Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser - Vedlikehold

Transkript

1 Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser - Vedlikehold Trondheim kommunerevisjon

2 FORORD I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser vedlikehold. Arbeidet med prosjektet har foregått i perioden februar 2007 til august Rådmannen har hatt rapporten til høring i perioden til Arbeidet er utført av Magnar Andersen, Aase B. Nerland, Stig Ove Kvalsund og Thomas Furunes (prosjektleder). Trondheim Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Thomas Furunes Forvaltningsrevisor Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 2 av 52

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD...2 INNHOLDSFORTEGNELSE...3 SAMMENDRAG...5 Metode...5 Gjennomgang av de gjennomførte anbudsutlysninger...5 Anskaffelser som ikke har vært kunngjort...6 Bruken av rammeavtaler...7 Internkontroll ved vedlikehold av boliger...8 Oppsummering INNLEDNING TRONDHEIM EIENDOM PROBLEMSTILLING OG VURDERINGSKRITERIER METODE RESULTATKAPITEL DRIFT OG VEDLIKEHOLD GJENNOMFØRES ANBUDSUTLYSNINGER I HENHOLD TIL REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER? Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige interne fullmakter? Er protokollføring i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? ANSKAFFELSER OVER SOM IKKE HAR VÆRT KUNNGJORT I DOFFIN-DATABASEN BRUKEN AV RAMMEAVTALER Rammeavtalene på håndverkstjenester Erfaringer med bruk av rammeavtalene Internkontroll ved vedlikehold på boliger Særlig om bruken av rammeavtaler med malerfirma REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON GJENNOMGANG AV DE GJENNOMFØRTE ANBUDSUTLYSNINGER ANSKAFFELSER SOM IKKE HAR VÆRT KUNNGJORT BRUKEN AV RAMMEAVTALER INTERNKONTROLL VED VEDLIKEHOLD AV BOLIGER...27 Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 3 av 52

4 5.5 OPPSUMMERING RÅDMANNENS SVAR REVISJONENS KOMMENTARER TIL RÅDMANNENS SVAR...34 VEDLEGG...35 Vedlegg 1: Utvalgte paragrafer fralov om offentlige anskaffelser av nr Vedlegg 2: Utvalgte paragrafer fra Forskrift om offentlige anskaffelser av Vedlegg 3: Betenkning fra advokat Robert Myhre...46 Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 4 av 52

5 SAMMENDRAG Problemstillingen for revisjonens undersøkelse har vært om Trondheim eiendom følger reglene om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer når man gjennomfører vedlikehold av bygningsmassen. Revisjonen har valgt følgende revisjonskriterier for vår undersøkelse: 1. gjennomføres anbudskonkurranser i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 2. gjennomføres de øvrige anskaffelser i tråd med interne retningslinjer? For revisjonskriterie 1 deler revisjonen inn i følgende underrevisjonskriterier: - Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? - Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket? - Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? - Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? - Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige fullmakter? - Er protokollføring i henhold til regelverket? Metode Revisjonen har basert sin undersøkelse på intervjuer med ansatte og gjennomgang av tilgjengelig dokumentasjon fra Trondheim eiendom. I tillegg har revisjonen gjennomgått aktuelle deler av regnskapet. Revisjonen har hatt et samarbeid med rådmannen og Trondheim eiendom i forbindelse med gjennomgangen av interkontrollsystemet. Videre har revisjonen innhentet en betenkning om tolkningen av kommunens rammeavtaler fra advokat Robert Myhre. Gjennomgang av de gjennomførte anbudsutlysninger Revisjonens gjennomgang viser følgende om de 5 anskaffelser som har vært utlyst på anbud: - for alle fem anskaffelser har benyttet anskaffelsesprosedyre vært i henhold til regelverket - alle fem anskaffelser har vært kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser - for en anskaffelse er det ikke dokumentert hvilke vurderinger som er gjort i forhold til de oppstilte kvalifikasjonskrav - for en anskaffelse er det ikke dokumentert hvilke vurderinger som er gjort i forhold til de oppstilte revisjonskriterier - i tre tilfeller har personer uten tilstrekkelige fullmakter undertegnet avtaler med eksterne firma - det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll for tre anskaffelser Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 5 av 52

6 Etter revisjonens mening er det viktig at man i forbindelse med en anskaffelse sørger for at den nødvendige dokumentasjon av de vurderinger som gjøres og at det fylles ut en protokoll for anskaffelsen. Videre er det etter revisjonens mening viktig å sørge for at prosedyrer for underskriving og oppbevaring av avtaler er på plass og fungerer slik som forutsatt. Anskaffelser som ikke har vært kunngjort Revisjonens gjennomgang viser at man i Trondheim eiendom er av den oppfatning at en anskaffelse som overstiger ,- kroner eks mva skal legges ut på offentlig anbud. For anskaffelser under dette beløpet skal man benytte rammeavtalene. Grensen på ,- er lik den nasjonale grensen for direkte anskaffelser, jfr kapitel Av konkurransegrunnlaget for rammeavtalene settes imidlertid en grense på ,- kroner eks mva. Dette var grensen for direkte anskaffelse på det tidspunkt hvor rammeavtalene ble inngått. Rammeavtalene har ingen henvisning til at grensen som ligger der skal justeres men Trondheim eiendom har internt justert grensen for bruk av rammeavtalene i henhold til justeringen av den nasjonale grensen for direkte anskaffelse. Revisjonen har fått dette spørsmålet vurdert av advokat Robert Myhre. I følge han kan man ikke foreta en slik justering av beløpsgrensen i rammeavtalen. Revisjonens gjennomgang har vist at det i en del tilfeller har vært gjennomført anskaffelser som har oversteget ,- kroner, uten at disse anskaffelsene har vært ute på anbud. Fremgangsmåten mellom de forskjellige anskaffelsene varierer. For noen anskaffelser er det innhentet tilbud. Det vises her til utskifting av heis på Brundalen sykehjem og utskifting av tak på Dalgård idrettsanlegg. Videre er en anskaffelser gjennomført ved at oppdragene er tildelt til de aktuelle firma direkte uten noen forutgående konkurranse. Dette gjelder arbeidene på Kongens gate 7. Når det gjelder arbeidene på Selsbakk skole burde opsjonene som ble gjort gjeldende i 2006 vært konkurranseutsatt, da dette ville gitt leverandører med ledig kapasitet mulighet for å konkurrere. Revisjonen er av den oppfatning at alle disse anskaffelsene på grunn av sin størrelse burde vært kunngjort på DOFFIN-databasen. Etter revisjonens mening er det betenkelig at så mange av anskaffelsene som overstiger grensen på ,- kroner ikke har vært ute på anbud. Undersøkelsen viser at 4 av 9 anskaffelser over grensen ikke har vært ute på anbud. Gjennomføringen av de øvrige anskaffelser over ,- kroner varierer fra anskaffelse til anskaffelse. Etter revisjonens mening er det uheldig at man i slike tilfeller ikke følger reglene. I den utstrekning anskaffelsen gjennomføres ved tilbudsinnhenting fra flere aktører i markedet, vil prisen som kommunen oppnår ved anskaffelsen nok være konkurransedyktig. En slik fremgangsmåte vil imidlertid ikke ivareta hensynene til andre leverandører i markedet som vil ha interesse av å delta i konkurransen. Når det gjelder arbeidene på Nidarvoll og Nypantunet sykehjem, ble disse vurdert til å komme under beløpsgrensen på ,- eks mva. Det som er avgjørende i slike tilfeller er at man på forhånd gjør en forsvarlig vurdering av hva anskaffelsen vil koste. Revisjonen kan ikke se at det er gjort feil i dette tilfellet, selv om anskaffelsen for Nidarvoll sykehjem til slutt oversteg kroner ,- eks mva. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 6 av 52

7 Bruken av rammeavtaler I utlysningen i DOFFIN var ikke opsjonsperiodene på år lagt inn, kun en avtaleperiode fra til Dette betyr at opsjonsperioden ikke er kunngjort. Dette betyr at bruken av rammeavtalene i perioden til dags dato har skjedd som ulovlige direkte anskaffelser. Det vises her til betenkning fra advokat Myhre. Etter revisjonens mening er det uheldig at Trondheim kommune har gjennomført betydelige anskaffelser via rammeavtaler som prinsipielt ikke er gyldige. Selv om rammeavtalene prinsipielt ikke er gyldige, har partene og Trondheim eiendom forholdt seg til disse som om de var gyldige. Revisjonen vil derfor komme med kommentarer til bruken og tolkningen av disse rammeavtalene. Advokat Myhre har i sin betenkning kommet frem til at rammeavtalene dekker alle anskaffelser under kroner ,- eks mva, da dette beløpet er det som sto i utlysningsteksten. Under sterk tvil har han kommet til at rammeavtalene gir oppdragsgiver en vurderingsfrihet mht om man vil benytte rammeavtalen eller om det er hensiktsmessig med ny konkurranse for anskaffelser mellom kroner ,- eks mva og kroner ,- eks mva. Som tidligere nevnt har Trondheim eiendom i sin bruk forhøyet grensen fra kroner ,- eks mva til kroner ,- eks mva. Dette vil etter revisjonens vurdering si at Trondheim eiendom i sin bruk av rammeavtalene skulle ha behandlet rammeavtalene som bindende for begge parter for anskaffelser opp til kroner ,- eks mva. Revisjonens undersøkelse viser en manglende lojalitet i forhold til dagens rammeavtaler, både fra Trondheim eiendom og fra firmaene som man har rammeavtaler med. Firmaene sier nei til oppdrag fra kommunen, til tross for at de i henhold til avtalen har en klar plikt til å stille opp, og dette godtas av Trondheim eiendom. Dette har etter revisjonens mening sin bakgrunn i en svakhet ved de gjeldende rammeavtaler, nemlig at det i avtalene ikke foreligger noen bestemmelser i forhold til når et firma skal være ferdig med et oppdrag for kommunen. Videre foreligger det ikke noen sanksjonsmuligheter i forhold til et firma som sier nei til oppdrag for kommunen. Et annet forhold som etter revisjonens mening bør tas inn i de nye rammeavtalene, er at dersom et firma på rammeavtalene i forbindelse med et oppdrag må innhente tjenester fra en annen håndverksgruppe, skal dette skje fra firma som kommunen har en rammeavtale med. Dette for å sikre seg at kommunen har kontroll over kostnadene i slike tilfeller. Etter revisjonens mening er det viktig at man i arbeidet med nye rammeavtaler sørger for å rette opp disse svakheter. Når disse svakheter er rettet opp, er det viktig at man ovenfor de firma med rammeavtaler følger opp de krav som stilles i avtalene. Firmaenes etterlevelse av rammeavtalene med kommunen kan etter revisjonens mening ikke være avhengig av om de anser rammeavtalene som lønnsomme eller ikke på det aktuelle tidspunkt. Revisjonens undersøkelse har vist at man også fra Trondheim eiendom sin side har manglende lojalitet i forhold til å holde seg til rammeavtalene. I flere tilfeller er det innhentet pristilbud på områder hvor man har rammeavtaler. Det varierer i hvilken grad man henvender seg til firma på rammeavtalene eller om man også går utenfor rammeavtalene. Etter revisjonens mening er dette i strid med veileder om offentlige anskaffelser for Trondheim kommune. Det er viktig at man Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 7 av 52

8 forholder seg til de eksterne rammeavtaler slik de foreligger. Når det gjelder innhenting av tilbud på utvendig maling av boliger, er det her snakk om en stor samlet anskaffelse av samme type tjeneste. Det kan derfor stilles spørsmål om ikke disse anskaffelsene burde ha blitt vurdert samlet og dermed på grunn av sin størrelse blitt lagt ut på DOFFIN. Revisjonens undersøkelse viser at det ikke finnes noe system for å dokumentere at man kontakter firmaene på rammeavtalene i den rekkefølge som er angitt. Ved gjennomgangen av kommunens regnskaper i forhold til malerfirmaene som man har rammeavtale med, viser det seg at nr 2 på listen har over 50 % av omsetningen de siste tre år. Manglende system for registrering av kontakt med firmaene gjør det vanskelig for revisjonen å si noe om i hvilken grad Trondheim eiendom har fulgt riktig fremgangsmåte for bruk av rammeavtalene. Revisjonen merker seg at Trondheim eiendom har benyttet seg av en rekke firma utenfor rammeavtalene. Det firmaet som er brukt mest har en omsetning på over 1 millioner kroner i 2006, dette er mer enn firma nr 5, 6 og 7 på rammeavtalene. Etter revisjonens mening skal man benytte seg av de foreliggende rammeavtaler ved alle innkjøp der man har rammeavtaler. Under undersøkelsen har revisjonen lagt merke til at man ved Trondheim eiendom ikke har hatt noe bevisst forhold til bruken av art/kontotekst. Dette gir seg utslag i at det er vanskelig å få en samlet oversikt over hvor mye penger som brukes på de forskjellige håndverksfagene. Etter revisjonens mening bør Trondheim eiendom vurdere om man skal innskjerpe bruken av art/kontotekst. Internkontroll ved vedlikehold av boliger Trondheim eiendom har prosjektoppfølgingsverktøyet I-drift. Undersøkelsen har vist at I-drift i manglende grad blir oppdatert i forhold til brukte timer og kostnader. Dette medfører en manglende oversikt over løpende kostnader knyttet til hvert enkelt prosjekt. Revisjonens undersøkelse har videre avdekket manglende dokumentasjon når man avtaler endringer i forhold til opprinnelig arbeidsordre. Når dette ikke dokumenteres vil dette vanskeliggjøre senere kontroll og oppfølging av fakturaer fra eksterne firma. En slik svakhet vil etter revisjonens mening øke risikoen for feilutbetalinger fra kommunen. Etter revisjonens mening er det uheldig at man i enkelte tilfeller i prosessen rundt vedlikehold av boliger har sendt med kommunens kostnadsoverslag til eksterne firma. Dette åpner for muligheten for strategisk prising fra de aktuelle firma. Revisjonen mener det er grunn til å stille spørsmål ved om Trondheim eiendom har hatt tilstrekkelig oversikt over hvilke kostnader som skal ligge inne i timeprisen i henhold til rammeavtalen. Dette har gitt seg utslag i at et firma har fakturert betydelige summer i tillegg til vanlige timepriser. Etter revisjonens mening kan det stilles spørsmål ved hvilken kontroll disse fakturaene er blitt underlagt ved utbetaling. Manglende oversikt over vilkårene ved rammeavtalene vil vanskeliggjøre kontroll av fakturaer i forhold til alle firma på rammeavtalene, ikke bare dette enkelte firmaet. Firmaet sier at dersom disse kostnadene skulle vært inne i timeprisen, ville dette medført at timeprisen hadde vært høyere. Revisjonen vil her bemerke at Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 8 av 52

9 dersom firmaets timepris hadde vært høyere, er det ikke sikkert at firmaet ville ha blitt tildelt noen rammeavtale, eventuelt at rangeringen i forhold til rammeavtalen ville blitt endret. Vår gjennomgang viser at enhetens interne kontrollsystem ikke fungerer tilfredsstillende. Revisjonen har imidlertid registrert at et tilfelle hvor et firma har overfakturert kommunen er blitt oppdaget av enheten selv. Oppsummering Etter revisjonens mening har denne undersøkelsen avdekket en rekke svakheter i forhold til gjennomføringen av anskaffelser ved vedlikeholdet av kommunens bygninger. Totalt har revisjonen sett på 9 anskaffelser med en verdi over ,- som er grensen for når en anskaffelse skal kunngjøres i DOFFIN-databasen. Revisjonens undersøkelse viser at 5 anskaffelser er kunngjort i henhold til forskriftens krav. Når det gjelder gjennomføringen av disse 5 anskaffelser som har vært kunngjort, er det etter revisjonens mening mangler i forhold til dokumentasjon av de vurderinger som gjøres og etterlevelse av de rutiner som gjelder for underskriving av avtaler. Revisjonen mener at det er betenkelig at så mange som 4 av 9 anskaffelser over ,- kroner ikke har vært ut på anbud i henhold til regelverket. Trondheim eiendom bør sørge for at alle anskaffelser over grensen bør legges ut på anbud. Etter revisjonens mening er det uheldig at Trondheim kommune har gjennomført betydelige anskaffelser via rammeavtaler som prinsipielt ikke er gyldige. Etter revisjonens mening må Trondheim eiendom forholde seg til rammeavtalene slik de foreligger. Dette betyr at man ikke skal gjennomføre tilbudsinnhenting eller benytte seg av firma utenfor rammeavtalene. Revisjonen mener at Trondheim eiendom i forbindelse med arbeidet med nye rammeavtaler tar tak i de svakheter som er avdekket ved gjeldende avtaler, blant annet i forhold til problemet med at firma ikke stiller opp etter avtalene og at det ikke foreligger bestemmelser om sluttføring av oppdrag. Videre bør det etter revisjonens mening innføres et system for å dokumentere at firmaene på rammeavtalene kontaktes i den rekkefølge som rammeavtalene tilsier. Videre har revisjonens undersøkelse avdekket svakheter i kommunens internkontroll i forhold til rammeavtalene. Revisjonens undersøkelse har særlig hatt fokus på bruken av rammeavtaler i forhold til malertjenester. Undersøkelsen har avdekket manglende dokumentasjon av endringer i forhold til opprinnelig arbeidsordre, manglende kjennskap til vilkårene i rammeavtalene med de følger dette får for kontrollen av fakturaer. Revisjonen ser alvorlig på de avdekte svakheter og vil følge dette opp i den løpende regnskapsrevisjon. Revisjonen merker seg at rådmannen synes rapporten gir verdifulle innspill til arbeidet med å forbedre oppfølging og utvikling av gode rutiner og kontrollhandlinger. Vi er tilfreds med at de svakheter som rapporten påviser tas tak i, og at området vil få økt lederfokus og interne revisjoner. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 9 av 52

10 1 INNLEDNING Lov om offentlige anskaffelser trådte i kraft 1. juli Formålet (lovens 1) med loven er at den skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Loven skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet når offentlige midler anvendes til innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter. Lovens 5 omhandler grunnleggende krav til oppdragsgiver. Her fremgår det at oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Videre skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver kan ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Etter at loven trådte i kraft har det vært stor fokus på offentlige instansers gjennomføring av anskaffelser, blant annet relatert til etikk og korrupsjon. I flere kommuner og kommunale selskaper er det avslørt brudd på reglene om offentlige anskaffelser. Dette har medført at KRD 1 har satt i gang et prosjekt for å tilrettelegge for høy etisk standard i kommunesektoren. Dette prosjektet kalles for Forum for etikk i kommunesektoren. Som et ledd i dette arbeidet har KRD satt ned en arbeidsgruppe som skal foreta en kartlegging av regelverk av betydning for etiske forhold i kommunene. Et av de regelverk som arbeidsgruppen skal se på er regelverket om offentlige anskaffelser. Norges Kommunerevisorforbund fremhever i et brev datert 3. november 2006 til Kommunal- og regionaldepartementet i forbindelse med arbeidet med forum for etikk følgende om kommunale anskaffelser: Etter vår oppfatning vil anskaffelser i samsvar med bestemmelsene i stor grad redusere risikoen for korrupsjon og andre misligheter. Dette er svært viktig og har en verdi i seg selv. Som en følge av det fokuset som er satt på temaet om offentlige anskaffelser, bestilte Kontrollkomiteen i Trondheim kommune i møte 1. juni 2006 et forvaltningsrevisjonsprosjekt med dette som tema. Undersøkelsen er delt i to deler. Denne delen av undersøkelsen omhandler Trondheim eiendoms kjøp av tjenester i forbindelse med vedlikehold av bygningsmassen, herunder bruken av rammeavtaler. Den andre delen av undersøkelsen rettet seg mot kjøp av bygge- og anleggstjenester i forbindelse med investeringer i bygningsmassen. 1 Kommunal- og regionaldepartementet Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 10 av 52

11 1.1 Trondheim eiendom 2 Trondheim eiendom og Trondheim byggservice ble slått sammen til en enhet. Enheten omfatter cirka 535 ansatte. Trondheim eiendom er eier, forvalter og drifter av alle kommunale bygg. I dette ligger også at Trondheim eiendom utøver kommunens byggherrerolle. Det investeres årlig mellom 500 og 700 millioner kroner i nybygg, rehabilitering og ombygginger. Byggherrerollen utføres i nær samarbeid med rådmannen/kommunaldirektøren for de ulike tjenesteområdene. Målet er på best mulig måte å imøtekomme behovet for funksjonelle og brukereffektive areal i forhold til brukernes behov. I tillegg kommer vedlikehold av bygningsmassen i Trondheim kommune. I henhold til vedlikeholdsplan for 2006 til 2009 har Trondheim eiendom ansvaret for vedlikehold av en samlet eiendomsmasse på kvadratmeter, fordelt på følgende byggkategorier: Skolebygg Sykehjem Administrasjonsbygg Idrettsanlegg Barnehager Boliger Kulturbygg Andre bygg kvm kvm kvm kvm kvm kvm kvm kvm Tallene inkluderer ca kvm borettslagsleiligheter. Vedlikeholdsbudsjettet for denne eiendomsmassen var for 2006 på cirka 95 millioner kroner. I følge vedlikeholdsplan for 2006 til 2009 var det i 2006 for første gang ikke avvik mellom budsjett og anbefalt nivå på vedlikeholdet av eiendomsmassen. 2 Informasjonen om Trondheim eiendom er hentet fra økonomiplan og Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 11 av 52

12 2 PROBLEMSTILLING OG VURDERINGSKRITERIER Revisjonen har følgende problemstilling for sin undersøkelse: Følger Trondheim eiendom reglene om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer når man gjennomfører vedlikehold av bygningsmassen? Trondheim eiendom har utviklet et eget kvalitetssystem for sin virksomhet. I følge dette kvalitetssystem skal anskaffelser gjennomføres i samsvar med Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune og gjeldende offentlige forskrifter. I veilederen gjengis de krav som stilles i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonen utleder derfor sine revisjonskritierer på bakgrunn av kommunens veileder og lov om offentlige anskaffelser slik den gjaldt før Lov om offentlige anskaffelser ble vedtatt 16 juli 1999 og sist endret 25 juli Formålet med loven er i følge dens 1 å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Loven gjelder anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som foretas av kommuner i Norge. 3 Med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser er det gitt en forskrift av 15 juni 2001 om offentlige anskaffelser. Næring- og handelsdepartementet har i tillegg laget en veileder til forskriften om offentlige anskaffelser. Fra har en ny forskrift om offentlige anskaffelser trådt i kraft. I følge Veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser i Trondheim kommune (november 2004) skal man dersom man skal gå til anskaffelse av et produkt eller en tjeneste, først vurdere behovet for anskaffelsen. Deretter skal man, uavhengig av beløpets størrelse, avklare om Trondheim kommune har en rammeavtale som dekker den aktuelle anskaffelsen. Dersom man ikke har noen rammeavtale, skal man benytte seg av den anskaffelsesprosedyre som anskaffelsens størrelse tilsier. I følge kommunens retningslinjer skal man innhente tilbud fra tre eller flere leverandører dersom anskaffelsen er i størrelsesorden mellom ,- kroner og ,- kroner eks mva. Dersom anskaffelsen er mellom ,- kroner og ,- kroner eks mva skal et tilstrekkelig antall tilbydere forespørres slik at en oppnår reell konkurranse. På bakgrunn av dette velger revisjonen følgende revisjonskriterier for sin undersøkelse: 1. gjennomføres anbudskonkurranser i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? 2. gjennomføres de øvrige anskaffelser i tråd med interne retningslinjer? 3 Se lov om offentlige anskaffelser 3. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 12 av 52

13 For revisjonskriterie 1 deler revisjonen inn i følgende underrevisjonskritierier: Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket? Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige fullmakter? Er protokollføring i henhold til regelverket? I resultatkapitelet er det kort redegjort for de regler som gjelder i forhold til det enkelte revisjonskriterie. 3 METODE Revisjonen har basert sin undersøkelse på intervjuer med ansatte hos Trondheim eiendom og gjennomgang av tilgjengelig dokumentasjon fra Trondheim eiendom. Til sammen er det gjennomført ni intervjuer. Referat fra intervjuene er verifisert av de intervjuede. Revisjonen har også gjennomgått aktuelle deler av regnskapet til Trondheim eiendom. Revisjonen har også hatt et samarbeid med rådmannen og Trondheim eiendom i forbindelse med gjennomgangen av internkontrollsystemet, jfr kapitel 4.3. Revisjonen har også innhentet en betenkning om tolkningen av kommunens rammeavtaler fra advokat Robert Myhre. Denne ligger ved rapporten som vedlegg 3. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 13 av 52

14 4 RESULTATKAPITEL DRIFT OG VEDLIKEHOLD Resultatkapitelet er delt inn i tre deler. I kapitel 4.1 gjennomgås de anskaffelser som har vært kunngjort på DOFFIN-databasen, mens det i kapitel 4.2 gjennomgås de anskaffelser som ikke har vært kunngjort. I kapitel 4.3 sees det nærmere på kommunens rammeavtaler på håndverkstjenester og internkontrollen knyttet til bruken av disse. Revisjonens vurderinger og konklusjoner i forhold til de funn som presenteres i kapitel 5. Totalt er det i anskaffelser som er over ,- kroner. 5 av disse har vært ute på anbud og vil bli behandlet i kapitel 4.1, mens de resterende vil bli gjennomgått i kapitel Gjennomføres anbudsutlysninger i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? De 5 anskaffelser som har vært ute på anbud er: Bispehaugen skole Berg skole Gamle Oslovei 2 Båhusgate/Gyldesløvesgate/Haldensgate Tonstadgrenda Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Regelverket om offentlige anskaffelser skiller mellom anskaffelser over EU-terskelverdiene og anskaffelser under EU-terskelverdiene 4. Dersom anskaffelsen er over EU-terskelverdiene, kan man benytte åpen 5 eller begrenset 6 anbudskonkurranse. For 2006 er EU-terskelverdiene for bygge- og anleggsanskaffelser satt til ,- kroner. For 2006 var den nasjonale terskelverdien satt til ,- kroner. Tidligere var den nasjonale terskelverdien på ,- kroner. Er anskaffelsen under EU-terskelverdiene kan man i tillegg benytte konkurranse med forhandling 7. Dersom anskaffelsen er under den nasjonale terskelverdien på ,- kroner, kan man gå til direkte anskaffelse. 4 Se forskrift om offentlige anskaffelser 4-1 til 4-3 og 11-1 til Anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 6 Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 7 Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 14 av 52

15 Tabellmessig oversikt over beløpsgrenser og mulige anskaffelsesmåter Beløpsgrense 2006 Mulige anskaffelsesformer ,- og over Åpen eller begrenset anbudskonkurranse ,- til ,- Åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Under ,- kroner Direkte anskaffelse Resultater Revisjonens gjennomgang viser at man i de fem gjennomgåtte anskaffelser har benyttet åpen anskaffelsesprosedyre Er konkurranse kunngjort i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Forskriften om offentlige anskaffelser krever at alle anskaffelser både over og under terskelverdiene skal kunngjøres 8, med mindre det gjøres en direkte anskaffelse. For anskaffelser over terskelverdiene er det krav om kunngjøring i EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp, TED-databasen/Official Journal of the European Communities. For anskaffelser under terskelverdiene er det krav om nasjonal kunngjøring i DOFFIN-databasen. Resultater Alle de fem anskaffelser som revisjonen har gjennomgått er under grensen for krav om kunngjøring av offentlige innkjøp i TED-databasen/Official Journal of Europen Communities. Alle anskaffelsene er kunngjort i DOFFIN-databasen Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser Regelverket om offentlige anskaffelser skiller mellom krav som kan settes for at leverandørene skal kunne delta i konkurransen (kvalifikasjonskrav) og hvilke kriterier man skal legge vekt på når man skal bestemme hvem som vinner konkurransen (tildelingskriteriene). Krav for å delta i konkurransen skal sikre at leverandørene har de nødvendige forutsetningene for å kunne oppfylle kontrakten. I følge regelverket skal oppdragsgiver alltid stille krav om skatteattest og HMS-erklæring 9. Dersom dette ikke dokumenteres, skal tilbudet avvises. 8 Se forskrift om offentlige anskaffelser 6-2 og Se forskrift om offentlige anskaffelser 5-15, 5-16, 12-9 og Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 15 av 52

16 Regelverket åpner for at oppdragsgiver kan stille krav blant annet til leverandørenes: organisering finansielle og økonomiske stilling tekniske kvalifikasjoner vandel Hvor strenge krav som skal settes er det oppdragsgiver selv som avgjør, så lenge kravene ikke er nasjonalt diskriminerende eller til hinder for grenseoverskridende handel. Oppdragsgiver avgjør om det skal kreves bevis for at leverandørene tilfredsstiller kravene. Hovedtrekkene vedrørende krav til leverandørenes kvalifikasjoner og krav som stilles om dokumentasjon av at kravene er oppfylt, skal angis i kunngjøringen 10. Dersom leverandøren ikke sender inn den dokumentasjon som det stilles krav om i kunngjøringen, kan oppdragsgiver avvise leverandøren 11. Utgangspunktet er at det ligger under oppdragsgivers skjønn å avgjøre om en leverandør skal avvises etter disse reglene. Oppdragsgivers skjønn må imidlertid ikke være usaklig, vilkårlig eller i strid med de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven 5 og anskaffelsesforskriften 3-1. I følge lov om offentlige anskaffelser 5 om grunnleggende krav til anskaffelsesprosessen, skal oppdragsgiver sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktlighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Resultater Revisjonen har mottatt dokumentasjon som viser at aktuelle leverandører har sendt inn den forespurte kvalifikasjonsdokumentasjon i 4 av de 5 gjennomgåtte leveransene. For en anskaffelse er det ikke dokumentert hvilke vurderinger som er gjort i forhold til de oppstilte kvalifikasjonskrav Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Tildeling av en anskaffelse skal gjøres på grunnlag av kriterier fastlagt i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Tildelingen av anskaffelsen skal baseres på laveste pris eller hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig 12. Hvilket alternativ som gjelder for anskaffelsen skal tilkjennegis i konkurransegrunnlaget eller i utlysningen. Dersom kommunen velger å tildele kontrakten etter en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, må alle kriterier som skal inngå i en slik samlet vurdering være opplistet i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Kriteriene kan ikke endres senere i prosessen. Kriteriene må kunne relateres til hva som er økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver. 10 Se forskrift om offentlige anskaffelser 5-5, 5-6, 12-5 og Forskrift om offentlige anskaffelser 8-12 (2) bokstav g 12 Se forskrift om offentlige anskaffelser 10-2 og Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 16 av 52

17 Det er viktig at kunngjøringen og konkurransegrunnlaget samlet inneholder alle relevante kriterier for utvelgelse av leverandør og tildeling av kontrakt. Dette ivaretar kravene til gjennomsiktighet og forutsigbarhet i anskaffelsesprosessen. I tillegg kommer likebehandlingsprinsippet, som sier at alle tilbud skal behandles likt i forhold til de valgte tildelingskriteriene. Resultater Revisjonens gjennomgang viser at bruken av tildelingskriterier er i henhold til regelverket i 4 av de 5 anskaffelser som revisjonen har undersøkt. I en anskaffelse er det ikke dokumentert hvilke vurderinger som er gjort i forhold til de oppstilte tildelingskriterier Er konkurranse avgjort av person med tilstrekkelige interne fullmakter? I følge fullmaktsmatrise for Trondheim eiendom har vedlikeholdsplanleggerne fullmakt til å binde kommunen for inntil ,- kroner. Denne grensen gjelder ikke ved bestilling via rammeavtalene. Lederne for FDV-gruppene 13 har fullmakt til å binde kommunen for inntil kroner. Dersom det er snakk om beløp over denne størrelsesorden skal avtale undertegnes av direktør ved Trondheim eiendom eller dennes stedfortreder. Resultater Revisjonens gjennomgang viser at i en anskaffelse er avtale undertegnet av direktør for Trondheim eiendom og i et tilfelle av dennes stedfortreder. I to anskaffelser er avtalene undertegnet av den ansvarlige vedlikeholdsplanlegger eller av en driftsingeniør. Anskaffelsen underskrevet av vedlikeholdsplanleggeren har en størrelse på ,50 kroner inkl. merverdiavgift. Den andre anskaffelsen er undertegnet av en driftsingeniør på Trondheim eiendom og har en størrelse på ,20. For en anskaffelse ble det på revisjonstidspunktet ikke fremskaffet noen avtale fra Trondheim eiendom. I ettertid har revisjonen fått oversendt to av tre avtaler for denne anskaffelsen. Kontraktene er underskrevet av den ansvarlige vedlikeholdsplanlegger og har en størrelse på henholdsvis ,- og ,50 inklusive merverdiavgift Er protokollføring i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser? Reglene om protokollføring finnes i forskriftens 8-1 og 15-1 for henholdsvis anskaffelser over terskelverdiene og anskaffelser under terskelverdiene. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette gir kontrollinstanser mulighet for å kontrollere at oppdragsgivers beslutninger er i tråd med det gjeldende regelverk. 13 FDV = Forvaltning, Drift, Vedlikehold Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 17 av 52

18 Protokollen skal minst inneholde følgende opplysninger: - oppdragsgivers navn og adresse og en beskrivelse av hva som skal anskaffes - navn på leverandører a) hvor forespørsel om å delta eller tilbudet med begrunnelse for avvisningen, b) som har restanser i henhold til skatte- og avgiftslovgivningen og som har fått delta i konkurransen med begrunnelse for avgjørelsen, c) som ble utvalgt til å delta i konkurransen og begrunnelsen for utvelgelsen, d) som ble tildelt kontrakt med angivelse av den andel av kontrakten som vil bli tildelt underleverandører dersom dette er kjent - begrunnelse for valg av tilbud med angivelse av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene Dersom det for anskaffelser over terskelverdiene er benyttet konkurranse med forhandling eller gjort bruk av hasteprosedyrer, skal protokollen også inneholde begrunnelse for dette. Resultater Revisjonens gjennomgang viser at regelverket om protokollføring er overholdt i 2 av de 5 undersøkte anskaffelser. For 3 av anskaffelsene foreligger det ikke noen anskaffelsesprotokoll. 4.2 Anskaffelser over som ikke har vært kunngjort i DOFFINdatabasen Revisjonen undersøkelse viser at det er foretatt en rekke anskaffelser som ikke har vært konkurranseutsatt eller kunngjort i henhold til reglene om offentlige anskaffelser. Det var i 2006 planlagt rehabiliteringsarbeider av baderom for beboerne på sykehjemmene Nidarvoll og Nypantunet. Begge disse var kostnadsberegnet til kroner ,- eks mva. Begge tiltakene er bestilt gjennom rammeavtalene. For Nypantunet sykehjem ble kostnadene for vedlikeholdsarbeidene kroner ,01 eks mva, mens kostnadene for Nidarvoll sykehjem ble kroner ,48 eks mva. I følge Trondheim eiendom er det på forhånd knyttet stor usikkerhet til kostnadene vedrørende rehabilitering av bad. Det kan være store og omfattende vann- og råteskader selv om fasaden på tidspunktet for kostnadsberegning kan se bra ut. I en del tilfeller blir det i stedet for utlysning innhentet tilbud fra firma i markedet. Dette skjedde i forbindelse med gjennomføringen av skifte av tak på Dalgård idrettsanlegg. Her er det innhentet tilbud fra tre aktuelle leverandører og den med billigst pris ble tildelt oppdraget. Videre ble det innhentet tilbud i forbindelse med skifting av heis på Brundalen sykehjem. I forbindelse med denne anskaffelsen ble det innhentet tilbud fra fire heisleverandører. Deretter ble det billigste tilbudet valgt. I 2004 ble det gjennomført en anbudskonkurranse som gjaldt ventilasjonsarbeider på Selsbakk skole. I konkurransen og påfølgende kontrakt lå det inne en del opsjoner som ikke ble bestilt i forbindelse med arbeidene i I 2006 ble det gjennomført arbeider som tok utgangspunkt i opsjonene og enhetsprisene fra den opprinnelige kontrakten i Det ble utarbeidet en egen Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 18 av 52

19 kontrakt for arbeidene i 2006, men i tilbudet som er vedlagt kontrakten for 2006 er det henvist til kontrakten fra I 2006 var det planlagt vedlikehold på Kongens gate 7. Dette prosjektet var i budsjettet beregnet til å koste ,- kroner. Bygget er et verneverdig bygg hvor det firmaet som skal gjøre jobben i følge ansvarlig vedlikeholdsplanlegger må ha godkjennelse av byantikvaren og i tillegg ha adgang til eget verksted. I følge vedlikeholdsplanlegger er det kun to firma i Trondheim som innehar disse to kvalifikasjoner. På tidspunkt for tildelelse av oppdraget var det kun det ene av disse firma som hadde kapasitet til å ta oppdraget. Man tildelte derfor oppdraget til dette firma direkte. Revisjonen har vært i kontakt med byantikvaren og fylkesantikvaren. I følge disse foreligger det ikke noe krav om godkjennelse av firma som skal jobbe på vernede bygninger på generelt grunnlag, men det kan stilles krav om dette i noen spesielle tilfeller. Det er ikke stilt spesielle krav i forhold til dette konkrete bygget. 4.3 Bruken av rammeavtaler Rammeavtalene på håndverkstjenester Trondheim eiendom har rammeavtaler for håndverkstjenester innen de fleste håndverksfag. Disse rammeavtalene er inngått på bakgrunn av en anbudskonkurranse gjennomført i Firmaene det er inngått rammeavtaler med er valgt ut på grunnlag av hvilke tilbud som var det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Dette ble valgt ut på bakgrunn av følgende kriterier: kvalitative kriterier leveringsevne og volum pris/rabatt i hvilken grad tilbudet samsvarer med konkurransegrunnlaget Firmaene innenfor hvert håndverksfag er rangert etter hvilke tilbud som er økonomisk mest fordelaktig for kommunen. Ved bruk av rammeavtalene skal man først ta kontakt med det firma som står øverst på listen. Dersom dette firma ikke har mulighet til å ta oppdraget, skal man ta kontakt med neste firma på listen og slik fortsette nedover på listen. I følge konkurransegrunnlaget for rammeavtalene er disse beregnet til å gjelde håndverksarbeid med kostnadsramme inntil kroner ,- eks mva pr enkeltoppdrag og/eller som ikke egner seg til anbudsregning. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 19 av 52

20 Trondheim eiendom har rammeavtaler innen følgende håndverksfag: Maler- og byggtapetseringsarbeider Tømmer- og snekkerarbeider Elektroarbeider Rørleggerarbeider Mur, puss og flisarbeider Taktekking Kjøle- og fryseanlegg Blikkenslagerarbeider Ventilasjonsarbeider 7 firma 7 firma 7 firma 7 firma 5 firma 2 firma 2 firma 2 firma 5 firma I DOFFIN-databasen ble rammeavtalene utlyst med varighet av kontrakt fra til I konkurransegrunnlaget fremgår at Trondheim kommune v/trondheim eiendom ønsker å inngå avtale for en periode gjeldende fra til med opsjon på 1+1 år. Trondheim eiendom har benyttet seg av opsjonsmuligheten og forlenget rammeavtalene frem til Rammeavtalene innebærer en avtale om fast timepris på regningsarbeider, fast påslagsprosent på materialselvkost, fastpris på enkelte faste arbeider og påslagsprosent på bruk av underleverandører. I følge konkurransegrunnlaget skal entreprenørene ha kapasitet til å påta seg arbeider til enhver tid og må kunne tiltre arbeidet innenfor 1 dags varsel Erfaringer med bruk av rammeavtalene Fra ble grensen for direkte anskaffelser endret fra ,- kroner eks mva til ,- eks mva. Trondheim eiendom har etter dette gjort en tilsvarende endring i sin bruk av rammeavtalene. I følge Trondheim eiendom har det ikke vært innvendinger mot denne økningen. I følge vedlikeholdsplanleggerne er det problematisk å få de firma som omfattes av rammeavtalene til å stille opp i henhold til disse. Dette skyldes at det for tiden er stor aktivitet i byggebransjen i Trondheim og at rammeavtalene i slike tider ikke er særlige gunstige for de aktuelle firma. I rammeavtalene er det ikke noen form for sanksjoner ovenfor firmaene som ikke stiller opp. Trondheim eiendom aksepterer derfor at firma kan si nei til oppdrag for kommunen. Dette skaper problemer i forhold til oppdrag som har kort tidsfrist eller hvor arbeidet skal utføres i en viss periode på året, for eksempel i forhold til boliger og skoler. Kapasitetsproblemer hos firma som ligger inne i rammeavtalene fører også til at man i enkelte tilfeller henvender seg til firma som man ikke har noen rammeavtale med. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 20 av 52

21 Det foreligger ikke noe system hos Trondheim eiendom for å dokumentere at man faktisk kontakter det øverste firma på listen, slik man er pålagt. Videre fremkommer det at man i praksis ikke bestandig tar kontakt firma nr 1 på listen, for eksempel fordi man vet at dette firmaet ikke har kapasitet til å ta på seg oppdrag på dette tidspunkt. I rammeavtalene stilles det kun krav til når firmaene skal starte opp arbeidene. Det foreligger ikke noe krav om at man skal avtale noe sluttidspunkt for arbeidene. I følge vedlikeholdsplanleggerne betyr dette i en del tilfeller at de eksterne firma starter opp arbeidene innenfor tidsfristen men at det på grunn av kapasitetsproblemer hos firmaene tar lang tid før arbeidene ferdigstilles. Når man setter ut et oppdrag til et eksternt firma, får dette firmaet ofte ansvaret for hele oppussingen. Ofte er det malerfirma som får ansvaret på denne måten. Dersom det skulle bli behov for tjenester fra andre faggrupper, for eksempel snekkere, ordnes dette av det ansvarlige firma. Slik rammeavtalene foreligger i dag har Trondheim eiendom ingen kontroll på valg av eller kostnader med firma i slike tilfeller. Som det fremkommer ovenfor, er Trondheim eiendom av den oppfatning av man ved anskaffelser under ,- skal bruke rammeavtalene. Av intervjuene som er gjennomført, fremkommer det at en del vedlikeholdsplanleggere innhenter pristilbud når man skal gjennomføre en anskaffelse, selv om det foreligger en rammeavtale på det aktuelle området. Fremgangsmåten for innhenting av tilbud er noe forskjellig fra vedlikeholdsplanlegger til vedlikeholdsplanlegger. Noen innhenter priser fra tre forskjellige firma på rammeavtalene, mens andre også innhenter tilbud fra firma som er utenfor rammeavtalene. I 2006 ble det gjennomført tilbudsinnhenting i forhold til tilbud på utvendig maling av kommunale boliger. Dette gjaldt maling av til sammen 26 forskjellige vedlikeholdsobjekter. Man gikk her ut til samtlige malerfirma i Trondheim og ba om pris. Til sammen fikk man inn tilbud fra 16 forskjellige firma. Kontrakter ble tildelt 9 forskjellige firma. Av disse 9 firma var det 6 man ikke hadde rammeavtale med. Summen av disse anskaffelsene var ca 2,6 millioner kroner for Internkontroll ved vedlikehold på boliger Revisjonen har blant annet hatt fokus på hvordan internkontrollen i forbindelse med vedlikehold av kommunale boliger har fungert. Vedlikehold av boliger har i 2007 en budsjettramme på ca 35 millioner kroner. Av dette går ca 20 millioner til vedlikehold av kommunale boliger ved inn/utflytting. Prosedyren ved inn- og utflytting er at en vedlikeholdsplanlegger foretar en befaring av leiligheten ved utflytting. På bakgrunn av denne befaringen, lages det en arbeidsordre som beskriver hva som skal gjøres av vedlikehold. Denne arbeidsordren sendes videre til arbeidslederen for håndverksgruppa på Trondheim eiendom. Arbeidslederen foretar en prissetting av arbeidsordren samt foretar en vurdering av i hvilken grad dette skal gjennomføres av håndverksgruppen selv eller skal settes ut til eksterne firma. Kostnadsestimatet legges inn i kommunens prosjektoppfølgingsverktøy I-drift. Estimatet inneholder både egne timer og Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 21 av 52

22 kostnader knyttet til eksternt kjøp. Revisjonens undersøkelse har vist at I-drift i stor grad ikke er oppdatert for mottatte fakturer og for interne timer. Fakturagjennomgangen viser også flere tilfeller der kommunens interne kostnadsoverslag er oversendt eksterne firmaer i forbindelse med tildeling av oppdrag på rammeavtalen. I følge vedlikeholdsplanleggerne skjer det ofte at man i løpet av arbeidet med en leilighet oppdager vedlikeholdsbehov som ikke ble avdekket ved den opprinnelige befaringen, som for eksempel råteskader. Dersom det er et eksternt firma som har fått oppdraget, tar firmaet kontakt med en vedlikeholdsplanlegger for å høre hva man skal foreta seg. Det foreligger ikke noen rutine for å registrere eventuelle endringer i forhold til opprinnelig arbeidsordre, verken i I-drift eller andre steder. Undersøkelsen viser også ulik praksis i hva de ulike leverandørene har fakturert over rammeavtalen. Mens de fleste leverandørene har lagt til grunn rammeavtalen, har et firma over lengre tid fakturert en rekke tilleggskostnader som i utgangspunktet skal ligge inn i timeprisen. I følge firmaet har dette sin bakgrunn i en gammel muntlig avtale. Firmaet sier videre at dersom disse kostnadene skulle ha vært med i timeprisene, ville timeprisene vært høyere. Det er blitt avdekket av Trondheim eiendom at dette firmaet i flere tilfeller har overfakturert antall arbeidstimer og i et tilfelle antall kvadratmeter gulvbelegg. Overfaktureringen ble oppdaget av en merkantilt ansatt på Trondheim eiendom og er blitt delvis vedgått av firmaet. Videre er registreringen av utførte timer av de ansatte i dette firmaet av en slik karakter at det vanskeliggjør kontroll i ettertid. De timelister som er oversendt fra firmaet er fylt ut av daglig leder og ikke av den enkelte ansatte. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 22 av 52

23 4.3.4 Særlig om bruken av rammeavtaler med malerfirma Oversikt over firmaene som kommunen har rammeavtaler med og deres omsetning i forhold til kommunen. Tall er inklusive merverdiavgift. Rangering på rammeavtalene 2003* 2004* 2005* 2006 Totalt siste 4 år 1. Malermester Blakstad 2. Malermester Thomas Hesselberg 3. Talseth og Husby 4. Myklebust og Hvidsten AS 5. Malermester Tor Egil Hernes 6. Malermester Frode Røstum AS 7. Malermester Freddy Opheim AS Total * Tall fra Trondheim eiendom og Trondheim byggservice. Rammeavtalene trådte i kraft fra Revisjonens gjennomgang viser at firmaene på rammeavtalene fikk økt omsetning etter dette tidspunkt, mens firma som ikke var inne i forhold til rammeavtalene fikk minsket sin omsetning. Tabellen ovenfor viser at firmaet Malermester Thomas Hesselberg skiller seg ut i forhold til størrelsen på omsetningen mot kommunen. Hesselberg er rangert som nr 2 på rammeavtalen, men har i perioden hatt 2-3 ganger så mange oppdrag som det nr 1 på rammeavtalen har hatt. Hesselberg hadde også flest oppdrag før rammeavtalen ble inngått. I 2006 gikk 54,75 % av Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 23 av 52

24 kommunens kjøp i forhold til rammeavtalene for malertjenester til dette firmaet, mens tallet for perioden 2004 til 2006 var på 46,13 %. Revisjonen har imidlertid ved stikkprøvekontroll funnet ut at en rekke malerfirma har hatt oppdrag for Trondheim eiendom i Tabellen under viser eksempler på firmaer utenfor rammeavtalen for malere som har hatt leveranser til kommunen i Tallene er inklusive merverdiavgift. Navn på firma Omsetning ift kommunen 2006 Kommentarer AMG Malermester Gjelder tilbudsinnhenting på utvendig maling av kommunale boliger Malermester Sture Brækstad AS Malermester Kjell A Kjeldsberg Malermester Jan Arvid Kvam AS Ca ,- gjelder tilbudsinnhenting på utvendig maling. Resten er bestilte arbeider som en følge av at firmaene på rammeavtalene har takket nei (ikke skriftlig dokumentert) Gjelder tilbudsinnhenting på utvendig maling av kommunale boliger Gjelder tilbudsinnhenting på maling av vinduer/dører på Rostenhallen. Nidaros Malerservice AS Mester Team AS Bestilte arbeider som en følge av at firmaene på rammeavtalene har takket nei (ikke skriftlig dokumentert). Gjelder tilbudsinnhenting på utvendig maling av kommunale boliger Malerfirma Jomar Utnes AS Gjelder tilbudsinnhenting på utvendig maling av kommunale boliger Ved føringen av regnskapet er det ingen konsekvent bruk av art/kontotekst. Dette gjør det vanskelig for revisjonen å danne seg et bilde av i hvilken grad det gjøres anskaffelser utenfor rammeavtalene. Offentlige anskaffelser - vedlikehold Side 24 av 52