Møteinnkalling Utvalg: Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi Møtested: Høihjelle, Namdalshagen Dato: 10.11.2014 Tidspunkt: 09:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig pr e-post til ingvilldahl.hapnes@midtre-namdal.no eller på telefon 46 89 88 49. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. 06.11.2014 Sakliste Utvalgssaksnr PS 8/14 PS 9/14 PS 10/14 Innhold Forprosjekt for digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene Budsjettkontroll 2. tertial Budsjett 2015 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune PS 11/14 Handlingsprogram med økonomiplan 2015-2018. Budsjett 2015 PS 12/14 Møteplan for Midtre Namdal samkommune 2015 Lukket Orienteringssak; Kommunereform Morten Stene Leder/sign. Ingvill Dahl Håpnes Sekretær/sign.
Sakliste Utvalgssaksnr PS 8/14 PS 9/14 PS 10/14 Innhold Forprosjekt for digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene Budsjettkontroll 2. tertial Budsjett 2015 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune PS 11/14 Handlingsprogram med økonomiplan 2015-2018. Budsjett 2015 PS 12/14 Møteplan for Midtre Namdal samkommune 2015 Lukket Orienteringssak; Kommunereform
Midtre Namdal samkommune Utvikling Saksmappe: 2014/4166-5 Saksbehandler: Oddbjørn Riseth Saksframlegg Forprosjekt for digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 8/14 10.11.2014 Midtre Namdal samkommunestyre 14.11.2014 Administrasjonssjefens innstilling 1. Samkommunestyret anbefaler at prosjektet med digitalisering av arkiv fase 1 og 2 iverksettes. Saken oversendes kommunene for videre oppfølging. 2. Sak om felles dokumentsenter for samarbeidskommunene følges ikke videre opp av samkommunen. Hjemmel for vedtaket er:
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 26.05.2014 Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal X 23.06.2014 Særutskrift - Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal U 23.06.2014 Melding om vedtak - Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal I 26.06.2014 VS: Melding om vedtak - Felles organisering av post og arkiv i Midtre Namdal S 01.10.2014 Forprosjekt for digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene Rådmenn og MNS IT v/ivar Stenvik Rønnaug Aaring Saksopplysninger / vurdering I samkommunestyret den 20.06.14 ble det fattet følgende vedtak; Midtre Namdal Samkommunestyret vedtar å utsette endelig beslutning om å etablere felles dokumentsenter til 2016. Midtre Namdal Samkommunestyret vedtar å igangsette et forprosjekt som skal utarbeide en prosjektplan som skal beskrive organisering og ansvarfordeling av et arbeid med digitalisering av arkivene i samarbeidskommunene. Prosjektplanen skal beskrive ønsket gevinster med et digitaliseringsprosjekt samt et kostnadsoverslag pr kommune og en tidsplan for gjennomføring av et hovedprosjekt. Forprosjektet skal være ferdig innen 01.10.2014, slik at kommunene kan behandle forslaget parallelt med budsjettbehandlingen i kommunene. Arbeidet i forprosjektet utføres av en arbeidsgruppe med 2 representanter fra Namsos kommune og 1 representant fra hver av de andre kommunene, 1 representant fra MNS IT og med sekretærbistand fra Midtre Namdal Samkommune. Rådmannsgruppen er styringsgruppe for forprosjektet Om arbeidet Arbeidsgruppen har hatt 3 møter, hvorav 1 av møtene med presentasjon fra Geomatikk IKT AS, som er en av flere mulige leverandører av løsning for digitalisering av arkiv. Om arkivet Kommunene har mange forskjellige arkiver. Saksarkivene er hovedsakelig digitale fra og med 2007. En kartlegging av antall hyllemeter papirarkiv viser følgende tall:
Arkiv Fosnes Namdalseid Overhalla Namsos Sum Byggesak/ 13 8,2 21,6 112 155 eiendomsarkiv Planarkiv 1 7 8 Gårdsarkiv 36 36 Elevmapper 5 5 31,5 42 skole Klientmapper 10 24 3 236* 273 og journaler helse Klientmapper 1 1 43 45 barnevern Klientmapper 15 15 flyktningarkiv Saksarkiv før 22 80 78 379** 559 2007 Husbankarkiv 2,6 9,5 12 Personalarkiv 7 7 3 40 57 Møtebøker 6 17,3 16,6 40 Klientmapper sosial 6 6 NAV 93 93 PPT 65,5 66 Sum 64 149 162 1032 1407 * inkl. fysioterapi og mapper fra det gamle sosialktr. **Inkl. møtebøker Arbeidsgruppens forslag til løsning Arbeidsgruppen anser at det er de tekniske arkivene som gjelder eiendommer, areal/reguleringsplaner og landbrukseiendommene som er de viktigste arkivene å få digitalisert. Dette omfatter ca. 200 hyllemeter, eller anslagsvis ca. 900.000 dokumentsider. I dag benyttes de fysiske arkivene i stor grad når nye saker vedrørende en eiendom kommer inn til behandling. De andre arkivtypene er i større grad av typen personmapper hvor det kan søkes innsyn i ettertid, og hvor det kan henvises til et i framtiden samlet fysisk arkiv. Det er selvfølgelig ønskelig også å ha dette tilgjengelig digitalt, men arbeidsgruppen mener at besparelsen ikke er verdt kostnaden slik det ser ut i dag. Hvis arkivene i samarbeidskommunene i MNS skal samlokaliseres er det en forutsetning at de tekniske arkivene digitaliseres. På grunn av saksbehandlernes bruk av arkivene er det ikke
praktisk mulig å samlokalisere de fysiske arkivene og fortsatt ha saksbehandlere spredt på forskjellige lokaliteter. Den største gevinsten ved digitalisering av arkivet er i form av datasikkerhet. Det blir tatt jevnlige sikkerhetskopier av alt som er digitalt. En ulykke i form av f.eks. en brann i et fysisk eiendomsarkiv i en av kommunene kan slette all informasjon kommunen har om eiendommen. Det forventes vesentlig arbeidsbesparelse ved bruk av et fullverdig digitalt arkiv ved at all nødvendig informasjon om eiendommene til enhver tid er tilgjengelig. Det er også muligheter for bedre tilgjengelighet for innsyn fra publikum, som også vil være tidsbesparende for kommunens ansatte. Digitale løsninger muliggjør også digitale løsninger for betaling for utlevering av opplysninger til f.eks. eiendomsmeglere. Det meste av fordelen er det imidlertid vanskelig å sette en eksakt verdi på. Felles plattform: Før en digitaliserer arkivmateriale er det viktig at det opprettes felles arkivnøkler, slik at alt som blir skannet blir kategorisert etter samme mal. Det er noen forskjeller i hvordan dette gjøres i dag. Den felles plattformen må omfatte: Digitalisering av papirarkiver fram til 2007 Kategorisering av digitalt materiale etter 2007 Løsning for digitalisering av framtidig materiale. Å komme fram til en felles plattform gjøres gjennom en felles workshop, samt gjennomføring av en arkivanalyse både for å kartlegge arkivene nøye for å få et godt grunnlag for anbudsinnhenting og for å finne konverteringsløsninger også for allerede digitalt materiale. Alternativer for digitalisering Det er 2 hovedalternativer for digitalisering. 1. MNS eller en av kommunene kjøper nødvendig utstyr og programvare og rydder, skanner og digitaliserer alt i egen regi. 2. Vi kjøper tjenesten av et firma. Dette kan innebære hele prosessen fra pakking av arkivene til utpakking og plassering etter oppdraget. I tillegg til at det er en del firmaer som leverer denne tjenesten er det også mulig å benytte f.eks. MN Vekst AS og bygge opp kompetansen der. I tillegg er det også mulig med en blanding av de to modellene der kommunene gjør deler av oppdraget selv. Vurdering av alternativene. Ut fra erfaringstallene som Geomatikk IKT presenterte er det sannsynligvis noe billigere å kjøpe tjenesten enn å gjøre det selv. Dette skyldes at de på grunn av lang erfaring har en vesentlig høyere produksjon per dag enn det vi kan forvente å ha i egen regi. De leverer også til avtalt pris, slik at sikkerheten for totalkostnaden er høyere enn ved å gjøre det i egen regi. Hvis det er behov for alternativ sysselsetting i forbindelse med nedbemanningsprosesser i kommunene, eller kommunene har kompetanse og kapasitet kan det likevel være regningssvarende å gjøre arbeidet selv. Det er særlig produksjonen per dagsverk det er knyttet stor usikkerhet til hvis kommunene skal gjøre jobben selv. Uavhengig av hvilket alternativ som velges anbefales det å kjøpe en arkivanalyse for å få en bedre samlet oversikt over arkivmaterialet og for å få et godt grunnlag for budsjettering av
arbeidet og eventuelt anbudsgrunnlag. Denne arkivanalysen vil gi en riktigere beskrivelse av hvor mange hyllemeter arkivverdig materiale de forskjellige kommunene har, og med lik og bedre målemetode vil det også sannsynligvis redusere antall hyllemeter og dermed kostnadene noe. Anbefalt prosjektframdrift: 1 Workshop Vinter 2015 Nødvendig for å samordne og bestemme kategorisering. Også nyttig uten at kommunene går videre med digitalisering av historisk arkiv. 2 Arkivanalyse/ Forprosjekt Vår 2015 For å få bedre anslag på mengden av arkivverdig materiale og graden av nødvendig rydding mv. Grunnlag for anbudsutlysning. Arkivanalyse er kun meningsfylt hvis det er vilje og økonomi til å gjennomføre digitalisering. 3 Anbud Sommer 2015 4 Digitalisering Høst 2015 -? Ikke nødvendig hvis kommunene skal gjøre det selv Avhengig av hva tilbyderne kan tilby eller av hvor mye mannskap kommunene kan sette på selv. Kostnader med digitalisering Kostnadsanslaget nedenfor bygger på erfaringstall fra Geomatikk IKT. Usikkerheten i kostnadsestimatet er knyttet både til arkivinnholdet og til effektiviteten som kan oppnås i digitaliseringen. Mer nøyaktig kostnadstall får vi etter en gjennomført arkivanalyse, og enda bedre kostnadsestimat hvis/når tjenesten utlyses som anbud. Kostnadsestimatet gjelder for landbruks-, eiendoms- og planarkivene, til sammen ca. 200 hyllemeter. Ved at kommunene gjennomfører workshop, forprosjekt og digitalisering i et felles prosjekt anslås det en stor innsparing i forhold til at kommunene skal gjøre det hver for seg. Alternativ 1, kjøp av tjeneste: Workshop 30.000 Forprosjekt/arkivanalyse 200.000 Digitalisering (rydding, skanning, kategorisering, registrering, tilbakelevering) 15-20.000 kr/hyllemeter 3.000.000-4.000.000 Sum avrundet 3.300.000 4.300.000 Alternativ 2, gjøre arbeidet selv: Workshop 30.000 Forprosjekt/arkivanalyse 200.000 Skannere og programvare 450.000 Digitalisering (rydding, skanning, kategorisering, registrering, tilbakelevering ), ca. 5-8 årsverk (550.000 kr/årsverk) 2.750.000 4.400.000 Sum, avrundet 3.450.000 5.100.000
Kostnadsfordeling: I og med at dette gjelder digitalisering av historisk materiale, uavhengig av om kommunene velger å samle arkivet foreslås en kostnadsfordeling ut fra antall hyllemeter i kommunene. Ut fra oversikten vi har mottatt over antall hyllemeter blir kostnadsfordelingen ca. 65% på Namsos, ca. 10% på Namdalseid og Fosnes og ca. 15 % på Overhalla. I denne fordelingen er landbruksarkivet fordelt likt på kommunene. Det kan være forskjeller i hvordan arkivene er målt opp. En arkivanalyse vil kunne endre både anslått kostnad og kostnadsfordelingen mellom kommunene noe. Organisering: Arbeidsgruppen foreslår at arbeidet organiseres med rådmannsgruppen som styringsgruppe og med arbeidsgruppe bestående av arkivkyndige representanter fra hver kommune, samt også med deltakelse fra MNS IT og en brukerrepresentant fra byggesak/plan fra en av kommunene. Prosjektet bør ellers gjennomføres i regi av MNS eller i regi av en av kommunene, med kostnadsfordeling etter en forutbestemt nøkkel. Anbefaling fra rådmannsgruppen Rådmannsgruppen har behandlet arbeidsgruppens forslag og kommet fram til følgende anbefaling om videre framdrift: 1. Oppgaven anbefales løst i fellesskap 2. Det anbefales å digitalisere kun byggesak/eiendomsarkiv og planarkiv i første omgang som totalt omfatter ca. 163 hyllemeter arkivmateriale. 3. Prosjektet anbefales igangsatt med workshop og arkivanalyse høsten 2015 slik at endelig beslutning om gjennomføring kan tas i forbindelse med kommunenes arbeid med budsjett for 2016. 4. Saken oversendes kommunene for videre oppfølging. 5. Saken følges ikke opp videre av Midtre Namdal Samkommune.
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2014/4603-6 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Budsjettkontroll 2. tertial Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 9/14 10.11.2014 Midtre Namdal samkommunestyre 14.11.2014 Administrasjonssjefens innstilling 1. Tertialrapport 2/14 tas til etterretning. 2. Samarbeidskommunene varsles om et forventet samlet merforbruk i MNS med unntak av tiltaksbudsjettene på kr 950 000. 3. Namsos kommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet med 1 500 000 og mindreforbruk på tiltaksbudsjettene i Nav med 300 000 4. Overhalla kommune varsles om et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet med 350 000 og et merforbruk i tiltaksbudsjettet i NAV med 500 000. 5. Namdalseid kommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet med 585 000 og et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettet i NAV med 425 000 6. Fosnes kommune varsles om et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet med 100 000 og et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettet i NAV med 150 000 Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering Regnskapstall og prognoser pr utgangen av 2.tertial Tiltaksregnskap pr august Avvik i forhold til budsjett Prognose 2014 Kommune Barnevern NAV Barnevern Nav Namsos -147 1 500-318 -300 Overhalla -1 016-350 436 500 Namdalseid 67 585-390 -425 Fosnes -119-100 -131-150 Sum -1 215-403 1 635-375 Det enkelte ansvarsområde kommenteres under: 1. Ansvar 9000 politikk Området ser ut til å gå med et mindreforbruk på 100 000 hovedsakelig knyttet til godtgjørelse til folkevalgte og bevertning. 2. Ansvar 9100 administrasjon. I forbindelse med at MNS overtok arbeidsgiveransvaret fra 01.01.14 ble kostnader knyttet til personalforsikringer avglemt i budsjettprosessen. Kommunene som hadde arbeidsgiveransvar før 01.01.14 får en tilsvarende reduksjon i sine utgifter til forsikring. Prognosen som ble gitt i 1.tertial (kr 200 000) viser seg å være for lav. Ny prognose er 290 000. Prosjektet «Samfunnssikkerhet og beredskap» er nå avsluttet. Prosjektet forutsatte at samarbeidskommunene skulle bidra til egenfinansiering gjennom kjøp av tjenester fra
prosjektet. Dette har ikke skjedd i den utstrekning som forutsatt. Prosjektet vil derfor bli gjort opp med et underskudd på 80 000 som må dekkes av kommunene via MNSregnskapet. For øvrig ser ansvar 9100 ut til å gå i balanse. 3. Ansvar 9110 skatteoppkrever Skatteoppkreveren rapporterer mindreforbruk anslått til 100 000. Mindreforbruket er knyttet til vakanser i stillinger. Dette kommer i tillegg til allerede justert ramme i forbindelse med 1.tertial med 300 000. 4. Ansvar 9120 IT IT rapporterer om at det har vært gjennomført en lisensrevisjon på Microsoft-produkter. Det ble konstatert et betydelig avvik som tertialrapport 1/2014 ble estimert til 400 000. Ansvarsområdet fikk tilført 200 000 mens 200 000 ble forutsatt dekket over eget budsjett. I realitet ble regningen fra Microsoft 750 000 i gebyr/ekstrakostnad for underlisensiering: I tillegg er eksisterende avtale blitt fornyet med det reelle (og nå kontrollerte) antallet lisenser samt prisstigning. Dette betyr en årlig ekstrakostnad med 400 000 som slår inn allerede fra 2014. Det betyr at det er ytterligere underdekning på 750 000 knyttet til denne revisjonen. Beregningen er gjennomgått av IT-leder og det er ikke mulige ankepunkter på verken revisjonen eller en ekstraregning som fulgte revisjonen. IT er utfordrer på å finne dekning innom eget budsjett med «snu alle steiner». Det er gjort og IT har funnet ytterligere 200 000 som kan dekkes innom eget ansvar. Det rapporteres dermed med et ytterligere budsjettavvik utover det som ble rapportert 1.tertial med 550 000. 5. 9130 fagsystemer: Prognosen for IT fagsystemer er at den vil gå i balanse. 6. Ansvar 9140 Sentralbord Ingen avvik 7. Ansvar 9200 Lønn og regnskap Her rapporteres et forventet merforbruk på kr 100 000 som referer seg til økte kostnader knyttet til statlig krav om innføring av A-melding knyttet til innkjøp av konverteringsverktøy og opplæring. A-melding er en samlet rapporteringssystem fra NAV, skattemyndighetene og SSB som skal iverksettes fra 01.01.15. Dette er en kostnad som nå MNS dekker og som kun er 1/3-del av kostnaden om kommunene skulle ha gjort dette hver for seg. Samtidig får nå kommunen adgang til å bruke Namsos kommunes integrasjoner mot Altin, et system som kreves for å kunne levere A-melding i Altin. Dette sparer de tre kommunene til sammen ca. 90.000 på. 8. Ansvar 9250 PPT Leder rapporterer noe overforbruk på lønn, men forventingen er at året som helhet skal gå i balanse. Det er noe usikkerhet knyttet til husleien som har økt, men der fordelingsnøkkelen med Namsos kommune er uavklart. 9. Ansvar 9300 Barnevern På drift har det oppstått en usikkerhet mhht. husleie. Barnevernet har som følge av flere stillinger fått større lokaler. Det er kommet et krav fra utleier (Namsos kommune) som indikerer et merforbruk på 400 000 på driftsbudsjettet.
Vedr. tiltaksbudsjettene ble det rapportert ny justert prognose pr utgangen av juli til samkommunestyret i sak 51/14. Der ble prognosen for Namsos kommune justert ned fra 3,5 mill kroner (gitt i tertialrapport 1/14) til 2,5 mill kr. Rammen er samtidig økt med 1,5 mill kr. Prognose for overforbruk pr utgangen av august blir dermed et merforbruk på 1,5 mill kroner. Overhalla justerte sin ramme for tiltaksbudsjettet med 1,5 mill kroner i samme sak. Det kan se ut til at det vil bli et mindreforbruk i forhold til denne rammen, estimert til 350 000. For Namdalseid meldes et merforbruk på 585 000. For Fosnes meldes et mindreforbruk på 100 000. I prognosen er regnskapstallene pr utgangen av august supplert med informasjon om status i saker der omsorgsovertakelse er foretatt eller planlagt (betalingsforpliktelser som vi har eller kommer til å pådra oss). Det er fortsatt mange usikkerhetsmomenter knyttet til disse prognosene. 10. Ansvar 9310 legevakt, 9311 LINA og 9320 kommuneoverlegen Prognosene viser at ansvarene forventes å gå i balanse ved utgangen av året. 11. Ansvar 9350 NAV Driftsbudsjettet rapporteres å gå i balanse. Det vises til tabellen for nye og oppdaterte prognoser for tiltaksbudsjettene fra NAV. Det viser et en prognose med mindreforbruk for kommunene Namsos, Namdalseid og Fosnes hovedsakelig begrunnet med færre personer på kvalifiseringsprogrammet enn beregnet. For Overhalla meldes en prognose på et merforbruk på 500 000. Dette er både knyttet til økning av antallet i kvalifiseringsprogrammet og en økning av sosialhjelpen. Det meldes om flere brukere og flere brukere med store hjelpebehov. 12. Ansvar 9400 Utvikling Rapporterer om at ansvarsområdet vil gå i balanse ved årets slutt. 13. Ansvar 9410 Miljø og landbruk Rapporterer merinntekt på gebyr for jord- og konsesjonssaker som betyr at ansvaret har en prognose på at de vil gå med et mindreforbruk på 70 000 i 2014. Rådmannsgruppen har vært tydelig på at det først skal letes etter dekning innom MNS sitt budsjett dersom det oppstår endrede forutsetninger i løpet av året. Det som er meldt inn og akseptert som avvik kan oppsummeres på følgende måte: Ansvar Tjeneste/ Endring Kommentarer prosjekt 9000 10000-100 Innsparing godtgjørelse til folkevalgte samt bevertning. 9100 12010/4813 +80 Manglende internfinansiering 9100 18000 +90 Forsikringer ny revidert prognose. Kommunene vil få tilsvarende reduksjon i sine forsikringsutgifter. 9110 12020-100 Vakanse i stilling 9120 12030 +550 Lisensrevisjon. Økte kostnader i 2014 utover allerede rapportert: 750 000. Av dette forutsettes 200 000 dekket under eget ansvar. 9200 12050 +100 Innføring av A-melding. 9300 24400 +400 Husleieøkning 9410 32900-70 Økte gebyrinntekter Sum +950
Det er en utfordring for kommunene at tertialrapporten i MNS ikke behandles i samkommunestyret før i november. Rådmennene og økonomisjefene i kommunene har derfor fått tilgang på rapporten 01.10. for at ev. tiltak i sine tertialrapporter. Det er vanskelig å fastslå eksakt hvilken fordeling mellom kommunene oppsettet i tabellen vil få i og med at det er ulike fordelingsnøkler på de ulike ordningene. Dersom vi forenkler dette til å gjelde IT med en 50/50 fordeling og barnevern med 90/10 vil dette bety følgende fordeling på de økte utgiftene. Barnevern Sum Kommune IT (drift) Namsos 257 256 513 Overhalla 122 80 202 Namdalseid 93 42 135 Fosnes 78 22 100 SUM 550 400 950
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2014/7375-2 Saksbehandler: Ingvill Dahl Håpnes Saksframlegg Budsjett 2015 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 10/14 10.11.2014 Midtre Namdal samkommunestyre 14.11.2014 Kontrollutvalgets innstilling Midtre Namdal samkommunestyre vedtar fremlagte budsjettforslag for kontrollutvalget med et total ramme på kr 388 000,-. Hjemmel for vedtaket er:
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 25.09.2014 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 KomSek Trøndelag IKS Vedlegg 1 Budsjett 2015 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune Saksopplysninger / vurdering Kontrollutvalget har i sak 17/14 behandlet forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Midtre Namdal samkommune. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Det vises til saksframlegget i vedlegg.
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2014/7375-4 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Handlingsprogram med økonomiplan 2015-2018. Budsjett 2015 Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 11/14 10.11.2014 Midtre Namdal samkommunestyre 14.11.2014 Administrasjonssjefens innstilling 1. Midtre Namdal samkommunestyre vedtar budsjett for 2015 og handlingsprogram for 2015 2018 med følgende økonomiske oversikter: a. Driftsbudsjett i perioden
b. Investeringsbudsjett i perioden 2. Midtre Namdal samkommune vedtar å godkjenne låneopptak som finansiering av investeringer med kr 500 000, jfr. samarbeidsavtalens 5-5. 3. Midtre Namdal samkommunestyre vedtar følgende innsparingstiltak: a. Rammen for MNS utvikling reduseres med 500 000 fra 2015. Reduksjonen gjennomføres med at stilling ved MNS utvikling trekkes inn med virkning fra 01.01.2015. I tillegg skal administrasjonsutgifter reduseres bl.a. ved at distriktskontoret i Fosnes kommune avvikles.
b. Rammen for skatteoppkreveren i Midtre Namdal reduseres med 710 000 fra 2015. Reduksjonen gjennomføres med at stilling skatteoppkreverens kontor trekkes inn fra 01.01.2015 og at administrasjonsutgifter reduseres. c. Administrasjonssjefen bes om legge fram forslag til innsparinger med til sammen 1 000 000 med virkning fra 2017. 4. Administrasjonssjefen bemyndiges å foreta rammejusteringer mellom ansvarsområdene for å iverksette vedtak i sak 50/14 om utkjøp av leasingkontrakter for maskiner og lisenser. Hjemmel for vedtaket er:
Vedlegg 1 Handlingsprogram med økonomiplan 2015-2018, budsjett 2015 - Adm.sjefens FORSLAG Saksopplysninger / vurdering Det vises til vedlagte handlingsprogram med økonomiplan for perioden 2015 2018 og budsjett for 2015. Samkommunestyret vedtar et rammebudsjett pr ordning. Alle nye tiltak og innsparingsforslag er kommentert i kap 18, men gjentas i kortform i saksutredningen: Tabellen under viser oppsummert nye tiltak og innsparingstiltak i økonomiplanperioden. Nye tiltak og innsparinger 2015 2016 2017 2018 Barnevernet: Utviklingsprosjektet - 1 Utvidelse ett år 700 0 0 0 Innsparing 2015: MNS Utvikling. Reduksjon 2 en stilling, reduksjon inntjeningskrav -500-500 -500-500 Innsparing 2016: Skatteoppkreveren. 3 Reduksjon en stilling, mindre driftsutgifter -710-710 -710-710 4 Innsparing 2017-1000 -1000 5 Visma flyt arkiv 50 50 50 50 6 Visma økonomi- og forsystemer -50 135-115 -115 7 Mobil kostnadskontroll -196-196 -196-196 Sum -706-1221 -2471-2471 Økonomiplanen legger opp til en innsparing i MNS på til sammen 2 471 000 kr fordelt på perioden 2015 til 2017. 1. Forlengelse av utviklingsprosjektet i barnevernet. Tiltaket er dekket innom «egen ramme» ved at innsparingstiltaket i pk. 3 iverksettes allerede fra 2015. 2. Vakant stilling ved MNS utvikling foreslås trukket inn. Inntjeningskravet må settes ned fra kr 650 000,- til kr 450 000,- som følge av dette. Det betyr at driftsbudsjettet for MNS utvikling også må reduseres med kr 100 000,- for at innsparingskravet skal innfris. Det betyr at avdelingskontor i Fosnes vil bli foreslått avviklet og at utadrettet virksomhet må begrenses. 3. Innsparingen skjer ved at en vakant stilling trekkes inn og at driftsbudsjettet reduseres som følge av mindre husleie og redusert portoutgifter. Iverksettes fra 2015 for å dekke tiltak 1. 4. De er lagt inn en målsetting om ytterligere kr 1 000 000,- i innsparing i 2017. Husleieutgifter skal gjennomgås i nært samarbeid med Namsos kommune. Det vil i tillegg bli aktuelt å vurdere stillingsreduksjon(er). 5. Visma flyt arkiv er ny lisens i MNS på programvare som kommunene allerede har kjøp inn.
6. Visma økonomisystemer foreslås implementert over to år. Deler av dette ligger allerede inne i budsjettet for 2014 og derfor en liten reduksjon i ramma for 2015. I 2016 implementeres de deler som betinger medvirkning fra kommunene Under forutsetning av at disse verktøyene tas i bruk i kommunene, settes det opp en innsparing i MNS lønn og regnskap med kr 250 000,- (tilsvarende ½-stilling) med virkning fra 2017. 7. MNS-budsjettet for 2014 inneholdt både innvestering og driftsramme for innføring av Mobil kostnadskontroll. Dette prosjektet er stoppet og rammen trekkes inn. Alle konsekvensjusteringer er satt opp i en egen tabell i kap 19. Samkommunestyret behandlet i sak 50/14 sak om utkjøp av leasingkontrakter for maskiner og lisenser finansiert ved inntrekk av rammer fra ansvarsområdene med virkning fra budsjettåret 2015. Vedtaket vil iverksettes så snart de avtalemessige forhold er i orden. Delegasjonsreglementet gir ikke hjemmel for administrasjonssjefen til å foreta rammejusteringer. Det er her snakk om små beløp pr ansvarsområde, og det foreslås at administrasjonssjefen bemyndiges å gjennomføre denne rammejusteringen.
Handlingsprogram med økonomiplan 2015 2018 Budsjett 2015 Administrasjonssjefens forslag Midtre Namdal samkommune 31.10.2014
Innhold 1 Sammendrag... 4 2 Hovedmålsettinger for Midtre Namdal samkommune... 5 3 Organisering... 5 3.1 Politisk organisering... 5 3.2 Administrativ organisering... 6 4 Utviklingsoppgaver i MNS... 6 4.1 Organisasjon og metodeutviklingsprosjekt i barnevernet... 6 4.2 Mobil og bredbåndsdekning i Midtre Namdal... 7 4.3 Skogsbruksprosjekt... 7 4.4 Kommunale ø-hjelpstilbud og legevaktsamarbeidet... 8 4.5 Næringsapparatet i MNS... 8 5 Befolkningsutvikling i MNS... 8 5.1 Innledning... 8 5.2 Befolkningsutvikling i Midtre Namdal... 8 6 Rammebetingelser... 9 6.1 Deflator... 9 6.2 Sosiale kostnader... 9 6.3 Pensjon... 9 6.4 Tjenestesalg... 9 6.5 Investeringer... 9 6.6 Overskudd/underskudd... 10 6.7 Rapportering... 10 6.8 Budsjettendringer... 10 7 Politikk og administrasjon... 10 7.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 10 7.2 Status drift... 10 7.3 Hovedutfordringer i planperioden... 11 7.4 Mål og strategier... 11 8 Skatteoppkreveren... 11 8.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 11 8.2 Hovedutfordringer i planperioden... 12 8.3 Mål og strategier... 12 9 IT drift og IT infrastruktur... 12 9.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 12 9.2 Status drift... 12 9.3 Hovedutfordringer i planperioden... 13 9.4 Mål og strategier... 13 9.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon... 14 9.6 Nye og endrede driftstiltak... 14 9.7 Investeringstiltak... 14 10 Lønn og regnskap... 14 10.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 14 1
10.2 Status drift... 14 10.3 Hovedutfordringer i planperioden... 14 10.4 Mål og strategier... 14 10.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon... 15 10.6 Nye og endrede driftstiltak... 15 11 Barnevern... 15 11.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 15 11.2 Status drift... 15 11.3 Hovedutfordringer i planperioden... 16 11.4 Mål og strategier... 17 11.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon... 18 11.6 Nye og endrede driftstiltak... 18 12 Kommuneoverlege og legevaktsordninger... 18 12.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 18 12.2 Beskrivelse av tjenesten - organisasjon... 18 12.3 Status drift innenfor dagens budsjettrammer... 18 12.4 Mål og strategier... 19 13 NAV... 19 13.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 19 13.2 Status drift... 20 13.3 Hovedutfordringer i planperioden... 20 13.4 Mål og strategier... 21 13.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon... 22 13.6 Nye og endrede driftstiltak... 22 14 Utvikling... 22 14.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 22 14.2 Hovedutfordringer i planperioden... 22 14.3 Mål og strategier... 23 14.4 Nye og endrede driftstiltak... 23 15 Miljø og landbruk... 23 15.1 Beskrivelse av tjenesten organisasjon... 23 15.2 Status drift... 23 15.3 Hovedutfordringer i planperioden... 24 15.4 Mål og strategier... 24 15.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon... 24 15.6 Nye og endrede driftstiltak... 24 16 Pedagogisk psykologisk tjeneste... 24 16.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet... 24 16.2 Status drift... 26 16.3 Hovedutfordringer i planperioden... 26 16.4 Mål og strategier... 26 16.5 Konsekvensjusteringer av dagens tjenesteproduksjon... 27 16.6 Nye og endrede driftstiltak... 27 17 Nye driftstiltak og innsparingstiltak... 27 2
18 Investeringstiltak i planperioden - Finansiering... 29 19 Økonomiske oversikter... 30 19.1 Tabell med oppsummering av konsekvensjusteringer... 30 19.2 Budsjettskjema 1A... 31 19.3 Budsjettskjema 1B... 32 19.4 Investeringer 2A... 33 19.5 Budsjettskjema 2B... 34 19.6 Fordeling av kostnader mellom kommunene... 34 19.7 Salg til kommuner... 36 3
1 Sammendrag Midtre Namdal Samkommune ble etablert 09.09.09 som et forsøk på å prøve ut en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid. Kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes er medlemmer. Fra 2014 er samkommunen den permanente organisasjonsmodell for det interkommunale samarbeidet. Ny samarbeidsavtale er vedtatt og erstatter tidligere forsøksforskrift og samarbeidsavtale. Regjeringen har meldt at de vil fremme forslag om å fjerne lovhjemmelen for samkommune i kommuneloven. Det betyr høyst sannsynlig at samkommunen må være avviklet innen 2020. Arbeidet med avviklingen av MNS vil starte etter at vedtakene knyttet til kommunereformen er gjort i 2017. Alternativene er at ordningene føres tilbake til morkommunene, at vertskommuneløsninger etableres, eller at samarbeidskommunene fra 2018 eller 2020 blir en kommune. Dette dokumentet beskriver mål og strategier for de ulike ordningene i samkommunen, samtidig som årsbudsjett og økonomiplan er presentert. Planen består av 2 deler: En tekstdel som beskriver de ulike ordningene, både i forhold til nåsituasjon og i forhold til mål og strategier framover. Den andre delen består av årsbudsjett og økonomiplan for perioden 2015-2018. Alle tall er presentert på rammenivå pr. ordning. Det er samkommunestyret som vedtar budsjettrammene pr. ordning, mens kommunestyrene vedtar sum ramme til samkommunen. Det er i den nye samarbeidsavtale gitt en ramme for lån MNS. Denne rammen vil for 2015 ikke overskrides. Låneopptaket skal brukes til IKT infrastruktur og utkjøp av leasingavtaler på skrivere/kopimaskiner. Det er ingen nye ordninger lagt til MNS i 2015. Organisasjons- og kvalitetsutviklingsprosjektet i barnevernet er foreslått utvidet til å gjelde ut 2015 med en bevilgning på kr 700 000,- i 2015. MNS vil i 2015 gjennomføre en konsekvensanalyse av kommunenes ø-hjelpstilbud for legevaktsordningene. Videre vil det initieres et arbeid med en gjennomgang av næringsapparatet i Midtre Namdal. Budsjettet er konsekvensjustert for helårsvirkning av tiltak iverksatt i 2014, lønnsvekst, økning i pensjonspremie og personalforsikringer, husleieøkninger og økning i utgifter til lisenser. Budsjettet er ikke justert for generell prisvekst på driftsutgifter. Budsjettforslaget har tatt inn over seg at alle kommuner er i omstillingsprosesser for å redusere utgiftsnivået. NAV, barnevern og PPT er vurdert i forbindelse med Kaupangprosessen i Namsos kommune. Lønn og regnskap har hatt et innsparingskrav knyttet til seg på 1 mill kr i perioden 2013-2015 (tilsv. 12,7 % av opprinnelig budsjett). Budsjettet legger opp til en innsparing på de øvrige områdene i MNS på til sammen 2,4 mill kr fordelt på perioden 2015 til 2017. Innsparingen iverksettes med inntrekning av stillinger ved utviklingskontoret og skatteoppkreveren samt med husleiereduksjon og bruk av ny teknologi. Det skal arbeides videre med innsparingskravet på 1 mill kroner i økonomiplanperioden. Bortsett fra tiltaksbudsjettene, har MNS budsjettet en reell nedgang som en konsekvens av dette. Tiltaksbudsjettene er justert med bakgrunn i estimert forbruk i 2015 og en vurdering av utviklingen av antall barn under omsorg. 4
2 Hovedmålsettinger for Midtre Namdal samkommune Formålet med samarbeidet er nedfelt i samarbeidsavtalen og er to-delt: 1. Sikre tjenester med riktig kvalitet, effektiv ressursbruk og utviklingskraft til beste for innbyggerne i Midtre Namdal. 2. Etablere en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid i Midtre Namdal. Deltakerkommunene har følgende hovedmål for samkommunen: Utvikle helhetlig politisk styring av det interkommunale samarbeidet Bedre den regionale utviklingskraften i Midtre Namdal Oppnå riktig kvalitet på tjenestetilbudet til innbyggerne Utvikle effektive interne tjenester for deltakerkommunene Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bistå deltakerkommunene med å løse lokale oppgaver gjennom formelt og uformelt samarbeid Utvikle kompetente, attraktive og robuste fagligmiljøer Ha beredskap for å møte nye utfordringer 3 Organisering 3.1 Politisk organisering Figuren viser politisk organisering i Midtre Namdal samkommune. Samkommunestyret Midtre Namdal består av 23 medlemmer med følgende fordeling: Namsos kommune: 11 medlemmer Overhalla kommune: 5 medlemmer Namdalseid kommune: 4 medlemmer Fosnes kommune: 3 medlemmer Fosnes kommunestyre Politisk organisering Namsos kommunestyre Namdalseid kommunestyre Midtre Namdal samkommunestyre Overhalla kommunestyre Midtre Namdal samkommunestyre har i 2014 vært ledet av ordfører i Namsos Morten Stene med ordfører i Overhalla Per Olav Tyldum som Kontrollutvalg Komité næring, miljø og landbruk Komité plan og økonomi Komité barn, helse og velferd varaordfører. Fra 01.10.2014 tok ordfører i Overhalla Per Olav Tyldum over som ordfører i MNS. Varaordfører ble da ordfører i Namsos Morten Stene. Samkommunen har som egen 5
juridisk enhet et eget kontrollutvalg ledet av Hilde Vatnar Selnes. Samkommunestyret har opprettet 3 komiteer alle med 8 medlemmer valgt blant samkommunestyrets medlemmer. Komité næring, miljø og landbruk ledes av Trond Petter Ristad fra Overhalla. Komité plan og økonomi ble fram til 01.10.14 ledet av ordfører Morten Stene fra Namsos og etter 01.10.14 av ordfører Per Olav Tyldum fra Overhalla. Komité barn, helse og velferd ledes av Marit Haukø fra Namsos. 3.2 Administrativ organisering Figuren viser den administrative organiseringen og hvilke virksomheter som er lagt under samkommunen. I tillegg har samkommunen ansvar for felles sentralbord for Midtre Namdalskommunene. Denne oppgaven opereres av Namdalseid kommune på vegne av samkommunen. Fra 2014 har Midtre Namdal samkommune vært arbeidsgiver for alle ansatte i samkommunale virksomheter med unntak av NAV-leder som MNS har felles med staten og som er ansatt i staten. 4 Utviklingsoppgaver i MNS 4.1 Organisasjon og metodeutviklingsprosjekt i barnevernet Prosjektet startet opp i 2013 som et 2-årig prosjekt. Prosjektet har sin basis i at Fylkesmannen ved gjennomgang av tilsynssak avdekket avvik på systemnivå i MNS barnevern. Det er også avdekket avvik på individnivå samt at MNS over tid har hatt svært høy andel fristoversittelser i sine undersøkelsessaker. Med denne basis ble det startet et utviklingsprosjekt som har systemperspektiv, men også fokus på kapasitet og kvalitet. Selv om tilsynssaken i forhold til systemavviket og de påfølgende tilsynssakene for enkeltperson nå er lukket, har vi ikke nådd alle våre mål i utviklingsprosjektet som forutsatt. Dette skyldes hovedsakelig 3 forhold: 1. Arbeidet knyttet til tilsynssaken både mht til å serve selve tilsynet, men også å lukke avvik både på system og individnivå har vist seg å være langt mer omfattende enn det som vi i 2012 kunne forestille oss. 6
2. Parallelt har MNS prioritert tiltak for de barna med de største hjelpebehovene. Det har ført til en oppgang av antallet saker i Fylkesnemnd fra 3-6 pr år til 26 i 2013 trenden har fortsatt i 2014. Dette har vært svært ressurskrevende. 3. Sykemeldingssituasjonen fra mai 2014 har vært alvorlig. I sum har dette ført til at utviklingsarbeidet har måtte vike for akutte/mer presserende saker. Det foreslås derfor at utviklingsprosjektet forlenges med ett år, og at det settes av 700 000 til dette formålet i 2015. Samtidig foreslås at prosjektorganisasjonen oppløses og at utviklingsarbeidet gjennomføres som prosjekt i drift i overgangsåret 2015. Fra 2016 skal utviklingsarbeid foregå som del av løpende drift. Organisasjonsutviklingsprosjekt Internkontroll og kvalitetsledelse i MNS Barnevern får da følgende justerte målsettinger: 1. MNS barnevern skal i løpet av 2015 fjerne alle oversittelser av 3 måneders fristen i undersøkelsessaker. 2. MNS barnevern skal: Utvikle gode skriftlige rutiner som er implementert i organisasjonen. Rutinen skal utvikles i fagsystemet Familia og skal ha som mål å bedre systematikken og kvalitet i det barnevernfaglige arbeidet. Det skal innarbeides kvalitetssikringselementer i rutinene og øke den skriftlige dokumentasjonen både kvalitativt og kvantitativt. Utvikle et fungerende internkontrollsystem Utvikle kvalitativt gode skriftlige rutiner for opplæring og veiledning av ansatte. Alle nytilsatte skal ha individuelle planer for sin kompetanseutvikling. MNS barnevern skal ha fokus på resultateffektivitet gjennom å utvikle et godt målstyringssystem. Utvikle et godt rapporteringssystem til politisk og administrativ ledelse i tillegg til Fylkesmannen og SSB. MNS barnevern skal benchmarke seg med sammenlignbare kommuner og regioner. MNS barnevern skal utvikle god sammenlignende statistikk over tid i samarbeid med politisk og administrativ ledelse. Sluttføre analysen over ressurs og kompetansebehovet i MNS barnevern 4.2 Mobil og bredbåndsdekning i Midtre Namdal MNS Utvikling startet 2013 opp et toårig utrednings- og koordineringsprosjekt for å bedre mobil og bredbåndsdekningen i Midtre Namdal. Det er i stigende grad en forventing både fra utbygger, tilskuddsorganisasjoner og innbyggerne at kommunene engasjerer seg på dette området. Prosjektet har som målsetting å kartlegge alle muligheter (og umuligheter), ha en pådriverfunksjon samt koordinere aktiviteten. Prosjektet har hatt ansvar for søknader til Post og teletilsynet og et prosjekt fra Midtre Namdal kom med i årets fordeling. 4.3 Skogsbruksprosjekt Aktivitetspådriverprosjektet for "Skognæringa i Namdalen" er et felles 3-årig prosjekt for alle kommunene i Namdalen, samt Bindal kommune i Nordland. Prosjektet har fokus på regional samordning, økt aktivitet og verdiskaping gjennom aktivitetspådriving rettet direkte mot 7
skogeierne. Gjennom dette vil treforedlingsindustrien få bedre tilgang på lokalt råstoff, noe som er svært viktig for å opprettholde de lokale aktørene som basere sin virksomhet på trevirke. Prosjektet har en årlig kostnadsramme på 2,85 mill. kroner, hvor den kommunale andelen er kr 300.000.-. Kommunene i Midtre Namdal sin andel av dette er kr 100.000,- pr. år. Det meste av kostnadene er finansiert med tilskudd fra Nord-Trøndelag fylkeskommune og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. 4.4 Kommunale ø-hjelpstilbud og legevaktsamarbeidet Kommunene er i ferd med å etablere kommunale ø-hjelpstilbud. Til nå har dette skjedd med at enkeltkommuner har skrevet avtale med HNT om etablering av kommunale ø-hjelpstilbud i sykeheimene. Et element i disse avtalene er tilgangen på medisinskfaglig kompetanse på ettermiddag og kveld. Det vises i avtalene med HNT til det interkommunale legevaktsamarbeidet. Alle kommuner skal ha etablert et ø-hjelpstilbud innen 2016. Det er derfor behov for en konsekvensutredning for den interkommunale legevakten som både kartlegger faglig ansvar, forventet respons fra legevakt, personellmessige, økonomiske og administrative konsekvenser for MNS/LINA. Utredningen skal ferdigstilles innen oktober 2015. 4.5 Næringsapparatet i MNS I forbindelse med arbeidet med utgiftsreduksjon i MNS, fremmes det forslag om gjennomgang av organisering og tjenestenivå i næringsapparatet i MNS samt en vurdering av tangeringspunkter og arbeids- og ansvarsavklaring med andre aktører på området. Dette omfatter virksomheten i MNS miljø og landbruk og MNS Utvikling. Arbeidet forankres i komité næring, miljø og landbruk. 5 Befolkningsutvikling i MNS 5.1 Innledning Folketallet i hver kommune danner en viktig del av grunnlaget for beregningen av fordelingen av kostnadene mellom kommunene i MNS. Alle ordninger unntatt Miljø og landbruk har en fastandel som fordeles med like deler mellom kommunene. Alle disse unntatt PPT fordeler resten etter folketall. PPT fordeler resterende etter antallet elevtall. Når det gjelder fordeling miljø og landbruk fordeles kostnadene etter 25 % etter innbygger og 75 % etter antall gårdsbruk med produksjon. Tiltaksbudsjettene for barnevern og NAV fordeles konkret til den enkelte kommune ut i fra gjeldende vedtak tilhørende den enkelte kommune. 5.2 Befolkningsutvikling i Midtre Namdal Midtre Namdal er en typisk distriktsregion med til sammen 19 148 innbyggere pr 01.07.14 fordelt på et samlet areal på 2 376 km 2. Tabellen viser fordelingen av folketallet mellom kommunene. Namsos kommune utgjør alene 68,26 % av befolkningsgrunnlaget i samkommunen. Kommune Innbyggertall pr 01.07.14 Prosentvis andel av MNS 1703 Namsos 13070 68,26 1725 Namdalseid 1681 8,78 1744 Overhalla 3759 19,63 1748 Fosnes 638 3,33 MNS 19148 100,00 8
Befolkningsveksten har vært moderat i Namsos kommune, mens Overhalla kommune har snudd trenden og økt innbyggertallet de siste årene. Fosnes og Namdalseid har hatt en nedgang i befolkningen. Samlet sett er befolkningsutviklingen i Midtre Namdal langt svakere enn gjennomsnittet i landet. 6 Rammebetingelser 6.1 Deflator Statsbudsjettet 2015 bygger på en kommunal deflator på 3% 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Deflator 3,25 2,8 3,25 3,30 3,0 3,0 Lønn teller knapt 2/3 i deflator og andelen har vært stabil de siste 2 årene. Konkret for ordningene i MNS er det beregnet en gjennomsnittlig lønnsvekst på 3,3% 6.2 Sosiale kostnader Sosiale kostnader er beregnet etter følgende satser: Pensjon: KLP 14,0 % (16,0 % med ansattes andel) Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 5,1 % Avsetning til feriepenger er beregnet med 12 % 6.3 Pensjon Samkommunen ble etter vedtak i Samkommunestyret og kommunestyrene i eierkommunene selvstendig arbeidsgiver for sine ansatte fra 01.01.14. Det er etablert kundeforhold mellom MNS og KLP, og pensjonspremie er beregnet ut ifra aktuarberegning, budsjett 2015 fra KLP. Det er etablert en ordning med ettårig amortisering av premieavvik. 6.4 Tjenestesalg Samkommunen vil kreve refusjon av kostnadene fra medlemskommunene, mens det vil være tjenestesalg til andre kommuner. Det selges ulike tjenester til kommunene Flatanger, Osen, Høylandet, Lierne og Røyrvik. I beregningen av tjenestesalget er det tatt utgangspunkt i gjeldende refusjoner i 2014, samtidig som det er korrigert for økte kostnader knyttet til investeringer og drift på de ulike ordningene. I planperioden er alle kostnader og inntekter framskrevet flatt fra 2015. 6.5 Investeringer 6.5.1 Låneopptak Samkommunestyret har anledning til å ta opp lån i tråd med 50 i kommuneloven. Eventuelle låneopptak skal ligge innenfor en øvre ramme som utgjør maksimalt 10 % av samkommunestyrets sum driftsinntekter. Låneopptaket i planperioden ligger innenfor denne rammen. 6.5.2 Renteforutsetninger Det er forutsatt en rentesats på 2,5 % for 2014 og en gradvis økning til 3,5 % i slutten av planperioden. Dette rentenivået er knyttet opp til Norges Banks rentebane, noe som også 9
samsvarer til markedsforventningene. Det vil alltid knytte seg usikkerhet til slike renteprognoser og da med henblikk på utviklingen i finansmarkedet og på den makroøkonomiske utviklingen i Norge for perioden 2015 til 2018. MNS har en relativt beskjeden låneportefølje, og er derfor foreløpig relativt skjermet for svingninger i rentebanen. 6.5.3 Kalkulatoriske renter og avskrivninger Det er IT som har foretatt investeringer. Belastningen av kalkulatoriske renter og avskrivninger er derfor fordelt med 50 % likt på kommunene og 50 % etter folketall. Dette er samsvarende med fordelingsnøkkelen mellom kommunene på IT området. 6.6 Overskudd/underskudd Samkommunens regnskap gjøres opp i balanse i forhold til at deltakerkommunene får tilbakebetalt eller får krav om tilbakebetaling ved henholdsvis over - eller underskudd i regnskapsåret. 6.7 Rapportering Lederne for de ulike ordningene rapporterer til administrasjonssjefen. Det skal rapporteres månedlig både på økonomiske avvik mellom budsjett og regnskap, aktivitet og nærvær. Det utarbeides tertialrapporter som skal behandles i samkommunestyret. Samkommunestyret oversender disse til deltakerkommunene. Rapporteringen skjer i henhold til egen rapporteringsplan for samkommunen. 6.8 Budsjettendringer Administrasjonssjef er delegert myndighet til å justere budsjettene innenfor samme KOSTRA funksjon Samkommunestyret vedtar budsjettendringer mellom ordningene Tiltaksbudsjettet innenfor barnevern og NAV justeres med økte rammer fra samkommunestyret og kommunene 7 Politikk og administrasjon 7.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Området omfatter: Politiske styringsorganer og revisjon Administrasjon Kjøp av interne tjenester Felles sentralbord 7.2 Status drift MNS har fra 2014 vært arbeidsgiver for eget personale. Arbeidet med overtakelsen av arbeidsgiveransvaret er sluttført i 2014. MNS kjøper personaltjenester i Namsos kommune og vil fortsatt gjøre det i 2015. Erfaringene med felles sentralbord har vært såpass positive at det ikke vil bli fremmet sak for vurdering av om ordningen fortsatt skal være en fellestjeneste 10
eller ikke. Rådmannsgruppen har besluttet å se på mulige innsparinger i felles sentralbord som vedtaket forutsetter før behandling av budsjettet i 2016. 7.3 Hovedutfordringer i planperioden Regjeringen har meldt at de vil fremme forslag om å fjerne lovhjemmelen for samkommune i kommuneloven. Det betyr høyst sannsynlig at samkommunen må være avviklet innen 2020. Arbeidet med avviklingen av MNS vil starte etter at vedtakene knyttet til kommunereformen er gjort i 2017. Alternativene er at ordningene føres tilbake til morkommunene at vertskommuneløsninger etableres at samarbeidskommunene fra 2018 eller 2020 blir en kommune Med alle de usikkerhetsmomenter som pr nå er knyttet til kommunereformen, vil målsettingene om utviklingsarbeid i MNS tones ned til fordel for arbeid med drift såfremt da ikke samkommunen blir tillagt oppgaver med kommunereformen. 7.4 Mål og strategier Deltakerkommunene har følgende hovedmål for samkommunen: Utvikle helhetlig politisk styring av det interkommunale samarbeidet Bedre den regionale utviklingskraften i Midtre Namdal Oppnå riktig kvalitet på tjenestetilbudet til innbyggerne Utvikle effektive interne tjenester for deltakerkommunene Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bistå deltakerkommunene med å løse lokale oppgaver gjennom formelt og uformelt samarbeid Utvikle kompetente, attraktive og robuste fagligmiljøer Ha beredskap for å møte nye utfordringer 8 Skatteoppkreveren 8.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Skatteoppkreverkontoret i Midtre Namdal har ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen i kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid, Flatanger, Fosnes og Høylandet, Lierne og Røyrvik. Kontoret overtok i 2011 skatteoppkreverfunksjonene for kommunene Lierne og Røyrvik og vil betjene disse kommunene med eksisterende personalressurser. Skatteoppkreverkontoret har ansvar for: Innkreving av skattetrekk, arbeidsgiveravgift, forhåndsskatt, resterende skatt forskuddsskatt og restskatt Føring av skatteregnskapet Informasjon til og kontroll av arbeidsgivere Skatteoppgjør/avregning 11
Saksforberedelse for skatteutvalg (ettergivelse/nedsettelse av skatt) 8.2 Hovedutfordringer i planperioden Regjeringen har foreslått at skatteoppkreverfunksjonen skal overtas av staten fra og med 01.01.2016. Dette kan i verste fall føre til større sentraliseringer. Skattedirektoratet har fått i oppdrag å se på hvordan skatteoppkreverne skal organiseres inn i etaten. Direktoratet har nedsatt en hurtigarbeidende gruppe til å se på organiseringen. Rapport fra gruppa skal foreligge 15. november 2015. Forslaget vil komme ut på høring des./jan 2015. Saken vil komme opp i stortinget våren 2015. 8.3 Mål og strategier Skatter skal betales til rett tid Brukerne skal få god service Arbeidsgiverkontrollen skal bidra til økt etterlevelse, redusere svart økonomi og gi korrekte grunnlagsdata Skatte- og avgiftsregnskapet skal være korrekt og á jour 9 IT drift og IT infrastruktur 9.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Ansvarsområdene IT/Kvalitet og IT fagsystemer organiseres og budsjetteres i MNS. Områdene representerer infrastruktur, drift av infrastruktur og felles programvare. Deler av tjenesten budsjetteres i den enkelte kommunes budsjett. Størstedelen av personalressursene er budsjettert i den enkelte kommune. Driften av løsningene skjer i fellesskap med IKTpersonell ansatt i Namsos, Namdalseid og Overhalla kommune. Namsos kommune selger ressurser til Fosnes, Flatanger, Overhalla og IT MNS, Overhalla og Namdalseid selger ressurser til IT MNS. MNS har ingen egne IT-ansatte. IT MNS selger drift og support av IKTløsninger til medlemskommunene i MNS pluss Flatanger kommune. 9.2 Status drift Det er i hovedsak tre kostnadsområder som forbruker ressursene; inngåtte avtaler med leverandører, avskrivninger og lønnskostnader. IKT- området betaler lisenskostnader, vedlikeholdskostnader på IKT- infrastruktur, leie av linjer, kommunikasjonskostnader og husleie. Kostnadsdrivere vil i denne sammenheng være de tjenester og driftsnivå som den øvrige kommunale drift legger opp til. Økt volum vil påføre økte kostnader i forhold til lisenser og kommunikasjonskostnader, enten ved at nye lisenskostnader må implementeres ved nye driftstiltak, nye lokasjoner, behov for økt linjekapasitet eller nye kommunikasjonsformer. MNS benytter enhetlig kommunikasjon (unified communication) med felles sentralbord- og telefoniløsning. MNS kommuniserer i dag via mobiltelefon, Lync, IP- telefon og fasttelefon. MNS har samlet ca. 750 taleabonnementer på mobiltelefon, har 1000 nummer i serie for datatelefoni og et mindre antall abonnementer på ISDN- telefoni. MNS har i tillegg ca. 300 dataabonnementer på mobil. IT MNS arbeider med overgang til ny sentralbordløsning innen 12