Bamble Drangedal Skien Porsgrunn Siljan Skien KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av GARDINER Til Gjerpen barneskole, Skien Tilbudsfrist: 13.08.2009. klokken 14.00
Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget... 3 2 Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.2 Frister... 3 2.3 Spørsmål til konkurransen... 3 2.4 Innlevering av tilbud... 4 2.5 Tilbudsåpning... 4 2.6 Omkostninger... 4 3 Kravspesifikasjon... 4 3.1 Nærmere om omfang... 4 3.2 Krav til produktene... 5 3.3 Priser... 5 3.4 Levering av møbler... 5 3.5 Alternative/produkter/priser... 5 3.6 Farger... 6 3.7 Garantier... 6 3.8 Service/oppfølging... 6 3.9 Leveringsbetingelser... 6 3.10 Betalingsbetingelser... 6 4 Leverandørens tilbud... 6 4.1 Kvalifikasjonsopplysninger... 6 4.2 Tilbudsopplysninger... 6 4.3 Pristilbud... 6 5 Kvalifisering av leverandør... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav... 7 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter... 7 5.2 Attest for betalt merverdiavgift... 7 5.3 Økonomisk gjennomføringsevne... 7 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 5.5 Referanser... 7 6 Valg av leverandør... 8 6.1 Tildelingskriterier... 8 7 Kontrakt... 8 8 Vedlegg... 9 8.1 Leverandørens dokumentasjonsliste... 9 8.2 GKI standard avtalevilkår... 9 8.3 Prisangivelsesskjema, møbel og inventar... 9 8.4 Plantegninger... 10 2
1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder anskaffelse av GARDINER til Skien, heretter kalt n. Anskaffelsen gjelder spesifikk leveranse til Gjerpen barneskole. Gjerpen barneskole er lokalisert på Gjerpen ca. 7 km nord for Skien. Skolen er under ombygging/tilbygging og byggearbeidene skal stå ferdig i månedsskiftet november/desember. Skolen skal tas i bruk ved skolestart i begynnelsen av januar. Det blir kjøreatkomst fram til skolen med heistilgjengelighet. Heisstørrelsen er en rullestolheis uten snu mulighet for rullestolbrukere. Materialbruk i skolen er i hovedsak vegger av malt gips, t-system himling med mineralullplater eller perforert gips og gulv av linoleumsbelegg og parkett. Bruttoarealet arealet for skolen er ca 3.600 m2 nybygg og 2400m2 ombygging samlet 6000m2. Levering og montering av møbler er i perioden ca. 10.12.2009 15.12.2009 (avtales nærmere). 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr. 1295. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider http://www.dep.no/fad. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: torsdag 05.08.2009 Tilbudsfrist (tilbudet skal være n i hende): torsdag 13.08.2009 kl. 1400 Vedståelsesfrist: 2 mnd. regnet fra tilbudsfrist For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes skriftelig til: Kontaktperson: Birgit Kidmose Hansen 3
Telefon: 0045 20140747 E-post: birgit@kidmose.info Med kopi til: Kontaktperson: Berit Hage Adresse: Arkitektkontoret Børve og Borchsenius as Postboks 1050, 3905 Porsgrunn Telefon: 35 56 97 00 Telefaks: 35 56 97 01 E-post: berit.hage@ark-bb.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket SKIEN KOMMUNE, GJERPEN BARNE SKOLE, GARDINER. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Arktektkontoret Børve og Borchsenius as Kontaktperson: Berit Hage Postadresse: Postboks 1050, 3905 Porsgrunn Besøksadresse: Storgata 171, 3905 Porsgrunn Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av n. 3 Kravspesifikasjon 3.1 Nærmere om omfang Se prisskjema (vedlegg 8.3) for oversikt over møbler og inventar som etterspørres samt plantegninger (vedlegg 8.4) 4
Der hvor det er oppgitt navn på produkter/produsent eller lignende er dette å forstå kun som eksempel på produkt, design, funksjon og kvalitetsnivå. Tilbyder kan gjerne tilby andre produkter, men de skal ha en kvalitet så minst samme nivå Det tas forbehold om justeringer av mengde inventar i ettertid grunnet budsjettmessig dekning. Dersom dette for konsekvenser for betingelsene må disse oppgis. 3.2 Krav til produktene Produktene som tilbys må tilfredsstille kravene nedenfor: Generelle kvalitetskrav Stoff og gardinskinner som presenteres må være av god kvalitet og utførelse og design, slik at de tåler bruk over mange år. Det skal gis anbud på produkter av alminnelig god kvalitet, hvor ikke lav pris går på bekostning av bruksegenskaper, miljøegenskaper og levetid på inventaret/møblene. 3.3 Priser Priser skal være eks. mva, fritt levert og montert hos kunden. Leverandøren skal kildesortere alt avfall og emballasje og han bærer alle kostnader med å fjerne og levere alt avfall til godkjent mottak. Leverandøren har plikt til å være tilstede på byggeplass får å motta materielle og utstyr, leverandøren skal også forestå all inntransport og utpakking. Prisene skal være faste og er ikke gjenstand for regulering av noe slag, ei heller valutaendringer Prisskjema / spesifikasjon i vedlegg 8.3 skal benyttes. Alle priser skal fylles ut av leverandør og det skal oppgi: Pris pr enhet Navn på tilbudt produkt Tilbud som kun har vist til sidenr. i katalog vil ikke bli vurdert, dvs. avvist fra konkurransen. 3.4 Levering av gardiner Frist for levering av gardiner vil være i perioden 15.12.2009 20.12.2009 Leverandøren beskriver hvordan leveringen vil foregå og hvor lang leveringstid og monteringstid som er kreves. Dersom valgte leverandør ikke klarer å levere til avtalt tid vil det bli fastsatt dagbøter på inntil kr 2 000 pr dag. 3.5 Alternative/produkter/priser Alternative priser på andre stoff og gardinskinner kan oppgis på eget følgeskriv utenfor sammendraget. 5
3.6 Farger Det forutsettes av n kan velge fritt farger på stoffer hvis andre kvaliteter beskrives. 3.7 Garantier Leverandøren gir garantier for at leveringstidspunktet kan overholdes. Leverandøren oppgir også de garantier det er på inventaret som er priset. 3.8 Service/oppfølging Leverandøren beskriver den service/oppfølging som tilbys. 3.9 Leveringsbetingelser Fritt levert. Se vedlagte GKI standard avtalevilkår. 3.10 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Månedlig samlefaktura til det enkelte innkjøpspunkt (evt. annen rasjonell fakturering etter avtale). Se vedlagte GKI standard avtalevilkår. 4 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 4.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 5. Kvalifikasjon av leverandør. 4.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 4.3 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. 6
5 Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanserregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som GKI kan akseptere. 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne rammeavtalen. Kompetanse.. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre rammeavtalen av dette omfang. Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne rammeavtalen. 5.5 Referanser 7
Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 6 Valg av leverandør 6.1 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier legges til grunn: Pris 60% Kravspesifikasjon/kvalitet 40% Kriteriene er satt opp i uprioritert rekkefølge. Nedenfor utdypes kriteriene nærmere: Ad. Pris Her vurderes tilbyders priser. Priser oppgis eks. mva, fritt levert og montert hos kunden. Leverandøren tar tilbake alt avfall i f m leveransen (emballasje etc). Prisene skal være faste og uten gjenstand for prisstigning eller valutaregulering Ad. Kravspesifikasjon Her vurderes tilbyder sin oppfyllelse av kravspesifikasjonen, jfr. 3.0 Kravspesifikasjon, herunder bl.a.: Service/oppfølging Sortiment Kvalitet/krav til produkter Leveringsbetingelser Estetiske og funksjonsmessige egenskaper Garantier Kontraktsvilkår Referanser 7 Kontrakt Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Kontrakten utarbeides av n og undertegnes av begge parter. 8
8 Vedlegg 8.1 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt. 5.1. Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 5.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 5.2) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 5.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 5.4) Referanseliste (jfr. pkt. 5.5) Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Beskrivelse av produkt, produktkvalitet og produktsortiment (jfr. pkt. 3.1) Beskrivelse av garantibetingelser (jfr. pkt. 3.9) Beskrivelse av opplæring og rådgivning (jfr. pkt.3.10). Prisskjema (jfr. pkt. 4.3) Vedlegg nr. 8.2 GKI standard avtalevilkår Vedlegges konkurransegrunnlaget som en egen fil. 8.3 Prisangivelsesskjema, møbel og inventar Vedlegges konkurransegrunnlaget som en egen fil. 9
8.4 Plantegninger Vedlegges konkurransegrunnlaget som en egen filer. 10