Blindern, 3.9.2010 Cristin-10-023 AFS Referat Møte i styret for Cristin 31. august 2010 Til stede: Leder Curt Rice, UiT Nestleder Styremdelemmer Varamedlemmer Kunnskapsdepartementet UiOs observatør Sekretariat Ernst Omenaas, Haukeland universitetssykehus Trond Singsaas, NTNU Erlend Smeland, Oslo universitetssykehus (under sak 1 til 3) Inga Fløisand, Norsk institutt for kulturminneforskning Susanne Sundnes, NIFU STEP Torunn Haavardsholm, NFR Bjørn Henrichsen, NSD Berit Rokne, UiB Tove Klæboe Nilsen, Helse Nord RHF (reell representant under sakene 4 til 8) Conrad Lindholm, NORSAR Ingunn Stangeby, NFR Asgeir Fløtre, Kunnskapsdepartementet (under sak 2) Steinar Johannessen, Kunnskapsdepartementet (under sak 2) Lars Oftedal, UiO Tina Lingjærde, USIT (ikke til stede under punkt 3 der daglig leder ble diskutert) Andora Sjøgren, USIT (ikke til stede under punkt 3 der daglig leder ble diskutert) Forfall: Referent: Andora Sjøgren
Dagsorden 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Gjennomgang av prosessen rundt NVI og Cristin 3. Oppfølging av vedtektene 4. Referatsaker 5. Cristin-seminar 12. oktober 2010 6. Prosjektplan for perioden 1. oktober til 31. mars 7. Møteplan for høsten 2010 8. Eventuelt
1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Dette møtet var første møte i styret for Cristin. Både medlemmer, varamedlemmer og UiOs observatør (IT-direktør Lars oftedal) var kalt inn. I tillegg stilte Kunnskapsdepartementet med to representanter under punkt 1 og 2. Curt Rice fra Universitetet i Tromsø er styrets leder, og Ernst Omenaas fra Haukeland universitetssykehus er styrets nestleder. Møtet startet med en presentasjonsrunde. Helsesektoren, instituttsektoren og UH-sektoren har hver to representanter i styret. Det er oppnevnt ett varamedlem fra hver sektor. Det er ikke helt klart i vedtektene at det er sektorvise vararepresentanter, men styret slo fast at det måtte oppfattes slik. Innkalling og dagsorden ble godkjent. 2. Gjennomgang av prosessen rundt NVI og Cristin Asgeir Fløtre er Kunnskapsdepartementets (KD) prosjektleder for opprettelsen av Cristin. Steinar Johannessen har vært leder av en gruppe i KD som har utarbeidet kravspesifikasjonen for NVI (som nå er en modul i Cristin). Begge var til stede på møtet under dette punktet. Fløtre takket medlemmene for at de deltar i styret for Cristin. Han redegjorde for prosessen med etablering av Cristin så langt. Prosessen har til nå vært drevet fra departementets side. Det har vært et tett samarbeid også med Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Med opprettelsen av styret for Cristin overlates det videre arbeid i stor grad til dette styret. Departementet vil følge opp en del saker ut året, blant annet med NVI-loven. Denne loven vil inndra den rettighet som forskere har til å reservere seg mot å bli lagt inn i systemet med fødselsnummer. Loven vil bli sendt Stortinget i løpet av vårsesjonen 2011. KD presisterte at den viktigste oppgaven for styret fremover er å få Cristin i produksjon til 1. januar 2011 slik at institusjonene kan registrere i basen. Institusjonene er imidlertid primærbrukerne av systemet, og fra 2011 blir det styrets oppgave å avklare utviklingsbehov. Styret vil også få stor frihet til å vurdere andre tjenester som kan ligge inn under Cristin utover det som er skissert i arbeidsgrupperapport av 22. februar 2010. Cristin er organisert som et 1.4 4 tiltak. Finansieringen vil skje sentralt fra KD. Fra 2011 vil det være 19 årsverk knyttet til Cristin. KD vil være etatsstyre for Cristin, men her vil også HOD ha en rolle. Fløtre pekte også på at de nye institusjonene må få nok oppmerksomhet i løpet av høsten 2010 slik at flest mulig kan være klare til å ta systemet i bruk fra januar 2011. Cristin-10-023 Referat fra styremote 31.08.2010.doc AFS 1
Spørsmål fra styret til KD: - Fullfinansierer departementene NVI eller hele Cristin? Cristin vil bli fullfinansiert fra sentralt hold. Det vil ikke bli kontingenter knyttet til bruken av systemet. KD regner med at en sentral finansiering vil være et insentiv til å ta i bruk systemet. KD ønsker at mest mulig av forskningsdata blir registrert i Cristin. - Har SSB hatt en sentral rolle i etableringen av Cristin? SSB har ikke hatt noen stor rolle i denne prosessen. KD har en intensjon om at flere institusjoner skal ta Cristin i bruk for å registrere forskningsdata. Fase 1 er å få dagens tre sektorer i gang, fase 2 er å få med andre offentlige institusjoner, og i fase tre ønsker en å få med private institusjoner. - Hvordan er forholdet mellom Cristin og UiO? Modellen der Cristin er etablert som et 1-4 nr 4 organ er grei, men av de utsendte papirer, kan det se ut som Cristin er et tomt skall uten noen ansatte. Skal Cristin kjøpe timer fra USIT ved UiO? Skal ikke Cristin ha egne ansatte? Hvilken rolle skal USIT ha? Departementet har valgt denne modellen fordi det var en effektiv modell. Det kunne bygges videre på kompetansen i Frida, og de administrative ressurser fra UiO var til stede. Styret må behandle den interne organiseringen, og grenseoppgangen mellom Cristin og UiO, jf. KDs oppdragsbrev til Cristins styre. - Språkpolitikk for systemet Cristin Hvilke språk skal systemet understøtte, både når det gjelder grensesnitt og registrering? Cristin er språkuavhengig. Det er lagt inn muligheter i dag for å kunne håndtere flere språk. I dag er tekster lagt inn på engelsk og norsk bokmål. - I oppnevningsbrevet til styremedlemmene, er det skissert en del oppgaver som styret må se på. Den interne organiseringen av Cristin er et punkt. Innloggingsproblematikk i systemet er et annet punkt. Det er et stort sprik i detaljeringsnivået på disse to punktene. KD forklarer dette med at innloggingsproblematikken nok er på et detaljert nivå, men problematikken har vært et tema som har vært mye diskutert i prosjektgruppen, spesielt fordi UH-sektoren og helsesektoren har ulike behov knyttet til å holde administrative systemer adskilt fra andre systemer. En egen kopieringsfunksjon er utviklet som vil ivareta helsesektorens krav til datasikkerhet, samtidig som UH-sektorens bruk av Feide kan videreføres. Prosjektet konkluderte derfor med at innloggingsmetodene skal evalueres etter ett år. - Hvordan har UiO forberedt opprettelsen av Cristin? Finnes det avtaler? Hvilke stillinger er besatt? Det er laget en avtale mellom KD og UiO. Denne er sendt til styremedlemmene til orientering sammen med oppnevnelsen. IT-direktør Lars Oftedal opplyser at han har fått rollen med å forberede igangsettingen av Cristin fra UiO sin side. I praksis er det Frida-sekretariatet som har hatt denne oppgaven. - Hva blir KDs rolle fremover? Styret ser det nå som sitt ansvar å fylle hullene som finnes og komme fram til den interne organiseringen. Departementet vil behandle Cristin på linje med andre institusjoner som støttes av KD. Det vil bli holdt styringsdialogmøter (ca en gang årlig). Disse møtene vil bli konkretisert nærmere i samarbeid med HOD. Cristin-10-023 Referat fra styremote 31.08.2010.doc AFS 2
- Avtalen mellom UiO og KD I avtalen med UiO står det at UiO har rett til å be om nye forhandligner dersom virksomheten øker til mer enn 25 årsverk. Hva betyr dette? Departementet opplyser at dette er lagt inn som en sikring for UiO dersom virksomheten skulle bli mye større enn den er ved oppstarten. - Årlige budsjetter Departementer slår fast at det skal være sentral bevilgning til Cristin. Etter denne spørsmålsrunden forlot departementets representanter møtet. Diskusjonen fortsatte internt i styret. Innspill fra diskusjonen: - Skal de ansatte være ansatt på USIT, UiO, eller i Cristin? - Må dette være likt for alle ansatte? - Daglig leder må være ansatt i Cristin. - Styret kan ikke ha ansvar for en organisasjon uten å ha en daglig leder som rapporterer fullt ut til styret. - Personalansvaret for daglig leder må ligge hos styret. - Hvordan skal de 19 årsverkene brukes? - Det ble understreket at den interne organiseringen av Cristin må være slik at de 6 stillingene fra ABM er godt ivaretatt. Når de har oppgaver som ikke tidligere var en del av USITs portefølje, vil dette kreve en nøye gjennomgang av evt. organiseringer. - Prinsipielt vil styret forholde seg til universitetsdirektøren i saker som angår forholdet mellom UiO og Cristin. - Prosessen rundt ABM er ikke kjent for alle. Det må klargjøres hvilke oppgaver som blir tatt med til Cristin fra ABM. - Det er viktig å være litt pragmatisk her. Hvilke oppgaver må løses først. NVI må på plass til 1. januar 2011. Det må også være høyt prioritert hvordan nye institusjoner skal tas i mot i Cristin. Dette må ha første prioritet. Diskusjonen rundt organisering kan vi bruke litt lengre tid på. Det må kjøres flere parallelle løp. - Det er tillitt til at den nødvendige kompetanse er på plass. Vi kan bruke tid på organiseringen. Styret hadde en gjennomgang av dokumentene og tar diskusjonen til etterretning. 3. Oppfølging av vedtektene Godtgjørelse for styrets arbeid. Vedtektene slår fast at det kan utbetales godtgjørelse for medgått tid til møtevirksomhet og forberedelser. Godtgjørelse skjer etter statens gjeldende satser. Det regnes en time forberedelse til en time i møtet. Det utbetales ikke honorar til dem som i praksis møter som observatør. Sekretariatet følger opp. Reiseregninger sendes til: Cristin v/ Daglig leder Tina Lingjærde Cristin-10-023 Referat fra styremote 31.08.2010.doc AFS 3
Postboks 1086 Blindern 0317 Oslo Intern organisering Styret ber om at det utarbeides et notat om intern organisering av Cristin slik at styret på neste møte kan ha en grundig gjennomgang av organiseringen av Cristin. Daglig leder Prosessen rundt stillingen til daglig leder ble diskutert. USITs representanter var ikke til stede på denne delen av møtet. Styret ber om at UiO konstituerer Tina Lingjærde som daglig leder for Cristin inntil 1.4.2011. Styreleder sammen med IT-direktøren ved UiO starter arbeidet med å utforme en utlysningstekst for daglig leder for Cristin. Teksten behandles på neste møte i styret. 4. Referatsaker ABM-utvikling Det forelå et kort notat om status på overføring av stillinger fra ABM-utvikling til Cristin. Det skal overføres 6 personer fra ABM-utvikling til Cristin. Tre av disse arbeider med konsortieavtaler, og denne oppgaven overføres til Cristin. UiO har utlyst to stillinger internt i ABM med arbeidsoppgaver nær knyttet til systemet Cristin. Det er ikke bestemt hvem som skal overføres i den siste stillingen, og hvilke oppgaver som den skal dekke. Styret vil behandle saken på neste møte. Gjeldende dokumenter knyttet til stillingene fra ABM-utvikling legges da fram. Eventuelt legges det også frem en utlysningstekst til den siste stillingen. Styret tar redegjørelsen til etterretning. 5. Cristin-seminar 12. oktober 2010 Cristin holder et seminar 12. oktober på Gardermoen for deltakere fra alle Cristininstitusjoner (fra alle tre sektorene). UHR (Universitets- og Høgskolerådet) har bidratt med praktisk hjelp. Kunnskapsdepartementet finansierer seminaret. Styreleder er forhindret fra å delta. Nestleder for styret, Ernst Omenaas, vil derfor ønske velkommen. Forslag til program var sendt ut. Det ble foreslått at det i tillegg til de foreslåtte punkter også blir et innlegg fra Publiseringsutvalget. Sekretaratiat følger opp dette. Styret pekte på den viktige jobben fremover med å få ut informasjon om Cristin, og ser dette som et godt initiativ i denne forbindelse. Cristin-10-023 Referat fra styremote 31.08.2010.doc AFS 4
Styret slutter seg til det utsendte program for seminaret med de merknader som kom frem. 6. Prosjektplan for perioden 1. august til 31. mars En prosjektplan for arbeidet for sekretariat og utvikling av systemet Cristin var sendt ut. Planen tar for seg perioden før rapporteringsfristen for UH-sektoren til DBH (Database for statistikk om høgre utdanning, departementets database hos NSD). Denne fristen er 31. mars 2011. Tina Lingjærde gikk gjennom planen. Fokus er å få Cristin i produksjon og klar til bruk for alle institusjoner innen 1. januar 2011. Dette innebærer at omstruktureringen er ferdig. Data som i dag er registrert i Frida, skal gjenfinnes i Cristin. I tillegg skal data som skal rapporteres til DBH for UH-sektoren for 2010, rapporteres fra Cristin. Dette innebærer at disse dataene må være ferdig konvertert for høgskolene som i dag benytter systemet Forskdok. Rapporteringsfristen for vitenskapelige publikasjoner er 1. mars 2011 for alle sektorene. I lys av at det nå innføres et nytt system, er fristen utsatt til 1. april 2011 (Cristin styrets oppdrag fra KD). Erfaringsmessig tar det tid å få persondata og organisasjonsstruktur for institusjonene på plass. Sykehussektoren har i styringsgdokumenter fra HOD 2010 blitt bedt om å sette av nødvendige ressurser til implementeringen av Cristin fra 1. januar 2011. Oslo Universitetssykehus har allerede startet denne prosessen. Instituttsektoren har også noen institusjoner som er kommet i gang. Alle sektorer skal rapportere sine data for 2011 fra Cristin. Det ble kommentert at aktiviteten av innfasing av ABM-stillingene mangler i prosjektplanen. Styret slutter seg til den utsendte prosjektplanen med de kommentarer som fremkom i møtet. 7. Møteplan Møter høsten 2010 blir: Torsdag 7. oktober 11 16 Onsdag 17. november 11 15 Torsdag 16. desember 11 15 Møtested: Gardermoen 8. Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Cristin-10-023 Referat fra styremote 31.08.2010.doc AFS 5