Vedlegg 5: Oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon - leveranse av bedriftshelsetjeneste Sak nr: 14/04465
1 Innhold 1 Innhold 2 2 Avtalens formål 3 3 Informasjon om oppdragsgiver 4 4 Kvalitet på tjenesten 4 41 Generelt om tjenesten 4 42 Basistjenester (gjelder alle arbeidstakere som innmeldes) 5 43 Tjenester som kan kjøpes ved behov (tilleggstjenester) 6 44 Øvrig service og oppfølging 7 Sarpsborg kommune Side 2 av 8
Ytelsesspesifikasjon Alle punktene i dette dokumentet skal besvares som en del av tilbudet 2 Avtalens formål Avtalens formål er å sikre at de av oppdragsgivers ansatte som omfattes av bedriftshelsetjenesten, får et tilfredsstillende HMS-tilbud som oppfyller de lovpålegg som gjelder for oppdragsgiver, herunder lovpålagte tjenester og helsekontroller Ca 850 av oppdragsgivers faste ansatte tilfredsstiller kriteriene i arbeidsmiljølovens 30 med tilhørende forskrifter Bedriftshelsetjenesten skal samarbeide med fagetaten på området, kommuneområde HR og med den enkelte leder i 54 enheter og kommuneområder Oppdragsgiver har flere medarbeidere som samarbeider med bedriftshelsetjenesten Av disse nevnes spesielt verneleder og IA-rådgivere - Verneleder Verneleder er kommunens kontaktperson opp mot bedriftshelsetjeneste Stillingen har en sakkyndig, rådgivende og koordinerende funksjon i helse-, miljø og sikkerhetssaker Verneleder er administrator for HMS området i kommunens kvalitetssystem RiskManager, og fungerer som rådgiver og referent for kommunens Arbeidsmiljøutvalg Verneleder er tilknyttet enhet arbeidsgiver - IA - rådgivere De to IA-rådgiverne har en rådgivende funksjon i forhold til ledere og ansatte i spørsmål knyttet til ansattes langtidssykefravær, og samarbeider med NAV og HMS-personaletTil funksjonen hører også plan og utviklingsarbeid, à jour hold av retningslinjer på området, opplæringsvirksomhet mv IA -rådgiverne er knyttet til enhet arbeidsgiver Leverandør bes bekrefte at punktet er forstått Sarpsborg kommune Side 3 av 8
3 Informasjon om oppdragsgiver Tabellen nedenfor gir en kort oversikt over omfanget i avtalen, basert på tall fra 2013 Informasjonen bør ses i sammenheng med det historisk baserte timetallet/år som er oppgitt i prisskjemaet, vedlegg 6 Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for tjenester i denne rammeavtalen Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden Data Sarpsborg Antall fast ansatte i Sarpsborg kommune pr 1 januar 2014 3 911* Antall fast ansatte med lovpålagt BHT ca 850* Kjøp av BHT i 2013 Ca 3 millioner kroner* *Historiske tall og budsjett- tall indikerer kun et mulig volum og gir ingen forpliktelse for oppdrag i avtaleperioden 4 Kvalitet på tjenesten Leverandørens besvarelse under følgende punkter legges til grunn for evaluering av tildelingskriteriet kvalitet Med kvalitet mener vi helheten av de egenskaper en tjeneste har og dens evne til å tilfredsstille oppdragsgivers behov for BHT Vesentlige avvik eller forbehold til oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon kan innebære at tilbudet avvises fra konkurransen Sarpsborg kommune ønsker at bedriftshelsetjenesten bidrar sammen med ledelse og ansatte til at nærværsfaktorene styrkes, slik at arbeidsplassen blir en arena for helse og utvikling Dette innebærer en helhetlig tenkning hvor den ansattes utvikling, trivsel og helse settes i fokus og aktiviteter og tiltak vinkles mot de positive mulighetene 41 Generelt om tjenesten De følgende punktene gjelder alle tjenestene som tilbys fra leverandør, både basistjenestene og de tjenester/ kurs som tilbys ved behov inkl ekstra konsultasjoner - Tilgjengelighet På grunn av oppdragets art er det en forutsetning at vår framtidige samarbeidspartner tilbyr tjenester utført i Sarpsborgs kommunes nærområde Maksimal total reisetid med offentlig kommunikasjon (inkl evt gangtid) må ikke overstige 45 min, regnet fra Sarpsborg bussterminal/togstasjon, se vedlegg 6 prisskjema - Svartid Leverandøren bes oppgi svartid som garanteres og som medvirker til et effektivt samarbeid Her skal det spesifiseres både ventetid for konsultasjoner og skriftlig dokumentasjon for gjennomførte konsultasjoner - Statusmøte Sarpsborg kommune ønsker å videreutvikle samarbeidet med fremtidig samarbeidspartner, herunder en fortløpende evaluering og tilbakemelding Det forutsettes jevnlige samarbeidsmøter ( ca hver 6 uke ) som avtales mellom partene - Inkluderende arbeidsliv Sarpsborg kommune har forpliktet seg som IA-bedrift Bedriftshelsetjenesten må derfor kjenne alle grunnleggende forutsetninger som er utviklet i rammen av IA-arbeidet, og forplikte seg til å delta i arbeidet innenfor disse forutsetningene - Kompetanse og tverrfaglighet Sarpsborg kommune ønsker en god bedriftshelsetjeneste for sine ansatte og dersom leverandør har spisskompetanse i tillegg til den kompetansen som er satt som minstekrav i Sarpsborg kommune Side 4 av 8
konkurransegrunnlagets punkt 152 b og c er det en fordel og vil telle positivt i vurderingen av tilbudet Med spisskompetanse i denne sammenheng menes eksempelvis psykiatrisk sykepleier, ergoterapi, samtaleterapeuter uten at denne listen er utfyllende Leverandør bes beskrive hva som tilbys 42 Basistjenester (gjelder alle arbeidstakere som innmeldes) Leverandøren bes i sitt tilbud beskrive hva basis bedriftshelsetjeneste vil inneholde med utgangspunkt i punktene listet nedenfor Det legges vekt på at tjenesten gir oppdragsgiver en komplett tjeneste innen fagområdet, jf annet avsnitt under hovedpunkt 4, og av den grunn kan ikke listen nedenfor ses på som utfyllende - Deltagelse i arbeidsmiljøutvalg Representasjon i kommunens hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU, AMU helse og sosial, AMU oppvekst og AMU for andre enheter) - Arbeidsmedisinsk poliklinikk Poliklinikken skal gi tilbud om behandling og oppfølging av arbeidsrelaterte fysiske og psykiske skader - Arbeidsmiljøkurs Det forutsettes at leverandør yter - Bistand ved lokalt 40 t arbeidsmiljøkurs, med ca 10 timer deltagelse pr kurs, fire ganger pr år - Kurs i forflytningsteknikk, med anslagsvis 12 kurs à 3 timer pr år Oppdragsgiver stiller med egne lokaler - Rådgivning og veiledning ved tilrettelegging av arbeidsplassen Kontinuerlig arbeid med forebygging av belastningslidelser er et viktig område hvor kommunen ønsker bistand og veiledning: ved praktisk tilrettelegging av arbeidsplassen, inkludert rådgiving ved innkjøp ved vurdering av yrkesrelaterte, belastningskader ved vurdering av slitasje/belastning etter psykiske påkjenninger i arbeidssituasjonen - Bedriftshelsetjenestens rolle i forhold til IA: Sarpsborg kommune ønsker bistand i saker som omhandler langtidssykemelding og attføringsbehov, samt forebyggende og helsefremmende tiltak, hvor leverandøren vil: - gi råd ved utarbeidelse av systemer, rutiner og arbeidsmåter innenfor området IA det vil si bedriftsinternt sykefraværs- og rehabiliteringsarbeid - gi opplæring, kurs og seminarer for ledere/tillitsvalgte/nøkkelpersonell/vernetjeneste i samarbeid med kommunen og NAV Arbeidslivssenter - gi telefonkonsultasjon og rådgivning til ledere og sykemeldte BHT, skal ved behov, bistå med arbeidsplassvurdering Dette skal alltid skje i samarbeid med leder og den sykemeldte - etter avtale innkalle enkeltpersoner til timeavtale, når det er hensiktsmessig Det kan dreie seg om samtale/undersøkelse/konsultasjon hos én eller flere av bedriftshelsetjenestens fagpersoner - etter nærmere avtale og ved behov delta i interne møter i kommunen Det kan for eksempel være leders oppfølgingssamtale med enkeltpersoner, IA møter og møter med kommunens IA rådgivere - møter med enhetenes HMS-team - gi råd innenfor tilgrensende forebyggende HMS-tiltak - ikke ta ansvaret bort fra leder og arbeidstaker når det gjelder god dialog og egenvurdering av funksjonsevne - Deltagelse i referansegruppe IA Sarpsborg kommune Side 5 av 8
- Bistand i AKAN saker I AKAN-arbeidet ønsker kommunen bistand på følgende oppgaver: Medisinsk faglig ansvar for behandling og oppfølging med samtaler/rådgivning Representasjon i AKAN- utvalg med cirka 3 møter à 3 timer pr år Etter behov gi veiledning og informasjon til kommunens ledere AKAN evalueringsmøter etter behov - Lovpålagte helsekontroller Sarpsborg kommune har ca 850 arbeidstakere som hører inn under AML 33 med forskrifter For disse gruppene skal det gjennomføres regelmessige helsekontroller, samt helseklarering og testing av røykdykkere Dette utgjør for tiden ca 190 helsekontroller per år Det forventes noe økning her, jf prisskjema - Audiometeri (hørselsundersøkelser) Det ønskes bistand til hørselsundersøkelser av ansatte i barnehager, SFO, eller andre områder i kommunen hvor det er behov for slike undersøkelser Undersøkelsene gjennomføres med 3 års intervaller, og ved nyansettelser Dette utgjør for tiden ca 140 undersøkelser per år Undersøkelsen inkluderer: - Forarbeid og innkalling av ansatte - Gjennomføring av hørselsundersøkelse - Hørselsundersøkelse av nyansatte - Vurdering av måleresultater i forhold til gjeldende normer med tilbakemeldinger om resultatene - Kurs i løfteteknikk Det bes om tilbud på kurs i løfteteknikk for ansatte som arbeider innen helse og sosialtjenesten - Opplæring av forflytningsveiledere Det bes om tilbud på opplæring av de utnevnte forflytningsveilederne på hver av institusjonene / bofellesskapene i kommunen - Bistand ved alvorlige hendelser på arbeidsplassen Tilbud om samtaler og oppfølging av ansatte som er involvert i plutselige dødsfall, kriser og alvorlige ulykker på arbeidsplassen (debriefing) En slik oppfølging avtales med den aktuelle ansvarlige leder - Handlingsplaner og rapporter Det ønskes utarbeidet aktivitetsplaner og rapporter på alle basistjenestene for hver enhet som beskriver: - gjennomførte aktiviteter - evaluering av gjennomførte tiltak - forslag til oppfølging/nye tiltak - overordnede handlingsplaner for kommuneområdenes aktiviteter i årsperioden - Kvalitative måleindikatorer Leverandør bes beskrive hvilke målbare indikatorer som leverandøren foreslår kan kan benyttes for å måle kvaliteten på tjenesten som leveres Disse indikatorene vil være forslag til indikatorer som kan bli benyttet i kontraktsperioden for oppfølging av leveransen 43 Tjenester som kan kjøpes ved behov (tilleggstjenester) Det ønskes en beskrivelse av de følgende tjenester / kurs som leverandør kan tilby i kontraktperioden Priser oppgis i prisskjema, vedlegg 5 Sarpsborg kommune Side 6 av 8
- Kartlegging av fysisk arbeidsmiljø-risikovurdering Her ønskes bistand til yrkeshygieniske målinger samt kartlegginger som kan bidra til å avdekke risikomomenter ved aktuelle arbeidsplasser Leverandør bes beskrive hva som tilbys - Førstehjelpskurs Kommunen ønsker tilbud med beskrivelse av kursinnhold for standard førstehjelpskurs som tilbys (både dag og kveldstid) - Kurs i bruk og oppbevaring av kjemikalier naturfagrom Bruk av kjemikalier, lagring og så videre i naturfagrom ved kommunens skoler, jf forskrift xy ønsker pris og beskrivelse av kursets innhold - Sikkerhetskurs for voldsutsatte Teori og praktiske øvelser med tanke på forebygging, og akutte hendelser Kursinnhold og pris Vold og trusler mot ansatte i hjemmetjeneste, kemner, barnevern mv - Stressmestringskurs Kommunen ønsker beskrivelse av kursinnhold for stressmestringskurs som tilbys - Andre relevante kurs Her ønskes en beskrivelse av andre typer relevante kurs som kan tilbys med pris pr kurs, kursinnhold samt deltagerantall - Møter Her ønskes oppgitt pris pr time som kommer i tillegg til møter relatert til basistjenester - Konsulenttjenester Oppdragsgiver kan få behov for ulike typer konsulenttjenester utover det som beskrives ovenfor Det bes derfor om en beskrivelse av hva som kan tilbys og timepris oppgis i vedlegg 5, prisskjema - Vaksinering Det bes om beskrivelse av hva som tilbys av vaksinering på arbeidsplass for ansatte som arbeider i utsatte arbeidssituasjoner (eksemplevis VA) og som av den grunn har forskriftsmessig plikt til vaksineringsprogram Dette gjelder blant annet stivkrampe og hepatitt B vaksinering på bestemte intervaller Det bes om beskrivelse av hvordan leverandør også holder den aktuelle enhetsleder oppdatert på vaksinasjonsprogram, frekvens og hvem som skal vaksineres det enkelte år Det bes i tillegg om tilbud på influensa vaksinering av kommunens ansatte når dette ikke kan utføres i egenregi 44 Øvrig service og oppfølging - Implementering Det er ønskelig at leverandøren ved inngåelse av kontrakt utarbeider elektronisk informasjon i samråd med oppdragsgiver med tanke på informasjon til alle enheter i kommunen om avtalen som omhandler: - Hovedpunktene i avtalen mellom partene - En kortfattet spesifikasjon av basistjenestene og mulige tilleggstjenester (nkl Prisliste) - Bestillingsrutiner - Leveringsrutiner - Reklamasjonsrutiner - Kontaktpersoner hos leverandøren Sarpsborg kommune Side 7 av 8
- Adresseliste og kontaktpersoner i Sarpsborg kommune - Samarbeid Leverandøren skal beskrive hvordan oppdragsgiver vil bli fulgt opp i avtaleperioden og hvordan leverandøren ser for seg et praktisk samarbeid Dette gjelder gjennomføring av, og innholdet i statusmøter, hva leverandøren mener er nødvendige for å sikre leveringsdyktighet og nødvendig kapasitet og kvalitet i avtaleperioden, og hva leverandøren ser for seg av praktisk samarbeid i forbindelse med utførelse av tjenesten og eventuelle endringer som måtte oppstå i behov eller myndighetskrav Leverandøren skal også beskrive hva som tilbys av statistikk på planlagte og gjennomførte oppdrag Det forutsettes at den faste kontaktpersonen deltar på minimum 2 statusmøter i året vederlagsfritt - Opplevd kvalitet Leverandøren skal oppgi minimum 2 relevante referanser De oppgitte referanser vil kunne bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd kvalitet, service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilte oppdrag levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid b) Leveransekvalitet Kvaliteten på gjennomførte oppdrag c) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med leveranser Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? d) Faktureringsrutiner, inkludert underdokumentasjon til faktura Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt - Avvikling av kontrakt Leverandør skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten Det gjelder blant annet å avgi alle dokumenter, opplysninger om avklaringer med evt tredjeparter mv som naturlig hører til de oppdrag som er gjennomført eller er under gjennomføring til oppdragsgivers kontaktperson(er), uten ekstra vederlag Dette gjelder pasientopplysninger, gjennomførte vaksinasjonsprogrammer, pasientjournaler mv som oppdragsgiver ber om at blir overlevert en ny tjenesteleverandør av BHT etter endt kontraktsperiode Sarpsborg kommune Side 8 av 8