Styrk Optimal bruk av M3, Lederopplæring,

Formålet. til optimal bruk av M3 Prosjektet skal utvikle, dokumentere, forankre og implementere beste praksis for prosesser knyttet til optimal bruk av M3. Prosjektet skal etablere metodikk for objektiv måling og oppfølging, (KPI). Styrke ledelsens og brukernes forståelse av hvordan rett bruk av ERP system gir effektive arbeidsrutiner, organisering av roller, og god flyt i hele verdikjeden Virkemidler vil være opplæring, workshops og gjennomgang av viktige prosesser Hensikten med denne opplæringspakken er å Illustrere gevinstene ved prosesstenkning i Tine Sette forventning til lederne for eierskap og kunnskap til prosessene Skape adferdsendring hos medarbeiderne Formålet med opplæringspakken er å: Illustrere gevinstene ved prosessarbeid og hvordan optimal bruk av M3 skaper verdier for Tine som helhet. Gi innsikt i hvorfor engasjement og eierskap fra ledelsen er kritisk for å sikre optimal bruk av M3, hvorfor involvering er nødvendig nå, og hvordan ledelsen kan bidra til å skape varig atferdsendring blant medarbeidere. 1

Prosesseiere i Tine Prosesseier i Tine Er ansvarlig for å optimalisere egen prosess og bruke M3 som ett av flere verktøy for dette Sørge for å realisere gevinstene innenfor egen prosess Initiere og drive fram videreutviklingsprosjekter for egen prosess Sørge for ressursavklaring i linjen, rekruttering, og sørge for stillingsbeskrivelser for dette Er ansvarlig for KPI-er og måltall Delta i prosesseierforum Prosesseiere i TINE Logistikk IKT Internasjonalt Produksjon Flytende Økonomi Salg Produksjon Faste Innkjøp Regnskap 2

Agenda Formål og introduksjon Konsepter i verdikjeden Kundefokus og felles mål i alle ledd Integrasjon av prosesser ERP definisjon, gevinster og kritiske suksessfaktorer Dagens situasjon og ledernes rolle Virkemidler for å stimulerer til optimal bruk av M3 og resultatoppnåelse Enhetlig prosessforståelse og samarbeid KPI er Dokumentasjon Lederutfordring Oppsummering 3

Kundefokus, prosessorientering og fleksible ende-til-ende prosesser som er integrert med IT vil være sentralt for å stimulere til optimal bruk av M3 og resultatoppnåelse. Trender Tradisjonelt Produkt orientert I fremtiden Kundeorientert Fremme kundefokus Kunde, ikke produkt, forventninger står i fokus Styrke organisatorisk prosessorientering Funksjonelt orientert Prosessorientert Isolerte og kostbare dupliserte prosesser erstattes/ suppleres med tverrfaglig prosesskompetanse Integrere prosess og IT aktiviteter Automatisert, funksjonsbasert Process IT-System Process IT-System Fleksibelt, ende-til-ende Automatiserte, men lite fleksible prosesser som er vanskelig å endre erstattes av dynamiske prosesser som er integrert med den tekniske arbeidsflyten og dermed er mer smidige 4

Avvik i ett ledd av verdikjeden har direkte innvirkning på kundeleveransen og det kreves samarbeid for å oppfylle kundeløftet på best mulig måte. Kundeverdi i alle ledd Plan Lever Kjøp Produser Lever Kjøp Produser Lever Lever Kjøp Produser Lever Retur Retur Retur Retur Retur Retur Retur Leverandørs leverandør Leverandør Tine Kunde Sluttforbruker 5

Verdikjedestyring definisjon «Verdikjedestyring er integrasjonen av nøkkelprosesser fra sluttbruker til opprinnelige leverandør med hensikt å skape produkter, tjenester og informasjon som gir verdi til kunden og andre interessenter.» (Global Supply Chain Forum) Sluttforbruker Kunde Distribusjon Produksjon Råvare Kundebehov Vareflyt 6

Har Tine samme mål og prioriteringer på tvers av funksjoner? Kundeverdi gjennom felles mål og prioriteringer Gruppediskusjon Hva har Tine valgt å være god på i verdikjeden for å skape kundeverdi? Hvordan vet du hva som skal til for best å betjene dine interne kunder? 7

Vi må samarbeide for å tilfredsstille kunden Etablering av nye produkter Markeds føring FOU Salg Forretni ngsana lyse Produk sjon Distrib usjon Verdikjedestyring Innkjøp Økonomi Ideinnhenting Prosessog produktkrav Kunnskap om kundeseg ment Prognose Produks jon i hht planer Forsyni ngsmod eller, ruteopp sett og tidspun kttabeller Innkjøp i hht Prognose Tilbake melding om lønnsomhet Forretningssystem M3 8

Hvordan skal organisasjonen leve med usikkerhet når systemene krever forutsigbarhet og prognosenøyaktighet Usikkerhet i prognoser generelt, og spesielt ved artikkeletablering og kampanjer Mismatch mellom markedsbehov og nøyaktighetskrav i resten av verdikjeden. Eks brunost på tube 300-500 tonn Ny prognose 150 tonn Resultat vrakkostnader i form av råstoff og emballasje. Endringer i innkjøpsbehovet for Kesam-produkter - Tana Hvordan utnytter vi lærdommen vi henter og hvordan kan vi påvirke prosessen? Integrasjon M3 WMS på lageravstemming 9

M3 - koordinator av prosesser og funksjoner i verdikjeden Prognose Distribusjonsbehov Styrende grunndata lokalt/sentralt Behovsberegning Korrekt lagersaldo AO- forslag IO- forslag DO- forslag Økonomi Oppdatert lagersaldo Produksjon Intern distribusjon Salg Distribusjon Kunde 10

Integrasjon av nøkkelprosesser i Tine? Integrasjon av nøkkelprosesser praktisk eksempel - TIL DISKUSJON - Hva slags beslutning gjorde du sist, som påvirket de kritiske suksessfaktorene i din prosess? Hvordan sikret du at denne beslutningen ble den beste for de andre prosessene i Tine? 13

Et system er aldri bedre enn informasjonen det baserer seg på. Realisering av gevinster er dermed avhengig av å sikre riktig systembruk - - - 14

Ordreprosessen Input leveranser -Salgsprosess Kundeavtaler Aktuelle priser og rabatter Bestillingsfrister Leveringstidspunkt Output leveranser Regnskapsprosessen Oppdatert regnskap og statistikk. Bestille varer manuelt/elektronisk Ordre Kunde Konsekvenser ved mangelfulle leveranser - Kundeløfter det er vanskelig å opprettholde - Tapt salg og negative omtaler - Dårlig servicegrad - Etterspørselsplanlegging basert på feil salgsinformasjon - Feil bilde av ulønnsomme vs. lønnsomme kunder Ordrebehandling (kontroll og feilbehandling) Frislipp til plukk Frislipp rute til plukk Rapportering og tilbakemelding i M3 Oppdatering regnskap og kundereskontro Lager/distribusjon Utskrift følgeseddel og kvittteringsliste Utskrift Faktura Økonomi 15

Kritiske leveranse i prosessene Prognoser Dagfordeling plukk Lager Korrekte lagerbeholdninger Rettmessig oppdatering av inngang /utgang Produksjon Oppdatering av kapasiteter Produktstrukturer Tidspunkt-tabeller Ordrestørrelser Korrekte lagerbeholdninger Innkjøp Ordrestørrelser Sikkerhetslager for emballasje til kampanjeproduker Korrekte kostpriser Marked / salg Korrekte priser / rabatter Oppføling kampanjer Påse at kunder overholder bestillingsfrister Distribusjon Vedlikehold av ruter til kunde Fastsette intern plukktid Overholde leveringsbetingelser Verdikjedestyring Fastsett og vedlikeholde styringsprinsipper Følge opp motstrøms planlegg / overskudd av melk / fløte Masterdata Dokumentere styrende grunndata som MMS002 16

Integrasjon av nøkkelprosesser i Tine? Integrasjon av nøkkelprosesser praktisk eksempel - TIL DISKUSJON - Hva slags beslutning gjorde du sist, som påvirket de kritiske suksessfaktorene i din prosess? Hvordan sikret du at denne beslutningen ble den beste for de andre prosessene i Tine? 17

Formålet med å benytte KPIer er å styre beslutninger, fokus og atferd i henhold til selskapets målsetting og strategi Aktuelle KPI-er er måling i bruk av: Arbeidsordreforslag Innkjøpsordreforslag Distribusjonsordreforslag Telleavvik på lager Negative lagersaldoer Størrelse på sikkerhetslager Flytting av kundeordre på rute Stopp OIS275- Batchordreinngang (EDI-ordre) Verdikjedekostnader som følge av forbedring i planleggingen. KPI under utvikling på Tine innsikt 18

Prosessdokumentasjon Dagens prosessdokumentasjon Tine Styring Blueworks Tine Ransel Eierskap til dokumentasjon av forretningsprosessen Prosesseier er eier Kvalitetsansvarlig er utførende M3 organisasjoner bidragsyter 19

Det finnes en rekke forhold som gjør realiseringen av optimal bruk av M3 vanskelig. Disse må adresseres proaktivt av ledere gjennom endringsledelse. Mellomledelse som ikke er involvert mangel på kontroll Fordelene med endring er uklare for de ansatte Negative holdninger fra enkelte interessenter Drift av virksomheten må opprettholdes som vanlig Synkende moral som følge av usikkerhet Ressurs og interesse konflikter med andre initiativer Nye prosesser er uklare, de ansatte desorientert Interessentene reagerer langsomt Høye krav til enkelte deler av organisasjonen Undertrykte eller skjulte konflikter i organisasjonen 20

Tine vil kun lykkes med å oppnå optimal bruk av M3 ved å kombinere strukturelle endringer med en innsats for å endre adferd og tenkemåte, hvor ledere spiller en kritisk rolle. Ytelse Holdningsendring Atferdsendring Strukturelle endringer For å oppnå en betydelig og bærekraftig kostnadsreduksjon, er det vitalt å coache, motivere og involvere ledelsen og de ansatte. TINE? * Optimal bruk av m3 Ved å kun fokusere på strukturell endring vil kostnadene snart gå tilbake til tidligere nivåer Tid Optimal bruk av M3* oppnås gjennom en holdningsendring der korrekt bruk og kontinuerlig forbedring av systemet er en naturlig del av hverdagen. Dette krever at strukturelle og atferdsmessige endringer er på plass. TINE har per i dag fått på plass en rekke strukturelle endringer, herunder også prosessdokumentasjon og KPI er som er under utvikling. Positive engangseffekter fra strukturelle endringer alene vil fort gå tapt. Ledere utgjør et kritisk ledd i å skape atferdsendring hos medarbeidere grunnet deres evne til å skape forståelse og sikre etterlevelse i daglige operasjoner. Aktivt eierskap og involvering fra lederne er dermed avgjørende for at TINE skal sikre optimal bruk av M3 og resultatoppnåelse. 21

Adferd hos deres medarbeidere Hvilke tiltak vil du forplikte deg på å gjennomføre i det daglige for å sikre måloppnåelse i forbindelse med forankring og implementering av beste praksis for prosesser knyttet til optimal bruk av M3? Diskutér i grupper hvilket tiltak du vil ta tak i for din egen del. Deltagerne melder tilbake til slutt. 26

KPI MÅLING BRUK AV M3 27