E-bok: Buyers-Guide til HR Systemer Alt du som investerer i HR-software må vite 2016 CatalystOne Solutions - Buyers-guide
Innhold Forord Side 3 Hva er Human Capital Management? Side 4 Hva er Talent Management? Hva er fremgangsmåten ved innføring HR-system? Side 5 Side 6 Hva regnes som «best of breed» HR-software? Side 7 Hvordan tenke i forhold til Big Data og HR Analytics? Side 7 Hvordan overbevise ledergruppen om et initiativ for HR-system? Hvordan utarbeide en plan for HR-teknologi i virksomheten? Hva er viktig i planlegging av nytt HR-system? Side 8 Side 9 Side 10 Utvelgelsesprosessen leverandørvalg Konklusjon Side 11 Side 13 Om CatalystOne Side 14 CatalystOne Solutions - Buyers-guide 2
Forord Hensikt med Buyer s Guide Du har besluttet å investere i et HR-system fordi du vet at det vil gagne virksomheten, men den beste måten å gå frem på er ikke opplagt. Du vet at det å velge software som skal støtte forretningen fortjener all mulig oppmerksomhet; den skal dekke virksomhetens behov, løse et reelt problem og gi en positiv avkastning på dine investeringer. I tillegg skal den betjene virksomheten i uoverskuelig fremtid. Det er derfor ikke en investering man kan overlate til tilfeldighetene. Du har mange spørsmål. I denne guiden svarer vi på noen av dem. Berit Bjerknes HCM Specialist CatalystOne Solutions CatalystOne Solutions - Buyers-guide 3
Hva er Human Capital Management? Begrepet Human Capital Management (HCM) representerer hele bredden av rutiner og prosesser for å håndtere mennesker i en organisasjon. Ledere er ansvarlig for å sette en tydelig retning, avklare ansvarsforhold, følge opp, gi tilbakemeldinger og støtte medarbeidere med kompetanseutvikling og i å nå sine forretningsmål. En organisasjon kan ikke fungere uten noen form for HR-system for å støtte og effektivisere de ledelses- og HR-prosesser og områder som innbefattes av HCM. Det finnes mange oversikter hvilke prosesser som inngår i de ulike områdene, men her er en grov oversikt. Human Capital Management består av: Rekruttering On-boarding og Off-boarding HR-masterdata Talent Management Kursadministrasjon Fraværsstyring Medarbeiderundersøkelser HR-analyse Compensation Management Andre prosesser som kan inngå i dette område er eksempelvis Workforce Planning, Resource Planning, tidsregistrering, reiseregning, lønnshåndtering, ol. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 4
Hva er Talent Management? Talent Management (TM) er et sett av integrerte organisatoriske prosesser rettet mot individet - det vil si å tiltrekke, utvikle, motivere og beholde dyktige medarbeidere. Hensikten med et Talent Management program er å skape en dynamisk, bærekraftig og prestasjonsorientert arbeidsstokk som når virksomhetens mål. Hvordan tiltrekke, utvikle og beholde de rette medarbeiderne? Alle har et talent, og Talent Management handler om alle de prosesser og tiltak som har til hensikt å ha rett person på rett sted på rett tidspunkt i forhold til virksomhetens mål. Talent er i denne sammenheng et annet ord for rett medarbeider. En organisasjon vil først fungere optimalt når prosessene støttes av Talent Management software. Talent Management består av: Performance Management Medarbeidersamtaler 360-feedback Kompetanse Læring Etterfølgerplanlegging Lønnsjustering Talent Management virkemiddelet for å tiltrekke, utvikle og beholde rett medarbeider CatalystOne Solutions - Buyers-guide 5
Hva er fremgangsmåten ved innføring HR-system? Uttrykk først mål og hensikt og hva behovet er. Et HR-system lar bedrifter gjøre smarte, datadrevne beslutninger i alle faser av den ansattes livssyklus. Det kan hjelpe små og mellomstore bedrifter i å være konkurransedyktig og større bedrifter i jakten på de beste det være seg profesjonell onboarding - til etterfølgerplanlegging, opplæring og kompetanseutvikling. Hensikten med et moderne HR-system kan også være generell effektivitet, utvikling av prestasjonskultur eller bygge felles rutiner og prosesser. Et HR-system bidrar til å skape engasjement, støtter medarbeideren i å prestere maksimalt og er dermed en katalysator for bunnlinjevekst Behov for hjelp? Ring +47 40 00 36 44 CatalystOne Solutions - Buyers-guide 6
Hva regnes som best of breed HRsoftware? For få år tilbake ble IT-systemer kjøpt på lisens og installert på en server enten hos kunden eller hos leverandøren. Slike systemer, ofte kalt «on-premise», kunne tilpasses i stor grad til virksomhetens behov så lenge man var villig til å betale prisen for tilpasning. Oppgraderinger skjedde hvert 2-3 år og kunne ta mange måneder og koste betydelige beløp. Moderne skybaserte systemer (cloud) anskaffes som en tjeneste Software-as-a-Service (SaaS) og leveres og driftes fra «skyen» dvs. i et eget datasenter. Leverandørene kommer med 3-4 versjoner per år, oppgradering tar noen minutter, og kunden er sikret å alltid ha siste versjon av sin software Hvordan tenke i forhold til Big Data og HR Analytics? En relativt ny trend er betydningen av HR data og et økt fokus på rapportering. Teknologileverandører bygger inn denne funksjonaliteten for å hjelpe HR og ledere å ta beslutninger basert på riktige data. Mange HR-avdelinger bruker mye tid på å lage rapporter. Med en HR-analyse og rapporteringsfunksjon blir det også nå enklere å overbevise ledergruppen om den økonomiske effekten ved innføring av et HR-system. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 7
Hvordan overbevise ledergruppen om et initiativ for HR-system? Lag en business case: Det er i hovedsak åtte områder man må adressere for å få støtte fra ledelsen. Profesjonelle ledere vil uavhengig av hva investeringsforslaget handler om knytte det til disse forholdene. Jo klarere det fremgår hvordan forslaget vil påvirke disse forholdene, desto høyere er sannsynligheten for at du vil få deres støtte. 8 områder du må ha svar på for å overbevise ledergruppen Profesjonelle ledere vil uavhengig av hva investeringsforslaget dreier seg om, relatere det til de forholdene som er nevnt nedenfor. Ved å adressere disse best mulig er sannsynligheten for tilslutning er langt større: 1. Topplinje De fleste ledere er opptatt av å sikre eller øke salget av virksomhetens produkter og tjenester. Din oppgave: Vise hvordan prosessforbedringer og HR-systemet du foreslår vil medføre topplinjevekst. 2. Bunnlinje Ledere er selvsagt også opptatt av virksomhetens bunnlinje, som er inntekter minus kostnader. Din oppgave: Vise hvordan ditt foreslåtte initiativ vil redusere ulike kostnadsposter. 3. Markedsandel - Dersom du jobber i et ungt selskap med vekstambisjoner er det mer sannsynlig at lederne prioriterer å kapre markedsandel fremfor å kutte kostnader. Din oppgave: Vise hvordan løsningen du foreslår vil gjøre det enklere å skaffe nye kunder og øke salget. 4. Cash I usikre tider kan det hende at virksomheten bygger opp en cash-reserve. Din oppgave: Vise hvordan ditt initiativ vil få en ellers uvirksom cash-reserve til å yngle. 6. Leveringsevne I mange tilfeller brukes det altfor store ressurser på å levere det som er avtalt til rett tid. Din oppgave: Synliggjøre hvordan løsningen du foreslår kan redusere problemer og kostnader knyttet til brannslukking, omprioriteringer, krisemøter med kunder o.l. 7. Risiko Ledere er opptatt av virksomhetens omdømme, som f.eks. påvirkes av negativ PR eller rettsforfølgelse. Din oppgave: Vise hvordan virksomheten bedre vil tilfredsstille lover og regler og unngå straffetiltak. 8. Karriere Ledergruppen består av enkeltindivider. Hvert medlem vil naturligvis tenke på hvordan et investeringsforslag vil påvirke deres egen situasjon. Din oppgave: Synliggjøre hvordan ditt forslag vil være karrierebeskyttende eller karrierefremmende. 5. Kvalitet Dårlig kvalitet i produkter og tjenester medfører store kostnader i form av omleveringer, overtid, avvikshåndtering etc. I tillegg risikerer du å miste kunder og få dårlige referanser. Din oppgave: Vise hvordan kvalitetsbrister kan reduseres med ditt initiativ. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 8
Hvordan utarbeide en plan for HR-teknologi i virksomheten? Et vellykket valg av HR-system er avhengig av god planlegging. Forretningen, implikasjonene og konsekvensene er minst like viktig som valget av selve teknologien. I tabellen under vises noen utsagn som kan være starten på en utvelgelsesprosess. Strategiske spørsmål Hva er virksomhetens forretningsmål? Hvordan må HR operere nå og i fremtiden for å levere på forretningsmålene? Hvilke nye muligheter på data- og teknologisiden må på plass for å drive HR slik at forretningsmålene nås? Hvilken rolle ønsker vi at ledere og medarbeidere skal spille for å drive sine deler av HR-prosessene? Taktiske spørsmål Gir måten prosessen drives på i dag mening? Hvordan kan prosessen strømlinjeformes ytterligere? Hvilke steg er det som muligens gjøres manuelt i dag som kan elimineres og hvilken effekt vil det ha? Hvilke integrasjoner finnes i dag? Hvor går dataflyten og hvorfor? HRIS eller ERP system? Hvem må vi involvere tidlig for å kunne forstå de viktigste prioriteringene? (interessenter) Hvilke suksesskriterier skal legges til grunn for både programmet og sluttresultatet? Hvor bør stamdata være slik at man har en hovedkilde for informasjon? Hvem bruker rapporter og data i dag og hvor kommer dataene fra? Kilde: Bersin by Deloitte, 2014 CatalystOne Solutions - Buyers-guide 9
Hva er viktig i planlegging av nytt HR-system? Hvis du har svart på spørsmål 1 over bør det beskrive målet, formålet og visjonen, og hva du ønsker å oppnå for din organisasjon og hvilke problemer som skal løses. Sørg for at leverandøren kan støtte deg i din visjon. Det kan ta mellom 3 til 6 måneder fra en virksomhet starter utvelgelse av et HR-system til kontrakten er signert. Årsaken er at det tar tid å definere utvelgelseskriterier, behov og krav. Det er stor variasjon mellom virksomheter, noen velger en rask og lettbent prosess, andre må gå mer omfattende til verks; eksempelvis det offentlige som må følge EU innkjøpsregler. Man ser også virksomheter i privat næringsliv som går omfattende til verks, legger ned store ressurser over 1-2 år uten at det gir mer verdi. Anbefalt fremgangsmåte er at virksomheten kun gjør det som er nødvendig for å komme frem til et hensiktsmessig grunnlag for beslutning innen en rimelig tidshorisont. Utarbeid en liste over behovene og en beskrivelse av fremtidige HR-prosesser og dokumentere disse på et overordnet nivå. Velg ut maks 2-4 leverandører og innhent referanser. Alt dette kan gjøres i løpet av tre måneder. Tenk langsiktig og helhetlig, men start gjerne i en ende og utvid når organisasjonen er klar. En enkel start kan eksempelvis bety en modul som støtter én av HR-prosessene - eller det kan bety et begrenset antall brukere (eller begge). Definer opp et HR-årshjul og vurder hvor og når det kan være naturlig å starte Hvis eksempelvis tiden for medarbeiderundersøkelse nærmer seg, kan det være en myk start å benytte software fra leverandør som har medarbeiderundersøkelser som en del av en større HR-software suite. Andre starter med 360- feedback eller medarbeidersamtaler. Dersom du ikke har et system for HR Masterdata kan det være startpunktet. Tilleggsmoduler kan enkelt legges til senere. Kontroller at leverandørens grensesnitt er den samme for alle moduler - slik at brukeren gjenkjenner og opplever det som helhetlig. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 10
Utvelgelsesprosessen leverandørvalg (1.del) Undersøk nøye og sammenlign kostnadene når du velger din leverandør av On-premise eller SaaS. Hva er de initielle kostnader, implementering, tilpasning, IT-drift, vedlikehold, support? Tabellen under gjør en sammenligning. Software-as-a Service velges i økende grad da det er mindre kostbart og lavere risiko. Det sparer selskapet drifts- / investeringskostnader, gjør virksomheten mer effektiv og frigjør ressurser til bedriftens kjernevirksomhet. Moderne skybaserte HR-systemer erverves som en tjeneste og er alltid tilgjengelig. Du kan logge inn hvor som helst, når som helst. Alt du trenger er å komme på nett. Du har tilgang 24/7, 365 dager i året - hvor som helst i verden. De har høy grad av sikkerhet, fungerer godt på alle enheter, enkle å integrere og raske å implementere. On-Premise Høy initial investeringskostnad og årlig vedlikehold. Høy kostnad for applikasjoner, vedlikehold, infrastruktur og IT-ressurser. Krever lang tid til å installere og konfigurere programvaren. Liten kontroll og styring av leverandør etter kjøp. Høyere risiko: Kunden er selv ansvarlig for å drifte programvaren. Ulike kunder kan være på mange forskjellige versjoner av programvaren. SaaS Lav initial kostnad - abonnement. Abonnement er avhengig av antall brukere. Lav kostnad for årlig abonnement og minimale IT / ressurser. Rask implementering og kort tid før man opplever effekt. God kontroll over relasjonen med leverandør (årsak: leverandøren ønsker at kunden skal fornye abonnement ved avtalens utløp). Lav risiko: Leverandøren er ansvarlig for oppgraderinger og drifting. Kundene har samme versjon og er alltid oppdatert med siste versjon. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 11
Utvelgelsesprosessen leverandørvalg (2.del) Hva bør man spørre en leverandør av HRsoftware om? Er systemet tilgjengelig som SaaS (software as a Service)? Kan du beskrive implementerings- og utrullingsplan? Er systemet skybasert, tilgjengelig 24/7 og til hvilken ytelse? Hvordan er skalerbarheten antall brukere, datakapasitet, utbyggingsmuligheter? Hvordan støtter systemet din(e) HR-prosess(er)? Er det brukervennlig? Be om å få teste selv eller sjekk med referansene Hvor fleksibilitet er systemet? Kan det konfigureres og tilpasses til din bedrift? Beskriv muligheter tilgangsstyring, innsyn og rettigheter Hvor fleksibelt er systemet angående språk og lokale forhold? Be om «road-map» - dvs. fremtidige planer for produktutvikling Hva er hyppigheten av nye programversjoner og hvordan skjer oppgraderinger? Kan endringer i systemet gjøres av deg selv uavhengig av leverandøren? Hvordan er datasikkerhet og personvern ivaretatt? Hvordan er systemet tilrettelagt for integrasjon mot andre? Pris, driftskostnader Hva er lisenskostnaden og hva er inkludert? (drift, nye versjoner, support) Leverandøren Be om komptanseprofil på konsulenten(e) med ansvar for implementeringen Hva sier referansene? Om det å være kunde, om produkt, support og service? Passer leverandørens kultur passer godt sammen med din egen bedriftskultur? Er det en leverandør du har kjemi med? Er det en leverandør du kan stole på og samarbeide med i mange år? Be om en oversikt over produktbredden slik at du slipper å forholde deg til flere for å få dekket ditt behov. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 12
Konklusjon Ta alltid utgangspunkt i hvilke utfordringer HR-systemet er ment å løse. Det er viktig å huske at software kun er et middel for å nå et overordnet mål og ikke et mål i seg selv. Utarbeid en business case der du adresserer en utfordring eller problem som er viktig for ledelsen å få løst. Velg leverandør med omhu. Det er lite sannsynlig at du skal bytte HR-system på mange år. Velg en leverandør som er fleksibel og som passer din egen kultur. Tenk på din leverandør som en partner og som en del av et langsiktig forhold Relevante artikler Hva er Human Capital Management? Hva er egentlig prestasjonsledelse? Mal for medarbeidersamtale 10 tips når du skal velge leverandør av HR-systemer Hvordan håndtere motstand mot nye initiativer Hvorfor snakke om Big Data hvis du ikke har kontroll på de små? All rights reserved - CatalystOne Solutions 2016 Unauthorised copy of any of this e-books content, logos and images are strictly prohibited by law. CatalystOne Solutions - Buyers-guide 13
CatalystOne Nordisk leder innen HCM software CatalystOne Solutions leverer skyløsninger innen Human Capital Management som inkluderer Core HR, kompetanseutvikling, Performance Management, Talent Management og kompensasjon. Vi er markedsledende leverandør for mellomstore selskaper og opererer i Sverige, Norge, Danmark og India. Vi motiveres av å hjelpe våre kunder med å oppnå målbare resultater ved bruk av vår software. Det som kjennetegner oss spesielt er vår evne til å ivareta kundenes behov langt over deres forventning med software som er enkel å bruke og implementere. Den familieliknende atmosfæren blant våre ansatte og kunder vitner om de sterke verdiene CatalystOne er bygget på. Performance Management Oppnå konkrete forretningsmessige resultater gjennom involvering og utvikling og sett individuelle mål som er direkte koplet til virksomhetens mål. Competence & Learning Påvirk vekst og konkurranseevne ved å utvikle dine medarbeidere. Riktig kompetanse i virksomheten er avgjørende for å nå overordnede mål. Core HR Management Utøv fremragende ledelse ved hjelp av et HR-system for effektive HRprosesser. All informasjon samles ett sted og beslutninger understøttes av HR-analyser. www.catalystone.no Tlf. +47 40 00 36 44 Mail: info@catalystone.com CatalystOne Solutions - Buyers-guide 14