KOMMUNIKASJONSPLAN KOMMUNEREFORMPROSESSEN I SKAUN Vedtatt i kommunestyret 29.01.2015 ESA 14/2647
Innhold 1 Innledning... 3 2 Suksessfaktorer... 3 3 Målgrupper... 4 4 Mål... 4 5 Kommunikasjonsutfordringer... 5 6 Kommunikasjonskanaler... 5 7 Innholdsstrategier og formål... 6 8 Kommunikative tiltak... 7 9 Vedlegg... 8 9.1 Høring av innbyggerne... 8 9.2 Møteplan statusfasen... 10 2
1 Innledning Kommunereformen har som mål å legge til rette for at flere kommuner slår seg sammen til større og mer robuste kommuner. Færre og større kommuner skal gi bedre kapasitet til å ivareta og videreutvikle lovpålagte oppgaver, gi bedre muligheter til å utvikle bærekraftige og gode lokalsamfunn, samt ivareta viktige frivillige oppgaver. Generalistkommuneprinsippet er et utgangspunkt for reformen, og kommunestrukturen skal legge til rette for en enhetlig og oversiktlig forvaltning. I Skaun er prosessen med kommunereformen kommet i gang med etablering av en prosjektorganisasjon med tilhørende prosjektplan. Denne planen tar for seg fasen fra medio oktober 2014 og frem til utgangen av juni 2015. Vi har valgt å definere denne fasen for statusfasen, og målet i denne fasen er å avklare status og mulige geografiske retningsvalg for Skaun kommune. Kartlegging av nåsituasjonen både i egen kommune og i mulige samarbeidskommuner vil være essensielt for å skape et godt beslutningsgrunnlag for kommunestyret. I prosessen med kommunereform er kommunikasjon et viktig virkemiddel for å skape en god og involverende prosess med viktige aktører. Som overordnet prinsipp for arbeidet ligger Skaun kommunes visjon om å være aktiv og attraktiv, samt kommunens kommunikasjonsstrategi som sier at kommunens informasjon og kommunikasjon skal: Gi innsikt i og informasjon om Skaun kommune gjennom valgte kanaler Bidra til god dialog med, og aktiv medvirkning fra, kommunens innbyggere Sikre gode interne arbeidsprosesser og kunnskapsdeling mellom fagområdene Medvirke til at kommunen fremstår som samordnet og helhetlig 2 Suksessfaktorer I Norge er det gjennomført flere prosesser som gjelder endringer av kommunestruktur, og det er gjort ulike erfaringer i forhold til hvorvidt dette blir gode prosesser eller ikke. Følgende faktorer er trukket frem av blant andre Kompetansesenter for distriktsutvikling, i rapporten Kunnskap og erfaringer fra prosesser med kommunesammenslåing (2014): Klare mål og tydeliggjøring av hvilke konkrete utfordringer kommunen står overfor Politisk eierskap til prosessen Aktiv involvering av alle grupper av innbyggere, næringsliv og kommunalt ansatte Politisk engasjement i den forstand at politikerne har gått ut og flagget sine synspunkter Involvering gjennom sosiale medier, nettsider, folkemøter og medier Innbyggerne får kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer som blir endret ved en sammenslåing Et godt og balansert informasjonsopplegg som er målrettet mot målgruppene 3
3 Målgrupper Målgruppene for kommunikasjon knyttet til kommunereformprosessen er innbyggere i Skaun kommune, medarbeidere i kommuneorganisasjonen, næringsliv, frivillige lag og organisasjoner, politikere og andre kommuner. Det er naturlig å vurdere interessentene ut fra: Hvilke forventninger ligger hos de ulike? Hvem vil bli sterkt påvirket av det som skal skje? Hvem har felles mål? Hvem bør/må bidra inn i prosessen? Hvem kan og vil være med og bidra inn i prosessen? Hvem skal ha hvilke roller i prosessen? 4 Mål Arbeidet med kommunereformprosessen i Skaun skal være åpen og inkluderende og alle målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen. Målet skal nås ved følgende delmål: 1. Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig 2. Det skal legges tilrette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte kanaler 3. God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt 4
5 Kommunikasjonsutfordringer Formidle tilstrekkelig med fakta. Spørsmålet om kommunesammenslåing vil kunne vekke sterke følelser hos noen. Faktakunnskap må formidles på en forståelig måte, slik at innbyggerne kan gjøre seg opp en mening basert på disse og ikke kun på følelser og i verste fall feilinformasjon. Gjøre kompliserte utredninger forståelige. Utredninger kan være komplekse og vanskelig tilgjengelige. Sentrale utredninger og rapporter kan enkelt tilgjengeliggjøres ved å legge dem ut på kommunens nettside, men det vil også være viktig å formidle konklusjonene i disse på en enkel og engasjerende måte. Balanse. Skaun står i en situasjon hvor det er flere alternative kommuner å vurdere sammenslåing i forhold til. De tre nabokommunene er alle større enn Skaun, noe som kan medføre skjevhet i balansen både før, under og etter reformprosessen. Bevissthet knyttet til balanse vil være viktig i kommunikasjonen både innad og utad. Nå ut til kommunens innbyggere. Det er en utfordring å nå kommunens innbyggere med informasjon og for å skape engasjement og god dialog. Tradisjonelle folkemøter når bare en liten del av kommunens befolkning og lokalavisene dekker ikke hele kommunen. Dette er et område som må hensyntas spesielt i valg av kanaler. 6 Kommunikasjonskanaler Aktuelle kanaler for informasjon og medvirkning er: Kommunens hjemmeside Informasjonsskriv Folkemøter rette mot målgruppene Ledermøter/ansattemøter Sosiale medier Innbyggerundersøkelse Lokalmedia 5
7 Innholdsstrategier og formål Det er ikke nok å velge kanal, men det må også velges retning for hva slags innhold som skal skapes. Gjennom seks strategier kan man finne hvilken retning det bør satses på til ulike tidspunkt: 1. Råd 2. Oppdateringer 3. Bakgrunnsinformasjon 4. Analyser 5. Eksempler 6. Meninger Valg av innholdsstrategi er knyttet til hvilket formål man har med innholdet, om det er å overbevise, fortelle, forklare og/eller engasjere. Modellen under viser ulike kanaler som kan egne seg for de ulike formålene. 6
8 Kommunikative tiltak Hovedmål: Arbeidet med kommunereformprosessen i Skaun skal være åpen og inkluderende og alle målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen. Delmål: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig Tiltak Ansvar Kanal Formål Informasjon legges ut både som nyhet og under fast side Servicekontoret Skaun kommunes hjemmeside Fortelle Sentrale utredninger og rapporter legges ut med et kort sammendrag under nyheter Servicekontoret Skaun kommunes hjemmeside Forklare Infoskriv/flygeblad lages og sendes alle husstander før innbyggerundersøkelse gjennomføres Aktiv bruk av lokalmedia til formidling av nyheter for å nå målgruppene Prosjektleder Informasjonsskriv Fortelle/forklare Styringsgruppe Aviser/lokale Engasjere/forklare Mål: Det skal legges tilrette for god dialog med målgruppene i prosessen Tiltak Ansvar Kanal Formål Gjennomføre dialogmøter med nabokommuner Ordfører Møter Fortelle Gjennomføre målgrupperettede folkemøter Styringsgruppe Møter Forklare/engasjere Benytte sosiale medier som arena for meningsytring og dialog med innbyggerne Styringsgruppe (politikere) Sosiale medier som Facebook, Twitter Engasjere Bruke politisk aktivitet som kanal for debatt, dialog og folkelig engasjement Styringsgruppe (politikere) Møter og andre arenaer Engasjere Gjennomføre innbyggerundersøkelse om kommunereform Styringsgruppe Telefon Engasjere Mål: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt Tiltak Ansvar Kanal Formål Videreformidle informasjon til ansatte i kommunen Styringsgruppe (tillitsvalgte) Møter og andre arenaer Forklare/engasjere Formidle informasjon om reformen på intranett Servicekontoret Skaun kommunes intranettside Forklare Sette kommunereformen som tema for ledere og Rådmann/enhetsledere Ledermøter og Forklare/engasjere ansatte ansattemøter Sette kommunereformen som tema på kommunestyremøte Ordfører/styringsgruppe Kommunestyremøter Forklare/Engasjere 7
9 Vedlegg 9.1 Høring av innbyggerne Kommunen må ta stilling til høring av innbyggerne. Inndelingsloven 10 sier følgende «Kommunestyret bør innhente innbyggjarane sine synspunkt på forslag til grenseendring. Høyringa kan skje ved folkerøysting, opinionsundersøkning, spørjeundersøking, møte eller på annan måte». Juridisk sett pålegges altså ikke kommunene å holde innbyggerhøring, og uansett så står kommunestyret fritt til å velge hvordan de vil høre innbyggerne. Bolkesjø og Brandzæg (2005) refererer i rapporten Den vanskelige dialogen til følgende metoder som de mest aktuelle høringsmetodene: 1. Folkeavstemning 2. Spørreundersøkelser/opinionsundersøkelser 3. Utvidede folkehøringer, søkekonferanser og seminar 4. Fokusgrupper 5. Høring 6. Referansegrupper og innbyggerpanel 1. Folkeavstemning Folkeavstemning er den mest brukte måten å innhente innbyggernes syn på spørsmålet om kommunesammenslåing. Ved å velge å benytte seg av en folkeavstemning vil man berøre en del demokratiske problemstillinger det er greit å være oppmerksom på. En folkeavstemning vil være med på å støtte opp motsetningsforhold knyttet til politiske spørsmål. Den vil ikke ta sikte på en grundig og drøfting av problemstillingen med mål om bred, omforent enighet. En folkeavstemning alene er ikke godt nok egnet for å få fram meninger og bakgrunn for synspunkter. Som grunnlag for en folkeavstemning er det avgjørende med en bred og inkluderende prosess, der alle sider ved de ulike sammenslåingsalternativer belyses godt. Dette er viktig for at innbyggerne skal kunne gjøre veloverveide valg. 2. Spørreundersøkelser/opinionsundersøkelser Dette er en vanlig metode for å innhente folks synspunkter og oppfatninger i forhold til ulike spørsmål og problemstillinger. Spørreundersøkelser kan legges opp slik at de vil gi et representativt inntrykk av innbyggernes holdninger til sammenslåinger. En utfordring vil det kunne være å få til et godt nok utvalg, slik at dette gjenspeiler hva innbyggerne faktisk mener. Slike opinionsundersøkelser kan gjøres både ved spørreskjema og ved telefonintervju. I forhold til folkeavstemninger gir spørreundersøkelser innbyggerne en bedre mulighet til å komme med litt mer nyanserte synspunkter i forhold til kommunesammenslåing. Spørreundersøkelser gir ikke uten videre større rom for dialog og debatt. Skal en spørreundersøkelse være et redskap for å styrke dialogen med innbyggerne i kommunereformprosessen bør den gjennomføres i en tidlig fase. Innbyggernes synspunkter vil da være et grunnlag for videre dialog, debatt og ikke minst vil de være et grunnlag for hvordan man skal rigge prosessen videre. 3. Utvidede folkehøringer, søkekonferanser og seminar Dette er opplegg hvor man samler en tilfeldig utvalgt gruppe som får presentert synspunkter og argumenter for og mot sammenslåing. Gruppen må være så stor at man kan snakke om representativitet. Anbefalingene er ca 150 personer. Slike utvidete folkehøringer er ofte lik det flere beskriver som visjonsseminar og forventningsseminar. Her får man gjennom bred medvirkning av deltagerne i en prosess fram synspunkter på hva som er viktig for innbyggerne i sammenslåingsprosessen som kommunene skal i gang med. Slike samlinger gir mulighet til å fange opp synspunkter og holdninger som kan være vanskelig å få frem ved vanlige 8
spørreundersøkelser. Gjennom en slik medvirkende prosess vil deltagerne også få bedre kjennskap til hva en kommunesammenslåing vil innebære. Slike prosesser vil være viktig som grunnlag til en politisk debatt, og vil gi politikerne en bedre basis til å gjøre sine endelige valg. 4. Fokusgrupper Dette beskrives som en form for gruppeintervju. Gruppene bør settes sammen slik at de har relevante fellestrekk i forhold til alder, yrker, bosted ol. I forhold til utvida folkehøringer kan dette være et bedre redskap for en mer inngående kartlegging av holdninger blant ulike grupper i befolkningen. Når man observerer samtalen i gruppen vil man kunne få inntrykk av hvilke argumenter og synspunkter som har størst gjennomslag. Minuset med slike fokusgrupper kan være de synspunkter som kommer frem ikke er representative for den innbyggergruppen de er ment å representere. 5. Høring En høring gir alle mulighet til å komme med sine synspunkter, og hver enkelt kan få gi begrunnede kommentarer på saken. Utfordringen med høringer er ofte at det er de mest engasjerte og resurssterke som uttaler seg, og faren er at de synspunkter som kommer inn ikke er representative for ulike grupper i befolkningen eller befolkningen som helhet. Skal høringer være et godt redskap må de synspunkter som kommer inn følges opp og diskuteres i forkant. 6. Referansegrupper og innbyggerpanel Dette er fora hvor det oppnevnes faste representanter for å komme med innspill i enten hele prosessen eller i deler av den. I forhold til prosessen med kommunereformen vil det kunne være aktuelt å opprette referansegrupper eller innbyggerpanel som følger hele prosessen. Høringsalternativene muligheter/utfordringer For å gi en oversikt over hvilke muligheter og utfordringer de ulike høringsalternativene har, er alternativene samlet i en tabell som vurderes de ut fra ulike kriteriene representativitet, kunnskap og innsikt om konsekvenser, betydning for dialog, innbyggernes mulighet til å fremme sine synspunkter og politikernes mulighet til å ta en selvstendig avgjørelse. 5 betyr at kriteriet er godt i varetatt, mens 1 betyr at det er dårlig i varetatt (Bolkesjø og Brandzæg 2005): Høringsmåter Representativitet Kunnskap og innsikt om konsekvenser Kriterier Betydning for dialog Innbyggernes muligheter til å fremme sine synspunkter Politikernes muligheter til å ta selvstendig avgjørelse Rådgivende 4 1 1 1 1 folkeavstemming Opinionsundersøkelse ved 5 1 1 2 3 telefonintervju Opinionsundersøkelse v/ 4 1 1 3 3 postsendte skjema Utvida høringer 3 3 4 4 4 Fokusgrupper 2 4 5 5 4 Høring 2 2 2 3 4 Som tabellen viser er det ingen av høringsmetodene som ivaretar alle kriterier alene. I de lokale prosessene foreslås derfor å kombinere ulike alternativ for innbyggerhøring og dialog. Erfaringer fra tidligere sammenslåingsprosesser viser også at man ikke i en tidlig fase bør fastslå at det skal gjennomføres folkeavstemning. 9
9.2 Møteplan statusfasen Se eget vedlegg 10