Saksfremlegg Saksnr.: 09/855-1 Arkiv: 411 Sakbeh.: Målfrid Kristoffersen Sakstittel: STILLINGSHJEMLER TIL STABEN Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Det opprettes en prosjektstilling i 2 år og med mulighet for fast tilsetting. Stillingen et et tiltak for å oppnå målsetting om økt nærvær i Alta kommune. Det opprettes en fast stilling som lønnsmedarbeider for å ivareta nye oppgaver samt for å redusere omfanget av overtid og ekstrahjelp. Det gis fullmakt til at Administrasjonsutvalget kan opprette inntil en stilling ved regnskapsavd. i løpet av 2009 for å ivareta merarbeid som følge av elektronisk fakturabehandling og regnskapsføring for nye selskaper. Kostnadene for stillingshjemler til staben dekkes inn via inntekter fra kommunale foretak, redusert overtid og generelt redusert sykefravær i kommunen og tas inn i budsjettregulering. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Andre saksdok.: Budsjett 2009 K-sak 146/08 Virksomhetsplan 2009 AMU sak HMS plan for 2009 Bakgrunn: Alta kommune har mottatt forespørsel fra Alta havn KF og Nordlysbadet KF vedrørende tjenester innen lønn, regnskap og IKT nå i februar. Alta havn KF kjøper i dag sine tjenester eksternt, mens Nordlysbadet KF er i etableringsfasen. Da både Alta havn og Nordlysbadet er kommunale foretak, må regnskap og rapportering følge offentlig regnskapsforskrifter, på samme måte som kommunen. Det er en utfordring å få til når tjenesten ikke utføres av kommunen.
Alta havn KF ønsker at kommunen overtar ansvaret for lønn og regnskap fra 01.01.09, samt at de får IKT tjenester fra kommune. Nordlysbadet KF er i planleggings/etableringsfasen og vil også ha behov for bistand i den perioden, før en til høsten går over i driftsfase. Staben har hatt drøftinger med begge selskap og stilt seg positiv til å utføre lønn, regnskap og IKT tjenester for KF ene, men vi har ikke fastsatt honorar for tjenestene pr dato. Alta kommune innfører elektronisk fakturabehandling første halvår 2009. Dette vil gi effektiviseringsgevinst for kommunen totalt, men for regnskapsavdelingen blir det et merarbeid, omfanget av dette har vi ikke full oversikt over pr i dag. Kommunestyret har satt fokus på sykefraværsarbeid i budsjettvedtaket for 2009. Arbeidsmiljøutvalget har i februar i forbindelse med handlingsplan 2009 bedt om at det avsettes ressurser til tiltak for økt nærvær. I virksomhetsplan 2009 er et av punktene at sykefravær skal gis spesiell oppmerksomhet. Alta kommune har i gjennomsnitt 170 ansatte som har fravær fra jobb hver dag. Skal Alta kommune lykkes med å få redusert sykefravær økt nærvær må vi ha et sterkt fokus og høyt trykk på dette arbeidet. Alta kommune gikk i 2004 over til Agresso lønnssystem, noe som innebar at kommunen selv overtok ansvaret for systemet, noe vi ikke hadde med tidligere programvare. Agresso gir oss god styring og kontroll og vi har nå tatt i bruk flere moduler slik at systemet i dag er lønns- og personalsystem, med påfølgende økt systemarbeid. Lønns- og personalavdelingen har de siste årene vært avhengig av å bruke overtid og noe ekstrahjelp for å løse sine oppgaver, en utvikling som har forsterket seg i 2008. Med bakgrunn i overnevnte har regnskapsavdelingen, IKT avdelingen og lønn- og personalavdelingen avdelingen vurdert tjenesteomfanget sett i relasjon til de ressurser vi har. Vurdering: IKT avdelingen Leder for avdelingen har vurdert at de kan utføre tjenester for Alta Havn KF og Nordlysbadet KF med de ressurser de i dag har. Regnskapsavdelingen Leder for regnskapsavdelingen har følgende vurdering: Stilling ved regnskapsavdelingen I forbindelse med innføringen av elektronisk fakturabehandling første halvår 2009, ser vi at vi på regnskapsavdelingen vil få vesentlige endringer i våre arbeidsoppgaver framover. I dag blir alle fakturaer adressert til den enkelte virksomhet. De enkelte virksomheter kontrollerer og lager anvisning pr. faktura. Etter at vi går over til elektronisk fakturabehandling vil vi ha et sentralt fakturamottak som vil være lokalisert til regnskapsavdelingen. Her vil all formell kontroll av faktura skje, samt at alle fakturaer med vedlegg skal skannes og sendes ut på arbeidsflyt til den enkelte attestant og anviser for retur til regnskap for bokføring og utbetaling. Vi har ca 30000 fakturaer, og i tillegg kommer alle vedlegg.
Vi kan helt klart se en effektivitetsgevinst i denne omleggingen for organisasjonen totalt, men vi ser også at det for regnskapsavdelingen blir et merarbeid. Alta kommune har også sagt ja til å føre regnskap for to nye KF er. Det er Alta Havn og Nordlysbadet. Dette blir to nye firma i tillegg til hovedregnskapet og kirkelig fellesråd sitt regnskap. I og med at vi er i starten på en så stor omlegging med hensyn til fakturabehandling, er vi på nåværende tidspunkt ikke i stand til å forutse hvilke ressursbruk dette vil medføre når vi har implementert prosjektet og kommet over i ordinær drift, og at vi i tillegg skal føre to nye regnskap. På grunn av ovennevnte situasjon ber vi om å komme tilbake til et eventuelt behov for økte ressurser når vi har kommet over i ordinær driftsfase, beregnet til tidlig høst. Lønns- og personalavdelingen Personalsjef har følgende vurdering: STATUS VEDR. STILLINGER OG OPPGAVER VED LØNNS- OG PERSONALAVDELINGEN Lønns- og personalavdelinga har pr. i dag følgende stillingshjemler: 1 personalsjef 3 personalrådgivere 1 lønns- og personalmedarbeider 2 lønnskonsulenter med systemarbeid innen lønn 4 lønnsmedarbeidere 1 prosjektleder kvalitetskommuneprogrammet/hms-prosjekt I tillegg har helse- og sosialsektoren 1 personalrådgiver og 1 personalsekretær, og barn/ungesektoren 1 personalrådgiver. Til sammen 7,5 stillinger innen personal og 6,5 stillinger innen lønn. For personalrådgiverne er det vanskelig å sette et klart skille på driftsoppgaver og utviklingsoppgaver. Det vi ser er at vi i stor grad bruker stillingene til løpende driftsoppgaver i forbindelse med rekruttering, tilsetting, lønn og arbeidsvilkår, forhandlinger, arbeidsbekreftelser, bekreftelser til Lånekassen osv. Kan nevne at vi stipulerer et antall på ca 300 arbeidsbekreftelser pr år, og ca. 300 bekreftelser til Lånekassen. De resterende ivaretas av virksomhetene selv. Erfaringene tilsier at kun ca 3-4 av stillingene går til overordnede, systemretta oppgaver og utviklingsarbeid. Avdelingens ansvarsområde: Overordnet arbeidsgiverpolitikk - utvikling og oppfølging Kompetanseplan og tiltak, kompetansekartleggingsverktøy, lærlingeordning HMS, herunder overordnet arbeide på vegne av rådmannen (HMS-plan, utvikling av verktøy, HMS- prosjekt osv.) Sekretariat og saksbehandling for AMU Saksbehandling for Administrasjonsutvalget Kontaktledd mot bedriftshelsetjenesten Kontaktledd mot verneombud, fagforeninger og tillitsvalgte
Sykefraværsarbeid (overordnet, IA, verktøy, skolering, P-teamet, omplassering, rådgivning osv.) Kvalitetskommuneprosjektet Forhandlingsledelse og sekretariat (forarbeid, gjennomføring og etterarbeid etter alle typer forhandlinger/drøftinger) Rekruttering (overordnede tiltak, systemansvarlig Easycruit, sekretariat tilsettingsutvalg, tilsettingsbrev, oppfølging og avslutning av tilsettingssaker osv.). Vi har ca 200 utlysninger pr. år, og da er det gjerne flere stillinger i en del av utlysningene. (1378 søkere i 2008). Fagansvarlig for test ved rekruttering Lønnspolitikk og lønnsfastsetting, ansiennitetsberegning Deltakelse i ulike arbeids-, prosjekt- og styringsgrupper i utrednings/utviklingsarbeid Pensjon og personalforsikringer Seniorpolitikk (overordnede rutiner og behandling av innkomne søknader) og livsfasepolitikk Kantina overordnet ansvar Saksbehandling, rådgivning og veiledning av ledere og ansatte avtaleverk og personalhåndbok, rutiner og retningslinjer (utvikling og drift) Lønnsarbeid: lønnskjøring, systemansvar for Agresso lønn, utvikling av lønnssystem, lønnsoppgjør, refusjoner, års avslutninger, fillevering til statistikk (PAI, fravær), pensjonskasser, forsikring og ansvarlig for bilagspunching/innlegging av fastlønnsopplysninger I virksomhetsplanen for 2009 er det fastsatt hvilke områder som skal ha hovedfokus i 2009 under hovedmål 6 om endringsvillig organisasjon: 1) Service og kvalitetssikring a. Brukervennlig og imøtekommende b. Rutiner og rapportering med vekt på helhetlige styringssystemer og HMS i 2009. På sikt skal kvalitetsstandarder utvikles. i. Redusert Sykefravær skal gis spesiell oppmerksomhet. Det er deretter skissert følgende oppgaver som avdelingen i stor grad vil få hovedansvaret for: - Revisjon av arbeidsgiverpolitisk dokument - Revisjon av rutiner og reglement i forbindelse med ny versjon av personalhåndbok på nett - Kompetansekartlegging av alle ansatte (bestemt av partene sentralt) - Utarbeide opplegg for lederutvikling og lederstøtte - Revisjon av seniorpolitikk/livsfasepolitikk - Rullering IA-strategi - Rekruttering og omdømme (prosjekt) - Sykefravær I tillegg skal det startes et arbeide med tjenestebeskrivelser og brukerundersøkelser. Temaer som uønsket deltid og OU i helse- og sosialsektoren vil også være viktige områder som avdelingen også har på dagsorden i 2009. Alle disse områdene er forholdsvis store oppgaver som skal løses i tillegg til de ordinære, løpende oppgaver som tilsetting, forhandlinger, saksbehandling og veiledning/kontakt med bortimot 100 ledere og 1500 ansatte. I forbindelse med budsjett 2009 ble det vedtatt følgende: Verbal uttalelse: Alta kommune står overfor store og spennende utfordringer og mulige strukturelle endringer. Dette krever entusiasme og motivasjon hos kommunens ansatte. Det må derfor legges til rette
for større innflytelse og medvirkning på avdelings-/virksomhetsnivå for å bedre arbeidsmiljøet og redusere sykefraværet. AMU vedtok følgende i sitt møte 19.02.09 følgende: AMU viser til det økonomiske resultat for 2008, og ber om at det settes av ressurser til kompetansehevende tiltak og tiltak for økt nærvær. Sykefravær Alta kommune har over tid hatt et høyt sykefravær: Ulike tiltak har vært satt i gang de siste år, uten at vi har fått den forventede effekt. Mye av tiltakene har vært vært forsøkt utført innenfor de ordinære stillinger vi har(lederstillinger og på lønns- og personalavdelingen). Det fører ofte til at arbeidet blir venstrehåndsarbeid på toppen av driftsoppgavene (som vi i liten grad kan velge bort). IA-avtalen forutsetter at den ansatte følges opp etter fastsatte frister. Vi har ca 170 ansatte borte fra jobb i gjennomsnitt hver dag. Av disse er mange langtidssykemeldt. Vi er i ferd med å stake ut nye tiltak for å få økt nærvær. Ut fra egne og andres erfaringer er det nødvendig å øke ressursene til dette arbeidet for å oppnå effekt. Vi har bl.a. utvekslet erfaringer med Bodø kommune, som har lykkes godt med sitt nærværsarbeid. Deres sterkeste råd er å ha sterkt fokus og høyt trykk på dette arbeidet aldri slappe av. Personal- og organisasjonsavd. der har bortimot 20 ansatte, som i stor grad driver overordnede driftsoppgaver og utviklingsoppgaver. I tillegg har de egen bedriftshelsetjeneste med 5,5 stillinger. Vi kjøpte siste år ca 750 timer tjenester fra Fibas med hovedvekt på helsekontroller og lignende. Antall ansatte i Bodø er 3400 mot våre 1500. Så langt ser vi for oss følgende tiltak: - forsterke og utdype vår egen strategi for arbeidet med økt nærvær - evaluering av P-teamet med evt. endring av arbeidsmetoder - revisjon av våre rutiner for sykefraværsoppfølging med spesielt vekt på tidligere avklaring av ansatte med høyt og/eller gjentakende sykefravær - oppfølging av virksomheter med høyt fravær - bedre kunnskap om og analyse av fraværet - økt lederstøtte i sykefraværsarbeidet - økt kompetanseoppbygning av ansatte og ledere - vurdere å etablere egen bedriftshelsetjeneste - bygge opp spisskompetanse på oppfølging/veiledning av ansatte - vurdere ulike tiltak for å forbedre ansatte helse totalt sett Arbeidet må linkes opp mot det arbeidet som allerede er i gang i Kvalitetskommuneprogrammet og HMS-prosjektet, samt folkehelseprosjektet. Vi foreslår å opprette en ny stilling ved lønns- og personalavdelinga som skal dedikeres til arbeidet med å øke nærværet og å få flere til å bli langtidsfrisk. Stillingen opprettes i første omgang for 2 år med mulighet for fast ansettelse ut fra erfaringer og resultatoppnåelse. Lønnsarbeid
Alta kommune gikk i 2004 over til Agresso lønnssystem. I motsetning til det tidligere systemet, har vi selv systemansvaret nå. Det innebærer at vi selv legger inn alle endringer og selv kjører lønna hver måned. Tidligere hadde vi kun punching Tiden med Agresso har vist oss at systemarbeidet krever mer enn de effektiviseringsgevinster vi ser at vi får ut av systemet. Det har vært nødvendig med overtid og ekstrahjelp for å være à jour med lønnskjøring hver måned, med refusjoner på sykelønn/fødselspenger, nye tariffer, organisatoriske endringer m.m. Utbetalt overtid i 2008 var kr. 215.000 og ekstrahjelp kr. 79.000. Antall lønns- og trekkoppgaver: 2004: 3451 2008: 3853 (økning på ca 400) Vi ser slitasjetegn hos ansatte på lønns- og personalavd. etter stort arbeidspress over tid. Rådmannens stab sagt seg villig til å ta IKT; lønn og regnskap for Alta Havn og Nordlysbadet. Disse vil måtte opprettes som egne firma i Agresso med selvstendige lønnskjøringer, årsavslutninger m.m. Det er mer arbeidskrevende enn for en ordinær virksomhet i Alta kommune. I tillegg vil vi få lønnsarbeidet for personer som skal delta i det nye tiltaket Kvalifiseringsprogrammet i NAV. Det forventes et antall på bortimot 40 personer som skal inn i vårt lønnssystem. For å ivareta nye oppgaver og få redusert ekstrahjelp og overtid til et minimum ber vi om at det opprettes ny stilling som lønnsmedarbeider ved lønns- og personalmedarbeider. Stillingen finansieres ved at Alta Havn og Nordlysbadet faktureres for de tjenester vi utfører for dem, ved reduserte kostnader til ekstrahjelp/overtid og ved at 20 % stilling frigjøres ved forventet ledighet i nærmeste framtid. Mao. er det netto 80 % stilling som må opprettes. Økonomiske konsekvenser: Prosjektstilling sykefravær: ca. 500.000 inkl sos. kostnader Denne kostnaden vil på sikt gi reduserte kostnader i sykefravær. Lønnsmedarbeider: ca 360.000 brutto (80 % stilling) ca 200.000 spart ved redusert overtid inntekt fra Alta havn og Nordlysbadet I tillegg vil vi ha mindre lekkasje på refusjoner og lignende som følge av bedre tid til oppfølging. Med bakgrunn i overnevnte innstiller rådmannen på at det opprettes en prosjektstilling i 2 år med mulighet for fast tilsetting. Stillingen et et tiltak for å oppnå målsetting om økt nærvær i Alta kommune. Det opprettes en fast stilling som lønnsmedarbeider for å ivareta nye oppgaver, samt for å redusere omfanget av overtid og ekstrahjelp. Det gis fullmakt til at Administrasjonsutvalget kan opprette inntil en stilling ved regnskapsavd. i løpet av 2009 for å ivareta merarbeid som følge av elektronisk fakturabehandling og regnskapsføring for nye selskaper.
Kostnadene for stillingshjemler til staben dekkes inn via inntekter fra kommunale foretak, redusert overtid og generelt redusert sykefravær i kommunen og tas inn i budsjettregulering.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&