FORMÅL Angi det organisatoriske omfanget av miljøstyringssystemet i Grong kommune.

Transkript

1 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. A Overordnet dokumentasjon Omfang av miljøstyringssystemet Dok.nr. A4.1 ISO14001 punkt: 4.1 Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Angi det organisatoriske omfanget av miljøstyringssystemet i Grong kommune. BESKRIVELSE Miljøstyringssystemet i Grong kommune omfatter to organisatoriske hovednivåer i kommuneadministrasjonen: overordnet administrativ ledelse (rådmann, to kommunalsjefer og personalsjef, se forklaring nedenfor) og avdelingsledere. I praksis tilhører kommunal- og personalsjefene rådmannsgruppen og fungerer som rådmenn på hver sine områder, men er allikevel underlagt rådmann Svein Helland. Derfor er det i organisasjonskartene operert med tre nivåer der det er hensiktsmessig. Dette gjelder for hele organisasjonen Grong kommune, som i figuren under. Omfanget av miljøstyringssystemet i Grong kommune (tittel og navn pr ).

2 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. A Overordnet dokumentasjon Miljøpolitikk i Grong kommune Dok.nr. A4.2 ISO14001 punkt: 4.2 Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Angi kommunens gjeldende miljøpolitikk direkte eller med henvisning. OMFANG Grong kommunes miljøpolitikk angår administrasjonen som inngår i miljøstyringssystemet. BESKRIVELSE Kommunens miljøpolitikk ble vedtatt av kommunestyret , sak 65/06 og står under punkt 8.1 i Kommuneplan for Grong kommune Elektronisk versjon av kommuneplanen er tilgjengelig på Grong kommunes nettsider, og trykket versjon er tilgjengelig på servicekontoret eller ved annen henvendelse til kommunen. Det er opprettet en lenke på kommunens nettsider der all dokumentasjon av relevans for miljøledelse er samlet. Videre er det utarbeidet et faktaark om miljøledelse i Grong kommune som er tilgjengelig på kommunens servicekontor.

3 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Miljøaspekter - identifisering av miljøaspekter og utvelgelse av vesentlige miljøaspekter Kap. A Overordnet dokumentasjon Dok.nr. A4.3.1 ISO14001 punkt: 4.3.1a-b Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Denne rutinen skal sikre identifikasjon av de miljøaspektene som er forbundet med kommunens virksomhet, og som det kan forventes at kommunen har en innvirkning på, for å bestemme de aspektene som har, eller kan ha betydelige miljøpåvirkninger. Rutinen skal samtidig påse at de miljøaspektene som er forbundet med betydelige miljøpåvirkninger tas i betraktning når miljømål fastsettes. OMFANG Rutinen gjelder kommunalsjef, ledelsens representant/miljøansvarlig i kommunen, leder for plan, eiendom og bygg og leder for kommunalteknikk/brann. DEFINISJONER (jf ISO14001 avsnitt 3) Miljøaspektene defineres som de påvirkningene kommunen har på det ytre miljø som den direkte kan råde over, påvirke og endre gjennom sin virksomhet. Miljøet er omgivelsene til organisasjonens virksomhet, inklusive luft, vann, jord, naturressurser, planteliv, dyreliv, mennesker, og deres innbyrdes forbindelse. Vesentlig miljøaspekt: Et vesentlig miljøaspekt har eller kan ha en vesentlig miljøpåvirkning. En miljøpåvirkning er enhver endring i miljøet, gunstig eller negativ, som helt eller delvis skyldes en organisasjons miljøaspekter. BESKRIVELSE Identifisering av miljøaspekter: En gruppe bestående leder for plan, bygg og eiendom og kommunalteknikk og brann, en kommunalsjef og ledelsens representant/miljøansvarlig i kommunen diskuterer og beskriver kommunens miljøaspekter ut fra deres kunnskap om organisasjonen. Opplistingen skal ta utgangspunkt i kommunens eiendommer, drift (inkludert oppgaver som er satt bort på anbud) og myndighetsutøvelse. Identifiseringen og opplistingen skal gjennomgås og oppdateres hvert år etter ledelsens gjennomgang og de nødvendige ressursene skal stilles til rådighet. Informasjonen brukes til å oppdatere lista over miljøaspektene til kommunen. De skrevne notatene tas vare på i henhold til B Vurdering av miljøaspekter: En vurdering av miljøaspektene gjøres for å identifisere hvilke av kommunens miljøaspekter som er vesentlige. Alle miljøaspektene til Grong kommune vurderes opp mot visse kriterier. Vurderingen gjøres av samme gruppe som foretar identifiseringen av kommunens miljøaspekter. Først går gruppa gjennom kriterielista for hvert miljøaspekt og krysser av og gjør eventuelle merknader på de kriteriene hvor miljøaspektet har en miljøpåvirkning. Basert på en samlet vurdering av miljøaspektet gir gruppa miljøaspektet en miljøpåvirkningsfaktor (0-3) slik det fremgår av kriterieskjemaet. De aspektene med høyest miljøpåvirkningsfaktor vurderes som vesentlige miljøaspekter. Utvelgelse av vesentlige miljøaspekter: Gruppa skal vurdere hvilke vesentlige miljøaspekter Grong kommune har, og kommunen skal jobbe for å utbedre årsakene til disse aspektene. Innstillingen skal grunngis med bakgrunn i miljømessig gevinst, praktisk gjennomførbarhet, og hvilke midler og ressurser som er tilgjengelige. I større saker trengs politisk behandling i

4 formannskapet mens gjennomføring i mindre saker blir igangsatt av gruppa eller ved ledelsens gjennomgang.

5 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Lovbestemte krav og andre krav identifisering og vurdering Kap. A Overordnet dokumentasjon Dok.nr. A4.3.2 ISO14001 punkt: 4.3.2a-b Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Som en del av miljøpolitikken i kommuneplanen punkt 8.1 skal Grong kommune gjennomføre all sin virksomhet i samsvar med gjeldende lovverk og i henhold til egne krav fastsatt i planer og styringssystemer. Denne rutinen skal sikre tilgang til oppdatert lovverk og andre krav og sørge for å fastslå om disse kravene angår kommunens miljøaspekter. OMFANG Rutinen gjelder for alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. DEFINISJONER Med lovverk menes lover og sentrale og lokale forskrifter. Med andre krav menes krav kommunen selv har gitt seg selv gjennom planer og styringssystemer. BESKRIVELSE Lovbestemte krav Identifisering av lovbestemte krav som angår kommunens miljøaspekter: Grong kommune har en liste over alle lover som angår kommunen. Lover, med tilhørende forskrifter, som er relevante for Grong kommunes miljøaspekter er merket rosa. Oppdatering av lista med lover: Hver avdelingsleder er ansvarlig for å holde seg oppdatert på sitt eller sin avdeling sitt saksfelt, uavhengig om hele eller deler av aktuelle lover og forskrifter er delegert til vedkommende. Saksansvarlig underrettes om lovendringen fra ansvarlig lovgivende myndighet. Nettsiden lovdata.no oppdateres fortløpende og viser til enhver tid det gjeldende lovverket. I forkant av hver halvårs- og årsrapport skal avdelingsleder oppsummere hvilke nye lover og forskrifter som eventuelt har blitt endret eller er nye i perioden, og rapportere disse. Vurdering av relevans for kommunens miljøaspekter: Ansvarlig avdelingsleder skal indikere hvordan nye eller oppdaterte lover og forskrifter angår kommunens miljøaspekter i halvårsog årsrapportene. Ledergruppa skal også gå gjennom avdelingsledernes vurderinger ved ledelsens gjennomgang, og oppdatere oversikten. Andre krav - kommunens planer og styringssystemer Identifisering av planer og styringssystemer som angår kommunens miljøaspekter: Grong kommune har en liste over alle planer og styringssystemer i kommunen. Planer og styringssystemer som er relevante for Grong kommunes miljøaspekter er merket rosa. Ledergruppa ved ledelsens representant er ansvarlig for lista.

6 Oppdatering av lista med planer og styringssystemer: Hver avdelingsleder er ansvarlig for å holde seg oppdatert på planer og styringssystemer på sin avdeling. I forkant av hver halvårsog årsrapport skal avdelingsleder oppsummere hvilke nye planer og styringssystemer som eventuelt har blitt endret eller er nye i perioden, og rapportere disse. Vurdering av relevans for kommunens miljøaspekter: Ansvarlig avdelingsleder skal indikere hvordan nye eller oppdaterte planer eller styringssystemer angår kommunens miljøaspekter i halvårs- og årsrapportene. Ledergruppa skal også gå gjennom avdelingsledernes vurderinger ved ledelsens gjennomgang, og oppdatere oversikten.

7 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Innsatsområder, miljømål, miljødelmål og programmer Kap. A Overordnet dokumentasjon Dok.nr. A4.3.3 ISO14001 punkt: 4.3.3a-b Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Denne rutinen skal sikre at kommunens miljømål og handlingsprogram blir fastsatt og gjennomgått med utgangspunkt i kommunens miljøpolitikk, virksomhetens vesentlige miljøaspekter og de lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg. Det skal i tillegg under fastsettelse og gjennomgang av mål og handlingsprogram tas hensyn til organisasjonens tekniske valgmuligheter, økonomiske-, driftsmessige- og forretningsmessige krav, samt berørte parters syn. OMFANG Rutinen gjelder alle de som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Utvelgelse av innsatsområder: Basert på miljøaspektvurderingen skal ledergruppa, med annet nødvendig personell, velge ut hvilke vesentlige miljøaspekter kommunen skal arbeide med. Formulering av mål og delmål: Ledergruppa og andre nødvendige personer formulerer mål og målbare delmål innen hvert innsatsområde. Målene skal være av en slik art at de lar seg gjennomføre innen kommunens praktiske og økonomiske rammer. Ledelsens behandling og politisk behandling: Mindre saker avgjøres av ledergruppa etter en vurdering om innsatsområder, mål og delmål følger naturlig av miljøpolitikken og eventuelt lovbestemte og selvpålagte krav. I større saker skal formannskapet vurdere det samme. Handlingsplan: Handlingsplanen for å oppnå mål og delmål skal ha følgende form: Krav til innhold i handlingsplanene for miljøstyring i Grong kommune. Miljømål Tiltak Måling Ansvar Ressursbehov Status Frist mål 1 mål 2

8 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Ressurser, oppgaver, ansvar og myndighet Dok.nr. B4.4.1 ISO14001 punkt: 4.4.1a-b Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Sikre tilgang på nødvendige ressurser for å etablere, iverksette, vedlikeholde og forbedre miljøstyringssystemet. OMFANG Rutinen gjelder ledergruppa og ledelsens representant/prosjektleder. DEFINISJONER Ressurser viser til menneskelige ressurser og spesielle ferdigheter, teknologi og økonomiske ressurser. BESKRIVELSE Ressurser: Det ble i kommunestyresak 10/06 avsatt midler til en fast miljørådgiverstilling, med ansvar for prosjektledelse i miljøstyring, arbeid innen miljøområdet og andre oppgaver innen jord, skog, informasjon og utmark. Oppgaver, ansvar og myndighet: Øverste ansvarlige for miljøstyringssystemet i Grong kommune er rådmannen. Ledergruppa består av rådmann, kommunalsjefer og personalsjef. Stillingen som miljørådgiver har ansvar for å utvikle og følge opp miljøstyringssystemet. Ved administrativt vedtak 3/07 legges funksjonen som ledelsens representant, med ansvar som spesifisert i ISO14001, til stillingen som miljørådgiver. Ledere og avdelingsledere skal følge opp miljøstyringen slik det fremgår av lederavtalene og informasjonsskrivet.

9 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Kompetanse, opplæring og bevissthet Dok.nr. B4.4.2 ISO14001 punkt: 4.4.2a-d Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Denne rutinen skal sikre at enhver person som utfører oppgaver for eller på vegne av organisasjonen som kan forårsake vesentlige miljøpåvirkninger er kompetente med hensyn til relevant utdanning, opplæring eller erfaring. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem og som arbeider med eller innenfor et av kommunens miljøaspekter. BESKRIVELSE Overordnet administrativ ledelse Overordnet administrativ ledelse preges av kontinuitet. Det er derfor en tilstrekkelig rutine at nye ansatte på dette nivået får opplæring i miljøstyringssystemet av de andre samt av ledelsens representant. Den overordnede ledelsen har ansvaret for miljøstyringssystemet og må derfor være kompetente i systemet. Opplæringen av nye ansatte i den overordnede ledelsen vil omfatte ISO14001, Grong kommunes miljøstyringssystem og tilhørende politiske beslutninger. Revisjonsteam De som skal utføre interne revisjoner av miljøstyringssystemet skal inneha kompetanse til å utføre slike revisjoner etter ISO og ISO Avdelingsledere Ved innføring av miljøstyring i Grong kommune avholdes møter der ledelsen presenterer systemet for avdelingsledere og avdelinger i kommunen. Avdelingslederne får en beskrivelse tilpasset deres behov for kunnskap om miljøstyringssystemet. Fast ansatte For arbeidstakere som allerede er ansatt i organisasjonen når miljøstyringssystemet innføres vil det bli gitt ut et informasjonsskriv via nærmeste leder. Ved starten på et fast ansettelsesforhold i Grong kommune får arbeidstaker en opplæringsperm med informasjon om kommunen. En beskrivelse av miljøstyringssystemet vil inngå i pensum for å belyse viktige forhold mellom miljøpolitikk, miljøaspekter, målsettinger og handlingsprogram, ansvarsforhold og organisering, og den enkelte arbeidstakers ansvar. Permen vil også inneholde et faktaark om miljøstyring. Det er den enkelte leder eller avdelingsleder sitt ansvar å følge opp vedkommende og kommunisere innholdet i permen, tilpasset behovet til slik kunnskap i stillingen. Midlertidig ansatte Ved midlertidig ansettelse er det den enkelte leders ansvar å gi informasjon om miljøstyringen i kommunen generelt og for det aktuelle miljøaspektet vedkommende skal jobbe med, dersom det er nødvendig.

10 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Kommunikasjon Dok.nr. B4.4.3 ISO14001 punkt: 4.4.3a-b Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Sikre at kommunikasjonen innad i organisasjonen og eksternt til/fra organisasjonen skjer etter de retningslinjer Grong kommunes miljøstyringssystem setter. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Intern kommunikasjon: Informasjon fra ledelsen til avdelingslederne skjer fortrinnsvis gjennom mellomlederfora, alternativt e-post eller andre skriv, når det gjelder overordnede problemstillinger slik som presentasjon av nye mål, delmål og programmer. Annen informasjon av type påminnelser og oppdateringer sendes på e-post. Nødvendig informasjon og materiale som det eventuelt henvises til på møter, i e-post eller i andre skriv legges ut på Grong kommunes nettsider. Ledelsens representant er ansvarlig for at ovennevnte handlinger blir utført. Innkalling til mellomlederfora og prosessmøter på avdelingene skjer gjennom vanlig e-postbasert møteinnkalling fra initiativtaker. Avdelingsledere og ledelsen kan til enhver tid kontakte ledelsens representant på e-post eller telefon ved spørsmål, behov for bistand eller annet. Ekstern kommunikasjon: Henvendelser fra eksterne berørte parter skal henvises til og besvares av ledelsen eller ledelsens representant. For henvendelser som gjelder å få kortfattet informasjon om kommunens miljøstyringssystem kan servicekontoret formidle informasjon fra faktaarket. Dokumenter som kommuniseres styres i henhold til B4.4.5 Dokumentstyring.

11 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Dokumentasjon Dok.nr. B4.4.4 ISO14001 punkt: 4.4.4a-e Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Formålet med denne rutinen er å sikre tilstrekkelig dokumentasjon av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Grong kommunes miljøstyringssystem skal til enhver tid inneholde dokumentasjon på følgende: a) Miljøpolitikken, miljømålene og delmålene, b) En beskrivelse av omfanget av miljøstyringssystemet, c) En beskrivelse av hovedelementene i miljøstyringssystemet og deres samspill, og referanse til tilhørende dokumenter, d) Dokumenter, inklusive registreringer, som kreves av ISO14001 og e) Dokumenter, inklusive registreringer som organisasjonen har besluttet er nødvendige for å sikre effektiv planlegging, drift og styring av prosesser som angår dens vesentlige miljøaspekter. Dokumentasjonen etter denne rutinen vil omfatte alle de forskjellige kapitlene (A, B og C) i miljøstyringssystemet.

12 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Dokumentstyring Dok.nr. B4.4.5 ISO14001 punkt: 4.4.5a-g Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Formålet med denne rutinen er å beskrive hvordan dokumenter som kreves av Grong kommunes miljøstyringssystem og ISO14001 skal styres. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Lagring av dokumenter Systemdokumenter: Alle systemdokumenter (kap. A, B og C) som kreves i henhold til miljøstyringssystemet og ISO14001 er lagret elektronisk enten på serverområde G:\Miljøledelse\Miljøstyringssystemet i Grong kommune. Tilleggsinformasjon slik som politiske behandlinger finnes på saksbehandlersystemet EDBSak og arkiv og i hovedarkivet på kommunehuset. I tillegg oppbevares alle disse dokumentene i papirversjon hos ledelsens representant. Rapporter: Rapporter fra avdelingslederne innkommet i papirformat oppbevares i papirformat hos prosjektleder/ledelsens representant i perm merket Rapporter. Elektroniske rapporter lagres i mappen G:\Miljøledelse\Rapporter Registreringer: Se B Oppdatering av systemdokumenter I forbindelse med eksterne revisjoner, ledelsens gjennomgang, rapporter fra avdelingslederne, utvelgelse av innsatsområder og innspill fra organisasjonen vil systemdokumentene og tilhørende dokumenter oppdateres. Ledelsens representant er ansvarlig for å gjøre nødvendige oppdateringer. Foreldede dokumenter Alle dokumenter oppbevares inntil ny utgave foreligger. Foreldede dokumenter skal omgående fjernes, både fra perm og elektronisk lager. Foreldede dokumenter som beholdes pga. juridiske og/eller kunnskapsbevarende årsaker skal merkes Foreldet med rød skrift både elektronisk og i papirformat. Elektroniske dokumenter flyttes til mappen G:\Miljøledelse\Foreldede dokumenter. Ansvar Rådmannen og ledelsens representant påser at alle dokumenter blir gjennomgått, og om nødvendig oppdatert, 2 ganger pr år sammenfallende med halvårsrapportene. Endelig ansvar for utarbeidelse og endring av de forskjellige dokumenttypene tilligger rådmannen.

13 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Driftskontroll Dok.nr. B4.4.6 ISO14001 punkt: 4.4.6a-c Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Formålet med rutinen er å unngå unødig miljøbelastning som følge av kommunens virksomhet. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Ledelsen og avdelingsledere skal se til at nødvendige forhåndsregler er ivaretatt for å sikre at driften ikke er til unødig ulempe for miljøet. Avdelingsledere og ledere har ansvar for å handle i tråd med bestemmelser på sine respektive fagfelt for å hindre negativ miljøpåvirkning. Dette gjelder ved egne operasjoner, kjøp av tjenester og gjennom ordninger som er felles for flere forvaltningsenheter.

14 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Beredskap og innsats Dok.nr. B4.4.7 ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Formålet med rutinen er å forebygge ulykker og nødssituasjoner som kan påvirke miljøet som følge av Grong kommunes virksomhet, og reagere på faktiske nødssituasjoner. OMFANG Rutinen gjelder for ledelsen i Grong kommune og for ansvarlige for oppdatering av planer, innenfor omfanget av styringssystemet. BESKRIVELSE Forebygging Grong kommune skal identifisere potensielle trusler mot miljøet som følger av kommunens virksomhet. Dette vurderes ut fra kommunens identifiserte miljøaspekter i samråd med fagpersonen på det aktuelle arbeidsfeltet. Oversikt over planene oppdateres fortløpende i oversikten over planer i Grong kommune, der alle miljørelevante planer skal merkes rosa. Vi skiller ikke mellom beredskapsplaner og andre planer. Planene er tilgjengelige i sentralarkivet på kommunehuset i Grong. Ved nødssituasjoner Ved situasjoner der miljøet er truet, enten som følge av kommunal virksomhet eller som faller inn under kommunal myndighet, skal kommunen reagere i henhold til planer og lovverk. Revisjon og utprøving av planer Kommunen skal periodevis, etter ledelsens vurderinger, gå gjennom og om nødvendig oppdatere planene for beredskap og innsats. Det skal også, når det er praktisk mulig, prøves ut i praksis om prosedyrene som fremgår av planen er gode.

15 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Overvåkning og måling Dok.nr. B4.5.1 ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Formålet med rutinen er å overvåke og måle Grong kommunes miljøbelastning og dokumentere kommunens miljøprestasjon, styringstiltak og overensstemmelse med miljømål. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Avdelingsledere som har ansvar for operasjoner som kan ha en vesentlig miljøpåvirkning er gjort oppmerksom på at det stilles krav til overvåkning og måling. Hver avdelingsleder har inngående kjennskap til hvilken miljøpåvirkning deres ansvar omfatter. Oversikt over avdelinger med ansvar for operasjoner som kan medføre en vesentlig miljøpåvirkning er samlet i et eget dokument.

16 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Samsvarsvurdering Dok.nr. B4.5.2 ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Formålet med rutinen er å periodevis vurdere samsvar mellom sin drift og aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg selv. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Avdelingsledere skal i forbindelse med halvårs- og årsrapportene vurdere samsvar mellom aktuelle lovbestemte miljøkrav, og selvpålagte krav, og driften av sin avdeling. Det følger av B4.5.3 at avdelingsledere fortløpende skal registrere avvik. Disse registreringene skal kunne danne grunnlaget for samsvarsvurderingen. Registreringene oppbevares i henhold til B Ledelsens representant skal utføre arbeidet med samordning av samsvarsvurderingen i forkant av ledelsens gjennomgang. Ledelsen skal vurdere samsvaret i sitt arbeidsmøte.

17 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Avvik, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak Dok.nr. B4.5.3 ISO14001 punkt: 4.5.3a-e Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Rutinen skal sikre håndtering av potensielle og aktuelle avvik, samt at korrigerende og forebyggende tiltak blir iverksatt. OMFANG Denne rutinen alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Avdelingslederne registrerer fortløpende avvik, og rapporterer disse i halvårsrapportene Kommunens virksomhet tilsier at miljøpåvirkningene forbundet med den enkelte avdeling vil variere. Hvilke tiltak som skal iverksettes vil komme an på hvilken avdeling som betraktes. Tiltak(ene), forebyggende eller korrigerende, må samsvare med størrelsen på problemene og de påviste miljøpåvirkningene, og følge lovverket. Alle avvik skal behandles som følger: 1. Alle avvik som følger av kommunens drift, tjenestekjøp og forbruk skal identifiseres på avviksskjema. 2. Straks et avvik er identifisert skal det iverksettes tiltak etter avdelingsleders skjønn for å redusere miljøpåvirkningene, og rette avviket. 3. Alle avvik skal granskes for å fastslå årsak(er), og det skal iverksettes tiltak for å hindre at de skjer igjen. 4. Alle tiltak som er gjort for å forebygge eller korrigere avvik skal registreres på samme skjema. 5. Nytteverdien av alle gjennomførte tiltak skal gjennomgås av ledelsens representant i forkant av ledelsens gjennomgang.

18 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Kontroll med registreringer Dok.nr. B4.5.4 ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Rutinen skal sikre at Grong kommune tar vare på registreringer av relevans for miljøstyringssystemet. OMFANG Rutinen gjelder alle som omfattes av Grong kommunes miljøstyringssystem. BESKRIVELSE Avdelingsledere gjør fortløpende nødvendige registreringer i henhold til B4.5.1, B4.5.2, B4.5.3 og B4.6. Alle registreringer skal tas vare på av ledelsens representant når de er overlevert. Avdelingslederne tar vare på registreringene inntil de avleveres. Registreringer oppbevares av ledelsens representant enten elektronisk i mappen G:\Miljøledelse\Registreringer eller på arkiv- og saksbehandlersystemet EDBSak og arkiv, eller i papirformat i perm merket Miljøstyring registreringer på kontoret til ledelsens representant.

19 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Intern revisjon Dok.nr. B4.5.5 ISO14001 punkt: 4.5.5a-b Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Rutinen for intern revisjon skal sikre at miljøstyringssystemet er i overensstemmelse med krav og planer i henhold til ISO Resultatene skal kommuniseres til ledelsen. OMFANG Omfang for utføring som beskrevet nedenfor. Resultatene fra interne revisjoner skal benyttes av ledelsen, jf B4.6 Ledelsens gjennomgang. BESKRIVELSE Revisjonsteam Ledelsen skal sørge for at det foran hver revisjon skal være personale tilgjengelig til oppgaven, og gjøre administrativt vedtak for oppnevning. Revisjonsteamet skal følge prinsippene for revisjon som fremgår av ISO19011: Retningslinjer for revisjon av kvalitetsog/eller miljøstyringssystemer. Revisjonsprogram Revisjonen sikres gjennom utarbeidelse av revisjonsprogram som tar utgangspunkt i mål, vesentlige miljøaspekter og handlingsplan. Revisjonsprogrammet skal angi metodikk, prioriterte områder og hvilke deler av organisasjonen som skal revideres. Programmet utarbeides for 1 år av gangen. Planlegging, gjennomføring, rapportering og oppbevaring av registreringer Revisjonsteamet har ansvar for planlegging og gjennomføring av revisjonen. Revisjonen skal foregå på en systematisk og dokumentert måte for på en objektiv måte å fremskaffe og vurdere revisjonsbevis. Resultatene fra revisjonen skal kommuniseres til ledelsen foran ledelsens gjennomgang. Registreringene oppbevares i henhold til B For hver internrevisjon utarbeides det en revisjonsplan som følger oppskriften for forløpet i en miljørevisjon. Revisjonskriterier, omfang, hyppighet og metoder Ledelsen fastsetter revisjonskriteriene. Når ikke annet er bestemt vil kravene i ISO14001 være de gjeldende revisjonskriteriene. Kun de avdelingene som har vesentlige miljøaspekter og som inngår i handlingsplanen er aktuelle for revisjon. Det skal gjennomføres én intern miljørevisjon per aktuelle avdeling per år. Tabellen nedenfor angir detaljeringsgraden i spørsmålsstillingen. Tittel/funksjon Rådmann, kommunalsjef og personalsjef Avdelingsleder Detaljnivå Miljøstyringssystemet, med hovedvekt på visjoner, politikk, strategier. Kommunens miljømål Miljøstyringssystemet, avdelingenes/seksjonenes egne miljørelaterte mål og handlingsplaner

20 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. B Dokumentasjon av miljøstyringssystemet Ledelsens gjennomgang Dok.nr. B4.6 ISO14001 punkt: 4.6 Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: FORMÅL Rutinen skal sikre at miljøstyringssystemet i Grong kommune er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt. OMFANG Rutinen gjelder den øverste administrative ledelse og ledelsens representant. BESKRIVELSE Den øverste administrative ledelse skal én gang pr år (i henhold til styringshjulet til Grong kommune) gjennomgå Grong kommunes miljøstyringssystem med hensyn på følgende punkter: o Resultat av interne revisjoner og vurderinger av samsvar med lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg o Henvendelse(r) fra eksterne berørte parter, inklusive klager o Organisasjonens miljøprestasjon o I hvilken grad mål og delmål er oppnådd o Status for forebyggende og korrigerende tiltak o Oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser o Endrede forutsetninger, inklusive utvikling med hensyn til lovbestemte krav og andre krav som angår dens miljøaspekter o Anbefalinger om forbedringer Viktige informasjonskilder inkluderer kommunale virksomhetsplaner, rapporter fra avdelingslederne, resultater fra interne revisjoner, tilbakemeldinger fra organisasjonen ellers, ressursbehov og avviksrapporter. Gjennomgangen skal dokumenteres i form av møtereferater. Registreringer oppbevares i henhold til B Resultatene av ledelsens gjennomgang skal omfatte alle beslutninger og tiltak som angår mulige endringer av miljøpolitikk, miljømål, -delmål og andre elementer av miljøstyringssystemet, i henhold til forpliktelsen til kontinuerlig forbedring. Ledelsen skal hvert 4. år, sammenfallende med planperioden, ha en større gjennomgang av miljøstyringssystemet for å sikre at det fortsatt er velegnet, virkningsfullt og tilstrekkelig. Denne gjennomgangen skal omfatte mulige behov for å endre miljøpolitikken, målene og andre elementer i styringssystemet i lys av ny kommuneplan.

21 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. C Tilleggsdokumenter Avviksskjema Dok.nr. ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: Rapport for avvik, klager og forbedringer Dato: Registrert av: Beskrivelse av avvik eller forbedringstiltak: Fylles ut av den som observerer avviket nr. Kritisk avvik? Ja Nei Vurderes av ansvarlig leder Beskrivelse av umiddelbart tiltak / strakstiltak: Fylles ut av den som iverksetter strakstiltak Sign: Beskrivelse av korrigerende tiltak (permanent løsning): Fylles ut av den som planlegger, bestemmer korrigerende tiltak Sign: Sign: Frist for lukking av avvik: Fastsettes av avdelingsleder Gjennomført korrigerende tiltak utført Dato: Avd.leder Sign: Kontroll av korrigerende tiltak (avvik lukket) Dato: Avd.leder Sign:

22 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. C Tilleggsdokumenter Fakta: miljøstyring i Grong kommune Dok.nr. ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: Grong kommune har arbeidet med flere bærekrafts- og miljøprogram de siste årene, og har vært en foregangskommune på dette feltet. Hensikten med miljøledelse er å strukturere miljøarbeidet for bedre å kunne følge opp pågående prosjekter og velge ut nye innsatsområder, og å sikre at miljøhensyn blir en del av det overordnede styringen. Alle organisasjoner, enten det er statlige enheter, kommuner eller private bedrifter, styrer sin virksomhet etter bestemte retningslinjer. Retningslinjene er på den ene siden pålagte lover og krav. På den annen side styrer organisasjonen etter egne retningslinjer, slik som økonomisk fortjeneste. Kommunen styrer etter visse overordnede planer ( styringsdokumenter ), slik som kommuneplanen og økonomiplanen. Det som står i disse planene er utslagsgivende for mye av den daglige driften i kommunen. Miljøstyringssystemer skal på en systematisk og dokumentert måte sørge for at miljørelevante handlingsplaner blir fulgt. Til grunn for dette ligger ISO14001-standarden, som krever at organisasjonen har tenkt gjennom og bestemt seg for en måte å følge opp det den forplikter seg til på miljøområdet. Meningen med systemet at arbeidet med miljøhensyn skal gå av seg selv, slik som er tilfelle for de andre systemene organisasjoner styrer etter. Arbeidet med etablering, implementering og vedlikehold av systemet er det derfor bare noen få personer som får befatning med.

23 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. C Tilleggsdokumenter Forløpet i en revisjon Dok.nr. ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: Fase Innhold 1. Beslutning Noen bestemmer at det skal gjøres en revisjon, forankra i plan eller i vedtak eller i toppadministrasjonen 2. Oppstart team Revisor/revisjonsteam pekes ut 3. Avgrense/ definere Bestemmer hva som skal undersøkes organisatorisk eller geografisk. 4. Identifisere Identifisere den øverste ledelsen for det aktuelle organisatoriske leddet eller lokaliteten 5. Grovkartlegge, Gjøre seg kjent med... forundersøkelse Organisasjonsplan, ansvarsplasseringer, gjennomgå alle styrende dokumenter kommuneplan, økonomiplan, - delplaner, andre plandokumenter, rapporter, Relevante politiske vedtak 6. Etablere kontakt Etablere første kontakt med revidert part Samtale med nøkkelpersoner, uformelt som forundersøkelse 7. Revisjonskriterier Finne ut hvilke revisjonskriterier som evt er aktuelle i tillegg til standarden 8. Forberede Planlegge: HVEM, HVA HVOR revisjonsaktivitetene med utgangspunkt i standard/kriterier Hvem skal intervjues Hvor skal det gjøres observasjoner Hva med stikkprøver Lage plan for besøk Lage intervjuguider Lage andre arbeidsdokumenter Fordele arbeidet i teamet/revisjonslaget 9. Samle inn data Åpningsmøte/oppstartsmøte Gjennomføre Samle inn dokumenter og informasjon, intervjue. revisjonsaktivitetene Verifisere intervjuer. Stikkprøver. Dokumentasjon Revisjonsbevis Side

24 skrive rapportutkast 10. Vurdere, Vurdere hvordan er det vi ser i forhold til konkludere revisjonskriteriene? Skrive... Konkludere skrive sluttrapport (utkast) 11. Sluttmøte Presentere rapportutkast i sluttmøte Kvalitetssikring, rydde bort evt misforståelser 12. Levere rapport til Sluttføre skriftlig rapport og oversende oppdragsgiver 13. Rydde Avslutte, lukke revisjonen. Rydde, arkivere. Evt makulere Takke for samarbeidet Oppfølging Ved neste revisjonsrunde eller ved andre anledninger/initiativer Side

25 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Kap. C Tilleggsdokumenter Generell informasjon til avdelingsledere Dok.nr. ISO14001 punkt: Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: Informasjon om Grong kommunes miljøstyringssystem Avdelingsledere i Grong kommune Grong kommune har arbeidet med flere bærekrafts- og miljøprogram de siste årene, og har vært en foregangskommune på dette feltet. Hensikten med miljøledelse er å strukturere miljøarbeidet for bedre å kunne følge opp pågående prosjekter og velge ut nye innsatsområder, og å sikre at miljøhensyn blir en del av det overordnede styringen. Miljøstyring av en kommuneadministrasjon er spesielt. Frem til nå har kun én kommune i Norge et sertifisert miljøstyringssystem etter ISO På grunn av kommunal virksomhet, som strekker seg fra eiendomsaktør til myndighetsutøver, gir miljøstyring av en kommuneadministrasjon en rekke utfordringer. Å integrere miljøhensyn i den overordnede styringen av kommunen vil imidlertid bidra til en svært rasjonell oppfølging av de miljømål kommunen setter seg. Dette skrivet er tilpasset avdelingsledere i Grong kommune og skal gi 1) en generell innføring i miljøstyringssystemer, 2) en beskrivelse av Grong kommunes miljøstyringssystem og 3) en liste over krav som stilles til avdelingsledere. 1. Miljøstyringssystemer generelt Alle organisasjoner, enten det er statlige enheter, kommuner eller private bedrifter, styrer sin virksomhet etter bestemte retningslinjer. Retningslinjene er på den ene siden pålagte lover og krav. På den annen side styrer organisasjonen etter egne retningslinjer, slik som økonomisk fortjeneste. Kommunen styrer etter visse overordnede planer ( styringsdokumenter ), slik som kommuneplanen og økonomiplanen. Det som står i disse planene er utslagsgivende for mye av den daglige driften i kommunen. Miljøstyringssystemer skal på en systematisk og dokumentert måte sørge for at miljørelevante handlingsplaner blir fulgt. Til grunn for dette ligger ISO14001-standarden, som krever at organisasjonen har tenkt gjennom og bestemt seg for en måte å følge opp det den forplikter seg til på miljøområdet. Meningen med systemet at arbeidet med miljøhensyn skal gå av seg selv, slik som er tilfelle for de andre systemene organisasjoner styrer etter. Arbeidet med etablering, implementering og vedlikehold av systemet er det derfor bare noen få personer som får befatning med. Litt kunnskap om styringssystemet i sin organisasjon er det likevel nødvendig at alle i organisasjonen har. 2. Grong kommunes miljøstyringssystem Omfang: Miljøstyringssystemet i Grong kommune omfatter to organisatoriske hovednivåer i kommuneadministrasjonen: overordnet administrativ ledelse (rådmann, to kommunalsjefer og personalsjef) og avdelingsledere. Miljøpolitikk: Kommunens miljøpolitikk er nedfelt i kommuneplanen. Miljøpolitikk for Grong kommune i perioden er

26 A. Grong skal framstå som en synlig og miljøbevisst kommune der handling settes i fokus B. Grong tar ansvar for å skape et godt miljø for de kommende generasjoner C. Gjennom kunnskap og handling skal vi arbeide aktivt for å øke bevisstheten om vår kulturarv og identitet D. Grong kommune forplikter seg til kontinuerlig å forbedre sitt miljøarbeid, og å forebygge forurensning i all sin virksomhet E. Grong kommune gjennomfører all sin virksomhet i samsvar med gjeldende lovverk og i henhold til egne krav fastsatt i planer og styringssystemer. Miljøaspekter: Et miljøaspekt defineres som de påvirkningene kommunen har på det ytre miljø som den direkte kan råde over, påvirke og endre gjennom sin virksomhet. Miljøet er omgivelsene til organisasjonens virksomhet, inklusive luft, vann, jord, naturressurser, planteliv, dyreliv, mennesker, og deres innbyrdes forbindelse. Et vesentlig miljøaspekt har eller kan ha en vesentlig miljøpåvirkning. En miljøpåvirkning er enhver endring i miljøet, gunstig eller negativ, som helt eller delvis skyldes en organisasjons miljøaspekter. Hensikten med klassifisering av miljøpåvirkningen er at kommunen skal prioritere forbedring av den delen av sin virksomhet som medfører en størst negativ miljøpåvirkning. Basert på en samlet vurdering av miljømessig gevinst, praktisk gjennomførbarhet, og hvilke midler og ressurser som er tilgjengelige blir innsatsområder foreslått for formannskapet. Innsatsområder og handlingsplan: Miljøaspektvurderingen danner grunnlag for en vurdering av hvilke områder kommunen bør forbedre seg på. Konkrete, målbare mål formuleres i en handlingsplan. Det kan også vises til andre handlingsplaner. Handlingsplanen skal for hvert innsatsområde omfatte mål og delmål, tiltak, måling, ansvarlig, ressursbehov og frist. Styringssystemet stiller krav til beskrivelse av ansvarsfordeling, kommunikasjon og dokumentstyring, driftskontroll, beredskap, overvåkning og måling, avvik og korrigeringer og revisjoner. Disse prosedyrene forblir usynlige for andre enn systemansvarlige. Mye av dette baserer seg imidlertid på registreringer som må gjøres ute i organisasjonen, og som avdelingslederne er ansvarlige for å kommunisere til ledelsen. 3. Krav til avdelingsledere Som sagt vil kun noen få arbeide med vedlikehold av selve systemet og styring i forhold til kravene standarden setter. Tilsvarende til arbeidet med budsjettstyring, der avdelingsledere i forkant av nytt budsjettår og reguleringer blir bedt om å skaffe til veie nødvendig dokumentasjon, ber ledelsen om dokumentasjon i forbindelse med miljøstyringssystemet. Det kreves også at avdelingsledere gir nødvendig informasjon til sine ansatte. Hvilke avdelingsledere det gjelder er avhengig av kommunens innsatsområder. Krav til rapportering hvert halvår: - oppdatering av lovverk og handlingsplaner - registrerte avvik og beskrivelse av tiltak for forbedring - opplæring av ansatte

27 Grong kommune, administrasjonens miljøstyringssystem Halvårsrapport for (avdelings)ledere Kap. C Tilleggsdokumenter Dok.nr. Utarbeidet av miljørådgiver KM Myrvold Dato: Revidert: Godkjent av rådmann Svein Helland Dato: Gyldig fra: Sendes ledelsens representant innen 1. mai og 1. oktober hvert år jf styringshjulet Dato Avdeling Navn Sign: Oppdatering av lovverk Lim inn lenker til nye lover og forskrifter (fra lovdata.no) eller skriv det fulle navnet på den nye loven/forskriften (innenfor ditt ansvarsområde) som har kommet til siden forrige rapportering Oppdatering av planer Legg ved/ lag lenke til nye miljørelevante planer siden forrige rapportering Avvik (antall og henvisning til evt. vedlagte skjema) Summér opp avviksskjema siden forrige rapportering og fyll inn opplysninger på følgende (kryss betyr at det er utført): Dato Vedlegg nr Stikkord for avvik Strakstiltak for lukking av avvik (x) Permanent tiltak for lukking av avvik (x) Opplæring av ansatte Beskriv tiltak dersom gjennomført

28 HANDLINGSPLAN FOR MÅLOPPNÅELSE Grong kommune - miljøstyring Miljømål Tiltak Måling Ansvar Ressursbehov Status Frist 1. Kommunalt energiforbruk 1.1 Redusere energiforbruket med 10% i forhold til gjennomsnittlig forbruk siste tre år i følgende bygninger innen utgangen av 2009: Avdeling F (hovedbygningen), Bergsmo oppvekstsenter, Harran oppvekstsenter og Harran bo- og servicesenter Bygningsmessige oppgraderinger Forbruk av strøm Thor-Aage Elektronisk strømstyring Forbruk av strøm Thor-Aage Opplæring av vaktmestere 1.2 Kommunen skal arbeide videre med holdningsskapende tiltak og opplæring for å redusere energiforbruket Enkel form for opplæring av ansatte og andre interesserte Oppmøte Marius, Kirsti Kont. 1.3 Kommunen skal ta i bruk nye energikilder for 25 % av bygningsmassen innen år 2015 og ikke bruke fossil fyringsolje som energikilde innen år Arbeide for etablering av fjernvarmeanlegg på Medjå Faktisk etablering, ant. bygninger som dekkes Avvikle bruk av fyringsolje Ant. bygninger der fyrkjele er fjernet Thor-Aage, Svein Arbeidsinnsats Pågår 1.4 Fortløpende gjennomføre enøk-tiltak som er inntjent på 5 år i kommunale bygg. 2. Kommunal arealforvaltning Grong kommunes miljøaspekter skal vurderes gjennom fornyelse av kommunens arealplan innen utgangen av 2009

29 Grong kommune Rådmannen Adresseliste Vår ref: L.nr. Vedtaksnr. Arkiv: Deres ref: Dato: 07/493-2-KHA 1481/07 3/ OPPNEVNING AV INTERNT REVISJONSTEAM I GRONG KOMMUNE - MILJØSTYRING OG LEDELSENS REPRESENTANT Hjemmel for behandling: Avgørelsesmyndighet er delegert til rådmannen jf. Grong kommunes reglement for delegering pkt Saksopplysninger: Kommunestyret i Grong vedtok i møte , sak 10/06 å delta i videreføringen av arbeidet i Nordens Grønne belte miljøprofilering av Trøndelag, Jämtland og Härjedalen. Vedtaket innbefatter innføring av miljøstyring og sertifisering i organisasjonen. Kommunen vil bli sertifisert etter ISO standarden. ISO krever at organisasjonen skal sikre at det blir gjennomført intern revisjon av miljøstyringssystemet med planlagte intervaller. 1) fastslå om miljøstyringssystemet a. er i overensstemmelse med planlagte ordninger for miljøstyring, inklusive kravene i denne standarden, og b. er i ordentlig iverksatt og vedlikeholdt, og 2) fremskaffe informasjon om resultatene av revisjonen til ledelsen. Det er også et krav at organisasjonens øverste ledelse skal peke ut èn eller flere representanter for ledelsen, som uavhengig av annet ansvar skal ha fastsatte oppgaver, ansvar og myndighet til å a) sikre at miljøstyringssystemet er etablert, iverksatt og vedlikeholdt i henhild til kravene i denne standarden, b) rapportere til den øverste ledelsen om miljøstyringssystemets virkningsgrad for gjennomgang, inklusive anbefalinger om forbedringer. Postadresse: Sentralbord: Bankgiro: Postboks 162 Telefaks: Org. nr: NO Grong Saksbehandler tlf: E-post: postmottak@grong.kommune.no

30 Vurdering: Det er viktig å etablere de formelle punktene som kreves for å etablere et miljøstyringssystem i hht. ISO standardene som vil bli godkjent og sertifisert. Kommunen har pr. dato 3 ansatte som gjennomfører et kompetansegivende kurs i intern miljørevisjon ved HiNT. Dette er godkjent utdanning for å inneha oppgaven som intern revisor. Imidlertid vil det være riktig å ha en gjennomgang av hvem som bør utgjøre det interne revisjonsteamet etter at innføringen av styringssystemet er gjennomført i organisasjonen. Derfor finner jeg det naturlig å tidsbegrense oppnevningen til 2 år. Jeg finner det naturlig å legge funksjonen som ledelsene representant til stillingen som rådgiver miljø. Dette blir en arbeidsoppgave tillagt stillingen. Stillingen innehas i dag av Knut Marius Myrvold. Vedtak: 1) Internt miljørevisjonsteam i Grong kommune oppnevnes for perioden til Revisjonsteamet består av: Tore Kirkedam, personalsjef Kirsti Haagensli, kommunalsjef Knut Marius Myrvold, rådgiver miljø 2) Revisjonsteamet konstituerer seg selv. 3) Funksjonen som ledelsens representant legges til stillingen som rådgiver miljø. Etter fullmakt Svein Helland rådmann Side 2 av 2

31

32 Et midtpunkt i Namdalen der folket er viktigst, og der mer enn elvene møtes Forord Lyst og vilje til å få resultat det er der vekst og satsing skjer! Egen aktivitet og vilje til å gå videre, forbedre og utvikle er viktig for å være med i kampen om midler og oppmerksomhet. Ikke minst er det gjennom handling, og å lykkes, at tro og optimisme har best grobunn. Det trenger en kommune i Namdalen som har som ambisjon om å være Et midtpunkt i Namdalen der folket er viktigst, og der mer enn elvene møtes. Da planarbeidet startet opp var det med utgangspunkt i et sett definerte utfordringer. Det var enighet om at vår største utfordring er folketallsutviklingen. Kommuneplanens visjon og strategier er utformet og vedtatt med bakgrunn i dette. Mange har deltatt i planarbeidet, det gjør at vi har det beste utgangspunkt. Den brede deltagelsen styrker planen og forhåpentligvis vil det også medvirke til at vi får gjennomført og får effekt av tiltakene. Den oppnevnte arbeidsgruppa har arbeidet med å sammenfatte innspillene og forslagene som har framkommet underveis. Noen tiltak har vært svært konkrete og lette å ta med videre, mens mange innspill er videreforedlet og tolket og gruppen har prøvd å finne fellesnevnere og utforme tiltakene deretter. For noen områder har arbeidsgruppa supplert med egne tiltak, der de har funnet det nødvendig. Kommuneplanen har en form som gjør at den er et lett tilgjengelig styringsredskap. Vi vil takke alle de som har bidratt i utviklingen av kommuneplanen; bygdafolket, det internasjonale Grong, ungdommen, næringsliv, kulturliv og organisasjonsliv og kommunens egne ansatte. Når vi skal gå fra plan til handling er vi avhengig av å fortsette samarbeidet. Vi må trekke i lag for å nå målene innen de ulike satsingsområdene, og for å videreutvikle Grong Et midtpunkt i Namdalen der folket er viktigst, og hvor mer enn elvene møtes. Nå gleder vi oss til fortsettelsen god lesing! Grong, 22. september Svein Helland Rådmann Erik Seem Ordfører 2

33 Et midtpunkt i Namdalen der folket er viktigst, og der mer enn elvene møtes Innholdsfortegnelse FORORD OVERORDNET MÅL OG STRATEGIER STRATEGIER BEVISSTGJØRING AV VISJONEN OG SKAPE ENGASJEMENT, STOLTHET OG TILHØRIGHET VIDEREUTVIKLE EN TYDELIG OG MÅLRETTET NÆRINGSSATSING UTVIKLE ET AKTIVT OG ALLSIDIG KULTURLIV SKAPE TRYGGHET, TRIVSEL OG FREMME LÆRING BASERT PÅ DEN ENKELTES BEHOV HANDLINGSDELEN MED TILTAK STRATEGIER OG TILTAK I ORGANISASJONEN GRONG KOMMUNE Strategier Tiltak NAV-KONTOR FELLES BARNEVERN OM KOMMUNEPLAN LOVGRUNNLAGET KOMMUNEPLANENS FORHOLD TIL REGIONALE PLANER Fylkesplan Fylkesdelplan for Indre Namdal KOMMUNENS PLANSYSTEM OG STYRINGSSYSTEMER Kommuneplan, økonomiplan og årsbudsjett Sektorplaner Oversikt over lovpålagte kommunale planer ORGANISERING AV KOMMUNEPLANARBEIDET PROSESSEN FOR PLANARBEIDET MÅL FOR SEKTORPLANER SOM VEDTAS FOR KOMMUNEPLANPERIODEN MILJØ SKOLE OG BARNEHAGE Barnehage Skole HELSE, INSTITUSJONSBASERT OG HJEMMEBASERT OMSORG VEDLEGG GRONG OM 10 ÅR