Miljøstyringssystem for Holtålen kommune

Transkript

1 Miljøstyringssystem for Holtålen kommune Kravene til miljøstyringssystem etter ISO Generelle krav Organisasjonen skal etablere, dokumentere, iverksette, vedlikeholde og kontinuerlig forbedre et miljøstyringssystem i henhold til kravene i denne standarden og fastslå hvordan den vil oppfylle disse kravene. Organisasjonen skal fastsette og dokumentere omfanget av sitt miljøstyringssystem. 4.2 Miljøpolitikk Den øverste ledelsen skal fastsette organisasjonens miljøpolitikk og sikre at miljøpolitikken innenfor det fastsatte omfanget av miljøstyringssystemet a) Er hensiktmessig for typen, omfanget og miljøpåvirkningene av organisasjonens aktiviteter, produkter og tjenester b) Omfatter en forpliktelse til kontinuerlig forbedring og forebygging av forurensning c) Omfatter en forpliktelse til å tilfredsstille aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg angående dens miljøaspekter d) Gir rammen for å fastsette og gjennomgå miljømål og delmål e) Er dokumentert, iverksatt og vedlikeholdt f) Er kommunisert til alle som arbeider for eller på vegne av organisasjonen, og g) Er tilgjengelig for allmennheten Hvordan dette er ivaretatt i Holtålen kommune 4.1 Generell krav Kommunens miljøstyringssystem framgår av dette dokumentet Miljøstyringssystemets omfang: Kommunens sentrale styringssystem (dvs. politisk nivå og rådmannsnivå) pluss alle enhetsledere (selve ISOsertifiseringen omfatter ikke deler lenger nede i enhetene). 4.2 Miljøpolitikk Miljøpolitikken vedtatt i formannskapssak 11/07 den : I Holtålen kommune skal Arbeide for en bærekraftig utvikling Stadig forbedre vår miljøpåvirkning gjennom årlig å fastsette miljømål Ta hensyn til de økonomiske, økologiske og sosiale aspektene i det lokale 21-arbeidet For å få til en bærekraftig utvikling skal vi innen kommunen Vise miljøhensyn innen alle virksomhetsområdene Utdanne, informere og motivere de ansatte og innbyggerne for å styrke miljøbevisstheten Ta vare på naturressursene våre på en miljømessig god måte Forebygge forurensning Se til at bærekraftig utvikling blir en del av planarbeidet, myndighetsutøvelsen, kjøp av varer og tjenester samt valg av produksjonsmetoder og investeringer i egen virksomhet Kvalitetssikre god håndtering og inntransport av avfall Til enhver tid drive vår virksomhet innenfor de miljømessige krav som stilles av gjeldende lover og forskrifter og andre miljømessige krav vi har sluttet oss til Kommunens miljøpolitikk er tatt med i kommunens overordnede samfunnsdel vedtatt i K-styret den sak 5/ Planlegging 4.3 Planlegging Miljøaspekter Miljøaspekter Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre(r) Kommunens miljøaspekter er definert og vedtatt gjennom a) For å identifisere miljøaspektene ved dens aktiviteter, produkter og Miljøstatusen for Holtålen kommune (vedtatt ). tjenester innenfor det fastsatte omfanget av miljøstyringssystem som Vesentlige miljøaspekter knytter seg til: den kan kontrollere, og de som den kan påvirke, når en tar hensyn til a) Innkjøp

2 planlagte og nye utviklinger, eller nye eller endrede aktiviteter, produkter og tjenester, og b) For å fastslå hvilke aspekter som har eller kan ha vesentlige påvirkninger på miljøet (dvs vesentlige miljøaspekter). Organisasjonen skal dokumentere denne informasjonen og holde den ajour. Organisasjonen skal sikre at det blir tatt hensyn til vesentlige miljøaspekter når den etablerer, iverksetter og vedlikeholder sitt miljøstyringssystem Lovbestemte krav og andre krav Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre a) For å identifisere og ha tilgang til aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg angående dens miljøaspekter, og b) For å fastslå hvordan disse kravene angår dens miljøaspekter. Organisasjonen skal sikre at det blir tatt hensyn til aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg når den etablerer, iverksetter og vedlikeholder sitt miljøstyringssystem Mål, delmål og program(mer) Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde dokumenterte miljømål og delmål for relevante funksjoner og nivåer i organisasjonen. Målene og delmålene skal om mulig være målbare, og de skal være i samsvar med miljøpolitikken, inklusive forpliktelsene til forebygging av forurensning, i samsvar med aktuelle lovbestemte krav og andre selvpålagte krav, og til kontinuerlig forbedring. Når organisasjonen etablerer og gjennomgår sine mål og delmål, skal den ta hensyn til lovbestemte krav og andre krav som den pålegger seg, og til dens vesentlige miljøaspekter. Den skal også vurdere de tekniske valgmuligheter, dens økonomisake, driftsmessige og forretningsmessige krav, og oppfatningene til berørte parter. Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde program(mer) for å oppnå sine mål og delmål. Programmet/-ene skal omfatte: a) Angivelse av ansvar for å oppnå mål og delmål for aktuelle funksjoner og nivåer i organisasjonen, og b) Virkemidlene og tidsrammen for å oppfylle dem b) Arealplanlegging c) Forurensede områder d) Tungmetaller og organiske miljøgifter Prosedyrer for a) å identifisere miljøaspekter og b) å fastslå hvilke miljøaspekter som er vesentlig: Skjer årlig etter en vurdering/tilråding fra miljøgruppa i forbindelse med ledergruppas gjennomgang til revisjon av økonomi- og handlingsplanen. Som grunnlag brukes skjema for utvelgelse av miljøaspekt. Prosedyre (4.3.1) Lovebestemte krav og andre krav Se oversikt her Ansvarlig for kontrollen er intern miljørevisor De som bruker papirversjoner, er selv ansvarlig for at disse er oppdatert Hvordan endringer i kravene angår aktuelle miljøaspekter, fastslås i forbindelse med rullering av økonomi- og handlingsplan og for øvrig fortløpende etter behov i forbindelse med forvaltningens virksomhet (planlegging, saksbehandling m.v.) Prosedyre (4.3.2) Mål, delmål og program(mer) Hovedmålene er i Miljøstatusen for Holtålen kommune (vedtatt ): Hovedmål innkjøp: Kommunen skal redusere sitt vareforbruk og etterstrebe innkjøp av miljømerkede varer. Delmål: se handingsplan Hovedmål arealplanlegging: Miljøpåvirkninger skal stå sentralt i kommunens arealforvaltning Delmål: se handlingsplan Hovedemål forurensede områder: Kommunen skal arbeide for at at vannkvaliteten i Gaula til enhver tid er best mulig. (* se handlingsplan) Delmål: se handlingsplan Hovedmål Tungmetaller og organiske miljøgifter: Kommunen skal være en pådriver ovenfor myndighetene for at en kontinuerlig overvåker tungmetallkonsentrasjonen i Gaula Delmål: se handlingsplan Handlingsprogram/plan: Handlingsplan for måloppnåelse står bakerst i dette dokumentet.

3 4.4 Iverksetting og drift 4.4 Iverksetting og drift Ressurser, oppgaver, ansvar og myndighet Ledelsen skal sikre tilgang på de nødvendige ressurser for å etablere, iversette, vedlikeholde og forbedre miljøstyringssystemet. Ressursene omfatter menneskelige ressurser og spesielle ferdigheter, teknologi og økonomiske ressurser. Oppgaver, ansvar og myndigheter skal fastsettes, dokumenteres og kommuniseres for effektiv miljøstyring. Organisasjonen øverste ledelse skal peke ut en elles flere representant(er) for ledelsen som, uavhengig av annet ansvar, skal ha fastsatte oppgaver, ansvar og myndighet til å: a) Sikre at miljøstyringssystemet er etablert, iverksatt og vedlikeholdt i henhold til kravene i denne standarden, b) Rapportere til den øverste ledelsen om miljøstyringssystemets virkningsgrad for gjennomgang, inklusive anbefalinger om forbedringer Kompetanse, opplæring og bevissthet Organisasjonen skal sikre at enhver person som utfører oppgaver for den eller dens vegne som organisasjonen kjenner til kan forårsake vesentlig(e) miljøpåvirkning(er), er kompetente med hensyn til relevant utdanning, opplæring eller erfaring. Organisasjonen skal oppbevare dokumentasjonen som angår dette. Organisasjonen skal identifisere opplæringsbehov tilknyttet sine miljøaspekter og sitt miljøstyringssystem. Den skal tilby opplæring eller på annen måte foreta seg det som trengs for å tilfredsstille disse behovene, og den skal oppbevare angjeldende dokumentasjon. Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å gjøre personer som arbeider for den eller dens vegne klar over: a) Viktigheten av overensstemmelse med miljøpolitikken og prosedyrene, og med kravene i miljøstyringssystemet b) De vesentlige miljøaspekter og beslektede reelle og potensielle miljøpåvirkninger i tilknytning til arbeidet, og de miljømessige fordelene ved forbedrede personlige prestasjoner c) Deres oppgave og ansvar når det gjelder å oppnå overensstemmelse med kravene i miljøstyringssystemet d) De mulige følger av avvik fra fastsatte prosedyrer Kommunikasjon Organisasjonen skal med hensyn til sine miljøaspekter og sitt miljøstyringssystem etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for: Ressurser, oppgaver, ansvar og myndighet Ansvarsplassering: Jf. Handlingsplan for måloppnåelse Ledelsens representant Kompetanse, opplæring og bevissthet Miljøopplæring inngår som del av introduksjon av nytilsatte. Miljøpolitikk, vesentlige miljøaspekt med hovedmål skal være medlagt i ansettelsesmappa Miljøopplæring skal også inngå som en del i den lokale politikkeropplæringa etter hvert kommunevalg. Prosedyre Kommunikasjon Prosedyre intern kommunikasjon: Intranettsider, ordinære ledermøter og personalmøter internt i enheten. Dette skal fremgå skriftlig av

4 a) Intern kommunikasjon mellom de forskjellige nivåer og funksjoner i organisasjonen b) Å motta, dokumentere og besvare aktuell kommunikasjon fra eksterne berørte parter Organisasjonen skal vedta om de skal kommunisere utad om sine vesentlige miljøaspekter, og vedtaket skal dokumenteres. Dersom vedtaket er å kommunisere, skal organisasjonen etablere og iversette metode for denne eksterne kommunikasjonen Dokumentasjon Dokumentasjonen av miljøstyringssystemet skal omfatte: a) Miljøpolitikken, miljømålene og delmålene b) En beskrivelse av omfanget av miljøstyringssystemet c) En beskrivelse av hovedelementene i miljøstyringssystemet og deres samspill, og referanse tiltilhørende dokumenter d) Dokumenter, inklusive registreringer, som kreves av denne standarden, og e) Dokumenter, inklusive registreringer som organisasjonen har besluttet er nødvendige for å sikre effektiv planlegging, drift og styring av prosesser som angår dens vesentlige miljøaspekter Dokumentstyring Dokumenter som kreves av miljøstyringssystemet og av denne standarden, skal styres. Registreringer er en spesiell type dokument, og de skal styres i henhold til Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å: a) Godkjenne dokumenter med hensyn til tjenelighet før utgivelse b) Gjennomgå og hvis nødvendig oppdatere og godkjenne dokumenter på nytt c) Sikre at endringer og status som gjeldene versjon av dokumenter blir identifisert d) Sikre at relevante versjoner av gjeldende dokumenter er tilgjengelig der de skal brukes e) Sikre at dokumenter forblir leselige og lett identifiserbare f) Sikre at dokumenter med eksternt opphav som organisasjonen har referater og innkallinger. Ansvarlig: Rådmann og enhetsledere Prosedyre for ekstern kommunikasjon: Kommunen skal kommunisere utad om sine vesentlige miljøaspekter ved: 1) Kommunens årsmelding 2) Kommunens hjemmeside Ansvarlig: Rådmannen Prosedyre for å motta, dokumentere og besvare aktuell informasjon fra eksterne berørte parter: Ivaretas etter generelle regler om offentlig forvaltning (inkl. miljøinformasjonsloven). Prosedyre Dokumentasjon Dette dokumentet er selv en del av dokumentasjonen etter og henviser til hvor dokumentasjonen for øvrig finnes ad c) Miljøstyringssystemet er en integrert del av kommunens ordinære styringssystem som består av: 1) Planverk: kommuneplanens samfunnsdel, økonomi- og handlingsplan, handlingsplan for måloppnåelse og dette dokumentet. 2) Måling, evaluering og rapportering: Kommunens årsmelding og registreringer i tilknytning til revisjon av handlingsplanen for måloppnåelse 3) Kommunens Intranett (omfatter retningslinjer, prosedyrer m.v.) og kommunens hjemmeside Miljøstyringssystemet rulleres etter kommunelovens kap. 8 og herunder rulleres handlingsplanen for måloppnåelse en gang pr. år Dokumentstyring Alle dokumenter i miljøstyringssystemet skal årlig gjennomgås for å se om de er oppdaterte og tilstrekkelige. Dette skjer i forbindelse med rulleringen av økonomi- og handlingsplanen. Ansvarlig: Rådmannen Alle dokumenter i dette systemet som utstedes eller revideres av Holtålen kommune, skal godkjennes av rådmannen eller enhetslederne Det skal framgå av dokumentet når det ble utstedt/sist revidert Siste endring skal framgå av dokumentet med kursiv Ugyldige dokumenter makuleres så fremt arkivbestemmelsene m.v. ikke tilsier annet Eksterne dokumenter håndteres etter generelle bestemmelser for kommunal forvaltning. Prosedyre 4.4.5

5 besluttet er nødvendige for planlegging og drift av miljøstyringssystemet, er identifisert, og at distribusjonen er styrt, og g) Hindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter og å identifisere dem på en egnet måte dersom de for noe formål blir beholdt Driftskontroll Organisasjonen skal, i henhold til sine miljømål og delmål, identifisere og planlegge de operasjonene som er forbundet med identifiserte vesentlige miljøaspekter, for å sikre at de utføres under fastsatte betingelser, ved å: a) Etablere, iverksette og vedlikeholde dokumentert(e) prosedyre for å kontrollere situasjoner hvor fravær slik(e) prosedyre kan medføre avvik fra miljøpolitikken, miljømålene og delmålene, og b) Angi driftskriterier i prosedyren(e), og c) Etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyrer i tilknytning til de identifiserte vesentlige miljøaspektene forbundet med varer og tjenester som organisasjonen bruker, og kommunisere aktuelle prosedyrer og krav til leverandører, inklusive kontraktspartnere Beredskap og innsats Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å identifisere mulige nødssituasjoner og mulige ulykker som kan påvirke miljøet, og hvordan organisasjonen eventuelt vil reagere. Organisasjonen skal reagere på faktiske nødssituasjoner og ulykker og forebygge eller redusere påfølgende uheldige miljøpåvirkninger. 4.5 Kontroll 4.5 Kontroll Overvåking og måling Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for regelmessig å overvåke og måle de viktigste egenskapene ved sin drift som kan ha vesentlig miljøpåvirkning. Prosedyren(e) skal omfatte dokumentering av informasjon for å overvåke prestasjon, aktuelle styringstiltak og overensstemmelse med organisasjonens miljømål og delmål. Organisasjonen skal sikre at kalibert og verifisert overvåkings- og måleutstyr blir benyttet og vedlikeholdt, og den skal oppbevare tilhørende registreringer Samsvarsvurdering I henhold til sine forpliktelser til samsvar skal organisasjonen etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for periodevis å vurdere samsvar med aktuelle lovbestemte krav. Organisasjonen skal oppbevare registreringer av resultatene av de Driftskontroll Det gjennomføres løpende driftskontroll med den operative virksomheten: 1) Gjennom møtereferater i leder- og personalmøter 2) Ved tertialrapportering og årsmelding 3) Etter HMS-prosedyrer inkl. vernerunder 4) I forbindelse med anskaffelser (Holtålen kommune er tilsluttet innkjøpsavtalen v/sør-trøndelag Fylkeskommune) Generelt er driftskontrollen lagt til enhetene hvor enhetslederne skal ha forståelse for og skal ha etablert de nødvendige systemer for å ivareta ytre miljøforhold i den daglige drift Beredskap og innsats Kommunens prosedyrer for beredskap og innstats styres gjennom: 1) Handlingsplan for kriseberedskap 2) Plan for helsemessig og sosial beredskap 3) Smittevernplan 4) Interkommunal brannordning 5) ROS (under arbeid) 6) Kvalitets- og systemhåndbok (under revidering) Overvåking og måling Kommunen overvåker og måler resultatene av den operative driften: 1) Forløpende ved ordinær drifts-/personal-/ledermøter gjennom året 2) Ved tertialrapportering 3) Årlig i forbindelse med internrevisjon (intern revisor) 4) Etter vernerunder Ansvarlig: Rådmannen og enhetsledere Samsvarsvurdering Samsvarsvurdering skjer i forbindelse med internrevisjonen og ellers løpende dersom overvåkning eller målinger etter pkt gjør det aktuelt. Ansvarlig: Rådmannen og internrevisor Prosedyre 4.5.2

6 periodevise vurderingene Organisasjonen skal vurdere samsvar med andre krav som den pålegger seg. Den kan om ønskelig kombinere denne vurderingen med vurdering av å overholde lovbestemmelser i henhold til , eller den kan etablere egen/egne prosedyre. Organisasjonen skal oppbevare registreringer av resultatene av de periodevise vurderingene Avvik, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak Organisasjonen skal etablere, iversette og vedlikeholde prosedyre for å håndtere aktuelle og potensielle avvik og for å iverksette korrigerende tiltak og forebyggende tiltak. Prosedyren(e) skal fastsette krav for å a) Identifisere og rette avvik og iverksette tiltak for å redusere miljøpåvirkningene b) Granske avvik, fastslå årsak(er) og iverksette tiltak for å hindre at de skjer igjen c) Vurdere behovet for tiltak for å forebygge avvik og iverksette egnede tiltak for å forebygge at de skal oppstå d) Registrere resultatene av gjennomførte korrigerende tiltak og e) Gjennomgå nytteverdien av gjennomførte korrigerende tiltak og forebyggende tiltak Gjennomførte tiltak skal samsvare med størrelsen på problemene og de påviste miljøpåvirkningene. Organisasjonen skal sikre at det blir gjort nødvendige endringer av dokumentasjonen av miljøstyringssystemet Kontroll med registreringer Organisasjonen skal etablere og vedlikeholde de nødvendige registreringer for å påvise overensstemmelse mellom kravene i miljøstyringssystemet og denne standarden og de oppnådde resultatene. Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å identifisere, lagre, beskytte, gjenfinne, beholde og slette registreringer. Registreringer skal være og forbli leselige, identifiserbare og sporbare Intern revisjon Organisasjonen skal sikre at det blir gjennomført intern revisjon av miljøstyringssystemet med planlagte intervaller for å: a) fastslå om miljøstyringssystemet 1) Er i overensstemmelse med planlagte ordninger for miljøstyring, inklusive kravene i denne standarden og 2) Er ordentlig iverksatt og vedlikeholdt, og b) fremskaffe informasjon om resultatene av revisjonen tilledelsen Avvik, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak Avvikshåndtering skjer som del av rullering av handlingsplanen og i forbindelse med inertnrevisjonen. Prosedyre Kontroll med registreringer Alle miljørapporter og registreringer oppbevares elektronisk Oppbevaring skjer ellers etter generelle regler for offentlig forvaltning Prosedyre Intern revisjon Internrevisjon skjer en gang hvert år Ansvarlig: Internrevisor Prosedyre 4.5.5

7 Revisjonsprogram(mer) skal planlegges, etableres, iverksettes og vedlikeholdes av organisasjonen idet en tar hensyn til de(n) miljømessige betydning(er) av den aktuelle driften og resultatene av tidligere revisjoner. Det skal etableres, iverksettes og vedlikeholdes revisjonsprosedyre som tar for seg - ansvar og krav tilknyttet planlegging og gjennomføring av revisjoner, rapportering av resultater og oppbevaring av angjeldende registreringer - fastsetting av revisjonskriterier, omfang, hyppighet og metoder - valg av revisorer og gjennomføring av revisjoner skal sikre objektivitet og upartiskhet i revisjonsprosessen. 4.6 Ledelsens gjennomgåelse Organisasjonens øverste ledelse skal gjennomgå miljøstyringssystemet med planlagte mellomrom for å sikre at det fortløpende er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt. Gjennomgåelsen skal omfatte vurdering av muligheter for forbedring og behovet for endringer av miljøstyringssystemet, inklusiv miljøpolitikken og miljømål og delmål. Registreringene fra ledelsens gjennomgåelse skal oppbevares. Grunnlaget for ledelsens gjennomgåelse skal omfatte: a) Resultater av interne revisjoner og vurderinger av samsvar med lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg b) Henvendelse fra eksterne berørte parter, inklusive klager c) Organisasjonens miljøprestasjon d) I hvilken grad mål og delmål er oppnådd e) Status for korrigerende og forebyggende tiltak f) Oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser g) Endrede forutsetninger, inklusive utvikling med hensyn til lovbestemte krav som angår dens miljøaspekter, og h) Anbefalinger om forbedringer. Resultatene av ledelsens gjennomgåelse skal omfatte alle beslutninger og tiltak som angår mulige endringer av miljøpolitikk, miljømål, -delmål og andre elementer av miljøstyringssystemet, i henhold til forpliktelsen til kontinuerlig forbedring. 4.6 Ledelsens gjennomgåelse Skjer en gang hvert år etter internrevisjonen Ansvarlig: Rådmannen Prosedyre 4.6