Styrende dokumenter i Lånekassen forankring og etterlevelse Internkontroll i Lånekassen Adm. dir. Marianne Andreassen Lånekassen
Side 2 Lånekassen - hovedtall 950 000 kunder Portefølje på vel 126 milliarder kroner Inn- og utbetalinger på om lag 27 milliarder kroner årlig Behandler over 1 millioner saker årlig, 60 prosent maskinelt 6 millioner besøk på lånekassen.no og 3,9 millioner innlogginger på Dine sider 327 årsverk
Side 3 Lånekassens oppdrag er tydelig og konkret - både fra Stortinget og departementet Enerett på å forvalte utdanningsstøtteordningene: på en effektiv, sikker og kvalitativ god måte kundene skal tilbys effektive og tilgengelige løsninger Bidra til å utvikle regelverket for utdanningsstøtte Moderniseringsprogram siden 2004 avsluttes i 2014 Mål: Høykvalitetsalternativet Strategi: Kjernelånekassen Hovedvirkemiddel: IT-investeringer (over 800 mill. kroner siden 2007)
Intern hovedstrategi: Digitalt førstevalg Strategi for samhandling: Kunden skal levere informasjon om seg selv ett sted
Side 5 Internkontroll «Internkontrollen utgjør derfor en viktig del av styringen gjennom å bidra til at virksomhetens ledelse har kontroll» «..forutsetter en effektiv internkontroll en strukturert tilnærming som legger til rette for kontinuerlig forbedring og tilpasning til endrede forutsetninger og risikoer»
6 Internkontroll fra teori til praksis Det er det vi gjør for å sikre statens og kundenes verdier og for å nå våre mål gjennom forsvarlig drift: ha kontroll på det vi gjør ha orden i eget hus å gjøre ting riktig første gang hjelper oss å bruke kreftene riktig frigjør kapasitet Bidrar til kvalitetsbevissthet og kvalitetsheving Bidrar til å bygge tillit og omdømme
Side 7 1. Et styrings- og kontrollmiljø som reflekterer ønsket holdning og kultur Forvaltningsverdiene: Demokrati lojalitet til politiske beslutninger Rettsikkerhet likebehandling Faglig integritet Effektivitet Kundestrategi: Fornøyd på første forsøk
Side 8 Et styrings- og kontrollmiljø som reflekterer ønsket holdning og kultur forts. Arbeidsmiljø - opplæring integrert i endringsprosessene
Side 9 2. Tydelighet i myndighet, roller og ansvar i virksomheten Ansvar og roller er definert for hver avdeling med særlig vekt på grensesnitt til andre avdelinger
10 3. Dokumentert internkontroll Bakteppet: PwC 2005: Godkjenner internkontrollen i Lånekassen, men påpeker at den er uformell, mangler helhetsperspektiv og er mangelfullt dokumentert. Det er etter dette etablert et helhetlig internkontrollsystem som tilrettelegger for : tydelige ansvars- og rolleavklaring og -forståelse kontrollerte endringsprosesser rasjonell dokumentasjon av virksomheten
Bygger på Lånekassens kjerne- og støtteprosesser Styring og kontroll Opplevd kvalitet Vedlikehold og utvikling av regelverk KT SAK FV Gjør utdanning mulig Kundefront - søknader - telefon - e-henvendelser - brev - ekspedisjon Datafangst Behandling av saker Låneforvaltning Utbetaling Samfunnseffekt Vedlikehold og utvikling av IKT-systemer
Side 12 Lånekassens system for internkontroll «husordensreglene»
Side 14 Eks.1
15
16
17
18
19 Eks. 2
20
21
22
23 Eks 3.
24
25
26
27 Eks. 4
28
29
30
Side 31 4. Informasjons- og kommunikasjonsflyt som er tilpasset styrings- og kontrollbehovet Linjeprinsippet: Internkontroll er et lederansvar på alle nivåer, men både ledere og medarbeidere må bidra til at internkontrollen fungerer i det daglige Felles strukturer og systemer er oppdatert og brukes Et tydelig styringsopplegg gjennom året Faste rammer for rapportering og dialog Åpenhet Alt er åpent tilgjengelig med mindre det eksplisitt er unntatt Evalueringer Kontrolltiltak Faste og engangskontroller Løpende avviksrapportering
Side 32 Lånekassen har en egen fagansvarlig for internkontroll som støtter ledelsen og tilrettelegger for en enhetlig og helhetlig tilnærming i arbeidet med internkontroll
33 Utfordringer i prosessen Hva er nytten? Hvor er gulrøttene? Hvilken systemstøtte kan vi få? Hvilken systemstøtte trenger vi? Eierskap til innholdet? Eierskap til prosess og struktur (fagansvar for internkontroll)! Lærebøkene bygger store og komplekse systemer! Anbefaling: Begynne i det små og der effekten er størst, og ta det steg for steg
Side 34 Utfordringer når systemet er etablert Bruk Oppdatering Samspill mellom fellesstrukturer og avdelingsbehov Læringsprosessene!
35 Veien videre Videreutvikling av innhold og struktur i internkontrollsystemet. Skape enda bedre forståelse for nytten av struktur og systematikk innenfor området styring og kontroll. Forsterke sammenhengene mellom alle elementene innenfor området styring og kontroll. Videreutvikle dokumentasjon av det utvidede styringssystemet slik at sammenhenger, roller og ansvar blir enda tydeligere.