E-faktura Autoinvoice Kathrine H. Løken Systemkonsulent/rådgiver
Agenda Hva er E-faktura og sendingsformidlere? Fordeler med E-faktura Registering i Autoinvoiceportalen, samt gjennomgang av tilleggstjenestene Sende E-faktura (innstillinger på kunde og faktura/kreditnota) Mottak E-faktura Legge til vedlegg E-faktura til private B2C Spørsmål
Hva er elektronisk faktura? «En elektronisk faktura er en faktura i et strukturert dataformat som blir overført elektronisk fra selger til kjøper, og som kan importeres i kjøper sitt økonomisystem og behandles maskinelt.» Fakturaløsning Mottakerløsning
Avsender Mottaker Aksesspunkt Aksesspunkt Aksesspunkt Aksesspunkt
Oversikt over kostnader pr mnd
Merk dere at de som får «feil» i status ikke forsvinner og krever gode interne rutiner for håndtering
Hvem kan motta elektronisk faktura?
Nye brukere Anbefaler at det benyttes generell bruker til integrasjonene!
Nye firmaer
Andre innstillinger - Ta stilling til hvem skal motta feilmeldingene? - Hvordan vil dere motta faktura fra Autoinvoiceportalen? - Vil dere aktivere printtjenesten? - Har dere dok.senter og skal motta elektroniske fakturaer? - Hvis printtjenesten er aktivert, vil dere sende deres egen pdf faktura i posten eller skal Visma lage en fra den elektroniske filen? - Ønsker dere å endre passord?
Avansert oppsett
Bizweb Visma Business
Bizweb i Visma Global
Merking av faktura hva er viktig? Krav i EHF Må felt og kan felt Begrensninger
Merking i Visma Business
Merking i Visma Global
NB! Viktig å bruke rett skriv ut knapp. Gjelder både for Visma Business og Visma Global
Utskrifter til Autoinvoice fra Global
Utskrift til Autoinvoice fra Global
Om Autoinvoice ligger nede så kan alt resendes herfra senere Dokumentarkivet i VB
Samlefaktura Hva er utfordringene på tidligere versjoner? Hvordan kan det løses? Svar: Gruppering fungerer ikke og referansefeltene kommer ikke med før versjon 10.13
Mottak av E- faktura
Hente dokumenter med nyere dato enn angitt dato Oppstart Bytte server
Hvordan se hva som er kommet inn fra Autoinvoice?
Hvordan gå mellom XML og PDF formatet?
Ordrevedlegg ved sending
Ordrevedlegg Man må ha versjon 8 eller nyere i Visma Business og 7.8 eller nyere av Visma Global Koble vedlegg til ulike type ordre (faktura, pakksedler, ordrebekreftelser etc.) Kommer både på print, pdf og i e-post, samt Autoinvoice.
Ordrevedlegg VB Hvordan? I Visma Business: Stå hvor som helst i ordrehode og legg til vedlegg
Ordrevedlegg VB Søk opp vedlegg (NB! Må være pdf!) Knytt vedlegget til ordredokumentet Om man glemmer det, synes ikke vedlegget!
Ordrevedlegg VB NB! I forbindelse med Autoinvoice må det være valgt PDF og ikke TIFF i bedriftsopplysninger fram til versjon 10.13 (i versjon 10 er det flere valg for PDF avhengig av man har problemer med innebygde fonter etc.)
Ordrevedlegg VB Hvordan se hva man har lagt til? Har du repeterende ordre? Husk da å slette knytningen på vedlegget fra gang til gang
Tilleggstjenester i Autoinvoice Printtjenesten Scanningstjenesten
Avtaleinngåelse Etter at avtalen er fylt ut og sent fra Autoinvoiceportalen får man en aktiveringsmail fra Visma Nå kan man begynne å sende E- faktura rett i nettbanken til privatkunder Når man sender den første fakturaen får kunden en aktiveringsepost eller sms som de må behandle før fakturaen kommer inn i nettbanken
B2C Om kunden ikke godkjenner aktiveringsmailen eller sms n innen 3 dager - sendes fakturaen på epost eller i posten til kunden NB! Printtjenesten i Autoinvoice må aktiveres ved B2C
B2C Husk å aktivere printtjenesten inne i Autoinvoice hvis du vil starte med B2C Fra versjon 10 kan man styre om alt skal til Autoinvoice via bedriftsoppl.tabellen i VB
TID «Den beste løsningen kommer alltid i morgen.» S y s t e m e n e s k a l i k k e t a t i d, d e s k a l gi t i d
Spørsmål?