder manglende angivelse av tildelingskriterer kan dette medføre at forutsigbarheten svekkes og at potensielle leverandører ikke leverer inn tilbud eller at de som har levert inn tilbud ville priset sitt tilbud annerledes. Det er derfor viktig at angivelse av tildelingskriterier skjer i henhold til regelverket. 4.5. Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige interne fullmakter? I følge Trondheim eiendom sitt fullmaktsregister skal avtaler med en verdi over 5 millioner kroner undertegnes av direktøren for Trondheim eiendom, eller dennes stedfortreder. Avtaler under denne grensen skal undertegnes av prosjektsjef ved Trondheim eiendom. Tidligere kunne alle avtaler undertegnes av prosjektsjef. Etter at bindende avtaler er undertegnet, kan den enkelte prosjektutvikler gjøre endringer eller tilleggsbestillinger så lenge det skjer innenfor det vedtatte budsjett for prosjektet. Observasjoner Ved gjennomgangen av de utvalgte prosjekter har kommunerevisjonen funnet ut at ni av de aktuelle anskaffelser er undertegnet av direktøren ved Trondheim eiendom eller av dennes stedforstreder. To av anskaffelsene er undertegnet av prosjektleder ved Trondheim eiendom. Disse anskaffelsene har en verdi på under 5 millioner kroner. For et av de aktuelle prosjektene ble revisjonen ikke forelagt noen undertegnet avtale. Avtalen datert 30.10.2006 er fremlagt for revisjonen i forbindelse med kvalitetssikring av undersøkelsen. Grunnen til at denne avtalen ikke ble fremlagt før er i følge Trondheim eiendom at den er blitt liggende hos assisterende prosjektleder. For et annet prosjekt ble revisjonen ikke forelagt noen undertegnet avtale for generalentreprisen 15, mens det for riveentreprisen 16 forelå avtale undertegnet av den ansvarlige 15 Entreprise som gjelder byggingen av de aktuelle boligene. offentlige anskaffelser 13
prosjektutvikler. Revisjonen er i forbindelse med kvalitetssikring av rapporten blitt forelagt avtale for generalentreprisen undertegnet 29.11.2006. For en tredje anskaffelse er alle delentrepriser undertegnet av den ansvarlige prosjektutvikler. Vurderinger Kommunerevisjonen mener det er kritikkverdig at en del av avtalene kun er undertegnet av den ansvarlige prosjektutvikler. Dette er i strid med fullmaktsforholdene som er nedfelt i interne retningslinjer ved Trondheim eiendom. Revisjonen merker seg at Trondheim eiendom på revisjonstidspunktet ikke fremskaffet underskrevne avtaler for to prosjekter. Etter revisjonens mening er det nødvendig at det sørges for at alle avtaler undertegnes av bemyndiget person og oppbevares hos Trondheim eiendom. Videre bør avtalene foreligge i undertegnet stand før byggestart. 4.6. Er protokollføring i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Reglene om protokollføring finnes i forskriftens 8-1 og 15-1 for henholdsvis anskaffelser over terskelverdiene og anskaffelser under terskelverdiene. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette gir kommunerevisjonen og andre instanser mulighet for kontrollere at oppdragsgivers beslutninger er i tråd med det gjeldende regelverk. Protokollen skal minst inneholde følgende opplysninger: - oppdragsgivers navn og adresse og en beskrivelse av hva som skal anskaffes - navn på leverandører a) hvor forespørsel om å delta eller tilbudet med begrunnelse for avvisningen, b) som har restanser i henhold til skatte- og avgiftslovgivningen og som har fått delta i konkurransen med begrunnelse for avgjørelsen, c) som ble utvalgt til å delta i konkurransen og begrunnelsen for utvelgelsen, d) som ble tildelt kontrakt med angivelse av den andel av kontrakten som vil bli tildelt underleverandører dersom dette er kjent - begrunnelse for valg av tilbud med angivelse av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene Dersom det for anskaffelser over terskelverdiene er benyttet konkurranse med forhandling eller gjort bruk av hasteprosedyrer, skal protokollen også inneholde begrunnelse for dette. Observasjoner På revisjonstidspunktet ble det for revisjonen fremlagt anskaffelsesprotokoller for til sammen syv prosjekter. I forbindelse med kvalitetssikringen ble det fremskaffet anskaffelsesprotokoller for ytterligere fire prosjekter. I følge Trondheim eiendom forelå disse på revisjonstidspunktet men var ikke fullført med hensyn til signering og korrekt arkivering i permer. 16 Entreprise som gjelder rivingen av eksisterende bygningsmasse på tomten. offentlige anskaffelser 14
For to prosjekter var det kun en tilbyder og i følge Trondheim eiendom ble det derfor ikke laget noen anskaffelsesprotokoll. Revisjonen har i ettertid mottatt utfylt anskaffelsesprotokoll for et av prosjektene. For et prosjekt foreligger det ikke noen anskaffelsesprotokoll. Vurderinger Revisjonen merker seg at det i flere av de gjennomgåtte prosjekter ikke forelå noen signert anskaffelsesprotokoll på tidspunktet for gjennomføringen av revisjonen. Flere av protokollene er ferdigstilt i ettertid. Revisjonen mener den manglende utfyllingen utgjør et brudd på regelverket om offentlige anskaffelser og på de interne retningslinjer. Etter revisjonens mening skal man sørge for at det blir utfylt en anskaffelsesprotokoll i forbindelse med anskaffelsen. Det vil være en viktig egenkontroll av gjennomføringen av anskaffelsen og bidrar til økt ettersporbarhet. 4.7. Kjøpet av Kystad sykehjem Forskriften om offentlige anskaffelser får ikke anvendelse på kontrakter om erverv eller leie av jord, eksisterende bygninger eller annen fast eiendom, eller om rettigheter til slik eiendom, jfr forskriftens 1-3 (2) bokstav b. Begrunnelsen for unntaket er at anskaffelsen som regel vil være avhengig av geografisk plassering, og at den derfor ikke berører grenseoverskridende handel. I følge forskriftens ordlyd unntas kun leie av eksisterende bygninger. Kontrakter som inngås for bygg som skal føres opp senere eller som er under oppføring vil derfor i utgangspunktet ikke være unntatt. Det kan likevel oppstå tilfeller hvor det kan reises spørsmål ved om unntaket bør tolkes utvidende, slik at også fremtidige bygg kan omfattes. Problemstillingen er omdiskutert i juridisk teori og enkelte hevder, at intensjonen må være at unntaket ikke bare skal omfatte bygninger som eksisterer på kontraktstidspunktet, men også bygninger som eksisterer på tidspunktet for "overdragelsen" av kontraktsgjenstanden. Dersom en legger denne forståelsen til grunn vil for eksempel en oppdragsgiver som inngår leiekontrakt for å leie en del av et næringsbygg som er under oppføring, omfattes av unntaket, forutsatt at oppdragsgiver ikke har så stor innflytelse på byggeprosessen at det kan sies å foreligge en byggeog anleggskontrakt. Andre forfattere viser imidlertid til at unntakene i regelverket generelt skal tolkes restriktivt, og at det ikke foreligger reelle hensyn eller andre rettskilder som taler for en utvidende fortolkning. Det foreligger imidlertid ingen dommer fra EF-domstolen om dette spørsmålet, og problemstillingen må derfor anses uavklart. Observasjoner Kjøpet av Kystad sykehjem ble behandlet i Trondheim bystyre i møte 20.06.2002. Her ble det vedtatt at man skal kjøpe Kystad sykehjem som en totalentreprise fra Godhavn AS, med planlagt ferdigstillelse i august 2003. I følge sakspapirene til bystyret vil Kystad sykehjem få nybyggstandard i henhold til Trondheim eiendoms maler og kravsspesifikasjoner for bygg- og teknisk standard. Tilbudet fra Godhavn AS offentlige anskaffelser 15
innbefatter den aktuelle tomten til kr 2.494.000,- og selve sykehjemmet til en pris på kr 35.773.504,- inkludert mva. Kjøpet av sykehjemmet har ikke vært på offentlig anbud. Vurderinger Regelverket for offentlige anskaffelser åpner for kjøp av eksisterende bygg og eiendom uten bruk av konkurranse under bestemte vilkår. Når det gjelder kjøpet av Kystad sykehjem stiller vi spørsmål ved om det foreligger åpning i regelverket for å gjennomføre kjøpet slik det ble gjort. Det er på det rene at sykehjemmet ikke eksisterte på det tidspunkt avtale om kjøp ble inngått. Ved byggingen av sykehjemmet ble Trondheim eiendom sine standarder for nybygg av sykehjem lagt til grunn. Bygget er oppført i dialog med Trondheim kommune, noe som etter revisjonens mening innebærer at kjøpet av sykehjemmet har et hovedpreg av å være en bygge- og anleggsanskaffelse. Videre gjelder saken et sykehjem, et bygg som neppe ville ha blitt bygd uten at utbygger hadde vært sikker på at kommunen skulle overta bygget når det sto ferdig. At kjøpet av sykehjemmet også gjelder den tomten som sykehjemmet skal stå på, kan på bakgrunn av den store verdiforskjellen mellom sykehjemmet og tomten, ikke endre dette. Totalt sett er kommunerevisjonen av den oppfatning at kjøpet av sykehjemmet slik det er gjennomført har et hovedpreg av å være en bygge- og anleggsanskaffelse. Dette tilsier at man eventuelt skulle ha kjøpt eller ekspropriert tomten for seg selv og satt byggingen av selve sykehjemmet ut på anbud. Dersom kommunen går til anskaffelse av kommunale bygg på denne måten, gir dette aktørene i markedet incentiver til å posisjonere seg som tomteeiere i den hensikt å bebygge og selge eiendom til kommunen utenfor reglene om offentlige anskaffelser. offentlige anskaffelser 16
5. Konklusjon Revisjonen er tilfreds med at anskaffelsesprosedyre og kunngjøringen er i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser og at man derfor har en god start ved gjennomføringen. I den videre gjennomføringen har vi registrert enkelte avvik i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer ved Trondheim eiendom. Disse er knyttet til: - manglende dokumentasjon på de vurderinger som gjøres dersom en leverandør ikke sender inn all den dokumentasjon som etterspørres i forhold til kvalifikasjonskravene - manglende dokumentasjon på de vurderinger som er gjort i forbindelse med tildelingskriteriene. I et tilfelle er det ikke angitt noen tildelingskriterier - eksempler på avtaler undertegnet av den ansvarlige prosjektutvikler, noe som er i strid med fullmaktsforholdene ved Trondheim eiendom - manglende fremleggelse av signerte avtaler på revisjonstidspunktet - manglende signerte anskaffelsesprotokoller på revisjonstidspunktet Etter revisjonens mening er det flest mangler i forhold til dokumentasjonen vedrørende anskaffelsesprosessen. Trondheim eiendom bør sikre at man i tilstrekkelig grad dokumenterer den valgte fremgangsmåte og de vurderinger som gjøres i forbindelse med de gjennomførte anskaffelser. Dette for å sikre nødvendig ettersporbarhet. I arbeidet med undersøkelsen har revisjonen fått en del dokumentasjon i forbindelse med selve revisjonen og en del dokumentasjon har også kommet inn under kvalitetssikringen av revisjonsrapporten. Deler av dokumentasjonen har tatt lang tid å fremskaffe og for oss fremstår den som vanskelig tilgjengelig. Etter revisjonens mening er det viktig at den nødvendige informasjon tilvirkes og oppbevares lett tilgjenglig som en naturlig del av anskaffelsesprosessen. Videre er det viktig å sørge for at tilfredsstillende prosedyrer for underskriving og oppbevaring av avtaler er på plass og fungerer slik som forutsatt. Revisjonen mener at signerte avtaler bør foreligge før man setter i gang bygging av prosjektet. offentlige anskaffelser 17
6. Rådmannens svar TRONDHEIM KOMMUNE Trondheim eiendom Trondheim kommunerevisjon Vår saksbehandler Lindis Burheim Vår ref. 06/20161/216 &58 oppgis ved alle henv. Deres ref. Thomas Furunes Dato 25.01.2007 Forvaltningsprosjektet, offentlige anskaffelser bygge- og anleggsanskaffelser - investeringssiden. Kommentarer til revisjonsrapport. Trondheim kommune er glad for revisjonen og ser at viktige svakheter er avdekket. Vi er enige i kritikken og ønsker å lære av dette slik at vi blir bedre i håndtering av regelverket knyttet til offentlige anskaffelser. Etter vår vurdering gir Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune sammen med stillingsbeskrivelser og fullmaktsmatriser tilstrekkelig retningslinjer og prosedyrer til å etterleve regelverket. Disse er kjent. Avvikene skyldes at retningslinjer ikke etterleves i alle tilfeller. Av det som er avdekket, ser vi at det er spesielt på skriftlig dokumentasjon vi må bli bedre. Avdekkede avvik vil bli rettet opp. I tillegg vil vi benytte erfaringene til videre styrking av vårt arbeid med anskaffelser og til oppfølging og etterlevelse av regelverket. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Håkon Grimstad Kommunaldirektør offentlige anskaffelser 18
7. Revisjonens kommentar til rådmannens svar Revisjonen merker seg at rådmannen er glad for revisjonen og vi er tilfreds med at de avvik som er påvist blir tatt tak i og rettet opp. offentlige anskaffelser 19
8. Vedlegg Lov om offentlige anskaffelser av 16.07.1999 nr 69 3. Anskaffelser som er omfattet Loven gjelder anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som foretas av oppdragsgivere som nevnt i 2. Loven gjelder ikke anskaffelser som kan unntas etter EØS-avtalen artikkel 123. 5. Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse. Forskrift om offentlige anskaffelser av 15.06.2001 (fra 01.01.2007 er denne erstattet med ny forskrift om offentlige anskaffelser av 07.04.2006) 1-3. Hvilke kontrakter som er omfattet av forskriften (1) Denne forskrift får anvendelse ved tildeling av offentlige vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter. (2) Forskriften får likevel ikke anvendelse på: a. kontrakter som kan unntas i henhold til EØS-avtalens art. 123, som er erklært hemmelige eller som bare kan utføres under særskilte sikkerhetstiltak i samsvar med lov av 20. mars 1998 nr. 10 (sikkerhetsloven) eller beskyttelsesinstruksen av 17. mars 1972 nr. 3352, b. kontrakter om erverv eller leie, uten hensyn til finansieringsform, av jord, eksisterende bygninger eller annen fast eiendom, eller om rettigheter til slik eiendom. Kontrakter om finansielle tjenester, offentlige anskaffelser 20
uten hensyn til form, inngått samtidig, før eller etter kontrakten om erverv eller leie omfattes imidlertid av denne forskrift, c. kontrakter om kringkastingsselskapers anskaffelser, utvikling, produksjon eller samproduksjon av programmer og kontrakter om sendetider, d. kontrakter om voldgiftstjenester, e. kontrakter om finansielle tjenester i forbindelse med emisjon, kjøp, salg og overdragelse av verdipapirer eller andre finansinstrumenter, samt sentralbanktjenester, f. ansettelseskontrakter, g. forsknings- og utviklingstjenester forutsatt at oppdragsgiver ikke fullt ut betaler for tjenesten eller den ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i hans virksomhet, og h. kontrakter om offentlige tjenestekjøp som tildeles et organ som selv er en offentlig oppdragsgiver som definert i 1-2 (hvem som er omfattet av forskriften) med hjemmel i en enerett organet har i henhold til en kunngjort lov, forskrift eller administrativt vedtak, forutsatt at bestemmelsene er forenlige med EØS-avtalen. (3) Forskriften får heller ikke anvendelse på kontrakter som er regulert av andre anskaffelsesregler og tildelt: a. i henhold til en internasjonal avtale inngått i forbindelse med stasjonering av tropper, b. i henhold til en internasjonal organisasjons særlige fremgangsmåte, eller c. i henhold til internasjonal avtale inngått i samsvar med EØS-avtalen mellom Norge og en eller flere stater som ikke er part i EØS-avtalen, og som omfatter leveranser beregnet på et prosjekt som gjennomføres eller utnyttes av avtalepartene. Enhver slik avtale skal meddeles Moderniseringsdepartementet hvis verdien av kontraktene overstiger terskelverdiene i 2-2 (terskelverdier). 0 Endret ved forskrifter 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002), 14 okt 2004 nr. 1349. 3-1. Generelle regler for konkurransen (1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig baseres på konkurranse uansett anskaffelsesprosedyre. (2) Konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk. (3) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. 4-1. Tillatte anskaffelsesprosedyrer Del II. Anskaffelser over EØS-/WTO-terskelverdiene (1) Anskaffelsen skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse. offentlige anskaffelser 21
(2) Konkurranse med forhandlinger kan likevel benyttes når vilkårene i 4-2 (konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring) og 4-3 (konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring) er oppfylt. 4-2. Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring Oppdragsgiver kan benytte konkurranse med forhandling ved tildeling av kontrakter etter å ha offentliggjort en kunngjøring i henhold til 6-2 (kunngjøring av konkurranse), jf. 6-4 (fremgangsmåten ved kunngjøringer) i følgende tilfeller: a. når tilbudene i en forutgående åpen eller begrenset anbudskonkurranse er ukorrekte, eller dersom tilbudene er uakseptable i henhold til krav fastsatt i samsvar med 5-5 (kvalifikasjonskrav) til 5-16 (HMS-egenerklæring), 8-2 (fremgangsmåte ved valg av leverandører og tildeling av kontrakter), 8-4 (rett til deltakelse i åpen og begrenset anbudskonkurranse), 8-6 (avvik fra konkurransegrunnlaget og alternative løsninger) eller 10-2 (kriterier for valg av tilbud), forutsatt at det ikke foretas vesentlige endringer i de opprinnelige kontraktsvilkår. b. i særlige tilfeller hvor tjenestens eller bygge- og anleggskontraktens art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd. c. ved tjenestekontrakter hvor tjenestene som skal leveres er av en slik art at det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner at valg av det beste tilbudet kan skje etter reglene for åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Dette gjelder særlig på området intellektuelle tjenester og finansielle tjenester som definert i 2-4 (prioriterte tjenester) kategori 6. d. ved bygge- og anleggskontrakter hvor arbeidene skal utføres utelukkende til forsknings-, forsøkseller utviklingsformål, og ikke for å sikre lønnsomhet eller inntjening av forsknings- eller utviklingskostnader. 0 Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002). 4-3. Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring Oppdragsgiver kan benytte konkurranse med forhandling uten å kunngjøre på forhånd i følgende tilfeller: a. når tilbudene i en forutgående åpen eller begrenset anbudskonkurranse er ukorrekte, eller dersom tilbudene er uakseptable i henhold til krav fastsatt i samsvar med 5-5 (kvalifikasjonskrav) til 5-16 (HMS-egenerklæring), 8-2 (fremgangsmåte ved valg av leverandører og tildeling av kontrakter), 8-4 (rett til deltakelse i konkurransen), 8-6 (avvik fra konkurransegrunnlaget og alternative løsninger) eller 10-2 (kriterier for valg av tilbud), forutsatt at det ikke foretas vesentlige endringer i de opprinnelige kontraktsvilkår og alle foretak som oppfyller kravene for deltakelse i konkurransen og som i den forutgående konkurransen har avgitt tilbud i samsvar med anskaffelsesprosedyrens formelle krav, inviteres til å delta. b. dersom det i en forutgående åpen eller begrenset anbudskonkurranse ikke foreligger tilbud eller de tilbud som foreligger ikke er egnet, forutsatt at det ikke foretas vesentlige endringer i de opprinnelige kontraktsvilkårene og at det på anmodning oversendes en rapport til Moderniseringsdepartementet. c. dersom ytelsen av tekniske eller kunstneriske grunner eller for å beskytte en enerett, bare kan presteres av en bestemt leverandør. d. dersom det på grunn av særlige forhold som ikke skyldes oppdragsgiver og som oppdragsgiver ikke offentlige anskaffelser 22
kunne forutse, er umulig å overholde fristene fastsatt i denne forskrift. e. dersom varene i en varekontrakt skal produseres kun med sikte på forskning, eksperimentering, undersøkelse eller utvikling. Dette gjelder ikke ved produksjon i større mengder for å påvise varens kommersielle muligheter eller for å dekke forsknings- og utviklingsomkostninger. f. ved tilleggsleveranser i en varekontrakt fra den opprinnelige leverandør til delvis fornyelse av normale leveranser eller installasjoner, eller til utvidelse av allerede foretatte leveranser eller installasjoner, dersom skifte av leverandør vil pålegge oppdragsgiveren å anskaffe utstyr som er teknisk uforenlig med eksisterende utstyr, eller som skaper uforholdsmessig store tekniske vanskeligheter ved drift og vedlikehold. Varigheten for disse kontraktene og for nye varekontrakter må normalt ikke overstige tre år. g. ved tjenestekontrakter når den aktuelle kontrakt inngås etter en designkonkurranse, jf. 18-1 (designkonkurranse), og i samsvar med de regler som gjelder for denne skal tildeles vinneren eller en av vinnerne i konkurransen. I sistnevnte tilfelle skal alle vinnerne i konkurransen inviteres til å delta i forhandlingene. h. tilleggstjenester som ikke var med i det opprinnelige prosjektforslag eller i den opprinnelige kontrakten og tilleggsarbeider som ikke var med i den opprinnelige kunngjøring eller i den opprinnelige kontrakten, forutsatt at: 1. forhold oppdragsgiver ikke kunne forutse gjør det nødvendig å utføre tilleggstjenesten eller tilleggsarbeidet, 2. tilleggsarbeidene eller tilleggstjenestene tildeles samme leverandør, 3. den samlede verdi av kontrakter som inngås om tilleggsarbeider eller tilleggstjenester ikke overstiger 50 prosent av verdien av den opprinnelige kontrakt, og 4. tilleggstjenestene eller tilleggsarbeidene teknisk og økonomisk ikke kan skilles fra den opprinnelige kontrakt uten vesentlige ulemper for oppdragsgiver eller, dersom de kan skilles fra den opprinnelige kontrakt, likevel er strengt nødvendig for fullføring av denne. i. ved tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for nye arbeider som er en gjentakelse av lignende arbeider utført i forbindelse med en tidligere kontrakt inngått i samsvar med hovedregelen i 4-1 (tillatte anskaffelsesprosedyrer). Forutsetningen er at arbeidene er i samsvar med det prosjekt som dannet utgangspunktet for tildelingen av den første kontrakten. Muligheten for at denne fremgangsmåte kan bli brukt, skal angis første gang det innhentes tilbud for prosjektet. Mulige senere arbeider skal tas med i beregningen av anskaffelsens verdi i forhold til terskelverdiene i kapittel 2 (anvendelsesområde for de ulike bestemmelsene i forskriften). Fremgangsmåten kan bare anvendes inntil tre år etter at den opprinnelige kontrakt ble sluttet. 0 Endret ved forskrifter 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002), 14 okt 2004 nr. 1349. 5-5. Kvalifikasjonskrav (1) Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. (2) Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. (3) Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet. offentlige anskaffelser 23