TYDAL KOMMUNE Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2009/1278-8 Saksbehandler: Gunnbjørn Berggård Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret VÆRNESREGIONEN INNKJØP - SAMARBEIDSAVTALE Vedlegg: 1. Innkjøpsordning i VR - ny organisering 2. Samarbeidsavtale ny innkjøpsordning i VR Saksopplysninger: Det ble inngått avtale mellom alle kommuner i VR om felles innkjøpsordning fra 1.mai 2009. Før ordningen ble startet opp ble det gjennomført forstudie og forprosjekt for både å kartlegge interessen og utrede potensialet for fellesløsning. Det ble ansatt innkjøpskoordinator, som siden april 2011 jobber 55 % i VR og 45 % for Stjørdal kommune. Stjørdal kommune er administrativ vertskommune for dagens ordning. Siste gjeldende samarbeidsavtale er fra april 2011. Som ett ledd i vurderingen av innkjøpsordningen i VR ble det i tidlig i 2012 gjennomført en questback brukerundersøkelse. Svarprosenten var for lav til å trekke konkrete slutninger, men noen indikasjoner på framtidig retning for felles innkjøpsordning kom likevel fram. AU har flere ganger drøftet innkjøpsordningen og ut fra dette er det gitt føringer for det videre utredningsarbeidet og saksutredningen.
Vurdering: Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser gir strenge føringer på hvordan offentlige anskaffelser skal gjennomføres. Feiltrinn i innkjøpsprossen kan føre til betydelige kostnader for kommunene. Her definerer vi innkjøpsprosessen som fra behovsvurderinger til avsluttet kontrakt. Ved å kontraktsbelegge en større del av innkjøpet er det strategiske gevinster å hente, så som forbedret prising, høyere rabatter, redusert risiko for leveringsfeil, kontraktsuenigheter og oppfølging av lovverket. Det er derfor viktig at det i alle ledd i innkjøpsprosessen og oppfølging av kontrakter er høg kvalitet på arbeidet. Økonomiske fakta sett opp mot 3 ulike konkurranser: Multifunksjonsmaskiner Værnesregionen kontraktsverdi 8-10 millioner: Laveste totalpris 3311,80, kontra høyeste pris 8037,13 dette utgjør en forskjell på 4725,-. Konkurransen er bygget opp slik at leverandørene skal sette inn pris for maskiner i 5 ulike segmenter. Prisene som står oppført ovenfor er en maskin av hver type i 5 segmenter som gir denne totalprisen. Prisforskjellen som står oppført ovenfor er på en maskin av hver type i 5 segmenter som gir denne prisforskjellen mellom høyeste og laveste tilbud. Hvilken pris ville kommunen måtte betale hvis dem hadde gått til denne anskaffelsen på egenhånd? IT utstyr til Midt-Trøndelagskommunene Værnesregionen kontraktsverdi over 4 år, 80 millioner Laveste totalpris 55802,- kontra høyeste totalpris 79628,- dette utgjør en forskjell på 23826,-. Konkurransen er bygget opp slik at leverandørene skal sette inn pris for 8 ulike IT produkter. Prisene som står oppført ovenfor er en stykk pr prisgruppe som gir totalprisen. Prisforskjellen som står oppført ovenfor er en stykk pr prisgruppe som gir denne prisforskjellen. Dette er en parallell rammeavtale med inntil 3 leverandører. Hvilken pris ville kommunen måtte betale hvis den hadde gått til denne anskaffelsen på egenhånd? Elektrisk kraft Midt-Trøndelagskommunene kontraktsverdi 131,5 mill kwh og 1782 anlegg pr år Konkurransen ble gjennomført som elektronisk auksjon med prekvalifisering, og alle krav var akseptert på forhånd fra leverandørene. Konkurransen ble gjennomført med tre auksjonsrunder på fastpris + påslag. 2012: Laveste pris 36,8 øre + 0,35 øre påslag, kontra høyeste pris 37,8 øre + 0,47 øre påslag. 2013: Laveste pris 37,69 øre + 0,35 øre påslag, kontra høyeste pris 38,7 øre + 0,47 øre påslag. 2014: Laveste pris 37,95 øre + 0,35 øre påslag, kontra høyeste pris 39,2 øre + 0,47 øre påslag. 2015: Laveste pris 38,90 øre + 0,35 øre påslag, kontra høyeste pris 40,3 øre + 0,47 øre påslag. Hvilken pris ville kommunen måtte betale på fastpris elektrisk kraft, hvis den hadde gått til denne anskaffelsen på egen hånd? Det er også viktig at ledelsen og innkjøpere i kommunene setter nødvendig fokus på oppfølging av inngåtte avtaler samt holder kontroll på direkte og indirekte forbruk. Innkjøpsledere må ta
ansvar for å kommunisere verdien av innkjøp internt i kommunene samt bidra til å redusere innkjøpskostnadene. Det må settes av en dedikert ressurs i hver kommune for å kunne være bestillingspunktet opp mot VR innkjøp. Kommunene bestemmer selv hvordan de vil løse forholdet ressurs. For Tydal kommune vil økonomisjef være innkjøpskoordinator. Det etableres et eget nettverk for innkjøpsansvarlige i deltakerkommunene. Nye håndhevelsesregler pr 1. juli 2012 De nye reglene skal bidra til mer effektiv håndhevelse og til å bekjempe ulovlig direkteanskaffelser og andre alvorlige brudd på regelverket. Oversikt over nye håndhevelsesregler - Rettskildene o EUs direktiv 2007/66 EF (Håndhevelsesdirektivet) o NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser o Prop. 12 L (2011-2012) o Innst. 185 L (2011-2012) o Lov 11. mai 2012 nr 25 om endringer i LOA o Kgl res 8. juni 2012 om endringer i FOA og VETT-forskriften (Forskrift om offentlige anskaffelser innen forsyningssektoren). Den største endringen i regelverket er at domstolene kan annullere kontrakter som ikke er kunngjort på korrekt måte, eller når oppdragsgiver har begått andre alvorlige brudd på regelverket. Det innføres nå også nye regler om fastsatt karenstid mellom meddelelse av beslutning om tildeling av kontrakt, samt automatisk suspensjon av muligheten for inngåelse av kontrakt ved begjæring om midlertidig forføyning. De skjerpede håndhevelsesreglene fra EU er nå vedtatt. Offentlige oppdragsgivere må nå forberede seg på de nye reglene, som altså er gjeldende fra 1. juli 2012 De nye reglene har betydning både for oppdragsgivere og leverandører og innebærer blant annet at domstolen fremover skal kunne annullere kontrakter som inngås i strid med anskaffelsesregelverket, og at kompetansen til å ilegge overtredelsesgebyr for ulovlige direkte anskaffelser flyttes fra KOFA til domstolene. KOFA blir igjen et rent rådgivende organ. Endringene gjelder både for oppdragsgivere i klassisk offentlig sektor og i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester). Oppgavefordeling. I forslag til ny samarbeidsavtale er oppgavefordelingen mellom kommunene og felles innkjøpsfunksjon i VR beskrevet. For å kunne utføre de oppgaver som i avtaleutkastet er tillagt VR Innkjøp, må bemanningen økes til minst 2 årsverk. Det ligger til grunn at felles innkjøpsfunksjon i VR fører dialog med brukergruppe (produktansvarlige) i kommunene når konkurransegrunnlag utarbeides. Brukergruppa/VR Innkjøp innstiller på valg av leverandør. Det er foreslått å opprette anbudsnemnd som består av innkjøpsansvarlige i kommunene og fellestjenesten i VR. Anbudsnemndas hovedoppgave er evaluering av innkomne anbud og valg av leverandør spesielt ved større anbud.
Kostnadsfordeling med fellestjenesten. Flere finansieringsmodeller av felles innkjøpsfunksjon i VR er vurdert: 1. Fordeling av kostnader gjennom lik andel + variabel andel. Bruk av innbyggertall synes å være det kriterium for variabel andel som bør velges. 2. Finansiering med en fast andel + variabel andel + andel av kontraktsverdi er også vurdert. Denne modellen kan kun brukes når VR er alene om konkurransen. Modellen betinger betydelig registreringsarbeid og utregninger av kontraktsandel i forhold til omsetning i den enkelte kommune. 3. En modell med fordeling kun etter kontraktsverdi. Denne modellen er ikke forenlig ved samarbeid med andre offentlige samarbeidspartnere siden de ikke bruker en slik modell. Det er foreslått en fordeling på 15 % fast og 85 % fordelt på innbyggertall fra regionrådet. Å finne fullt ut rettferdig fordeling mellom fast og variabel andel kan være vanskelig. Alle kommuner vil dra nytte av en profesjonell fellestjeneste for innkjøp. Det er store variasjoner i omfang av innkjøp mellom store og små kommuner. Det kan hevdes at til en viss grad øker inntjeningspotensialet i takt med størrelsen på kommunen. Hvis denne hypotesen er riktig bør fast andel settes lavt og variabel andel høg. Det kan også hevdes at de små kommuner får relativt stor nytte av å slutte seg til større innkjøp og at dette må gjenspeiles i fast andel. Både for små og store kommuner vil det være svært viktig at en bygger opp en profesjonell fellestjeneste for innkjøp, og med en bemanning som reduserer sårbarheten til et minimum. Det er ikke vanskelig å se at utgifter med drift av innkjøp er selvfinansierende når en sammenligner prising fra de ulike leverandører i anbudskonkurranser. Konklusjon: Dagens organisering av innkjøp i kommunene og felles innkjøpsordning i VR utnytter ikke alle gevinstmuligheter og fyller heller ikke de krav som stilles til en profesjonell innkjøpsfunksjon. Med kun 55 % stillingsandel i fellestjenesten, som skal håndtere innkjøp i størrelsesorden 300 millioner årlig, sier det seg selv at strategiske gevinster ikke hentes fullt ut. Dagens ordning er svært sårbar. Felles innkjøpsfunksjon i VR bør utvikles videre og den må kunne håndtere alle typer større innkjøp innen varer og tjenester inkludert IT-anskaffelser. VR Innkjøp bør gjøres i stand til både å gjennomføre effektive innkjøpsbeslutninger og å utnytte stordriftsfordeler. Dette krever en bemanning på minimum 2 årsverk i VR Innkjøp og at det i tillegg inngås partnerskap med andre offentlige institusjoner/regioner om store strategiske innkjøp. Et felles innkjøpsteam med representanter fra alle kommuner, som koordineres av VR Innkjøp, vil kunne bidra til å nå organisatoriske mål innkjøpsfunksjonen kan således bli en viktig strategisk rolle i kommunene. En god organisert innkjøpsfunksjon i kommunene og VR Innkjøp er selvfinansierende og vil i stor grad kunne bidra til at kommunene drives kostnadseffektivt. Avtale om felles innkjøpsordning forplikter kommunene til å følge lojalt opp inngåtte avtaler.
Rådmannens innstilling 1. Ordningen med felles innkjøpsordning i Værnesregionen (VR) videreføres slik: a. Anskaffelser av varer og tjenester, inkludert IT anskaffelser legges inn i fellestjenesten VR Innkjøp. b. De enkelte kommuner håndterer anskaffelser knyttet til drift og investeringer i bygg- og anleggssektoren samt forsyningssektoren. c. Samarbeidsavtalen styrer oppgavefordelingen mellom VR Innkjøp og kommunene. 2. VR Innkjøp organiseres etter kommunelovens 28-1 b administrativt vertskommunesamarbeid. Stjørdal kommune er vertskommune. 3. VR Innkjøp bemannes med 2 årsverk med virkning fra 1. april 2013. 4. Det legges til grunn at felles innkjøpsordning i VR gir gevinster som fullt ut dekker kostnader med drift av ordningen. 5. Samarbeidsavtale datert 24. oktober 2012, godkjennes. 6. Tydal kommune understreker viktigheten av at inngåtte fellesavtaler om innkjøp følges lojalt opp ved anskaffelser. 7. Ordningen skal evalueres etter to år. 8. Kostnadsfordelingen fastsettes til 15 % fast og 85 % variabel med grunnlag i folketall.