10 grunner til å velge nettbasert ERP

Transkript

1 10 grunner til å velge nettbasert ERP Øk bedriftens produktivitet og konkurranseevne

2 Innledning Kjernen i bedriften ERP-systemet er kjernesystemet i din virksomhet. Gjennom årenes løp er systemet blitt tilpasset, utviklet og databasene har vokst seg store. Nye behov har gitt rom for nye spesialtilpasninger. På et tidspunkt vil dagen komme da systemet ikke kan tilpasses ytterligere. Bedriften vokser ut av sitt eksisterende ERP-system, og er nødt til å gå over til en mer moderne og fremtidsrettet løsning. I følge statistisk sentralbyrå benyttet over 40 prosent av private bedrifter i norsk næringsliv nettskytjenester i Det tilsvarer en økning på 2 prosent i 2015 og 11 prosent i Andelen som kjøper skytjenester øker med størrelsen på bedriftene. 60 prosent av bedrifter med over 100 ansatte kjøper nettbaserte tjenester. Av de ulike tjenestene er det størst økning i foretak som kjøper finansielle- og regnskapsrelaterte nettskytjenester. Statlige bedrifter som benytter nettskytjenester økt fra 53 prosent i 2015 til 60 prosent i Det har særlig vært økning i bruk av lagringsverktøy, i tillegg til intern og ekstern kommunikasjon i skyen. Blant de minste virksomhetene med under 100 ansatte, benytter 62 prosent seg av lagringsverktøy, og nesten 70 prosent bruker skyen til kommunikasjon. Mange av de bedriftene som står overfor et skifte av ERP-system, vil vurdere nettbasert ERP. I denne guiden ser vi nærmere på dette alternativet, og gir deg tips til hvordan nettbaserte løsninger kan bidra til å effektivisere bedriften i fremtiden.

3 Ulike typer ERP Et økonomi- eller ERP-system integrerer områder som planlegging, innkjøp, lager, salg, markedsføring, økonomi, HR og andre prosesser i en helhetlig løsning. ERP-systemet har derfor stor innflytelse på effektiviteten og lønnsomheten i din virksomhet. Ideelt sett fungerer ERP-systemet som kjernen i driften av hele selskapet, og brukes til å kombinere ulike avdelinger i en administrasjonsenhet. Tradisjonell ERP Tradisjonelle ERP-systemer kjennetegnes av lokalinstallerte systemer med store serverparker og komplisert hardwarestruktur. Løsningene krever tilgang på et teknisk ITteam som overvåker og vedlikeholder strukturen for optimal funksjon til enhver tid. Mange bedrifter velger å outsource driften til et ASP-senter. Ved oppdateringer og vedlikehold påløper kostnader for konsulentbistand Hybridløsninger I praksis har mange bedrifter i dag en hybridmodell. Her tas steget opp i skyen gradvis, ett forretningssystem etter det andre. Et eksempel er en bedrift som har valgt å ha de tyngste forretningssystemene, for eksempel regnskapssystemet, installert på egen server. Nettbaserte løsninger Nettbaserte tjenester driftes i eksterne driftsmiljøer og serverparker i skyen. Oppdateringer skjer automatisk og har ingen kostnad, så bedriften slipper å tenke på servere og vedlikehold. Bedriften betaler kun en månedlig sum for å benytte seg av den programvare som er tilgjengelig via internett. Samtidig kan bedriften ha nettbaserte løsninger som kan registrere reiseregninger på nett og arbeidstimer på mobil.

4 Tegn på at din bedrift vil dra nytte av nettbasert ERP Bedriften benytter flere systemer for å administrere ulike avdelinger, men systemene snakker ikke sammen. Dermed er de ansatte nødt til å bruke unødvendig med tid på å dele informasjon på tvers av systemer. Denne type deling av informasjon fører med seg unødvendig risiko, da det kan føre til at informasjon forsvinner underveis, og viktige beslutninger tas på feil grunnlag. Bedriften benytter forskjellig programvare som alltid må være oppdatert og brukeroptimalt. IT-systemene preges derfor av mye nedetid på grunn av oppdateringer og installasjon av nye brukergrensesnitt. I det lange løp kan dette påvirke bedriftens produktivitet. Bedriftens vedlikeholds- og lisenskostnader er høye - og stadig økende. Etter hvert som bedriften vokser, er det naturlig å ønske å gi flere brukere tilgang til forretningssystemer. Noen av de viktigste forskjellene mellom tradisjonell ERP og nettbasert ERP er uthevet nedenfor:

5 10 grunner til at bedriften bør gå over til nettbasert ERP 1. Kostnadskontroll Å abonnere på nettbasert ERP gir bedriften bedre oversikt over kostnadene, da det betales en fast sum for leie av programvare, backup, drift og support hver måned. Bedriften betaler kun for de brukerne og de tjenestene den trenger. Selve overgangen til nettbasert ERP vil innebære engangskostnader relatert til oppstart og implementering, samt opplæring internt i bedriften i bruk av programvaren. Disse kostnadene vil variere fra bedrift til bedrift, basert på behov og nødvendighet. ERP-leverandøren vil gi kostnadsestimater under salgssamtalene, før kostnadsbildet så blir enda tydeligere under utarbeidelsen av prosjektplanen. 2. Tilgjengelighet Et ERP-system i nettskyen vil være tilgjengelig på alle dine enheter, når og hvor som helst. Dette kan bidra til økt produktivitet ved at du kan gjøre enkle oppgaver med sikker tilgang mens du er på farten. 3. Automatisering tilpasset din arbeidsflyt Gjennom automatisering kan systemer tilpasses til din bedrifts arbeidsflyt og forretningsprosesser. Behandling av dokumenter kan utføres automatisk til en tidsplan som passer din bedrift, og med mulighet for å sette opp varsler for økt kontroll. 4. Serverparken er historie Servere, backup-rutiner og installasjoner tar de fleste tilbydere seg av på en sikker måte i nettskyen. Bedriften trenger derfor ikke å bry deg med de tradisjonelle utfordringene som følger med det å ha løsningen på egen server. Oppgraderinger, konsulenttimer og store investeringer blir historie, de ansatte vil alltid jobbe i den nyeste versjonen. 5. Trygg lagring av data I dagens digitale transformasjon har IT-sikkerhet blitt forretningskritisk. De gode nyhetene er at bruk av skyløsninger i dag ofte kan gi styrket sikkerhet sett i sammenligning med lokalt installerte løsninger og lokal datalagring. Skyløsninger kan ofte ha høyere eller like bra sikkerhet som tradisjonelle løsninger. Med et økonomisystem som Visma.net kan du være trygg på at tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak er på plass for å beskytte data mot tap, misbruk og uautorisert endring. Datatilsynet informerer på sine hjemmesider at kravene til håndtering av data er like, nettbasert eller ikke. Dermed blir skyløsningen en god måte å holde bedriften innenfor et strengt regelverk for datasikkerhet, da systemene til, enhver tid oppdateres og vedlikeholdes. Finn ut mer om hva sikkerhetstiltakene bør bestå av her.

6 10 grunner til at bedriften bør gå over til nettbasert ERP 6. Fleksible og skalerbare løsninger Når bedriften vokser og får nye behov, kan ERP-systemet utvides i nettskyen med noen få tasteklikk. Ved større integrasjoner kontaktes leverandøren, og man setter opp et møte for å se på hvilke muligheten bedriten innehar til utvidelser. Ofte er dette relatert til at systemene ønskes integrert med andre kjernesystemer. Bedriften blir dermed smidig og fleksibel, rask til å tilpasse seg endrede markedssituasjoner samt gripe teknologiske muligheter. 7. Ressurs- og tidsbesparelse Ved å automatisere administrative prosesser som fakturering, inn- og utbetalinger, fakturagodkjenning, reiseregninger, purring og inkasso, kan den ansatte bruke tiden på mer verdiskapende oppgaver. Kundepleie og kartlegging av salgspotensialet hos eksisterende og nye kunder er oppgaver som ofte ikke får nok oppmerksomhet. Her får du en gyllen mulighet til å utvikle dine ansatte og øke veksten i din bedrift. 8. Uslåelig innsikt Full kontroll på egen virksomhet med tilpassede sanntidsrapporter og dashboard for visuell fremstilling av tall er gull verdt for en bedrift. De ansatte kan ta viktige forretningsbeslutninger basert på oppdatert, fremfor historiske, data. Når de ansatte jobber i skyen, kan et team samarbeide om et prosjekt uten å måtte være i samme rom eller engang i samme land. Det er imidlertid ikke bare skyens tilgjengelighet som gjør den så viktig, men også det faktum at endringer og oppdateringer av et prosjekt eller et dokument vises i sanntid. 9. Sømløs integrasjon Har du behov for en forretningsløsning med avansert funksjonalitet tilpasset dine unike behov, bør du velge et system som Visma.net Financials. Visma.net består av en rekke fullt integrerte tjenester, slik at du kan velge akkurat den funksjonaliteten du trenger. Systemet kan både skreddersys og integreres med andre programmer. 10. Alt i én løsning Samle alle ansatte, alle forretningssystemer, ekstra firmaer, søsterselskaper og bedriftsdata i én og samme løsning. De ansatte kan jobbe smartere, og i tillegg få full innsikt i eget arbeidsforhold.

7 Helt til slutt Et velfungerende ERP-system ligger i kjernen av god forretningsdrift. Tidligere var alle forretningssystemene installert på server, men med oppblomstringen av nettskyen er det stadig flere bedrifter som velger å flytte forretningssystemene opp i skyen. Med god informasjons- og prosessflyt frigjør du tid og ressurser som isteden kan brukes på vekst og verdiskaping. Derfor bør alle virksomheter evaluere effektiviteten i sitt ERP-system med jevne mellomrom.

8 Om Visma Software Visma Software selger forretningsløsninger til små og mellomstore bedrifter. Vi leverer et bredt spekter av fullt integrerte løsninger. Vi har blant annet løsninger som er spesialdesignet for å automatisere prosessene nevnt i denne guiden. Elektronisk fakturering Visma AutoInvoice er vår løsning for elektronisk fakturering. Denne er fullt integrert med våre økonomisystemer Visma Business og Visma Global. Dette betyr at du sender og mottar fakturaene direkte i økonomisystemet. Bankintegrasjon Med Visma Autopay kan du integrere økonomisystemet med banken din. Løsningen sørger for sikker flyt av betalingsdata begge veier mellom økonomisystemet og banken. Med et økonomisystem som alltid er oppdatert, sparer du både tid og penger. Innfordring Med Visma AutoCollect kan du sette bort eget og kunders innfordringsarbeidet til Norges største og mest anerkjente purre- og inkassoselskap, Visma Collectors. Samtidig har du full kontroll og oversikt fra økonomisystemet og kan når som helst gå inn og overstyre dersom det oppstår tilfeller som må behandles spesielt. Visma AutoCollect ligger som en egen knapp i økonomisystemet, slik at du enkelt kan aktivere, deaktivere eller regulere slik at du kun setter bort deler av innfordringsprosessen. Helhetlige løsninger Visma Software tilbyr et bredt spekter av integrerte løsninger, slik at du får et helhetlig tilbud som dekker dine ønsker. Vi skreddersyr komplette forretningsløsninger i henhold til behovene du har i dag og behovene du får i morgen. Dersom du ønsker å vite mer om hvordan vi kan hjelpe din bedrift med å bli mer effektiv, er du velkommen til å ta kontakt på kundesenteret@ visma.no. Ta kontakt med oss da, vel Hvis du vil vite mer om hvordan vi kan hjelpe din bedrift med å bli mer effektiv, er du velkommen til å ta kontakt med oss på epost kundesenteret@visma.no eller på telefon Visma 2017