Kvalitetshåndbok for Vik Ørsta AS

Kvalitetshåndbok for Vik Ørsta AS www.vikorsta.no Vik Ørsta AS Ørsta: N-6150 Ørsta Vik: N-6893 Vik i Sogn Tel: +47 70 04 70 00 Tel: +47 57 69 86 50 Fax: +47 70 04 70 04 www.vikorsta.no Fax: +47 57 69 86 60 firmapost@vikorsta.no

Side 1 av10 1. Hensikt Vi har et overordnet styringsverktøy for kvalitetspåvirkede aktiviteter som er i henhold til ISO-9001, og miljøstandarden ISO-14001. 2. Ansvar Kvalitetsleder er den overordna ansvarlige for å etablere og iverksette dette styringsverktøyet. Han er videre systemansvarlig og skal se til at nødvendige prosedyrer utarbeides og holdes ved like. Avdelingslederne er ansvarlige for å etablere og iverksette nødvendige rutiner innen sine ansvarsområder. 3. Beskrivelse 3.1. Innhold 3.1. Introduksjon 3.2. Distribusjon og gyldighet 3.3. Kvalitets-,Miljø-, og HMS politikk 3.4. Organisasjonsplan 3.5 KRAV TIL KVALITETSSYSTEMET 3.6 Ledelsens ansvar 3.7 Kvalitetssystemet 3.8 Kontrakts gjennomgang 3.9 Styring av utvikling og konstruksjon 3.10. Dokument og datastyring 3.11. Innkjøp 3.12. Kontroll med produkt levert av kunden 3.13. Produktidentifikasjon og sporbarhet 3.14. Produksjons- og prosesstyring 3.15. Kontroll og prøving 3.16. Håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering 3.17. Styring med kontroll-, måle og prøvingsutstyr 3.18. Kontroll og prøvestatus 3.19. Avviksbehandling 3.20. Korrigerende og forebyggende handlinger 3.21 Registrering 3.22. Interne kvalitetsrevisjoner 3.23. Opplæring 3.24 Oppfølging etter salg. Ettersyn 3.25 Statistiske teknikker

Side 2 av10 3.1 Introduksjon Vi ønsker at våre forretningsforbindelser skal kjenne vår forretningsidé og vite litt om hvem vi er og hva vi driver med. Vik Ørsta AS arbeider innen markedsområdene lysmast, tunnelsikring og trafikksikring. Bedriften er lokalisert i Ørsta og i Vik i Sogn og er resultat av fusjonen mellom Ørsta Stål AS og Vik Verk AS. I tillegg til egne produkter, produserer bedriften spesialprodukter etter spesifikasjon fra kunder. Arbeidsstokken har betydelig kompetanse og disponerer et rasjonelt og moderne produksjonsutstyr som inkluderer egen varmforsinkingshall. Vik Ørsta AS er det største enkeltselskap i SafeRoad Group med ca 290 ansatte. Bedriften hadde i 2010 en omsetning på NOK 555 millioner. Forretningsidé - mål. Vik Ørsta AS skal betjene markedsområder der lang levetid i korrosive miljø er vesentlig for produkter, tjenester og systemleveranser. Bedriften vil legge vekt på en lønnsom og miljøvennlig virksomhet hvor både kunde, de ansatte og samfunnet vil oppfatte oss som en pålitelig samarbeidspartner. Våre mål er: - Å være en dyktig leverandør av produkter som er pålitelige for våre kunder - og dermed skape miljø og lønnsomhet til vår videre utvikling. 3.2 Distribusjon og gyldighet Dette dokumentet utgis til alle avdelings og salgslederne i Vik Ørsta AS. Ved revisjoner følges prinsippene for dokumentstyring beskrevet i prosedyre for dokumentstyring. Denne overordnede kvalitetshåndboken skal tjene som dokumentasjon av Vik Ørsta AS sitt KS-, Miljø-, og IK-styringssystem. Eksemplar kan sendes til kunder og andre forbindelser etter behov.

Side 3 av10 3.3 KVALITETS-, HMS-, OG MILJØ POLITIKK Kvalitetspolitikk - Våre produkter, tjenester og systemleveranser skal profilere seg med høy pålitelighet for å tilfredsstille kundens behov. - Målrettet systematisk kvalitetsstyring og kvalitetsforbedring skal gjennomførest i vår organisasjon. - Vår kvalitetspolicy skal være et viktig verktøy i en konkurranseutsatt næring, og der igjennom sikre våre ansatte trygge arbeidsplasser og våre eiere konkurransedyktig avkastning på deres investerte kapital. HMS-politikk Helse og sikkerhets arbeidet skal drives på en slik måte at våre ansatte ikke blir utsatt for arbeidsulykker, belastningsskader eller andre helseplager. Miljøpolitikk Miljøfilosofi Vik Ørsta AS skal fremstå som en miljøbevisst virksomhet som ved alle beslutninger og handlinger skal bidra til et redusert totalt ressursforbruk i samsvar med kjent teknologi og akseptert miljøpolitikk. Vår miljøpolitikk. Vik Ørsta AS skal redusere miljøeffektene av sin virksomhet gjennom å : - Oppfylle/eller ligge foran myndighetenes miljøkrav. - Ha et helhetssyn ved produktenes påvirkning av miljøet. - Ta miljøhensyn ved å produsere produkter med lang levetid - Fremstille produkter hvor ressursbruken er minst mulig miljøbelastende. - Gjøre bruk av materialer med fokus på resirkulering - Anvende produksjonsmetoder og teknikker som utnytter råstoffer og energiressurser best mulig, men samtidig tar vare på det ytre miljø og ansattes helse og sikkerhet. - Arbeide for at våre samarbeidspartnere viser tilsvarende miljøbevissthet. - Kontinuerlig forbedre bedriftens miljøstatus ved å øke kompetansen på miljø i alle bedriftens ledd. - Informere både innad og utad om bedriftens miljøpåvirkning på en åpen og faktabasert måte. Ørsta Dato: 15.02.11 Rolf Inge Roth Adm. Direktør

Side 4 av10 3.4 ORGANISASJONSPLAN Vedlagt er Vik Ørsta AS sin organisasjonsplan. Ref prosedyre P 04. Prosjektorganisasjon Ved spesielle kontrakter kan det bli opprettet egen organisasjon med faste prosjektmedarbeidere og egen styringsgruppe som overvåkende organ. Egen prosjektleder vil da ha det totale ansvar for gjennomføring av prosjektet, med tilstrekkelig fullmakt til å bære det ansvaret. Prosjektleder vil da være kundens kontaktperson i prosjektet. Prosjektleder vil da ha det overordnede ansvar for at nødvendige rutiner blir etablert, iverksatt og holdt ved like, for å sikre overensstemmelse med kontrakt og bedriftens kvalitets-, miljø-, og HMSpolitikk. 3.5 KRAV TIL KVALITETSSYSTEMET 3.6 LEDELSENS ANSVAR Adm. dir. er ansvarlig for at kvalitetssystemet er utarbeidet og implementert iht. denne kvalitetsplanen. Kvalitetsleder er ansvarlig for å verifisere at KS systemet blir etterlevd. 3.6.1 Kvalitetsmål. Se pkt 3.3. 3.6.2 Grunnlaget for å oppnå kvalitet inkluderer - kvalifiserte medarbeidere som er motivert for kvalitet. - egnede lokaler, utstyr, prosedyrer, instrukser, o.l. - tilpasset organisasjon, klare ansvars- og myndighetsforhold. - vilje til å utbedre feil og avvik hurtig og effektivt. - god kommunikasjon internt og eksternt, slik at feil forebygges. - et dokumentert og effektivt KS system. - strukturerte måter å jobbe på slik at kvalitetsmålsettingen oppfylles. - at kvalitetsrevisjoner utføres. 3.6.3 Ansvar og myndighet. Ansvar og myndighet er spesifisert i egne stillingsbeskrivelser for personell som leder arbeid som påvirker kvalitet. Se pkt 3.4. 3.6.4 Ressurser og personell for verifikasjon Verifikasjon omfatter kontroll, prøving og overvåking av utvikling/ konstruksjon, fabrikasjon, overflatebehandling og transport. Verifikasjon/revisjoner skal utføres hovedsakelig av KS leder. KS leder kan dra veksel på annet relevant personell i organisasjonen i forbindelse med verifikasjon.

Side 5 av10 3.6.5 Kvalitetsleder (Ledelsens representant) På vegne av ledelsen er KS leder delegert overordnet ansvar og myndighet for å verifisere at KS systemet virker som forutsatt og at nødvendige tiltak iverksettes. 3.6.6 Ledelsens gjennomgåelse. KS systemet er iverksatt for å tilfredsstille ledelsens målsetning og politikk, gjennomgås av ledelsen for å påse at det til enhver tid er hensiktsmessig og effektivt i hele organisasjonen. Basis for gjennomgåelse er revisjonsrapporter siden forrige gjennomgåelse. Registreringer fra gjennomgåelsene oppbevares. 3.7 KVALITET SYSTEMET 3.7.0 Generelt Hensikten med å etablere og vedlikeholde et dokumentert kvalitetssystem er å bidra til at kvalitetsmål oppnås og at produkter tilfredsstiller spesifiserte krav og behov. 3.7.1 Strukturen av det dokumenterte kvalitetssystemet Kvalitetssystemets struktur er basert på kvalitetsstandard NS-ISO 9001. 3.7.2 Oppbygging av styringssystemet: Nivå 1: Håndbok: Denne beskriver bedriftens kvalitets-, HMS- og miljøstyringssystem. Nivå 2: Prosedyrehåndbok: Alle operative prosedyrer er samlet her. Nivå 3: Registreringer og målinger som er nødvendige for dokumentasjon og etterlevning av kvalitet og HMS, som driftsinstrukser/ funksjonstillingsbeskrivelser/ registreringer. Referanse er oversikt over systemforbindelse mellom vårt Styringssystem, ISO-9001, og IK. 3.8 KONTRAKTSGJENNOMGANG 3.8.1 Gjennomgåelse og planlegging Vik Ørsta AS skal holde en full gjennomgåelse av kontrakter med Kunden før kontrakten aksepteres. En skal her forsikre seg om at følgende er klarlagt - Omfang av leveransen - godkjenningskriterier er entydig og tilstrekkelig definert - rutine for endring er entydig definert - de kommersielle (tidsplaner, betalingsbetingelser, garantier, etc.) er fullstendig definert. - tillegg og fradrag formidles til de berørte parter - registrering oppbevares.

Side 6 av10 3.9 STYRING AV UTVIKLING OG KONSTRUKSJONEN 3.9.0 Beskrivelse Vi har etablert dokumenterte prosedyrer for våre konstruksjons og utviklingsaktiviteter for å sikre at spesifiserte krav blir følgt opp. Prosedyrene beskriver planene for de ulike aktivitetene, oppgavefordeling, ta vare på organisatoriske og tekniske grensesnitt, dokumentering av konstruksjonsgrunnlag/resultat samt krav til verifikasjon - validering og endring av konstruksjon. 3.10 DOKUMENT OG DATASTYRING 3.10.0. Definisjoner Vik Ørsta AS har etablert dokumenterte prosedyrer for styring av alle dokument og data som er knyttet til NS- ISO-9001 standarden. Det gjelder eksterne dokument som kundetegninger, standarder, og interne dokument som prosedyrer, tegninger, produksjonsdokument, pakkseddler- fraktbrev- fakturaer, samt back-up rutine. 3.10.1 Godkjenning og utgivelse Dokumenter og data gjennomgås og godkjennes av bemyndiget personell før utgivelse. 3.10.2 Endring av dokumenter Endringer av dokumenter og data skal gjennomgås og godkjennes av de samme funksjoner som opprinnelig gjennomgikk og godkjente dokumentene. 3.11 INNKJØP Vik Ørsta AS har etablert dokumenterte prosedyrer for å sikre at innkjøpte produkt stemmer overens med spesifiserte krav. 3.11.1. Valg av leverandører Vik Ørsta AS velger leverandører og underleverandører ut ifra deres evne til å tilfredsstille kravene i leveransen. Vi har opprettet en oversikt over godkjente underleverandører. 3.11.2. Innkjøpsdata Vik Ørsta AS sin innkjøpsordrer inneholder opplysninger som klart definerer de bestilte produkt. Innkjøpsdokumentene blir godkjent av kvalifisert personell før utsendelse. 3.11.3. Verifikasjon av innkjøpte produkter. I de tilfeller at det står i kontrakt, har kunden rett til å verifisere hos underleverandøren og hos leverandøren at innkjøpt produkt tilfredsstiller spesifiserte krav.

Side 7 av10 3.12 KONTROLL MED PRODUKTER LEVERT AV KUNDEN Vi har opprettet prosedyrer for styring av verifikasjon, lagring og vedlikehold av produkter som kunden leverer. Ethvert produkt som går tapt, blir ødelagt eller på annen måte ikke er brukbart, skal registreres og rapporteres til kunden. 3.13 PRODUKTIDENTIFIKASJON OG SPORBARHET Vi har etablert rutiner for identifisering av produkt gjennom alle trinn i produksjonsprosessen. I den utstrekning at sporbarhet er et spesifisert krav, vil vi etablere rutiner som gir de enkelte produkt en entydig identifikasjon. Identifikasjonen registreres. 3.14 PRODUKSJON OG PROSESSTYRING 3.14.0 Generelt Vik Ørsta AS har etablert og iverksatt dokumenterte prosedyrer som beskriver fremgangsmåten for, planlegging og utførelse av de tilvirkningsprosessene som har innvirking på kvalitet, slik at disse blir utført under styrte forhold. Med styrte forhold menes: - at alle tegninger og produksjonsdokumenter er tilgjengelige til riktig tid og sted. - at tilvirkningsprosessen, prøve og kontrollaktivitetene planlegges og utføres ifølge dokumenterte arbeidsstandarder. - at bare verktøy og måleutstyr med gyldig kalibreringsstatus blir brukt. 3.14.1. Spesielle prosesser. Vik Ørsta AS har utviklet prosedyrer som beskriver fremgangsmåten ved planlegging og utførelse av spesielle prosesser der resultatene ikke fullt ut kan verifiseres ved etterfølgende kontroll og prøving. Spesielle prosesser på Vik Ørsta AS: -Sveising -Varmforsinking -Pulverlakkering 3.15. KONTROLL OG PRØVING 3.15.0 Generelt Vik Ørsta AS har etablert og holder ved like dokumenterte prosedyrer for kontroll og prøvingsaktiviteter for å bekrefte at de spesifiserte produktkravene tilfredsstilles. 3.15.1 Mottakskontroll. Vik Ørsta AS har etablert en dokumentert prosedyre som beskriver prosessen for mottak og kontroll av mottatte produkter slik at leveranser kontrolleres før de benyttes eller bearbeides. Alle kontroller dokumenteres og arkiveres. Produkt med avvik rapporteres, identifiseres og holdes atskilt og behandles etter prosedyre om avviksbehandling.

Side 8 av10 3.15.2 Kontroll og prøving under tilvirkning. Vik Ørsta AS har etablert dokumenterte prosedyrer som anvendes som underlag når produktene kontrolleres og prøves. Kontroll og prøveresultatene registreres. Produkter med avvik behandles iht. prosedyre for avviksbehandling. 3.15.3 Sluttkontroll og prøving. Vik Ørsta AS utfører all sluttkontroll iht. dokumenterte prosedyrer, slik at beviset for at sluttproduktet overensstemmer med spesifiserte krav, blir fullstendig. 3.15.4 Registreringer fra kontroll og prøving. Vi foretar registreringer og oppbevarer disse som bevis på at produktet er kontrollert. Disse registreringene viser om produktet er godkjent ved kontroll i henhold til angitte kriterier. 3.16 HÅNDTERING, LAGRING, PAKKING, BESKYTTELSE OG LEVERING Vik Ørsta AS har etablert og holder ved like dokumenterte prosedyrer for håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering av produkter for å sikre at: - det bedriftsinternt ikke oppstår skade på materiell. - bare godkjente transportfirma og transportmetoder velges. - alle nødvendige transportkunde dokumenter utskrives og kontrolleres før levering - alle nødvendige tiltak planlegges og utføres for å beskytte produkter mot tap eller skade underveis til kunde. 3.17 STYRING MED KONTROLL-, MÅLE-, OG PRØVEUTSTYR. Prosedyrer beskriver fremgangsmåten for kontroll, kalibrering og vedlikehold av kontroll-, måle-, og prøveutstyr som brukes for å vise at produkter tilfredsstiller spesifiserte krav, slik at måleutstyr og instrumenter som brukes i tilvirkning, kontroll og prøving er identifisert, registrert og kontrollert før førstegangsbruk: - måleutstyr og instrumenter oppbevares på egnede steder og brukes bare av opplært personell - måleutstyr og instrumenter kontrolleres og kalibreres periodisk - kalibreringsstatus registreres, likeså tidspunkt for neste kalibrering og signatur til den som utførte kalibreringen. - registreringer over de periodiske kalibreringene oppbevares - bruk av privat måleutstyr eller instrumenter ikke forekommer. 3.18 KONTROLL OG PRØVESTATUS Kontroll- og prøvestatus for produkter er angitt med egnede midler som viser om produktene oppfyller kravene. Angivelse av kontroll- og prøvestatus blir opprettholdt gjennom tilvirkning for å sikre at bare produkter som er godkjent i henhold til foreskreven kontroll og prøving blir levert til kunden.

Side 9 av10 3.19 AVVIKSBEHANDLING Vik Ørsta AS har etablert og holder ved like dokumentert prosedyre som hindrer utilsiktet bruk eller installasjon av produkter med avvik. Prosedyren omfatter identifikasjon, dokumentasjon, vurdering, atskillelse, disponering av produkter med avvik og informasjon til berørte parter. 3.20 KORRIGERENDE OG FOREBYGGENDE HANDLINGER Prosedyre beskriver fremgangsmåten for å sikre at: - årsak til feil/avvik analyseres og rapporteres skriftlig - gjentakelse av feil/avvik hindres ved iverksettelse av korrigerende tiltak - korrigerende tiltak utføres av berørte enheter - avviksanalyser anvendes for å eliminere svake punkter. 3.21 REGISTRERINGER Vik Ørsta AS har etablert og holder ved like dokumentert prosedyre for identifikasjon, innsamling, nummerering, arkivering, lagring vedlikehold og disponering av registreringer. Registreringene oppbevares for å påvise overensstemmelse med spesifiserte krav og at kvalitetssystemet virker effektivt. Alle registreringer er lesbare og oppbevares slik at de ikke kommer til skade. Oppbevaringstid er fastlagt og nedtegnet. 3.22 INTERNE KVALITETSREVISJONER Vik Ørsta AS har etablert og holder ved like dokumentert prosedyre som beskriver fremgangsmåten for utførelse av kvalitetsrevisjoner for å sikre at: - kvalitetssystemet revideres periodisk - kvalitetssikringsprosedyrene er hensiktsmessige og etterleves - revisjonene utføres systematisk og etter uniforme kriterier Interne kvalitetsrevisjoner planlegges på grunnlag av aktivitetenes status og betydning og utføres av personell som er uavhengig av dem som er direkte ansvarlig for aktiviteten som er gjenstand for revisjon. Resultatene av revisjonene registreres.

Side 10 av10 3.23 OPPLÆRING Prosedyre er etablert for å klarlegge opplæringsbehov og sørge for opplæring av alt personell som utfører aktiviteter som påvirker kvalitet. Dette for å sikre at: - ingen gis ansvar for utførelse av kvalitetspåvirkede aktiviteter uten nødvendig opplæring og kunnskap. - nyansatte læres opp. 3.24 OPPFØLGING ETTER SALG (ETTERSYN) Vi vil etablere rutiner for å utføre, bekrefte og rapportere at ettersynet tilfredsstiller spesifiserte krav, i de tilfeller dette er et kundekrav. 3.25 STATISTISKE TEKNIKKER Vi bruker forskjellige statistiske metoder for å styre og kontrollere prosessenes evne og produktenes egenskaper. - Vi bruker statistisk prosesskontroll ved kontroll av middeldiameter på gjenger - Vi bruker kumulative teknikker/diverse kontrolldiagram for å overvåke krediteringer 4. REFERANSE Det vises til samtlige prosedyrer i prosedyrehandbok. - Organisasjonskart - ISO-9001 - Internkontrollforskriften 5. VEDLEGG Ingen.

Organisasjon Administrerende direktør Stab Marked Salgsdirektør Produksjon Produksjonsdirektør Markedsavdeling Trafikk Markedssjef Markedsavdeling Bergsikring Markedssjef Markedsavdeling Lysmast Markedssjef Markedsavdeling Ørsta Marina Systems Markedssjef Produktutvikling Lean Innkjøp Fabrikk Hovden Ørsta Fabrikk Skorgeura Ørsta Fabrikk Vik Vik